GESTIÓN EMPRESARIAL Rubiel Guevara Garzón
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1
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
CURSO
GESTIÓN EMPRESARIAL Acacias- Meta, Junio 2011 2
TABLA DE CONTENIDO Pág. Introducción
5
Objetivos
7
UNIDAD 1.
LAS ORGANIZACIONES Y SU DESARROLLO EMPRESARIAL
8
CAPITULO 1.1 PERFIL DE LA IDEA Y EL PROYECTO EMPRESARIAL
9
Lección 1.1 .1
10
La Idea Empresarial
Lección 2.1.1 Análisis de la Idea Empresarial
17
Lección 3.1.1 Consolidación de la Idea Empresarial
22
Lección 4.1.1
33
La Empresa y su Forma Jurídica
Lección 5.1.1 Posición Competitiva de la Empresa al Iniciar
40
CAPITULO 2.1 EL MERCADEO COMO FUNCIÓN EMPRESARIAL
43
Lección 1.2.1 El Marketing Empresarial
44
Lección 2.2.1 Principios y Elementos del Marketing
49
Lección 3.2.1 Estrategias Empresariales de Mercadeo
57
Lección 4.2.1 Investigación de Mercados
62
Lección 5.2.1 Planeación de las Ventas y Otras Actividades Complementarias del Mercadeo
75
CAPITULO 3.1 LA ACTIVIDAD FINANC. Y EL CAPITAL DE TRABAJO
82
Lección 1.3.1 La Gestión Financiera y su Importancia en la Empresa.
84
Lección 2.3.1 Las Fuentes de Financiación Empresarial.
88
Lección 3.3.1
Financiación Propia y de Terceros
95
Lección 4.3.1
Análisis Financiero de la Empresa
101
Lección 5.3.1
Capital de Trabajo y el Apalancamiento Financiero
112
UNIDAD 2.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
121
CAPITULO 1.2GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA PRODUCCIÓN Y DEL TALENTO HUMANO
122
Lección 1.1.2Conceptos de la Administración de la Producción.
124
Lección 2.1.2 Sistemas de Producción.
130
Lección 3.1.2 Planeación y Control de la Producción.
136
Lección 4.1.2 Gestión Administrativa del Talento Humano.
143
3
Lección 5.1.2
Funciones de la Administración del Talento humano.
149
CAPÍTULO 2.2 LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
162
Lección 1.2.2 Conceptos y Generalidades de la Planeación Empresarial
164
Lección 2.2.2 Elementos de la Planeacion Empresarial
167
Lección 3.2.2 La Organización Empresarial
180
Lección 4.2.2 La Responsabilidad y Autoridad Empresarial
185
Lección 5.2.2 Normas Disciplinares en la empresa.
193
CAPITULO 3.2 LA DIRECCIÓN, EL CONTROL Y LAS MEGATENDENCIAS ADMINISTRATIVAS.
198
Lección 1.3.2
La Dirección Empresarial
200
Lección 2.3.2
Elementos de la Dirección Empresarial
210
Lección 3.3.2
El Control en la Empresa
213
Lección 4.3.2
Las necesidades de Control en la Empresa y las
Técnicas para su aplicación. Lección 5.3.2
Las Megatendencias Administrativas
221 228
GLOSARIO
250
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
253
4
INTRODUCCIÓN
Las empresas por su naturaleza social, requiere de procesos de gestión empresarial para sobrevivir y desarrollarse; por ello el curso esta orientado hacia la búsqueda y construcción de conocimientos y competencias en el estudiante para que sean gestores de procesos innovadores que permitan la modernización permanente de las actividades que desarrollan las empresas. Es de entender que la gestión, hace referencia a
procesos de interacción
interna y externa mediante la dirección y aplicación de funciones financieras, comerciales y de recursos humanos, que permiten orientar y mejorar los procesos interactivos entre las empresas y su entorno.
Por tanto, se pretende que los estudiantes reconozcan la empresa como una organización compleja donde interactúan diferentes recursos, funciones y actividades,
dentro
de
un
ambiente
interno
y
externo,
totalmente
interrelacionadas y con un mismo objetivo, las distintas funciones que debe desarrollar la empresa como la captación de recursos (materiales, humanos y financieros), la organización de los mismos para la elaboración de productos o prestación de servicios y su distribución en el mercado, requieren del cumpliendo de estándares de calidad, que le permitan a la organización ser competitiva en el mercado.
El presente modulo, se compone de dos unidades temáticas, la primera unidad aborda las organizaciones y su desarrollo empresarial, profundizando temas como la idea empresarial, el marketing, la actividad financiera y el capital de trabajo; la segunda unidad engloba la Gestión y el fortalecimiento corporativo haciendo énfasis en las funciones administrativas generales y complementando con
las
megatendencias
administrativas,
las
cuales
son
herramientas
esenciales en la organización y desarrollo de las unidades productivas como dinamizadores de las diferentes actividades.
5
La
primera
unidad
“LAS
ORGANIZACIONES
EMPRESARIAL” se distribuye en tres capítulos.
El
Y
SU
DESARROLLO
primer capitulo trata
sobre la idea y el proyecto empresarial, cuyo objetivo es adentrar al estudiante o lector en la importancia de la idea para la creación de una empresa, por que es a partir de este proceso que se proyecta el éxito de la misma, como también resaltar la importancia de plasmar esa idea en un proyecto; posteriormente en el capitulo dos se aborda el tema del Mercadeo como Función Empresarial, el cual representa la actividad que hace posible el reconocimiento de la empresa en el mercado; el capitulo tres presenta los aspectos relacionados con la consecución de los recursos financieros y el capital de trabajo necesarios para el funcionamiento y desarrollo de las diferentes actividades operativas de la empresa . La segunda unidad “LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA”, se desarrolla en los tres últimos capítulos del modulo, el primero aborda los temas referentes a la Gestión Administrativa de la Producción y del Talento Humano, el segundo hace referencia a la Planeación y la Organización Empresarial y en el tercero y último se abarcan temas como dirección, el control y las Megatendencias Administrativas como complemento para lograr una mayor optimización de los recursos y el desarrollo de cada una de las actividades que se realizan dentro de la empresa con el objeto de estar siempre a la vanguardia en las diferentes tendencias que exigen innovación y creación de nuevos espacios de gestión administrativa como consecuencia de la globalización e internacionalización de los mercados y la economía.
Para terminar, se puede afirmar que este modulo presenta aspectos básicos para la formación de futuros administradores de empresas, con lo cual se recomienda profundizar permanentemente sobre las temáticas tratadas; ya que el entorno exige cada vez más de empresas innovadoras y competitivas.
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OBJETIVO GENERAL
•
Concientizar a los lectores respecto de la importancia de la gestión empresarial en el mejoramiento de las actividades productivas y competitivas de las empresas.
•
Lograr el fortalecimiento de las actividades empresariales, mediante el conocimiento e interiorización de los aspectos relacionados con la gestión empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS •
Reconocer
la
importancia
de
una
idea
empresarial
como
parte
fundamental en el crecimiento de las empresas. •
Aplicar
el
marketing
empresarial
acorde
con
las
actividades
empresariales y las oportunidades que se presenten en el entorno. •
Valorar la importancia de los recursos financieros y la forma de acceder a ellos.
•
Conocer los aspectos a tener en cuenta al momento de ubicar la empresa y establecer su capacidad productiva. .
•
Reconocer la importancia del talento humano en el desarrollo de las actividades empresariales.
•
Conocer la importancia de la planeación y organización empresarial.
•
Reconocer la importancia de la dirección y el control en el desarrollo de una empresa.
•
Conocer algunas megatendencias administrativas.
7
U N ID A D U N O LAS ORGANIZACIONES Y SU DESARROLLO EMPRESARIAL
8
CAPITULO 1.1 PERFIL DE LA IDEA Y EL PROYECTO EMPRESARIAL
Introducción En este capitulo se tratara aspectos relacionados con la importancia del establecimiento de la idea empresarial, por que el éxito de las organizaciones empresariales se encuentra en la identificación de una oportunidad de negocio; por tanto se debe establecer una idea empresarial clara mediante un análisis de las posibles alternativas de negocio, hasta llegar a la consolidación de la misma en un proyecto empresarial que permitirá planificar y concretar la puesta en marcha de la empresa. Es apartir de las propuestas empresariales que se empiezan a gestar las organizaciones empresariales, como resultado de las bondades y necesidades que se encuentran inmersas en el medio ambiente, las cuales deben identificarse mediante la realización de estudios para definir y concretar verdaderas oportunidades de negocio, por que no todas las ideas pueden convertirse en organizaciones empresariales. Objetivo específico •
Explicar la importancia de la idea empresarial.
•
Identificar los aspectos a tener en cuenta para el análisis de una idea empresarial.
•
Analizar los diferentes aspectos para la consolidación de una idea de negocio.
•
Reconocer los pasos para el establecimiento de un proyecto empresarial.
El presente capitulo contiene las siguientes lecciones: Lección Lección Lección Lección
1.1.1 2. 1.1 3. 1.1 4.1.1
La Idea Empresarial Análisis de la Idea Empresarial Consolidación de la Idea Empresarial
La Empresa y su Forma Jurídica
9
Posición Competitiva de la Empresa al Iniciar
Lección 5. 1.1 Conclusión
La idea empresarial nace de las necesidades que se presentan en el entorno; por tal razón requiere de un análisis de todas las variables y recursos que pueden influir al momento de la elaboración de un proyecto de empresa, por tanto es importante y necesario reconocer las potencialidades de la región y del entorno para así mismo identificar una idea empresarial innovadora enmarcada dentro de las políticas de desarrollo local, regional e internacional.
LECCIÓN 1.1.1 LA IDEA EMPRESARIAL 1.1.1.1
Consideraciones Generales de la Idea
Las actividades empresariales surgen en la mente de las personas, por ello cualquier actividad a desarrollar tiene un inicio ingenuo
pensar
que
un
ente
organizacional
y aunque puede parecer es
necesariamente
la
materialización de la idea de un empresario, la complejidad va más haya de las capacidades
de
las
personas,
a
pesar
que
todas
las
organizaciones
empresariales tienen su origen en la mente de unas personas, cuyo objetivo es convertir una idea en un producto o servicio para que la gente lo adquiriera, proyectando la obtención de beneficios mediante la inversión y la disposición para asumir riesgos de capital propio y en la mayoría de las veces ajeno para lograrlo. Por lo tanto, es importante realizar un ejercicio en el que se analicen aspectos personales, los conocimientos respecto al tipo de negocio pensado, las motivaciones y las ayudas, con el objeto de generar una organización empresarial que sea coherente con la personalidad, los intereses y capacidades del emprendedor, competencias y experiencia profesionales. Las ideas empresariales, deben ser pensadas de acuerdo con las capacidades físicas, intelectuales, financieras y
con las experiencias profesionales y
empíricas, siempre tomando como referente el entorno, por que es ahí donde
10
se generan y se presentan problemáticas y oportunidades; además la complejidad económica que se vive actualmente y la rapidez en los cambios y hábitos del entorno económico van dejando vacíos cada vez más reducidos a las personas que confían su futuro empresarial especialmente a la intuición o a la improvisación empresarial. Motivarse es buscar las explicaciones por las cuales se quiere realizar el proyecto y las razones demostrarán el grado de seriedad del propietario de la idea y de compromiso con el proyecto, pensando bien qué es lo que se quiere, es decir si se busca obtener un nuevo ingreso u ocupar una nueva posición socio-económica, por que algunas veces los deseos pueden causar errores o sesgos
en
el
proceso,
viéndose
afectado
el
resultado
del
proyecto
empresarial, por ello debe realizarse una reflexión profunda y objetiva acompañada de disciplina de investigación y búsqueda de información, visionando mejoramientos continuos y planteando
nuevos desafíos como
metas futuras. Por lo anterior, se puede decir que en la conformación de una organización empresarial se presentan dos elementos indispensables: las personas y las ideas, de donde las personas deben asumir con voluntad la disposición para asumir riesgos y el propósito de obtener beneficios futuros, sino se da esta condición no es probable que las organizaciones empresariales presenten un margen de éxito representativo desde sus inicios, por ello las personas deben presentar las siguientes características: ser independientes, tener confianza en si mismos, capacidad para asumir riesgos, poseer motivación, ser creativos, perseverantes para alcanzar lo que pretenden, optimistas y disciplinados, etc. Al igual no es posible desligar las personas del proceso de definición de la idea, por que existe una interrelación entre los dos elementos que permiten los análisis
personales
del
proyecto
mediante
determinados
criterios
de
evaluación; además ninguna persona puede ser excluida con anticipación como futuro empresario y toda idea debe ser tenida en cuenta por inconsistente que parezca en el proceso de identificación e inicio de una organización
11
empresarial, ya que en algunas ocasiones se ha presentado que las ideas mas sólidas no han sido las mejores y que las ideas más débiles han superado las expectativas de quienes no lo creían, por ello cada persona, con su propia experiencia y sus capacidades intelectuales, es quien genera sus propias ideas para que se geste una posibilidad empresarial. Según Rodrigo Varela “La idea de negocio se da cuando el futuro empresario relaciona y orienta sus capacidades imaginativas, creativas, inventivas, innovadoras a una perspectiva de negocio, y empieza a asociar esa idea con mercados, clientes, tecnología, recursos, contactos, etcétera, y lo hace con una intencionalidad especifica de establecer un negocio” 2. En el establecimiento de ideas, se presentan múltiples situaciones internas o externas al entorno en donde se pretende colocar en marcha una empresa, por tanto el análisis personal esta expuesto a la equivocación y que las cosas no se den como se habían pensado, a pesar de estas dificultades se debe buscar estrategias para evitarlo ya que en el mundo empresarial no es fácil dar marcha atrás y las segundas oportunidades aun son más difíciles de conseguirlas. Es de entender que en el campo empresarial después de haber invertido dinero, comprometido el patrimonio, contratado personal, comprado equipos y maquinarias etc., los errores no son rectificables, con lo cual se logra una experiencia más para el futuro pero no la compasión, produciendo un fracaso de una organización empresarial; en algunas ocasiones estos fracasos han sido originados por la falta de ser objetivos y realistas, permitiéndonos engañarnos consiente o inconscientemente. Las personas piensan a veces que las ideas que se les ocurren son las mejores, y que son las únicas capaces de generar oportunidades de negocio, convirtiéndose en genios inimitables, por lo cual es difícil identificar defectos representativos en las apreciaciones
que
propuestas empresariales, considerando que las
hagan
los
demás
son
fruto
de
la
envidia
y
del
2
VARELA V., Rodrigo., Innovación Empresarial, Editorial Prentice Hall, Segunda edición, 2001, Pág. 135.
12
desconocimiento, subestimando algunos factores o variables que puedan afectar realmente el proyecto. Cuando se cree que los planteamientos no tienen aspectos negativos, se esta incurriendo en un error fatal, porque se sobrevalora las posibilidades de éxito y se descuidan muchos aspectos, permitiendo que en el inicio se geste la posibilidad del fracaso.
Es importante en todo el proceso de gestación de ideas empresariales, aplicar coeficientes de sensibilidad riesgosos en el análisis, adoptar posiciones mentales con precauciones severas, profundizando en aspectos extremos con riesgos altos para valorar realmente la calidad de la propuesta empresarial. Todo esto permite desde el inicio estar a la expectativa de los cambios o dificultades que se puedan presentar en el desarrollo de las organizaciones empresariales, por que toda actividad empresarial en algún momento puede presentar debilidades y dificultades, bien sea por los procesos, políticas y estrategias aplicadas o por situaciones imprevistas, lo cual requiere de una preparación previa y eso se logra con la objetividad, el realismo y el pragmatismo, aspectos que siempre deben estar presentes en las actividades empresariales.
Acorde con lo que se ha manifestado anteriormente se debe invertir el tiempo necesario para realizar los respectivos estudios y conseguir la información suficiente, para soportar la idea empresarial, por que después de invertir difícilmente se puede dar marcha atrás,
por ello antes de invertir en un
proyecto empresarial, debemos ser cautos por que se estará asumiendo riesgos de perder total o parcialmente los recursos acumulados hasta el momento de dar inicio a la empresa. Por tanto los análisis previos para la identificación y puesta en marcha de una idea empresarial posibilitan los conocimientos de interrelación entre los factores que intervendrán en el desarrollo empresarial y facilitará la toma de decisiones cuando se presenten situaciones cambiantes en el entorno. No necesariamente las ideas empresariales deben colocarsen en marcha cuando se presenten los problemas,
más bien se debe tomar el tiempo
13
prudencial para resolver las dudas que se puedan presentar antes de la ejecución del proyecto, al máximo se deben evitar los riesgos, conocer los aspectos o variables que pueden intervenir en la futura empresa permiten incrementar las posibilidades de mejorar los resultados en las actividades futuras, por ello antes de la puesta en marcha de una idea empresarial debemos pensar que hay tiempo para retirarse o preparar adecuadamente el camino, después de arrancar es muy tarde para pensar en otras posibilidades. Para terminar, las ideas empresariales en esta época que hablamos de mercados sin fronteras, de globalización e internacionalización de la economía, cuando nuestros gobiernos están firmando pactos y tratados de libre comercio, no se debe dejar a un lado la búsqueda de información real y concreta, mediante estudios profundos acudiendo a entes privados y públicos, en donde se pueda establecer con mayor certeza que la propuesta realmente tiene futuro y es viable llevarla a cabo. 2.1.1.1 Aspectos para seleccionar una buena idea Para lograr que una organización empresarial sea exitosa debe partir de una idea innovadora y creativa pero sobre todo debe analizar que en el mercado tenga impacto comercial, las mejores oportunidades para crear nuevos negocios se encuentran en nichos existentes con necesidades insatisfechas. Todo negocio requiere un tiempo adecuado para posicionarse en el mercado y lograr los resultados esperados. La meta, es lograr identificar un segmento particular insatisfecho y formular un plan para hacer realidad la idea de negocio. Es muy importante definir que tipo de idea se quiere desarrollar, pensar en las diferentes clases de ideas para un negocio, es decir, escoger si la idea es acerca de un producto o un servicio, además los cambios que se presentan a diario en los entornos, generan nuevas necesidades en el mercado, razón por la cual surgen nuevos negocios, por ello es indispensable que se estudie el
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mercado a nivel local, regional, nacional e internacional con el fin de detectar los productos y servicios que está demandando el mercado. Existen algunos factores relevantes y que se deben de tener en cuenta para identificar ideas de negocio, entre ellos: la distribución por edades de la población, el crecimiento del consumo infantil, gustos y preferencias de las personas,
la
percepción
de
los
eventos,
cambios
en
el entorno,
las
privatizaciones, la necesidad de alimentación saludable, tecnología, aspectos económicos y culturales, temas medio ambientales, entre otros. A continuación se presentan algunos pasos para seleccionar una buena idea de negocio: •
Hacer un listado de todas las carencias o problemas que se le ocurran que no se encuentren satisfechas en los mercados.
•
Elegir las 10 necesidades que a su modo de ver deben ser satisfechas con prioridad.
•
Realizar un análisis de las 10 necesidades y seleccionar 5 ideas que se estimen más urgentes.
•
Hacer un análisis detallado de estas cinco, se debe escoger la que usted cree debe satisfacer más rápido. Dicha selección se debe hacer teniendo en cuenta los recursos disponibles y la capacidad para solucionarla.
•
Establecer alternativas de solución al problema planteado escogiendo la mejor solución. Se debe hacer mediante el estudio del producto o servicio, realizando estudios con amigos o familiares y buscar a la gente que conoce el negocio para que le de sus puntos de vista. Inclusive, es importante hacer un pequeño sondeo entre los posibles consumidores para conocer su reacción.
Existen otras técnicas para la selección de ideas empresariales, entre ellas tenemos: •
Brainstorming (Tormenta de ideas): Tiene por objeto producir el máximo de ideas relativas a un problema preciso.
15
•
Grupo nominal: Es una técnica que facilita el proceso de toma de decisiones, por que reduce la interacción del grupo sin eliminar los intercambios,
mediante
la
selección
de
una
problemática
los
participantes plasman sus ideas, se seleccionan y se operacionalizan. •
Lluvia de ideas: Es una técnica muy usada en la planeación estratégica, para desarrollar productos innovadores, para el manejo de personal y otros, para su aplicación se nombra con anticipación una persona para que tome nota de las diferentes ideas que surjan en el grupo.
•
Circulo de ideas: A diferencia del anterior se forman subgrupos y se realiza el mismo proceso.
Otras fuentes de ideas de negocio: -Nuevos usos para productos existentes. -Cambios de gustos y preferencias de los individuos. -Emplear recursos subutilizados. -Aprovechar la experiencia de las personas. -Explorando nuevas técnicas para hacer las cosas. -La observación. -Los cambios que se presentan en el entorno -Mediante la percepción. -Visitas a entes organizacionales -Realizando lecturas periódicas. -Tendencias económicas. -Otros. Adicionalmente, es muy importante que la idea que se seleccione contemple aspectos que sean afines con el gusto y el conocimiento de quien piensa
16
desarrollarla; Por lo tanto al contestar los siguientes interrogantes podrá descartar algunas posibilidades y concretar algunas ideas. •
¿Qué es lo importante para su satisfacción personal?.
•
¿Busca un reto, una satisfacción familiar, prestar un servicio a la comunidad, adquirir fama o estatus para sentirse valioso?.
•
¿Cuál es el nivel mínimo de ingresos que necesita para satisfacer sus obligaciones actuales y cuánto espera alcanzar en el futuro?
