Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ingeniería Escuela de Mecánica Industrial
Curso: Administración de Empresas Catedrático: Byron Barrientos Chocooj Sección: N-
Nombre
Carné:
Luis Daniel A. López
200413333
Sergio Luis Surám Chicas
200515191
Fecha: 16 de Mayo de 2010
PARTY ALL THE TIME es una nueva alternativa para la organización fiestas para conmemorar las celebraciones dentro de la comunidad universitaria y personas allegadas a ellos, con una amplia variedad de paquetes basados en la necesidad, tipo de evento y gustos de los clientes, estos paquetes incluyen lugares donde PARTY ALL THE TIME tiene facilidad de logística, así como también en lugares escogidos por los agasajados.
Este servicio está dirigido a estudiantes universitarios, los cuales requieran de una buena celebración, pero casi siempre con presupuestos limitados, además de limitaciones de tiempo, monetarios entre otros factores, ya que en la celebración no se puede exigir únicamente bebidas, buena música entre otros sino que requiere de la ambientación ya que cada evento y cada personalidad del festejado es diferente, además para las celebraciones que lo requieran se ofrece comida nutritiva abastece las necesidades de alimentación por más tiempo.
Las celebraciones mantendrán altos estándares de higiene y salubridad, mediante técnicas de control en los procedimientos de transporte, almacenamiento y transformación de los alimentos. Se utilizará la más alta tecnología para que la celebración se desarrolle en un ambiente amigable, además de cumplir con las respectivas leyes para no violar estipulaciones en cuanto a ruido entre otras normas, además de un adecuado manejo desechos sólidos.
La reducción de los costos se logrará mediante la aplicación de economías a escala así como estrategias de diferenciación, (presentación, servicio al cliente, calidad de la celebración). Se aprovechará al máximo la materia prima para la elaboración de la comida, adornos y demás implementos que se acostumbran a tener en las celebraciones. Esto implica que la presentación de la celebración alimentos sea diferente a las celebraciones convencionales.
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1. LOGO
2. SLOGAN
“Para celebrar con los que quieres, como quieres, con lo que tienes”
3. MISION
Respaldar a nuestros clientes por medio de la mejor alternativa de planeación y ejecución de fiestas para todo tipo de celebraciones; con un servicio innovador, oportuno, dedicado y sobre todo con el mejor trato hacia el cliente, que lo mantenga siempre más que satisfecho y ser su verdadera Compañía en caso de pensar en una fiesta o otra actividad de distracción que deseen llevar a cabo.
4. VISION
Ser una empresa estable, sólida y de éxito que trascienda en los servicios de planeación, organización y ejecución de fiestas para cualquier celebración que se desee llevar a cabo, con un alto nivel de calidad y mejoramiento continuo de sus ofrecimientos.
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5. OBJETIVOS Objetivo principal Brindar el servicio planeación, organización y ejecución de fiestas que conmemoren celebraciones de fechas importantes, así como eventos sociales, con el compromiso y responsabilidad que merece cada caso.
Objetivos específicos
Ofrecer opciones que permitan al cliente seleccionar de entre ellas la que mayor conveniencia le presenta.
Lograr ofrecer nuestros servicios a los precios más bajos posibles, tomando en cuenta que este tipo de eventos planificados de la mejor manera puede obtener patrocinio.
Establecer en el menor tiempo posible en la mentalidad del cliente los ofrecimientos de la empresa con el fin de alcanzar una clientela de primer nivel.
6. FACTORES CLAVES PARA EL EXITO
PARTY ALL THE TIME debe de cumplir ciertos requisitos si bien a cabalidad o aceptando ciertas modificaciones según la respuesta de nuestro mercado, para que el óptimo funcionamiento de nuestra empresa es necesario:
Servicio de primera
Productos de alta calidad en todos los sectores.
Preparación de servicios específicos para las personas que así lo deseen, con un incremento considerable en los costos.
Los servicios serán variados para poder ofrecer la mejor fiesta ya que cada celebración debe de ser especial.
Mayor comodidad en todos los factores con ambientes nuevos, agradables y únicos para cada uno de los agasajados.
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Ubicaciones
Las ubicaciones pueden ser tan variadas como dentro de la Ciudad Universitaria, como cualquier ubicación ya sea administrada por PARTY ALL THE TIME, o a elección del que realizara la fiesta.
