PIM V E VI 4

UNIVERSIDADE PAULISTA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA GESTÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

PIM V

Projeto Integrado Multidisciplinar SOFTWARE DEVELOPER.

Belém – Pará 2013

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

PIM V


Trabalho do Projeto Integrado Multidisciplinar – PIM PIM V, apre aprese sent nta ado como como exig exigên ênci cia a para para conclusão do 3º Semestre do Curso Superior de Tecnologia Gestão em Tecnologia da Informação, da Univ Univer ersi sida dade de Paul Paulis ista ta – UNIP UNIP,, camp campus us Entroncamento.

Monitora: NATÁLIA MORAES

Belém - Pará 2013

RESUMO

O relatório abaixo tem como objetivo orientar o Gerente de TI para que possa utilizar conceitos da gestão de projetos e boas práticas da TI, de forma a extrair o máximo de benefícios para melhoramento dos processos da organização. Assim, a aplicação de diversos conceitos teóricos e métodos da gestão de TI, podem trazer inúmeros benefícios, atingindo assim, metas estabelecidas. Também serão percebidas melhoras em todos os segmentos segmentos e setores setores da empresa, não apenas internamente, internamente, mais no ramo em que a mesma atua, fazendo assim, com que ela se destaque através dos serviços prestados, sendo eles com qualidade e eficiência. No relatório estarão presentes duas empresas: a Software Developer Developer que é uma empresa de desenvolvimento desenvolvimento de software para bancos e a XPTO que possui filiais espalhadas por diferentes locais geográficos do País e que trabalha no segmento segmento de TI. O intuito intuito do relatório relatório é a partir de conceitos conceitos estudados em sala de aulas e com o apoio do material, analisar as duas empresas e aplicando os conhecimentos, propor melhorias para que elas possam desfrutar da tecnologia a fim de melhorar seus processos internos e externos. Palavras-Chave: Tecnologia da Informação, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Infraestrutura, Planejamento.

SUMÁRIO

1- INTRODUÇÃO

No ramo empresarial, é rotineiro ouvir falar em redução de custos, aumento do lucro, projetos, gerenciamento, dentre outros. Mais para que tudo isso seja colocado em prática, torna-se necessário um projeto bem elaborado, que guiará a organização para poder atingir suas metas e objetivos. Aliado ao projeto existe também o gerenciamento financeiro, usado para gerir os custos, os riscos e as aquisições necessárias. A TI (Tecnologia da Informação) está aliada a todos os processos da empresa. Para tanto, é necessário que se tenha uma equipe bem estruturada e experiente, que possa estar contribuindo para o desenvolvimento do projeto. Também se torna necessário, uma gestão de pessoal que possa administrar a equipe com eficiência. Quando se fala em projeto, tem-se em mente o binômio PRAZO e ORÇAMENTO. Esses dois estão atrelados a qualquer que seja o tipo de projeto. É claro que, para atender a esse binômio, é necessário planejamento estratégico e econômico. Se um projeto for planejado corretamente no seu aspecto de prazo e orçamento, o mesmo será cumprido rigorosamente sem estouro no orçamento. É comum encontrar estouros onde não existe um planejamento feito seguindo critérios, sendo assim, gerando atrasos no cronograma e aumento nos gastos. Com o intuito de melhorar os serviços prestados, a empresa Consulting que atua no ramo de consultoria em TI, foi contratada pela empresa Software Developer, empresa atuante no seguimento de desenvolvimento de software para bancos, para propor medidas de melhorias nos seus processos, pois a mesma encontra-se com dificuldades organizacionais para realizar as tarefas de determinados projetos, resultando em atrasos e aborrecimento por parte dos clientes. Serão propostas medidas para uma maior eficiência nos processos de desenvolvimentos de projeto, atendendo no prazo e dentro do orçamento. Também, serão apresentadas propostas para a melhoria da infraestrutura de TI, de forma a melhorar o rendimento dos colaboradores e projetos. Também, será apresentada proposta técnica para a implantação de rede de computadores e um sistema ERP para a empresa XPTO, visando melhorar os processos internos dentro de suas filiais e matriz, tendo em vista um futuro crescimento da empresa estimado em 50% em 5 anos. Serão propostas medidas para a segurança dos dados da organização, analisando os riscos e padrões de segurança da informação. É importante destacar que, a segurança da informação de qualquer organização, tem que garantir a redundância e disponibilidade adequada dos dados, para dessa maneira, garantir a manipulação com a devida segurança.

2.1 – FINANCAS EM TI 2.1.1 – PLANO DE GERENCIAMENTO FINANCEIRO As grandes empresas de hoje, contam com uma forte aliada nos seus processos internos e externos: a TI (Tecnologia da Informação). Através dela, é possível gerenciar todo tipo de informação, serviços, bem como, agilizar os processos. Mais para que isso seja possível, tornam-se necessários um projeto e posteriormente, um plano de gerenciamento financeiro que possa gerenciar os custos, riscos e aquisições. Para tanto, é necessário que esse projeto possa orientar a forma de agir da empresa, estando este alinhado a um plano de gerenciamento financeiro. Plano de gerenciamento financeiro, nada mais é do que a programação do orçamento, ou seja, o que será gasto, a racionalização dos gastos e a otimização dos investimentos como forma coerente de administrar a renda, os investimentos, as despesas, o patrimônio e as dívidas. A empresa Software Developer está com inúmeras dificuldades em montar o seu plano de gerenciamento financeiro. Através de análises e estudos, a Consulting percebeu que os projetos da Software Developer muitas das vezes, estariam sendo entregues fora do prazo, causando transtornos tanto para o cliente quanto para a mesma. Esses transtornos podem ser resolvidos com planejamento. Daí torna-se necessário um plano de gerenciamento financeiro, que esteja alinhado ao orçamento e a data de entrega de determinado projeto. Mediante a situação, surge a necessidade de desenvolver um plano de gerenciamento financeiro o mais rápido possível, pois este fará com que a Software Developer tenha conhecimento das ferramentas e poderá utilizálas como objetos aliados aos seus processos internos. Ultimamente, o que se busca em um determinado serviço contratado é o cumprimento no prazo e também no orçamento. Após o desenvolvimento e implantação desse plano de gerenciamento financeiro, a Software Developer poderá estar alinhando todo o seu compromisso com os seus clientes. Isso se dará, pela eficiência nos seus serviços, de acordo com o que fora planejado e conversado com o cliente deixando assim, o cliente satisfeito e fazendo com que ele procure a organização novamente para realização de projetos futuros. É notável que existam muitas dificuldades ao tentar montar um plano de gerenciamento financeiro. Como exemplo, podem ser citados: falta de experiência em técnicas administrativas e falta de capital de giro. É claro

que existem inúmeros fatores/problemas que dificultam essa elaboração, porém, esses dois são os mais comuns. Para iniciar, se faz necessário saber o conceito de planejamento. Planejamento, nada mais é do que estabelecer com antecedência as ações que serão executadas. Também, estima de recursos e definição de responsabilidades para conseguir alcançar os objetivos esperados. Planejando, é possível verificar os problemas que poderão surgir durante a execução do projeto, visando assim, evitar transtornos seja no estouro do orçamento ou do prazo. Ultimamente, a Software Developer vem encontrando sérios problemas financeiros. Isso ocorre, devido a estouros nos prazos e nos orçamentos de projetos. Também, não há uma análise do fluxo de caixa da empresa. Orçamentos são feitos, mais não são analisados de forma correta. Daí percebe-se que será necessária a análise dessas duas ferramentas: Fluxo de Caixa e Orçamento. Sabe-se que existem inúmeras ferramentas que podem contribuir para o gerenciamento financeiro de uma organização. Duas das mais importantes são: o Fluxo de Caixa e o Orçamento. O Fluxo de Caixa é uma das ferramentas mais importantes, pois é através dela que são registradas todas as movimentações do caixa de qualquer organização. Ou seja, é onde são registradas as entradas e saídas de recursos financeiros, em um determinado período de tempo. O Fluxo de Caixa é um dos instrumentos que analisa e avalia uma empresa, demonstrando visualmente o fluxo das receitas e despesas distribuídas durante o projeto. Adotando-se essa ferramenta, é possível uma boa e organizada gestão dos recursos financeiros evitando situações que, representem ameaças ao andamento da empresa. Já o orçamento, se preocupa em demonstrar as intenções que a empresa possui em termos financeiros. Podese dizer que o orçamento, é uma síntese dos planos da empresa, onde são estabelecidas as metas das atividades de vendas, produção, distribuição e etc. Existem inúmeras vantagens em possuir um orçamento bem elaborado e organizado. Dentre essas, pode-se citar: fornecer um meio de transmitir os planos da administração a toda à organização; fazer com que os administradores possam pensar no futuro e planejá-lo para que não haja imprevistos; revelar ou detectar as possíveis falhas que a empresa poderá enfrentar, bem antes que a mesma passe por elas; definir metas para posterior avaliação de desempenho. Quando, em uma empresa, não existe um gerenciamento financeiro bastante organizado, é possível que a mesma encerre suas atividades no mercado sem que os seus proprietários possam identificar os problemas aos

