CAJA CHICA CONCEPTO Se denomina caja chica o caja menor porque existe movimiento de dinero pero en poca escala, y fondo fijo porque se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo posible no aumentara ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas y/o anomalías en el manejo de fondos.
OBJETIVO
Los objetivos principales, que originan la creación de un fondo fijo son:
Desconcentrar movimiento de fondos de los utilizados en caja general
Coberturar directamente pagos de mínima cuantía para evitar tramites burocráticos por cifras menores
CARACTERISTICAS Las características principales que identifican al tratamiento de caja chica son:
Autonomía de gestión
Dar celeridad al pago de gastos menores
Efectuar pagos directos en efectivo
NATURALEZA DE LA CUENTA
La naturaleza de la cuenta fondo fijo, incluye:
Titulo
Concepto
Movimiento de la cuenta
Saldo que debe presentar
Exposición en estados financieros
TITULO Caja chica, caja menor, fondo fijo
CONCEPTO Esta cuenta contabiliza en términos de unidades monetarias la asignación de recursos destinados a coberturar gastos de mínima cuantía relacionados con la actividad de una empresa
MOVIMIENTO DE LA CUENTA Esta cuenta se carga por el monto de la asignación o incremento de fondos y re expresión de valores y se abona por reversión de fondos, anomalías en su manejo y/o a fin del ejercicio para fines de cierre de registros
SALDO QUE DEBE PRESENTAR Esta cuenta desde el punto de vista técnico debe presentar saldo deudor (Debe)
EXPOSICION EN ESTADOS FINANCIEROS Esta cuenta debe exponerse en balance general, grupo denominado activo, subgrupo disponibilidades
IMPLANTACION DEL FONDO FIJO Por un adecuado sistema de control interno destinado al rubro de las disponibilidades, se establece que todos los pagos se efectúen mediante la emisión de cheques. Pero ciertos gastos por montos menores no requieren ser coberturados con tal documento, pero si el total de gastos para lo cual se implanta el sistema de caja chica Consistente en asignar una determinada suma de dinero, que no sea demasiada reducida ni importante, para no realizar reposiciones diariamente ni tampoco tener inmovilizadas sumas cuantiosas, porque restaría movimiento al activo disponible de la empresa Dichos fondos deben ser entregados mediante l giro de cheque, a nombre de un dependiente de la empresa que recibe la denominación de cajero(a) de caja chica quien se responsabiliza por la custodia y utilización de tales recursos destinados a solventar gastos menores o de poca importancia de la empresa Todos los gastos efectuados por la persona encargada, necesariamente deben estar respaldados por documentación original a la orden de la razón social de la empre, pudiendo ser estos. Facturas, recibos, vales o cualquier documentación probatoria, que acredite el importe, concepto y la fecha del gasto Estos fondos deben ser utilizados en función al reglamento diseñado por tal efecto
TRATAMIENTO CONTABLE Para demostrar contablemente, la implantación del sistema de caja chica plantearemos el siguiente ejemplo 1 de diciembre de 1997.- almacenes “la estrella” decide asignar fondos por Bs. 5000.00 destinados a coberturar gastos menores, para tal efecto emite el cheque Nº 876 del Banco La Paz S.A., a la orden de Linda Laura El registro a practicarse es: La Paz 01 de diciembre de 1997
CODIGO 1001002 1001003
Nº:CDT-X01
DETALLE Caja chica Linda Laura Banco La Paz S.A. Para registrar la asignación de fondos mediante cheque Nº 876 destinado a coberturar gastos menores
DEBE
HABER
5000.5000.5000.-
5000.-
Con lo que contablemente acabamos de demostrar la habilitación de fondos para gastos menores A partir de esta fecha, la encargada procederá a solventar gastos relacionados con los siguientes conceptos. Servicio telefónico, servicio de agua potable, servicio eléctrico, cables, servicios postales, refrigerios al personal, movilidades, etc. Una vez que estén por agotarse o se agoten los fondos, deberá pedir la reposición correspondiente mediante la realización de arqueo
ARQUEO DE FONDOS Se denomina arqueo de fondos al procedimiento contable realizado periódicamente para evidenciar la adecuada utilización de recursos y efectuar la reposición de estos Un arqueo de fondos, en este caso, normalmente se divide en dos partes:
Documentación existente en caja
Recuento del efectivo
DOCUMENTACION EXISTENTE EN CAJA Para revisar la documentación existente en caja chica, se debe utilizar el siguiente procedimiento.