Reducción en los costos
Al utilizar la táctica de cantidades “al por mayor”, se obtendrá un gran descuento.
7. ANALISIS ESTRATEGICO FACTORES EXTERNOS
FACTORES INTERNOS FORTALEZAS
OPORTUNIDADES 1.
No existe competencia que tome en cuenta los
Posición estratégica
3.
Rápida adaptación al entorno
Servicio Innovador
2.
Calidad y garantía en el servicio
3.
Precios y cuotas accesibles
4. Adecuación a las necesidades de los del cliente
ofrecimientos de la empresa 2.
1.
5. Activos iníciales disponibles 6. Asesoría en las conexiones con las instalaciones a utilizar ofrecidas
4. Ampliar el servicio a otras localidade s
7.
Conocimiento del servicio ofrecido
8. Atención personalizada
DEBILIDADES AMENAZAS 1.
Posible competencia a corto plazo
2.
Irresponsabilidad del cliente al regresar los bienes
Recursos limitados
2.
No posesión de bienes inmuebles en los que se llevaran a cabo las celebraciones.
3.
alquilados 3.
1.
Falta
de
conocimientos
marketing
Daños a los bienes alquilados (sitios de alquiler)
4.
4
Falta de capital para inversión
especializados
en
Como sabemos el emprendedor es aquella persona que soluciona una acción dificultosa, se podría decir que esa es una de las misiones de la empresa, ya que el sistema de celebraciones tiene como función resolver las muchas dificultades que afrontan los estudiantes para el desarrollo de actividades sociales, ya que uno de los enfoques presentados es brindar fiestas para celebraciones de calidad, a precios accesibles, lo que realmente es una innovación en nuestros tiempos ya que prácticamente con presentar una opción así, ya que realmente opciones como estas son vistas como un riesgo económico, pero nosotros no vemos esto como un riesgo sino como innovación.
Realmente lo que estamos apreciando acá, es la virtud de identificar una oportunidad y sacarle provecho a ello ya que a todos nos gustan las fiestas y a un precio económico, así que básicamente tenemos una visión emprendedora ya que se está dando la oportunidad de tener un evento de calidad, optimizando y organizando los recursos necesarios para poder poner en marcha este plan de negocio. Tiene todo un espíritu emprendedor debido a que esto no pareciera tan innovador, porque llevan realizándose fiestas durante miles de años, pero lo innovador es dirigir esto a un mercado especifico como es el universitario ya que el enfoque es ser flexible, dinámico, innovador como se menciono anteriormente, y por supuesto que existe un riesgo, pero siempre con creatividad y con una gran visión de ampliar el negocio y lograr hacerlo crecer. De los detalles antes mencionados ya entramos en detalle en varios, es un concepto dinámico porque para PARTY ALL THE TIME no existe una locación imposible para realizar una fiesta, además cualquier horario y cualquier tipo de celebración será atendida ya que estamos dispuestos a tener una gran flexibilidad dentro del presupuesto que sugiera el cliente.
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Existen muchas estrategias para llegar al camino final que es la ganancia, prestigio, al final cada empresa crea su propia estrategia de una combinación de estrategias estas son las estrategias en las que se basa nuestra estrategia.
ESTRATEGIA DE LIDERAZGO EN COSTOS Esta fue una estrategia muy popular en años anteriores pero ha vuelto a tener una gran importancia debido a la crisis económica vivida actualmente, mantener el costo más bajo frente a los competidores y lograr un volumen alto de ventas es el tema central de nuestra estrategia. A pesar de esto la calidad, el servicio, serán de primera, aunque tendremos una minimización de costos en las áreas de investigación y desarrollo, fuerza de ventas, publicidad, personal y en general en cada área de la operación de la empresa. Con esta posición de costos bajos, se espera obtener utilidades por encima del promedio. Ya que los competidores no podrán obtener más rebajas de precio, y por ser la industria pionera en este tipo de industria, se tendrá una gran ventaja sobre los nuevos competidores, que a su vez serán competidores menos eficientes eran los primeros en sufrir las presiones competitivas.
Lograr una posición de costo total bajo, frecuentemente requería una alta participación relativa de mercado u otro tipo de ventaja, como podría ser el acceso a las materias primas baratas. El mantener una amplia línea de productos relacionados distribuye entre ellos el costo, así como también servir grandes ocasiones.
