Fbcj Caja Chica Sap

INSTRUCTIVO

Página 1 de 12 Versión: 1 Código: I15 Fecha de actualización: 30/11/2011

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

ELABORÓ Jenny Oalle !a"irez %erente ad"inistratia

REVISÓ #lsa $orales Contador

APROBÓ Jenny Oalle !a"irez %erente ad"inistratia

1. Objetivo

Describir cómo se realiza un reembolso e ca!a menor en SAP" 2. Desarrollo

La #ransacción $ue se u#iliza es la FBC% Es#a es la #ransacción $ue eben u#ilizar

Teclear &En#er' En el si(uien#e )an#allazo ebe re*isar $ue la ca!a menor $ue *a a causar sea la l a correc#a"

Ca!a menor e la a(encia corres)onien#e

TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA

INSTRUCTIVO


REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Si la ca!a no es la correc#a+ us#e )uee seleccionar la correc#a en el icono si(uien#e recuaro.

En ese recuaro ebe seleccionar el libro e ca!a /acieno clic0 en ca!as menores

, le a)arecer- el

, se es)le(ar- el lis#ao e las

Selecciona la ca!a corres)onien#e1 , )asa a re*isar la 2ec/a en la $ue *a a causar el (as#o"


INSTRUCTIVO REEMBOLSO DE CAJA MENOR


Fec/a e la causación1 es#a 2ec/a ebe corres)oner al 5a en el $ue (eneraron el (as#o

3La ca!a menor ebe causarse iariamen#e+ ,a $ue en cual$uier momen#o se )uee realizar un ar$ueo e ca!a menor , el sis#ema es la base )ara ic/o ar$ueo4" En el recuaro se obser*an unas 2lec/as+ con esas 2ec/as us#e )or- ubicarse en el 5a $ue esee

Al #eclear sobre 8o,+ lo lle*a a al 5a e /o," Con la 2lec/a erec/a los lle*a a ma9ana , as5 sucesi*amen#e" Con la 2lec/a iz$uiera los lle*a a a,er , as5 sucesi*amen#e" Al #eclear sobre Es#a semana+ les mues#ra lo causao uran#e #oa la semana &L a :'" Con la 2lec/a erec/a los lle*a a la semana si(uien#e , as5 sucesi*amen#e" Con la 2lec/a iz$uiera los lle*a a la semana an#erior , as5 sucesi*amen#e" Al #eclear sobre Perioo ac#ual+ les mues#ra lo causao uran#e #oo el mes" Con la 2lec/a erec/a los lle*a al mes si(uien#e , as5 sucesi*amen#e" Con la 2lec/a iz$uiera los lle*a al mes an#erior , as5 sucesi*amen#e"

La ca!a le re2le!a el salo $ue #iene en la 2ec/a e cor#e+ con el 2in e con#rolar su ar$ueo iario e ca!a menor+ es#e salo #ambi6n le a,ua )ara saber el momen#o e7ac#o e la elaboración el reembolso )ara en*5o a la see )rinci)al &manual e ca!a menor' TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA


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Salo al inicio e la 2ec/a $ue es#*isualizano+ en es#e e!em)lo a enero <= e <>== :alor solici#ao como reembolso en su ca!a en la 2ec/a $ue es#*isualizano+ en es#e e!em)lo en no*?<=?<>== :alor causao en la 2ec/a $ue es#*isualizano+ en es#e e!em)lo en no*?=@?<>== Salo is)onible a la 2ec/a $ue es#*isualizano+ en es#e e!em)lo a no*?=@?<>==

Si se ubica en 3Es#a semana4+ )uee *isualizar el salo al inicio e la semana+ el #o#al e (as#os causaos en la semana , salo al 2inal e la semana" Si le /an realizao reembolsos+ es#os se *isualizan en #o#al in(resos e2ec#i*o" Si se ubica en 3Perioo ac#ual4+ )uee *isualizar el salo al inicio el mes+ el #o#al e (as#os causaos en el mes , salo al 2inal el mes" Su ca!a siem)re ebe iniciar el mes con el *alor asi(nao a su ca!a menor , ebe 2inalizar con el *alor #o#al reembolsao" En las sección in2erior el )an#allazo+ encuen#ra #res car)e#as. ;as#os e2ec#i*o+ In(resos e2ec#i*o+ In(resos c/e$ues"



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En la car)e#a ;as#os e2ec#i*o+ us#e )rocee a la causación iaria e (as#os &recibos'

En la car)e#a In(resos e2ec#i*o+ us#e )rocee a la causación el reembolso e ca!a menor+ en el momen#o en $ue us#e lo realice )ara su res)ec#i*o )a(o+ en es#e momen#o se crea la cuen#a )or )a(arle