Corte de documentación
Selección de documentación
Revisión de la documentación existente
CORTE DE DOCUMENTACION El corte de documentación consiste en determinar un intervalo de tiempo en función de dos fechas, tomando en cuenta el último numero correlativo de la documentación utilizada para avalar gastos La primera fecha determinada en el ultimo reembolso de fondos o caso contrario cuando se efectúa la asignación de estos recursos La segunda fecha determinada cuando se esta realizando el arqueo correspondiente Este corte tiene por finalidad utilizar las pruebas de descargo del encargado (facturas, recibos y/o vales) emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para de esa manera no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre esas fechas
SELECCIÓN DE DOCUMENTACION La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas de descargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico Es decir separar y agrupar facturas, recibos, vales y/o cualquier otra documentación habilitada para sustentar la utilización de fondos
REVISION DE LA DOCUMENTACION EXISTENTE La revisión de la documentación existente en caja chica consiste en verificar en cada documento lo siguiente:
Que sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando corresponda original y la primera copia
Fecha de emisión en función al corte efectuado
Que estén a la orden de la razón social de la empresa y Nº de R.U.C., caso contrario no po drán ser considerados como gastos de esta
Concepto del gasto
Importe numeral y literal
RECUENTO DEL EFECTIVO Para realizar el recuento del efectivo existente en caja chica, se debe utilizar el siguiente procedimiento:
Selección de billetes y monedas
Selección de billetes
Selección de monedas
SELECCIÓN DE BILLETES Y MONEDAS La selección de billetes y monedas consiste en separar el papel moneda de l as monedas propiamente dichas
SELECCIÓN DE BILLETES La selección de billetes consiste en separar y agrupar el papel moneda en función al corte de cada uno de estos, para exponerlos en el arqueo en orden descendente o ascendente y proceder a su r ecuento físico
SELECCIÓN DE MONEDAS La selección de monadas consiste en separar y agrupar estas en función al corte de cada una y exponerlas en el arqueo en orden descendente y proceder a su recuento físico
REPOSICION DE FONDOS La reposición o reembolso de fondos consiste, en una vez concluido el arqueo, emitir cheque a la orden del encargado por el importe total de la documentación encontrada, cargando cuenta o cuentas de gastos con abono a la cuenta corriente bancaria para que el importe del cheque mas el efectivo en poder del encargado representen el monto asignado para tal efecto Al respecto debemos puntualizar que, no es correcto al reponer fondos cargar la cuenta caja chica porque al mayorizar el saldo será al monto asignado mas el importe de la reposición, cifra que jamás recibió la encargada
METODOLOGIA DEL ARQUEO Para realizar un arqueo de caja chica, una vez practicando el corte de documentación y recuento del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente: 1. Habilitar un papel de trabajo 2. En la parte superior y central registrar el encabezamiento que esta integrado por: Razón social de la empresa. Titulo del procedimiento contable (arqueo de caja chica), fecha y moneda de cuenta 3. Debajo del encabezamiento, al lado izquierdo registrar lo siguiente. Nombre y cargo del encargado, monto asignado (numeral y literal), la ultima reposición, hora de inicio, hora de finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presencio el arqueo 4. Detallar. Fecha, emisor del documento, concepto e importe de las facturas, vales y/o r4cibos 5. Efectuar suma total de la documentación 6. Detallar. Billetes y monedas ordenados por corte 7. Efectuar la suma total de billetes y monedas 8. Efectuar la suma del total de la documentación con el total del recuento del efectivo, tal resultado debe ser igual al monto asignado y por supuesto al saldo del mayor de la cuenta caja c hica 9. En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la documentación t el efectivo recontado fueron devueltos conforme al encargado Para efectuar la correspondiente demostración utilizaremos el siguiente supuesto 19 de diciembre de 1997.- practicar arqueo de caja chica sobre los fondos que almacenes “la estrella” entrego a linda Laura-encargada. Por la reposición, se emite cheque Nº 456 del Banco La Paz S.A. la orden de la encargada Para tal efecto; se cuenta con la siguiente información: La documentación existente en poder de la encargada es:
