STRATEGIJA I PROJEKTNI
MENADŽMENT
ULOGA STRATEGIJE U PROJEKTNOM MENADŽMENTU
… • Hoće li organizacija uspjeti opstati na tržištu ovisi o tome kamo je krenula, tj. o njezinoj strategiji.
• S druge strane strategije nalaze se projekti
analiza projektnih neuspjeha R.Buttrick-a :
… • Hoće li organizacija uspjeti opstati na tržištu ovisi o tome kamo je krenula, tj. o njezinoj strategiji.
• S druge strane strategije nalaze se projekti
analiza projektnih neuspjeha R.Buttrick-a :
… • u većini slučajeva (cca 80%) neuspjeh na projektu izazvan je nejasnom organizacijskom strategijom
Njegovi rezultati se slažu s Demingovim* istraživanjima koja upućuju da je u većini slučajeva problem u sustavu a ne individualnim naporima (najjednostavniji primjer problema je borba oko resursa kad su u organizaciji nejasni prioriteti) *
Slika 1. Pozicija projektnog menadžmenta OKOLINA
STRATEGIJA
ORGANIZACIJA
PROCESI organizacija koja uči potpuno upravljanje kvalitetom reinženjering poslovnih procesa upravljanje centrima odgovornosti…
Izvor: Omazić, M.,A., Baljkas, S. (2005): Projektni menadžment, Sinergija, Zagreb, str. 71
… Danas se PM širi svakog dana kao disciplina koja uključuje opće organizacijsko napredovanje prema svim kriterijima poslovanja s krajnjim ciljem osiguranja proizvoda optimalne kvalitete za kupca. ovo moguće ostvariti jedino putem efektivne unutar organizacijske integracije svih funkcija i optimalne uporabe oskudnih resursa PM je pod utjecajem modernih organizacijskih procesa poput potpunog upravljanja kvalitetom, organizacijskog učenja i/ili reinžinjeringa poslovnih procesa koji, djelujući zajednički s okolinom, omogućuju optimalan balans između unutrašnjeg organizacijskog dizajna i strategije koja će organizaciji omogućiti da dugoročno opstane na tržištu
… • postizanje boljih rezultata od konkurencije = BIT USPJEŠNE STRATEGIJE • PROJEKTI = instrument za ostvarivanje konkurentske prednosti
Nema jednoznačnih jamstava za uspjeh, niti sigurno uspješnih odluka!
… • Operacijska djelotvornost i poslovna efikasnost postaju standard tržišnog natjecanja, a ne činitelji razlikovanja između tržišnih suparnika.
• Procesima kreiranja strateških alijansi, spajanja i preuzimanja te umrežavanja organizacija danas se pristupa i rukovodi kao projektima.
• Implementacija sustava upravljanja kvalitetom ili reinženjering poslovnih procesa te druge inicijative koje su usmjerene na organizacijski razvoj također su projektno usmjerene.
• Konzultantske usluge menadžmentu ili razni programi edukacije također su projektno orijentirani.
… Nekad je postojala slaba veza između PM i organizacijske strategije
Neki od problema koji su nastajali u takvoj situaciji bili su:
• problemi pri harmonizaciji različitih projekata koji se odvijaju u okviru organizacije • projekti se ne provode po određenom prethodno elaboriranom logičnom redoslijedu koji je usklađen s ciljevima organizacije
… • ne uzimajući u obzir cjelokupnu organizacijsku strategiju i njezine potrebe, započinju se projekti s rezultatima nižeg organizacijskog prioriteta; s vremenom dolazimo do situacije u kojoj ima niz projekata koji su sami sebi svrhom, s poraznim odrazom na troškove i organizacijski budžet, što u dužem razdoblju može dovesti do organizacijske krize, a ponekad i gašenja
• stalni sukob interesa unutar organizacije, a osobito oko resursa • programi i projekti koji se odvijaju u organizaciji mijenjaju se prilikom svake promjene u menadžmentu
… • Ispravna primjena PM prvenstveno ovisi o podršci vrhovnog menadžmenta . •
Centre for Innovative Management (CIM) vide organizacijsku krizu kao okidač za
primjenu PM Slika 2.
Slika 2. Primjena PM
ORGANIZACIJSKA KRIZA t
POTRAGA ZA RJEŠENJEM
NE
STATUS QUO!
SPORADIČNO KORIŠTENJE PM -a
ULAGANJE U PROJEKTNI
DA
MENADŽMENT
KUPNJA GOTOVOG RJEŠENJA PM -a
SAMOSTALNI RAZVOJ PM-a
Izvor: Omazić, M.,A., Baljkas, S. (2005): Projektni menadžment, Sinergija, Zagreb, str. 73 (prema Thomas, Delisle, Jugdev (2001:8))
… • Organizacijska kriza ne mora pokazivati stvarno, trenutačno stanje organizacije već to može biti jedno od mogućih stanja tokom životnog ciklusa organizacije.
