LA ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema sistema establece establece la divisió división n del trabajo trabajo y la estruct estructura ura necesaria necesaria para para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de auto autorid ridad ad y respo respons nsab abililid idad ad,, se defi define nen n las las func funcio ione nes, s, los los debe deberes res y las las dependenci dependencias as de las personas o grupos grupos de personas. personas. Fayol (1972), (1972), define define la organ organiz izac ació ión n dici dicien endo do que que cons consist iste e en dota dotarr al organ organis ismo mo de elem elemen ento toss necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las func funcio ione ness técni técnica cas, s, finan financi ciera eras, s, cont contab able les, s, come comerci rcial ales, es, de segur segurid idad ad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación). Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos: a) Los princip principios ios genera generales. les. b) Los sistem sistemas as de de organi organizac zación ión.. c) Los instru instrumen mentos tos metod metodoló ológic gicos. os. a) PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.
Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido quince principios que deben observarse al organi organizar zar una empresa empresa o institu institució ción n según según Melinko Melinkoff ff ( op cit ) , se pued pueden en cit ), enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.
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1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización
debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración denominan misión a esta constelación a fines mas generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc. 2.
Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este
principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor. 3.
Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe
esta establ blec ecer er el núme número ro de pers person onas as que que debe deben n depe depend nder er de otra otra directamente. Se aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio ambiente físico. Principio del equilibrio equilibrio dirección-con dirección-control: trol: este principio principio establece establece 4. Principio
que, que, a medi medida da que que el dire direct ctiv ivo o o jefe jefe dele delega ga auto autori rida dad d en otro otross funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que delegue. 5.
Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con
este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo máximo debe conserv conservar ar la responsab responsabilidad ilidad total final final por por la autoridad autoridad delegada. 6.
Principio Principio de fijación de responsabili responsabilidades: dades: este principio establece
que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.
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7.
Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia
diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento. 8.
Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o
ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente. 9.
Principio de identificación: este principio establece que todos los
actos o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos o cosas semejantes. 10. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo
sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. 11. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber
responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivos como subalternos. 12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe
recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia. 13. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe
existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda organización.
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14. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa
se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades. 15. Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo. b)LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.
Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan los sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en su texto las organizaciones (2000, p 45).
Reyes Ponce y Jeener:
a) Sistema lineal. b) Sistema funcional. c) Sistema lineal y de Staff.
Spriegel:
a) b) c) d)
Sistema lineal. Sistema funcional. Sistema mixto (Lineal y Staff). Sistema Comisional.
Agramonte:
a) Puros: Sistema lineal. b) Sistema funcional.
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c) Sistema lineal y de asesoria. d) Mixtos: Lineal Funcional, de organización Comisional Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).
Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario. Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por ordenes que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo los niveles de la organización. En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica. Ventajas del sistema lineal: a) La organización resulta sencilla de comprender. b) Genera rapidez en la ejecución de las ordenes. c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas. d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando. Desventajas del sistema lineal: a) No hace uso de las ventajas de la especialización. b) Los jefes deben tener conocimientos diversos c) La perdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa. d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones. e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad. Sistema de organización funcional o Tayloriano.
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Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en unidades especializadas, las funciones similares o parecidas. El sistema no descansa en hombres sino en las funciones. En este sistema vale más la especialización que la posición jerárquica de los hombres. Ventajas del sistema funcional: a) Aprovecha las ventajas de la especialización. b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo. c) Se facilita el control directo. d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o dependencia que forman los organismos. Desventajas del sistema lineal: a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta actividad. b) La supervisión es múltiple. c) Se descarta el principio de unidad de mando. d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos. Sistema de organización lineal con staff, asesoria o plana mayor.
Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoria o plana mayos. Las unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de línea; solo tienen autoridad de mando sobre el personal de sus sistemas asesores. Ventajas del sistema de línea y de staff: 6
a) Se aprovechan las ventajas de la especialización b) Se mantiene la unidad de mando. c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoria Desventaja del sistema de línea y staff: a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea
y
asesoria. b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad. c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia asesora o funcionarios asesores. d) La asesoria no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea. Organización comisional y tipos de comités o comisiones.
En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la pirámide. En la practica este modelo de organización de autoridad superior colegiada es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u Oficiales. Más frecuentemente existen consejos, comités o comisiones intermedios dentro de una institución, sea que ésta se organice lineal o funcionalmente o en forma mixta. Ventajas:
a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes. b) Se reciben aportes valiosos. Desventajas: a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho tiempo en reuniones. b) Dificultan la toma de decisiones. c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la autoridad.
