BAB 1 : KONSEP PENGURUSAN PROJEK •
•
definisi pengurusan projek kronologi projek
DEFINISI PENGURUSAN PROJEK • • •
PENGURUSAN PROJEK PENGURUSAN PROJEK
PENGURUSAN Suatu proses kerja dengan dan melalui orang lain bagi mencapai objektif organisasi secara berkesan dengan menggunakan menggunakan sumber-sumber terhad secara cekap dalam suasana yang sentiasa berubah-ubah”
“
- Robert Kritner 1983 -
Keberkesanan dan Kecekapan keberkesanan merujuk kepada pencapaian objektif Kecekapan Penggunaan sumber bagi melaksanakan sesuatu kerja
Keberkesanan dan Kecekapan
Keberkesanan dan Kecekapan
Sumber: Robert Kreitner, 1983. Management. Edisi kedua. Boston.Houghton Mifflin Company, hlm 10
Keberkesanan dan Kecekapan
Pengurusan sebagai proses perancangan ( planning ), penyusunan ( organising ), pengarahan ( directing ) dan pengawalan ( controlling ) usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi” “
P E N G U R U S A N
Perancangan (planning) Penyusunan (organising) Pengarahan (directing) Pengawalan (controlling)
S U M B E R S U M B E R
MENCAPAI MATLAMAT ORGANISASI
11
PROJEK Siri rangkaian aktiviti yang mempunyai tujuan tertentu, titik permulaan dan titik tamat yang jelas bagi mencapai satu set objektif secara berkesan dengan menggunakan sumber-sumber terhad yang diperuntukkan secara cekap ” “
- Punnia P.C & Khandelwal K.K, 1989 -
Satu usaha untuk mencapai matlamat. • Aktiviti – aktiviti yang tidak berulang dan memerlukan sela masa tertentu untuk disiapkan. • Mengandungi beberapa elemen •
▫ ▫ ▫
Masa Peruntukan Matlamat
KOMPONEN ASAS PROJEK
PROJEK PERUNTUKAN
MASA
MATLAMAT
Ciri-ciri Projek • • • • •
Mempunyai satu matlamat khusus. Bersifat sementara. Memerlukan sumber-sumber. Memerlukan penaja utama. Merupakan satu perkara yang tiada kepastian.
PENGURUSAN PROJEK “
Suatu proses keseluruhan perancangam, kawalan dan koordinasi sesuatu projek dari awal hingga akhir bertujuan memenuhi kehendak klien dan memastikan projek disiapkan pada masa dan kos yang dibenarkan serta memenuhi piawaian kualiti ”
- The Chartered Institute Of Building (CIOB)-
PENGURUSAN PROJEK “
seni dan sains dalam menyelaraskan manusia, peralatan, bahan-bahan, wang dan jadual untuk menyiapkan sesuatu projek yang dinyatakan dalam masanya dan mengikut kos yang diluluskan ”
- Oberlender, 1993 -
MATLAMAT
MASA
WANG
PENGURUSAN PROJEK -Merancang -Mengorganisasi -Mengarah -Mengawal
KELUARAN AKHIR
MANUSIA DAN SUMBER-SUMBER TEKNIKAL
8. KOORDINASI
1.PERANCANGAN
7. TUNJUKARAH
2. ORGANISASI
FUNGSI PENGURUSAN PROJEK 6. PENGKHUSUSAN
3. KOMUNIKASI
5. MOTIVASI
4. KAWALAN
•
Perancangan (Planning)
Aktiviti kreatif tentang apa yang perlu dilakukan, bila dan oleh siapa. Kerja yang perlu difikirkan
Definisi : Proses berterusan yang menjelaskan objektif dan tujuan organisasi, menyediakan keseluruhan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dengan cara membangun, melaksana dan mengawal.
•
Organisasi (Organizing) Definisi :
•
Mekanisme penting dalam pengurusan projek Carta organisasi yang dibuat perlulah logik dan bersesuaian. Aktiviti sebenar = aktiviti dirancang Dapat membahagikan kerja dan tanggungjawab kepada setiap individu yang terlibat.
