Un modelo es una represent representaci ación ón docume documenta ntada da de un proceso proceso o conjunt conjunto o de procesos donde se indican sus diferentes componentes: entradas, transformaciones real realiz izad adas as,, sali salida das, s, así así como como rela relaci cion ones es entr entre e ello ellos, s, perm permit itie iend ndo o una una may mayor comprensión del mismo, detectar problemas y, por lo tanto, mejorarlo En este sentido el control interno puede interno puede modelarse para propósitos de análisis y diseño diseño,, defini definido do como como un plan plan elabora elaborado do para para asegura asegurar, r, de manera manera razona razonable ble,, el alcance alcance de objetivos objetivos estratégicos estratégicos de tipo operacional, operacional, administrat administrativo, ivo, contable, legal o normativo, involucrando políticas, normas, procedimientos y principios bajo los cuales los los empl emplea eado dos s real realiz izan an sus sus acti activi vida dade des s en las las dife difere rent ntes es área áreas s de cual cualu uie ier r organización ya sea p!blica o privada" #l respecto, las políticas son políticas son enunciados generales o amplios bajo los cuales se toman decisiones tendientes a alcanzar determinados objetivos $as
normas, normas,
a
dif diferen erenci cias as de las las
polí polítticas icas,,
son son
enun enunci ciad ados os espe especí cífi fico cos s
representando reglas de obligatorio cumplimiento, por lo tanto, no implican elegir entre varias alternativas" $os procedimientos, procedimientos, diseñados en función de las políticas y normas, describen el paso a paso durante la realización de una tarea, así como también los resultados esperados, sirviendo de guía al empleado mientras se desempeña en sus actividades" $os principios de principios de control interno conforman la base o fundamento bajo el cual éste funciona para cumplir con su propósito, entre ellos la segregación o separación de funciones de operación, custodia y registro en cada operación, es decir, empleados diferentes diferentes para cada una de ellas, minimizando minimizando con ello tanto la ocurrencia ocurrencia de errores, errores, frau fraudes des u otra otras s accio acciones nes dist distin inta tas s a las las esta establ blec ecid idas as en las las norm normas, as, polí políti ticas cas y procedimientos" Es muy muy impo import rtan ante te ue las las polí políti tica cas, s, norma normas, s, proc proced edim imie ient ntos os,, fluj flujogr ogram amas as y prin princi cipi pios os esté estén n no solam solamen ente te docum document entad ados os en manu manual ales es sino sino tamb tambié ién n ser ser del conocimiento de los empleados, de lo contrario éstos no contribuirán al propósito del control interno"
FONDO DE CAJA CHICA El fondo de caja c%ica es un monto ue se mantiene en efectivo para efectuar compras e&cepcionales o de necesidad urgente, representando además montos bajos, por lo tanto, se utilizan para aduirir artículos ue, debido a su poco e imprevisible uso, no son susceptibles de ue su aduisición se programe mediante otras modalidades, siendo éstos los criterios utilizados para realizar retiros de dic%o fondo" 'or ende, los fondos de caja c%ica no reuieren orden de compra, dado ue no corresponden a un gasto mayor, el cual si reueriría ser estudiado con anticipación, por lo tanto, solicitarse reuisiciones por intermedio del encargado de realizar las compras" (uncionan a través de reembolsos contra presentación de comprobantes de pago, los cuales deberán solicitarse al departamento contable una vez se %aya gastado un determinado porcentaje del mismo, permitiendo disponer de cierta suma mientras se tramite la reposición" )in embargo, a pesar de manejarse bajos montos de efectivo, su gestión reuiere la identificación, documentación y comunicación de políticas, normas, procedimientos, flujogramas y principios, como elementos a considerar para alcanzar los objetivos propuestos mediante un adecuado control interno" PROPUESTA Políticas de Caja Cica $a creación del fondo de caja c%ica se realizará a través de la aprobación de un pago de monto determinado, por parte del *erente *eneral y *erente #dministrativo, de acuerdo a estimaciones de la empresa, emitiendo un c%eue por dic%o monto a favor de caja c%ica" +antener un monto en efectivo lo más bajo posible, pero suficiente para pagar imprevistos" onsiderar como criterio para efectuar pagos a través del fondo de caja c%ica la emergencia o urgencia de la compra o la necesidad de atender imprevistos"
-dentificar los conceptos bajo los cuales se pagaran bienes o servicios a través de este fondo así como las pro%ibiciones" Normas de Caja Cica #unue los montos pagados con el fondo de caja c%ica son bajos, la empresa debe establecer las siguientes normas: .esignar a un empleado ue administre el fondo como su custodio /espaldar todos los pagos efectuados con el fondo mediante un vale o comprobante de caja c%ica, además de las facturas o recibos correspondientes relacionados con dic%o vale" $os vales o comprobantes de caja c%ica deben ser firmados tanto por el receptor del importe como por el custodio, disminuyendo de esta manera el riesgo de pagos no autorizados El fondo de caja c%ica debe reponerse periódicamente al monto establecido por la empresa cuando éste disminuya a un valor límite emitiendo un c%eue por el monto total de los vales" $a suma del efectivo y el total de los vales debe ser siempre igual al saldo inicial /ealizar arueos periódicos y sin previo aviso por parte de un asistente administrativo y en caso de encontrar diferencias deberá informarse por escrito El custodio de caja c%ica, por su propia conveniencia, debe practicar un arueo diario preferiblemente al cierre de las operaciones" #l cierre del mes, se deberá confeccionar un estado de la caja c%ica en el cual se mostrarán los movimientos en forma resumida El custodio jamás deberá utilizar dinero de su propiedad para realizar o complementar pagos ue deben ser %ec%os con recursos de caja c%ica" ada gasto realizado a través del fondo de caja c%ica debe ser autorizado por el gerente administrativo
El custodio debe estampar un sello ue diga cancelado en las facturas o comprobantes de pago Aspectos Conta!les Relacionados con Caja Cica .e manera contable, el asiento de creación de caja c%ica se realiza en las cuentas 0caja c%ica1 2debe3 y 0banco1 2%aber3 a la fec%a de creación uando se realice el c%eue de reposición de caja c%ica, a través de los soportes de los desembolsos presentados por el custodio, el departamento de contabilidad actualizará el registro de las cuentas correspondientes 2por ejemplo, %aber: gastos de ve%ículo, artículos de limpieza, artículos de oficina, viáticos4" debe: banco3 a la fec%a de reposición uando se da un sobrante de dinero 2lo cual no debería suceder3, al %acer la reposición se realiza un abono 2debe3 a una cuenta llamada 0sobrante de caja c%ica1 en la cuenta de ingresos uando se da un faltante de dinero 2lo cual no debería suceder3, al %acer la reposición se realiza un asiento en el ue la diferencia se carga 2%aber3 a una cuenta llamada 0cuentas por cobrar empleados1, 0cuentas por cobrar custodios1