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Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones especificas o de resolver un problema especifico. Debido a las considerables variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser: 1. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea
Pueden tomar decisiones realizan una función determinada. 2. Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando. 3. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura
organizativa, se les asignan deberes y autoridad. 4. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se
organizan para estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico. 5.
Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son
estables en la estructura, duran un tiempo indefinido. 6.
Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo
determinado. 7.
Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias
subordinadas, tienen poder de decisión. 8.
Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.
NIVELES EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE ALCANCE NACIONAL.
Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización de carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de una pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la máxima autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y se encuentra el mayor numero de personas para la ejecución de los planes, programas y para el logo de los objetivos.
Nivel superior o nivel normativo:
es el nivel responsable de la planificación, organización, dirección y control activo de la organización como un todo. Tiene a su cargo las siguientes funciones generales:
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1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación, etc.. 2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados con el plan sectorial nacional. 3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para seleccionar los cuadros competentes para las diferentes posiciones de responsabilidad dentro de la organización. 4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la organización y su funcionamiento, a través de informes, publicaciones, estadística, etc. 5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.
Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoria: Las funciones del nivel intermedio son más especializadas. En él se necesitan cuadros de especialistas para integrarlo. Sus funciones son.
1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel 2. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el mejor cumplimiento de los planes de trabajo. 3. Dar asesoria técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar cuadros directivos a través del adiestramiento de persona. 4. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo
Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la
responsabilidad directa de la ejecución de las actividades y tareas, para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. Sus funciones generales son.
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1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos o normas del plan nacional. 2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo. 3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en calidad. 4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa. 5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles. 6. Fomentar y mantener la moral del trabajo. 7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los conflictos y problemas que se puedan presentar. 8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control. 9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel. 10.Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias, necesidades y realizaciones en su nivel. a) Establecer las relaciones necesarias con otros organismos, para el mejor logro de su programa de trabajo. ESTRUCTURA PIRAMIDALY NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN NACIONAL.
NIVEL SUPERIOR NORMATIVO
NIVEL INTERMEDIO COORDINADOR ASESOR
NIVEL INFERIOR EJECUTIVO DIRECTO
Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales. 10
Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El organigrama describe graficamanete la división del trabajo que se establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución. Ventajas de los organigramas: 1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la organización. 2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección de la organización. 3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control. 4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la organización. 5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización. Clasificación de los organigramas: De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1. organigramas verticales de tipo clásico
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2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.
3. Organigrama mixto.
4. Organigramas circulares o concéntricos.
5. Organigramas escalares.
Algunas reglas para su construcción
Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología: Nombre
Simbología
Significado 12
Rectángulos
Departamentos o divisiones de la organización que varían en importancia de acuerdo a su tamaño.
Líneas continuas Verticales
Líneas de mando de una división superior a una inferior.
Líneas continuas Horizontales
Líneas discontinuas Horizontales
Indican la unión entre órganos de asesoria.
Significan coordinación unen por los dos lados a dos rectángulos que mantienen relaciones de coordinación.
Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución. Importancia y necesidad de los manuales administrativos. La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su
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vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos. Clasificación de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías: 1) Manuales de organización. 2) Manuales de políticas. 3) Manuales de sistemas y procedimientos. Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales como: 1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos corporativos). 2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura. 3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoria. 4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo. Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas en un manual, permitirá: 1) Agilizar el proceso decisorio. 2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución. 3) Facilitar la descentralización. 4) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de tramites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de 14
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:
1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la organización para que la información sea útil se requiere que la información se comunique a través de la línea de mando de la organización. 2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar. 3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de categoría. 4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades. 5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones, normas y procedimientos. 6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual. 7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones. 8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa. 9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionales. Estructura de los manuales
Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente se basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su objetivo, que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión. las partes principales de un manual son las siguientes: 1) Manual de organización:
Contenido o índice. 15
Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar a las personas responsables de su aplicación.
Instrucciones para el uso del manual.
Cuerpo principal.
Misión y filosofía de la empresa.
Objetivos generales de la organización.
Estructura organizativa (descripción general).
Organigrama.
Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que conforman a la organización.
Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo organigrama.
Glosario de términos. (Con anexos si los hay).
2) Manual de políticas, sistemas y procedimientos.
Contenido o índice
Introducción.
Instrucciones para su uso.
Cuerpo principal.
Políticas de la institución.
Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.
Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento.
Objetivos del procedimiento.
Alcance del procedimiento.
Normas que lo fundamentan.
Descripción de los procedimientos mismos.
Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
Formular instructivos.
Glosario de términos.
Recomendaciones al momento de emplear los manuales. 16
1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual, se inicia el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a cargo de la unidad responsable de la sistematización administrativa, la que mantendrá un registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas. 2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento. 3. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos. EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN. El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son: 1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización. 2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución. 3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización. 4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. 5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. 6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
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7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades. 8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización. Bibliografía consultada 1. Castillo,
L
planificación
(1992).
El
PES.
estratégica.
En
síntesis.
Editorial
Revista
fundación
de
Altadir.
Caracas. 2. Izurreta,
F
(1997).
En
qué
consiste
el
proceso
de
planificación estratégica. UCV. Caracas. 3. Koontz, O (1972). Curso de Administración Moderna. Mc
Graw Hill. México. 4. Matus, C (1990). Política, Planificación y Gobierno. Editores Miguel Angel García e Hijos. Caracas. 5. Melinkoff, R (1987). Los Procesos Administrativos. Caracas. Editorial contexto. 6. Moyer, H (1989). Planificación Estratégica Situacional. Luz.
Maracaibo. 7. Muñoz, L (1981). Notas de Planificación. ULA. Mérida. 8. Taylor, F y Fayol. (1972). Principios de la Administración Científica.
http://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=proceso%20adminsitrativo %20organizacion%C3%A7&source=web&cd=1&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A %2F%2Ftallerdeinvestigacionyensayo.files.wordpress.com%2F2008%2F05%2Flaorganizacion-como-fase-del-procesoadministrativo.doc&ei=W_vQToegLo_CgAee__n1BQ&usg=AFQjCNHTNxPHftoyEbS R05QKjGp7RWwdjQ&cad=rja ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la
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empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa. Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar: 1) objetivos
verificables que constituyen parte central de la planeación,
2) una idea clara de los principales deberes o actividades, 3) una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una
función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos. Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a din de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función. La organización es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso productivo que llevan a cabo los administradores, gerentes economistas, contadores que se encuentran en puestos directivos de la unidad productora. La remuneración del capital y la organización es la ganancia. El diccionario de la Real Academia de la Lengua española dice: “Organizar es establecer o reformar una cosa sujetando a las reglas el número, orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de componerla”. Es en este sentido en que concebimos la organización como: •
•
•
La identificación y clasificación de las actividades requeridas, El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos, La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla (delegación) y
La obligación de realizar una coordinación horizontal (en el mismo nivel de la organización o en otro similar) y vertical (por ejemplo, oficinas centrales, división y departamento) en la estructura organizacional. La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de la empresa -la gente, las tareas y los materiales- para que puedan llevar acabo el plan de acción señalado de antemano y lograr los objetivos de la empresa. La •
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función de organización consta de un número de actividades relacionadas, como las siguientes: * Definición de las tareas. * Selección y colocación de los empleados. * Definir autoridad y responsabilidad. * Determinar relaciones de autoridad-responsabilidad, etc. Tipos de organizaciones
Organización Formal:
Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo. La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organización.
Organización Informal: El autor Chester Barnard, en su obra considera
como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. , así podemos tener el ejemplo de personas que juegan ajedrez. Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la administración respecto a cierto número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no están tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata más bien de criterios esenciales para la organización eficaz. Los principios orientadores básicos de la organización se resumirían como sigue: EL PROPÓSITO DE LA ORGANIZACIÓN
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El propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional. Principio de unidad de objeto, la estructura de una organización es eficaz si permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de eficiencia organizacional, una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un mínimo de consecuencias a costos no buscados. Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo. Eliminar duplicidad de trabajo. Establecer canales de comunicación. Representar la estructura oficial de la empresa LA CAUSA DE LA ORGANIZACIÓN La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un solo gerente. Principio del tramo de control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el número de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de variables implícitas. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal. La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la “cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de “staff” no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y legal. Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática. 21
Principios de organización: Unidad de mando.- Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe,
cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas. Especialización .- Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas. Paridad de autoridad y responsabilidad.- La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad. Equilibrio de Dirección–Control.- Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma. Definición de puestos.- Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos. PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR 1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en
forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo. 2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de
empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización 3. Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación
de los departamentos produce una jerarquía de la organización. 4. establecer
mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación. División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues
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cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses. Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en departamentos de química, departamento de ingles, etc. La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de otras. Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que especifica quien controla a quien en una organización. Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.
Factores internos 23
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Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor). Diversidad de productos y clase de operación. Tamaño de la organización. Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)
Factores externos •
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Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción). Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero) La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización. A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministr ativo/default3.asp •
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