En la car)e#a In(resos c/e$ues+ us#e )rocee a la causación el reembolso e ca!a menor+ cuano le )a(uen en c/e$ue" Esta carpeta no se utiliza en el momento

Procee a la causación o con#abilización e (as#os &es#a labor ebe ser iaria'1 )ara ello ebe ubicarse en la car)e#a 3;as#os e2ec#i*o4" All5 ebe ili(enciar los cam)os &sin e7ce)ción'. O)eración con#able1 Im)or#e1 In" Im)ues#os1 Rece)#or recibo1 T7#1 Re2erencia1 Asi(nación , Cen#ro e cos#os" &E7)licación'. •

La columna 3O)eración con#able4+ /ace re2erencia a la cuen#a con#able $ue se *a a a2ec#ar1 us#e )or- es)le(ar la lis#a e cuen#as $ue es#-n au#orizaas )ara )a(o )or ca!a menor /acieno clic0 en

, se es)le(ar- el lis#ao e las cuen#as au#orizaas

8acieno clic0 ac- se es)le(aran las cuen#as $ue es#-n au#orizaas )ara )a(o )or ca!a menor



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NOTA. Las ca!as menores #ienen un #o)e )ara causación e (as#os+ es#e *alor lo encuen#ran en el

manual e ca!as menores" NO SE PODRAN CASAR PA;OS A TERCEROS E SMADOS DRANTE EL AO TOTALICEN N ;ASTO SPERIOR A INIENTOS MIL PESOS &@>>">>>' MCTE &a9o <>=='" Si uran#e el mes a un mismo )ro*eeor se le e2ec#uan )a(os $ue su)eren la base )ara e2ec#uar re#enciones en la 2uen#es+ us#e eber-n e2ec#uar las mismas+ o )or- realizar el )roceimuien#o normal e causación+ es ecir+ en*iar las 2ac#uras a la )rinci)al )ara ser causaas , )a(aas )or all5" 

Alistamiento de motos. Es#a cuen#a se u#iliza causar los (as#os $ue se (eneran en la )reen#re(a

e las mo#os"  





Arreglos ornamentales. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os )or re)aración e )uer#as+

re!as+ !arines+ , marcos e las *en#anas" Autenticaciones y certificados. Como su nombre lo inica+ es#a cuen#a se u#iliza )ara casuar los (as#os )or au#en#icaciones+ )or a$uisición e cer#i2icaos e e7is#encia , re)resen#ación le(al+ cer#i2icaos e re(is#ro nico e )ro)onen#es &RE' , cer#i2icaos e liber#a , #raición" apacitaci!n al personal de asamotor . Sólo ser- u#ilizaa con au#orización el -rea e recurso /umano" Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneren )or ca)aci#aciones al )ersonal e Casamo#or+ , cubre (as#os e al$uiler e e$ui)os e com)u#ación , comunicación+ al$uiler e lu(ar )ara ca)aci#ación+ al$uiler e muebles , enseres+ los res)ec#i*os re2ri(erios , los )a(os al ca)aci#aor siem)re , cuano no sea )ro2esional+ )or$ue e ser )ro2esional eber-n e2ec#uar las corres)onien#es re#enciones" orreo" portes y telegramas . Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneren )or en*5o e corres)onencia"



 

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Elementos de aseo. Sólo ser- u#ilizaa con au#orización el -rea amnis#ra#i*a" Es#a cuen#a se

u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneran )or com)ra e elemen#os )ara /acer aseo" Elementos de cafeteria. Sólo ser- u#ilizaa con au#orización el -rea amnis#ra#i*a" Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneran )or com)ra e elemen#os )ara la ca2e#eria nicamen#e el )ersonal e Casamo#or" Entrega de mercanc#as. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneren en las en#re(as e )eios a clien#es+ cuano no #en(amos un carro )ro)io is)onible" $nstalaciones el%ctricas. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os )or re)aración e in2raes#ruc#ura el6c#rica o como su nombre lo ice #oas las ins#alaciones elec#ricas" &antenimiento de compresores y surtidores. Como su nombre lo inica+ es#a cuen#a se u#iliza )ara casuar los (as#os )or man#enimein#o , re)araciones a los com)resores , sur#iores" &antenimiento de e'uipos de computo. Como su nombre lo inica+ es#a cuen#a se u#iliza )ara casuar los (as#os )or man#enimein#o en #oos los e$ui)os $ue 2orman )ar#e el -rea e #ecnolo(5a+ in2orma#ica , comunicaciones" &antenimiento de ve(#culos de carga ) propios*. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneren en el man#enimien#os e nues#ros *e/5culos e car(a o camiones" +apel" copias y formularios. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneren )or la com)ra e 2o#oco)ias , 2ormularios" Solamen#e con la au#orización el -rea aminis#ra#i*a )or-n causar )or all5 com)ra e u#iles e )a)eler5a" +ar'ueaderos. Como su nombre lo inica+ es#a cuen#a se u#iliza )ara casuar los (as#os )or ser*icios e )ar$ueaero es)or-ico" ,ecarga de celular. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os )or com)ra e #ar!e#as )re)a(o )ara recar(a e celulares" ,efrigerios y reuniones )s!lo personal de asamotor*. Sólo ser- u#ilizaa con au#orización el !e2e inmeia#o &*er )ol5#ica e bienes#ar'" Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os es)or-icos $ue se (eneran )or com)ra e almuerzos o re2ri(erios )ara el )ersonal e Casamo#or+ cuano su labor lo ameri#e" ,eparaciones locativas. Es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os )or re)aración e )isos+ )arees+ muros , #ec/os" Ta-is y buses. es#a cuen#a se u#iliza )ara causar los (as#os $ue se (eneren )or es)lazamien#o el )ersonal e Casamo#or+ cuano su labor lo ameri#e"