•
¿Seguirán existiendo sus obligaciones cuando comience el negocio? Se recomienda hacer un presupuesto de liquidez para verificar la cantidad mínima que generará el negocio, antes de iniciarlo?.
•
¿Qué clase de trabajo le apasiona realmente? Prefiere las ventas, el desarrollo tecnológico, las tareas administrativas, las artes, trabajar al aire libre? Es muy importante ya que será el trabajo que desempeñará durante su vida. Además, qué tanto le agrada trabajar con otras personas?.
•
¿Analice su capacidad de trabajo. Es bueno para trabajar 10 horas al día? En un entorno tranquilo o bajo presión?.
•
¿Cómo es su estilo de vida? ¿le gusta viajar?, ¿Es madrugador o más bien le gusta trasnochar? ¿Le gustan las actividades sociales?.
•
¿Haga un repaso de su capacitación personal. ¿Desea especializarse en un futuro en aquellas áreas que más le gustan?.
•
¿Qué
tipo
de
riesgos
son
aceptables
para
usted?
¿Cuál
es
su
comportamiento frente al riesgo? ¿Prefiere obtener menores crecimientos asumiendo menos riesgo?. Establecida la idea empresarial es necesario continuar con la elaboración de estudios más profundos que permitan establecer la viabilidad del futuro proyecto.
LECCIÓN 2.1.1 ANÁLISIS DE LA IDEA EMPRESARIAL
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El análisis de las ideas empresariales, no solo se realizan para determinar si justifica la elaboración del plan empresarial, sino que debe orientarse a la determinación si vale la pena o no mantener presente la idea, por ello se requiere de un proceso investigativo profundo para determinar si existen supuestos de mercado no debidamente satisfechos o de un proyecto empresarial
encaminado
hacia
un
mercado
muy
localizado
o
cautivo,
identificando alguna ventaja competitiva y asumir con mayor seguridad la puesta en marcha del mismo. Los proyectos nuevos deben disponer de aspectos que brinden diferencias y ventajas representativas con respecto a los de la competencia; de lo contrario se estaría caminando hacia el fracaso empresarial. En el análisis de la idea para convertirla en una organización empresarial, antes de comenzar la elaboración del plan de negocio, se debe realizar un acercamiento al mismo con el objeto de identificar si la idea es capaz de superar una primera evaluación, que permita la profundización en su desarrollo y la toma de decisión de continuar o no con el proyecto. En cualquier caso, las personas deben estar convencidas de la bondad de su idea, sin engañarse así mismas para evitar iniciar un proceso incierto, por querer iniciar una actividad antes de concretar la información respecto a lo que se pretende desarrollar, es bueno tener en cuenta que no siempre por arrancar de primeras se conserva el puesto, por que existe una serie de factores y variables que por premura no se evalúan y terminamos de últimas, así que toda nueva actividad empresarial requiere del análisis y respuesta a los siguientes aspectos e interrogantes: •
Producto y Mercado:
¿Existe mercado para mi producto? ¿Cuánto es lo más llamativo de mi producto? ¿Hay suficientes clientes? ¿Es posible llegar a esos clientes? ¿Cuánto oros productos existen en el mercado?
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¿Posee mi producto ventajas o desventajas comparativas? ¿Cuánto valor agregado ofrece mi producto? ¿Cuánto es la tendencia del mercado de mi producto? ¿Cuánto son los usos directos, alternos y complementarios de mi producto o servico? Hay disponibilidad de insumos? La comercialización esta a mi alcance? Cuanto estarían dispuesto a pagar por mi producto? •
Talento Humano y Producción:
¿Cuánto personal se requiere?. ¿Qué formación deben tener? ¿En el medio se puede conseguir ese personal? ¿Cuánto cuesta la mano de obra directa e indirecta? ¿Cuánto es el proceso productivo? ¿Cuánto representa los costos de producción? ¿Cuánto se debe ubicar la empresa? ¿Existen los espacios físicos, tecnológicos y humanos necesarios? ¿Cuánto están establecidas las políticas legales para este tipo de negocio? ¿Se cuenta con los recursos necesarios?. •
Financiamiento, ambiental:
¿Cuál es, la inversión requerida? ¿Se cuenta con el suficiente respaldo económico, tecnológico y humano? ¿La rentabilidad es atractiva? ¿Cuánto tiempo requiero para recuperar la inversión? ¿Cuál es el nivel de riesgos que se corre?
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¿Cuál es el impacto, social, económico y ambiental? La respuesta a estos aspectos e interrogantes permite conocer si realmente la idea empresarial tiene posibilidades de convertirse en una organización empresarial con buenas expectativas o no, por tanto puede considerarse que una nueva actividad de negocio se asemeja a una mesa de cuatro soportes, en donde los aspectos mas relevantes están enmarcados en el producto, mercado, proceso productivo y el financiamiento, al igual el talento humano juega un papel fundamental e indispensable para que coordine y organice todos los elementos necesarios para el desarrollo de la empresa. Es fácil imaginar que pasaría si a una mesa le faltara dos patas, o aun carro le hiciera falta una llanta al igual sucedería con la actividad empresarial no podría funcionar correctamente y se fracasaría. Evidentemente, es difícil conseguir en un proceso empresarial una relación perfecta y equilibrada, por los múltiples factores y cambios que se presentan en el medio, más sin embargo sin huir de la perfección, se debe buscar que la propuesta continué y se mantenga así no sea lo perfectamente coordinada. Las dificultades deben permitir en un momento dado realizar las correcciones o mejoras puntuales a los elementos que estén interfiriendo en el desarrollo de las actividades, buscando con ello mejorar y fortalecer los procesos, de esta forma se evita el cierre de la organización empresarial y se convierte en una motivación para continuar con actividades de perfeccionamiento futuro. Es de anotar que en todo proyecto empresarial los diferentes elementos y recursos que intervienen, a pesar de que se manejan independientemente deben tener una interrelación permanente, es decir una maquina sin un operario que la manipule no cumpliría ninguna labor, al igual sucedería si se contratan operarios y no existieran las herramientas necesarias para que desarrollen sus actividades, se estaría asegurando el fracaso empresarial. Por lo anterior, el producto o servicio debe ser analizado de manera integral y concreta, incluyendo sus características principales, la comparación con otras tecnologías existentes, con otros productos sustitutos, con otros procesos de la
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competencia, políticas legales etc., es fundamental y necesaria en el momento de establecer beneficios comparativos que obtendrían los consumidores con el uso de nuestro producto o servicio; por ello es inseparable la interacción que existe entre los productos y servicios con el mercado al cual esta dirigido. Otro aspecto importante en el momento de establecer ideas empresariales tiene que ver con el financiamiento, el cual debe ser motivo de estudio cuando se haya establecido cual es el producto a comercializar, cual va a ser el mercado objetivo, cuanto cuesta producir y comercializar, cual será el precio del producto o servicio; es a partir de la definición de estos aspectos y no antes, cual será los mecanismos para la consecución de los recursos financieros
necesarios
para
colocar
en
funcionamiento
la
organización
empresarial, existen dos formas: recursos propios o solicitud de prestamos. El financiamiento
no
debe
ser
una
excusa
funcionamiento una buena idea de negocio,
o
causal para
poner
en
si el gestor de la idea o los
gestores de la empresa cuentan con los recursos suficientes para comenzar sin financiamiento, se puede pronosticar que tienen un amplio camino recorrido y ganado; si no es así y deben recurrir al financiamiento, este no debe ser mayor del 50% de los recursos necesarios, ya que es difícil conseguir que los demás se comprometan y asuman riesgos superiores al propio para la puesta en marcha de un proyecto empresarial en donde el beneficiario es una persona particular. Cuando el proyecto requiere financiamiento se hace aun más importante realizar estudios de mercado, técnicos y financieros profundos, para identificar posibles fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos. Si se establece que existen limitantes y riesgos difíciles de superar en el corto plazo, es aconsejable no continuar con el proceso y buscar nuevas alternativas. Como conclusión, se puede decir que la comercialización y el mercadeo de un bien o servicio, implica ir más allá de la venta, ya que supone identificar y
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satisfacer sus necesidades, expectativas, intereses y deseos relacionándose con todas las áreas de la empresa, desde el diseño hasta su financiamiento.
LECCIÓN 3.1.1 CONSOLIDACIÓN DE LA IDEA EMPRESARIAL
Una vez que se ha profundizado y analizado las ventajas y desventajas que ofrece una idea de negocio, se puede iniciar el proceso de cristalización de ésta en un Plan de Negocios que englobe todas y cada una de las variables internas y externas que influyen de manera representativa en su elaboración y por ende en la puesta en marcha del proyecto. 1.3.1.1 Aspectos que Influyen en la Elaboración de una Propuesta La propuesta empresarial es la etapa previa a la elaboración del proyecto, por tanto antes de abordar cualquier actividad empresarial, se hace necesario conocer los aspectos que pueden influir de manera directa o indirecta en el proyecto, por que en algunas ocasiones se comienza a elaborar el plan final desconociendo factores y elementos que hacen imposible llevar a cabo la puesta en marcha de la idea que inicialmente se creía era la más viable, más aun en esta época en donde
las exigencias del mercado son cada vez
mayores, por que están influenciadas por políticas de internacionalización y globalización de la economía, por lo cual no se puede pensar en soluciones locales sin influencia internacional. El reconocimiento del entorno local, regional e internacional, permite conocer factores y variables que posibilitan la identificación y análisis de los problemas, necesidades, recursos, al igual que las potencialidades y expectativas de desarrollo existentes. Entre los aspectos que se deben valorar en el entorno y que tienen mayor relevancia tenemos:
22
•
Social y Cultural: Permite identificar el comportamiento de las personas, teniendo como referente sus tradiciones, costumbres, religión, educación, estructuras étnicas etc., lo cual permite identificar necesidades o problemas existentes acorde con la realidad en que se encuentran.
•
Económico: Es un aspecto que permite al futuro empresario identificar cuales son las actividades económicas de mayor reconocimiento en las localidades y regiones, con el objeto de identificar que recursos pueden ser aprovechados económicas,
para
estudiar
visionando
nuevos
posibilidades mercados.
de
nuevas
Además
las
actividades políticas
de
globalización e internacionalización de la economía pueden brindar espacios para lograr la diversificación de nuevas actividades productivas siempre y cuando sean competitivas. •
Tecnológico: La tecnología es un factor que se debe tener en cuenta al momento de lanzar propuestas empresariales, por que constituye uno de los aspectos que influye sobre las actividades que se proyectan desarrollar, por lo cual condicionan el grado de competitividad de los bienes o servicios a producir.
•
Político: Las políticas gubernamentales también representan un aspecto importante, por lo tanto debe estudiarse cuidadosamente, para identificar la posición del estado nacional frente a ciertas actividades económicas, sociales, tecnológicas, ambientales y en materia de comercio exterior, por ello es necesario revisar con detenimiento cuales son los puntos de mayor incidencia en el mercado nacional cuando se firman acuerdos y tratados internacionales.
•
Ambientales: Es un aspecto indispensable cuando se realizan propuestas empresariales, por que se debe estudiar y valorar cual es la incidencia del futuro proyecto en el manejo de los recursos físicos y naturales, por que el planeta se ha venido deteriorando ambientalmente debido a que la gran mayoría de empresas y actividades económicos generan desechos y desperdicios qué contaminan el medio ambiente ocasionando deterioro permanente por la contaminación, por tanto es una gran oportunidad para
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generar propuestas empresariales, que estén dirigidas al mejoramiento del medio ambiente, mediante producciones limpias y oxigenantes. Los aspectos tratados anteriormente, son básicos en todo proyecto que se pretenda
llevar
a
cabo,
por
ello
no
se
puede
pretender
tratarlos
independientemente, por que todos hacen parte de un mismo entorno y los unos ejercen influencia sobre los otros, al igual sucede con las actividades empresariales todas hacen parte de un mismo objetivo, por tanto los aspectos sociales, económicos, tecnológicos, políticos y ambientales brindan grandes posibilidades
para
desarrollar
propuestas
económicas
y
productivas,
enmarcadas dentro de una realidad que hace parte de un entorno global, en donde lo global tiene que generarse desde lo local.
Lo anterior permite establecer que las propuestas empresariales no se pueden elaborar si desconocemos el entorno en que se piense desarrollar, por tanto los objetivos deben estar enmarcados en la realidad, en donde la justificación muestre de forma clara y concreta la importancia de la necesidad que se tiene para llevar a cabo la actividad empresarial, tomando como referente los recursos existentes y las oportunidades que se presentan en el medio para hacer realidad la puesta en marcha del proyecto. 2.3.1.1 El Plan de Negocios El plan de negocios contempla toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. En el proceso de realización de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalúan los resultados que se obtendrán al accionar sobre ésta de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha. El plan de negocios es un mecanismo del que se valen los empresarios para hacer proyecciones de la empresa, prever dificultades e inconvenientes y sobre todo para visualizar posibles soluciones; es de gran utilidad en la empresa
24
cuando esta comenzando pero también es una herramienta muy valiosa para aquellas empresas ya existentes que deseen seguir creciendo mediante la implementación de nuevos proyectos.
Por lo anterior es importante conocer
algunas de las razones que debe argumentar el empresario para iniciar el proceso de elaboración del plan de negocios, si aun no lo ha decidido; el cual deberá ser preparado de manera cuidadosa y con argumentos reales que le permitan hacer un enfoque más confiable del negocio y por tanto incrementar de manera sustancial las posibilidades de éxito. 3.3.1.1 Razones para la elaboración del Plan de Negocios: Estas razones pueden ser de carácter interno o externo pero de igual manera son valederas más aun si se tiene en cuenta que es un documento de indispensable presentación ante entidades financieras, inversionistas, socios, clientes, organismos de apoyo, gobierno, empresas de capital de riesgo, etc. para la consecución de recursos financieros o cualquier otro fin que se persiga. Razones de carácter Interno que justifican un plan de negocio son: - Permite hacer una evaluación real
potencial que tiene la oportunidad de
negocio. - Identifica variables críticas del negocio, es decir aquellas que fluctúan constantemente. - Sirve de herramienta administrativa porque muestra el presupuesto el primer presupuesto. - Reduce el riesgo porque las decisiones son tomadas con base a informacion real y verificable. - Facilita el control de las actividades y operaciones. - Permite el establecimiento de un plan estratégico. - Permite identificar posibles soluciones a problemas potenciales. - Evalúa el estado actual y futuro de la empresa, es decir permite conocer con más detalle todas las facetas del negocio. - Establece objetivos y metas a corto y largo plazo.
25
- Permite establecer los verdaderos requerimientos de recursos de todo tipo y la forma de conseguirlos. Razones de Carácter Externo: - Es una herramienta necesaria e indispensable para la consecución de los recursos del proyecto, porque es un requisito en la consecución de recursos financieros. - Facilita la consecución de proveedores y clientes. - Permite conocer con más detalle el entorno en el cual se desarrollará la empresa. 4.3.1.1
Proceso Para Elaborar el Plan de Negocio
La elaboración del plan de negocios es un proceso complejo que involucra diferentes etapas donde se realiza el análisis de una serie de variables que requieren de retroalimentación permanente para decidir sobre la continuidad o no del proceso.
El plan de negocio busca darle una identidad propia al
negocio, ya que en el se consigna de manera clara y precisa los propósitos, ideas, conceptos, meta, etc. Y todos aquellos detalles que reflejan la visión del empresario sobre el proyecto. Cada plan de negocio puede variar dependiendo del tipo y complejidad del negocio, experiencia del empresario, disponibilidad de recursos y tiempo, entre otros factores que hacen que cada uno sea flexible y ajustado a las diferentes necesidades de cada empresario y negocio. Por lo anterior el bosquejo y secuencia del proceso que se presenta es meramente pedagógico. Este proceso se inicia con el Análisis de la Empresa y de Su Entorno, que comprende: - Análisis del Mercado: Incluye el análisis del entorno económico y comercial donde se va a desarrollar el negocio; Buscando determinar los niveles de confiabilidad respecto a la existencia real de los clientes para el bien o servicio,
disposición para pagar el precio establecido, cantidad
26
demanda suficiente para elaborar un plan de ventas, aceptación de las formas de pago, mecanismos de mercadeo, canales de distribución, ventajas y desventajas competitivas, etc. - Análisis Técnico: Busca la posibilidad de producir el bien o servicio de acuerdo a la cantidad deseada, en optimas condiciones de calidad y con el más bajo costo.
Por lo cual, se debe identificar apropiados procesos
productivos, proveedores de materias primas, equipos, tecnologías, recursos humanos, sistemas de control, distribución de planta y de equipos, etc. - Análisis Administrativo: Busca identificar las necesidades del perfil del grupo empresarial y demás personal que requiere el negocio para su normal funcionamiento, definir la estructura y estilo de dirección, mecanismos de control, políticas administrativas y de personal, etc. - Análisis Económico: Busca definir las características económicas del proyecto, por lo cual identifica las necesidades de inversión, los ingresos, los costos, los gastos, las utilidades, punto de equilibrio contable y económico, etc. - Análisis Financiero: Su fin es identificar las necesidades de recursos financieros, las fuentes de financiación, sus condiciones, y las posibilidades de acceder a estas. - Análisis de Riesgos e intangibles: Analiza el efecto que puede causar los cambios potenciales en las variables más representativas del proyecto sobre los indicadores de factibilidad. E incluye el análisis de otras variables que no han sido estudiadas en etapas anteriores. - Evaluación Integral: Su objetivo es determinar los indicadores de factibilidad del proyecto (TIR, Valor presente neto,
balance del proyecto,
puntos de equilibrio económico) y el efecto, mediante el análisis de sensibilidad, qué cambios en las distintas variables del proyecto puedan tener en esa evaluación.
27
Por ultimo, una vez hechos los anteriores análisis se procede a redactar el documento final o plan de Negocio, el cual debe reunir las siguientes características:
Ser muy conciso, es decir no exceder más de 60 paginas
incluyendo anexos; debe ser escrito en idioma de negocios es decir debe ser preciso, presentar datos y hechos, y centrarse exclusivamente en el negocio; debe contener una excelente redacción y ortografía; debe ser estricto de acuerdo al objetivo especifico que persiga; y por ultimo debe ser evaluativo mostrando la realidad del negocio, su potencial y no tratar de esconder sus debilidades resaltando algunas de sus fortalezas. El gobierno nacional ha establecido algunas políticas para el fortalecimiento y apoyo del sector empresarial en el país, mediante convenios y programas con instituciones educativas, el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, Proexport,
Bancoldex,
Expopyme
y
otros,
buscando
incentivar
a
los
empresarios, estudiantes, pequeños productores, etc., a que se vinculen a estos programas y se apropien de los recursos para lograr consolidar sus proyectos empresariales, entre los programas de mayor impacto que están ofreciendo recursos para crear empresas se tiene el Fondo Emprender, el cual se toma como referente para la elaboración de un plan de negocios: EL FONDO EMPRENDER: Es una cuenta independiente y especial, adscrita y administrada por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que se rige por el derecho privado. Objetivo del Fondo Emprender Asignar recursos económicos en calidad de CAPITAL SEMILLA a iniciativas empresariales que provengan y que sean desarrolladas por APRENDICES o ASOCIACIONES
en
que
hagan
parte
mayoritaria
los
APRENDICES,
PRACTICANTES o PROFESIONALES UNIVERSITARIOS RECIÉN EGRESADOS. Podrán acceder a los recursos del FONDO EMPRENDER, los ciudadanos colombianos, mayores de edad, que estén interesados en iniciar un proyecto
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empresarial en cualquier región del país y que acrediten, al momento de la inscripción del plan de negocios, alguna de las condiciones estipuladas en el articulo primero del acuerdo 007 de junio 2 de 2005. (SENA) La presentación de un plan de negocio podrá realizarse de manera individual o asociativa. En el caso de las asociaciones estas tendrán que estar compuestas mayoritariamente por aprendices. Topes y montos de los recursos otorgados. El FONDO EMPRENDER otorgará recursos hasta el ciento (100%) por ciento del valor del plan de negocio, siempre y cuando el monto de los recursos solicitados no supere los doscientos veinticuatro (224) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Rubros financiables y no financiables - Financiables Capital de Trabajo, maquinaria y equipo relacionados con el proyecto, costos de constitución legal y licencias requeridas. - No financiables Compra de inmuebles, de bienes muebles no relacionados con el proyecto, adecuaciones o remodelaciones, estudios de factibilidad, adquisición de automóviles, pagos de pasivos, compra de acciones, pago de regalías, formación académica, pago de participaciones en eventos, gastos de viaje. Como Acceder al Fondo Emprender: •
Verificar que se cumple con las condiciones para ser beneficiario del Fondo Emprender.
29
•
Presentar
la iniciativa empresarial ante
el Centro de
Formación
Profesional del SENA o Institución de Educación aprobada por el Estado y solicitar la asesoría técnica para la formulación de su plan de negocio. •
El
personal
encargado
de
dar
asesoría
permanente
durante
la
elaboración de los planes de negocio, determinara si la iniciativa es susceptible para ser financiada con recursos del fondo emprender y diligenciara un registro en el sistema de información del FONDO EMPRENDER, digitando el nombre del proyecto, descripción básica, los nombres, identificación y correos electrónicos del os emprendedores. •
Es requisito indispensable contar con un correo electrónico activo y accesible para poder trabajar en el sistema de información.
•
El
emprendedor
o
asociado
debe
acreditar
ante
la
unidad
de
emprendimiento su calidad de beneficiario o asociado conforme al artículo primero del reglamento interno del fondo emprender. •
Es requisito que todos los planes de negocio que deseen aplicar a los recursos del fondo emprender se registren y tramiten sobre este sistema de información.
