Isu Atau Kelemahan Dalam Pengurusan Projek Pembinaan

ISU ATAU KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN Pengurusan projek ditakrifkan sebagai perancangan keseluruhan, pengawalan dan koordinasi sesuatu projek daripada peringkat permulaan hingga peringkat penyiapan bagi memenuhi keperluan pelanggan dan memastikan projek tersebut disiapkan pada masa yang ditetapkan, dalam lingkungan kos dan juga kualiti kerja seperti yang diharapkan oleh pelanggan. Isu atau kelemahan dalam pengurusan projek pembangunan telah dikenalpasti di setiap peringkat pengurusan projek. Isu atau kelemahan tersebut adalah seperti berikut: a) Peringkat Perancangan  Pemilihan tapak yang kurang sesuai  Pengambilan balik tanah belum selesai  Keperluan pelanggan tidak jelas/tidak lengkap  Peruntukan terhad b) Peringkat Reka Bentuk  Reka bentuk yang tidak sesuai/tidak praktikal/tidak memenuhi keperluan pengguna/tidak lengkap  Kurang maklumat/maklumat tidak jelas  Masalah koordinasi  Kesilapan perekabentuk/terlepas pandang  Kelewatan penyediaan rekabentuk c) Peringkat Perolehan  Kelewatan melantik perunding/kontraktor  Kontraktor tidak berkeupayaan  Kontraktor tiada pengalaman melaksanakan projek yang kompleks d) Peringkat Pembinaan  Masalah tapak  Lambat mendapat kelulusan daripada PBT  Masalah koordinasi  Kontraktor lewat menerima lukisan  Pelanggan lambat memberi pengesahan  Banyak kerja tambahan  Lanjutan masa (EOT) terlalu lama  Pertindihan skop kerja kontraktor  Penyelia tapak tidak kompeten  Penyeliaan tapak tidak rapi  Kerja pembinaan tidak ikut spesifikasi/lukisan  Tiada rekod kawalan kualiti  Kurang pemantauan terhadap perunding/kontraktor  Kenaikan harga barang binaan (seperti besi dan keluli) di luar kawalan  Kontraktor bermasalah  Projek dimansuhkan e) Peringkat Penyiapan dan Penyerahan  Kerja-kerja pembinaan tidak sempurna/banyak kecacatan dan kerosakan  Pembinaan diperakukan siap walaupun ada kerja yang belum siap  Ujian dan pentauliahan belum selesai  Kemudahan/peralatan tidak dapat digunakan  Bangunan/kemudahan tidak dapat beroperasi dengan berkesan  Pelanggan enggan berpindah  Bangunan telah diserahkan tetapi tidak boleh diduduki  Tiada kawalan keselamatan  Bangunan diduduki walaupun Sijil Layak Menduduki (CF) belum diperolehi f) Peringkat Pembaikan Kecacatan/Kerosakan dan Penyenggaraan   

Kurang pemantauan/penyeliaan Tiada penyenggaraan Kecacatan/kerosakan:

o Lambat dibaiki o Dibiarkan tanpa apa-apa tindakan o Tidak dibaiki walaupun Tempoh Tanggungan Kecacatan tamat o Yang sama berulang o Tidak dilaporkan o Serius selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan g) Peringkat Pentadbiran Kontrak          

Kontrak lewat ditandatangani Bon Pelaksanaan dan insurans lewat dikemukakan/tidak dilanjutkan selaras dengan lanjutan masa Perubahan kerja dilaksanakan sebelum kelulusan diberi Lanjutan masa lewat dikeluarkan/sebab-sebab tidak mengikut syarat kontrak Sijil Siap Kerja lewat dikeluarkan/tarikh di backdate Bayaran kemajuan tidak ikut jadual Denda lewat tidak dikenakan Perakuan Kerja Tidak Siap dikeluarkan setelah kerja diperakukan siap Perakuan Muktamad lewat dikeluarkan Isu atau masalah ini telah menyebabkan pembinaan lewat disiapkan, pembinaan tidak berkualiti dan kos pembinaan bertambah. Ini memberi kesan kepada pengguna, menjejaskan imej negara dan juga mendatangkan kerugian kepada Kerajaan.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN BAGI MENANGANI ISU ATAU KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN Antara cadangan penambahbaikan bagi menangani isu atau kelemahan tersebut adalah:           