ESTRATEGIA DE DIFERENCIACION Lo que nos diferenciará de las demás empresas es la presentación y originalidad de nuestros eventos, está estrategia se basa en que todos los objetos en los que se presente nuestros eventos tendrán nuestro logo distintivo. Esta estrategia llamara más la atención de nuestros clientes por ser los únicos enfocados exclusivamente a la población universitaria en hacer uso del logo en la presentación de nuestra comida, bebidas y de mas accesorios necesarios para la fiesta; y al mismo tiempo, también
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nos estaríamos haciendo publicidad llamado la atención de nuestros clientes con la presentación única dentro del campus universitario.
ESTRATEGIA DE ENFOQUE La estrategia final para consolidarse en el servicio de organización de fiestas es darle nuestros clientes experiencias únicas dentro de sus presupuestos, como baños móviles para las ocasiones y evitar molestias de limpieza si estas fiestas se realizaran en casas particulares u otros lugares privados. De ésta forma se le ofrecería a nuestros clientes un sistema de higiene muy innovador ya que los otros que organizan fiestas se dedican en gran proporción a lo estético y no tanto a la comodidad del que está organizando el evento, ya que como esta estrategia lo menciona se está enfocando en un mercado especifico que es el estudiante universitario, el cual durante su vida universitaria alcanza la madurez entre la niñez y la adultez, por lo que esta falta de madurez podrá ocasionar uno que otro inconveniente a la hora de realizar un evento.
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TIPO DE ORGANIZACIÓN Básicamente el tipo de organización que se tendrá es una organización funcional, este tipo de organización es conveniente ya que borra esa imagen del único jefe, o como se dice técnicamente no cumple con el principio de unidad de mando, o sea es una división de poderes, claro siempre con un líder o encargado que maneja los hilos más importantes de la escuela, en este tipo de organización cada uno de los empleados responderá a un supervisor o en este caso se le denominara anfitrión, en donde los colaboradores deben recurrir ante una situación problemática al anfitrión para resolver su problema, la principal ventaja de este tipo de organización es el de evitar problemas con altos mandos, en este caso los propietarios.
Las ventajas de manejar este tipo de organización es que se tiene una especialización máxima dentro de la organización, como en este caso será, el colaborador presenta algún inconveniente en un evento, el problema se limitara solo a eso evento, porque cada evento tendrá una naturaleza única, otra ventaja en este tipo de organización es el que se desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias. A pesar de ser un sistema altamente efectivo presenta desventajas como subordinación múltiple, esto quiere decir que los colaboradores no atiendan las indicaciones del anfitrión si este no presenta una imagen de autoridad, además otro problema que se puede presentar, al tener múltiples anfitriones se puede crear un tipo de competencia entre ellos, claro que la competencia es buena si se ve desde el lado positivo, pero si la vemos del lado negativo esto puede ser perjudicial porque puede acarrear sabotajes entre anfitriones o campañas de desprestigio, estos factores deben de ser controlados ya que si se no controlan esto crearía una especie de anarquía dentro de la organización, haciendo que la organización ya no funcione como tal perdiendo su visión, misión, metas, objetivos, entre otros factores, así como generar una gran tensión.
DEPARTAMENTALIZACION El termino departamentalización hace referencia a un área, división o segmento de una empresa; es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el
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tamaño y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempeñe. La departamentalización consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa teniendo en cuenta que toda empresa tiene como función entretener, encontramos que esto genera varias características.
Siempre se debe de tener este tipo de departamentalización ya que en si lo que se está armando o conjuntando es una empresa en un inicio a una pequeña escala para después con el paso del tiempo hacerla crece, el tipo de departamentalización que nosotros buscamos es la departamentalización por clientela, la cual está basada en la diferenciación y la agrupación de las actividades de acuerdo con el tipo de personas o personas para quienes se ejecuta el trabajo, ya que para nosotros el cliente es la clave para la forma en que se agrupan las actividades cuando las cosas que una empresa hace para él son administradas por un jefe de departamento. Siendo esta fundamentalmente nuestra principal herramienta de trabajo. Las ventajas de estas son múltiples, la principal ventaja para nosotros es la concentración de nuestra empresa en base a las necesidades del cliente, motiva a todo el personal y empresarios a trabajar por el cliente, lo que estamos logrando aquí es hacer sentir al cliente escuchado y comprendido por su proveedor. Esta presenta ciertas desventajas o problemas ya que se necesita de personal capacitado y expertos en los problemas de los clientes, ya que nosotros no realizamos actividades de producción a gran escala estas no se ven afectadas por este tipo de especialización sobre el cliente, que en nuestro caso es el estudiante universitario con un presupuesto apretado, pero que sabe que está siendo escuchado y serán atendidas sus necesidades.