•
El sistema genera de forma automática y aleatoria la clave de acceso, de cada uno de los emprendedor enviándola al correo electrónico registrado por los que participan en la iniciativa empresarial, ya sea de manera individual o asociativa.
•
El plan de negocio deberá ser diligenciado completamente en los formularios establecidos en el sistema de información del fondo Emprender, los cuales podrán ser diligenciados en línea o descargando el aplicativo diseñado para tal fin. (En este último caso una vez completado el plan debe ser cargado nuevamente en el sistema de información).
30
•
El
asesor
debe
suscribir
con
el
emprendedor
un
acuerdo
de
confidencialidad sobre la información del plan de negocio. •
Cuando
el asesor considere que cumple con los requerimientos
establecidos por el fondo emprender procederá presentarlo ante el jefe o coordinador de la unidad de emprendimiento (institución de educación o centro de formación). EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE NEGOCIO. El proceso de evaluación de los planes de negocio presentados al FONDO EMPRENDER, estará a cargo del gerente del fondo a través de un equipo de evaluadores contratados para tal fin.
La evaluación tiene por objeto,
establecer si el plan de negocio presentado cumple con las siguientes condiciones: •
Es viable técnica, comercial, financiera y jurídicamente. Esto quiere decir que el plan de negocio posee las características necesarias asociadas al tipo de negocio a desarrollar, que aseguran su adecuado funcionamiento, sostenibilidad y permanencia en el mercado.
•
La viabilidad técnica estudia las posibilidades materiales, físicas y químicas, condiciones y alternativas de producir el bien o servicio que se desea generar con la iniciativa empresarial, verificando factores diversos como capacidad de producción, facilidad en la consecución de materias primas, impacto ambiental, etc.
•
La viabilidad financiera, es la que mide la bondad financiera del negocio, la rentabilidad del negocio, es decir que genere excedentes financieros para que la empresa sea auto sostenible en el tiempo. Para estos fines se aplicarán indicadores de evaluación, tales como, Valor presente neto, Tasa interna de retorno, relación costo beneficio, costo anual equivalente, entre otros.
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•
La viabilidad jurídica, hace referencia a la legalidad de la empresa y al objeto social que prevea desarrollar, de acuerdo con la normatividad vigente para cada un de ellas.
•
La viabilidad Ambiental, hace referencia al requisito indispensable para garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente dependiendo del plan de negocio propuesto.
A manera de conclusión, corresponde hacer especial énfasis en la importancia que el futuro empresario debe darle al plan de negocio, ya que en este se muestra el contenido del proyecto empresarial que se pretende desarrollar y constituye una herramienta muy valiosa para hacer un seguimiento continuo de cada una de las actividades empresariales.
LECCIÓN 4.1.1 LA EMPRESA Y SU FORMA JURÍDICA
1.4.1.1 Selección de la Forma Jurídica
La selección de la forma jurídica de la empresa constituye una de las decisiones más importantes que debe tomar el futuro empresario para poner en marcha su proyecto empresarial; por lo que deberá iniciar el proceso de selección de la misma y realizar un estudio profundo teniendo en cuenta las diferentes alternativas que al respecto ofrece la legislación vigente para el desarrollo toda actividad
económica; en donde
se analizará las ventajas y
desventajas de cada una de ellas para posteriormente elegir aquella que más se adapte a las características propias de su proyecto empresarial. La selección de la forma jurídica que debe adoptar la nueva empresa es un tanto difícil, porque cada proyecto empresarial tiene características singulares que requieren especial atención para no tomar decisiones equivocadas que obstaculicen el adecuado desarrollo empresarial; sin embargo para facilitar
32
este proceso de elección existen aspectos generales a tener en cuenta de acuerdo a sus propias necesidades, entre los que se encuentran:
a.
Tipo de Actividad económica a desarrollar: Porque para desarrollar ciertas actividades la legislación exige que la empresa debe adoptar determinada forma jurídica para poder funcionar.
b. Número de personas que conforman la empresa.
Es un aspecto
importante a tener en cuenta porque existen dos opciones: Ejercer la actividad de manera individual o en asocio con otras personas dependiendo de la magnitud del proyecto y porque hay determinadas formas jurídicas que exigen un mínimo de personas o promotores para poder constituirse.
c. Responsabilidad Frente a Terceros.
Este es un factor decisivo porque
depende del tipo de responsabilidad que el futuro empresario o empresarios deseen
asumir
durante
la
ejecución
del
proyecto
empresarial.
La
responsabilidad puede ser Limitada de acuerdo al monto del capital aportado, o ilimitada en donde se responde hasta con el patrimonio individual, es decir afecta tanto el patrimonio civil como el mercantil.
d. Aporte Económico Social: Porque la constitución de ciertas formas jurídicas exigen un monto de capital social mínimo.
e. Tramites de Constitución: Porque cada forma jurídica requiere de diferentes requisitos que se deben cumplir, lo que implica que
los tramites
sean complicados o no dependiendo de la forma que se escoja.
f. Aspectos fiscales.
Porque cada forma jurídica conlleva a una serie de
costes fiscales (impuestos) que la futura empresa deberá cubrir durante el desarrollo de su actividad económica.
33
2.4.1.1 FORMAS JURÍDICAS PARA LEGALIZAR LA EMPRESA
El proceso de legalización de las empresas respecto a su personalidad, responsabilidad y forma de constitución se encuentra enmarcado dentro de normas y leyes que regulan la actividad comercial y empresarial.
En
Colombia se encuentran reglamentadas por El Código de Comercio, que constituye la norma básica del derecho mercantil, creado mediante la ley 222 de agosto 1985, el cual se modifica constantemente para mantener su vigencia de acuerdo a las necesidades especiales que agrupan
y requerimientos.
normas y leyes
También existen leyes
específicas que complementan
aspectos ya regulados por el código de comercio, pero que por su complejidad se hace necesaria estas acciones.
La legislación colombiana en el Código de Comercio, contempla las diferentes formas jurídicas que puede adoptar una empresa para el desarrollo de sus actividades económicas, dependiendo de la visión, perspectivas y necesidades del futuro empresario.
El cual puede comenzar la puesta en marcha de su
empresa de manera individual o en asocio con otras personas (Sociedades) según sus propias necesidades e intereses.
3.4.1.1 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL DE FORMA INDIVIDUAL Cuando se inician labores de manera individual, se puede adoptar cualquiera de las siguientes formas jurídicas, las cuales se mencionan a continuación con sus características más relevantes.
a.
Persona Natural Comerciante.
Definida según el código de comercio, como aquel individuo que actuando en su propio nombre, se ocupa de manera profesional de alguna o algunas de las actividades que la ley considera mercantiles.
34
Para legalizar su actividad el empresario, primero debe realizar la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y posteriormente deberá solicitar la matricula mercantil ante la Cámara de Comercio correspondiente.
La persona natural actúa por si
misma y se identifica con su respectivo número de cédula y la DIAN le asignará el NIT, el cual corresponde a su número de cédula más un digito adicional. Su responsabilidad es ilimitada, pues responde con todo su patrimonio tanto individual como familiar, por las obligaciones que adquiera en el desarrollo de su actividad económica. b.
Empresa Unipersonal.
Es aquella conformada por una persona natural o jurídica, la cual dedica parte de sus activos
a la realización de una o
varias actividades
de carácter
empresarial. La empresa unipersonal, una vez inscrita ante la cámara de comercio
correspondiente
empresario.
constituye
una
persona
jurídica
diferente
Es creada mediante documento privado de constitución.
al La
denominación o razón social de la empresa debe estar seguida de la expresión Empresa Unipersonal, o de su sigla EU.
Su responsabilidad es de carácter
Ilimitada personal.
c. Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) La podrá constituir una o varias personas naturales o jurídicas, quienes serán responsables únicamente hasta por el monto de sus respectivos aportes. Su naturaleza será siempre
de
carácter
comercial y se
creará mediante
documento privado. La representación legal de la sociedad estará a cargo de una persona natural o jurídica, designada con anterioridad en los estatutos. d. Fundación Sin ánimo de Lucro. Es una persona jurídica si ánimo de lucro que nace de la voluntad de una o varias personas naturales o jurídicas, cuyo objetivo es velar por el bienestar común, bien sea de un sector determinado de la sociedad o de toda la población en general. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL
35
Ventajas • • • • •
Desventajas
Tramites de constitución sencilla. Control total, de todas las actividades de la empresa. Autonomía en la toma de decisiones. Disponibilidad de los ingresos generados por la empresa. Disolución o cierre se hace de manera fácil.
•
Su responsabilidad es ilimitada, por que debe responder por las obligaciones de la empresa hasta con el capital personal. • Disponibilidad de recursos es limitada, porque no tiene acceso a grandes créditos, básicamente dispone del ahorro personal y créditos individuales.
4.4.1.1 DESARROLLO DE LA EMPRESA EN ASOCIO CON DOS O MAS PERSONAS
Cuando la actividad económica se va ha desarrollar en asocio con dos o más personas, se puede adoptar para tal fin, cualquiera de las siguientes formas de asociación más comunes: sociedades comerciales, empresa asociativa de trabajo, conformar entidades sin ánimo de lucro.
LAS SOCIEDADES COMERCIALES:
Son personas jurídicas que se constituyen por contrato de sociedad, mediante el cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo, o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse las utilidades obtenidas en el desarrollo de la actividad social.
En la legislación Colombiana, se contemplan cinco tipos de sociedades comerciales, las cuales se muestran a continuación de manera resumida
Tipo de sociedad
No. Socios Accionistas
Capital social representa do en
Pago del Capital
Responsabilida d de los socios
Sociedad Anónima
Mínimo 5 Accionistas
Acciones de igual valor
Suscribir el 50% del capital autorizado y pagar la tercera
Limitada al monto de los aportes.
36
parte del capital suscrito.
Sociedad Colectiva
Mínimo 2
Acciones de igual valor
En la escritura de constitución los socios se obligan a hacer un aporte.
Sociedad Limitada
Mínimo 2 Máximo 25
Cuotas de igual valor
Pagar la totalidad del capital al momento de la constitución.
Limitada hasta el monto de los aportes
Sociedad en comandita Simple
Mínimo 1 gestor Máximo 25 comanditario
Cuotas de igual valor
Pagar la totalidad del capital al momento de la constitución.
Socios gestores responsabilidad solidaria e ilimitada
Sociedad en Comandita por Acciones
Mínimo un socio gestor y cinco comanditario
Acciones de igual valor
Solidaria e ilimitada
Suscribir el 50% del capital Socios autorizado y comanditarios pagar la tercera hasta el monto de parte del capital sus aportes. suscrito.
EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO (E.S.T)
Constituyen organizaciones económicas y productivas cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido, destrezas o conocimientos necesarios para cumplir los objetivos de la empresa.
Su objetivo es la
producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación de servicios.
El número de asociados para su
constitución será de mínimo tres y máximo de diez si su objeto es la producción de bienes, o mínimo tres y máximo veinte si su objeto es la prestación de servicios. La constitución de la E.A.T. se hace mediante escritura pública o documento privado.
ENTIDADES SI ANIMO DE LUCRO
37
Mediante esta modalidad de asociación, la utilidad que genera el desarrollo de la actividad económica no se distribuye entre los asociados, sino que son reinvertidas con el fin de continuar generando beneficio a sus asociados. Dentro de esta forma de asociación encontramos: Las asociaciones o corporaciones y las entidades del sector solidario.
Las Asociaciones o Corporaciones: Son entes jurídicos sin animo de lucro que se constituyen mediante la voluntad de varias personas naturales o jurídicas que se asocian con el fin de ofrecer bienestar físico, intelectual o moral a sus asociados o a la comunidad en general. Entidades del Sector Solidario: También llamadas del sector Cooperativo. Son entidades sin ánimo de lucro, que se caracterizan por la cooperación, ayuda mutua, solidaridad y autogestión de los asociados.
Su vigilancia y
control la ejerce la Superintendencia de Economía Solidaria. Dentro de estas entidades encontramos: Las cooperativas, las precooperativas, instituciones auxiliares del cooperativismo, organismos cooperativos de segundo y tercer grado, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales.
Para concluir, se puede resaltar la importancia de conocer las diferentes formas jurídicas de que disponen los futuros empresarios para legalizar su empresa y así iniciar el desarrollo de su actividad económica dentro de los parámetros legales.
Pare efectos de este curso hemos hecho solamente
énfasis en alguna de esas formas; pero sin embargo no se debe olvidar
la
existencia de otras formas jurídicas que contempla nuestra legislación colombiana, las cuales también ofrecen ventajas que deben ser analizadas dependiendo de la necesidad de cada quien; ya que cada proyecto tiene características y condiciones diferentes para su desarrollo y puesta en marcha.
38
LECCIÓN 5.1.1 POSICIÓN COMPETITIVA DE LA EMPRESA AL INICIAR
Establecer una adecuada posición de la empresa al iniciar debe ser uno de los grandes retos de la gestión empresarial, más aún cuando los mercados actuales son tan exigentes y están siendo influenciados por corrientes modernas como la globalización y la integración económica de las naciones. Los empresarios actuales, para lograr una posición competitiva de la empresa se valen de una herramienta fundamental e indispensable por medio de la cual se puede relacionar con su medio ambiente, la competencia y el mercado con el fin de lograr una ventaja competitiva en el largo plazo. Esta herramienta es sin duda la planeación estratégica, que se basa en un principio fundamental que lo constituye la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas). 1.5.1.1 La Matriz DOFA La empresa mediante el uso y diseño de esta matriz puede determinar la influencia de factores exógenos como las políticas económicas, situación política y social, la competencia, etc. y los endógenos como las estrategias y políticas de la empresa que afectan directa e indirectamente en un momento determinado los resultados operacionales y financieros de la empresa. Los componentes de la matriz DOFA son: •
Debilidades: se encuentran en el contexto interno de la empresa y comprenden aquellas actividades que limitan, inhiben o dificultan alcanzar con éxito los objetivos propuestos de la empresa mostrándose débil frente a
39
la competencia más significativa. Las debilidades de una empresa pueden ser:
imagen
corporativa
baja,
falta
de
experiencia
técnica,
mala
administración del capital de trabajo, poco control de inventarios, diseño y empaque del producto inadecuado, precio alto, falta de promoción del producto o servicio, etc. •
Fortalezas: se ubican en el contexto interno de la empresa y representan toda capacidad o ventaja competitiva de la organización que ayude al logro de sus objetivos. Dentro de las fortalezas se pueden citar: la calidad, capital de trabajo adecuado, crédito accesible, calidad en el proceso de producción, localización
adecuada,
precio
competitivo,
posición
adecuada
en
el
mercado, etc. •
Amenazas: se encuentran en el contexto externo de la empresa y están representadas por los eventos, hechos y tendencias del entorno que inhiben, limitan o dificultan el desarrollo operativo porque representan barreras que impiden el alcance de los objetivos. Ejemplo: escasez de materia prima, altas tasas de interés, costos crecientes de insumos, expectativas desfavorables respecto a la legislación del gobierno, mercado no creciente, fortalezas de la competencia como precios bajos, mejor diseño, puntualidad en la entrega, mayor cobertura del mercado, etc.
•
Oportunidades: son los eventos, hechos, tendencias y situaciones que crean condiciones ventajosas en el entorno externo de la empresa y que facilitan el alcance de sus objetivos y por ende su desarrollo y crecimiento. Dentro de las oportunidades para la empresa encontramos: producto nuevo, demanda de productos similares en crecimiento lo que permite la diversificación, formación de personal, escasez de producto en el mercado, políticas del gobierno favorables, debilidades de la competencia, etc.
•
2.5.1.1
El Proceso para elaborar la matriz DOFA.
Este proceso comprende los siguientes pasos:
40
- Listar las fortalezas claves de la empresa. - Hacer un listado de las debilidades más graves - Preparar una lista de las oportunidades claves - Preparar una lista de las amenazas claves. - Comparar las fortalezas con las oportunidades y registrar los resultados en la casilla de Estrategias F.O. - Comparar las debilidades con las oportunidades y registrar los resultados en la casilla de Estrategias D.O. - Comparar las fortalezas con las amenazas y registrar en la casilla de estrategias F.A. - Compara las debilidades y las amenazas y registrar las estrategias D.A. Según el anterior proceso la matriz se puede presentar de la forma como se ilustra en la siguiente figura.
41
La matriz DOFA, constituye una herramienta valiosa de análisis, en los momentos previos al comienzo de la vida de la empresa, porque permite identificar las capacidades y habilidades mostrando los puntos fuentes y débiles de la empresa comparados con los competidores más relevantes a fin de establecer estrategias y cursos de acción viables. Como conclusión, cabe resaltar que los puntos fuertes de la pequeña empresa se fundamentan en la flexibilidad y capacidad de adaptación, en la calificación del personal, en la localización, el trato personalizado a un determinado grupo de clientes, etc., más no en sus activos y capacidad financiera. Por lo tanto, deberán diseñar ventajas competitivas apoyándose precisamente en sus puntos fuertes, mientras que trabaja arduamente sobre los puntos débiles para hacerse menos vulnerable y tratar de asegurar su supervivencia durante por lo menos un determinado lapso de tiempo.
42
CAPITULO 2.1 EL MERCADEO COMO FUNCIÓN EMPRESARIAL
Introducción En sus comienzos, las funciones del mercadeo eran de carácter limitado, pues su actividad principal y básica era vender los productos que ya estaban fabricados; es decir la actividad de mercadotecnia era posterior a la producción del bien y su objetivo era fomentar la venta de un producto final. La función del mercadeo no puede ser enmarcada únicamente dentro del concepto de las ventas; pues esta actividad es más compleja, ya que involucra una serie de factores que influyen directamente sobre la labor empresarial porque realiza funciones desde antes de iniciar la actividad empresarial; para lo cual debe analizar las variables internas y externas del medio y la influencia que ejercen directa o indirectamente sobre la producción de los bienes o servicios que la empresa desea desarrollar, donde investiga e indaga sobre los gustos de los consumidores, e identifica sus necesidades y deseos para posteriormente mediante la implementación de estrategias de mercadeo influenciar su comportamiento e incentivarlo hacia la adquisición o consumo de determinado producto o servicio. Por lo cual en este capitulo se hace énfasis en aspectos relacionados con el marketing como herramienta de la gestión empresarial, que permite la comercialización de un bien o servicio para que llegue a su destino final es decir al consumidor. Objetivos Específicos: - Determinar la importancia de la investigación de mercados, en la gestión empresarial. - Mostrar
los
procesos
y
estrategias
para
el
lanzamiento
de
nuevos
productos. Este capitulo contiene las siguientes lecciones:
43
Lección 1.2.1
El Marketing Empresarial
Lección 2.2.1
Principios y Elementos del Marketing.
Lección 3.2.1
Estrategias Empresariales de Mercadeo.
Lección 4.2.1
Investigación de Mercados.
Lección 5.2.1
Planeación de las Ventas y otras actividades complementarias.
Conclusión Las empresas requieren de procesos de investigación de mercados para identificar los requerimientos de los consumidores, y con el apoyo del marketing empresarial y la aplicación de estrategias de mercadeo incentivar a los consumidores a tomar la decisión de compra del producto o servicio para así satisfacer una o varias de sus necesidades en pro del bienestar de la propia empresa y del desarrollo económico y social de la región.
LECCIÓN 1.2.1 EL MARKETING EMPRESARIAL.
1.1.2.1 Aspectos Generales del Marketing Básicamente el objetivo del marketing es lograr la satisfacción de las necesidades del consumidor, mediante actividades de comercialización que permita a los mismos adquirir los bienes y servicios requeridos, a precios justos y en el lugar más apropiado, por lo cual las decisiones empresariales con respecto a las actividades de marketing requieren del manejo de procesos de persuasión en donde se motive al consumidor a tomar la decisión de comprar.
44
2.1.2.1
Conceptos y Generalidades
Toda empresa independientemente del tipo, tamaño o actividad que ejerza deberá disponer dentro de su estructura organizacional de diferentes áreas funcionales como: el área de producción, administrativa, financiera y de mercadeo en las que se agrupan las diversas actividades interdependientes que contribuyen al logro de los objetivos empresariales. En el área de mercadeo, es donde se desarrolla la función de marketing que comprende la ejecución de actividades de planeación, diseño, presentación del producto, promoción, publicidad, determinación del precio, y distribución de bien o servicio hasta que este sea adquirido por los compradores y se convierta en verdaderos satisfactores de las necesidades de los consumidores actuales o potenciales. El marketing se fundamenta en las necesidades y deseos de los consumidores actuales o futuros, para posteriormente suministrarles bienes o servicios que por lo menos logren satisfacer sus expectativas y a la vez le generen a la empresa una ganancia. Al respecto, Lambin define marketing como “el proceso social orientado a la satisfacción de las necesidades y deseos de individuos y organizaciones, para la creación e intercambio voluntario como generadores de utilidades”2. El mercado esta conformado por diferentes personas que necesitan o desean un producto o servicio y que tienen la capacidad y autoridad para adquirirlo; y por los vendedores que son quienes ofrecen los productos o servicios con el fin de satisfacer dichas necesidades; por tanto, la función del marketing es ejercer una acción organizativa y controladora de las relaciones de intercambio y comunicación entre los integrantes del proceso de mercadeo. En esencia el marketing es el mecanismo del que se vale la empresa para dar respuesta a interrogantes como: qué, cuánto y para quién producir y vender; cuándo y cómo producir; por tanto el empresario debe planear y coordinar 2 LAMBIN, Jean Jacques. Marketing estratégico. Ed. MacGraw-Hill, 2a. ed.
