CÓMO SE LEVANTA, DISEÑA O ESTRUCTURA UNA ORGANIZACIÓN. La estructura de la organización es un mecanismo proyectado para ayudar a lograr las metas de la empresa. Por pequeña que sea una organización esta debe comenzar por definir sus objetivos, ya que sus recursos pueden ser limitados y deben utilizarse eficazmente si es que se requiere que la empresa sobreviva y prospere. Esto requiere una “formulación de objetivos y una asignación de responsabilidad”*1. La asignación de responsabilidad esencial, incluso si la organización se compone de un solo hombre. Porque él debe de distribuir su tiempo tan eficazmente como sea posible. El diseño de un nuevo sistema de organización quizá sea el paso más importante en el proceso de reorganización de una empresa, la construcción. La construcción de la organización ideal debe considerar lo mejor que se haya escrito sobre la materia y que sea adaptable a las necesidades de la empresa. El empleo del término “ideal”
no ésta referido en el sentido de construir una organización por ciento eficiente, “perfecta, sino más bien
al contraste con la organización actual. “Lo fundamental para el diseño de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa”*2. Sin la comprensión
general y específica de la situación actual y una buena comprensión de los requerimientos del sistema futuro, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable. 1
James Arthur Finch Stoner Administracion 1996
2
Bretones y Mañas, 2009
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El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación que presentan los “principios de organización” al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad de estos “ principios” ha sido guiar a los demás en la
organización y en la forma de crear sistemas de organización óptimos. El diseño organizacional, se define como el resultado del perfilamiento y el alineamiento de todos los componentes de una empresa para el logro de una misión acordada. “El diseñar una organización es un proceso comercial
directo que es tan tan crítico que debería estar en la agenda de las reuniones de cada departamento, sin embargo a pesar de la la importancia, los ejecutivos pocas veces hablan de ello y es menos frecuente todavía que actúen para diseñar y rediseñar conscientemente su negocio y así alcanzar el éxito.”3 Lo que hacen con frecuencia en cambio es reorganizar o reestructurar: y esto únicamente sobre la estructura de la organización (El organigrama) muy pocas veces tiene el efecto deseado. Los directivos a quienes les interesa el diseño de su organización tienen una motivación. Ellos consideran que una organización se comporta en la forma en que fue diseñado. Si no se ha diseñado correctamente podemos trazar una analogía de un auto de carrera mal diseñadoeste no podrá alcanzar el éxito.
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Cuando los directivos creen que el diseño de la organización es importante, actúan sobre la base de cinco principios.
El diseño está impulsado por la estrategia comercial y por el contexto operativo (no por un nuevo sistema informático, un nuevo líder que quiere impresionar, o por alguna otra razón no comercial). El diseño requiere un pensamiento integral de la organización: sus sistemas, estructuras, personal, mediciones de resultados, proceso, cultura y la forma en que todos los elementos funcionan en el entorno. El diseño para el futuro es una opción mejor que diseñar para el presente. El diseño no debe tomarse superficialmente, requiere muchos recursos aún cuando el resultado sea bueno. El diseño es un proceso fundamental, no una simple refacción.
Como se mencionó anteriormente, “el diseño de la organización es el resultado de conformar y alinear todos los componentes de una empresa para el logro de una misión acordada.”*4 Esta definición implica que hay cualidades inherentes inherentes que mantienen a la organización organización adaptable al contexto operativo. La reorganización o reestructuración que se enfocaalgunas veces exclusivamente-en los aspectos estructurales no es diseño organizacional y muy pocas
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La siguiente imagen ilustra la opinión que prueba que reorganizar desde el punto de partida estructural es equivocado. Se ha contratado un nuevo vicepresidente para que se haga cargo de una división.
Lo que parece un procedimiento simple de reestructuración en realidad es complejo, y la complejidad aumenta cuando se involucra más niveles jerárquicos.
