34 BAB 3 ANALISIS KNOWLEDGE ANALISIS KNOWLEDGE MANAGEMENT
3.1
Latar Belakang Perusahaan
PT. SINAR SOSRO pada awalnya didirikan oleh Bapak Sosrodjojo, dan disebut juga sebagai generasi generasi ke-1 dengan lokasi pemasaran masih berkisar di daerah sekitar Slawi dan Tegal - Jawa Tengah dan berdomisili di Kota Slawi. Kemudian bisnis yang semakin berkembang ini diteruskan oleh beberapa putra dari Bapak Sosrodjojo, yang disebut sebagai generasi ke-2 yaitu: •
Bapak Soemarsono Sosrodjojo alm.
•
Bapak Soegiharto Sosrodjojo
•
Bapak Soetjipto Sosrodjojo
•
Bapak Surjanto Sosrodjojo
Pada generasi ke-2 inilah mulai merintis inovasi teh siap minum dengan pendistribusian secara nasional dan berkantor di kawasan Cakung - Bekasi. (dahulu bernama Ujung Menteng ). Pada era 90-an, bisnis keluarga SOSRO telah memasuki generasi ke - 3 dengan pengembangan usaha minuman ke berbagai variasi cita rasa, target segmen, benefit dan kemasan. Setelah itu, cakupan distribusi produknya telah merambah ke kawasan internasional dan tetap menempati kantor usaha di wilayah Cakung. Dengan berkembangnya bisnis keluarga SOSRO ini, maka SOSRO memiliki banyak anak perusahaan yang terbagi dalam beberapa jenis usaha yang memproduksi berbagai macam variasi produk, seperti teh celup, teh bubuk, dan teh siap saji dalam
35 kemasan botol, tetra ataupun kaleng. Salah satu anak perusahaan yang memproduksi teh siap saji dalam kemasan botol, tetra, ataupun kaleng bernama PT. SINAR SOSRO, yang berpusat di Bekasi. PT. SINAR SOSRO juga memiliki berbagai macam cabang dan wilayah distribusi, seperti di Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali-Nusa Tenggara, Sumatera-Batam, Kalimantan Timur, Kalimantan Barat, Sulawesi Selatan, dan Sulawesi Utara. Selain itu wilayah distribusi PT. SINAR SOSRO juga meliputi kawasan internasional, seperti State of Queensland, State of New South Wales, Brunei Darussalam dan Vietnam. Daerah penjualan produk teh botol Sosro juga mencakup berbagai macam wilayah. Tidak hanya dijual pada masyarakat perkotaan, teh botol Sosro juga dijual pada masyarakat pedesaan, karena masyarakat pedesaan juga memiliki budaya minum teh, sehingga masyarakat pedesaan juga menyukai produk ini. Produk teh botol sosro ini merupakan salah satu produk
teh siap saji yang yang digemari oleh masyarakat pada
umumnya, karena produk ini praktis, harganya terjangkau, mudah didapat di outletoutlet manapun, dan tentunya memiliki rasa teh alami, yang sangat digemari oleh masyarakat Indonesia. PT. SINAR SOSRO, khususnya pada KPW Banten memiliki kurang lebih seratus orang karyawan. PT. SINAR SOSRO merupakan perusahaan yang pertama kali memproduksi teh siap saji dalam kemasan botol, sehingga memiliki pangsa pasar yang besar dan omset penjualan yang tinggi. Hal ini dikarenakan banyak masyarakat Indonesia menyukai rasa alami teh yang terkandung dalam teh botol Sosro, selain itu merk teh teh botol Sosro itu sendiri sudah dikenal oleh masyarakat pada umumnya, sehingga
36 angka penjualannya pun tinggi dan mampu menyaingi perusahaan-perusahaan teh siap saji lainnya. Kegiatan yang dilakukan oleh PT. SINAR SOSRO tidak hanya mencakup pada penjualan produk teh siap saji saja, tetapi juga melakukan kegiatan-kegiatan sosial, seperti menjadi produk sponsor dalam acara bakti sosial yang diadakan oleh lembagalembaga sosial di Indonesia. Tujuannya adalah agar dapat membantu masyarakat dan sekaligus untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat pada produk Sosro ini.
37 3.2
Struktur Organisasi.
PT SINAR SOSRO KPW BANTEN STRUKTUR ORGANISASI GM Sekertaris
Dist Spt
MSM
ASM
Ass. PSM
Unit Manager
SS ( IPES)
SS
PGAM
M&S Spv
AFM
PGA Spv
Adm Spv
Keterangan : GM : General Manager • MSM : Marketing Support Manager • ASM : Area Sales Manager • PGAM : Personnel & General Affairs Manager. • AFM : Accounting and Finance Manager • Ass PSM : Assistant Perssonal Sales Manager • Dist Spt : Distribution Support • SS (IPES): Sales Supervisor (Ikatan Pedagang Eceran SOSRO). • SS: Sales Supervisor • M & S Spv : Maintanace and Service Supervisor. • PGA Spv : Personnel Affairs Supervisor. • Adm Spv : Administration Supervisor •
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SINAR SOSRO Bagian Marketing dan Distribusi KPW Banten
38 Ruang lingkup penelitian yang kami lakukan adalah terbatas pada bagian marketing dan distribusi, dimana pada gambar di atas ruang lingkup jabatan yang kami bahas dalam penelitian kami digambarkan dengan garis putus-putus. Karyawan yang terdapat pada bagian marketing dan distribusi antara lain ada sekitar 100 karyawan. Pada bagian tersebut, akan diterapkan penggunaan knowledge repository, yang akan membantu mereka dalam mendokumentasikan knowledge-knowledge yang mereka miliki. Pendokumentasian knowledge yang dapat membantu bagian tersebut dapat ditunjukan dalam beberapa hal, misalnya dengan adanya knowledge promosi, maka dapat
membantu
bagian
marketing
dengan
staff-staffnya
dalam
mencari
dan
mendapatkan knowledge mengenai promosi-promosi seperti biaya promosi, rincian promosi, hasil promosi dan lain-lain. Dengan adanya dokumentasi tentang knowledge promosi tersebut, maka dapat membantu bagian marketing yang ingin melakukan promosi pada masa yang akan datang. Dokumentasi-dokumentasi tersebut dapat menjadi dokumen pendukung bagi mereka yang mencari informasi atau knowledge untuk melakukan promosi selanjutnya. 3.3
Visi & Misi Perusahaan
PT. SINAR SOSRO KPW Banten memiliki beberapa visi dan misi yang menjadi dasar bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya untuk dikemudian hari. Visi yang ada mengambarkan bagaimana kondisi perusahaan yang ingin dicapai dikemudian hari. Sedangkan untuk misi adalah tugas yang harus dilakukan untuk mencapai suatu kondisi yang diinginkan oleh perusahaan, dalam rangka untuk mencapai visi dari perusahaan. Dibawah ini akan dipaparkan visi dan misi dari PT. SINAR SOSRO KPW Banten yang diterapkan pada saat sekarang ini.
39 Visi
Menjadi perusahaan minuman yang dapat melepaskan rasa dahaga konsumen, kapan saja, dimana saja, serta memberikan nilai tambah kepada semua pihak yang terkait Misi
1.
Membangun merek Sosro sebagai merek teh alami, berkualitas dan unggul.
2.
Melahirkan merek dan produk minuman baru, baik yang berbasis teh, maupun non teh, dan menjadikannya pemimpin pasar dalam kategorinya masing-masing.
3.
Membangun dan memimpin jaringan distribusi.
4.