La columna 3Im)or#e4+ se ebe ili(enciar con el *alor #o#al el (as#o+ incluio el I:A" La columna 3In" Im)ues#os4+ /ace re2erencia al I:A1 )or lo #an#o es#a columna+ al i(ual $ue #oas+ es mu, im)or#an#e , re$uiere e muc/a a#ención" Too el I:A e las ca!as menores se con#abilizarcomo un I:A #ransi#orio &es#o )ara el caso e los )ro*eeores el r6(imen comn'+ es ecir+ #oo recibo $ue #en(a iscriminao el *alor e I:A+ us#e es#- en la obli(ación e i(i#ar el inicaor e)enieno el )orcen#a!e &G' e I:A corres)onien#e+ as51 &G , &=' )ara I:A el =>G , &=<' )ara I:A el =HG" Cuano el recibo no #iene I:A iscriminao ebe i(i#ar el inicaor &:>'" La columna 3Rece)#or recibo4+ se ebe ili(enciar con el nombre el )ro*eeor e la com)ra o el ser*icio #al como a)arece en la 2ac#ura" TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA


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La columna 3T7#4+ /ace re2erencia a un #e7#o+ )or lo #an#o us#e ebe ili(enciar el conce)#o )or el cual se e2ec#uó el (as#o+ iniciano el #e7#o con el nmero e la 2ac#ura o ocumen#o e$ui*alen#e" La columna 3Re2erencia4+ se ebe ili(enciar con el nmero e la 2ac#ura o el ocumen#o e$ui*alen#e" La columna 3Asi(nación4+ /ace re2erencia al nmero e c6ula o NIT el )ro*eeor inclu,eno el i(i#o e *eri2iación+ e!em)lo+ J=K>>>JJ?H+ )or lo #an#o es mu, im)or#an#e $ue esa columna $uee bien ili(enciaa+ )or$ue e ello e)ene la e)uración e meios ma(n6#icos" La columna 3Cen#ro e cos#os4+ se ebe ili(enciar con el cen#ro e cos#os al $ue se le *a a car(ar el (as#o" s#e )uee esco(er el cen#ro e cos#os sin im)or#ar si corres)one o no a la a(encia en la $ue us#e es#- laborano" Es#a aclaración se /ace ebio a $ue muc/as a(encias )a(an e la ca!a menor (as#os corres)onien#es a o#ras a(encias" En el caso e Alis#amien#o e mo#os+ es#a columna no ebe ili(enciarse" La columna 3Ce" bene2"4+ /ace re2erencia al cen#ro e bene2icio , se ebe ili(enciar nicamen#e cuano se u#ilice la cuen#a e Alis#amien#o e mo#os+ en es#e caso+ no se ebe ili(enciar la columna 3Cen#ro e cos#os4 sino $ue se ebe ili(enciar la columna 3Ce" bene2"4

Al #erminar e ili(enciar #oos los cam)os an#eriores us#e )uee ar 3en#er4 , /acer una (rabación #em)oral o e borraor+ )ara ello ebe ar clic0 en el icono ;rabar

Al #erminar e i(i#ar #oos los recibos el 5a us#e ebe )roceer a la con#abilización+ )ara ello ebe ar clic0 en el icono Con#abilizar

Por caa re(is#ro con#able se crear- un ocumen#o e causación+ , us#e )uee re*isar ic/o ocumen#o ubic-nose en el ren(lón corres)onien#e , o)rimieno F< o /acieno clic0 en el 5cono $ue se encuen#ra ubicao en la )ar#e in2erior cen#ral el )an#allazo

b5$uese en el ren(lón o 5#em $ue esea *isualizar , e clic0 en es#e 5cono )ara re*isar el ocumen#o e causación

Cuano el salo e su ca!a menor es#e en el m5nimo re$uerio+ us#e ebe realizar un reembolso e ca!a menor , en*iarlo a la )rinci)al en Iba(u6+ )ara el )roceso e )a(o" TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA


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Cuano realice ic/o reembolso+ us#e ebe ili(enciar esa solici#u e reembolso en la car)e#a 3In(resos e2ec#i*o4" All5 ebe ili(enciar los cam)os &sin e7ce)ción'. O)eración con#able1 Im)or#e1 Rece)#or recibo1 T7#1 Acreeor1 Re2erencia1 Asi(nación , Di*isión" &E7)licación'.