45
cada una de sus acciones mediante la creación de estrategias y políticas que le permitan dar respuesta a estos interrogantes y a la vez fortalecer su labor. Entonces, las políticas de marketing de una empresa deben ser consideradas como el conjunto de acciones dirigidas a la comercialización de sus bienes o productos, para lo cual deberá: •
Abrir el Mercado: La empresa debe buscar la manera de crear nuevas necesidades o descubrir algunas que estén insatisfechas; es decir debe encontrar un cliente o consumidor y convencerlo e influenciarlo de tal manera que quiera probar y comprar el producto o servicio que ofrece y a veces hasta instruirlo en la forma de utilizarlo y consumirlo cuando se trata de un producto nuevo e innovador. Cuando ofrece productos o servicios existentes en el mercado la empresa deberá diseñar estrategias que le permitan desplazar los competidores actuales.
•
Posicionamiento en el Mercado: significa que la empresa deberá después de realizar las diferentes acciones relacionadas con la penetración en el mercado, hacer que los clientes se conviertan en consumidores asiduos de sus productos o servicios desarrollando altos grados de preferencia al lograr satisfacer sus necesidades y deseos.
•
Explotar el Mercado: la empresa debe estar atenta a los continuos cambios en las necesidades y gustos de los consumidores para hacer innovaciones y añadir productos y servicios a los mercados actuales o futuros de tal manera que puede satisfacer las necesidades del mercado.
•
3.1.2.1 Influencia de Variables Internas y Externas en el Mercado Generalmente en todo mercado existe un sinnúmero de variables que lo afectan en menor o mayor grado, por lo tanto la empresa debe hacer especial énfasis en el análisis de dichas variables para descubrir oportunidades y fortalezas y para disminuir el efecto negativo de estas sobre el desarrollo de sus objetivos en el mercado. Las variables pueden ser de tipo interno y
46
externo. A continuación veamos cuáles son estas variables y cuál es el grado de afectación hacia la empresa. Variables Internas: Las variables internas son aquellas que la empresa puede controlar como: los bienes y servicios a producir o vender, las políticas y promoción y publicidad, las estrategias de distribución y precios, las políticas de servicio al cliente entre otras, que considere necesario implementar para alcanzar sus objetivos. En la determinación de este tipo de variables, también se debe hacer un análisis interno en cuanto a los recursos disponibles: financieros, humanos, materiales y del tipo de organización que aplica, identificando cuales son sus fortalezas y debilidades. Variables Externas: La empresa no ejerce control sobre este tipo de variables por lo que constituyen verdaderos obstáculos en el desarrollo de los planes, metas, objetivos y estrategias empresariales. Estas variables se encuentran en el medio ambiente general, se les debe dar gran importancia porque ejercen gran influencia sobre la empresa; del manejo y forma como se enfrenten depende el logro de los objetivos empresariales y de mercadeo. Estas
variables
son:
gustos
y
preferencias
de
los
consumidores,
la
competencia, la capacidad de los proveedores, la situación económica del entorno,
aspectos
legales
y
tributarios,
cambios
socio-culturales
y
tecnológicos, etc. 4.1.2.1 Fuerzas Competitivas En el mercado existe un sinnúmero de factores que obstaculizan el desarrollo de las diferentes actividades empresariales en un determinando mercado, por lo tanto la empresa deberá identificar previamente cuales son esos factores de tal manera que pueda enfrentarlos con el mínimo riesgo y salir avante en sus propósitos. Las fuerzas competitivas que con mayor frecuencia interactúan las empresas son: - Grado de rivalidad del sector: la existencia de muchos competidores indican un alto grado de rivalidad en el sector por lo que se deberán librar
47
duras batallas estratégicas para conquistar por lo menos una pequeña porción de él y sobrevivir. - Nuevos proveedores: cuando un nuevo proveedor se interesa en un mercado nuevo, debe tener en cuenta la existencia de otras personas y empresas interesadas en el mismo mercado, para establecer estrategias de penetración que le facilite el logro de sus objetivos. - Habilidades de negociación con los proveedores: el poder e influencia que ejercen los proveedores en determinado mercado en muchas ocasiones condicionan el comportamiento de la empresa dentro del mismo, más aun cuando su numero es reducido; por lo cual la empresa deberá tener especial cuidado para diseñar una estrategia capaz de contrarrestar su efecto y a la vez asegurar su abastecimiento. - El poder negociador de los clientes: los clientes ejercen un alto grado de influencia sobre la empresa, por que en muchas ocasiones buscan imponer sus reglas de juego más aun cuando son fuertes y con capacidad de compra. Por lo tanto, la empresa deberá dirigir sus esfuerzos y estrategias hacia competidores menos atractivos, con menos capacidad de compra pero más accesibles. - Los productos sustitutos: representan una amenaza por que surgen para como alternativa de sustitución de los productos actuales en el mercado Al sustituir un producto se presentan dificultades para la empresa como: cuando el costo de sustitución es más alto para el cliente y cuando los niveles de fidelidad
son
altos hacia
la
marca
o
producto
específico;
aunque
la
incertidumbre es menor cuando se muestran precios o costos de operación más bajos.
48
LECCIÓN 2.2.1 PRINCIPIOS Y ELEMENTOS DEL MARKETING
1.2.2.1 Principios del Marketing •
Principio de Identificación
Consiste en identificar claramente cual será el mercado objetivo, el cual esta integrado por los posibles clientes o grupo de personas que tienen deseos o necesidades comunes, de los que se espera que muestren interés hacia los productos o servicios que ofrece la empresa. Por tanto, ésta debe realizar la respectiva investigación de mercados con el fin de conocer y profundizar sobre sus características, hábitos de compra, nivel de ingresos, preferencias, etc. para posteriormente dirigir hacia ellos todos y cada uno de sus actividades y esfuerzos de mercadotecnia para de esta manera se logre satisfacer sus deseos y necesidades. •
Principio de Clasificación
Este principio hace referencia a la necesidad de conformar grupos y categorías de consumidores o competidores homogéneos entre sí, pero diferentes entre distintos
grupos.
Los
consumidores
tienen
diversas
características
y
necesidades que los hacen únicos, por lo que la empresa debe buscar la manera más idónea de satisfacer sus necesidades. En la medida que se identifique los nichos de consumidores y competidores y se conozcan las características y comportamientos de los mismos, se pueden aplicar mecanismos que permitan llegar de manera efectiva al objetivo, facilitando los procesos de mercadeo para lograr la satisfacción de las necesidades
de
los
consumidores,
por
tanto
la
identificación
del
comportamiento del consumidor en cuanto a sus creencias, actitudes y motivaciones, nivel educativo, edad, actividades que desarrollan u otros
49
aspectos, deben ser analizados detenidamente para llegar a ellos de manera más efectiva. •
Principio de Aplicación
Las diferentes medidas y acciones que se implementen dentro de la empresa deben ser aplicadas de forma conjunta, de tal manera que se interrelacionen y complementen entre sí con el fin de facilitar la consecución de los objetivos propuestos. Las políticas y estrategias de la empresa deben ser integradas y coordinadas para lograr la organización, intercambio y la comunicación entre productores y consumidores, mediante la organización previa de las diferentes actividades, permitiendo la comercialización desde el lugar donde se produce hasta el sitio de consumo, a través de un canal de comunicación efectivo, buscando
mayor
satisfacción
en
el
consumidor,
y
fortaleciendo
el
reconocimiento y gestión de la empresa. •
Principio de Economía
Los recursos generalmente se caracterizan por ser escasos, por tanto la empresa deberá hacer mayor esfuerzo para lograr una adecuada utilización de los diferentes recursos de que dispone; es decir se busca hacer una optimización de los recursos. Las políticas y estrategias que se asuman respecto a procesos de marketing deben ajustarse a los recursos con que se cuente, no necesariamente para llegar al consumidor se requiere de grandes inversiones, lo que se debe desarrollar son estrategias adecuadas para que cliente encuentre en nuestros productos o servicios lo que esta necesitando, para la satisfacción de sus necesidades. •
Principio de Adaptabilidad
Este es un principio primordial en el establecimiento del un adecuado sistema de marketing más aun cuando se pretende penetrar nuevas zonas geográficas, porque la empresa se verá enfrentada a la existencia de diferentes hábitos y costumbre de los consumidores que le implica en la mayoría de los casos una
50
adaptación casi inmediata a las nuevas circunstancias del entorno si desea continuar con los propósitos y objetivos definidos con anterioridad. Es importante tener presente la influencia de los continuos cambios del entorno, porque pueden afectar de manera directa e indirecta las diferentes actividades desarrolladas por la empresa. 2.2.2.1 Elementos del Marketing Empresarial El marketing requiere de la interrelación de algunos elementos básicos para el desarrollo y fortalecimiento de su proceso, a continuación se presentan en forma generalizada estos elementos, los cuales se pueden reunir en dos grandes grupos: el marketing estratégico y el marketing operacional.
ELEMENTOS DEL MARKETING 1. MARKETING ESTRATÉGICO
2. MARKETING OPERACIONAL
- Consumidor
- Producto
- Mercado
- Precio
- Aspectos Legales
- Plaza
- Posicionamiento del Producto
- Promoción
3.2.2.1 Marketing Estratégico: Hace énfasis en la planeación del mercado y el ambiente donde se desarrollará el plan de marketing. Es aquí donde se debe segmentar el mercado, seleccionar el mercado objetivo adecuado y posicionar el producto. Se fundamenta en la recolección de información precisa, detallada y confiable de tal manera que pueda garantizar la consecución de los objetivos empresariales. Los elementos que se agrupa en este ítem son: el consumidor, el mercado, los aspectos legales y el posicionamiento del producto.
51
•
El Consumidor: Es el motor del proceso de marketing, considerado el punto de partida de la planeación del marketing, por lo tanto se debe analizar
diferentes
variables
que
nos
permiten
comprender
su
comportamiento de tal manera que se pueda posteriormente satisfacer sus gustos y necesidades. Es necesario conocer el perfil y características del consumidor, identificar sus deseos y necesidades, los factores que influyen en su decisión de compra (psicológicos, económicos, psicográficos, culturales, comerciales), hábitos y actitudes, etc. •
El Mercado: para identificar correctamente cual será el mercado hacia el cual
la
empresa
dirigirá
todos
y
cada
uno
de
sus
esfuerzos
de
mercadotecnia, es necesario analizar el desarrollo histórico del mercado, determinar el tamaño del mercado en término de volumen físico de ventas y valor de ventas, evolución durante los últimos diez años, analizar la demanda, nivel de estacionalidad, impacto de la tecnología, analizar la competencia, segmentar el mercado, analizar la competencia, segmentar el mercado, características de los productos existentes en el mercado, canales de distribución, publicidad y promoción, análisis de precios, proyección del mercado. •
Aspectos Legales: En cuanto a este elemento se hace énfasis en la identificación de exigencias y normas legales vigentes y las diferentes tendencias de la legislación que pueden en un momento determinado obstruir o incentivar la producción y comercialización de ciertos bienes o servicios.
El impacto de estos aspectos esta directamente relacionado con la legalidad y responsabilidad no solamente del producto, sino también de la empresa y de sus
ejecutivos.
Se
debe
indagar
sobre
requisitos
legales
para
la
industrialización, comercialización de acuerdo a las normas legales vigentes,
52
permisos y otros aspectos legales, registro de marcas, leyes de defensa del consumidor, etc. Por ejemplo, los cigarrillos tienen exigencias en las propagandas por medios electrónicos, el empaque debe contener un texto de advertencia exigido por el Ministerio de Salud, los medicamentos, para su producción y comercialización requieren la aprobación del registro ante el Ministerio de Salud. •
Posicionamiento del Producto: Es un elemento clave en el proceso de marketing, ya que representa la forma como el consumidor percibe el producto, y la información que queda en la mente de las personas.
El
posicionamiento
un
producto
hace
mayor
énfasis
en
los
aspectos
diferenciales que se desean resaltar del producto, se apoya en el estudio de mercado para analizar el mercado consumidores
respecto
a
los
y conocer el pensamiento de los
productos,
es
decir
busca
hacer
un
posicionamiento real en la mente del consumidor. 4.2.2.1
Marketing Operacional:
Hace referencia a la gestión netamente comercial de la empresa, para lo cual utiliza medios tácticos como la publicidad, vendedores y promociones de acuerdo a las políticas de la empresa. En el mercadeo generalmente se distinguen cuatro elementos: el producto, el precio, plaza o mercado y promoción, los cuales conforman a su vez la mezcla de mercadeo que la empresa empleará para satisfacer las necesidades del consumidor y alcanzar sus objetivos. •
Producto: Son aquellos bienes o servicios, resultado del procesamiento y transformación de una serie de insumos y recursos, como: materias primas, mano de obra, recursos financieros, información, etc., que posteriormente son ofrecidos en el mercado, con el fin de satisfacer ciertas necesidades o deseos de los consumidores.
53
En cuanto al producto se analizan y describen elementos como: Desarrollo histórico y evolución, ciclo de vida, características del producto, beneficios para el consumidor, marca, diseño del producto, empaque y etiqueta, nivel de calidad del producto, servicios adicionales y garantías, usos y cuidados y tecnología empleada. La empresa a partir de la investigación de mercados o de conceptos de los expertos, produce productos como respuesta a las necesidades de los clientes potenciales. Es importante tener presente que el consumidor busca en los productos el servicio que este pueda ofrecerle para satisfacer sus necesidades, más no el bien como tal. Por lo tanto, la empresa deberá analizar a profundidad sobre que tipo de producto o servicio desea producir o prestar con el fin de satisfacer de manera adecuada los deseos y necesidades de los consumidores actuales o potenciales dentro de un mercado específico. •
Precio: Esta representado por la cantidad de dinero que los clientes o consumidores deberán pagar por obtener el producto o servicio. Con el establecimiento de los precios la empresa busca cubrir los costos totales de producción y distribución, además obtener un margen de beneficio; en este proceso la empresa debe tener en cuenta al consumidor y la permanente relación costo beneficio que este establece.
Por lo general, el precio del producto debe ser acorde con los precios establecidos por el mercado, o superior si se considera que el producto significa estatus o valor adicional para el comprador o al considerar que calidad es sinónimo de precios altos o viceversa, bajo estas condiciones la empresa puede determinar sus precios; pero sin embargo debe analizar un sinnúmero de factores internos y externos que le facilitan esta labor. En el establecimiento de precios se tiene en cuenta los costos directos e indirectos de producción, la política
de
utilidad,
los
precios
de
la
competencia
y
la
situación
macroeconómica del país.
54
•
Plaza: Es el lugar seleccionado para vender el producto de acuerdo con el perfil del consumidor, es decir: edad, sexo, nivel de educación, ingresos, preferencias y modo de vida, etc. Aquí es donde se ejecuta las diferentes actividades empresariales de marketing para poner a disposición del consumidor los productos o servicios ofrecidos y los servicios de posventa.
•
Promoción y Comunicación: Comprende las diferentes actividades desarrolladas por la empresa con el fin de mostrar al consumidor todas las características y cualidades del producto para convencerlo e influenciarlo en la decisión de compra de tal manera que prefiera el producto.
Esta actividad esta encaminada a promover e impulsar el producto o servicio, para lo cual utiliza variedad de elementos como la publicidad, la venta directa, promociones, anuncios, relaciones públicas, telemercadeo o el mercadeo interactivo como herramienta valiosa en la sociedad moderna en la que las empresas deben comercializar en mercados globales. Es importante resaltar, que la promoción de los productos o servicios empresariales, requieren de bastante atención, debido a que es a partir de estas actividades que las empresas pueden lograr reconocimientos en el mercado, es así que las empresas deben buscar llamar la atención de los futuros compradores, teniendo como referente aspectos como los siguientes: •
Publicidad: Hace referencia a las diferentes formas de presentación y promoción no personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido, cuyo propósito es convencer y recordar a los consumidores un producto u organización.
La toma de decisiones sobre publicidad es un proceso constituido por cinco pasos: - Determinación de objetivos. - Decisiones sobre el presupuesto. - Adopción del mensaje.
55
- Decisiones sobre los medios que se utilizarán. - Evaluación. •
Promoción de Ventas: Hace referencia a los Incentivos de corto plazo para estimular las compras o ventas de un producto o servicio, por ello es
necesario
que
se
fijen
unos
objetivos,
se
seleccionen
las
herramientas, se desarrolle y pruebe el programa antes de aplicarlo, y se debe evaluar los resultados. •
Relaciones Públicas: Es una labor indispensable en las actividades de marketing, debido a que las
relaciones con el entorno permiten
fortalecer la imagen institucional y a la vez ir creciendo en los diferentes mercados,
por
tanto las
relaciones
públicas también
implican
el
establecimiento de objetivos, la elección de los mensajes y vehículos, el establecimiento del plan y la evaluación de los resultados. •
Ventas Personales: Este tipo de promoción implica la presentación oral en una conversación con uno o más compradores posibles con la finalidad de realizar una venta.
Para terminar los procesos de marketing buscan la satisfacción de las necesidades de los clientes o compradores, como estrategia de los negocios empresariales.
56
LECCIÓN 3.2.1 ESTRATEGIAS EMPRESARIALES DE MERCADEO El empresario al aventurarse en el mundo de los negocios, deberá primero recolectar
toda
la
información
necesaria
que
le
permita
conocer
las
características, necesidades y exigencias del mercado y del entorno de su empresa para disminuir el riesgo y aumentar las oportunidades de éxito, por lo cual deberá empezar a diseñar y aplicar diversas estrategias, las cuales determinan las acciones a seguir para direccionar sus recursos y esfuerzos de acuerdo con las posibilidades y limitaciones siempre encaminados hacia el logro de sus objetivos. 1.3.2.1 Por qué Planear Estratégicamente el Marketing La complejidad de las actuales condiciones económicas y sociales del país, hace que la permanencia de las empresas en el mercado se torne cada vez más difícil como consecuencia de la globalización y otros factores internos y externos que la afectan directa o indirectamente. Por tanto la empresa para lograr que un producto o servicio tenga éxito deberá apoyar su función de marketing sobre bases sólidas, que implican necesariamente la aplicación de la planeación como requisito indispensable para incrementar las oportunidades y minimizar el riesgo. Dentro de este proceso juega un papel importante la planeación estratégica porque facilita la relación de la empresa con su medio ambiente, la competencia, el mercado nacional y extranjero. La planeación estratégica del marketing facilita y asegura una adecuada toma de decisiones gerenciales al fijar objetivos, metas, desarrollar estrategias y permitir la combinación y manejo de las diferentes variables para alcanzar los objetivos de la empresa y por ende una ubicación competitiva en el mercado al facilitar la búsqueda de alternativas e identificación de oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades. El proceso de planeación estratégica comprende el desarrollo de diferentes actividades, como el análisis de la
57
situación del mercado, determinación de objetivos y metas, selección del mercado meta y la definición de la mezcla de mercadeo. 2.3.2.1 Tipos de Estrategias de Mercadeo: Dentro de las estrategias de mercado podemos encontrar varias clases, las cuales se pueden implementar dependiendo de objetivos propuestos.
•
Estrategias Intensivas :
* Penetración en el mercado: su objetivo es buscar mayor participación en el mercado, para productos actuales y mercados actuales, haciendo los mayores esfuerzos de mercadeo sin hace modificaciones a los productos. * Desarrollo del mercado: su objetivo es buscar y acceder a nuevos mercados con productos actuales. * Desarrollo del producto: consiste en aprovechar el mercado actual para introducir nuevos productos, productos modificados y nuevas marcas, con el fin de incrementar las ventas. Esta estrategia incentiva la actualización permanente de los productos y afianza la lealtad del cliente hacia la empresa.
•
Estrategias Extensivas
* Integración hacia delante: su objetivo lograr un mayor control sobre los canales de distribución. * Integración hacia atrás: su objetivo es ejercer mayor control sobre los proveedores. * Integración horizontal: esta estrategia tiene por objetivo ejercer mayor control sobre los competidores.
•
Estrategias Diversificadas
58
* Diversificación concéntrica: su objetivo es añadir productos relacionados a los actuales de la empresa. * Diversificación conglomerado: su objetivo es añadir productos no relacionados, es decir introduce productos diferentes a los actuales. * Diversificación horizontal: consiste en añadir al mercado productos no relacionados para clientes actuales.