Menciptakan dan memelihara komitmen terhadap pertumbuhan jangka panjang, baik dalam volume penjualan maupun penciptaan pelanggan.
5.
Membangun sumber daya manusia dan melahirkan pemimpin yang sesuai dengan nilai-nilai utama perusahaan.
6.
Memberikan kepuasan kepada para pelanggan
7.
Menyumbang devisa ke negara.
3.4
Analisis Lima Daya Porter.
3.4.1
Persaingan dalam Industri Minuman Teh Siap Saji.
Dalam industri minuman teh siap saji, terdapat banyak perusahaan sejenis yang saling bersaing dalam memperebutkan pangsa pasar. Hal tersebut tentunya akan membuat lingkungan persaingan menjadi sangat ketat. Mereka saling bersaing dari segi cita rasa, kemasan dan harga. Kondisi pangsa pasar industri minuman teh siap saji di Indonesia pada saat ini tingkat persaingannya cukup tinggi. Banyak perusahaan minuman teh siap saji yang
40 saling bersaing untuk dapat menguasai pasar, namun sampai sekarang ini produk sosro tetap menjadi market leader untuk industri minuman teh siap saji. Hal ini dikarenakan adanya kepercayaan konsumen terhadap produk sosro, sehingga merk sosro banyak dikenal oleh masyarakat umum. Beberapa dimensi strategi yang membuat perusahaan-perusahaan dari industri minuman teh siap saji dapat unggul adalah: 1.
Adanya jalur distribusi yang luas, sehingga dapat memasarkan produk ke berbagai daerah.
2.
Aktivitas pada kegiatan promosi penjualan yang dilakukan dengan berbagai kreatifitas, seperti iklan baik melalui media cetak maupun media elektronik, program branding dengan menyemarakkan lokasi outlet menggunakan spanduk dari produk yang bersangkutan.
3.
Terdapatnya kualitas produk, baik dari segi rasa maupun kemasannya.
4.
Penetapan harga yang ekonomis sehingga dapat dijangkau oleh seluruh masyarakat.
5.
Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas, sehingga secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari perusahaan itu sendiri.
6.
Pemenuhan kepuasan begi para pelanggan, antara lain dengan melakukan penelitian pasar agar dapat mengetahui apa saja yang diinginkan oleh pelanggan, mengetahui trend pasar. Produk pesaing yang ada di pasaran saat sekarang ini seperti Fresh Tea (dari
cocacola company), Tehkita (dari pepsi cola). Perusahaan yang menghasilkan produk-
produk tersebut menggunakan berbagai macam strategi persaingan, seperti promosi
41 melalui iklan, baik di media cetak, maupun media elektronik, mengadakan consumer promo, yakni pengadaan undian berhadiah kepada konsumen mereka.
Pasar dalam industri minuman teh siap saji ini cenderung bersifat persaingan sempurna, karena banyak perusahaan minuman teh siap saji yang saling bersaing dengan menawarkan produk sejenis kepada para konsumen. Beberapa faktor yang menyebabkan ketatnya persaingan dalam industri sejenis ini antara lain: 1.
Jumlah perusahaan yang banyak dan saling bersaing untuk mendapatkan pelanggan.
2.
Banyaknya terdapat produk dan minuman siap saji lainnya dengan rasa yang banyak macamnya, hal itu menyebabkan pelanggan tertarik untuk mencari dan mencoba alternatif pengganti, sehingga perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mendapatkan pelanggannya.
3.4.2
Pendatang Baru / Pesaing Baru yang Potensial.
Pendatang baru atau pesaing baru yang masuk dalam industri minuman teh siap saji ini cenderung sedikit, karena ketatnya persaingan antara perusahaan-perusahaan sejenis yang ada. Oleh karena itu maka potensi pendatang baru atau pesaing baru dalam industri minuman teh siap saji ini ada dan ancamannya kecil. Beberapa hambatan bagi pendatang baru yang ingin masuk ke dalam industri minuman teh siap saji adalah sebagai berikut: 1.
Diperlukan modal usaha yang besar untuk memulai usaha.
2.
Perijinan dari pemerintah yang tidak mudah dalam mendirikan usaha maupun lokasi usaha.
42 3.
Brand Awareness dari pelanggan terhadap perusahaan-perusahaan minuman teh,
seperti: Sosro (teh botol Sosro), Pepsi Cola (Fresh tea), Coca Cola Company (Tehkita), yang membuat pelanggan sulit untuk berpindah ke minuman lain yang tidak terlalu terkenal namanya. 3.4.3
Potensi Produk Pengganti.
Ancaman produk pengganti dalam industri minuman teh siap saji ini ada dan cukup tinggi, dikarenakan pada saat sekarang ini dipasaran terdapat banyak jenis minuman yang memiliki rasa dan jenis yang berbeda. Beberapa produk minuman pengganti yang dapat menjadi ancaman adalah: 1.
Minuman Air mineral, dimana pangsa pasar industri minuman air mineral di Indonesia sangat besar. Hal ini dikarenakan anggapan dari konsumen, bahwa air mineral itu lebih menyehatkan daripada minuman siap saji lainnya.
2.
Minuman bersoda yang terdapat berbagai macam rasa seperti coca cola, Fanta, Calpico Soda, dan lain sebagainya, dimana produk minuman ini mempunyai pangsa pasar tersendiri. Hal ini dikarenakan produk-produk tersebut memiliki rasa yang unik dan juga banyak digemari oleh masyarakat.
3.
Ancaman produk pengganti lainnya berupa minuman sari buah atau jus seperti nutrisari, buavita, dan lain sebagainya. Minuman tersebut juga banyak dinikmati masyarakat karena memberikan kesegaran bagi yang meminumnya.
3.4.4
Kekuatan Tawar Menawar dari Pemasok. Pemasok.
Perusahaan-perusahaan penyedia minuman teh, biasanya memiliki perkebunan teh sendiri untuk memenuhi keperluannya sendiri, akan tetapi terdapat bahan baku dimana masih diambil dari perusahaan yang lain.
43 Sosro memiliki perkebunan teh, dimana perkebunan itu untuk mencukupi kebutuhan bahan baku teh dalam proses produksinya. Sedangkan untuk bahan baku lainnya seperti air, gula dan lain sebagainya, Sosro bekerja sama dengan perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhannya. Akan tetapi Sosro tidak hanya tergantung pada satu pemasok saja, apabila kualitas dari bahan baku yang ada tidak bagus maka Sosro dapat mengambil dari pemasok lainnya, yang lebih berkualitas. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kebutuhan tawar menawar dari pemasok relatif lemah. 3.4.5
Kekuatan Tawar Menawar dari Konsumen.
Kekuatan tawar menawar dari konsumen relatif tinggi. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya alternatif produk lain yang dapat dipilih oleh konsumen. Namun PT. SINAR SOSRO terus melakukan inovasi dan kreatifitas dalam menghasilkan produkproduk baru, sehingga konsumen tetap memilih produk-produk Sosro untuk dikonsumsi. Keadaan lingkungan persaingan industri minuman teh siap saji dapat digambarkan dengan model Lima Daya Porter seperti yang terlihat pada gambar 3.2 sebagai berikut :
44
Pendatang Baru / Pesaing Baru yang Potensial.
kecil kecil Kekuatan Tawar Menawar dari Pemasok.
besar Persaingan Dalam Industri Penyediaan Jasa Solusi Bidang Teknol Teknolo o i Infor Informa masi si.
Kekuatan Tawar Menawar dari Konsumen
besar
Potensi Produk Pengganti
Gambar 3.2 Lima Daya Porter PT. SINAR SOSRO
3.5
Analisis SWOT (Strengths, (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats). Threats ).