quais levaram a empresa ao buraco. É claro que nenhum dos empresários da Software Developer irão querer isso para a organização que estão conduzindo. A organização está com dificuldades em se manter no mercado, pois não está mais conseguindo obter o resultado desejado em seus serviços. Isso ocorre devido a fatores internos e externos. Como fatores internos, podemos citar colaboradores não interessados, dificuldade de organização interna, distribuição das atividades, etc. Como fatores externos, pode-se citar a existência de inúmeras concorrentes no mesmo ramo, dificultando a sua sobrevivência e crescimento, novos produtos e serviços sendo lançados chamando à atenção do público, diferenciação no atendimento, etc. A sobrevivência e o crescimento de uma organização podem ser vistos como consequências de um planejamento financeiro que está atrelado a um eficiente orçamento, tendo-se controle das receitas e despesas de forma que, seja suficiente para a projeção de um fluxo de caixa e posteriormente, um melhor controle dos recursos financeiros dessa forma, garantindo a permanência da empresa no mercado em que atua. Também vale lembrar que, se torna necessário por parte da gerência da empresa, dar atenção aos mecanismos que fazem uso no planejamento e acompanhamento do desempenho da organização. Deverão ter uma visão empreendedora, de forma a contribuir para a melhoria dos resultados e na diminuição de ocorrência de problemas futuros. O planejamento financeiro pode ser considerado um diferencial para a Software Developer, pois ele trabalha com visões em um futuro não muito distante. Está sempre atenta aos riscos que a organização poderá sofrer, porém podendo contê-los antes que a mesma venha a passar por eles. Sendo assim, o planejamento financeiro é um fator determinante para o desempenho da empresa no mercado em que atua.

2.2 – ECONOMIA E MERCADO 2.2.1 – DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DAS EMPRESAS NO MERCADO

Com o crescente número de consumidores, torna-se necessário um maior número de empresas e serviços diversificados. Hoje, quem tem mais condição de venda e preço baixo, além de um serviço diferenciado, está se saindo muito bem no mercado econômico. Mais para que isso seja possível, é necessário que os empresários estejam diariamente desenvolvendo soluções e ideias que possam atender as expectativas de seus clientes, não apenas na questão de preço ou condição, mais na qualidade dos serviços prestados. Para que a empresa Software Developer possa continuar a se desenvolver e manter-se ativa no mercado econômico, é necessário que ela esteja sempre em busca de melhorias que possam fazer a diferença nos

serviços prestados. Ora, se existem inúmeras empresas do mesmo ramo, a fatia do mercado irá diminuir gradualmente para as mesmas. Porém, cada uma terá que planejar de que forma fará para dar a volta nessa situação, resultando em melhorias no seu lucro. É fácil entrar no mercado, porém manter-se nele torna-se difícil por diversos fatores, tais como: concorrência, menor preço, diferencial nos serviços prestados, aumento de empresas atuantes no mesmo ramo de atividade, dentre outros. Para tal entrada no mercado, torna-se necessário um planejamento e estudo mercadológico para perceber e saber, o que e como fazer para que a empresa possa se dar bem no ramo em que pretende atuar. Muitas das vezes, empresários inexperientes iniciam suas atividades comerciais, sem sequer planejar seus passos e metas. Isso poderá causar desperdício de dinheiro e até mesmo, o fechamento da empresa. Esses aspectos devem ser bem observados e estarem presentes na organização interna da Software Developer, sempre que se iniciar algum novo projeto, pois se o mesmo for bem planejado, resultará em sucesso para manter empresa no ramo, bem como, na diminuição ou até mesmo, uma estagnação dos resultados negativos durante o andar da mesma no desenvolvimento dos seus projetos. É claro que, medidas corretivas durante o processo de execução são necessárias, mais mediante a um planejamento bastante organizado, será possível detectar as falhas e tomar decisões para corrigi-las. Também se torna necessário, que a Software Developer refaça novamente uma pesquisa mercadológica para saber, o que a clientela procura. Nessa pesquisa, poderão ser feitos questionamentos do tipo: O que o cliente procura? Que perfil de empresa ele procura? Dentre inúmeras que poderão ser levantadas. Após a pesquisa, poderá analisar esses resultados e buscar melhorias internas para se adequar ao mercado atual.

2.2.2 – A OFERTA E A PROCURA DE BENS OU SERVIÇOS Todos os membros da sociedade necessitam adquirir diariamente qualquer que seja o produto ou serviço desejado. No entanto, dependendo da procura desse bem ou serviço, o mesmo poderá chegar a faltar em determinadas empresas, ou até mesmo, no caso de um serviço, ficar sobrecarregado com tantas solicitações. A Lei da oferta e da procura (ou Lei da Oferta e demanda) estabelece a relação entre a demanda de um produto, isto é, a sua procura e a quantidade do mesmo que é oferecida, ou seja, a oferta. Através dela, é possível perceber e descrever o comportamento dos consumidores na aquisição dos bens e serviços em determinados períodos, em função de quantidade e preços. Ultimamente, a procura pelos serviços da Software Developer tem diminuído bastante em vista de problemas internos. Também, a equipe de marketing da empresa está tendo dificuldades em lidar com o marketing da concorrência. Daí, surge a necessidade de uma atualização, ou seja, de um treinamento eficiente e de impacto

com esses colaboradores para que, façam uso de novos meios de propaganda que chame atenção da clientela, favorecendo a divulgação dos seus produtos e serviços. Para que a empresa possa voltar a se dar bem no ramo em que atua, torna-se necessário estar atenta a lei da oferta e procura. Como dito acima, é possível através de estudos, descrever o que os consumidores estão procurando mais fazendo com que, a empresa foque naquele bem ou serviço que está em alta no momento. Sabe-se que, bens e funcionários parados são desperdício de dinheiro. Então, para que isso não aconteça, o empresário deverá estar atento a fatores de consumo para que dê preferência àquele bem ou serviço que está sendo mais requisitado no momento. Dessa forma, o mesmo terá lucro e também satisfação dos clientes, por ter sempre em sua organização aquele bem ou serviço disponível por um bom preço, ou por uma qualidade diferenciada no serviço prestado. A Software Developer poderá realizar pesquisas mercadológicas com a finalidade de saber, em meio ao seu ramo e aos seus cliente, quais as necessidades rotineiras, ou seja, o que é de uso constante dos clientes, poderá também verificar, através dessa pesquisa, o nível da concorrência para então poder estar batalhando para ter sucesso. Essa pesquisa irá ajudar a alavancar a empresa, visando abrir novos rumos e serviços que beneficiarão os seus clientes bem como a própria organização.