• Nažalost, često je početak primjene PM izravno povezan s krizom organizacije, tako da sama implementacija PM u takvom trenutku stvara dodatne probleme jer kriza zahtjeva hitno, jedinstveno i jednostavno rješenje.
… • rezultati istraživanja CIM-a pokazuju da je top menadžment u 77% primjera zainteresiran za implementaciju pm u slučaju organizacijske krize Svako rješenje ulaganja u PM, bilo da se radi o kupnji ili o samostalnom razvoju, vodi k
napretku organizacije i uspješnom prevladavanju moguće krize, dok neslaganje vodi k statusu quo tj. u uvjetima globalne konkurencije nazadovanju organizacije.
… • Organizacije se služe projektima kao sredstvom za postizanje ciljeva
prema tome projekti su nosioci strategije
• Projekti moraju biti: koherentni, komplementarni, usmjereni,
vođeni organizacijskom strategijom i tek tada mogu rezultirati konkurentskom prednošću .
… • današnja je orijentacija mnogih organizacija u svijetu na 4 ključne karakteristike projekta:
troškove, vrijeme, izvedbu i inovativnost, gdje je zajednička premisa orijentacija na krajnjeg korisnika.
… • Strategija u kontekstu PM morala bi biti rezultanta strateškog procesa od strane top menadžmenta jer se samo uzimajući u obzir cijeli proces, može ostvariti adekvatni projektni rezultat.
• Strateški proces se sastoji od 2 referentne točke: procjene sadašnjeg stanja i predviđanja, odnosno vizije budućeg stanja
• Tim procesom se rukovodi na 2 razine, organizacijskoj i projektnoj.
… • Danas na strategiju treba gledati kao na nešto što se prilagođuje, pa čak i mijenja, a ne kao nešto kruto i nepromjenjivo.
• Na organizacijskoj razini, gledište interesa je eksterno prema projektu i strateške smjernice organizacije nužno utječu na jedinstvene ciljeve projekta. To znači da ciljevi projekta nužno moraju biti uklopljeni u ciljevima organizacije kao cjeline.
(to znači da ciljevi projekta nužno moraju biti uklopljeni u ciljevima organizacije kao cjeline)
• Na projektnoj razini, gledište je interno te se generira od strane projektnog menadžera i odnosi se na posebnosti projekta.
… • Ciljevi projekta u najmanju ruku moraju biti komplementarni sa strategijom organizacije, jer je strategija dio procesa u kojem se definiraju resursi, metode i alati za ostvarenje prethodno definiranih ciljeva organizacije, te se mnoge organizacije definiraju i tržišno pozicioniraju kroz projekte koje izvode.
• Određivanje strategije jest proces konverzije informacija o prošlim, sadašnjim i budućim kretanjima tržišta od strane ključnih pojedinaca i grupa unutar organizacije
Slika 3. Odnos strategije i projekta u organizaciji
analiza konkurentnosti
VRHOVNI
MENADŽMENT
ORGANIZACIJSKA STRATEGIJA
organizacijski zahtjevi
Vizija i strategija
postojeći projekti SREDNJI
MENADŽMENT
ORGANIZACIJSKA STRATEGIJA
karakter i mogućnosti organizacije
Ciljevi i projekti
prioritetne želje kupaca
NIŽI MENADŽMENT
STRATEGIJA PROJEKTA
mogućnosti dobavljača
Planovi i prioriteti
PROJEKTNI TIMOVI
PROJEKTNE AKTIVNOSTI
… • Organizacijska strategija trebala bi sadržavati organizacijske zahtjeve (npr. Preusmjeravanje na nova tržišta), kao i analizu konkurentnosti (npr. Provedbom SWOT analize ili Porterova modela 5 sila).
• Jednako bi tako trebala voditi računa o utjecaju najnovijih promjena na razvoj ključnih tehnologija, novih konkurenata na tržištu i dr. čimbenika koji utječu na tržište (npr. kretanje valutnih tečajeva, institucionalnih uvjeta, političkih uvjeta).
… • Rezultanta prethodno navedenih radnji trebala bi biti jasna strategija koja uključuje pisanu viziju i misiju organizacije te služi kao jasna smjernica svih aktivnosti organizacije, uključujući projekte.
• Kako bi se projekti izveli na adekvatan način, treba ih planirati. • Planiranje je postupak formuliranja organizirane metode kojom se postiže nešto što u budućnosti treba učiniti (nije sinonim za projektni menadžment) .