(pengkhususan
individu
pakar)
•
Kawalan (Controlling)
Objektifnya adalah untuk mengawasi pencapaian setiap aktiviti secara teratur dengan membandingkan dengan kemajuan yang telah dirancang. Masa merupakan faktor penting dalam proses kawalan untuk memastikan kerja mengikut perancangan asal.
Kitaran kawalan Mengambil tindakan pembetulan dan merancang semula
Meramal hasil yang dijangkakan untuk arah projek semasa
Mengumpulkan Mengumpulkan datadata maklumat maklumat
Kenalpasti data dan kemajuan dalam bentuk laporan
• •
1. Kawalan masa
•
- pengurus projek – sediakan jadual masa utk keseluruhan projek - kaedah yang digunakan ialah carta bar dan kaedah laluan genting
•
• • •
• • • •
2. Kawalan kos - perlu dikawal bg mengelakan pengunaan dana secara berlebihan - kaedah yg digunakan ialah membuat belanjawan projek 3. Kawalan kualiti - untuk memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan - perlu dilaksanakan dalam setiap peringkat - paling penting pada peringkat pembinaan
Motivasi (Motivating) Perlu diberikan kepada setiap pekerja Contoh : Bonus hujung tahun dan elaun Penting untuk pupuk semangat bekerja Pengurus perlu pandai mengambil hati pekerja, mempunyai sikap positif, terbuka dll.
Pengkhususan (Staffing) Agihan kerja kepada setiap individu mengikut keupayaan Pekerja berpengalaman diberikan tugas lebih supaya produktiviti meningkat.
•
Tunjukarah (Directing)
-
Bimbingan perlu diberikan kepada pekerja yang kurang berpengalaman Pengurus perlu mengarahkan pekerja melaksanakan tugas
• -
-
Koordinasi (Coordinating) Pelbagai masalah timbul dalam melaksanakan projek pembinaan Pengurus Projek berpengalaman perlu membuat penyelarasan supaya masalah dapat diselesaikan. Ramalan perlu dibuat dengan tepat Contoh : Anggaran masa untuk menempah bahan-bahan binaan
INDUSTRI PEMBINAAN
Residential Road
Institutional Tunnel
Industrial
Building
PRODUCT
Civil Works
Dams
Viaduct Commercial Bridges Recreational
•
The products are heterogeneous different of design, size, location and end user
•
The product is unique and not repetitious its follows a bespoke design to meet individual needs of client
• • • •
Has specific objective The process is fragmented Involved many parties The final process is in situ the products are permanent
•
Construction output consists of capital good Contribution to economy
BUILDING
33
Langkah Asas Dalam Pengurusan Projek i.
Definasi Projek (untuk memenuhi kehendak klien) - untuk mengetahui apakah yang diingini oleh klien (rumah, pejabat, pusat membeli belah dll) ii. Skop Projek (Bagi memenuhi definasi projek) - mengupas kerja yang akan dijalankan - kenalpasti kuantiti, kualiti dan kerja iii. Belanjawan Projek (agar dapat memenuhi definasi dan skop) - peruntukkan kewangan dari pihak klien iv. Perancangan Projek (strategi untuk menyiapkan projek) - memilih dan melantik pekerja - mengenalpasti kerja yang perlu disiapkan
34
v.
Penjadualan Projek (Skop, belanjawan dan perancangan produk) - Menyusun dan menjadual aktiviti dalam sususan logik - menghubungkan kos dan sumber dalam penjadualan tersebut vi. Pengesanan Projek (Untuk memastikan kemajuan projek seperti yang dirancang) - Menilai kerja, masa dan kos yang digunakan - membandingkan keadaan sebenar dan perancangan vii. Penyiapan Projek (projek yang disiapkan mengikut kehendak klien) - membuat ujian dan penyiasatan, bayaran - menyerahkan projek kepada klien
KOMPONEN UTAMA PENGURUSAN PROJEK KUALITI Untuk memastikan projek yang diurus itu mengikut spesifikasi dan kualiti yang diharapkan supaya memenuhi kehendak pelanggan
KOS Untuk memastikan jumlah kos di akhir projek tidak melebihi daripada perancangan asal yang telah diperuntukan
MASA Untuk memastikan sesuatu projek itu disiapkan dalam tempoh masa yang minimum atau lingkungan jangka waktu yang telah ditetapkan
PERKAITAN ANTARA KOS, KUALITI & MASA KOS
KUALITI
TERMURAH
TERBAIK
EKONOMI
MEMADAI
MUNASABAH TERCEPAT MASA
OBJEKTIF PENGURUSAN PROJEK
KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK • • • •
Keseimbangan dalam objektif klien disebabkan penglibatan pelbagai disiplin dalam pengurusan projek Bagi memastikan kerja-kerja dilaksanakan dengan lancar dan sempurna mengikut perancangan asal Untuk perancangan dan pengawalan sumber serta mengesan sebarang perubahan terhadap kos Dapat melaksanakan projek mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan bagi mecapai kualiti pembinaan yang baik.