2.3 – GERENCIAMENTO DE INFRA ESTRUTURA 2.3.1 – O PODER DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO Os dois recursos mais importantes que são gerenciados por uma empresa ou organização são o conhecimento e a informação. Isso independe do ramo em que atua. Hoje, as organizações tornaram-se dependentes da TI (Tecnologia da Informação) para a maioria dos seus processos. Diante disso, a TI está em todos os departamentos das organizações auxiliando nas tomadas de decisões, nos processos internos e externos. É uma forte aliada no mercado competitivo, pois traz agilidade nas informações com um custo benefício bastante atraente. A TI, é a principal responsável por tornar disponível a infraestrutura tecnológica necessária para a análise e divulgação da informação, como também, o armazenamento do conhecimento produzido pelos integrantes de uma organização. Durante a consultoria realizada na Software Developer, verificou-se que existem muitos funcionários que tem potencial para o desenvolvimento de conhecimentos baseados em informações. Esses conhecimentos poderão ser utilizados em benefício da organização. O que deve ser feito é dar oportunidades a esses colaboradores que podem desenvolver soluções tanto lógicas quanto físicas, para o melhoramento do processo interno.

Também podem ser realizados, treinamentos como forma de incentivo ao desenvolvimento do conhecimento, com o intuito desse conhecimento ser utilizado nos processos da empresa. Mesmo tendo profissionais de nível ótimo, é necessário investir cada vez mais em treinamento e aperfeiçoamento dos mesmos. Atualizações tornam-se cada vez mais necessárias, em vista da gama de novos recursos e tecnologias que estão em desenvolvimento no mundo atual.

2.3.2 – ADEQUANDO A TI ÀS NECESSIDADES DAS ORGANIZAÇÕES Toda organização necessita de uma estrutura de TI bem planejada e organizada, a fim de atender as suas necessidades. Para que isso aconteça, torna-se necessário a execução de atividades tais como: • Desenho: seria a elaboração da arquitetura a ser utilizada para a construção da estrutura de tecnologia; • Planejamento: é um dos passos de grande importância, que vai planejar a aquisição e a disponibilização dos componentes tecnológicos bem como descrever, a dimensão da capacidade desses componentes em relação às necessidades da organização; • Implementação: realizar a instalação e disponibilizar todos os componentes de infraestrutura tecnológica conforme foi planejado; • Operação: consiste em operar (pôr em prática) toda a infraestrutura disponibilizada, mantendo-a com desempenho e capacidade de acordo com as necessidades da organização e ao planejamento efetuado; • Suporte: prestar suporte a qualquer anormalidade de funcionamento que possa aparecer durante a operação da infraestrutura. As Atividades de gerenciamento de infraestrutura acima citadas, possuem os seguintes objetivos:

• Garantir e aumentar a disponibilidade da infraestrutura de TI para a organização, afim de que ela se beneficie com tal gama de recursos; • Elevar a qualidade e desempenho nos serviços prestados;

• Diminuição nos efeitos das possíveis mudanças ou adequações; • Ser flexível no atendimento a demanda; • Ser mais eficiente na resolução dos problemas; • Redução nos custos com falhas; • Diminuição dos custos com TI.

Sabendo que uma estrutura de TI bem organizada e estruturada contribui para o rendimento dos processos de uma organização, constatou-se que na empresa Software Developer, sua infraestrutura de TI necessita de um upgrade. Foram detectados vários problemas com relação a máquinas com poder de processamento baixo, sistemas operacionais desatualizados, falta de acompanhamento técnico por parte do responsável pelo setor de TI, dentre outros. Torna-se necessário uma atualização o mais rápido possível. É claro que investir em TI exige um bom capital, e ainda mais quando se fala em recursos de hardware, mais o retorno sobre o investimento se o mesmo for bem feito, será muito bom. Para tal upgrade, será necessário que o responsável do setor de TI realize uma análise dentro dos setores da organização, para que permitam que ele perceba quais são as necessidades dos usuários para dar continuidade aos projetos sem transtornos. Após isso, montará um planejamento para futura implementação das melhorias necessárias para contribuir no processo de melhoria e aumento nos lucros da empresa. Na atualidade, o gerenciamento de infraestrutura tornou-se uma prioridade não apenas para garantir o entrosamento da TI com as necessidades da organização, mais para controlar o seu custo.

Sendo assim, o conjunto de serviços de infraestrutura fornece a capacidade humana e

técnica que, alavanca a capacidade do negócio necessária para o posicionamento competitivo da empresa.

3.1 – CONCEITOS IMPORTANTES

De inícios, iremos definir alguns conceitos importantes para melhor entendimento durante o desenrolar do relatório. 3.1.1 – ERP – Enterprise Resource Planning

ERP ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma organização, possibilitando a automatização e armazenamento de todas as informações de negócios.

3.1.2 – REDE DE COMPUTADORES Rede de computadores nada mais é do que 2 ou mais computadores ou dispositivos interligados entre si, de modo a poderem compartilhar recursos físicos e lógicos, como por exemplo, impressoras, e-mails, arquivos, etc. 3.1.3 – SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO A segurança da informação está relacionada com a proteção de um determinado conjunto de dados, no sentido de preservar o valor que possuem para um indivíduo ou uma organização. Esse conceito se aplica a todos os aspectos das informações de dados. 3.2 – ANÁLISE TÉCNICA PARA IMPLANTAÇÃO DE REDE E SISTEMA ERP

A Consulting, empresa de consultoria em TI, foi contratada pela empresa XPTO que possui sede na cidade de São Paulo, e vem tentando ganhar espaço há algum tempo no mercado nacional, trabalhando no ramo de vendas de produtos de informática e distribuição, para realizar uma análise e desenvolver uma proposta técnica para a implantação da rede de computadores e também, de um sistema ERP. A empresa XPTO possui 6 filiais espalhadas pelas cidades de Manaus, Recife, Salvador, Rio de Janeiro, Porto Alegre e Brasília. A filial do Rio de Janeiro possui uma estrutura mais complexa do que as outras, que são apenas representações comerciais. Será em São Paulo, que realizaremos um planejamento de implantação de ERP (Enterprise Resource Planning) sendo ela a matriz é aonde iremos estruturar o Database. Mais para isto é preciso planejar uma rede de computadores que suporte todo este tráfego de informações de forma bem estruturada e precisa. Como parte do plano, a filial do Rio de Janeiro irá contar com site de backup do database da matriz de São Paulo. Iniciada a análise, vários critérios foram utilizados como forma de adquirir informações para saber a necessidade da organização. Os critérios que foram utilizados foram os seguintes:

• Número de filiais que a empresa possui; • Quantidade de usuários por filiais; • Módulos que serão necessários para uso; • Localização dos servidores de banco de dados, aplicações, internet, correio eletrônico e servidor de impressão; • Estrutura da rede; • Perspectiva de crescimento da empresa; Após analisadas todas as informações que foram coletadas durante a análise feita pela Consulting nas instalações da XPTO, foi desenvolvido o relatório juntamente com a proposta de implantação do sistema ERP, bem como com uma visão de crescimento da empresa.

De acordo com os dados analisados, verificou-se que a empresa possui 6 filiais, conforme dito anteriormente, onde todas essas filiais estão conectadas a matriz que está localizada em São Paulo. Essa comunicação é feita através de links de provedores de internet, sendo que estes, não estão mais dando conta da quantidade de usuários que se conectam a matriz, ou seja, a carga está muito além da capacidade que os mesmo possuem. Isso traz dificuldades no acesso aos dados, causando lentidão e muitas vezes, paralisação das atividades por pequenos períodos de tempo. O número de usuários nas filiais de Manaus, Recife, Salvador, Porto Alegre e Brasília não ultrapassam o número de 20. Já a filial do estado do Rio de Janeiro, possui cerca de 50 colaboradores e é a responsável em fazer o backup do banco de dados da matriz. Foi observado que, esse backup não estava sendo feito de forma regular ou planejada. O mesmo era feito sem nenhum agendamento, nem horário chave para a operação. Todos os servidores estão localizados na matriz, apenas o servidor de backup que fica localizado na cidade do Rio de Janeiro. O serviço de e-mails fica localizado na matriz, em um servidor dedicado para esse fim. Em conversa com colaboradores e gerência da empresa, foi coletada a informação de que o sistema ERP possuiria os módulos de Recursos Humanos, Vendas e Finanças. O sistema foi adquirido de outra empresa desenvolvedora de softwares, cabendo a Consulting apenas fazer a infraestrutura necessária para instalação e operação do mesmo. A rede de computadores das empresas da XPTO, por terem sido planejadas sem visões de expansão futura, possui apenas a quantidade necessária aos computadores que a empresa já possui. Caso necessite colocar mais algum outro computador, teria que haver improviso no ato, pois a estrutura da rede atual não permite expansões e nem inclusão de novos computadores.

