Unit ini akan membincangkan membincangkan tentang pengurusan yang yang melibatkan aktivitiaktiviti pembangunan dan inovasi dalam kerja operasi yang dikenali sebagai pengurusan projek.
Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan projek?
Pengurusan
projek
merupakan
satu
pengurusan
yang
melibatkan
pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan bergantung
kepada
kekangan
belanjawan
supaya
projek
dapat
disempurnakan disempurnakan dalam tempoh t empoh masa yang ditetapkan.
Sebelum kita meneruskan meneruskan pelajaran dalam unit ini, kita juga perlu perlu tahu apakah yang dimaksudkan dengan projek?
Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekalisekala dalam tempoh masa yang tertentu. Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan
kemudahan,
bangunan
kilang,
pusat
membeli
belah
dan
pemasangan sistem komputer.
9.1
ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN
1
PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________ Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar sistem pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna.
Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu :-
Perancangan
Penjadualan
Pengawalan
Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT, CPM dan carta Gantt. Teknik-teknik ini akan dijelas dengan lebih terperinci dalam tajuk yang seterusnya.
Dalam pengurusan projek , pasukan projek akan dibentuk yang mana ianya akan memainkan peranan penting untuk melaksanakan ketiga-tiga peringkat pengurusan projek yang telah dinyatakan di atas.
Pasukan projek merupakan sekumpulan individu dari organisasi atau dari luar organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli-ahlinya terdiri daripada pengurus dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang diperlukan dalam projek pembinaan.
Organisasi projek akan menguruskan pengurusan projek melalui perancangan penjadualan dan pengawalan. Rajah 9.1 di bawah menunjukkan salah satu
2
PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________ contoh struktur organisasi projek yang dibentuk dalam pengurusan sesuatu projek.
Perancangan merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek. Ianya bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek.
Kebiasaannya, perancangan projek akan disenaraikan dalam bentuk dokumen yang formal yang dikenali sebagai skop projek. Seterusnya, projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja (seperti yang ditunjukkan dalam rajah carta alir di bawah).
PROJEK
Perkara-perkara Utama Dalam Projek
Sub Perkara Utama Dalam Projek
Aktiviti-aktiviti
Matris Organisasi
Rajah 9.2 : Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja
4
PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________ Dengan itu sesuatu aktiviti dapat dijalankan dengan lebih lancar oleh setiap individu dengan adanya sumber tenaga buruh dan masa yang diperlukan oleh penyelia dan bahagian pengawalan pengurusan.
Matris organisasi : Satu pasukan yang dibentuk khas untuk menjalankan sesuatu projek yang khas dimana ahlinya terdiri daripada pelbagai jabatan fungsi dalam syarikat seperti kejuruteraan, pemasaran dan pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek.
9.1.2
Penjadualan
Selepas
proses
perancangan,
proses
penjadualan
diperlukan
untuk
menganggarkan jangkamasa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek. Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat.
Apakah yang akan berlaku sekiranya masa yang ditetapkan melebihi masa yang dihadkan?
Jika keadaan ini berlaku, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan samada dengan menambah sumber tenaga kerja atau dengan menggunakan cara lain yang boleh menyiapkan projek dengan cepat.
Selain dari menambah sumber tenaga kerja, salah satu cara yang boleh digunakan untuk menyiapkan projek dengan cepat ialah dengan kerja lebih masa (overtime). Dengan cara ini kos menyiapkan projek akan meningkat.
Macamana kita mengatasi masalah peningkatan kos, akan dijelaskan pada unit yang seterusnya.
Mengapakah penjadualan projek perlu dibuat dalam melaksanakan sesuatu projek?
5
PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________ Penjadualan perlu dilakukan untuk :
Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti yang lain
Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf rangkaian. Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh rajah di bawah :-
P1
Mendirikan tiang
P2
Memaku dinding
P3
Rajah 9.3 : Hubungan aktiviti melalui rangkaian
Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap aktiviti. Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk mengelak kerugian dari segi masa dan kos.
Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih cekap.
Seterusnya, disini akan diterangkan mengenai Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan yang popular. Carta Gantt juga dikenali sebagai carta bar dimana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama tempoh masa perjalanannya.
Mengapakah kita menggunakan Carta Gantt dalam melaksanakan projek?
Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus mengenalpasti :i.
semua aktiviti yang telah dirancang.
ii.
Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan
iii.
Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan
iv.
Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan
6
PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________ Rajah 9.4 di bawah menunjukkan contoh Carta Gantt bagi satu projek pembinaan rumah. 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Aktiviti
Merekabentuk rumah Mendapatkan bekalan Mencari pembekal Membuat pesanan Menerima bahan mentah Membina rumah Mengecat Memasang permaidani Siapkan kerja
Rajah 9.4 : Contoh Carta Gantt
9.1.3
Pengawalan
Selepas peringkat perancangan dan penjadualan, aktiviti projek akan dijalankan. Dalam masa itu, pengurus projek akan tertumpu kepada peringkat pengawalan yang merangkumi pengawalan sumber, kos kualiti dan belanjawan.
Apakah tujuan peringkat pengawalan ini ?
Pengawalan bertujuan untuk :
Memastikan semua aktiviti dikenalpasti
Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan
Memastikan sumber –sumber yang diperlukan dikenalpasti
Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek.
Bangunkan syarat sumber-sumber dalaman dan luaran yang diperlukan untuk aktiviti projek
Penjadualan
Pengawalan
Bangunkan petunjuk yang lebih jelas Untuk setiap sumber timing dan hubungan dengan sumber lain
Mengesan ketidakpatuhan dengan penjadualan, kos, piawaian kualiti dan belanjawan
Carta aliran tunai Carta Milestone : Carta Personel Jabatan Requirement Subcontractors Pelan Subcontractor Material Deliveries Jadual Aliran Tunai Work Pelan Material Delivery CPM/PERT :Penganggaran masa dan Tarikh permulaan dan kos persiapan aktiiti Belanjawan jabatan Update Activity slack Carta Milestone CPM/PERT Rekabentuk
Laporan belanjawan jabatan Laporan kos aktiviti Laporan Quality Compliance Laporan time performance : Aktiviti delinquent Akiviti slack Bahagian kritikal Kesimplan projek
Sebelum projek Sebaik sahaja projek akan dilaksanakan bermula Pengubahsuaian jika Berterusan sepanjang perlu seiring dengan perjalanan projek perjalanan projek
