Organizac ón como función administrativa Resumen para Administración y Gestión Profesor: Gonzalo V.
Intr Introd oduc uccción: ión: Orga Organi niza zacci n como función administrativa En las organizaciones que se caracterizan acterizan por estar orien orientadas tadas al al éxito, éxito, a l eficiencia y al logro de los objetivos por sobre todo, es recuente ver que existen personas que son capaces de realizar proactivamente cualquier función, sin ning!n tipo de gu"a, y sólo con instr cciones b#sicas. Algunos autores piensan que ara lograr eso en una organización, es bueno desarrollar a estas personas desde sus comienzos. eg!n estas ideas, incluso es mejor dejar inconclusa una definición clara de organiza organización, ción, porque porque as" se impondr# el trabajo en equipo, por la onciencia generalizada de la neces necesidad idad de de cooper cooperar ar al log logrr de las actividades$ %ero la realidad es que en la mayor"a de las organizacion organizaciones, es, si si los individuo individuo conocen la parte que les corresponde &acer en una actividad de equipo, y conocen la relación entre s" y de sus funciones, el logro de los objetivos planteados en la etapa de planificación, es muc& muc&oo m#s m#s efect efectivo ivo y e muc&os casos, m#s eficiente. ' esto sucede en cualquier tipo e organización( En las empresas, empresas, orques orquestas, tas, los equipo equipo deportivos, las #reas de un &ospital, etc. Entonces, pareciera ser que es muc&o mejor crear una estructura clara entro de la organización, para para poder poder fija fijarr cla claram ramen ente te l s roles roles de cada cada carg cargo. o. Esto Esto es lo qu se denomina funciones organizacionales. )na fun funci ción ón organ rganiz izaacio cional nal req requiere para su existencia( *.+ objetivos verificables .+ idea clara de los principales eberes o actividades implicados -.+ un precisión del #rea de auto idad alcance/ alcance/ para realiza realizarr las tareas tareas par para cumplir las metas. Adem# Adem#s, s, ide ideal almen mente te se deb debee ten ten r en cuenta( El suministro de información ecesaria y de otros instrumentos indis ensables para realizar la función. Entonces, la organización como función administrativa/ consiste en(
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*.+ 0dentificación y clasificación de las actividades requeridas .+ la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos -.+ la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad delegación/ necesaria para supervisarlo 1.+ la estipulación de coordinación &orizontal y vertical en la estructura organizacional entradas y salidas f"sicas y de información/ 2a estructura organizacional se dise3a para determinar 4)056 realizar# 7)82E tareas y 4)056 ser# responsable de 4)5 resultados$todo esto ayuda a eliminar los obst#culos que surgen de la confusión o incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y también ayuda a tender redes de toma de decisiones y comunicación que apoyan los objetivos empresariales/. Organización es un término que tiene usos muy variados, pero para nosotros, en esta etapa, significar# una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada$. Entonces 9eflexionar :4ué significa estructura intencional y formal de funciones; Antes de esto, cabe se3alar que una organización tiene estructuras importantes de considerar. 2a estructura formal y la estructura informal.
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Organización FORMAL e INFORMAL
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División organizacional (el departamento )n aspecto de la organización es el establecimiento de departamentos. 2a palabra departamento indica un #rea, división o sucursal definida de una organización. )n departamento, en el sentido m#s com!n del término, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la zona occidental, la sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar. En algunas empresas, esta terminolog"a se utiliza en forma muy libre< en otras, especialmente en las grandes, una terminolog"a m#s estricta indica relaciones jer#rquicas. =e esta forma, un vicepresidente puede estar al frente de una división< un director, de un departamento< un gerente, de una sucursal, y un jefe, de una sección.
Niveles organizacionales i bien el propósito de organizar es otorgar eficacia a la cooperación &umana, la razón de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de administración. En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque &ay un l!mite al n"mero de personas #ue se pueden supervisar con eficacia, aunque este l"mite var"a seg!n las diversas situaciones. Es importante que en toda organización se decidan cu#ntos subordinados pueden ser dirigidos por un supervisor. e sabe que com!nmente éste n!mero es de cuatro a oc&o subordinados en los nivel altos de la organización y de oc&o a quince, o m#s, en los niveles superiores.