A empresa possui uma perspectiva de crescimento de 50% em 5 anos. Para que isso aconteça, será necessário que a estrutura de TI possa estar pronta para atender a essa demanda de crescimento da empresa. 3.3 – RELATÒRIO TÉCNICO PARA IMPLANTAÇÃO DE REDE E SISTEMA ERP Após o levantamento das informações necessárias, foi possível identificar a necessidade que a empresa XPTO possui em melhorar a sua estrutura de TI já existente, para que possa desfrutar de novos recursos e também da instalação de um novo sistema ERP. Isso contribuirá para uma melhoria no rendimento da empresa, uma vez que o investimento em TI trará inúmeros retornos em aspectos financeiros.

3.3.1 – COMUNICAÇÃO ENTRE AS FILIAIS Após ter verificado que existiam dificuldades em acesso ao sistema na matriz, foi realizado uma verificação na estrutura de TI responsável por essa comunicação. Verificou-se que, pelo aumento da quantidade de usuários acessando o servidor da matriz ao mesmo tempo, o link de dados da matriz estava sobrecarregado devido a sua pouca velocidade de transmissão. Isso causava travamentos constantes, perda de tempo, e o tempo de resposta a informações solicitadas aumentava bastante. Para resolver esses problemas, a Consulting acha viável que seja contratado um novo serviço de link de dados com velocidade de 1GBPS. Essa velocidade possibilitará uma maior capacidade de acesso simultânea dessa forma, não acontecendo os travamentos conforme os usuários se queixavam. Quanto ao servidor de banco de dados, foi verificado que o mesmo está funcionando normalmente. O único problema localizado foi com relação ao link de dados.

Cada filial possuirá um link de dados com velocidade de 1MBPS, a fim de melhorar ainda mais a velocidade de comunicação com a matriz. 3.3.2 – INFRAESTRUTURA DE TI – HARDWARE Com relação a estrutura de hardware ou física, para um bom funcionamento da rede e disposição para eventuais expansões ou crescimentos da empresa, torna-se necessário adquirir novos equipamentos que, aliados ao já existentes, irão disponibilizar um rede bem mais robusta.

De acordo com o analisado, torna-se necessário realizar as seguintes compras de equipamentos: • 2 Switches de 24 portas para cada filial, incluindo a matriz; • Compra de cabeamento para realização e implantação do cabeamento estruturado, que será necessário para a implantação de mais terminais; • Compra de computadores novos para as filiais, de acordo com a necessidade de expansão das mesmas;

• Adquirir novo software para servidor de e-mails, pois o existente possui limitação com relação a futuras expansões; • Compra de impressora matricial para o setor de Faturamento;

De início, esses são os requisitos mínimos para fazer a melhoria da rede, juntamente com a implantação do software ERP. É importante lembrar que, os hardwares já existentes serão reaproveitados de forma a reduzir custos para a empresa XPTO. Os recursos já existentes passarão por revisões e avaliações quanto a quesitos de desempenho, funcionalidade e manuseio para que possam ser reutilizados com eficiência juntamente com a nova estrutura.

3.3.3 – ARMAZENAMENTO DOS DADOS Os dados de uma organização são muito importantes para o funcionamento da mesma. Qualquer falha no banco de dados ou perca de informações, acarretará em prejuízos que prejudicarão o perfeito funcionamento da empresa bem como, o fluxo de informação pelos demais setores. No caso da empresa XPTO, é necessário ter um cuidado frequente com o banco de dados. Para início, é necessário desenvolver e combinar com a equipe de TI da mesma, os requisitos para a realização do backup que é de responsabilidade da filial do Rio de Janeiro. Torna-se necessário a determinação de um período específico, onde todos os usuários estejam desconectados do banco de dados, para a realização do backup. Também, esse seja feito de forma semanal, e que uma cópia desses dados fique guardados no servidor da matriz em São Paulo, caso haja algum eventual problema na filial do Rio de Janeiro. Também, é importante que Gestor de TI faça testes periódicos com os dados de backup, afim de verificar a eficiência dos dados guardados, evitando problemas caso torne-se necessário realizar um procedimento de recuperação dos dados. Na matriz, no servidor principal, serão configuradas todas as contas de usuários de e-mails para acesso geral. Também, será feito um acompanhamento para que, em caso de falha, o responsável possa entrar em ação e tomar decisões rápidas para resolução dos problemas. Também é importante acompanhar, os usuários que utilizam o correio eletrônico corporativo. Nesse caso, torna-se necessário informar sobre os tipos de informações que poderão ser enviadas por esse e-mail.

3.3.4 – SOBRE O SISTEMA ERP Os sistemas ERP, constituem um software multimodular que visa integrar a gestão da empresa nas diferentes fases de seu negócio, tornando mais ágil também o processo de tomada de decisão, porquanto permite que o desempenho da empresa seja monitorado em tempo real. Os sistemas ERP fornecem suporte aos processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa; caracterizando-se como uma ferramenta de tecnologia da informação que integra os processos empresariais e que visa facilitar o fluxo de informações na organização. Tendo em vista o aumento das suas atividades no ramo em que atua, a empresa XPTO decidiu instalar um software ERP que gerenciasse todas as suas operações. A mesma adquiriu um software que será implantado de acordo com os requisitos necessários, para que o mesmo funcione de forma correta.

Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. A figura abaixo apresenta uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. Diagrama de um Sistema ERP. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados centrais para serem manipulados por outros módulos. Os sistemas ERP, otimizam o fluxo de informações e facilitam o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes e seguras, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Um outro benefício da implantação é a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização. É claro que também existem problemas com relação à instalação de um ERP. Mais se essa implantação for bem planejada, onde os pontos necessários forem colocados em comum, os problemas futuros serão mínimos e também a resolução dos mesmos será mais ágil.

A instalação do ERP na empresa XPTO, contribuirá de forma ativa para a melhoria dos seus serviços. Também gerará lucro com redução de despesas. Será um novo alavancar para a empresa, a mesma se destacará pela excelência nos seus produtos e serviços, além de poder ter informações em tempo real.

3.3.5 – GESTÃO DE PESSOAS O departamento que mais integra funcionários na empresa merece atenção especial. Desde a contratação até a rescisão de colaboradores, o departamento de recursos humanos realiza diversas atividades que são fundamentais para o bom funcionamento da empresa, além de garantir que ela esteja sempre de acordo comas exigências legais. Com o software de gestão empresarial ERP, todos os procedimentos deste departamento poderão ser otimizados, gerando economia de tempo e eliminação de trabalhos manuais. Os módulos Recursos Humanos garante a administração estratégica de RH, com o desenvolvimento e acompanhamento dos colaboradores. Com o controle de todas as operações no sistema gerencial, a integração e a redução de tempo com as atividades manuais, o departamento tem mais tempo disponível para outras ações relativas à relação de sua empresa com os funcionários. Também, o aspecto do bem estar dos colaboradores na organização deverá ser considerado como fator importante para bons resultados. No estudo realizado na XPTO, a Consulting pode verificar vários problemas com funcionários. Esses problemas vão desde discussões entre colaboradores até mesmo, a pouca atenção dada pelos membros da administração da empresa. Sabe-se que um colaborador que desempenha sua função com boa vontade faz a empresa se desenvolve. No entanto, torna-se necessário que a XPTO faça periodicamente reuniões com seus funcionários para coletarem sugestões sobre as atividades internas. Com essas informações, será possível propor mudanças a nível gerencial para melhorar o desempenho dos colaboradores, bem como, refletindo no desempenho da organização. A partir dessas sugestões, poderão ser criadas condições ambientais e psicológicas satisfatórias e necessárias para uma boa realização das atividades pelos colaboradores da XPTO. Também é necessário, verificar questões como: salários, benefícios, disciplina, recompensas etc. Tudo isso, aliado a treinamentos coordenados pelo setor pessoal, farão com que o desempenho dos colaboradores possa ser expandindo de

forma gradual, afim de melhorar o bem estar de todos no ambiente de trabalhando, bem como, rendendo lucros para a organização.