El abordar el diseño organizacional enfocado en la estructura es riesgoso. Aunque parezca directo, es probable que impacte en diferentes formas. El diseño organizacional es más que lo que se llama reorganización y diferente de una respuesta puramente estructural para tratar de resolver un problema de la empresa. “El diseño organizacional comienza con la visión y misión del negocio y requiere considerar todos los elementos de la organización en su entorno.”*5 En general llevan al fracaso las opiniones que no son consistentes, colaborativas y estratégicas al comienzo del diseño organizacional. Aunque ese trabajo puede no resultar (o
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PARÁMETROS FUNDAMENTALES ORGANIZATIVO
EN
EL
DISEÑO
Aclarado el procedimiento a seguir para el diseño de la estructura, procederemos a estudiar los parámetros básicos en el diseño organizativo, parámetros que derivan de los principios de diseño ya estudiados. Hemos indicado también que la tarea de organizar es un proceso gerencial permanente, debido a que las estrategias se pueden modificar, el entorno organizacional puede cambiar y la eficacia y eficiencia de las actividades de la organización podrían no estar siempre al nivel que los gerentes querrían, lo que implicaría modificar la estructura existente. Independientemente de que el motivo sea que constituyan una organización nueva, que estén reestructurando una organización existente o que haya cambiado radicalmente el patrón de las relaciones de una organización, “los gerentes siguen unos pasos determinados para configurar la organización.”6 La articulación de todos estos parámetros implica el diseño de las relaciones verticales, horizontales y la consecución del equilibrio organizacional. Mintzberg establece la revisión de nueve parámetros fundamentales para diseñar la organización, parámetros que evidentemente se basan en los principios organizativos. Siguiendo citaremos dichos parámetros, que son:
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3. Capacitación 4. Adoctrinamiento 5. Agrupación de unidades 6. Sistemas de planeación y control. “*7 1.- La especialización del trabajo está relacionada con el número de tareas que deben realizarse en un determinado puesto y con el control que el trabajador tenga sobre ellas. Mintzberg distingue entre: o
o
o
o
Puesto especializado horizontal: tiene pocas tareas pero están muy definidas. Puesto especializado vertical: es aquél en el que el trabajador no tiene control sobre el desempeño de sus tareas. Trabajos no calificados: muy especializados tanto vertical como horizontalmente. Trabajos calificados o profesionales: especializados horizontal pero no verticalmente.
2.- Formalización del comportamiento, que consiste en la estandarización de los puestos de trabajo empleando manuales, reglas, directrices, etc. Cuando las estructuras necesitan de la estandarización se denominan burocráticas, mientras que las que no necesitan de ella se denominan orgánicas. 3.- Capacitación o empleo de programas de instrucciones para poder establecer y estandarizar los conocimientos y habilidades que necesiten los
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4.- Adoctrinamiento de los empleados para que conozcan la misión y los objetivos de la empresa de manera que tomen decisiones acordes con ellos. 5.- Agrupación de unidades o selección de las variables que ayudarán en la constitución y ordenación de las diferentes unidades, desde las de orden inferior hasta las más altas. 6.- Sistemas de planeación y control . “Consiste en establecer a priori las acciones que deberán emprenderse y los sistemas de control del desempeño de éstas.”8 De esta forma se podrán estandarizar los resultados. ANÁLISIS: El diseño organizacional comprende toda la secuencia del trabajo que resulta en la medición del alineamiento de la visión/misión, valores/principios operativos, estrategias, objetivos, tácticas, sistemas, estructura ,personas, procesos, cultura y resultados para ofrecer los resultados necesarios en el contexto operativo.
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Los conocimientos del diseño organización ha ido evolucionando. Al principio los procesos del diseño organizacional giraban en torno en torno al funcionamiento interno de una organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización --La división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación tienen una larga tradición en la historia la historia del ejercicio de la administración. la administración. GLOSARIO:
Estructura: Estructura: Distribución y orden de las partes importantes que componen un todo Mecanismo: Modo Mecanismo: Modo de funcionamiento, desarrollo Eficacia: Eficacia: Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado. n Conjunto de reglas o principios sobre una materia estructurados y enlazados entre sí Empresa: Entidad Empresa: Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la producción, y dedicada a actividades mercantiles Principios: Principios: Fundamento, aseveración fundamental que permite el desarrollo de un razonamiento o
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Táctica: Táctica: Sistema o método utilizado para conseguir un fin
BIBLIOGRAFIA
Henry Mintzber James Brain Quinn. El Proceso Estratégico. Editorial Prentice Hall edición 2°