Memastikan peruntukan mencukupi sebelum projek dilaksanakan; Pengambilan balik tanah dan masalah tapak diselesaikan sebelum kontraktor dilantik; Keperluan pelanggan perlu jelas, lengkap dan terperinci. Libatkan setiap peringkat pengguna semasa perancangan; Kriteria perlantikan perunding dan kontraktor diperketatkan/dikaji semula; Pentauliahan personel sebagai pengurus projek; Memantapkan keberkesanan komunikasi dan koordinasi di setiap peringkat pengurusan projek; Agensi bukan teknikal yang melaksanakan projek pembangunan perlu mempunyai kakitangan teknikal yang mencukupi dan kompeten; Mempertingkatkan dan memperluaskan penggunaan Industrialised Building System (IBS) dalam projek kerajaan; Agensi perlu mengenalpasti kelemahan yang wujud, menganalisis dan mengambil tindakan penambahbaikan bagi mengelakkan kesilapan berulang; CIDB perlu membuat kajian menyeluruh terhadap projek-projek kerajaan yang bermasalah; dan Memantapkan etika dan integriti dalam sektor pembinaan.

ISSUES OR WEAKNESS IN CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT Project management is defined as the overall planning, control and coordination of a project from the initial stage to the stage of completion to meet customer needs and ensure the project is completed on time, within cost and also the quality of work as expected by the customer. Issues or weaknesses in the management of development projects have been identified at each stage of project management. Issues or weaknesses are as follows: a) Planning Stage • Site selection unsuitable

• Acquisition of land pending • Customer requirements are unclear / incomplete • Provision limited b) Stage Design • Design inappropriate / not practical / does not meet the needs of users / incomplete • Lack of information / information is not clear • Coordination problems • Errors designer / overlooked • Delays in providing design c) Acquisition Rating • Delays in appointing consultants / contractors • Contractors are not capable • The contractor had no experience implementing complex projects d) Construction Stage • Problem Site • Slow approval of PBT • Coordination problems • Contractor receives through painting • Customer slow to confirmation • Many additional work • Extension of time (EOT) too long • Overlapping scope of work contractors • Supervisor incompetent site • Supervision sloppy track • The construction works do not follow the specifications / drawings • There is no record of quality control • Inadequate monitoring of consultants / contractors

• An increase in the price of building materials (such as iron and steel) out of control • Contractors problematic • Project repealed e) Stage Preparation and Submission • Construction work is not perfect / many defects and damage • Construction work certified ready even though there is not yet ready • Testing and commissioning of the unfinished • Facilities / equipment can not be used • Building / facility can not operate effectively • Customer refuses to move • The building has been submitted but not occupied • No security • Buildings occupied despite the Certificate of Fitness (CF) have not been obtained f) Level Repair Defects / Damage and Maintenance • Lack of monitoring / supervision • No maintenance • Defects / damage: Sooner or repaired o Left without any action o Do not repaired despite the expiration of the Defects Liability Period o The same is repeated o Not reported o Serious Defects Liability Period g) Level Contract Administration • Contract signed by • Performance Bond and insurance submitted late / not extended in accordance with the extension of time

• Changes in work performed before approval is given • Continued issued late time / cause is not in accordance with the terms of the contract • Completion Certificate issued late / date in backdate • Progress is on schedule • Fines were imposed late • Not Work Ready Certificate issued after completion of the work certified • Final Certificate issued late • Issues or problems have led to delayed construction, quality construction and increased construction costs. This affects the user, the image of the country and also injurious to the Government. SUGGESTIONS FOR IMPROVEMENT FOR ADDRESSING ISSUES OR WEAKNESS IN CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT Among the proposed improvements to address the issues or weaknesses are: • Ensure the provision of adequate pre-project; • Acquisition of land and site issues resolved before the appointed contractor; • Customer needs to be clear, complete and detailed. Engage every user during the planning stage; • criteria for appointment of consultants and contractors bolted / reviewed; • Commissioning personnel as project manager; • Establish effective communication and coordination at all levels of project management; • Agencies not technical development projects need to have sufficient technical staff and competent; • Enhance and expand the use of Industrialised Building System (IBS) in government projects; • Agencies must identify weaknesses, analyze and take remedial actions to avoid repeating mistakes; • CIDB need to make a comprehensive review of government projects is problematic; and • Strengthening of ethics and integrity in the construction sector.