3.3.6 – POLÍTICA DE SEGURANÇA

Toda implantação de um Sistema de Segurança de Informação envolve primeiramente a análise de riscos na infraestrutura de TI. Esta análise permite identificar os pontos vulneráveis e as falhas nos sistemas, que deverão ser corrigidos com agilidade. Uma questão muito importante é o procedimento que deve ser aplicado aos usuários no que diz respeito ao uso dos equipamentos e acesso ao sistema. Muitas vezes os funcionários não se conscientizam da forma que utilizam os acessos que são permitidos, e por fim acabam gerando vários inconvenientes. Também é importante lembrar que, o acesso a internet também é uma questão preocupante, visto que, pode-se utilizar da mesma para várias outras atividades que podem trazer prejuízos em termos de segurança. Exemplo disso pode ser a infecção por vírus, spam, worm, Trojan dentre outros. Em toda organização, torna-se necessária uma política de segurança que conscientize o usuário, a respeito das ameaças que circulam pela internet. Outro fator importante é o controle de acesso aos módulos do sistema ERP. Usuários só poderão acessar aquelas funções que são necessárias aos seus serviços ou setores, evitando assim, transtornos para a organização no geral. Após a análise realizada na empresa XPTO, verificou-se que não existe uma política de segurança interna, que possa estar aliada aos demais recursos que somados, tornarão a informação mais segura. Torna-se necessário que seja desenvolvida uma política interna de segurança dentro da empresa, para evitar transtornos e perda de informações, o bem mais precioso da XPTO. O Gestor de Ti da XPTO deverá, nessa política, expressar as regras pelas quais são fornecidos os acessos aos recursos tecnológicos da empresa. Também, deverá informar aos usuários, e também a equipe e gerentes, as suas obrigações para a proteção da tecnologia e do acesso à informação. Em relação à segurança física dos equipamentos de hardware, devem-se utilizar alguns critérios de acesso, localização e disposição dos equipamentos. Verificou-se que na empresa XPTO, qualquer pessoa poderia ter acesso a sala onde ficam os servidores e todo o hardware de TI. Também, a localização e disposição dos equipamentos não estão adequadas. Para se resolver esses problemas, tornam-se necessárias algumas medidas. Em relação ao acesso ao local onde estão os servidores e equipamento de hardwares, deverão ser definidos na

política interna de segurança, limites de acesso a pessoas não autorizadas. No caso, apenas os responsáveis pelo setor de TI da organização terão acesso a esse local apenas quando for necessário. Também, como forma de segurança adicional, pode-se utilizar câmeras de monitoramento dentro da sala dos servidores bem como, sensores de fumaça e sirenes para que, em caso de algum problema, esses sejam registrados através das câmeras, e avisados em caso de algum incêndio pelos sensores. Quanto a disposição dos equipamentos, será necessário adquirir rack’s para fixação dos servidores. Os mesmos estão em local impróprio, ou seja, em cima de bancadas, onde estão desprotegidos caso ocorra algum problema. Com esses novos rack’s, além de melhorar o visual estético do local, também contribuirá para a segurança dos equipamentos e, refletirá também na segurança da informação da XPTO. As sugestões acima apresentadas propõem melhorias para a segurança dos equipamentos de hardware da empresa XPTO. Se seguidas corretamente, poderão melhorar e muito na organização de todo o hardware, bem como, no auxílio a segurança da informação da organização.

4 – CONCLUSÃO

Toda empresa busca se destacar no mercado em que atua. Para isso, elas sempre estão buscando “fazer a diferença” nos seus produtos e serviços. As empresas Software Developer e XPTO, buscam essa diferenciação de forma contínua, para que possam estar firmes nos negócios. No relatório acima, foram analisadas e propostas soluções para melhoramento nas empresas Software Developer e XPTO. De acordo com o que foi exposto acima, se as empresas levarem a sério as sugestões que foram deixadas, terão melhoria nos processos internos, bem como, aumento no desempenho de seus colaboradores e vendas. Várias foram às medidas apresentadas para os diversos problemas das duas empresas, cabe aos gestores de TI das mesmas analisar cada uma delas e, aplicar de forma eficiente para que se tenham resultados satisfatórios. As duas empresas, apresentadas no relatório, são de tamanho potencial nas atividades que desenvolvem. O que estava faltando, era apenas um “empurrão” para que elas se estabeleçam novamente nos negócios. Tornase necessário, um acompanhamento contínuo e avaliações constantes que possam avaliar, após as propostas deixadas, os resultados obtidos com a aplicação das mesmas. Isso caberá ao corpo administrativo da empresa, estar de forma ativa acompanhando esses dados, e a cada dia que passa, buscar novas implementações a fim de alavancar os negócios da corporação.

5 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS • Material Didático – UNIP; • Google; • Wikipédia;

UNIVERSIDADE PAULISTA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA GESTÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

PIM V


Belém – Pará 2013

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

PIM V


Trabalho do Projeto Integrado Multidisciplinar – PIM V, apresentado como exigência para conclusão do 1º Semestre do Curso Superior de Tecnologia Gestão em Tecnologia da Informação, da Universidade Paulista – UNIP, campus Entroncamento.

Monitora: NATÁLIA MORAES

Belém - Pará 2013

RESUMO Considerando o papel crucial que a Tecnologia da Informação (TI) desempenha ao apoiar e melhorar as operações empresariais. Este trabalho visa mostrar a implantação de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) SIGE (Sistema Integrados de Gestão Empresarial) onde se tem uma empresa principal e o restante filiais, implantação de rede e o seu controle. Utilização de profissionais para treinamento no programa implantado, gestão dos funcionários e um controle melhor sobre segurança do sistema. Palavras-chave: Implantação, gerenciamento e segurança.

ABSTRACT Considering the crucial role that Information Technology (IT) plays in supporting and improving business operations. This work aims at showing the deployment of an ERP (Enterprise Resource Planning) ERP (Integrated Business Management System) which has a parent company and the remaining branches, network deployment and control. Use of professionals for training in the program implemented, management of employees and better control over system security. Keywords: Deployment, manageability and security

1. INTRODUÇÃO O desenvolvimento do Projeto Integrado Multidisciplinar – PIM retrata uma gestão empresarial onde se inicia, controla e implanta metodologias de gerenciamento empresarial. Uma vez que a Tecnologia da Informação (TI) tem fundamental importância no apoio às operações de negócio, as empresas estão cada vez mais dependentes de sua infra-estrutura e seus serviços de TI. Concomitantemente, com o passar do tempo, a TI teve que evoluir de forma a tornar-se capaz de atender às novas regras do mercado. Neste sentido, as metodologias de gerência de TI também tiveram que evoluir de forma a acompanhar a TI. Nesse trabalho iremos buscar e aplicar as teorias apresentadas nas disciplinas: Modelagem de Sistema da Informação; Gestão Estratégica de Recursos Humanos; Planejamento Estratégico de TI; Segurança da Informação. A integração dessas disciplinas permite transformar o conhecimento em algo palpável e aplicável a realidade de cada caso encontrado e em soluções possíveis.

2. MODELAGEM DE SISTEMA DA INFORMAÇÃO Modelagem de sistema da informação é o estudo das técnicas, metodologias e conceitos usados para projetar sistemas da informação. Para aqueles que não têm conhecimento sobre modelagem de sistema da informação segue alguns exemplo sobre o assunto.