3.5.1
Strengths (Kekuatan) Strengths (Kekuatan) :
1.
SOSRO merupakan merk yang telah dikenal sebagai merk produk teh dalam kemasan botol yang praktis dan siap saji.
2.
Sumber daya manusia pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, khususnya pada bagian marketing dan distribusi merupakan sumber daya manusia yang berkualitas dan memegang teguh nilai-nilai utama yang dimiliki oleh perusahaan.
3.
Proses produksi yang menggunakan bahan baku alami, sehingga produk yang dihasilkan adalah produk yang memiliki rasa teh yang alami dan tidak berbahaya bagi kesehatan.
4.
Jalur distribusi yang luas, sehingga produk-produk Sosro dapat menjangkau masyarakat di seluruh pelosok Indonesia, dan beberapa negara luar.
45 5.
Terdapatnya inovasi-inovasi produk teh, sehingga memiliki berbagai macam jenis produk produk teh, seperti seperti berbagai berbagai macam rasa fruit tea dan dan tebs.
3.5.2
Weakness (Kelemahan) Weakness (Kelemahan) :
1.
Pada umumnya perusahaan-perusahaan berskala besar, seperti PT. TOYOTA ASTRA MOTOR dan Universitas Bina Nusantara, sudah memiliki fasilitas penampungan knowledge perusahaan. Tidak demikian halnya dengan PT. SINAR SOSRO, informasi-informasi dan knowledge yang dimiliki oleh PT. SINAR SOSRO belum tersimpan dengan baik, sehingga sulit untuk digunakan kembali.
2.
PT. SINAR SOSRO KPW Banten, khususnya pada bagian marketing dan distribusi tidak memiliki sikap yang tegas dalam mengatur wilayah operasional distribusi para agen mereka. Hal ini menyebabkan terjadinya penyerobotan wilayah dari masing-masing agen tersebut, sehingga timbul kerancuan mengenai data pelanggan yang harus diserahkan agen tersebut kepada PT. SINAR SOSRO KPW Banten.
3.5.3
Opportunities (Kesempatan) Opportunities (Kesempatan) :
1.
PT. SINAR SOSRO yang menghasilkan produk teh siap saji akan memiliki peluang pangsa pasar yang lebih besar, karena adanya budaya minum teh yang dimiliki oleh masyarakat Indonesia..
2.
PT. SINAR SOSRO memiliki banyak relasi bisnis dengan perusahaan, LSM, ataupun pemerintah. Hal ini dapat memberikan peluang yang besar uantuk melakukan kerjsama dalam pengadaan event. Dan melalui kerjasama tersebut, PT. SINAR SOSRO akan memeperoleh kesempatan yang lebih besar untuk meningkatkan brand awarness..
46 3.
Saat ini banyak masyarakat penggemar produk teh siap saji yang ingin mencoba variasi rasa baru dari produk teh tersebut. Hal ini tentunya akan membuka peluang yang lebih besar bagi Sosro dibandingkan dengan perusahaan minuman teh siap saji lainnya, untuk melakukan inovasi produk dalam hal rasa. Dengan demikian peluang pangsa pasar Sosro akan lebih besar dibandingkan dengan perusahaan minuman siap saji lainnya.
3.5.4
Threats (Ancaman) Threats (Ancaman) :
1.
Pengaruh kondisi perekonomian yang tidak stabil saat ini, dimana harga-harga bahan baku di pasaran meningkat. Hal tersebut akan menjadi ancaman bagi PT. SINAR SOSRO dimana daya beli masyarakat akan menurun, karena dengan masyarakat akan cenderung lebih memilih untuk membeli produk lain yang lebih berguna bagi kelangsungan hidup mereka, misalnya seperti sembako.
2.
Adanya pesaing PT. SINAR SOSRO, seperti freshtea (dari cocacola company) dan tehkita (dari pepsicola), yang merupakan pesaing utama bagi PT. SINAR SOSRO. Disebut sebagai pesaing utama, karena produk-produk pesaing tersebut sama-sama terbuat dari bahan baku daun teh yang berkualitas, dan memiliki jalur distribusi yang luas juga. Dibawah ini pada tabel 3.1 (Tabel IFAS) dan tabel 3.2 (Tabel EFAS), akan
dijelaskan secara lebih terperinci mengenai analisis SWOT pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, terutama untuk bagian marketing dan distribusi
47 Table 3.1 Matriks Analisis SWOT
Internal
Eksternal Opportunities
1. Budaya minum teh masyarakat Indonesia 2. Tawaran kerjasama dari relasi bisnis. 3. Keinginan dari konsumen untuk mencoba rasa yang baru.
Threats
1. Pesaing PT. SINAR SOSRO. 2. Pengaruh kondisi perekonomian Indonesia saat ini.
Strengths
Weakness
1. Memiliki merk yang yang sudah dikenal oleh masyarakat. 2. Penggunaan bahan baku alami 3. Jalur distribusi yang luas. 4. SDM yang berkualitas dan memegang teguh nilai-nilai utama yang dimiliki oleh perusahaan. 5. Inovasi produk teh. 1. Meningkatkan inovasi-inovasi produk teh dan kemasan, sehingga memiliki variasi rasa teh yang digemari masyarakat. 2. Meningkatkan kerjasama dengan pihak luar, sehingga menjadikan produk SOSRO semakin dikenal oleh masyarakat. 3. Dengan menggunakan bahan baku alami, dapat membangun, memelihara dan memperkuat citra merk SOSRO sebagai produk teh alami, berkualitas dan unggul, sehingga menjadi produk pilihan bagi masyarakat Indonesia.
1. Informasi dan knowledege belum tersimpan dengan baik . 2. Ketidaktegasan PT. SINAR SOSRO KPW Banten dalam menentukan wilayah operasional distribusi agen.
1. Menciptakan inovasi terhadap produk yang dihasilkan dan kemasan, agar tetap unggul dalam bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. 2. Dengan adanya jalur distribusi yang luas, dapat meningkatkan pelayanan distribusi kepada seluruh masyarakat, sehingga dapat lebih unggul dari pesaingnya. 3. Meningkatkan mutu dari SDM yang ada agar tidak kalah dengan para pesaingnya. 4. Meningkatkan strategi-strategi yang akan dipakai untuk mempromosikan produk SOSRO, agar dapat terus unggul dalam persaingan.. 5. Meningkatkan penggunaan bahan baku alami dari negeri sendiri, sehingga harga produk bisa dikendalikan, karena tidak dipengaruhi oleh kurs dollar terhadap terhadap mata uang rupiah.
1. Menciptakan sistem KM untuk menampung informasi dan knowlegde yang ada, seperti data-data pesaing dan kondisi pasar. 2. Memberikan ketegasan dalam hal distribusi sehingga tidak semakin tertinggal dengan pesaingnya.
1. Memberikan aturan yang jelas tentang tentang permasalahan permasalahan hak kepemilikan pelanggan. 2. Mengembangkan sistem KM yang yang berguna untuk menampung job description, work flow, dan permasalahan, serta pendokumentasian terhadap event-event yang yang pernah dilakukan. Dan juga knowledge akan kebutuhan pelanggan.
48 Tabel 3.2 IFAS Faktor
Bobot
Rating
Nilai
S1
0.26
4
1.04
S2
0.17
3
0.51
Jalur distribusi yang luas.