3 de diciembre.- Fac. Nº 123 ELECTROPAZ S.A. Servicio de energía eléctrica Bs. 495.00
6 de diciembre.- Fac. Nº 345 COTEL servicio telefónico Bs. 320.00
7 de diciembre.- Fac. Nº 456 EL PASTEL servicio de te Bs. 280.00
10 de diciembre.- Fac. Nº 678 LA PAPELERA material de escritorio Bs. 910.00
12 de diciembre.- Fac. Nº 890 EL PINTOR compra de pintura Bs. 315.00
15 de diciembre.- Fac. Nº 901 EL VELOZ taller de reparaciones Bs. 1420.00
16 de diciembre.- Vale Nº 101 J. Dino L impieza oficina Bs. 60.00
19 de diciembre.- Vale Nº 102 P. Luna Movilidades quincena Bs. 150.00
El efectivo existente en poder de l a encargada, presenta la siguiente composición:
2 billetes del corte de
Bs. 100.00
6 billetes del corte de
Bs. 50.00
10 billetes del corte de
Bs. 20.00
15 billetes del corte de
Bs. 10.00
60 monedas del corte de
Bs. 2.00
80 monedas del corte de
Bs. 1.00
Algo a puntualizar, es que toda la documentación existente solo tiene que estar comprendida entre el 1 al 19 de diciembre. Por lo tanto, documentación fechada anterior al 1 de diciembre quedara automáticamente anulada, por que se presupone haber intervenido en an terior arqueo Los fondos fueron recontados en mi presencia y me fueron devueltos conforme al igual que la documentación existente en caja Linda Laura Encargada Seguidamente se procede a la reposicion de fondos El registro a practicarse es: La Paz 12 de diciembre de 1997
CODIGO 8001010 8001011 1004002 1001003
Nº: CDT-X02
DETALLE Gastos generales Gastos de mantenimiento Crédito fiscal IVA Banco La Paz Para registrar la reposicion de fondos mediante cheque Nº 456 y arqueo correspondiente adjunto a la presente
DEBE
HABER
2229 1235 486 3950 3950
3950
DIFERENCIAS EN ARQUEOS Se suelen en algunos casos, encontrar diferencias entre el saldo según el mayor respecto al saldo que arroja el arqueo Cuando se suscitan estas diferencias deben ser contabilizadas al momento de efectuarse la reposición de fondos
Los casos que normalmente pueden presentarse son.
Faltantes sin responsabilidad del encargado
Faltantes con responsabilidad del encargado
Para efectuar la correspondiente demostración utilizaremos el supuesto anterior, alterando lo siguiente: Saldo según arqueo
4500.00
Faltante en recuento de fondos
500.00
MAS: -------------------------------Saldo según mayor
5000.00 ====================
Observando la parte final del arqueo, llegamos a deducir la existencia de un falte de Bs. 500.00
FALTANTES SIN RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el ar queo y después de evidenciar que no existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra gastos El registro a practicarse es: La Paz 12 de diciembre de 1997
CODIGO 1002021 1001002
Nº: CDT-X02
DETALLE Cuentas del personal Linda Laura Caja chica Linda Laura Para registrar el faltante encontrado según arqueo
DEBE HABER 500 500 500
500
FALTANTES CON RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo y después de evidenciar que existe responsabilidad del encargado el faltante debe imputarse contra Cuentas del personal, ya que tales f ondos serán recuperados por la empresas El registro a practicarse es: La Paz 12 de diciembre de 1997
CODIGO 1002021 1001002
Nº:CDT-X02
DETALLE Cuentas del personal Linda Laura Caja chica Linda Laura Para registrar el faltante encontrado según arqueo
DEBE
HABER
500 500 500
500
ALMACENES “LA ESTRELLA”
ARQUEO DE CAJA CHICA (Al 19 de diciembre de 1997) Expresado en Bolivianos
Encargada. Linda Laura Monto asignado: Bs. 5000.00 (cinco mil 00/100 Bolivianos) Ultimo reembolso: 1 de diciembre de 1997 Hora de inicio: 9:30 a.m. Hora de finalización: 10:30 a.m. Realizado por: Perico Pericón – Auditor Presenció: Armando Paredes - Contador
DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN CAJA Fecha:
Doc:
Nº:
Emisor:
Concepto:
Importe:
03/12/97
Fac.
123
ELECTROPAZ
Servicio de energía eléctrica
495.00
06/12/97
Fac.
345
COTEL
Servicio telefónico
320.00
07/12/97
Fac.
456
EL PASTEL
Servicio de te
280.00
10/12/97
Fac.
678
LA PAPELERA
Material de escritorio
910.00
12/12/97
Fac.
890
EL PINTOR
Compra de pintura
315.00
15/12/97
Fac.
901
EL VELOZ
Taller de reparación
1420.00
16/12/97
Vale
101
J. Dino
Limpieza oficina
60.00
19/12/97
Vale
102
P. Luna
Movilidades quincena
150.00 -----------------
Total documentación existente en caja
3950.00
Mas:
RECUENTO DEL EFECTIVO Billetes:
Del corte de Bs. 100.00
2 unidades
200.00
Del corte de Bs. 50.00
6 unidades
300.00
Del corte de Bs. 20.00
10 unidades
200.00
Del corte de Bs. 10.00
15 unidades
150.00
850.00
Monedas:
Del corte de Bs. 2.00
60 unidades
120.00
Del corte de Bs. 1.00
80 unidades
80.00
Saldo según arqueo
200.00
1050.00 5000.00 ========