•
Estrategias Varias
- Asociación: la empresa se une con otra para desarrollar un proyecto específico. - Reducción: la empresa hace una reestructuración mediante disminución de costos. Por ejemplo, cerrar algunos puntos de venta. -
Desposeimiento:
esta
estrategia
consiste
en
vender
parte
de
su
organización. Por ejemplo vender acciones para recapitalizarse. - Liquidación: consiste en vender todos los activos de la empresa. - Combinación: consiste en utilizar e implementar dos o más estrategias de manera simultanea. Para definir una estrategia el empresario deberá tener en cuenta las fortalezas, oportunidades y debilidades para no equivocarse en la selección de la estrategia más adecuada, es decir que pueda dar respuesta a sus necesidades más apremiantes con el fin de cumplir con éxito los objetivos que se ha propuesto alcanzar en el mercado. 3.3.2.1 Tendencias Modernas de Mercadeo La competencia se intensifica cada vez más, tanto en el entorno regional, nacional e internacional debido precisamente a los nuevos y rápidos cambios
59
que se han venido introduciendo en la economía mundial; se torna mucho más difícil para la empresa hacer frente a los grandes desafíos y retos que tiene que enfrentar para hacerse más competitiva y lograr su sobrevivencia. Ante esta perspectiva la empresa debe desarrollar diversos métodos que le permitan diferenciar sus productos de los de la competencia, para incrementar su participación en el mercado para lo cual se vale de la innovación, las campañas publicitarias,
mayores
servicios
postventa,
cambio
de
los
canales
de
distribución, niveles de precios, estándares de calidad, etc. Con lo cual se demuestra que es sobre el departamento de mercadeo donde recae la mayor responsabilidad, el cual busca el apoyo en equipos modernos y dinámicos como los computadores ya que constituyen una herramienta importante para la investigación y desarrollo de operaciones empresariales al agilizar y facilitar el procesamiento de información necesaria para conocer el comportamiento, gusto y tendencias de los consumidores, la situación actual y proyectada del mercado, las acciones y estrategias de la competencia que le permiten diseñar estrategias y adelantarse a la competencia mediante una acertada toma de decisiones y la ejecución de acciones oportunas para innovar y reaccionar ante los diferentes cambios y exigencias del mercado; por lo cual las grandes organizaciones del mundo han catalogado el departamento de mercadeo como el más importante e indispensables dentro de su estructura. Los empresarios para hacer frente a las exigencias del mercado se deben apoyar sistemáticamente en el conocimiento para desarrollar investigaciones reales en tiempo y espacio, que le permitan tomar decisiones innovadoras, ya que las diferencias culturales, familiares, nivel de ingresos, actitudes, clases sociales, estilos de vida, perfil del consumidor, actitudes, motivaciones y estímulos para adquirir un producto son diferentes dadas las condiciones políticas, sociales, técnicas y económicas de cada región o país. Por lo cual en alguna ocasiones recurren a alianzas estratégicas con proveedores, fabricantes o con otras empresa competidoras para hacer frente a las cada vez más grandes exigencias del mercado y aprovechar las bondades de la economía a escala para reducir costos y riesgos.
60
Las empresas deberán tener en cuenta la existencia de nuevas y modernas herramientas tecnológicas, como el Internet constituida como la mayor red de comunicación del mundo, permiten tener acceso a diversa información económica, financiera, de mercadeo, de productos o proveedores de manera rápida, veraz y oportuna que le facilitan la toma de decisiones para una mejor ejecución de funciones de mercadeo, producción, financiera o administrativa. Debido al surgimiento y aparición de las diferentes herramientas informáticas se han desarrollado nuevas formas de distribución y venta como las ordenes por Internet o por las páginas web que minimizan costos de vendedores e intermediarios y a la vez hace posible satisfacer las necesidades de los consumidores de manera más ágil. Además de esta forma, existen otras menos conocidas pero igualmente efectivas como el correo directo, ventas por catálogo, ordenes por correo, maquinas vendedoras de bebidas y comidas rápidas, telemercadeo, el sistema de tiempo compartido (time share) y el sistema de multinivel (netword marketing), el uso de estos nuevos medios y tecnologías le proporcionan a la empresa ventajas competitivas permitiéndoles ser innovadoras y líderes, asegurando a su vez su crecimiento y desarrollo. Los empresarios y la sociedad deben desarrollar capacidades para generar, apropiarse y utilizar el conocimiento como elemento indispensable para enfrentar el futuro y adaptarse a los cambios rápidos que se vienen presentando, lo cual demanda el surgimiento de empresas capaces de asumir retos cada vez mayores.
61
LECCIÓN 4.2.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
1.4.2.1 Concepto y Generalidades Consiste en la recopilación, registro y análisis de información que sirve para conocer con exactitud los deseos, necesidades de los consumidores y los cambios en el mercado. Esta investigación facilita la toma de decisiones en cuanto al producto, precio, distribución, promoción y el servicio al cliente; se realiza mediante una serie de encuestas aplicadas a un grupo de personas escogidas de forma que representen el mercado que se quiere estudiar o investigar. La investigación de mercados permite conocer el nivel de satisfacción de las necesidades de los consumidores, para desarrollar y producir productos o servicios adecuados que permitan dar respuesta a esas necesidades y deseos insatisfechos. Generalmente los resultados de la investigación son analizados por la gerencia y el gerente de mercados. La investigación de mercados tiene mayor aplicación en tres áreas del mercadeo: •
En el desarrollo de nuevos productos, con miras de satisfacer las necesidades de los futuros usuarios.
•
En la modificación de productos existentes en el mercado, con el fin de adaptarse a las cambiantes necesidades de los consumidores o para el mejoramiento de sus productos.
•
Para evaluar las técnicas de productos ya desarrollados con el fin de aumentar la participación en el mercado.
2.4.2.1 Proceso de la Investigación de Mercados:
62
Para realizar una adecuada Investigación de mercados, es indispensable desarrollar los pasos que componen su proceso, estos son: •
Determinación de la situación financiera de la empresa y del presupuesto asignado para la investigación.
•
Definir claramente el problema que se va a solucionar.
•
Especificación y determinación de la información que pretende conseguir a través de las encuestas. •
Identificar que personas o entidades se van a encuestar, es decir se debe precisar el perfil de las personas a entrevistar, su estrato social, nivel de ingresos, sexo, ocupación, ubicación, etc.
•
Realización de un esquema del proyecto de investigación que incluya los medio para obtener la información, la disponibilidad, capacidad y entrenamiento del personal de investigación, etc.
•
Determinación de la metodología. Es el sistema que se seguirá para obtener la información; puede ser la observación, los cuestionarios, el tipo de pregunta (cerrada o abierta) y los razonamientos que conduzcan a la selección.
•
Duración y costo de la investigación. Selección del universo y de la muestra representativa sobre la cual hacer las encuestas y el número de éstas; mientras más se realizan el margen de error es menos.
•
Desarrollo de los cuestionarios para llevar a cabo las entrevistas.
•
Definición del sistema que implementará para comprobar la fidelidad de los datos conseguidos en las encuestas.
•
Ejecución de las encuestas.
•
Recopilación, análisis y tabulación de los datos.
63
•
Preparación y rendición del informe y de sus recomendaciones.
Generalmente, las investigaciones de mercados tienen un costo muy alto y la información que se recolecta en ella, si no es utilizada en el mediano y corto plazo, corre el riesgo de quedar desactualizada; como consecuencia de los rápidos y continuos cambios que se presentan en el mercado, por lo cual la empresa deberá identificar con anterioridad cuales son los objetivos que persigue al realizarla.
3.4.2.1 Selección del Mercado Objetivo El mercado objetivo es un grupo de personas, clientes potenciales que tienen deseos y necesidades similares, de los cuales se espera que tengan interés en los productos de la empresa; por tal razón la empresa deberá mediante los estudios de investigación de mercados identificarlos y conocerlos para dirigir hacia
ellos
las
diferentes
actividades
y
esfuerzos
realizados
por
su
departamento de mercadeo, con el ánimo de lograr un alto grado de satisfacción tanto para la empresa como para el cliente, en sus operaciones de marketing mix y de ventas. Una adecuada selección del mercado objetivo fortalece las actividades de mercadotecnia, augurando éxito en el desarrollo de las mismas, por tal razón para su determinación se requiere del desarrollo de los siguientes pasos: a. Análisis y Pronóstico de la Demanda: Este primer paso es indispensable ya que en el, se estima el tamaño presente y futuro del mercado, se identifica los productos de la competencia, se determinan los porcentajes de ventas presentes, como también se establece y determina si realmente el mercado es capaz de soportar la aparición de nuevos productos generando niveles de rentabilidad adecuados. b. Segmentación del Mercado:
64
El mercado es muy amplio y esta conformado por diferentes tipos de consumidores, productos, necesidades, se hace necesario subdividirlo en grupos homogéneos de clientes potenciales para satisfacer de manera más adecuada sus necesidades. Se establece una relación más estrecha entre el mercado y el consumidor; ya que este busca las coincidencias entre el producto, su estilo de vida, actividades y necesidades; mientras que la empresa busca identificar una porción de mercado con características que se identifiquen con el perfil de los consumidores de sus productos. La segmentación del mercado consiste en agrupar, según un criterio a seleccionar, grupos de consumidores que comparten este criterio para tratar de explotar el segmento de mercado seleccionado ofreciendo productos adaptados al mismo. Los criterios de selección son múltiples y se pueden agrupar de varias clases y formas. Según Kothler3: El mercado se puede segmentar de diferentes formas y de acuerdo a diferentes criterios, así: Segmentación Geográfica: Consiste en separar el mercado en localidades o regiones, seleccionado aquella que brinde mayor posibilidades para obtener utilidades. Segmentación
Demográfica:
Este
tipo
de
segmentación
consiste
en
identificar grupos de acuerdo a la edad, sexo, tamaño de la familia, ingresos, ocupación, nivel educativo, religión, nacionalidad o estrato social. Segmentación Sicográfica: Dentro de esta segmentación se tienen en cuenta aspectos más relevantes de la personalidad del individuo, por lo que se analiza su estilo de vida que describe la forma de ser de un grupo cultural o económico distinto de los demás, así como la clase y la personalidad. El estilo de vida esta compuesto por las actividades de los individuos, las actitudes (valores, creencias, conducta) y las diferentes opiniones sobre temas como su entorno, la economía, política, ecología, industria, etc. 3 KOTHLER, Philip. Fundamentos de Mercadotecnia. Prince Hall.
65
Segmentación por Volumen: El mercado potencial se divide en grandes, medianos y pequeños clientes dependiendo de la magnitud, frecuencia de uso del producto y de la capacidad adquisitiva. Segmentación por Factores de Mercadotecnia: El mercado se subdivide en grupos que atienden a diferentes factores como precios, calidad, publicidad o de acuerdo con su edad, nivel de ingresos y estilo de vida. Segmentación Múltiple: Involucra diferentes criterios, como la edad, nivel de ingresos, edad, sexo, educación, etc., que corresponden a una composición familiar determinada. En conclusión, se segmenta el mercado para conocer las necesidades y deseos para seguidamente satisfacerlos mejor que la competencia estableciendo diferenciaciones en sus productos en cuanto a la calidad, servicio, precio, utilidad y presentación; para lo cual la empresa se apoya en la publicidad, promociones, vendedores y relaciones públicas con el fin de dar a conocer sus productos, mostrar las ventajas con respecto a la competencia y estimular a los compradores a adquirir su producto o servicio. c. Posicionamiento en el Mercado: Es el proceso de establecer una imagen que permita la identificación del producto en la mente del consumidor. El proceso de posicionamiento de un producto en el mercado implica realizar previamente un estudio y análisis de todos los factores que afectan directa o indirectamente la comercialización del producto. Entre los factores más representativos se encuentran: Medio Político y Legal: Encierra las diferentes actividades y leyes de la región, país y del exterior; las cuales pueden ser de orden restrictivo, impositivo, o de oportunidad de negocios internacionales. Medio Social y Cultural: Es el medio en el que se planea mercadear el producto, porque es aquí donde esta el mercado objetivo.
66
Medio Tecnológico: Comprende las innovaciones o tecnologías que afectan el mercado,
los
cuales
en
un
momento
dado
pueden
determinar
la
descontinuación, modificación o creación de nuevos bienes o servicios para que estos sean acordes a las necesidades presentes y futuras de los consumidores. Medio Económico: Esta representado
por las diversas condiciones y
situaciones económicas que determinan o influyen el nivel de ingresos, gustos y modelos de los consumidores, el gobierno y la situación del país y la región, como la inflación, recesión, recuperación, ratas de interés y tasas de desempleo y subempleo. Medio Competitivo: Comprende la competencia actual y futura de productos nacionales e importados, sus precios, calidad, sistema de distribución, posicionamiento en el mercado y nivel de preferencia y satisfacción entre los consumidores. Posicionar un producto en el mercado consiste en lograr que este ocupe un lugar claro, distintivo y deseable en la mente de los consumidores; para lo cual la empresa debe identificar sus ventajas competitivas y sus fortalezas, para con ellas poder ofrecer un mayor valor comparativo en el segmento seleccionado en cuanto a calidad, servicio, presentación, precio, o distribución del producto. La empresa antes de seleccionar el mercado deberá decidir sobre algunas generalidades como: •
El mercado objetivo debe ser compatible con las metas y la imagen de la empresa.
•
El mercado debe generar un volumen suficiente de ventas a bajo costo para dar como resultado un margen de utilidad.
•
La empresa deberá buscar un mercado en donde los competidores sean pocos y de tamaño mínimo; pues, los mercados saturados reducen las oportunidades de éxito, a menos que se disponga de una ventaja
67
competitiva que le permita arrebatar clientes a las empresas ya existentes. 4.4.2.1 El Producto
La empresa para atraer nuevos consumidores y para sostener los niveles de consumo de los consumidores actuales, debe permanentemente desarrollar bienes y servicios acordes con las necesidades actuales y futuras de los consumidores, teniendo presente que el ser humano y el mismo medio en que se desenvuelve esta en continua evolución y cambio; ya que los consumidores no solo buscan la satisfacción de sus necesidades primarias sino también tiene en cuenta su estatus social y otros factores adicionales; por lo cual la empresa debe estar siempre dispuesta y abierta asumir nuevos retos e innovar para estar a la vanguardia de estos nuevos cambios.
1.4.4.2.1 Lanzamiento de Nuevos Productos
El lanzamiento de nuevos productos debe contribuir a la sobrevivencia y crecimiento de la empresa, acorde a los cambios en el gusto de los consumidores potenciales y reales; permitiendo el reemplazo de los productos obsoletos y el aumento en los niveles de participación del mercado. La empresa deberá precisar con anterioridad que tipo de producto desea producir y lanzar al mercado teniendo además en cuenta las necesidades de los consumidores y la forma como planea satisfacerlas.
Cuando el empresario decide lanzar un nuevo producto al mercado debe analizar y estudiar minuciosamente algunos factores que pueden afectar este proceso, entre los cuales se encuentran: la moda, la competencia, las mejoras tecnológicas, las necesidades de los consumidores, los costos de producción y el valor agregado que pueda incorporarle.
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Por lo tanto, se hace absolutamente indispensable realizar una investigación de mercados antes de lanzamiento de un nuevo producto, porque como ya hemos visto, ella nos permite identificar los hábitos de compra, las motivaciones del consumidor, el nivel de ingresos, el tamaño del mercado, los factores sociales, económicos, políticos o culturales que pueden afectar la demanda futura, la demanda que tendrá el producto, la competencia actual, el grado de aceptación de la competencia actual, cómo y qué medios utiliza la competencia para la publicidad, cómo se hace la distribución actual de los productos, cuál es el efecto de introducir un nuevo producto en la demanda actual, qué factores motivan a comprar (precio, calidad, servicio, presentación del producto), cuál es el mejor medio publicitario para hacer el lanzamiento.
En conclusión si se omite la investigación de mercados tanto el nuevo producto como la empresa iniciaran el rápido camino hacia el fracaso.
La empresa puede incorporar nuevos productos de dos maneras: Por adquisición de una empresa, una patente o una franquicia y como resultado de las actividades realizadas en la investigación sobre nuevos productos.
2.4.4.2.1 Proceso para el Desarrollo de Nuevos Productos:
El proceso de Desarrollo de Nuevos Productos, se puede describir así:
•
Se inicia con la generación de ideas, las cuales pueden ser ideas completamente nuevas sobre productos, atributos de productos actuales o la identificación de nuevos usos. La empresa debe estar abierta a recepcionar diferentes ideas de nuevos productos, ya que estas pueden ser generadas por los vendedores, el departamento de investigación, asesores y consultores, distribuidores o clientes de la empresa.
•
Tamizado y Selección de la idea más acorde con las expectativas del producto y con las políticas, objetivos y planes de la empresa. Para realizar
69
la selección se tiene en cuenta la descripción del mercado meta, la competencia, la posible mezcla de mercadeo, las variables de tiempo y costo de producción, y el nivel de utilidad que pueda generar.
•
Desarrollo del concepto del producto, de la idea seleccionada se hace una versión detallada expresada en términos comprensibles para el consumidor.
El concepto del producto comprende la determinación de
aspectos como: el desarrollo y venta, sus atributos, marca, empaque, etiqueta, calidad, características y diseño. En esta etapa se busca descubrir cual será la reacción del consumidor frente al concepto del nuevo producto, para lo cual se pueden diseñar cuestionarios que permitan identificar si el consumidor entiende o no el concepto del producto, si existen falencias, si realmente es un producto satisfactor de necesidades en el segmento de mercado seleccionado, etc.
El desarrollo de la estrategia de marketing comprende la descripción del mercado objetivo, el posicionamiento planteado para el producto, los objetivos de venta, participación en el mercado y las utilidades esperadas a corto plazo; también se puede hacer un bosquejo del precio probable del producto, su sistema de distribución y publicidad.
•
Análisis comercial, consiste en la definición y establecimiento de volúmenes y proyecciones de ventas, costos y márgenes de utilidades que sirven como indicadores determinantes para la comercialización o no del producto, es decir para determinar si se cumplen los objetivos de la empresa.
•
Desarrollo del producto, la idea de producto se transforma mediante coordinación con el departamento de producción en un producto físico o real, se hacen diferentes prototipos hasta lograr uno que cumpla con requerimientos y necesidades de los consumidores y que se ajuste al concepto formulado de acuerdo con los costos presupuestados.
70
•
Asignar el código Universal de Producto (universal Producto Code – UPC), el cual esta conformado por una serie de líneas verticales, que pueden ser leídas por las lectoras ópticas, que suministra información a las cajas registradoras para identificar el producto e identificar el precio de venta y llevar el control de inventarios, etc.
•
Lanzamiento definitivo del Producto, se hace con apoyo de una fuerte e intensa campaña publicitaria y del sistema de distribución para mostrar verdaderamente
las
cualidades,
ventajas
y
usos
del
producto
al
consumidor, de tal manera que este lo identifique y que además despierte su interés y deseo por adquirirlo. 3.4.4.2.1 Planeación y Diseño del Producto La planeación de un producto es el proceso de desarrollar la mezcla de productos o servicios adecuados que permitan dar respuesta a las necesidades del mercado y a la vez aprovechar las oportunidades, que este mismo brinda a la empresa. Para la ejecución correcta de esta actividad se requiere de: •
Hacer un análisis profundo y conciso de las oportunidades del mercado.
•
Trabajar coordinadamente con los diferentes componentes de la mezcla de producto o servicio con el fin de lograr posicionar la imagen deseada en el mercado.
•
Determinar los niveles de calidad, clasificación y estándares, patentes y garantías.
•
Realizar las respectivas evaluaciones de desempeño de los productos o servicios.
El diseño del producto es una actividad que implica el desarrollo de planos, dibujos y maquetas, instrucciones de cómo construirlo y cómo fabricarlo. Por lo cual, el empresario debe tener en cuenta aspectos muy valiosos en su desarrollo como: el mercado objetivo, la tecnología y los aspectos productivos;
71
por que es la combinación de estos tres aspectos lo que realmente determina la definición del concepto básico, atributos y especificaciones técnicas del producto;
para
posteriormente,
si
es
necesario
contratar
personal
especializado para hacer el diseño del producto. Una vez diseñado el producto se consideran otros aspectos que le facilitan a la empresa su labor de mercadeo, como: Diseño del Envase o Empaque: comprende el desarrollo de un recipiente o envoltura y el diseño de un diseño gráfico para el producto, que puede ser de diferentes materiales (vidrio, hojalata, cartón, papel, aluminio, etc.) y formas. Permite que el producto sea tangible y se diferencie de los demás; ya que en las condiciones actuales de mercado en donde por decirlo de alguna manera hay sobresaturación de productos, el envase se convierte en el un elemento primordial de diferenciación que incrementa en algunos casos su consumo; más aun si se rompen esquemas imponiendo formas novedosas. El envase no es solo cuestión de presentación, ya que cumple con otras funciones más específicas como: conservar y proteger el producto de la luz, el aire, la humedad y facilitar el transporte; mostrar las características y ventajas del producto para seducir y motivar al consumidor a comprarlo. Diseño de la Marca: es un nombre, término, símbolo, grafismo, color o una combinación de todos estos elementos. La marca constituye un elemento de diferenciación frente al consumidor y lo protege de la competencia. Con la marca se busca la creación de una imagen e identidad visual del producto, da publicidad al producto, sirve de garantía de calidad. Generalmente comprende el nombre de la empresa, el logotipo, tipografía y colores distintivos. Diseño de Etiqueta: Esta incluida en el empaque por motivos promociónales y legales. Identifica y describe las características del producto o marca, informa sobre usos y medidas de seguridad para su empleo y lo promueve mediante atractivos diseños gráficos que despiertan el interés de los consumidores. La etiqueta constituye una de las partes más visibles del
72
producto, por lo cual su diseño deberá ser novedoso y llamativo como estrategia competitiva.
5.4.2.1 Determinación del precio de Venta
Partiendo del concepto de precio, como la cantidad de dinero que las personas están dispuestas a pagar por un determinado bien o servicio; o considerado este como la contraprestación que el consumidor da por el beneficio de tener o usar un bien o servicio. Se puede decir, que es el cliente o consumidor el que determina si el precio ha sido establecido de manera correcta, al aceptarlo o rechazarlo de acuerdo con el volumen de compras; ya que el mercado es altamente sensible ante el precio.
Lo cual conlleva a la empresa a tomar
decisiones a este respecto.
Entonces para que la empresa logre una adecuada determinación del precio de su producto, deberá:
•
Definir cuales son los objetivos que persigue al fijar un precio determinado (maximizar las utilidades, la tasa de retorno sobre la inversión, conservar la participación en el mercado, enfrentar la competencia, asegurar la supervivencia, penetrar en el mercado, etc.).
