NOMBRE DE LA EMPRESA
1.FECHA
REMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA
2.NUMERO
4. MONTODEL FONDO
5. CUSTODIO RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA. APELLIDOS Y NOMBRES CEDULA DE IDENTIDAD
CARGO
PERIODO
6. RELACION DE GSTOS EFECTUADOS A TRAVES DEL FONDO DE CAJA CHICA. N°
FECHA
FACTURA
DETALLE
TIPO DE GASTO
MONTO
IVA
TOTAL
TOTALES… 7.- CONCILIACION TOTAL A REMBOLSAR TOTAL EFECTIVO TOTAL DEL FONDO FALTANTE O SOBRANTE PREPARADO
REVISADO
APROBADO
SALDO
EFECTIVO: Es la primera partida, la más importante y las más circulante que aparece en el Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques que esta en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales, etc.)
CUENTAS QUE LO CONFORMAN - Caja Principal - Caja Chica - Banco Están ubicadas en el Activo Circulante Disponible y tienen saldo Deudor
CAJA Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura.
REGISTRO CONTABLE
------------------X-------------------Caja
xx Ingreso por Servicios o Ventas xx
P/r ingresos por ventas
------------------X--------------------Cuentas por pagar
xx
Pago a empleado
xx
Gastos varios Caja
xx xx
P/r desembolsos varios
-------------------X--------------------Banco
xx
Caja
xx
P/r el depósito en la cuenta bancaria
FALTANTE O SOBRANTE EN CAJA FALTANTE
XX-X-XX
-X-
Diferencia en caja xx (cuenta transitoria) Caja
xx
P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día xxx
xx-xx-xx
-x-
Cuenta x Cobrar
xx
Diferencia en caja P/r que el faltante existente en caja el día xxx
SOBRANTE x-xx-xx
-xCaja
xx
Diferencia en caja xx P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día xx xx-xx-xx
-x-
Diferencia en caja xx Venta o cuenta por cobrar xx P/R sobrante según arqueo realizado el día xx proveniente de .....
Formulario de movimiento de diario de caja que contiene columnas de entradas (ventas) salidas( egresos varios) El efectivo en caja puede estar constituido por: - Dinero en efectivo en moneda nacional
- Moneda extranjera en efectivo o cheque de gerencia - Cheques pagaderos por terceros - Giros postales o bancarios - Recibos de tarjetas de crédito pendientes por depositar - Vales de cesta ticket recibidos de clientes
El efectivo en caja no puede estar conformado por: - Cheques posfechados. Por razones legales no esta permitido aceptar cheques posfechados.
- Cheques devueltos por falta de fondo. Deben reclasificarse a una cuenta por cobrar o cheques devueltos de clientes - Vales
CAJA CHICA - Es un fondo fijo que se crea a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo para efectuar desembolsos menores. (Para no elaborar un cheque por una cantidad irrisoria, se pierde tiempo y papeleo) - La empresa debe definir el monto máximo y la naturaleza del gasto a pagar por el fondo. - Los pagos que se efectúen deben estar aprobadas por las personas responsables y autorizadas para tal fin. - Deben asignarse los fondos fijos a personas responsables con controles estrictos a fin de que no se desvíe su fin.
- Todo desembolso debe estar amparado por un comprobante de pago de caja chica y su respectiva factura.. - El custodio conserva todos los comprobantes de los pagos realizados, los cuales serán contabilizados en el momento que el fondo sea sujeto de reposición.
CONSTITUCION O CREACION DE LA CAJA CHICA
XX-X-XX
-X-
Dr.
Cr.
Caja Chica o Fondo Fijo Banco
xx xx
P/r creación del fondo fijo o caja chica
Una vez creada caja chica no recibirá ningún cargo o abono, es decir su saldo permanecerá inalterable, a menos que se quiera aumentar, disminuir o cancelar su saldo
REPOSICION O REEMBOLSO
-Debe reponerse cuando el monto en Bolívares de comprobantes o facturas (desembolsos) asciende a un 75% de su monto total. - El custodio elabora la relación de gastos, la solicitud de reembolso con los comprobantes debidamente autorizados para entregarlos a la persona autorizada (administrador o gerente) quien verificara el saldo aun disponible del fondo mas el total de los importes de los comprobantes que debe ser igual a la suma o saldo del fondo fijo, para emitir el cheque por la diferencia que corresponde a los pagos efectuados, a nombre de la persona responsable con el carácter NO ENDOSABLE. - Las facturas que soportan los pagos hechos por el fondo fijo deberán ser inutilizadas con una maquina troqueladora o por medio de un sello que tenga la expresión “Cancelado”, para evitar que sean presentadas nuevamente para su cobro.