2.1 UML UML é usado para modelagem e padronização de Sistemas de Informação. A grande vantagem do uso da UML é a sua abrangência e clareza, tornando possível modelar sistemas de qualquer porte ou complexidade sem precisar recorrer a outras metodologias. As notações da linguagem UML são: Visões, modelos de elementos, diagrama de caso de uso, diagrama de classe, diagrama de seqüência, diagrama de estado, entre outros.

2.2 Análise e orientação a objeto A análise e orientação a objeto é no nosso entendimento a coisa certa a fazer em Modelagem de Sistemas de Informação. O conceito OO como é conhecido, utiliza conceitos que as pessoas conhecem e isto pode inclusive ajudar no aprendizado. Os conceitos de OO são: atributos, classes, objetos, herança, associações, agregação, composição, encapsulamento, métodos, polimorfismo e interface. Muitas coisas? Um pouco, mas como já dissemos, nós consideramos ideal para modelarmos sistemas.

2.3 Análise Essencial e Análise Estruturada Para muitos elas estão ultrapassadas, não foi o que a Unip – Universidade Paulista entendeu e inseriu no curso de sistemas de informação. Outra universidade ainda usa também. Mas por que estaria ultrapassada? A análise orientada a objeto de certa forma substitui a Análise Essencial e Estruturada, por isto usamos o termo ultrapassadas, mas o conceito funciona como sempre funcionou. O principal elemento desta análise é o Diagrama de Fluxo de Dados (DFD).

2.4 Conceitos de Banco de Dados Conceitos de dados e informação, evolução no armazenamento dos dados, bancos de dados distribuídos, sistema gerenciador de banco de dados (SGBD), etc. 2.5 Ferramentas Case Ferramentas Case são usadas para modelar ou criar os modelos sejam eles quais forem, isto é, trata-se de softwares específicos para a criação de diagramas, debuggers, entre outros. 3. GESTÃO ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS Os recursos humanos sempre representaram e continuam representando um dos aspectos mais importantes no sucesso das empresas. A administração estratégica considera as estratégias necessárias para se trabalhar a questão dos recursos humanos a fim de se alcançar os objetivos estratégicos da empresa. Nos tempos atuais de Tecnologia de Informação (TI) e Internet, é preciso que a administração de recursos humanos esteja presente em todos os projetos, trabalhos e empresas de TI. Segundo Jamrog e Overholt (2004), para que o pessoal de RH atinja o perfil de parceiro estratégico do negócio, ele precisa alcançar o que foi chamado de eficácia organizacional. A eficácia organizacional é a medida de quão bem as organizações atingem suas missões através das suas estratégias essenciais. Assim, para se entender como os recursos humanos impactam na eficácia organizacional, os autores recorrem à teoria dos sistemas e à mensuração de sistemas. Porém, para fins deste trabalho, será focada a alavancagem de estratégias dentro da aplicação de um dos arquétipos da teoria de sistemas.

4. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TI O planejamento estratégico é um processo de formulação de estratégias organizacionais no qual se busca a inserção da organização e de sua missão no ambiente em que ela está atuando. Para Drucker “planejamento estratégico é o processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvem riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões e, através de uma retro alimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas”. O planejamento estratégico está relacionado com os objetivos estratégicos de médio e longo prazo que afetam a direção ou a viabilidade da empresa. Mas, aplicado isoladamente, é insuficiente, pois não se trabalha apenas com ações imediatas e operacionais, é preciso que, no processo de planejamento estratégico, sejam elaborados de maneira integrada e articulada todos os planos táticos e operacionais da empresa. O planejamento deve maximizar os resultados e minimizar as deficiências utilizando princípios de maior eficiência, eficácia e efetividade. Eles são os principais critérios de avaliação da gestão.

5. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Nos dias de hoje, as empresas dependem cada vez mais dos sistemas de informação e da Internet para fazer negócios, não podendo se der ao luxo de sofrer interrupções em suas operações. Um incidente de segurança pode impactar direta e negativamente as receitas de uma corporação, a confiança de seus clientes e o relacionamento com sua rede de parceiros e fornecedores. Um incidente de segurança está diretamente relacionado com prejuízos financeiros, sejam eles devidos à parada de um sistema por conta de um vírus, ao furto de uma informação confidencial ou à perda de uma informação importante. Estima-se que worms e vírus que atingiram grandes proporções de propagação – como, por exemplo, MyDoom, Slammer, Nimda – tenham ocasionado prejuízos da ordem de bilhões de dólares no mundo. Em última instância, um incidente pode impedir, direta ou indiretamente, a organização de cumprir sua missão e de gerar valor para o acionista. Essa perspectiva traz a segurança da informação para um patamar novo, não apenas relacionada com a esfera da tecnologia e das ferramentas necessárias para proteger a informação, mas também como um dos pilares de suporte à estratégia de negócio de uma corporação. A gestão da segurança assume, então, um novo significado, pois passa a levar em consideração os elementos estratégicos de uma organização e evolui para a extensão da prática de gestão de riscos do negócio. Segurança da Informação nada mais é que uma proteção sobre os dados e também uma proteção contra programas destrutivos e invasões que possam roubar dados cruciais da empresa.

6. GERENCIAMENTO DA EMPRESA XPTO Para iniciarmos esse gerenciamento necessitamos entender o que a empresa tem. Matriz se localiza em São Paulo, onde se concentra a parte de dados e também o controle das informações que é passada para as demais filiais. Independente da empresa foi implantado o sistema de ERP para todas, onde o processo foi feito da seguinte maneira. Em um ambiente globalizado e cheio de mudanças complexas, a gestão adequada da informação assume importância decisiva no processo de tomada de decisão e na busca de vantagem em uma organização. Diante desse cenário a empresa focou sua atenção em desenvolvimento de sistemas de informação integrados que propiciam informações essenciais aos principais executivos das empresas. O ERP é uma tecnologia que usada adequadamente causa grande impacto estratégico que em conjunto com outras medidas, garantirão não só a sobrevivência, mas a qualidade e a produtividade das organizações. Um ERP pode ser adquirido no mercado ou desenvolvido com características personalizadas para a empresa, e seja qual for a alternativa escolhida, o alinhamento da estratégia da informática à estratégia da empresa, principalmente nos aspectos de Informação e Tecnologia, são fatores críticos de sucesso para a competitividade das corporações.

6.1 ESTRUTURA ERP Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. A figura abaixo apresenta uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados centrais para serem manipulados por outros módulos.

Figura 01: Sistema ERP. 6.2 Implantação de sistemas ERP As funcionalidades dos módulos de um sistema ERP representam uma solução genérica que reflete uma série de considerações sobre a forma que as empresas operam em geral. Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP foram desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser customizada em certo grau. Na implantação de um sistema ERP, a customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. Inicialmente, na maioria das vezes, os processos de negócio das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema. Então, a primeira medida de customização é a seleção dos módulos que serão instalados. A característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. Em seguida, para cada módulo, são feitos ajustes nas tabelas de configuração para que o sistema se adéque da melhor forma possível aos novos processos de negócio. Mesmo com a customização, a solução pode não atender a alguns requisitos específicos das empresas. Nesses casos, as empresas precisam utilizar outros sistemas complementares ou abandonar seus requisitos específicos e adotar processos genéricos. Por esse motivo, a decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e estratégia da organização .

6.3 Benefícios da utilização de sistemas ERP A utilização de sistemas ERP aperfeiçoa o fluxo de informações e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Outro benefício da implantação é a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização.

6.4 Utilização de sistemas ERP no processo de desenvolvimento de produtos Apesar de não possuírem um módulo específico para o processo de desenvolvimento de produtos, o sistema ERP tem diversas funcionalidades que suportam as atividades desse processo dispersas entre seus módulos. Entre essas estão: gerenciamento de dados de produtos, gerenciamento da BOM (Bill of Materials), planejamento de processo macro, APIs para sistemas CAD (Computer Aided Design) e gerenciamento de fluxo de trabalho.