•
Seleccionar la política de precios que va aplicar, entre las cuales se encuentran las siguientes: politica de precios único y flexible; precio por debajo, igual o por encima de la competencia; precios para productos nuevos; precios de acuerdo a leyes vigentes legales, precios promociónales, etc.
•
Seleccionar el método para la fijación del precio, por ejemplo: fijación de precios con base en los costos, de acuerdo a la demanda, o con base en la competencia.
73
En últimas la determinación del precio de venta es responsabilidad del empresario, por lo tanto deberá tener en cuenta los siguientes elementos:
- Internos: Hacen referencia a los costos de producción de la empresa, es decir los costos directos e indirectos y el margen de utilidad que desea obtener.
- Externos: Se refieren a la situación macroeconómica del país o región, el tipo de consumidor, el precio de la competencia, el valor que esta dispuesto a pagar el comprador, la regulación de precios dada por el gobierno, las políticas y estrategias de mercadeo.
Después del desarrollo y lanzamiento de un nuevo producto pareciera que el éxito depende directamente de la buena labor desarrolla por el marketing, pero sin embargo comienzan a jugar un papel determinante otros factores que hacen que dicho producto tenga o no aceptación en el mercado, entre los cuales encontramos el Precio.
74
LECCIÓN
5.2.1
PLANEACION
DE
LAS
VENTAS
Y
OTRAS
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DEL MERCADEO La planeación es una función administrativa que debe ser aplicada a todos y cada uno de las actividades que desarrolla la empresa, por lo cual las ventas no puede ser la excepción de la regla. 1.5.2.1 Proceso de la Planeación de Ventas Ante la necesidad de aplicar la planeacion en las ventas el empresario debe comenzar por implementar el siguiente proceso. - Fijar objetivos de ventas: Los cuales pueden ser específicos dependiendo de la necesidad de cada empresa, por ejemplo: alcanzar un nivel determinado de ventas, incrementar las utilidades, mantener un crecimiento continuo, etc. - Hacer un pronostico de ventas:
Que consiste en hacer una estimación
del nivel de ventas que desea alcanzar la empresa en un periodo (anual, trimestral y mensual) y un mercado determinado, el cual se puede estimar en pesos o en unidades. - Por último realizar un presupuesto de ventas:
Es la asignación
probable o estimada de las ventas en unidades y en dinero de cada producto o línea de producto por zona o área geográfica, donde se incluye los gastos necesarios para conseguir tal fin. La función de ventas hace referencia al proceso de determinar las necesidades y deseos de las personas, para persuadir e incentivar a los clientes potenciales mediante la presentación de un producto o servicio de tal manera que este tome la decisión de adquirirlo. La venta pueden hacerse de forma directa, por correo, por catalogo, invitaciones a eventos, muestras gratis, boletines informativos, por Internet, por medio del telemercadeo, demostraciones, visitas empresariales entre otros medios que la empresa considere necesarios para cumplir con sus metas de ventas.
75
La venta esta dirigida a los consumidores, con el fin de suplir una necesidad o deseo con un producto o servicio diferente al de la competencia, de tal manera que el consumidor sea motivado a comprar una mayor cantidad de productos o utilizar
más
el
servicio
que
ofrece
la
empresa,
recibiendo
como
contraprestación un alto grado de satisfacción que lo induce a volver a comprar, lo cual a su vez le genera a la empresa mayores utilidades. La empresa debe considerar las ventas como una de las funciones más importantes
del
departamento
de
mercadeo,
el
cual
deberá
trabajar
coordinadamente con las demás áreas de la organización con el fin de lograr los objetivos de ventas propuestos, no solo en volumen de ventas sino en calidad de servicio y atención, de tal forma que el consumidor desarrolle un alto grado de preferencia por nuestros productos o servicios; es decir, que quede satisfecho porque sus expectativas han sido cubiertas completamente mediante un servicio personalizado que permite que las relaciones comerciales sean más duraderas. La venta es el intercambio de productos o servicios por unidades monetarias que se produce entre el vendedor y el cliente, buscando la satisfacción de las necesidades del cliente y el logro de los objetivos del vendedor. Para realizar una venta, se debe con anterioridad preparar un plan de ventas, para lo cual el departamento de mercadeo debe estar en capacidad de planearlo, diseñarlo y definir la forma como los vendedores lo llevarán a cabo mediante la aplicación de las estrategias y técnicas planeadas. El vendedor como elemento fundamental en el proceso de ventas, es la persona encargada de ejecutar esta actividad en forma directa, por lo tanto el departamento de mercadeo deberá definir la clase de vendedores que necesita, si
necesitan
experiencia
previa
o
por
el
contrario
los
capacitará,
la
remuneración o comisión por venta que van a recibir, la distribución, las estrategias de ventas, sistemas de cobro, descuentos, las promociones, el soporte y el respaldo de la fuerza de venta.
76
Según el tipo de empresa y de producto, el departamento de ventas puede planear la distribución de los vendedores, de la siguiente manera: por región geográfica: cada vendedor tiene su propio territorio; por producto es útil cuando existen en la empresa varios productos para lo cual los vendedores son especializados en un producto determinado; por cliente consiste en asignar a cada vendedor cierto tipo de clientes; por departamentos los vendedores son asignados a determinado departamento del país. Para que los vendedores cumplan con sus metas de venta es indispensable que: •
Con anterioridad hayan adquirido un conocimiento amplio y profundo de los productos de la empresa como de los de la competencia.
• • •
Que haya recibido adiestramiento en técnicas de ventas. Que sea motivado constantemente. Que cuente con asistencia oportuna y eficaz por parte de los directivos del departamento de mercadeo y de la empresa en general.
2.5.2.1 Promoción y Publicidad del Producto La promoción se hace con el fin de influenciar el comportamiento del consumidor, motivándolo a que de manera inmediata adquiera el producto aprovechando la rebaja de precios, ofertas, etc.; las cuales tienen una duración muy corta que pueden ser horas, días o máximo una semana, tiempo durante
el
cual
la
empresa
espera
que
sus
ventas
se
incrementen
considerablemente; ya que en muchas ocasiones ofrece nuevos usos del producto y conquista nuevos consumidores mostrándoles el producto o servicio y sus bondades sobre los de la competencia. El objetivo primordial de la promoción es aumentar las ventas durante un periodo de tiempo determinado, por lo cual deberá ser complementada con una fuerte e intensa campaña publicitaria y además realizar una serie de actividades como:
77
-
Exposiciones. Exhibiciones Demostraciones. Muestras gratis. Ofertas. Descuentos. Concursos. Folletos o carteles que presentan el producto. Catálogos.
- A través del Internet en las páginas Web. La promoción requiere de personal especializado para emplear argumentos capaces de convencer y estimular a los consumidores a comprar el producto, por lo cual el departamento de mercadeo deberá disponer de la logística necesaria para llevar a cabo esta actividad y estar preparado para recibir la avalancha de compradores que pueden presentarse durante el tiempo de duración de la misma. Las empresas acostumbran hacer promociones cuando las ventas han bajado y los niveles de participación en el mercado han disminuido, para responder a la competencia cuando esta hace una oferta llamativa y para renovar y rotar los inventarios o simplemente para hacer conocer un producto. Publicidad: Comprende todas aquellas actividades que desarrolla la empresa, por medio de las cuales los mensajes visuales, audiovisuales y orales son enviados a cierto público con el propósito de informarle e influenciarle a comprar determinado bien o servicio, o a inclinarse favorablemente hacia ideas, personas o instituciones, para lo cual utiliza los medios masivos dirigidos a un sinnúmero de personas, como radio, televisión, periódicos, Internet y otros menos extensivos como afiches, volantes, pasacalles, catálogos y altavoces ambulantes y otras estrategias publicitarias.
Los objetivos generales de la publicidad, son: Estimular la demanda potencial y real, aumentar las ventas y el uso del producto mostrando sus bondades, aumentar los niveles de recordación de una marca determinada, mejorar la
78
imagen de la empresa, contrarrestar la competencia, recuperar un mercado perdido, afianzarse en él o conquistar uno nuevo.
Tipo de publicidad
∗ La institucional ∗ Del producto ∗ De lanzamiento
Objetivo Impulsar y conservar la imagen de la compañía Promover
los
beneficios
de
un
producto
específico. Incentivar la demanda para un producto nuevo. Busca resaltar las ventajas del nuevo producto
∗ Competitiva
de la empresa respecto a los de la competencia ya posesionados.
∗ Comparativa ∗ De uso
Compara un atributo específico entre
dos
compañías o dos productos. Mostrar los diferentes usos o servicios del producto.
∗ Misionera
Busca despertar interés y expectativa sobre un nuevo producto, sin dar a conocer su nombre ni el de la empresa que lo produce.
La empresa hace un respectivo ajuste de los medios publicitarios a sus necesidades, por lo cual deberán hacer una óptima selección de acuerdo a ciertos criterios que debe analizar con gran atención, los cuales son: un estudio de mercado, las característica y costumbres del área que espera cubrir, los costos, el mercado objetivo, el alcance y cobertura, la frecuencia de los mensajes, tipo de publicidad y duración de las campañas, y la asignación presupuestal de que dispone para tal fin. 3.5.2.1 Distribución del Producto y el Servicio al Cliente
79
La distribución es una función esencial del marketing, por que sin ella de nada servirá, todo el esfuerzo de investigación e inversión que haga la empresa para producir bienes o servicios para satisfacer una o varias necesidades o deseos de los consumidores que conforman su mercado objetivo; todo será en vano, si estos no llegan al consumidor de forma ágil y oportuna; lo cual constituye en un
gran
problema
para
la
organización.
Ante
esta
situación
surgen
innumerables intermediarios con el fin de facilitar el acceso del producto al mercado objetivo. El
sistema
de
distribución
de
un
producto
esta
conformado
por
organizaciones interdependientes que transportan el producto o servicio desde el fabricante hasta el consumidor final; los cuales están agrupados en varias categorías que van desde los mayoristas, minoristas, agentes exclusivo o distribuidores y almacenes detallistas; en donde a su vez algunos le dan un valor agregado, cambian el empaque o los reempacan en unidades más pequeñas con el fin de facilitar el mercadeo. Los canales de distribución de que dispone la empresa, para hace más accesibles sus productos al consumidor, son: -
La venta directa. Los mayoristas. Venta detallista. Canales mixtos. Franquicias. Modelos modernos de distribución.
Entonces la empresa para decidir correctamente sobre cual será el sistema de distribución más acorde a sus necesidades, debe tener en cuenta la estructura de los diferentes canales, su uso por parte de los competidores, los hábitos de compra de los consumidores y los resultados de la investigación de mercados en cuanto a la comercialización. La distribución puede hacerse de manera intensiva, es decir vender los productos en todos los puntos donde sea posible; o de manera exclusiva, que consiste
en
dar
el
derecho
de
distribuir
a
un
número
reducido
de
80
intermediarios; o selectiva en donde se utiliza más de un punto de venta, pero no se distribuye a todos los interesados en vender los productos que ofrece la empresa. El marketing como elemento integrador de todas y cada una de estas funciones, le permite a la empresa alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya
que
dentro
de
su
proceso
desarrolla
actividades
que
incluyen
la
planificación, organización, dirección y control. Servicio al Cliente: Teniendo en cuenta el alto nivel de competencia que se desarrolla dentro de los mercados actuales, se ha hecho necesario la implementación de un área del departamento de mercadeo que se encargue exclusivamente de la atención o servicio al cliente, constituyéndose en una ventaja competitiva para la empresa porque permite lograr una mayor satisfacción del cliente y por ende puede despertar en él un sentimiento de lealtad hacia los productos de la empresa. Con el desarrollo de esta actividad, se busca alcanzar relaciones de cordialidad entre el comprador y la empresa, por lo tanto esta deberá adaptarse a las nuevas exigencias del mercado, para logra que dichas relaciones vayan más allá de una venta esporádica y se convierta en permanente de tal manera que lo incentive a realizar compras posteriores mediante la generación del valor agregado a sus productos que le proporcione un mayor beneficio a los clientes o un menor precio respecto a las ofertas del mercado. Los clientes actuales se caracterizan por buscar calidad, precios bajos, buena atención y respaldo para su producto o servicio, brindándole toda la asesoría necesaria al comprador sobre el uso y la forma de utilizar el producto, solucionar los problemas que pueda tener con el artículo, hacer cumplir con las especificaciones de calidad y garantía, suministrar los repuestos necesarios, cambiar los productos defectuosos y en caso de artículos técnicos ofrecerle entrenamiento y asesoría sobre la utilización e instalación.
81
CAPITULO 3.1 LA ACTIVIDAD FINANCIERA Y EL CAPITAL DE TRABAJO DE LA EMPRESA
Introducción
En el desarrollo de esta capitulo se abordaran temas tan importantes y complejos como la actividad financiera de la empresa, la cual busca la consecución de fuentes y usos de los recursos financieros de la organización empresarial,
mediante
la
planeación,
identificación
de
fuentes
de
financiamiento, elaboración de estados financieros y otros aspectos que influyen en las actividades de las empresas, por lo cual todos los planes se deben traducir en términos monetarios, para de esta forma conocer cuales son los requerimientos de
recursos
y
así poder
desarrollar
las diferentes
actividades y procesos al interior de las organizaciones; haciendo un adecuado uso del capital de trabajo mediante la estimación de niveles óptimos de efectivo que de una u otra forma garanticen una suficiente liquidez de la empresa en el mercado.
Objetivo específico:
- Mostrar la importancia de la financiación empresarial como una alternativa del fortalecimiento en la gestión empresarial. - Explicar el proceso de planeación financiera y la administración de recursos. - Conocer las fuentes de financiamiento y su incidencia en el desarrollo de las empresas.
82
- Mostrar la importancia de los estados financieros. En el desarrollo de este capitulo se abordarán las siguientes lecciones:
Lección 1.3.1
La Gestión Financiera y su Importancia en la Empresa.
Lección 2.3.1
Las Fuentes de Financiación Empresarial.
Lección 3.3.1
Financiación Propia y de Terceros
Lección 4.3.1
Análisis Financiero de la Empresa
Lección 5.3.1
Capital de Trabajo y el Apalancamiento Financiero
Conclusión
La financiación empresarial desempeña un importante papel en las empresas, porque mediante el apoyo de la planeación financiera se logra una mejor administración del dinero, capital de trabajo, manejo de riesgos e inversiones que contribuyen de manera significativa al mejoramiento y desarrollo de los entes organizacionales.
83
LECCIÓN 1.3.1 LA GESTIÓN FINANCIERA Y SU IMPORTANCIA EN LA EMPRESA
Una vez la iniciativa empresarial se ha cristalizado en un proyecto y superado el sinnúmero de obstáculos que se pueden presentar durante este proceso, lo más lógico es que se quiera poner en marcha, por lo cual debemos proveer los recursos necesarios para tal fin, entonces se comienza la aplicación de la gestión financiera en la empresa la cual debe necesariamente apoyarse en la planeación financiera como herramienta útil para cumplir todos los objetivos propuestos. 1.1.3.1 Importancia. La situación real en cuanto a la complejidad e importancia de las actividades financieras, dependen en gran medida del tamaño, tipo de propiedad, actividad económica de la empresa; además se debe tener en cuenta la etapa por la cual se encuentra la empresa, por que no es lo mismo en un proceso de inicio que cuando ya se esta en una etapa de crecimiento y expansión empresarial, a medida que las empresas crecen , la gestión financiera requiere de mayor organización demandando más funcionarios en el área, como: especialista financiero,
contador,
auditor,
tesorero,
experto
en
proyectos
y
otros,
dependiendo de la empresa. Sin embargo la sección financiera a pesar de su importancia en el desarrollo de las actividades empresariales, requieren de otros elementos y que son importantes de señalar, las decisiones que se tomen en otras secciones de la empresa (producción, talento humano, informática, mercadeo etc.), las cuales están condicionadas a la situación financiera, por tanto todas las actividades que se desarrollan en una empresa se reflejan en los movimientos y balances contables, con lo cual las finanzas representan el recurso que hace posible el
84
funcionamiento de la empresa , sin ellos los esfuerzos y todo lo que se pretendiera realizar al interior de las organizaciones no sería posible. Para culminar, se puede afirmar que la función financiera es un proceso que comprende la recopilación, interpretación, comparación y análisis de los estados financieros y las cifras operacionales y financieras de todo ente organizacional, permitiendo con ello el suministro de una información que permita tomar decisiones de manera confiable. Es importante destacar que la Actividad financiera requiere de un gerente que tome decisiones con respecto a los activos que necesitan las empresas, al igual que el establecimiento del sistema en que se deben financiar y la forma de administración; por tanto el área financiera es la responsable de las estrategias, políticas y modelos que deben implementar las empresas para el manejo del capital, buscando la maximización de los mismos. En este sentido, el área financiera deberá valorar el contexto de la economía globalizada, en donde la competencia se torna cada día más fuerte para las organizaciones empresariales, por tanto los precios empiezan a jugar un papel primordial en los márgenes de rentabilidad, obligando a las empresas ser más competitivas;
además
estos
aspectos de
internacionalización
unidos
al
fortalecimiento de las comunicaciones, permite a las empresas acudir a nuevos mercados que ofrecen otros sistemas de financiamiento. En la mayoría de los casos las tasas de interés son más bajas, por ello los responsables de las finanzas en las empresas deben actualizar sus conocimientos respecto a los mercados internacionales, con el objeto de tomar decisiones más acertadas, es decir con objetividad, evitando la incertidumbre y la improvisación. 2.1.3.1 Planeación Financiera Cuando se aborda la planeación financiera en una empresa, se hace referencia a las estrategias y maneras que los entes organizacionales implementaran para lograr un mejor resultado en el desarrollo de sus actividades, buscando mejorar la estabilidad y el reconocimiento financiero en el medio.
85
Por tanto los planes financieros hacen parte de la planeación estratégica de las empresas, por que tienen como objetivo la dirección de las organizaciones hacia las metas establecidas, proyectando el logro de la maximización de los valores comerciales, usando la información pertinente para el desarrollo del sistema financiero en el tiempo justo, facilitando la toma de decisiones y de esta forma lograr los objetivos de la organización. La planeación financiera comienza con la elaboración de presupuestos financieros en donde se establece las entradas y salidas, los flujos de caja y sus proyecciones de crecimiento con base en los estudios de mercado establecidos, los gastos financieros, administrativos y operativos, basándolos en el sistema económico y los comportamientos macroeconómicos del momento; de esta forma se preparan y elaboran los diferentes presupuestos distribuidos en el tiempo, bien sea a corto, mediano o largo plazo. También el plan financiero conlleva a una administración del flujo de caja, buscando el aseguramiento de la liquidez de la empresa, y el control de la cartera; y las demás las cuentas que se manejan en los diferentes estados financieros (activos, inventarios, gastos, compromisos financieros) etc. con ello se busca la sana administración de riesgos y rentabilidad, mediante estrategias financieras acordes con la realidad de la organización y del entorno. Por lo anterior, las personas encargadas de la gestión financiera deben buscar la generación de una máxima rentabilidad de los recursos, mediante el desarrollo de las siguientes funciones: •
Determinación
de
los
activos
de
la
empresa,
estableciendo
cuantitativamente, el valor, cantidad y tipo de activos que se requieren, clasificándolos en corrientes, fijos o nominales. •
Establecimiento de las políticas de endeudamiento de la empresa acorde con la estructura de la misma.
86
•
Determinación de las fuentes de financiación, para la consecución de fondos o préstamos con las mejores condiciones en cuanto a plazo e interés.
•
Distribución de los recursos en las diferentes áreas de la empresa, acorde con las necesidades y procesos.
•
Realizar análisis financieros tanto verticales como horizontales, para determinar los cambios y relaciones financieras de rentabilidad y liquidez de la empresa.
•
Fijación de políticas de manejo de los activos de la empresa, para darle un uso acorde a los activos corrientes, inventarios, bancos, y cartera.
•
Determinación del manejo de los recursos de tesorería y de las inversiones a que se piense hacer en el futuro.
•
Realizar la evaluación de los proyectos de inversión y expansión de la empresa.
•
Verificar periódicamente los movimientos de la empresa, con el objeto de evitar anomalías en los procesos.
•
Mantener la información financiera al día, para la toma de decisiones.
•
Presentar oportunamente la información contable para la liquidación de los compromisos tributarios.
•
Actualización permanente de los cambios económicos que se presenten en materia nacional o internacional, para hacer frente a las situaciones que se puedan presentar de manera oportuna.
•
Valorar los diferentes procesos de la empresa, para lograr disminución en los costos de funcionamiento y de operación buscando incrementar la rentabilidad, mediante el mejoramiento competitivo.
Los procesos y actividades financieras en una empresa, dependen de los ingresos que se reciban por la venta de los productos o servicios, de las inversiones, de los préstamos adquiridos y el capital aportado por los socios o accionistas al momento de la legalización de la empresa.
87
Las políticas monetarias o mediaciones restrictivas que el gobierno establezca en cuanto a la creación de impuestos, ajustes en lo ya establecido, reevaluación del peso con relación a la moneda extranjera, el pacto social, variación en las tasas de interés y otros aspectos que pueden influir en las actividades de la empresa. Los cambios en la economía han originado que los empresarios diversifiquen su mentalidad empresarial, obligándolos a ser más abiertos y a visionar estrategias innovadoras para hacer frente a la competencia interna y externa; además acorde con los cambios macroeconómicos y exigencias de los mercados, generando en los empresarios la posibilidad de realizar alianzas estratégicas para fortalecer sus actividades empresariales y lograr ser más competitivos con los productos y servicios, buscando con ello abrir nuevos mercados aprovechando las políticas de globalización e internacionalización mediante el manejo de los recursos económicos elementales como el trabajo, el capital y la información tecnológica como entes productivos, al igual se debe tener en cuenta las habilidades empresariales y gerenciales, el análisis de la finanzas, el control de los presupuestos, el sistema tributario del país, y otros aspectos (sistemas de créditos, y el portafolio de servicios existentes en el entorno acorde con las políticas de estado).