KRONOLOGI PROJEK PEMBINAAN
Kronologi Projek Pembinaan
AWALAN
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
Niat Taklimat
Rekabentuk Skima
TENDER Penyediaan Dokumen Tender Pemilihan Kontraktor
Rekabentuk terperinci
Kontrak
PEMBINAAN
PENYIAPAN
Pelaksanaan Kerja-kerja pembinaan
Ujian & Penyiapan
Kemajuan kerja
AKAUN AKHIR
Tuntutan bayaran
CCC
AWALAN
KAJIAN KEMUNGKINAN
REKABENTUK
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
Niat Taklimat • • •
•
•
Penentuan kehendak dan objektif projek Perlu ada definasi dan kehendak yang jelas terhadap projek, kualiti yang dikehendaki dan tempoh yang sepatutnya disiapkan. Kegagalan penyediaan maklumat ini, akan menyebabkan silap pengurusan dan mengundang masalah yang besar pada masa akan datang. Antara masalah yang wujud ialah perubahan dari segi rekabentuk akibat tiada skop projek. Kos yang akan meningkat disebabkan tuntutan terhadap kerja-kerja perubahan dan kesilapan rekabentuk Menentukan pihak-pihak yang terlibat dalam kumpulan pengurusan projek
Tarikh
12 September 2012 :
k u t n e b a k e R t a m i l k a T
Nama Projek Jenis Pembangunan Susunatur
: : :
Cadangan Pembangunan 11 ekar tanah di Senai, Johor Menara pejabat (75%) ruang niaga (25%) Bangunan bertingkat dengan “podium” untuk jualan.
Nisbah Plot
:
Maksimum nisbah plot bagi rekabentuk adalah 1:9 bergantung kepada kelulusan pihak berkuasa.
Konsep Rekabentuk
:
Konsep masa depan dengan laman landskap di laluan pejalan kaki.
Keperluan Rekabentuk
:
Perkhidmatan Mekanikal dan Elektrikal pintar serta terkini, tempat letak kereta yang mencukupi, kafetaria, bilik perkhidmatan, taska, pusat kecerdasan, kolam mandi di aras bumbung dan “atrium” tiga tingkat di lobi lif.
Keperluan Ruang
:
Isipadu ruang dua/tiga tingkat bagi “atrium” di pintu masuk utama, ruang sirkulasi dan perkhidmatan yang mencukupi tidak melebihi 25% daripada luas kasar pembangunan. Tiada had ketinggian tetapi bergantung kepada Jabatan Penerbangan Awam.
Tempat Letak Kereta
:
Diletakkan di tingkat bawah tanah agar ia tidak menggunakan kawasan atas yang lebih bernilai dan berharga.
Kaedah Pembinaan
:
Kaedah binaan secara “top down” dan menggunakan “fast track”, “regular modular” untuk memudahkan koordinasi dan pembinaan, penggunaan “ slip forming”, “flying form”, “table form” dan “short RC cycle” bagi setiap lantai amat digalakkan.