PUESTOS DE TRABAJO Básicamente son 2 además de los propietarios o empresarios los que serán tomados en cuenta:
ANFITRION: Son las personas encargadas de la organización del evento, desde la comida, hasta la música y seguridad, todo esto dentro de un marco administrativo, organizativo y de supervisión.
COLABORADOR: Son las personas encargadas de realizar cada función designada por su anfitrión, estos pueden ser meseros, personal de limpieza, cocineros, disc-jockeys, entre otros, que sirvan para realizar el evento.
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La motivación es una herramienta de vital importancia para cualquier organización, empresa o negocio, ya que la falta de esta puede ocasionar baja productividad como sabemos la motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con voluntad e interés. La motivación en el trabajo debe de ser optima ya que esta nos señala o enfatiza que se descubre en una persona hacia un determinado medio de satisfacer una necesidad, creando o aumentando con ello el impulso necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción, o bien para que deje de hacerlo, por eso es de vital tener una gran motivación no excesiva sino la adecuada por eso la mayoría de medios en el trabajo están relacionados en su mayoría a factores extrínsecos ya que estos son los factores más comunes de incentivar a una persona para desarrollar su trabajo, entre estos podemos encontrar dinero, tiempo de trabajo, cenas, bienes materiales, entre otros, este tipo de motivación es la que se ha elegido para motivar tanto a los anfitriones, como a sus colaboradores ya que estos factores pueden ser necesarios para cada persona estos son de vital importancia ya que estos tienden a motivar para lograr los factores intrínsecos todos estos factores aumentan o decrecen en un espacio alrededor del individuo, sin embargo, los factores intrínsecos dependen del significado que le de la persona a lo que hace, por eso si se motiva monetariamente a un disc-jockey, este factor extrínseco va a motivar un factor intrínseco el del propósito, donde el va a tener como propósito ser el mejor disc-jockey .
Si bien es cierto, los llamados factores extrínsecos también dependen de esta interpretación de la persona, éstos pueden cambiarse radicalmente de forma muy rápida mientras que los intrínsecos requieren de un trabajo de asimilación más adecuado a la mente del individuo. Los factores intrínsecos tratan de los deseos de las personas de hacer cosas por el hecho de considerarlas importantes o interesantes. Entre los factores extrínsecos a tomar en cuenta están, el de otorgar un bono al anfitrión con la mejor fiesta de la semana, esto se lograra en hacer una entrevista después de la fiesta al anfitrión para que nos proporcione una evaluación de la fiesta, este va relacionado con otro ya que en base a ese anfitrión, el puede elegir al mejor colaborador de su fiesta el cual recibirá una compensación económica, por su gran labor dentro del trabajo, lo que motivara a todos nuestros empleados a realizar un mejor trabajo.
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El liderazgo tiene inicio con la búsqueda de las características personales universales que los líderes podrían tener en algún grado mayor que los no líderes, sabemos que liderazgo es toda capacidad que un individuo pueda tener para influir en un colectivo de personas, haciendo que este colectivo trabaje con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo, teniendo esta definición básica de liderazgo podemos concluir el tipo de liderazgo que le queremos dar a nuestra organización, este también depende de la personalidad nuestra ya que en base a nuestra personalidad se puede definir un estilo de trabajo.
Como se conoce en administración existe lo que se conoce que es el cuadro gerencial, este cuadro, rejilla o grid. Administrativa de Robert Blake y Jane Mouton. La rejilla tiene 2 dimensiones, preocupación por las personas y por la producción (incluye las actitudes del supervisor hacia la calidad de las decisiones políticas, procedimientos, etc.), Donde si esta en el cuadro (1,1) quiere decir que es la organización está en un liderazgo donde no se sabe a dónde siendo este el peor escenario de todos dentro de la organización, ahora lo que se busca es el (9,9), o trabajo en equipo que es la realización del trabajo está a cargo de personas comprometidas: la interdependencia a través de un interés común, por el objetivo de la organización propicia relaciones de confianza y de respeto.