S3
0.13
3
0.39
SDM yang berkualitas dan memegang
S4
0.10
2
0.20
S5
0.07
2
0.14
Memiliki merk yang sudah dikenal oleh masyarakat. Penggunaan bahan baku alami, sehingga menghasilkan rasa yang enak dan tidak berbahaya untuk kesehatan.
teguh nilai-nilai utama yang dimiliki oleh perusahaan. Inovasi produk teh. Total Kekuatan Informasi dan knowledge tidak tersimpan
0.73
2.28
W1
0.16
1
0.16
W2
0.11
2
0.22
dengan baik. Ketidaktegasan PT. SINAR SOSRO KPW Banten
dalam
menentukan
wilayah
operasional distribusi agen.. Total Kelemahan
0.27
0.38
Total IFAS
1.00
1.9
49 Tabel 3.3 EFAS
Faktor
Bobot
Rating
Nilai
O1
0.29
4
1.16
Adanya tawaran kerjasama.
O2
0.16
2
0.32
Keinginan dari konsumen untuk mencoba
O3
0.14
2
0.28
Budaya minum teh mayarakat Indonesia yang menghasilkan pangsa pasar yang tinggi.
rasa yang baru. Total Kesempatan
0.59
1.76
Adanya pesaing PT. SINAR SOSRO.
T1
0.22
1
0.29
Pengaruh kondisi perekonomian Indonesia
T2
0.19
2
0.24
saat ini. Total Ancaman
0.41
0.69
Total EFAS
1.00
1.07
S
SO T
O
W Gambar 3.3 Koordinat Matriks Analisis SWOT
50 3.6
Strategi Perusahaan.
Dari analisis yang dilakukan pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten dengan mengunakan analisis Porter dan juga dengan menggunakan analisis SWOT ( Strengths, Weakness, Opportunities, Threats), maka dapat diambil kesimpulan bahwa strategi yang
digunakan oleh perusahaan antara lain : a.
Membangun atau memelihara atau memperkuat citra merek SOSRO sebagai produk dan merek teh yang alami, berkualitas dan unggul.
b.
Meningkatkan pelayanan dan distribusi baik kualitas maupun kuantitas.
c.
Proaktif menerima atau mendengarkan pendapat kebutuhan pelanggan dan konsumen
d.
Diversifikasi produk dan kemasan.
e.
Membangun dan memelihara sumber daya manusia yang berkualitas.
f.
Meningkatkan strategi-strategi yang dipakai untuk mempromosikan produk SOSRO, selain itu juga meningkatkan kerjasama dengan berbagai pihak luar, agar dapat terus unggul dalam persaingan dan produk sosro semakin dikenal oleh konsumen.
51 3.7
Knowledge Goals
Dari strategi yang digunakan oleh perusahaan maka setidaknya dapat mengambarkan apa tujuan yang ingin dicapai dengan adanya pembangunan knowledge repository pada perusahaan. Dibawah ini digambarkan hubungan antara strategi yang
ada dengan knowledge goals yang ingin dicapai. Strategi perusahaan
Knowledge Goals
1. Membangun atau memelihara atau
Normatif
memperkuat citra merek SOSRO
1. Membangun budaya belajar dan
sebagai produk dan merek teh
knowledge sharing diantara para
yang
karyawan.
alami,
berkualitas
dan
unggul.
2. Membangun
2. Meningkatkan
pelayanan
dan
dan
budaya inovasi.
distribusi baik kualitas maupun
Strategic
kuantitas.
3. Meningkatkan
3. Proaktif
menerima
mendengarkan kebutuhan
atau
dan
Operational
5. Meningkatkan efisiensi cara kerja
4. Diversifikasi Produk dan kemasan.
karyawan
5. Membangun
perusahaan.
daya
dan
memelihara
manusia
yang
dan
6. Meningkatkan
berkualitas.
proses
kualitas
bisnis
kinerja
karyawan.
6. Meningkatkan yang
terhadap
4. Meningkatkan produktivitas.
konsumen.
sumber
respon
konsumen..
pendapat pelanggan
memelihara
strategi-strategi
dilakukan
7. Meningkatkan
untuk
performance
karyawan.
mempromosikan produsk SOSRO, agar dapat tetap unggul dalam persaingan. Gambar 3.4 Pengelompokkan Strategi Perusahaan Yang Berhubungan Dengan Knowledge Dengan Knowledge Goal
52 3.7.1
Normatif
1.
Membangun budaya belajar dan sharing knowledge diantara para karyawan. Dengan adanya kegiatan sharing knowledge, maka dapat membantu seluruh karyawan yang bekerja pada PT. Sinar Sosro KPW Banten untuk bertukar pendapat dan knowledge yang mereka miliki, dengan melakukan sharing knowledge membuat masing-masing individu akan menjadi luas pengetahuan
dan wawasannya.. Dengan adanya sharing knowledge dapat juga menciptakan budaya belajar, dimana karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten dapat membiasakan dirinya untuk belajar dari setiap knowledge yang mereka peroleh dari kegiatan sharing knowledge. Sharing knowledge dapat dilakukan oleh seluruh karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten, tidak terbatas pada divisi-divisi tertentu saja. 2.
Membangun dan memelihara budaya inovasi. Dengan semakin luasnya pengetahuan dan wawasan yang dimiliki oleh karyawan, maka akan memacu daya inovasi, kreativitas, serta motivasi untuk bertindak. Hal itu dapat dilakukan dengan meningkatkan kemampuan inovasi dan kreativitas para karyawan. Misalnya budaya inovasi pada karyawan bagian marketing, dimana mereka dapat memiliki kreativitas dan motivasi untuk menciptakan inovasi dalam hal memasarkan produk-produk sosro. Inovasi dalam hal pemasaran dapat ditemukan ketika mereka mengadakan promosi terhadap produk-produk sosro. Dalam jangka watu tertentu, mereka dapat menciptakan strategi-strategi promosi yang baru, yang dapat menarik perhatian konsumen, sehingga produk mereka semakin digemari dan dikenal oleh masyarakat. Dengan adanya pembangunan knowledge repository, maka knowledge mengenai inovasi-inovasi tersebut dapat
53 didokumentasikan dan ditampung dalam sebuah database, agar dapat diakses dengan mudah oleh karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten, khusunya devisi marketing. Hal tersebut secara tidak langsung, dapat meningkatkan kualitas karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten, khususnya devisi marketing, dalam hal pemasaran produk sosro kepada konsumen. 3.7.2
Strategic
1.
Meningkatkan respon terhadap konsumen. Dengan cara proaktif menerima atau mendengarkan pendapat kebutuhan pelanggan dan konsumen. Dengan demikian perusahaan dapat mengetahui seberapa besar kepuasan pelanggan terhadap pelayanan, kebutuhan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan, maupun trend yang ada di pasaran. Selain itu juga perusahaan akan memiliki banyak cara untuk menanggapi dan melayani seluruh kebutuhan pelanggan. Jadi dengan adanya knowledge repository, maka hal-hal tersebut seperti kepuasan dan kebutuhan
pelanggan maupun trend pasar dapat ditampung kedalam suatu sistem dimana data-data tersebut dapat dilihat oleh karyawan maupun manajer untuk mengetahui apa yang diinginkan oleh pelanggan. Sehingga dengan demikian perusahaan
dapat
meningkatkan
pelayanan
terhadap
konsumen
karena
mengetahui apa yang diinginkan oleh konsumen. 2.
Meningkatkan produktivitas. Dengan adanya k nowledge repository maka ruang lingkup kerja dari suatu karyawan akan jelas. Karyawan tersebut dapat mengetahui secara jelas mengenai tanggung jawab dan wewenang mereka dan juga dapat mengetahui KPI mereka. Dengan semakin jelas hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan, maka akan semakin meningkatkan produktifitas kerja karyawan, dan secara tidak langsung meningkatkan produktifitas dari
54 perusahaan. Dengan meningkatnya produktifitas perusahaan maka keuntungan dari perusahaan akan semakin banyak. Produktivitas perusahaan dapat meningkat apabila adanya inovasi yang dilakukan oleh perusahaan dan proaktif menerima atau mendengarkan kebutuhan pelanggan. 3.7.3
Operational
1.
Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses bisnis suatu perusahaan. Hal itu wo rk flow dapat dilakukan dengan cara mendokumentasikan job description dan work
yang ada. Dengan adanya knolwedge repository, maka job description dari setiap karyawan akan dapat dengan mudah diketahui. Misalkan pada bagian sales and distribution PT. Sinar Sosro KPW Banten, seorang karyawan dalam melakukan
pekerjaanya pasti memiliki tugas-tugas pokok apa saja yang harus dilakukan, tanggung jawab, dan wewenang. Dan semuanya itu sudah ditentukan oleh Perusahaan. Dengan adanya knowledge repository, seorang karyawan apabila belum mengetahui tugas-tugasnya ataupun lupa, maka dapat dengan mudah melihat tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan, tanggung jawab dan wewenangnya
tanpa
harus
susah-susah
bertanya
kepada
bagian
HRD.
Pembangunan knowledge repository yang ada, juga akan mendokumentasikan proses bisnis dari suatu perusahaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis yang dilakukan. Misalkan pada bagian sales and distribution PT. Sinar Sosro KPW Banten, setiap karyawan memiliki tugas masing-masing. Dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan seorang karyawan pasti harus melalukan sesuatu hal, baik itu mengeluarkan dokumen maupun berbicara dengan devisi-devisi lain. Dan dengan mendokumentasikan proses bisnis dari suatu perusahaan maka karyawan tidak perlu bingung dalam melakukan
55 perkerjaanya karena sudah mengetahui apa saja yang harus dilakukan. Sehingga dengan mengetahui apa saja yang harus dilakukan, maka akan meningkatkan efisiensi kerja dari seorang karyawan. 2.
Meningkatkan kualitas kinerja karyawan. Dengan adanya pemabangunan knowledge repository, maka segala macam knowledge khususnya knowledge
tentang bagaimana karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen, hal-hal tersebut dapat didokumentasikan dan ditampung dalam sebuah aplikasi. Knowledge-knowledge tersebut dapat dibagikan kepada karyawan-karyawan yang lain, sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan kualitas kinerja karyawan. 3.
Meningkatkan performance karyawan. Dengan adanya sistem knowledge management maka seorang karyawan dapat mengetahui KPI dari pekerjaan yang mereka lakukan. Dengan mengetahui KPI maka seorang karyawan mengetahui apa saja yang harus dicapai, dengan demikian maka setidaknya karyawan akan mencoba mengikuti apa yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
3.8
Analisis Knowledge Analisis Knowledge Perusahaan Perusahaan
Knowledge perusahaan yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, dibagi menjadi dua macam kategori, yaitu: struktural knowledge dan functional knowledge. Sedangkan didalam masing-masing kategori tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Dibawah ini akan dipaparkan analisis terhadap
knowledge apa saja yang terdapat pada perusahaan.
56 3 .8.1 .8.1
Structural Knowledge Structural knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing
dan distribusi merupakan knowledge-knowledge yang dimiliki oleh karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi berdasarkan struktur organisasi pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten. Structural knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing
dan distribusi dibedakan ke dalam dua kategori utama, yakni : a.
Tacit knowledge Tacit knowledge secara struktural yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW
Banten bagian marketing dan distribusi berupa knowledge-knowledge yang didapatkan oleh karyawan berdasarkan posisi atau jabatan karyawan tersebut di perusahaan, namun knowledge tersebut masih dalam bentuk lisan, belum tercatat dalam sebuah dokumentasi. Tacit knowledge secara struktural yang ada pada pada PT. SINAR SOSRO KPW
Banten khususnya bagian marketing dan distribusi dapat ditemukan pada : 1. Knowledge berupa pemberitahuan strategi dalam menghadapi permasalahan, yang diperoleh oleh masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi suatu permasalahan. Knowledge tersebut diberikan oleh atasan (seperti unit manager) kepada
bawahannya (seperti sales) ketika terjadi suatu permasalahan, misalnya ketika angka penjualan di sebuah outlet menurun. 2. Pemberitahuan strategi promosi dalam menghadapi persaingan dengan produk-produk pesaing.
57 Strategi promosi tersebut diperoleh staff marketing dari atasan mereka masing-masing (seperti unit manager). Stratetgi promosi yang diberitahukan kepada staff marketing oleh atasannya biasanya bertujuan sebagai panduan dalam membuat kegiatan promosi. Dengan memperoleh strategi tersebut, maka akan menjadi sebuah
knowledge bagi satff marketing dalam
meningkatkan performance dan kualitas kinerja mereka agar tetap unggul dalam menghadapi persaingan dengan produk-produk pesaing Sosro. Knowledge-knowledge tersebut diberikan secara lisan dari atasan (seperti unit
manager) kepada masing-masing bawahannya (seperti staff marketing atau sales), dengan demikian knowledge tersebut dapat dikelompokkan sebagai tacit knowledge tacit knowledge secara struktural.
b.
Explicit Knowledge Explicit knowledge secara struktural pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten
merupakan knowledge-knowledge yang diperoleh karyawan berdasarkan pada posisi atau jabatan mereka dalam perusahaan, dimana knowledge-knowledge tersebut sudah tercatat dalam sebuah dokumentasi. Hal ini dapat ditemukan pada 1. Proses Bisnis pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi. Proses bisnis yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi, antara lain:
58 a) Proses Pendistribusian dan Penjualan Produk
-Faktur Penjualan -Faktur Pajak -Tanda Terima Titipan Kemasan
Perintah untuk mengirim produk
KPW Banten Dept. Sales and dist
Penyerahan RRK
Serah terima barang Outlet
Laporan kunjungan Sales
-Faktur Penjualan -Faktur Pajak -Tanda Terima Titi Titi an
Perminta an produk
Pengirim - Table Routing an - Order Pelanggan Produk - Target Harian Pabrikan
Penyerahan laporan
Gambar 3.5 Proses Pendistribusian dan Penjualan Produk
Sebelum melakukan distribusi dan penjualan produk, bagian sales and distribution dari KPW Banten membuat rencana kunjugan salesman
dimana dibuat berdasarkan table routing, target harian dan order pelanggan. Selanjutnya dari proses pembuatan rencana kunjungan salesman tersebut akan keluar RRK (Rencana dan Realisasi Kunjungan). Setelah menerima RRK maka sales akan melakukan kunjungan rutin ke outlet-outlet yang ada lalu akan order pelanggan, target harian dan table routing. Setelah menerima order pelanggan, bagian distribution and sales and sales
KPW Banten melakukan permintaan produk kepada pabrik. Setelah barang diterima maka proses selanjutnya adalah pengirman produk
