Módulo 10. Gestión de de la Integración Caso Practico 1.
Master Especialidad en Project Management PMP
Presentado Por: Joaquin Enrique Guerrero Torres Ingeniero Mecánico Edad 41 años 8 de años de Experiencia como Profesional de Mantenimiento en Ecopetrol S.A.
Barrancabermeja, Colombia, Julio 04 de 2015
1. ¿Cuáles son las razones por las que cree usted, desde el punto de vista de la integración, que se han producido esos malentendidos entre negocio y TI? En primer lugar la organización de los proyectos de la empresa TI tiene una estructura matricial débil, donde Carlos es un gestor o coordinador de proyectos no es Director de Proyectos, los proyectos en esta empresa no aplican el primer proceso de Integración que es: Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto, las siguientes son las razones porque se han producido los malentendidos:
Enunciado del trabajo del Proyecto: En esta entrada fundamental para el proyecto, los responsables de la línea de negocios, no supieron explicar en un lenguaje claro que se quería (entregables) necesidad del negocio, no realizaron una breve descripción de cuál era el alcance y cuál era el plan estratégico del negocio impactado por este proyecto Caso de Negocio: No existe este documento primordial, en donde se plasme la justificación de emprender el proyecto, la justificación económica y su finalidad de llevarlo a cabo, en este caso específico es un proyecto de apoyo al equipo de la línea de negocio en la gestión de sus procesos. Acuerdos: El principal motivo por lo cual se presentan los malentendidos, ya que el lenguaje manejado entre los responsables de la línea de negocios y el grupo de proyectos de TI no es clara, en este punto fundamental en donde se especifica cual son las expectativas de los interesados no fue expedita y cuando entro en ejecución la satisfacción de los responsables de la línea de negocio no era la mejor, debido a que no era lo que se e speraba del proyecto. No se utilizó las herramientas adecuadas para desarrollar el acta de constitución de proyectos, como es el juicio de expertos y las técnicas de facilitación, si se hubieran utilizados estas herramientas, el lenguaje utilizado tanto de los responsables de la líneas de negocios y los programadores presentando las propuestas de solución hubiera encontrado el punto de entendimiento para ambas partes. Los jefes del equipo de programadores no entregaron todos los requisitos, el alcance que se quería del proyecto a los programadores y ellos realizaron algo que no cumplía con lo solicitado, como consecuencia de ello, comenzaron a llegar grandes y pequeños cambios al proyecto haciéndolo inmanejable. No existe la cultura de realizar el Acta de constitución del proyecto en los proyectos que emprende la empresa TI.
2. ¿Qué haría usted en el corto plazo para terminar el proyecto con éxito y no retrasarlo más? A corto plazo lo que se debe hacer para terminar el proyecto con éxito y sin un retraso más, como primera medida nombrar un director de Proyecto con autoridad y experiencia que ayude a gestionar exitosamente este proyecto fundamental para la compañía, en segundo lugar es constituir el Acta de constitución de proyectos, utilizando las entradas claves de este proceso cuales son: El enunciado del trabajo del proyecto elaborado por los responsables de la líneas de negocios, el caso de negocio elaborado en conjunto por el DP y el patrocinador , que se lleven los acuerdo, se contrate a expertos o consultores para que ayuden a interpretar lo que se quiere en ambas vías, se realicen técnicas de facilitación, después del entendimiento inicial de lo que es realmente lo que realmente se necesita, revisar todos los planes que constituyen el plan de la dirección del proyecto y ajustarlos.
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3. ¿Qué haría usted de manera diferente en los proyectos futuros (en relación a los procesos de integración), para mejorar el entendimiento entre la línea de negocio y los especialistas en TI? Se cambiaría la estructura organizativa de los proyectos de la empresa, pasarla de una matricial débil a una matricial fuerte, crear documentos que ayuden a los patrocinadores de los proyectos a redactar los enunciados del trabajos del proyecto (SOW) y el caso de negocio de la forma más adecuada y un lenguaje de fácil interpretación que no le cabida a las malas interpretaciones o malentendidos, contratar personal con experiencia en administración y gestión de proyectos (Director(es) de Proyecto), y que esta persona(s) ayude al constituir Actas de la mejor forma y que se incluya lo fundamental en este documento, que se ejecuten los procesos de integración de una forma óptima: Desarrollar el plan para la dirección del proyecto, dirigir y gestionar el trabajo del proyecto Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto, Realizar el Control Integral de Cambios y Cerrar el proyecto o fases. Con la incorporación del Director de proyecto y el desarrollo del Acta de constitución se mejoraría el entendimiento entre la línea de negocios y los especialistas de TI, ya que sí se inicia de la mejor forma el proyecto y con un lenguaje claro, en donde los especialista interpreten que es lo que se requiere y cuáles son los objetivos de emprender el negocio, todos los proyectos se llevarían de una forma armoniosa y exitosa
4. ¿Cuáles cree usted que son los factores clave para el éxito en los procesos de integración entre dos partes que pertenecen a dos departamentos que no comparten conocimientos específicos? Los factores calves para el éxito en los procesos de integración entre dos departamentos que no comparten conocimientos específicos son:
Manejar un lenguaje claro y conciso, entre los departamento, si no es posible contratar un consultor especialista que ayude a destrabar el entendimiento y se lleguen a un acuerdo benéfico para los dos partes, este rol puede ser desempeñado por el director del proyectos.
Realizar el primer proceso de Integración de la forma más adecuada, que ayude a que los proyectos inicien exitosamente, es en este proceso donde se requiere el mayor entendimiento y la mayor influencia de parte de los patrocinadores y el equipo de proyecto, para que en el futuro no se presenten inconvenientes con los entregables o cambios no requeridos, así como también la materialización de los riesgos no deseados.
Realizar un plan de comunicación que incluya todos los medios y frecuencias de comunicación entre los departamentos, en donde exista una retroalimentación bidireccional que ayude al éxito del proyecto.
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