Este se llega a dar en base al tipo de líder el tipo de liderazgo que queremos darle a la organización es una mezcla de varios tipos de liderazgo identificados basados en la autoridad, el cual un poco de autocrático donde se esperan obtener tanto recompensas como castigos, ordenando esperando una obediencia departe de los empleados, con positivismo y dirigiendo con capacidad y también siendo un poco democrático o participativo, Es el que consulta a los subordinados sobre las acciones y decisiones propuestas y fomenta la participación.
Con este tipo de liderazgo buscamos las siguientes características dentro de nuestra organización ambición y energía, deseo de dirigir, honestidad e integridad, seguridad en uno mismo, inteligencia y el conocimiento relevante sobre el trabajo, todas estas son características, encontradas entre los grandes líderes, no únicamente empresariales sino en cualquier esfera organizacional.
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Esta es la principal herramienta de la organización ya que si no se logra transmitir correctamente lo que uno desea de los empleados, es innecesario contar con las mejores estrategias de mercado, los mejores costos, si no existe esta, básicamente en una administración existen 4 tipos de comunicación los cuales en cualquier etapa del desarrollo de un evento llegan a ser de vital importancia ya que en una fiesta se utilizara cualquier tipo de comunicación estos tipos son la formal, ascendente, descendente y horizontal.
La comunicación formal es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal, esta es de vital importancia ya que este va a ser el tipo de comunicación que se va a transmitir con el cliente, si uno no tiene una comunicación o un lenguaje adecuado con el cliente, no se va a transmitir, seriedad, esmero y profesionalismo, respecto a la organización de nuestros eventos.
La comunicación ascendente y descendente van relacionada una con la otra ya que la descendente sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los propósitos más comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de trabajo: “quien, debe hacer que , cuando, como, donde” y la ascendente es la que va del subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos. Ambos tipos deben de ir claros y saberlos diferenciarlos, ya que ellos en muchas oportunidades por no tener el mismo grado de escolaridad se van a dirigir de forma ascendente en un lenguaje el cual puede ser un poco mas coloquial pero claro siempre dentro de un grado de respeto, ahora nosotros nos dirigiremos a ellos de manera un poco mas coloquial pero no entrando en un lenguaje de irrespeto y no muy técnico pero siempre mostrando una autoridad y sobre todo confianza hacia ellos ya que esto los motivara en el desarrollo de sus actividades. Y por último la comunicación horizontal es como personas del mismo nivel jerárquico se comunican.
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Administración es la herramienta vital en cada organización, empresa o negocio, ya que si no se tiene una correcta administración todo fallara, administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio, el in la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc. Los objetivos de la administración son alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social, eficacia cuando se van alcanzando las metas, y eficiencia, cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos además permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla y asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios. Esta es de vital importancia ya que la administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición. La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.
Nosotros buscamos darle nuestra a empresa los siguientes enfoques, coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales, relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades del cliente, así como el desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, y también el desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.
Básicamente la administración como las demás herramientas de este trabajo debe de ser una unión de varios tipos para poder asegurar un éxito por lo que nosotros nos basaremos en dos, las cuales son la
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administración por objetivos y la administración estratégica, en la administración por objetivos la cual es la más practicada en todo el mundo. Algunos la consideran como una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica de motivación; por ultimo hay quienes la consideran como un dispositivo de planeación y control. Estas tres definiciones son las que buscamos en la empresa ya que al ser una herramienta de evaluación podemos obtener un mejor desempeño y así poder motivar a los empleados pero sin olvidar una correcta planeación y un estricto control. En otras palabras, las definiciones y aplicaciones de la administración por objetivos varían ampliamente y, por consiguiente es importante destacar los conceptos desarrollados por lo tanto se puede definir como un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigido conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.
El otro tipo de administración que se desarrollara más tarde este es como un plan de contingencia en base a esto podemos decir que la competencia de administración de la Estrategia, es "aquello que "la empresa desea realizar, cual es el negocio que pretende llevar a cabo, cual es el rumbo que va a seguir. El núcleo de la administración estratégica es la preparación para el mañana: busca orientar a la empresa frente al futuro no para anticipar todos los acontecimientos, si no para que la empresa pueda dirigirse hacia sus objetivos consientes sistemáticamente basados en análisis reales y metódicos de sus propias condiciones y posibilidades, y del contexto ambiental donde opera. En otros términos, el futuro de la empresa no puede ser previsto, sino que debe ser creado.
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