Kepentingan Mengetahui Kehendak Klien dan Objektif Projek Pada Peringkat Awal Berpengaruh untuk menganggu kualiti, kos dan masa
TINGGI
Perubahan terhadap kualiti, kos dan masa akan mempengaruhi kos
RENDAH AWALAN
REKABENTUK
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
AWALAN
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
A proposal to determine whether a project is viable or feasible • The study may encompass; ▫ Identifying and accessing the suitability of site ▫ The economic and market analysis Type of facility likely to be suitable Potential demand and likely competition Capital injection Fees or selling price ▫ Estimated of time needed for the project ▫ Cost estimating ▫ Authorities policies in relation to the proposed development •
AWALAN
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
Rekabentuk Skima Rekabentuk terperinci
•
Penyediaan pelan konsep dan skematik ▫ ▫
•
Berdasarkan taklimat, arkitek dan perancang bandar akan membuat rekabentuk lakaran dan skematik Masih boleh dibuat perubahan sekiranya tidak memenuhi kehendak klien
Perancangan kos ▫ ▫ ▫ ▫
Bagi mendapatkan anggaran kos pembinaan secara kasar Jurukur bahan akan membuat anggaran awal berdasarkan keluasan bangunan atau unit bangunan. Maklumat diperolehi dari lakaran yang dibuat Anggaran ini masih boleh berubah bagi memenuhi kehendak klien
AWALAN
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
Rekabentuk Skima Rekabentuk terperinci
•
Rekabentuk Terperinci ▫ ▫ ▫
Setelah klien bersetuju dengan rekabentuk skematik dan kos awalan. Jurukur bahan akan membuat anggaran terperinci Tiada perubahan besar yang boleh dibuat
Mula projek/idea Project Initation
Nilai matawang
Program disemak semula kerana tidak praktikal
Penjadualan
Tidak
Belanjawan
Perlu laksana Ya
Rekabentuk atau parameter tertentu tidak bersesuaian
Tidak
Rekabentuk/ kejuruteraan konseptual dan strategi projek
Pelan awalan/ kasar projek
Anggaran projek (Kos & fasa)
Tidak
Dapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan tertinggi diluluskan Sediakan rekabentuk terperinci
Permintaan Pasaran
AWALAN
• • •
▫
PEMBINAAN
PENYIAPAN
Media (surat khabar, internet) bagi projek awam@kerajaan Jemputan (nasihat dari perunding @ klien) bagi projek swasta
Kriteria pemilihan kontraktor ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫
•
TENDER
Proses tender bagi memilih kontraktor yang benar-benar layak Jurukur bahan akan menyediakan dokumen tender yang mengandungi spesifikasi, borang kontrak, kuantiti dan lukisan projek 2 kaedah yang biasa digunakan bagi memanggil kontraktor ialah melalui; ▫
•
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
Harga tender Reputasi Pengalaman Rekod projek lepas Organisasi Kedudukan kewangan
-
Tenaga pekerja Loji Kemahiran teknikal Kemudahan kredit dari pembekal Komitmen Tanggungjawab
Kontraktor yang berjaya akan menerima Surat Setuju Terima
LETTER OF ACCEPTANCE
LETTER OF ACCEPTANCE
LETTER OF ACCEPTANCE
AWALAN
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
Bagi merealisasikan kehendak klien secara fizikal • Dilaksanakan setelah dokumen kontrak ditandatangani • Kesempurnaan dan kualiti projek adalah bergantung kepada corak pengurusan dan kawalan pembinaan • Objektif •
▫
▫ ▫
Menyiapkan projek mengikut lukisan dan spesifikasi Dalam lingkungan belanjawan Dalam masa yang ditetapkan
AWALAN
• • •
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
TENDER
System testing and start-up Final inspection Guarantee and warranties
PEMBINAAN
PENYIAPAN
AWALAN
KAJIAN REKABENTUK KEMUNGKINAN
TENDER
PEMBINAAN
PENYIAPAN
2. Pembetulan Rekabentuk Perlu disebabkan rekabentuk dan spesifikasi kerja yang tidak lengkap atau perubahan terpaksa dibuat untuk penyesuaian dengan keadaan sebenar di tapak. Penyediaan As-Built Drawing. 3. Latihan staf Perlu untuk kemudahan operasi, selenggaraan dan sokongan teknikal. 4. Sijil siap kerja dikeluarkan Klien bersetuju untuk mengambil alih projek dan tempoh masa kecacatan bermula. 5. Tempoh tanggungan kecacatan Menjadi tanggungjawab kontraktor untuk selenggara sebarang kecacatan (defects) selagi dalam tempoh perjanjian.