LECCIÓN 2.3.1 LAS FUENTES DE FINANCIACIÓN EMPRESARIAL
Las fuentes de financiamiento son aquellas que facilitan los recursos monetarios necesarios para colocar en marcha un ente empresarial. 1.2.3.1 Clasificación de Entidades Financieras Las entidades financieras se clasifican como se presenta en la siguiente tabla:
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CLASIFICACIÓN
ENTIDADES Bancos comerciales, oficiales y privados y mixtos. Cajas de ahorro
Establecimientos de Crédito:
Corporaciones de ahorro y vivienda
Son aquellos que tienen como objetivo primordial en su actividad financiera recibir y colocar dinero en
Corporaciones financieras Compañías de financiamiento comercial
préstamo.
Cooperativas de carácter financiero Otros de este perfil. Instituciones
de
Servicios
Financieros:
Bolsa de valores Compañías de LEASING (arriendo) y FACTORING
A diferencia de los establecimientos de crédito, no captan masivamente dineros
para
desarrollar
sus
actividades, si no que emplean su capital,
dinero
público,
o
que de
reciben
del
(compra cartera). Comisionistas de bolsa Consorcios Fondo de garantías Sociedades Fiduciarias.
intermediarios
financieros. Fondos Financieros y Entidades de Fomento :
Otros de este perfil. FINAGRO BANCOLDEX Banco de la República
Son entes administrados por el
Fondo para Inversiones Privadas
Banco de la Republica, y los Bancos
- FIP
y Corporaciones sirven de
FINDETER
intermediarios de los créditos.
Otros de este perfil.
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2.2.3.1
Establecimientos De Crédito:
Se consideran establecimientos de crédito las instituciones financieras cuya función principal consista en captar en moneda legal recursos del público en depósitos, a la vista o a término, para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito. •
Bancos comerciales, oficiales y privados y mixtos: Son entidades que nacen de la intermediación pública de recursos financieros que es su actividad específica y habitual; y aunque tal definición también puede ser aplicada a otras entidades financieras, establecer una definición conceptual de banco como entidad financiera claramente diferenciada de otras entidades financieras no es factible.
El concepto de banco está profundamente relacionado con la creación de dinero, lo que convierte a los bancos en intermediarios financieros monetarios creadores de dinero por el uso de los depósitos a la vista del público, a diferencia de otros intermediarios que sólo captan recursos a plazo y no pueden crear dinero. Los bancos comerciales constituyen uno de los elementos más importantes de la moderna organización económica. Su capacidad de recibir depósitos y de convertirlos en dinero efectivo a solicitud de los depositantes, los convierte en administradores de una parte importante de la oferta monetaria del país. Además, su capacidad de crear nuevos depósitos con base en las sumas depositadas por sus clientes, los convierte en creadores de dinero nuevo, que viene a incrementar las disponibilidades de medios de pago en la economía. Pero sin duda, su función más importante es la de prestamistas o proveedores de crédito, con lo cual no sólo actúan como intermediarios entre los ahorros que realiza una porción de la comunidad y la demanda de fondos que ejercen las actividades económicas del país, sino que, a su vez, crean nuevos fondos que ponen a la disposición de esas actividades.
90
•
Corporaciones de ahorro y vivienda: Son aquellas instituciones que tienen por función principal la captación de recursos para realizar primordialmente operaciones activas de crédito hipotecario de largo plazo.
•
Corporaciones Financieras: Son aquellas instituciones que tienen por función principal la captación de recursos a término, a través de depósitos o de instrumentos de deuda a plazo, con el fin de realizar operaciones activas de crédito y efectuar inversiones, con el objeto primordial de fomentar o promover la creación, reorganización, fusión, transformación y expansión de empresas en los sectores que establezcan las normas que regulan su actividad.
•
Compañías de financiamiento comercial: Son instituciones que tienen por función principal captar recursos a término, con el objeto primordial de realizar operaciones activas de crédito para facilitar la comercialización de bienes y servicios, y realizar operaciones de arrendamiento financiero o leasing.
•
Cooperativas
de
carácter
financiero:
Son
entes
cooperativos
especializados cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera, su naturaleza jurídica se rige por las disposiciones de la Ley 79 de 1988 y se encuentran sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria. Estas cooperativas son establecimientos de crédito.
Para adelantar las operaciones propias de las cooperativas financieras se requiere la autorización previa y expresa en tal sentido de la Superintendencia Bancaria, entidad que la impartirá únicamente previo del cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Demostrar ante la Superintendencia Bancaria experiencia no menor de tres (3) años en el ejercicio de la actividad financiera con asociados como cooperativa de ahorro y crédito o multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, en una forma ajustada a las disposiciones legales y estatutarias.
91
- Acreditar el monto de aportes a sociales mínimos que se exija para este tipo de entidad, la Superintendencia Bancaria se cerciorará, por cualesquiera investigaciones que estime pertinentes de la solvencia patrimonial de la entidad, de su idoneidad y de la de sus administradores. La Superintendencia Bancaria podrá establecer planes de ajustes para la conversión en cooperativas financieras de las cooperativas que a la fecha de entrada en vigencia de la presente ley se encuentren sometidas a su vigilancia. 3.2.3.1
Instituciones De Servicios Financieros
A diferencia de los establecimientos de crédito, no captan masivamente dineros para desarrollar sus actividades, si no que emplean su capital, dinero que reciben del público, o de intermediarios financieros. * Bolsa de Valores: Es una institución privada que permite la compra y venta, por intercambio de las Sociedades Comisionistas que la conforman, de acciones de sociedades anónimas, bonos, certificados y demás títulos valores, fomentando el ahorro y el mercado de capitales, contribuyendo al desarrollo económico y social de un país; es decir que la Bolsa de Valores es una institución donde se encuentran los demandantes y oferentes de valores negociando a través de sus Casas Corredoras de Bolsa. Las Bolsas de Valores propician la negociación de acciones, obligaciones, bonos, certificados de inversión y demás Títulos valores inscritos en bolsa, proporcionando a los tenedores de títulos e inversionistas, el marco legal, operativo y tecnológico para efectuar el intercambio entre la oferta y la demanda. * Compañías de LEASING (arriendo) y FACTORING (compra cartera) : El "leasing" o "arrendamiento financiero " es una forma alterna de financiación que día a día se está abriendo campo en nuestro medio; que consiste en que el acreedor financia al deudor, vale decir, el acreedor compra el bien para que los use el deudor. En efecto, el acreedor mantiene la propiedad del bien durante el período financiado, y el deudor le reconoce por su usufructo un canon de arrendamiento previamente acordado. La negociación incluye una opción de
92
compra por parte del deudor después de un tiempo de uso y por valor residual también pactado de antemano y que suele ser un porcentaje pequeño de su valor inicial. Dado el proceso anteriormente descrito, podemos afirmar que el "leasing" es un crédito indirecto, pues el deudor podría tomar un crédito directo de un banco o corporación, y proceder entonces a comprar el activo de su interés, o asumir el crédito directamente con el proveedor del bien, comprometiéndose desde luego en cualquier caso, a cubrir cuotas periódicas para pagar tanto el valor del capital como de los intereses. Pero en esta modalidad la empresa de leasing compra al contado el activo que el deudor desea y se lo entrega en arrendamiento. El "factoring" es el sistema de descuento de cartera que habilita al vendedor a negociar sus cuentas por cobrar con el fin de mejorar sus niveles de liquidez. En efecto, el vendedor entrega al "factor" sus cuentas por cobrar, y este adelanta la gestión de cobro, anticipando dinero al vendedor. El costo de la operación incluye el valor que cobra el factor por administrar la cartera y además el costo financiero del dinero anticipado. * Comisionistas de Bolsa: Hace referencia a los ingresos que obtienen los vendedores de las diferentes firmas, por las transacciones realizadas en las ruedas de negocios que se realizan en la bolsa de valores. * Consorcios: Se refiere a las agrupaciones de personas naturales o jurídicas que ejercen una actividad económica similar, conexa o complementaria, con el criterio de complementariedad de recursos, capacidades y aptitudes, para participar en un proceso de selección y eventualmente, contratar. * Fondo de Garantías: E s una entidad a través de la cual se busca facilitar el acceso al crédito para las micro, pequeñas y medianas empresas, mediante el otorgamiento de garantías. En el caso del Fondo Nacional de Garantías (FNG) respalda préstamos destinados a financiar la adquisición de viviendas de interés social y el pago de matrículas en instituciones de educación
93
superior. Existe otro fondo destinado a respaldar el sector agropecuario, el Fondo Agropecuario de Garantías (FAG), administrado por FINAGRO. De igual forma existen a nivel nacional una serie de fondos destinados a respaldar diferentes sectores de la economía. Para acceder a las garantías de los fondos, las empresas o personas interesadas deben acudir al intermediario financiero ante el cual vaya a solicitar el crédito, donde se le brindará la información requerida y se atenderán todos los trámites relacionados con la garantía. *
Sociedades
Fiduciarias
:
Son
entidades
de
servicios
financieros,
constituidas como sociedades anónimas, sujetas a la inspección y a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, cuyo objeto es la realización de todos
aquellos
(fideicomitente)
actos
de
entrega
confianza
a
otra
en
virtud
(fiduciario)
del
unos
cual
bienes
una
persona
determinados,
transfiriéndole o no la propiedad de los mismos, con el objeto de que este cumpla con ellos una actividad especifica, bien sea en provecho del mismo fideicomitente o de un tercero. 4.2.3.1 Fondos Financieros Y Entidades De Fomento: Son entes administrados por el Banco de la Republica, y los Bancos y Corporaciones sirven de intermediarios de los créditos. * FINAGRO: El Fondo para el financiamiento del sector agropecuario, fue fundado el 22 de enero de 1990. Nació de la necesidad del sector rural de tener una entidad autónoma y especializada que manejara los recursos de crédito, dispersos en varios organismos que los asignaban como una variante complementaria de la política macro económica, del Banco de la República. (www.finagro.com.co). * BANCOLDEX: Es un banco colombiano de redescuento especializado en comercio exterior, que ofrece productos y servicios financieros a las empresas colombianas. Bancóldex es un banco de segundo piso estatal (no desembolsa
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directamente los recursos a los empresarios) que utiliza la red de bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial, así como cooperativas de ahorro y crédito, ONGs financieras y fondos de empleados con cupo en Bancóldex, para atender las necesidades de crédito de las mipymes del país. ( Ver Ley mipyme ). Bancóldex financia a todas las empresas micro, pequeñas, medianas y grandes de todos los sectores económicos a excepción del agropecuario, dedicadas tanto al mercado nacional, como aquellas vinculadas al comercio exterior. (www.bancoldex.gov.co). * Banco de la República: Es el banco que se encarga de organizar el sistema monetario del país para una buena organización económica, algunas de las funciones que desempeña son: emite la moneda legal del país, prestamista de última instancia, banquero de bancos, funciones cambiarias, administrador de las reservas internacionales, promotor del desarrollo científico y otras. (www.banrep.gov.co). * FINDETER: La financiera de Desarrollo Territorial esta orientada a la promoción del desarrollo regional y urbano, mediante la financiación y la asesoría en lo referente a diseño, ejecución y administración de proyectos o programas de inversión relacionados con actividades como: Construcción redes de servicios públicos, pavimentación, remodelación vías, Dotación puestos de salud y otros. (www.findeter.gov.co).
LECCIÓN 3.3.1 FINANCIACIÓN PROPIA Y DE TERCEROS 1.3.3.1 Financiación Propia Son aquellos recursos propios con los cuales se puede financiar el proyecto: ahorros de propietarios, utilidades, reservas por depreciación, amortizaciones diferidas, estas fuentes son menos costosas para la empresa, pero en la mayoría de las veces son escasas; por lo cual se debe recurrir a otras fuentes.
95
2.3.3.1 Financiación de Terceros Están compuestas por las instituciones financieras, inversionistas y aportes de capital: - Instituciones Financieras: Se encargan de actuar como intermediarias entre las personas que tienen recursos disponibles y las que solicitan esos recursos. Hay diferentes tipos de intermediarios financieros, dependiendo de la actividad que se vaya a llevar a cabo: establecimientos de crédito (bancos, cajas de ahorro, corporaciones de ahorro, cooperativas), entidades de servicios financieros (almacenes de deposito, bolsa de valores, compañías de leasing, fondos de garantías, sociedades fiduciarias y otros), fondos financieros y entidades de fomento (FINAGRO, IFI, BANCOLDEX, Banco de la Republica, otros) y otras entidades (compañías de seguros, sociedades de capitalización, fondos mutuos de inversión, otros). - Inversionistas:
Existen inversionistas institucionales y personas, los
primeros son intermediarios financieros que atraen dinero u otro tipo de recursos de pequeños inversionistas y los invierten en acciones o bonos formando portafolios de inversión y, finalmente, las instituciones de depósito, de las cuales los bancos son el tipo más conocido ; al igual las personas se vinculan al proyecto en calidad de socios, o de accionistas, realizando préstamos a los empresarios para obtener rendimientos sobre los mismos, los rendimientos para los inversionistas pueden estar dados en acciones, parte de derechos de la empresa o mediante la colocación de acciones. - Aportes de Capital: Son dineros que los socios aportan con el objeto de capitalizar la empresa y realizar las actividades pertinentes a la empresa. En este punto también se pueden incluir las instituciones que se encargan de la regulación y el control de los intermediarios financieros, ejemplos de éstos, en Colombia, son la Superintendencia Bancaria, el Banco de la República, etc. 3.3.3.1 Otras fuentes
96
Son aquellos entes que colaboran con la financiación de proyectos y que brindan bienestar a la economía nacional. (Industria, agroindustria, generación de empleo, tecnología otros), entre ellos tenemos: - Compañías de seguros:
Son empresas a las que se les autoriza la formalización de seguros., comúnmente llamadas aseguradoras, estas compañías amparan los intereses asegurables que tengan las personas naturales o jurídicas privadas o públicas - Fondos mutuales:
Los fondos mutuales son compañías cuyos accionistas son propietarios de una cartera de títulos valores. La forma de invertir en un fondo mutual consiste en adquirir acciones del mismo, convirtiéndose de esta manera en accionista del fondo. Los promotores del fondo mutual deben presentar al público un folleto, llamado Prospecto, en el cual explican los objetivos de inversión del fondo, las estrategias de inversión del mismo y los riesgos y beneficios que es razonable esperar de esa inversión. El Prospecto y la autorización para ofrecer al público las acciones de un fondo mutual deben ser aprobados por el organismo de regulación del mercado de valores del país donde opera el fondo. Normalmente existe una sociedad administradora del fondo mutual, que se encarga de administrar la cartera de inversiones del fondo mutual, negociando instrumentos en distintas clases de activos financieros de acuerdo a la estrategia de inversión determinada y conocida por los accionistas. La inversión en los fondos mutuales no le garantiza una rentabilidad, puesto que el valor de las acciones del mismo depende a su vez del valor en el mercado de los títulos valores que componen la cartera de inversiones. Por Qué Invertir En Fondos Mutuales? ·* Diversificación : Al agrupar sus capitales los inversionistas conforman un portafolio de mayor tamaño que les permite obtener una mayor diversificación
97
que si realizaran sus inversiones individualmente. La importancia de esto es que las pérdidas en ciertos títulos pueden ser compensadas o sobrepasadas por ganancias en otros. * Manejo Profesional : Los fondos mutuales proveen acceso al manejo profesional de carteras a un bajo costo. El dinero está en manos de profesionales entrenados y especializados que se encargan a tiempo completos y en forma exclusiva de tomar y ejecutar las decisiones de inversión. Los administradores
de
cartera
de
los
fondos
reciben
permanentemente
información y análisis sobre el desarrollo de variables que pueden impactar el valor de las inversiones y están continuamente siguiendo el desempeño de los mercados de valores. * Liquidez:
Los inversionistas están en capacidad de vender la totalidad o
una parte de su inversión en cualquier momento al precio de cierre del valor de la unidad de inversión (V.U.I.). El V.U.I. constituye el valor de una acción del fondo y se determina dividiendo el valor del portafolio total entre el número de acciones en circulación. * Baja inversión inicial:
Muchos fondos mutuales aceptan participaciones
iniciales sumamente bajas. Normalmente un inversionista no podría tener acceso, por sí sólo, a una amplia gama de títulos a partir de montos de inversión tan bajos. * Renta:
El pago de dividendos del fondo mutual le permite al accionista
programar su presupuesto y pagar sus gastos corrientes. Adicionalmente, los inversionistas pueden hacer retiros al fondo de manera sistemática. Los Fondos Mutuales son tan buenos como la gente que los administra. Ellos son los que deciden que comprar o que vender, cuánto, cuándo y cómo. Debido a esto es importante para su dinero y en especial para usted tenga conocimiento quién o quiénes son. Manténgase alerta de quién es la persona responsable del fondo mutual, recuerde que es esa persona la que administra su dinero, infórmese quienes son los administradores más cotizados. Este al
98
día de cuándo rotan a un administrador a otro fondo mutual y haga el seguimiento de esta persona cuando supera un record. Es posible que cambien el administrador de un fondo y ya no rinda lo mismo. Para cuando usted se entere, la noticia puede no ser una muy buena sorpresa. * Fondo Colombiano de Investigación Científica y proyectos especiales – COLCIENCIAS: Es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Nacional de Planeación, DNP, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. Su acción se dirige a crear condiciones favorables para la generación de conocimiento científico y tecnológico nacionales; a estimular la capacidad innovadora del sector productivo; a contar con las capacidades para usar, generar, apropiar y adquirir conocimiento; a fortalecer los servicios de apoyo a la investigación científica, al desarrollo tecnológico y a la innovación; a facilitar la apropiación pública del conocimiento; a consolidar el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y de Innovación, en general, a incentivar la creatividad, para el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos. Colciencias como parte de sus estrategias ha diseñado instrumentos para el registro, reconocimiento y medición de grupos de investigación, cuyo objetivo es el fortalecimiento y consolidación de las capacidades de generación de conocimiento en los grupos de investigación de universidades, centros e institutos de investigación. De otra parte la información que se obtiene de la aplicación de estos instrumentos, permite contar con datos seguros y en tiempo real sobre el comportamiento
de
los
diferentes
grupos
de
investigación
científica,
tecnológica o de innovación, que hacen parte del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, que sirva de base para la implementación de políticas en el país sobre
Ciencia
y
Tecnología
y
proveer
estadísticas
confiables
para
el
99
seguimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología de Colombia. (WWW.COLCIENCIAS.GOV.CO). * Fondo Nacional de Proyectos de desarrollo – FONADE: El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica,
patrimonio
propio,
autonomía
administrativa,
y
vinculada
al
Departamento Nacional de Planeación. Es la única empresa estatal dotada jurídica, técnica y financieramente de facultades para agenciar proyectos de desarrollo y apoyar la fase de preparación de los mismos. Es agente en el ciclo de proyectos de desarrollo, financiando y administrando estudios, y coordinando la preparación de proyectos de desarrollo. Para ello, entre otras actividades, otorga avales y garantías para créditos destinados a la fase de preparación de proyectos, prepara esquemas de gerencia de proyectos, impulsa el desarrollo de firmas consultoras nacionales en sectores críticos para el desarrollo económico, y celebra contratos de fomento de actividades científicas, tecnológicas y ambientales. Su
financiamiento
no
reembolsable
se
hace
contra
apropiaciones
del
presupuesto nacional o con las utilidades líquidas y asignadas. Sus órganos de dirección y administración son el Gerente y la Junta Directiva, la cual está integrada por el Director del Departamento Nacional de Planeación (DNP), quien la preside, el Subdirector del DNP y el Gerente de la entidad. (WWW.FONADE.GOV.CO). * Fondo Emprender: El artículo 40 de la Ley 789 de 2002, establece la creación del Fondo Emprender como una cuenta independiente y especial adscrita al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, el cual será administrado por esta entidad y
100
tendrá
como
provengan
y
objetivo sean
exclusivo
financiar
desarrolladas
por
iniciativas
aprendices
o
empresariales asociaciones
que entre
aprendices, practicantes universitarios o profesionales que su formación se esté desarrollando o se haya desarrollado en instituciones reconocidas por el Estado
de
conocimientos
conformidad
con
adquiridos por los
la
ley, buscando
integrar los
emprendedores en sus procesos de
formación con el desarrollo de nuevas empresas.
En el caso de las
asociaciones estas tendrán que estar compuestas mayoritariamente por aprendices. El Fondo facilita el acceso a capital al poner a disposición de los beneficiarios los recursos necesarios en la puesta en marcha de las nuevas unidades productivas. (WWW.FONDOEMPRENDER.GOV.CO). El Instituto de Fomento Industrial, IFI, en Liquidación, no podrá iniciar o desarrollar nuevas actividades en cumplimiento de su objeto social y conservará su capacidad jurídica únicamente para expedir los actos, celebrar los
contratos
y
adelantar
las
acciones
tendientes
a
su
liquidación.
(WWW.IFI.GOV.CO).