59 kepada outlet, yang akan dilakukan oleh sales. Dalam melakukan pengiriman, sales membawa faktur penjualan, faktur pajak, dan tanda terima titipan kemasan, yang akan diberikan kepada outlet sebagai bukti serah terima barang. Setelah selesai, faktur penjualan pajak dan tanda terima titipan kemasan akan diberikan ke bagian sales and distribution KPW Banten, dimana bagian sales and distribution akan membuat penerimaan dokumen dan melakukan pelaporan yang akan menghasilkan dokumen Rencana Realisasi Kunjungan, Data Pengambilan Pelanggan, Laporan Aktivitas Kerja Salesman, yang akan dicatat ke dalam file catatan administrasi. b) Proses Pelanggan Baru dan ID Customer Persetujuan Pelanggan Baru
KPW Banten Dept. Sales and dist
Penyerahan RRK
Pengajuan Permohonan Pelanggan
- Surat Permohonan Master Pelanggan - Faktur Pajak Sederhana - Faktur Pa ak Standar Standar
Penawaran kerjasama Penawaran disetujui
Calon Outlet
Sales
Penempelan ID Card Customer Outlet Baru
Gambar 3.6 Proses Pelanggan Baru dan ID dan ID Customer
KPW Banten departemen sales and distribution menyerahkan RRK (Rencana Realisasi Kunjungan) kepada sales untuk melakukan kunjungan rutin ke outlet-outlet yang ada. Ketika sales tersebut melakukan kunjungan rutin, mereka dapat menawarkan kerjasama kepada calon
60 outlet baru untuk menjadi oulet Sosro. Jika si calon outlet menyetujui tawaran kerjasama tersebut, maka sales akan mengajukan permohonan pelanggan kepada KPW Banten dengan turut melampirkan surat permohonan master pelanggan, faktur pajak sederhana, faktur pajak standar, kemudian KPW Banten akan memproses pengajuan permohonan pelanggan baru tersebut dan menganalisa pelanggan baru, dan jika memenuhi syarat, akan dilanjutkan dengan proses pembuatan ID Customer . Jika ID card custosmer sudah selesai diproses, maka KPW
Banten akan memberitahukan kepada sales bahwa pelanggan baru yang ia ajukan tersebut sudah disetujui, dan ID card customer tersebut akan diberikan kepada sales untuk kemudian diserahkan kepada outlet baru. c) Proses Penanganan Retur Produk
Pemberian Retur Produk
Penyerahan Retur Produk
Gudang
KPW Banten Dept. Dist & Logistic
Sales Bukti Terima Barang
Surat Ajuan Pemusnahan
Pemusnahan Produk Retur Gudang
Pemusnahan selesai
Tempat Pemusnahan
- Bukti Retur Penyimpanan Pelanggan Retur Produk - Surat Izin Masuk Barang
-
Bukti Penerimaan Barang Berita Acara Pemusnahan Foto Dokumen Surat Persetujuan
Pengiriman Produk Retur Tanda Terima Produk BS
Gambar 3.7 Proses Penanganan Retur Produk
Surat Jalan
Pabrikan
61 Dalam proses penanganan retur produk, produk, outlet akan menyerahkan produk retur kepada sales, dan sales akan memberikannnya kepada KPW Banten departemen distribution and logistic dengan melampirkan Bukti Retur Pelanggan. Kemudian KPW Banten departemen distribution and logistic akan menyimpan produk retur di di gudang, dengan ikut melampirkan Bukti Retur Pelanggan dan Surat Izin Masuk Barang. Produk retur yag disimpan di gudang, akan dikelompokkan ke dalam dua hal, yakni pemusnahan produk retur dan dan pengiriman produk retur ke ke pabrikan. Jika produk retur akan dimusnahkan, maka bagian gudang akan mengajukan surat ajuan pemusnahan ke departemen logistic, jika disetujui maka pemusnahan produk retur akan dilakukan. Setelah selesai, maka bagian gudang akan menerima beberapa dokumen, yakni Bukti Penerimaan Barang, Berita Acara Pemusnahan, foto dokumen, dan surat persetujuan. Jika produk retur tersebut akan dikirim kembali ke pabrikan, maka bagian gudang akan mengirim produk retur ke pabrikan dengan melampirkan surat jalan. Dan jika pabrikan telah menerima produk retur , maka pabrikan akan mengirimkan Tanda Terima Produk BS. Produk BS merupakan produk yang tidak standar. Setelah selesai melakukan pengiriman produk retur dan pemusnahan produk retur , maka laporanlaporan tersebut akan didokumentasikan.
62 d) Proses Pelaksanaan Promosi Pengadaan promosi
KPW Banten Dept. Marketing Support
Outlet
Pelaksanaan Program
Pengajuan Program Promosi
- Surat Ajuan - Form Pengajuan Alokasi Anggaran - Surat Permintaan Barang (Alat Bantu jual/material promo/produk)
Staf Marketing
Promosi iklan
Kerjasama melalui Event
Media Elektronik/ Cetak
Organisasi Penyelenggara Event
Gambar 3.8 Proses Pelaksanaan Promosi
Pelaksanaan promosi untuk produk Sosro dilaksanakan dalam beberapa cara, antara lain : 1) Promosi langsung melalui outlet-outlet yang ada, yakni berupa program branding (penyemarakkan outlet dengan cara menghias outlet atau pemasangan spanduk), pemberian bonus produk kepada outlet yang membeli produk Sosro dalam batasan tertentu, program proteksi outlet retail melalui pembentukan IPES (Ikatan Pedagang Eceran Sosro), dimana IPES ini akan membuat outlet akan tetap loyal terhadap produk Sosro dan tidak mudah dipengaruhi oleh produkproduk pesaing. 2) Promosi iklan baik melalui media cetak ataupun media eletronik 3) Promosi yang dilakukan melalui kerjasama yang dilakukan dengan organisasi-organisasi yang menyelenggarakan event-event tertentu. tertentu.
63 Langkah awal dalam kegiatan promosi ini dimulai dengan pengajuan promosi yang dilakukan oleh staf marketing kepada KPW Banten Departemen Marketing Support , dimana staf marketing akan mengikutsertakan form pengajuan alokasi anggaran dan surat permintaan barang. Jika disetujui, maka program promosi akan dilaksanakan. Program-program promosi tersebut akan dikontrol dan dievaluasi oleh departemen marketing support dalam jangka waktu yang telah ditentukan. 2. Deskripsi Kerja (Tanggunjawab dan Wewenang) a. Area Sales Manager. 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. Terlaksananya kegiatan Distribusi dan Penjualan di Area Operasi yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif, efisien & konsisten, dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan. 2) Tugas-tugas pokok. i. Bertanggung jawab dan menjamin terselenggaranya kegiatan Distribusi dan Penjualan di Area Operasi yang menjadi tanggung jawabnya. jawabnya. ii. Bertanggung jawab terhadap aset perusahaan yang ada di Area Operasi yang menjadi tanggung jawabnya. 3) Rincian Tugas. i. Memeriksa program-program yang direncanakan oleh Unit Manager dan Sub Unit Manager. ii. Menentukan pola operasi distribusi penjualan Unit dan Sub Unit..
64 iii. Mengkoordinir aktivitas Unit Manager dan Sub Unit Manager. iv. Melakukan kontrol semua aktivitas di Unit dan Sub Unit di areanya. v. Memeriksa Laporan atau Sispro Unit Manager dan Sub Unit Manager. vi. Memberikan motivasi dan pelatihan kepada Unit Manager dan Sub Unit Manager. vii. Membuat Laporan atau Sispro ASM (Area Sales Manager) dan analisanya. viii. Menyusun sistem perhitungan incentive Salesman , Supervisor, Unit Manager & Sub Unit Manager. ix. Melakukan kontrol pasar dan kunjungan ke pelanggan. x. Membreak down target penjualan Unit dan Sub unit. xi. Mengotorisasi pengajuan anggaran Unit dan Sub Unit. xii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas kerjanya. xiii. Peduli atas lingkungan kerja. xiv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya. 4) Wewenang. i. Memutuskan untuk memberikan kredit sesuai dengan batas kewenangannya. ii. Mempromosikan, memberhentikan, memutasikan dan demosi karyawan (Salesman & Staf Adm.).