Na aplicação de sistemas ERP no desenvolvimento de produtos, devem ser analisadas as sobreposições de funções entre esses sistemas e os sistemas de engenharia (CAD/CAE/CAM/CAPP/PDM) e exploradas as possibilidades de integração entre eles.

6.5 Sobreposição de funções e integração entre sistemas ERP e PDM Em geral, as sobreposições de funções entre sistemas ERP e PDM são: Gerenciamento da Estrutura de Produto ou BOM, Gerenciamento de Mudanças de Produto, e Gerenciamento dos Dados e Características do Produto. O ponto comum de uma possível integração entre sistemas ERP e PDM é a Estrutura de Produto (BOM). Com a sobreposição de funções, o problema é como se obter vantagens competitivas na passagem dos dados da engenharia para a manufatura. Ainda não existe uma abordagem definida, mas algumas soluções possíveis são: • Transmissão, em uma direção, dos dados da BOM para o sistema ERP utilizando APIs

(Application Program Interface) dos fornecedores de pacotes; • APIs bidirecionais nas quais o ERP envia para o sistema PDM informações necessárias para a análise de custo e modificações; • Possibilitar que o ERP obtenha a BOM diretamente do PDM quando esta for criada e mantenha estes dados com status de “em projeto” até que a atividade esteja completada. Enquanto isso os dados ficam sobre o controle do PDM. Um dos benefícios de uma efetiva integração entre sistemas ERP e PDM deve ser a eliminação de dados redundantes e a redução do ciclo de transferência de dados da engenharia para a manufatura. Deve-se observar que, atuamente, alguns sistemas ERP estão incorporando às suas soluções funcionalidades completas de um sistema PDM, distribuídas ao longo de seus módulos.

6.6- Sobreposição de funções e integração entre sistemas ERP e CAPP A sobreposição de funções entre sistemas ERP e CAPP ocorre nas informações sobre sequência de operações de fabricação, equipamentos utilizados e tempos (plano de processo macro). Geralmente, o sistema ERP dispõe de um módulo de Apoio à Gestão de Produção em Processos, no qual são geradas as informações do plano macro. Estas informações são básicas para o funcionamento do sistema. No entanto, os sistemas ERP não podem gerar e gerenciar todos os detalhamentos do plano de processo necessários em um ambiente de Engenharia Simultânea. Para gerar e gerenciar os detalhamentos do plano macro (FMEA, Plano de Controle, Condições de Usinagem, Ferramental, entre outros) é necessária a utilização de sistemas CAPP. Como no caso da integração entre sistemas PDM e ERP, ainda não existe uma abordagem definida para a integração entre CAPP e ERP. Atualmente a transferência dos dados da engenharia para a produção muitas vezes ocorre por duplicação de atividades ou ainda por digitação dos dados no sistema ERP.

7. Etapas da implantação do ERP 7.1 Mapeamento e otimização de processos atuais O passo inicial da implantação é o mapeamento e melhorias dos processos atuais através de notações para modelagem de processos de negócio. O objetivo é analisar problemas e redundâncias nos seus fluxos e, por conseguinte, identificar melhorias que possam ser introduzidas.

Este passo é muito importante para que se evite a incorporação de práticas incorretas no fluxo unificado do ERP. Vale ressaltar que neste estágio os processos atuais devem ser completamente entendidos e todas as suas características deve ser totalmente informado mesmo que este fato mostre que, por exemplo, uma área não está atuando bem dentro da organização. Qualquer omissão neste momento poderá trazer conseqüências bastante negativas quando o ERP estiver implantado e sendo utilizado.

7.2 Seleção do Sistema ERP A seleção adequada do sistema ERP a ser implantado é capital para que o mesmo possa apresentar um diferencial de futuro sucesso na sua utilização. Não existe uma solução única que possa ser utilizada em qualquer tipo de organização porque os problemas existentes são variados e, em muitos casos, específicos. Sendo assim, deve ser escolhido o ERP que melhor se adéqüe e integre as características da organização. Há vários programas no mercado que pode ser escolhido depois de pesar seus benéficos (custo, implantação, controle, tempo de retorno etc.). Na figura abaixo temos alguns exemplos de programas e onde encontrar:

Figura 02: Fabricantes e Sistemas ERP. 7.3 Decisão da compra Ao tomar a decisão pela utilização de sistemas ERP as empresas esperam obter diversos benefícios. Entre eles estão a integração entre as diversas atividades da cadeia de valor, o incremento das possibilidades de controle sobre os processos da empresa, a atualização tecnológica, a redução de custos de informática e o acesso a informações de qualidade em tempo real para a tomada de decisões sobre toda a cadeia produtiva. Por outro lado, também há problemas a considerar, tais como dependência do fornecedor, tempo de aprendizagem, resistência a mudanças, custos e prazos de implementação, entre outros. É um equívoco a empresa acreditar que poderá recuperar os valores gastos com a implantação do sistema ERP tão logo a aplicação seja instalada e operacionalizada. O ROI (return of investment) só começa a acontecer depois que a solução passar a ser utilizada por algum tempo e esta utilização começar a gerar melhorias nos processos de negócio que foram afetados pelo sistema. 7.4 – Revisão e adequação dos processos operacionais à nova realidade sistêmica O redesenho dos processos deve avaliar se existem particularidades nos processos que não serão atendidas pelo ERP. Uma vez identificados estes gaps, devese estudar a melhor opção: procurar alternativas no sistema para alcançar o resultado esperado, ou mesmo realizar customizações, alterando o sistema para que ele atenda às necessidades do processo. Outro item a ser verificado durante o redesenho dos processos é a necessidade de manutenção ou não de sistemas legados e, em caso positivo, as interfaces deverão ser criadas e os dados migrados para o ERP.

7.5 Implantação O escopo de implantação consiste em definir quais processos da empresa serão atendidos pelo ERP e que módulos são necessários para que isto aconteça. Existem três estratégias para se implantar o ERP em uma organização: (a) Substituição Total e Conjunta (Big Bang) – todos os sistemas legados são substituídos ao mesmo tempo por um único sistema ERP;

(b) Estratégia de Franquias (Franchising) – sistemas ERP independentes são instalados em cada unidade da organização; (c) Método "Slam-dunk" – o ERP substitui um sistema legado apenas em processoschaves, como por exemplo os processos financeiros (Padilha e Marins, 2005). A etapa de pré-implantação tem como principal objetivo a tomada de decisão quanto a implementar ou não o sistema. Esta decisão deve ser baseada em um sólido estudo de viabilidade que serve como base para a seleção do ERP. São definidos também o software, hardware e os parceiros de implantação. Na etapa de implantação, são definidos os processos de negócio e é realizada a configuração do sistema ERP. O produto final dessa etapa é a operação do sistema pelos usuários da organização, através de novos processos de negócios suportados pelo sistema ERP. Finalmente, na etapa de pós-implantação, é esperado que o sistema estabilize-se e que o desempenho da organização cresça em função do uso dos novos processos, para que, dessa forma, os benefícios possam ser auferidos.

A implantação, entretanto, deve ser conduzida por uma metodologia que divida o projeto em várias fases, sendo especificadas atividades e entregas em cada uma delas (Hypólito, 2000). Após a configuração do sistema, inicia-se a fase de testes, que pode ser dividida em três etapas. Primeiramente ocorrem os testes individuais de cada transação do sistema que será utilizada após a entrada em produção.

7.6 Treinamento O treinamento de usuários finais é uma tarefa fundamental e demorada, principalmente devido ao grande número de pessoas que deverão ser treinadas, devendo, portanto ser considerada desde o início do projeto. O planejamento das pessoas a ser treinado, o local onde será realizado o treinamento, a preparação do material a ser utilizada, a definição dos instrutores (que, em muitos casos, consiste na própria equipe de implantação da empresa) e as datas de realização dos treinamentos são fatores que devem ser tratados com bastante antecedência. (Hypólito, 2000). Os gastos com treinamento são considerados altos pelo fato de que os funcionários não estarão aprendendo mais uma nova interface de software e sim um novo conjunto de processos, tendo que assumir responsabilidades,diferentes das que eles estavam acostumados a conviver antes da implantação do ERP. Devido a este fato, o tempo de treinamento é mais elevado do que um treinamento comum de um software.