En la car)e#a In(resos e2ec#i*o+ us#e )rocee a la causación el reembolso e ca!a menor+ en el momen#o en $ue le realicen la corres)onien#e #rans2erencia

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La columna 3O)eración con#able4+ se ebe ili(enciar con 3Reembolsos ca!a menor41 us#e )ores)le(ar la lis#a e cuen#as , all5 seleccionar la cuen#a inicaa" La columna 3Im)or#e4+ se ebe ili(enciar con el *alor #o#al el reembolso $ue us#e es#- en*iano )ara su res)ec#i*o )a(o" La columna 3Rece)#or recibo4+ se ebe ili(enciar con el nombre el res)onsable e la ca!a menor" La columna 3T7#4+ /ace re2erencia a un #e7#o+ )or lo #an#o us#e ebe ili(enciar el )erioo el reembolso $ue es#- causano" La columna 3Acreeor4+ se ebe ili(enciar con el cói(o SAP el res)onsable e la ca!a menor+ es ecir+ la )ersona a la cual se le ebe e2ec#ar el res)ec#i*o reembolso" La columna 3Re2erencia4+ se ebe ili(enciar con el nmero consecu#i*o el reembolso" La columna 3Asi(nación4+ /ace re2erencia al nmero e c6ula el res)onsable e la ca!a menor+ )or lo #an#o es mu, im)or#an#e $ue esa columna $uee bien ili(enciaa+ )or$ue e ello e)ene la e)uración e meios ma(n6#icos" La columna 3Di*isión4+ se ebe ili(enciar con la abre*ia#ura e#erminaa a la a(encia a la $ue es#asi(naa la ca!a menor" Si us#e #iene uas sobre la abre*ia#ura )or- es)le(ar la lis#a e i*isiones+ /acieno clic0 en el 5cono




Dano clic0 ac-+ us#e )or- es)le(ar las i*isiones $ue u#iliza Casamo#or

Al #erminar e ili(enciar #oos los cam)os an#eriores us#e )uee ar 3en#er4 , /acer una (rabación #em)oral o e borraor+ )ara ello ebe ar clic0 en el icono ;rabar

Al #erminar e re*isar , *aliar $ue el salo e su ca!a $ueó nue*amen#e cuarao+ us#e ebe )roceer a la con#abilización+ )ara ello ebe ar clic0 en el icono Con#abilizar

Por caa re(is#ro con#able se crear- un ocumen#o e causación+ , us#e )uee re*isar ic/o ocumen#o ubic-nose en el ren(lón corres)onien#e , o)rimieno F< o /acieno clic0 en el 5cono $ue se encuen#ra ubicao en la )ar#e in2erior cen#ral el )an#allazo b5$uese en el ren(lón o 5#em $ue esea *isualizar , e clic0 en es#e 5cono )ara re*isar el ocumen#o e causación

NOTA. Para #erminar con es#e )roceimien#o+ cuano us#e realice el reembolso e su ca!a menor ebe )e(ar caa uno e los so)or#es en )a)el reciclao" El )a)el reciciclao )uee es#ar escri#o )or ambas caras o )or una sóla cara1 )ara ambos casos us#e ebe #ac/ar la )ar#e escri#a el )a)el reciclao+ )or e!em)lo.




Si el )a)el es#- escri#o )or ambas caras+ us#e )uee )e(ar los so)or#es en cual$uiera e las os caras" Si el )a)el es#- escri#o )or una sóla cara+ us#e ebe )e(ar los so)or#es )or l a cara $ue es#- lim)ia" Cuano un so)or#e el reembolso es#e im)reso en )a)el $u5mico+ us#e ebe sacar una co)ia el mismo , )e(ar los os recibos+ #an#o la co)ia como el ori(inal el )a)6l $u5mico , en la co)ia escribir $ue es 3COPIA DEL ORI;INAL41 lo an#erior ebio a $ue el )a)el $u5mico con el #iem)o borra la in2ormación en 6l im)resa" uea )enien#e en la causación el reembolso+ inicarle la 2orma como se ebe cambiar la cuen#a i*er(en#e+ o cuen#a )or )a(ar+ al momen#o e /acer la causación el reembolso en la car)e#a 3in(resos e2ec#i*o4" TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA



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No a)lica )or ser )rimera *ersion con#rolaa"


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