65 iii. Mengusulkan untuk promosi, PHK, mutasi dan demosi karyawan (Sales Supervisor , Unit Manager dan dan Sub Unit Manager ). ). b. Marketing Support Manager. 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. Terlaksananya kegiatan Marketing dan pemasaran di Area Operasi yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif, efisien & konsisten, dalam rangka menarik pelanggan. 2) Tugas-tugas pokok. i. Bertanggung jawab dan menjamin terselenggaranya kegiatan marketing dan pemasaran di Area Operasi yang menjadi tanggung jawabnya. jawabnya. ii. Bertanggung jawab terhadap aset perusahaan yang ada di Area Operasi yang menjadi tanggung jawabnya. 3) Rincian Tugas. i. Memeriksa program-program yang direncanakan oleh assistant personal sales manager.. ii. Menentukan kegiatan promosi yang akan dilakukan. iii. Mengkoordinir
aktivitas
distribution
support
dan
sales
supervisor(IPES). iv. Melakukan kontrol semua aktivitas promosi di area opersai yang menjadi tanggungjawabnya. v. Memeriksa Laporan assisstant perssonal sales manager dan distribution support..
66 vi. Memberikan motivasi dan pelatihan kepada assistant perssonal sales manager. vii. Membuat Laporan atau Sispro MSM (Marketing Support Manager) dan analisanya. viii. Menyusun sistem perhitungan incentive Supervisor, assistant perssonal sales manager dan distribution support. ix. Melakukan kontrol pasar dan kunjungan ke pelanggan. x. Membreak down target penjualan Unit dan Sub unit. xi. Mengotorisasi pengajuan anggaran promosi. xii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas kerjanya. xiii. Peduli atas lingkungan kerja. xiv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya. 4) Wewenang. i. Memutuskan untuk memberikan kredit sesuai dengan batas kewenangannya. ii. Mempromosikan, memberhentikan, memutasikan dan demosi karyawan iii. Mengusulkan untuk promosi, PHK, mutasi dan demosi karyawan. c. Unit Manager. 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. Terlaksananya kegiatan distribusi, penjualan dan keuangan di unit/sub unit operasi yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif, efisien & konsisten, dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan.
67 2) Tugas-tugas pokok. i. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan distribusi dan penjualan serta keuangan di unit/sub unit operasi. ii. Bertanggung jawab terhadap aset perusahaan yang ada di unit/sub unit operasi. iii. Bertanggung jawab untuk mengelola wilayah operasi unit/sub unit. 3) Rincian Tugas. i. Membuat perencanaan program - program operasi unit/sub unit. ii. Menyusun pola operasi. iii. Melakukan koordinasi rutin dengan Sales Supervisor dan dan Asisten Kepala Administrasi. iv. Kontrol terhadap semua aktivitas yang dilakukan unit/sub unit. v. Memeriksa
laporan
administrasi
dan
Sispro
Sales
Supervisor Salesman. / Salesman.
vi. Mengusulkan penyesuaian pendapatan dan sistem
incentive
karyawan unit/sub unit. vii. Membuat laporan atau Sispro Unit Manager/sub unit manager dan analisanya. viii. Mengotorisasi bukti pengeluaran uang yang ada di unit/sub unit. ix. Mengotorisasi pengajuan anggaran unit/sub unit. x. Melakukan kontrol pasar atau kunjungan ke pelanggan. xi. Memberikan pelatihan kepada Sales Supervisor dan dan Salesman. xii. Memberikan motivasi kepada team unit/sub unit.
68 xiii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas distribusi dan penjualan. xiv. Peduli atas lingkungan kerja. xv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya. xvi. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas kerjanya. 4) Wewenang. i. Mengontrol pengeluaran Bank Current Unit /Sub Unit. ii. Memutuskan untuk memberikan kredit sesuai dengan batas kewenangannya. iii. Mempromosikan, memberhentikan dan memutasikan karyawan (Salesman dan Staf Administrasi). d. Assistant Perssonal Sales Manager. 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. i. Terlaksananya sistem &
prosedur serta program kerja yang
mendukung pengembangan organisasi, peningkatan kualitas sales & motivasi sales secara efektif dan efisien, dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan. ii. Terciptanya hubungan Industrial di lingkungan perusahaan secara baik, sehat & saling menguntungkan. 2) Tugas-tugas pokok. i. Mengkoordinir
pelaksanaan
Man
Power
Pengembangan sales. ii. Melakukan Koordinasi dan Report Struktural.
Planning
dan
69 iii. Mengkoordinir dan Mengontrol setiap tugas dan tanggung jawab sales. iv. Bertanggung Jawab terhadap hubungan Industrial. 3) Rincian Tugas. i. Bertanggung jawab atas terselenggaranya penilaian prestasi sales disetiap wilayah. ii. Sebagai
trainer
bagi
karyawan
baru
dalam
pemberian
inforamsi mengenai Company Profile dan Peraturan Perusahaan yang berlaku. iii. Membantu memberikan support kepada sales melalui Pembinaan & Pelatihan sales. iv. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan rekreasi dan olahraga bagi sales. v. Mengkoordinir
dan
bertanggung
jawab terhadap pengadaan
pakaian seragam sales dan natura setiap tahun. vi. Mengkoordinir tugas-tugas sales di pusat dan di unit. vii. Merencanakan dan membuat jadwal rapat koordinasi sales. viii. Menangani
dan
menyelesaikan
berbagai
permasalahan
perselisihan sales yang terjadi. ix. Melakukan konselling terhadap keluh kesah sales (baik yang bermasalah maupun tidak). x. Bertanggung jawab terhadap proses penyusunan dan pelaksanaan Peraturan Perusahaan. xi. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.
70 xii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas kerjanya. xiii. Peduli atas lingkungan kerjanya. 4) Wewenang. i. Mengeluarkan surat teguran bagi sales yang indisipliner . ii. Memberikan saran bagi pengajuan penyesuaian gaji sales. iii. Mengeluarkan Surat Keputusan dan Perjanjian sales. iv. Memberikan saran kepada user untuk Sumber Daya Manusia yang diterima. e. Sales Supervisor. 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. Terlaksananya kegiatan dan kontrol operasional penjualan sesuai secara efektif, efisien dan
konsisten, dalam rangka memenuhi
kepuasan pelanggan. 2) Tugas-tugas pokok. i. Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional didalam teamnya. ii. Peningkatan penjualan & pemeliharaan pelanggan. 3) Rincian Tugas. i. Merencanakan Unjuk Hasil Team/Rencana Break Down Target . ii. Melakukan
supervisi
terhadap
teamnya
melalui
SISPRO
Penjualan. iii. Memanage organisasi team agar tercipta suasana harmonis.
71 iv. Mengkoordinasikan
hasil/temuan
lapangan
kepada
atasan
langsung. v. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya. vi. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas kerjanya. vii. Peduli atas lingkungan kerjanya. 4) Wewenang. Memutuskan hal-hal yang menjadi batas kewenangannya. f. Distribution Support. 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. Terlaksananya
Sistem
&
Prosedur
distribusi
serta
kebijakan
perusahaan secara baik & konsisten di Unit/Sub Unit, dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan. 2) Tugas-tugas pokok. Melakukan pembinaan, kontrol & evaluasi atas pelaksanaan Sistem & Prosedur distribusi dan Kebijakan Perusahaan di Unit/Sub Unit. 3) Rincian Tugas. i. Melakukan kontrol terhadap kegiatan distribusi yang terjadi di Unit/Sub Unit. ii. Sebagai mediator dari Unit/Sub Unit ke Branch Office dan sebaliknya. iii. Meningkatkan kegiatan distribusi baik itu di ubut/sub unit.. iv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya .
72 v. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas kerjanya. vi. Peduli atas lingkungan kerjanya. 4) Wewenang Memutuskan hal-hal yang menjadi batas kewenangannya. g. Sales Supervisor (Ikatan (Ikatan Pedagang Eceran SOSRO). 1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan. Terlaksananya kegiatan dan kontrol operasional penjualan sesuai secara efektif, efisien dan
konsisten, dalam rangka memenuhi
kepuasan pedagang eceran. 2) Tugas-tugas pokok. i. Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional didalam teamnya. ii. Peningkatan penjualan & pemeliharaan pedagang eceran 3) Rincian Tugas. i. Merencanakan Unjuk Hasil Team/Rencana Break Down Target. ii. Melakukan
supervisi
terhadap
teamnya
melalui
SISPRO
Penjualan. iii. Memanage organisasi team agar tercipta suasana harmonis. iv. Mengkoordinasikan
hasil/temuan
lapangan
kepada
atasan
langsung. v. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya. vi. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas kerjanya.
73 vii. Peduli atas lingkungan kerjanya. 4) Wewenang. Memutuskan hal-hal yang menjadi batas kewenangannya. 3. Pemberitahuan KPI (Key Performance Indicator) KPI masing-masing karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten khususnya bagian marketing dan distribusi diberitahuan atau disampaikan melalui sebuah dokumentasi. Dan KPI tersebut dibagikan kepada masing-masing karyawan menurut jabatan atau posisi mereka di dalam perusahaan. 3.8.2
Functional Knowledge Functional knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing
dan distribusi merupakan knowledge-knowledge yang dimiliki oleh karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi berdasarkan fungsi dan peranan karyawan pada kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi. Functional knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing
dan distribusi dibedakan ke dalam dua kategori utama, yakni : a.
Tacit Knowledge Tacit Knowledge secara functional pada PT. SINAR SOSRO KPW
Banten bagian marketing dan distribusi merupakan knowledge-knowledge yang didapatkan oleh karyawan secara lisan dan berdasarkan pada fungsi dan peranan mereka dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh perusahaan.
Tacit
Knowledge yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing
dan distribusi berupa:
74 1. Knowledge yang diperoleh dalam program-program promosi yang diadakan oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi. Knowledge promosi yang ada pada fuctional ini lebih berupa pengalaman
dari karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten. Knowledge ini dapat ditemukan ketika PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi melakukan strategi promosi pada outlet street market , yakni berupa program branding. Dalam program branding tersebut, karayawan dibekali
dengan knowledge tentang bagaimana melakukan promosi kepada konsumen di outlet-outlet teh botol Sosro. Knowledge-nya dapat berupa bagaimana menyemarakkan lokasi outlet dengan spanduk-spanduk yang disediakan oleh PT. SINAR SOSRO untuk outlet-outlet yang bersangkutan. Selain dengan spanduk, outlet-outlet juga dapat dibuat menjadi lebih menarik , dengan cara dicat dan dihias dengan hiasan-hiasan gambar yang menarik perhatian konsumen. Rincian-rincian data dari program promosi yang dilakukan, seperti penanggungjawab pelaksana, biaya promosi, media promosi. Selain itu, juga terdapat pendokumentasian lembar kerjasama promosi dan contoh gambar brosur yang pernah dipakai untuk melakukan promosi. 2. Knowledge yang diperoleh dari pengadaan event . Ketika PT. Sinar Sosro KPW Banten mengadakan kerjasama untuk mengadakan event dengan dengan pihak penyelenggara event , maka panitia yang ikut tergabung dalam penyelenggaraan event tersebut akan dibekali dengan knowledge-knowledge, seperti strategi dalam memasarkan produk di event
tersebut, keadaan lokasi dari tempat pengadaan event, cara-cara bagaimana menguasai pengunjung yang datang ke event tersebut. Seluruh knowledge
75 tersebut belum didokumentasikan, melainkan diberitahukan secara langsung oleh pihak panitia penyelenggara event kepada kepada staf-staf yang akan ditugaskan untuk membantu dalam menyelenggarakan event tersebut. tersebut. b.
Explicit Knowledge Explicit knowledge secara functional yang dimiliki oleh karyawan PT. SINAR
SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi berupa knowledgeknowledge yang didapatkan berdasarkan fungsi dan peranan mereka, dan knowledge-knowledge tersebut sudah tercatat dalam sebuah dokumentasi. Explicit knowledge secara functional ini dapat ditemukan pada:
1. Lembar dokumentasi kesepakatan kerjasama yang dilakukan oleh pihak Sosro kepada pihak penyelenggara event-event . Lembar dokumentasi kesepakatan kerjasama tersebut dapat dikategortikan sebagai knowledge, karena dapat digunakan kembali sebagai panduan, jika suatu saat nanti PT. SINAR SOSRO ingin menjalin kerjasama dengan pihak lain. 2. Pendokumentasian notulen rapat yang dilakukan. Explicit knowledge secara functional pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten
bagian marketing dan distribusi juga dapat ditemui pada kegiatan briefing/meeting
yang dilakukan. Dari kegiatan meeting maka dihasilkan
notulen rapat, yang dapat dipakai sebagai panduan untuk melaksanakan hasil rapat. 3. Informasi mengenai data outlet yang dikumpulkan oleh
sales yang
memasarkan produk Sosro secara langsung ke outlet-outlet tersebut.
76 Data-data outlet tersebut dapat berupa data mengenai hasil penjualan di outlet-outlet yeng bersangkutan, dan juga data-data mengenai outlet-outlet baru yang tertarik untuk memasarkan produk Sosro di tempat mereka. 4. Informasi mengenai kondisi pasar. Informasi kondisi pasar tersebut diperoleh dari berbagai sumber, seperti media cetak dan elektronik, maupun dari produk pesaing yang diperoleh dari outlet-outlet dan internet . Selain itu juga Sosro menyewa konsultan dari luar untuk mengetahui kondisi pasar saat sekarang ini. Informasi kondisi pasar tersebut dicatat dan disimpan, agar dapat digunakan sebagai knowledge, untuk meningkatkan persaingan dengan perusahaan lain.
3.9
Permasalahan Yang Dihadapi.
Beberapa permasalahan yang terjadi pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, khususnya bagian Marketing dan Distribusi antara lain: a.
Belum terdokumentasinya KPI ( Key Performance Indicator ) dari masing-masing karyawan. KPI tersebut karena masih diberitahukan dengan mengunakan secarik kertas dari atasan kepada bawahannya masing-masing, selain itu juga karyawan tidak bisa memasukan pencapaian dari target yang diberikan oleh perusahaan sehingga perusahaan tidak dapat mengukur kinerja dari karyawan yang ada. Dengan
cara
penyampaian
KPI
seperti
keefektivitasan proses kinerja karyawan.
itu,
maka
dapat
mengurangi
77 b.
Belum terdokumentasinya knowledge-knowledge yang diperoleh karyawan ketika mengadakan program-program promosi atau event. Dengan tidak terdokumentasinya knowledge-knowledge seperti itu, maka suatu saat nanti knowledge-knowledge tersebut bisa terbuang dengan sia-sia, sehingga tidak dapat
dimanfaatkan lagi. c.
Terjadi ketidakjelasan penanggungjawab dari masing-masing outlet sosro, sehingga
sering
terjadi
kerancuan
data
penyerobotan outlet-outlet antara para karyawan.
penanggungjawab
outlet
dan