7.7--Auditoria operacional e manualização sistêmica A auditoria operacional deve acontecer após a implantação do sistema ERP. Seu objetivo é o de examinar as características de segurança e controle do aplicativo no intuito de determinar se está sendo mantida a integridade geral dos dados de uma organização. Além disto, deve verificar se os dados estão sendo tratados com a acurácia desejada pelo sistema, no que tange à entrada ou à saída de informações. Manuais eletrônicos devem ser utilizados como em qualquer outra ferramenta tecnológica. A criação de um manual online com o intuito de disponibilizar aos usuários os procedimentos inerentes ao sistema garante uma padronização da sua utilização. A pesquisa de satisfação online é outra opção que irá permitir uma ampliação da satisfação dos usuários bem como um maior desenvolvimento das potencialidades do sistema.

7.8 Quando Receberei retorno do ERP e de quanto será esse retorno? A implantação dele requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. 7.9 A escolha do sistema A avaliação de qual seria o novo sistema ERP a ser adotado pela empresa iniciou-se com a demonstração dos produtos de cinco fornecedores (PeopleSoft, Baan, JD Edwards e SAP) através de palestras para um Comitê de Avaliação formado por gerentes de várias áreas da empresa. Após essas apresentações e análise das propostas foi feita a escolha do sistema a ser adotado através de uma análise por pontuação ponderada, efetuada pelo Comitê. A escolha foi pelo sistema SAP R/3, mas antes de a compra ser efetuada, a empresa procurou informações sobre todas as etapas de implantação do sistema para verificar o mais apto para a XPTO.

7.10 Visão geral do sistema SAP R/3 1- Vantagem do sistema SAP R/3; 2- Módulos de aplicação SAP R/3 3- Sistema Base SAP R/3; Figura 03: Visão geral do sistema SAP R/3 7.10.1 Vantagem do sistema SAP R/3 1- Processos integrados, dados e elementos de organização; 2- Integração de aplicação; 3Integração técnica; 4- Aplica-se em todas as transações comerciais

Figura 04: Processos empresariais. 5- Processamento interativo; 6- Sistema aberto; Figura 05: Processamento interativo / Sistema aberto. 7.10.2 Módulos de aplicação Figura 06: Módulos de aplicação. 7.10.2.1 Contabilidade Financeira (FI) O Módulo de aplicação FI aplica-se à contabilidade principal automática e aos relatórios, à contabilidade de clientes e de fornecedores e à administração de outras contas do ledger com planos de conta definidos pelo usuário. 7.9.2.2 Contabilidade de custos (CO) O módulo de aplicação CO abrange os movimentos dos custos e das receitas da empresa. 7.10.2.3 Contabilidade do imobilizado (AM) A aplicação AM destina-se à administração e ao controle dos aspectos do ativo imobilizado. 7.10.2.4 Sistemas de projetos (PS) Destina-se ao apoio do planejamento, controle e supervisão de projetos complexos a longo prazo com objetivos definidos; 7.10.2.5 Workflow (WF)

O Modulo de aplicação WF liga os módulos de aplicação R/3 integrados do sistema SAP com tecnologias, ferramentas e serviços para todas as aplicações; 7.10.2.6 Solução setorial (IS) A solução setorial liga os módulos de aplicação R/3 da SAP com funções adicionais especificas do setor. 7.10.2.7 Recursos Humanos (HR) Aplicação HR planeja, registra e avalia todos os dados relativos aos empregados. 7.10.2.8 Manutenção (PM) O módulo de aplicação PM apóia o planejamento, o processo e a execução de tarefas de manutenção. 7.10.2.9 Administração de qualidade (QM) O módulo de aplicação QM representa um sistema destinado ao controle de qualidade e à informação, apoiando o planejamento de qualidade, o controle de qualidade e o controle de produção e de suprimento. 7.10.2.10 Planejamento de produção (PP) Aplica-se ao planejamento e ao controle das atividades de produção da empresa. 7.10.2.11 Administração de materiais (MM) Aplicação MM apóia as funções de suprimento e de manutenção de estoques necessárias para os processos empresariais diários. 7.10.2.12 Vendas e distribuição (SD)

Apóia a otimização de todas as tarefas e atividades que ocorrem na venda, no fornecimento, no faturamento. 7.10.3 Sistema base SAP R/3 Figura 07: Sistema base SAP R/3 O que significa integração? Figura 08: Comunicação do sistema SAP R/3

8. CONCLUSÃO Concluímos que os objetivos propostos foram alcançados; visto que o seu desenvolvimento foi estruturado nas ações e nas tarefas pertinente a área de Tecnologia de Informação, seguindo as orientações do manual do PIM VI. Um sistema de informações deve ser criado para descrever um processo genérico aos quais um determinado negócio deve se adaptar ou deve ser criado para descrever um processo específico de uma empresa? Este é um assunto que acalora o debate de um sistema de gestão empresarial. O sistema ERP responde esta questão. Economizar dinheiro, aumentar a eficiência e continuar competitivo. Os vendedores afirma que as operações da empresa devem estar em conformidade com os processos e procedimentos prescritos nos módulos, mas estão eles certos? Inúmeras empresas que implementaram o ERP forma capazes de economizar milhões em redução de custos de produtos e processos, downsizing, aumento de eficiência e redução de tempo de ciclo. Contudo, suponha que você seja a segunda maior empresa de um determinado segmento. Como você se diferenciaria do lider de mercado seu concorrente se ambos utilizam o mesmo sistema ERP? Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade própria. É claro que o ERP deve ser aplicado, mas devemos lembrar que o cachorro é quem balança a cauda e não o oposto. O sucesso de uma empresa, além de toda sua competitividade, vem também de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O sistema existe para incrementar a empresa e a razão de ser do negócio jamais será satisfazer os requisitos de um sistema. Sem dúvida, a integração da empresa é a arma que garantirá sua sobrevivência, mas não necessariamente o que a fará a vencedora. A competição entre as empresas que desenvolvem o ERP com certeza tratará deste assunto, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negócio. A total integração também é um assunto teórico pois, por maiores que sejam os esforços neste sentido, é bem remota a possibilidade de que um sistema consiga suprir em 100% as necessidades de uma empresa. Ainda mais nesses tempos de rápidas mudanças onde até as necessidades mudam.

9. REFERÊNCIAS RANTHUM, Rogério. Modelagem e implementação de um sistema de informação para otimização de exames de diagnósticos por imagens. BISPO, Ana Carolina. Na senda da gestão estratégica dos recursos humanos? uma visão dos gestores de pessoas à luz da perspectiva do aprendizado e do crescimento do bsc.

BISPO, Ana Carolina. Na senda da gestão estratégica dos recursos humanos? uma visão dos gestores de pessoas à luz da perspectiva do aprendizado e do crescimento do bsc. TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO. Base de dados arquivos. REZENDE, Denis Alcides. Metodologia para projeto de planejamento estratégico de informações alinhado ao planejamento estratégico: a experiência do SenacPR UNICAMP. Base de dados documentos. Planejamento estratégico da diretoria geral de recursos humanos. BM&FBOVESPA. Base de dados upload. Política da Segurança da Informação. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Base de dados upload. Boas práticas em Segurança da Informação. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS. Base de dados dc. Planejamento Estratégico de SIGs. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS. Base de dados dc. SIGs em Concessionárias. ALECRIM, Emerson. O que é ERP (Enterprise Resource Planning)? ADMNISTRADORES. Base de dados informe-se. Gestão estratégica de RH. WIKIPÉDIA. Gestão de recursos humanos. DAVENPORT, T.H. Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review. Páginas 121-131, Julho-Agosto 1998.

PIM V E VI 4

Recommend Documents