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A continuación se muestran las relaciones entre el tramo de administración y los niveles organizacionales. )n tramo amplio de administración >r#fico / se asocia con pocos niveles organizacionales< uno estrec&o >r#fico -/, con muc&os niveles.
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$r%fico &: Organización con tramos amplios
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2os superiores est#n obligados a delegar e deben establecer pol"ticas claras e debe seleccionar con cuidado a los subordinados
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@endencia de que los superiores con exceso de trabajo se conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones %eligro de que los superiores pierdan control e requieren administradores de una calidad excepcional
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$r%fico ': Organización con tramos estrecos
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upervisión estricta 7ontrol estricto 7omunicación r#pida entre subordinados y superiores
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2os superiores tienden intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados Buc&os niveles de administración Altos costos debido a numerosos niveles =istancia excesiva entre el nivel inferior y el superior
2a definición de si una organización la estructuramos con muc&os niveles o con un amplio tramo de subordinados, depender# del impacto de los factores subyacentes.
CA7@O9E 4)E =E@E9B06A6 )6 @9ABO EC07AD El n!mero de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente depende del impacto de los factores subyacentes.
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@ambién influyen otros factores como por ejemplo( un administrador competente y capacitado puede supervisar de manera eficaz a un mayor n!mero de personas que uno sin esas caracter"sticas. 2a actitud positiva de los subordinados, su disposición a correr riesgos razonables, subordinados maduros, son factores que también ayudan a que el administrador delegue m#s autoridad y permita ampliar su tramo de administración. En consecuencia, :qué &ar"a para que su organización fuera m#s f#cil de administrar;
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N)*)+IDAD D) ),-ILI.RIO 6o cabe duda que es preferible una estructura organizacional plana, pero &ay que tener en cuenta que la realidad es que el tramo de administración se ve limitado por las restricciones reales e importantes. A medida que una empresa crece, las limitaciones del tramo de administración obligan a incrementar el n!mero de niveles debido a la existencia de un mayor n!mero de personas por supervisar. %or esta razón se requiere de un equilibrio preciso entre los factores que influyen en una situación espec"fica. Ampliar los tramos de administración y reducir el n!mero de niveles puede ser la solución en algunos casos, en otros tal vez lo contrario sea lo m#s indicado. 2o esencial es balancear en su totalidad los costos de adopción de un curso u otro, y no sólo pensando en los costos financieros, sino también en los costos blandosF motivación, desarrollo personal, cumplimiento de los objetivos, etc/.
)+/R-*/-RA 0 1RO*)+O D) LA OR$ANI2A*I3N %ara concebir la función de organización como proceso, se debe considerar. *. 2a estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. . 2a estructura debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa. 2a autoridad en una organización es un derec&o socialmente determinado para ejercer la discrecionalidad. %or esta razón, est# sujeta a cambios. -. 2a estructura debe dise3arse a favor del trabajo, para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y para &acer posible que las personas cumplan eficientemente los objetivos trazados en un futuro cambiante. Esto implica que la estructura funcional, nunca podr# se est#tica. 6o existe una !nica estructura organizacional para todas las situaciones, y su efectividad depende de la situación prevaleciente. 1. En el dise3o de la estructura, se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos. Esto no quiere decir que la estructura se dise3e en torno a los individuos y no a metas y actividades, pero se debe considerar los eventuales impactos que las personas pueden tener en la eficacia de la organización.
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L3$I*A D) LA OR$ANI2A*I3N *. Establecimiento de los objetivos de la empresa. . Cormulación de los objetivos, pol"ticas y planes de apoyo. -. 0dentificación, an#lisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos. 1. Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos &umanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias. G. =elegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempe3o de las actividades. H. Enlace &orizontal y vertical de los grupos entre s", por medio de relaciones de autoridad y flujos de información.
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