• Mnogi menadžeri u praksi doživljavaju PM samo kao planiranje dok ga drugi doživljavaju kao implementaciju i eventualno praćenje rezultata. Tu je važno naglasiti da alati PM proizlaze iz njegovih metoda i samim time bi metode morale biti stabilnije, a alate PM je potrebno rabiti kao potporu metodama ili sredstvo koje ih čini efikasnijim i, što je još važnije, učinkovitijim .
Slika 4. Proces strateškog planiranja
… • misija čini početnu točku procesa strateškog planiranja. • misija je korak i jasan opis što organizacijska jedinica (cijela organizacija ili samo dio organizacije) smatra zašto je organizirana i što treba učiniti
• misija = glavni cilj organizacije tj. svrha njegova postojanja (P. Sikavica) •
Misija projekta bi obavezno trebala biti u pisanoj formi i ne duža od jednog odlomka
(jer postane kontraproduktivna).
• mora biti dovoljno jezgrovita i transparentna kako ne bi zahtijevala dulje vrijeme za prisjećanje i usporedbu s aktivnostima koje organizacijska jedinica poduzećima ili namjerava poduzeti
• Ispravno napisane misije imaju pravu vrijednost i usmjeravaju pažnju na to što organizacija misli ili jest ili što bi trebala raditi.
… Projekti nisu izolirani od okoline u kojoj djeluju, već ih okružje stvara i s njim su u interakciji. Okružje organizacije je područje u kojemu organizacija djeluje, a projekt izvodi. Kako bi se organizacija vodila efikasno i učinkovito, potrebno je uzeti u razmatranje sve relevantne poslovne izazove: kupce, tehnologiju, konkurenciju i okolinu (ekonomsku, kulturnu, socijalnu, političku, zakonodavnu). Kao vanjski čimbenici koji imaju utjecaj na organizaciju, osim Porterovih 5 konkurentskih sila, djeluju još državni zakoni i regulacije te sve više snaga radničkog sindikata.
… Kako bi se imao jasan uvid u tržišnu situaciju, potrebno je analizirati sve prethodno navedene čimbenike pomoću instrumenta poput SWOT analize ili portfolio matrice.
SWOT analiza omogućuje proučavanje unutarnjeg i vanjskog okruženja. Snage i slabosti se općenito pojavljuju u unutarnjem okruženju organizacije (npr. sadašnji proizvodi, kupci, moral zaposlenika, protok informacija), a povoljne prilike i opasnosti se pojavljuju u vanjskom okruženju (npr. konkurencija, ekonomska klima, potencijalno tržište, zakonodavstvo). Vanjski čimbenici su društveni, tehnološki, ekonomski i politički (STEEP čimbenici).
… SWOT analiza može se raditi za cijelu organizaciju ili za njezin određeni dio, tj. pojedini projekt. Ta analiza može se iskoristiti kako bi se odlučilo na koji način istaći ili izgraditi sile organizacije, uputiti na slabost, iskoristiti povoljne prilike i izbjeći ili smanjiti opasnosti. Rezultat provedene analize najčešće su upravo projekti koji se orijentiraju na tržišne prilike prepoznate kroz tihe signale i/ili prepoznavanje budućih trendova.
… • Kako bi organizacija imala svrhu, mora razviti i viziju vlastite budućnosti . • Vizija je artikulacija organizacijskih aspiracija ona je jasna slika budućnosti, putokaz koji slijedimo
…
Disneyeva vizija je „usrećiti ljude”, u Motoroli je to „bežičnost”. 3M je usmjeren na „rješavanje nerješivih problema”,
AT&T govori o „informacijskom pokretu i menadžmentu”
… Ranih 90-tih godina prošlog st. američko trgovačko poduzeće Wal-Mart postavilo si je ambiciozan cilj, „postati tvrtkom vrijednom 125 milijardi US$ do 2000. godine”, i uspjeli su ga čak i premašiti za oko 40 mlrd US$. Nikeova kampanja iz 60-tih bila je vođena sloganom „razbijmo Adidas”. Tijekom 40-tih god. Standfordsko sveučilište odlučilo je „postati Harvardom Zapada”. General Electric je 1980. god. upotrijebio usko fokusiran smjer djelovanja za sve svoje organizacijske jedinice
„Postati broj jedan ili dva na svakom tržištu na kojemu smo prisutni i unaprijediti tvrtku kako bi imala snagu velike organizacije i brzinu malog poduzeća”.
… moderne organizacije moraju jednako fokusirati na mikrostrategiju preko PM, kao i na makrostrategiju putem konstantnog praćenja industrije u kojoj djeluju ili industrijskih trendova koje su definirale kao sebi zanimljive!
Lideri budućnosti bit će one poslovne organizacije koje budu ne samo optimizirale svoje poslovanje već koje budu restrukturirale i redefinirale cijelu industriju. Trebamo stalno imati na umu ono što Porter ističe, a to je da industrijska struktura nije definirana sama po sebi već je definiraju lideri na tržištu i tržište.