REGISTRO CONTABLE
xx-xx-xx
-xFletes s/ compra
xx
Gastos de artículos de escritorio
xx
Gastos de transporte
xx
Gastos de correspondencia
xx
Gastos de alimentación
xx
Banco
xx
P/R el reembolso o reposición del fondo de caja chica de acuerdo a la relación presentada por el custodio del fondo
AUMENTO DEL FONDO El registro contable es igual al de su constitución, con la variante de que el monto a contabilizar es por la diferencia entre el fondo actual y el nuevo.
xx-xx-xx
-x-
Caja Chica o fondo fijo
xx
Banco
xx
P/R el aumento del fondo de caja chica del dpto. x
DISMINUCION DEL FONDO El registro se realiza en forma inversa al de su constitución xx-x-xx
-xBanco
xx
Caja Chica o fondo fijo
xx
P/R la disminución del fondo fijo del Dpto. X Aquí se hace un depósito bancario, si no es así y se decide depositar en la caja principal el cargo se haría a caja y no a banco
FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA
Se presenta cuando hay diferencia entre el saldo del arqueo y saldo contable del fondo
ARQUEO DE CAJA CHICA Consiste en la revisión e inspección de todos los valores en poder del custodio
FALTANTE Este registro se realiza cuando se haga la reposición, así xx-x-xx
-x-
Suma de todos los gasto
xx
Faltante de caja Chica
xx
Banco
xx
P/R la reposición del fondo de caja chica y el respectivo faltante
SOBRANTE Si hay sobrante este beneficia a la empresa, por lo tanto es tomada como una cuenta de ingresos llamada sobrante de caja chica xx-x-xx
-x-
Suma de todo los gastos
xx
Banco
xx
Sobrante de caja chica
xx
P/R reposición de caja chica y el respectivo sobrante
EJERCICIOS 1.- La empresa Jabillos S.R.L. posee una caja chica por Bs. 10.000 para manejar desembolsos en forma eficiente. El 15-4-05 el encargado del manejo de dicho fondo solicitó que se aumentara el monto del mismo debido a que las reposiciones se estaban realizando con demasiada frecuencia. Una vez analizados los argumentos presentados, se decidió aumentar el monto de dicho fondo a Bs. 20.000. El 29-4-05 el encargado del manejo de fondo solicitó la reposición del mismo de acuerdo a la siguiente relación: Comprobantes por pago: Fletes en compras
Bs.
8.700 “
Traslado de personal Gastos Varios
“
2.400
Timbres Fiscales
“
2.500
Estampillas
“
3.500
Artículos de Oficina
“
1.150 “
Efectivo en caja chica Total
“
1.270
480
20.000
A los efectos de reponer el fondo se emitió un cheque
Se pide: registrar en el diario principal el aumento y la reposición de caja
2.- La empresa LOS HABILES SNC, posee una caja chica que fue creada con un monto de Bs. 25.000 para cancelar aquellas cantidades pequeñas por las cuales no se justifica la realización de un cheque. El 17-505 el encargado del manejo del fondo, planteó a la gerencia que el monto con el cual se había abierto la caja chica era muy alto, lo que traía como consecuencia que las reposiciones se estaban realizando cada 4 meses. En vista de este caso, se decidió rebajar el monto de caja chica a Bs. 7.000, dicha disminución se efectuará al momento de que se fuera a realizar la reposición. El 11-8-05, el encargado del manejo del fondo solicitó la reposición, para lo cual entregó la siguiente relación: Recibos por: Suministro de Oficina
Bs.
5.600
Fletes sobre compras
“
4.130
Anticipos a empleados
“
7.230
Estampillas
“
4.100
Envío de correspondencia
“
3.600
Efectivo Total
340 “
25.000
En vista de lo aprobado se emitió un cheque.
Se pide: registrar la reposición de caja chica con su correspondiente disminución
3.- Para el 09-4-05 el gerente de la empresa LOS ALTOS C.A ., decidió realizar un arqueo sorpresa de caja chica, la cual fue creada con un monto de Bs. 10.000. Al efecto se presentó a la oficina del encargado del fondo y le solicitó que le mostrara el contenido de caja chica a los efectos de proceder a su reposición. Este arqueo mostró lo siguiente: Recibos por pago de agua
Bs.
Recibo por pago de luz
“
1.250,15
Pago de taxis
“
1.150,00
Efectivo
“
7.187,35
Total en comprobantes y efectivo
612,50
10.200,00
En vista de que se encontró un sobrante, el gerente procedió a reponer la caja chica mediante la emisión de un cheque y registrar el sobrante.
Se pide: realizar los registros correspondientes
4.- La empresa Ferretería Central SNC, tiene abierta una caja chica con un monto de Bs. 12.000 para la realización de pagos menores a Bs. 500. El administrador de la firma decidió el 13-7-05 realizar un arqueo sorpresa al mencionado fondo. En el arqueo se encontraron los siguientes comprobantes y efectivo:
Comprobantes: Aseo
Bs.
750
Artículos de oficina
“
3.100
Traslado de personal
“
830
Efectivo
”
7.020
Faltante
”
Total
300 12.000
Se consideró el faltante como anticipo al empleado
Se pide: registrar la reposición de caja Chica
5.- La empresa ABC C.A; decide crear un fondo fijo el 12-03-05 por Bs. 15.000, para lo cual emitió un cheque por ese monto. - El 31-03-05 El encargado del fondo solicitó la reposición del mismo, para la cual envió la siguiente relación:
Comprobantes: Material de oficina
Bs.
2.300 ”
Anticipo a empleados Correspondencia
”
3.700
Fletes s/compra
”
1.270
Efectivo
”
1.230
Total
6.500
15.000
Se pide: - Registrar la creación y la reposición de Caja Chica
6.- La empresa Comercial Mesa C.A posee un fondo de Caja Chica por Bs. 80.000. El 21-05-06 se decidió realizar un arqueo sorpresa al encargado de dicho fondo, encontrándose lo siguiente:
Fletes s/ Compras
Bs.
10.000
Anticipo a Empleados
”
20.000
Articulo oficina
”
30.000
Efectivo
”
20.000
Total
80.000
Se pide: hacer el registro correspondiente