LECCIÓN 4.3.1 ANÁLISIS FINANCIERO DE LA EMPRESA
El análisis financiero es una herramienta que constantemente verifica los efectos e influencia que ejerce cada una de las operaciones de la empresa sobre su situación financiera, evaluando a su vez si los activos empresariales son adecuadamente administrados y conocer su liquidez, rentabilidad y rotación de inventarios, capacidad de endeudamiento. El análisis financiero para cumplir con sus funciones se apoya en los Estados Financieros de la empresa de donde toma toda la informacion necesaria; los cuales son: el Balance General y el Estado de Resultados (también llamado de Ganancias y Perdidas), que son preparados, casi siempre,
101
al final del periodo de operaciones por los administradores y en los cuales se evalúa la capacidad del ente para generar flujos favorables según la recopilación de los datos contables derivados de los hechos económicos. También existen otros estados financieros que en ocasiones no son muy tomados en cuenta y que proporcionan información útil e importante sobre el funcionamiento de la empresa, entre estos están: el estado de Cambios en el Patrimonio, el de Cambios en la Situación Financiera y el de Flujos de Efectivo. El análisis Financiero puede ser interno o Externo. El análisis Interno de los se hace para uso exclusivo de la propia organización con el fin de conocer realmente su situación financiera mediante la comparación de sus estados financieros y determinar las posibles falencias para posteriormente aplicar los respectivos correctivos. El análisis externo lo hacen las personas o empresas (inversionistas, las instituciones financieras, etc.) que realizan transacciones con la empresa y que necesitan conocer desempeño financiero y operacional. 1.4.3.1 Estados Financieros Los
datos
contables,
son
necesarios
y
básicos
en
todas
las
áreas
organizacionales de la empresa, por lo tanto los estados financieros presentan los siguientes propósitos: - Mostrar resultados de gestión al administrador. - Para informar sobre la rentabilidad obtenida pos la inversión y el grado de solidez de la empresa. - Con el objeto de obtener créditos, por que se presentan como garantía de respaldo a un crédito y dar seguridad al prestamista. Conceptos y Generalidades de Los Estados Financieros Los estados financieros permiten conocer los movimientos contables de una empresa en un periodo determinado, generalmente se elaboran anualmente,
102
estos documentos permiten al empresario y los directivos de la empresa conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades desarrolladas, además sirven para la toma de decisiones; ya que muestran de manera resumida el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la organización. Toda organización empresarial debe llevar una contabilidad, la cual es la que sirve de soporte para cumplir con la normatividad exigida y que se contempla en el código del comercio, código sustantivo de trabajo y las políticas de legislación tributaria establecidas por el gobierno. La información contable debe trabajarse con el propósito de facilitar la toma de decisiones, debido a que los objetivos de los usuarios de la información contable pueden ser diferentes a los del que preparó la información contable, puesto que el gerente financiero puede necesitar información del valor actual de un activo fijo para proceder a venderlo, y la información de los estados financieros muestra un costo histórico de adquisición y no un valor ajustable en el mercado; es aquí donde la administración y el área contable deben integrarse para formar un sistema administrativo-contable orientado a la toma de decisiones. 2.4.3.1
El Balance General
Es un estado financiero que contempla la situación de la empresa en un periodo determinado, mostrando en forma resumida el valor de los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. En un plan de negocios es importante presentar el balance general inicial, el cual se elabora al finalizar el año cero, con el objeto de conocer cual es el estado financiero en el que se encuentra la empresa al iniciar las actividades. A continuación se presenta un ejemplo de un balance general. El balance general representa la situación de los activos y pasivos de la empresa y el estado del patrimonio de la misma, por tanto este estado financiero muestra la situación real de los activos, por tal razón se distribuye en:
103
•
Activo: son los bienes y derechos de la empresa. Los bienes financieros muestran, los inventarios, cuentas por cobrar, las inversiones en papeles del mercado etc.
•
Los pasivos: Hacen referencia a las obligaciones totales de la empresa (Créditos bancarios, obligaciones con proveedores, cuentas por pagar etc.)
•
Patrimonio: Muestra la situación de la empresa en un momento dado, respecto al valor de la empresa que es de los accionistas. EMPRESA P & M Balance General ACTIVOS Activos corrientes Caja
xxx
Bancos
xxx
Clientes
xxx
otros
xxx
Inventario de materia prima
xxx
Total activos corrientes
xxxxx
Activos fijos Terreno
xxx
Maquinaria y equipo
xxx
Muebles
xxx
Construcciones
xxx
Otros
xxx
Total activos fijos
xxxxx
Activos diferidos Gastos preoperativos
xxx
Otros
xxx
Total activos diferidos
xxxxx
104
TOTAL ACTIVOS
XXXXXXX
PASIVOS Pasivo a corto plazo
xxx
Pasivo a largo plazo pagar
xxx
Otras obligaciones
xxx
TOTAL PASIVO
XXXX
PATRIMONIO Capital
xxx
Aportes sociales
xxx
Reservas
xxx
Otros aportes
xxx
TOTAL PATRIMONIO
XXX
TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO
XXXXXXX
Ecuación patrimonial: A = P + P A: Activos P: Pasivos P: Patrimonio 3.4.3.1
El Estado de Resultados
El estado de resultados denominado también estado de pérdidas o ganancias, presenta los ingresos y los gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de la empresa durante un periodo de tiempo determinado, generalmente se manejan a un año; por lo cual, el estado de resultados es un documento complementario y anexo al balance general, en el que se muestra detalladamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable, el balance de ganancias o pérdidas se elabora con las cuentas de ingresos. Costos y gastos; por ello los datos deben corresponder a los saldos de los libros auxiliares y
105
mayor o balances. A continuación se presenta un formato como ejemplo del balance de ganancias y pérdidas. EMPRESA P & M Estado de Ganancias y Perdidas De ________a___________ INGRESOS OPERACIONALES Comercio al por mayor y menor (Contado)
xxxxx
Comercio al por mayor y menor (Crédito)
xxxxx
xxxxxx
- COSTOS DE VENTAS
Inventario Inicial de Mercancías
xxxx
+ Compras Netas: Compras de Contado
xxxxx
Compras a crédito
xxxxx
xxxxxx
Mercancías disponibles para la venta
xxxxx
- Inventario final de mercancías
xxxxx
= UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
xxxxxx xxxxxxx
- GASTOS DE OPERACIONALES De administración
xxxxx
De producción
xxxxx
De ventas
xxxxx
xxxxxxx
=UTILIDAD NETA OPERACIONAL
xxxxxx
+INGRESOS NO OPERACIONALES
xxxxx
- GASTOS NO OPERACIONALES
xxxxx
= UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS Y RESERVAS - IMPUESTOS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 35% = UTILIDAD LIQUIDA
xxxxx
xxxxx xxxxx
106
- RESERVAS RESERVAS OBLIGATORIAS 10%
xxxxx
=UTILIDAD DEL EJERCICIO
xxxxx
El balance de resultados básicamente lo que muestra es una relación entre los ingresos,
egresos
y gastos que
se
realizaron en
un periodo de
operacionalización de la empresa. 4.4.3.1 Razones Financieras: Uno de los instrumentos más usados para realizar análisis financiero de entidades es el uso de las Razones Financieras, ya que estas pueden medir en un alto grado la eficacia y comportamiento de la empresa. Estas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera, puede precisar el grado de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la cobertura y todo lo que tenga que ver con su actividad. Las Razones Financieras, son comparables con las de la competencia y llevan al análisis y reflexión del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales, a continuación se explican los fundamentos de aplicación y calculo de cada una de ellas. La liquidez de una organización es juzgada por la capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida que éstas se vencen. Se refieren no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad para convertir en efectivo determinados activos y pasivos corrientes. Básicamente las razones de liquidez miden la habilidad de la empresa para pagar sus deudas a corto plazo, algunas razones son las siguientes: -Razón Circulante Representa las veces que el activo circulante podría cubrir al pasivo circulante. RC = Activo circulante / Pasivo circulante
107
- Prueba acida:
Es similar a la razón circulante, excepto por que excluye el inventario, el cual generalmente es el menos líquido de los Activos circulantes, debido a dos factores que son: Muchos tipos de inventarios no se venden con facilidad. El inventario se vende normalmente al crédito, lo que significa que se transforma en una cta. por cobrar antes de convertirse en dinero. PA = Activo Corriente- Inventario / Pasivo Corriente •
Razones de Actividad
Las razones de actividad miden la velocidad con que diversas cuentas se convierten en ventas o efectivo. Con respecto a las cuentas corrientes, las medidas de liquidez son generalmente inadecuadas, porque las diferencias en la composición de las cuentas corrientes de una empresa afectan de modo significativo su verdadera liquidez, es decir miden la eficiencia de la empresa en la administración de sus activos. - Rotación de inventarios: Mide la actividad, o liquidez, del inventario de una empresa.
R I = Ventas / Inventario (Rapidez de la empresa en efectuar sus ventas.) Veces que se han vendido los inventarios de mercancías en el periodo a que se refiere el costo de ventas o las veces que el inventario se vende y es repuesto durante el período contable. - Rotación de los Activos Totales : Permiten medir la eficiencia con la que la empresa utiliza sus activos para generar ventas. Por lo general, cuanto mayor sea la rotación de activos totales
108
de una empresa, mayor será la eficiencia de utilización de sus activos. Esta medida es quizá la más importante para la gerencia porque indica si las operaciones de la empresa han sido eficientes en el aspecto financiero.
RAT = Ventas anuales / Activos totales - Rotación de activos fijos : Permiten medir la eficiencia en la administración de los activos fijos, teniendo en cuenta las veces que se han obtenido ingresos equivalentes a la inversión en activos fijos. RAF = Ventas anuales / Activos fijos •
Razones de Rentabilidad
Las medidas de rentabilidad relacionan los rendimientos de la empresa con sus ventas, activos o capital contable. Los Estados de resultados son el soporte para medir el rendimiento de las empresas a través del tiempo, tomando como referente las ventas. - Margen de utilidad bruta Mide el porcentaje de cada peso de ventas que queda después de que la empresa pagó sus productos, por tanto se refiere a la Eficacia de la empresa para generar utilidades de las ventas que realiza. Margen sobre Ventas = Utilidad Neta / Ventas Netas (Proporción de ventas que se convierte en utilidad o pérdida) - Rendimiento Sobre la Inversión : Se refiere a la eficacia de las empresas para generar utilidades con los recursos invertidos. RI = Utilidad neta / Inversión
109
•
Razones de Cobertura
Los niveles de deuda de una empresa indican la cantidad de dinero prestado por otras personas que se utiliza para tratar de obtener utilidades. Cuanto mayor sea la deuda que la empresa utiliza en relación con sus activos totales, mayor será el apalancamiento financiero, por tanto ayudan a evaluar la solvencia de la empresa. - Razón de Deuda Se refiere a la proporción de los activos totales financiados por los acreedores de la empresa, cuanto más alta sea esta razón, mayor será la cantidad de dinero prestado por terceras personas que se utiliza para tratar de generar utilidades.
RD = Pasivos Totales / Activos totales Muestra el porcentaje de la inversión total en activos que ha sido financiada por los acreedores. - Razón de Estabilidad: Permite medir que tan comprometido esta el capital de los inversionistas con respecto a las obligaciones adquiridas. R.E = Pasivos Totales / Capital Si es > 1 indica que la empresa se encuentra apalancada en más del 50%. - Cobertura de Interés: Evalúa la capacidad de la empresa para cumplir con las obligaciones financieras. C.I = Utilidad de Operación / Gastos por Interés
110
- Razón de la capacidad de pago de intereses Mide
la
capacidad
de
la
empresa
para
efectuar
pagos
de
intereses
contractuales, es decir, para pagar su deuda. Cuanto menor sea la razón, mayor será el riesgo tanto para los prestamistas como para los propietario. RCPI = Utilidad Antes de Impuestos e Intereses / Intereses Es
importante
tener
en
cuenta
que
las
anteriores
razones
financieras, requieren de criterios y bases suficientes para tomar las decisiones que mejor le convengan a la empresa, aquellas que ayuden a mantener los recursos obtenidos anteriormente y adquirir nuevos que garanticen el beneficio económico futuro, también verificar y cumplir con las obligaciones con terceros para así llegar al objetivo primordial de la gestión administrativa, posicionarse en el mercado obteniendo amplios márgenes de utilidad con una vigencia permanente y sólida frente a los competidores, otorgando un grado de satisfacción para todos los órganos gestores de esta colectividad.
111
LECCIÓN 5.3.1
CAPITAL DE TRABAJO Y EL APALANCAMIENTO
FINANCIERO
1.5.3.1 Administración del Dinero y Capital del Trabajo En las organizaciones empresariales, es recomendable contar con un saldo en efectivo o en la cuenta bancaria, este dinero debe ser suficiente para realizar las transacciones diarias y normales, el monto de estas necesidades se establece a partir de criterios claros y específicos, es decir para realizar los pagos regulares de la empresa, como la nómina, pagos a proveedores, servicios, materias primas etc., claro esta que estos montos deben ser los mínimos necesarios para evitar tener dinero ocioso, el cual podría ser invertido para generar algún rendimiento. La administración del dinero y el capital de trabajo busca fundamentalmente
determinar el nivel óptimo que se debe
mantener en caja, inversiones temporales, cuentas por cobrar e inventarios, entre otras cuentas que representen liquidez inmediata para la empresa. Según Edgar Van Den Berghe “Para determinar el nivel óptimo de efectivo se deben calcular los costos inherentes a mantener este efectivo, como lo son los intereses de sobregiro en el banco por tener fondos insuficientes, contra los costos de manejo y administración del efectivo al tener saldos efectivos, esto, es su costo de oportunidad por lo que dejaría de obtenerse en alguna inversión. Los saldos óptimos son puntos donde los costos totales de saldos insuficientes o excesivos son mínimos”3. Acorde con lo anterior, el capital de trabajo hace referencia al conjunto de recursos con los cuales la empresa desarrolla normalmente sus actividades sin necesidad de estar acudiendo al empleo de grandes montos de dinero, es decir el capital de trabajo son los activos corrientes circulantes que son necesarios para atender la operación normal del proyecto durante un ciclo operativo, por 3
VAN DEN BERGHE, Edgar, Gestión Y Gerencia Empresariales Aplicadas al siglo XXI. Ecoe Ediciones.2005.
112
tanto este monto debe ser de disponibilidad inmediata, también se pueden calcular mediante la diferencia de los activos circulantes y los pasivos a corto plazo. Por lo tanto el ciclo operativo de las empresas se refiere al proceso que inicia la empresa cuando compra sus materias primas y demás componentes, y se continua con el procesos de transformación de las mismas para convertirlos en un bien o servicio y culminar con el procesos de venta, con lo cual se generan nuevamente los recursos y se continua con el proceso de forma cíclica. Para aclarar un poco más en que consiste la administración del dinero y el capital de trabajo, se puede afirmar que estos recursos requieren de sumo cuidado en el manejo, ya que representan el alimento para que las empresas funcionen, por lo cual el capital de trabajo constituye la diferencia de los activos corrientes sobre los pasivos corrientes, sin embargo cuando se elabora un proyecto de inversión se debe establecer con anticipación cual es el monto que se debe mantener siempre para que el ciclo productivo sea permanente. El capital constituye el recurso financiero básico de la empresa representada no solo por el capital propio (la inversión hecha por los propietarios o accionistas); sino también por el capital de terceros (prestamos, obligaciones y acciones preferenciales, etc.) que son utilizados para la creación y operación de la empresa y por ende la generación de rendimiento en donde siempre se asumen algún tipo de riesgos. 2.5.3.1 Administración de los riesgos e inversiones Los riesgos hacen referencias a los cambios que se pueden presentar en el desarrollo e las actividades empresariales debido a múltiples factores, entre ellos un baja de precios, incremento en los costos de producción, disminución en los ingresos, políticas macroeconómicas etc., por lo cual cualquiera que sea la situación que se presente afectará las actividades de la empresa, de ahí la importancia antes de iniciar una organización empresarial, realizar estudios de riesgos, tomando por ejemplo un porcentaje en la disminución de los ingresos
113
o un incremento en los costos productivos, para ver hasta que punto la inversión es viable o no, al igual sucede con las empresas existentes en el mercado periódicamente deben realizar estudios que les permita evidenciar el futuro de sus actividades. Por lo tanto, las inversiones requieren de estudios que determinen las necesidades de inversión total, estas necesidades deben establecerse en periodos de tiempo, bien sea en el proceso de inicio o en el proceso de operación de la actividad de la empresa, es de anotar que toda actividad empresarial presenta un riesgo, por lo cual a continuación se muestran algunos de ellos al momento de iniciar el proceso empresarial: - Riesgo de liquidez: Depende de la abundancia o carencia de mercado para determinar el monto a invertir. Ej.: Compra de un vehículo en donde la marca no es conocida, esta inversión presenta dificultades al momento de vender el vehículo por la incertidumbre de la calidad de maquina. - Riesgo Financiero: Se presenta acorde con las fluctuaciones de los ingresos, con lo cual puede verse afectado los rendimientos de la empresa. - Riesgo de Rendimiento: Las inversiones a corto plazo presentan menos riesgo que las inversiones a largo plazo, debido a las fluctuaciones que se puedan presentar en el mercado, ocasionado por cambios económicos, políticos, sociales, ambientales y otros, en el entorno, la región o el pais, los cuales
pueden
influir
en
las
actividades
empresariales,
ocasionando
movimientos en la inversión y en algunos casos hasta la quiebra de los empresas. - Riesgo de Poder de Compra: Es la evaluación que debe aplicarse acorde con las condiciones económicas que se presenten en el mercado, en el caso de que los producto o servicios que se oferten tengan costos elevados de comercialización y se presente disminución en el ingreso percápita, se presentará una disminución en el poder de compra, ocasionando una baja en la venta de l producto o servicio.
114
- Riesgos de Costo de Capital: Se refiere al rendimiento que debe tener una empresa sobre las inversiones realizadas, para sostener el monto invertido. - Riesgos Tributarios: Hacen referencia los impuestos que se deben pagar por el desarrollo de cierta actividad y que en un momento dado por cambios en las políticas de legislación estatal presenten ciertas modificaciones que afecten en forma directa la empresa. En general el análisis de los riesgos antes de tomar la decisión de invertir en una organización empresarial, es necesario aplicarlo, por que los resultados pueden mostrar que no es viable la realización del proyecto, evitando la perdida o el fracaso en una actividad que no tenia posibilidad de sostenimiento bajo las condiciones actuales, pero que puede ser factible en un futuro.
3.5.3.1 Administración de Inventarios Los inventarios y los créditos en una empresa representan la estabilidad económica de la misma y su permanencia en el mercado, por ello se debe llevar un control permanente sobre los inventarios y el sistema de créditos, evaluando que la inversión no sea excesiva y los movimientos y transacciones de entrada de los materiales, se ha presentado que la mayoría de robos y desfases en un gran número de empresas se presenta en las áreas de almacenamiento en donde se encuentran los materiales e insumos para elaborar productos, o elementos a comercializar. Por lo anterior, el modelo de inventarios supone que ciertos costos, como los de mantenimiento, o de almacenamiento, aumentan a medida que se incrementan los saldos promedio de inventarios; otros presentan una situación inversa, en el caso de los pedidos El conjunto de costos constituye el costo total de pedidos y de mantenimiento de los inventarios. También existen diversos modelos para el cálculo de inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados,
115
estos dependen del tipo de empresa, procesos productivos, tamaño del proyecto, politica de ventas, etc., para lo cual se debe realizar una estimación de ventas y movimientos aproximada del volumen y costos para adicionar este dato al inventario de materias primas. Sin embargo, el cálculo de los inventarios requiere de análisis, en donde se busque la equivalencia entre los costos que se generarían tener stop de inventarios altos en bodega (almacenamiento, seguros, obsolescencia) con respecto a los costos por descuentos, costos de oportunidad y costos en la producción por falta de materias primas a tiempo, este sistema de control de inventarios se denomina control por lote económico, es una forma de optimizar el manejo de inventarios estableciendo el costo mínimo de inventarios que permita la ejecución normal del proceso productivo. Definido las políticas y estrategias para el control de los inventarios, también se debe establecer mecanismos de control frente al sistema de ventas a crédito estableciendo los parámetros en tiempo que se va a ofrecer desde el momento de la venta hasta el pago de la misma, teniendo como referente aspectos como: - El cliente, se debe evaluar su capacidad de pago, prestigio comercial, solvencia económica y liquidez. - Actividad económica de la empresa y tendencias del sector - Condiciones del entorno en donde se desarrolla la actividad - Impacto de la globalización e internacionalización de la economía al igual que el impacto de los tratados internacionales.
Para terminar, es importante tener claro que el control de los inventarios esta enfocado especialmente a la determinación del nivel óptimo de inventarios que una empresa debe mantener de materiales o productos terminados, tomando
116
como referente los costos de mantenimiento de los inventarios e incluyendo los costos financieros y de oportunidad, gastos de bodega, seguros, vigilancia, transporte etc. Al igual debe valorarse los costos de ordenamiento de pedidos (volúmenes) y los costos de oportunidad cuando el producto es escaso; en cuanto a la administración de los créditos es de anotar que este se da por que en una economía de mercado es bien difícil vender de contado, por lo cual se convierte en una estrategia de venta; sin embargo se debe tener presente que en el crédito se debe buscar que la cuantía sea baja al igual que el plazo del cobro. 4.5.3.1 El Apalancamiento. Los apalancamientos son estrategias empresariales que buscan el incremento de la rentabilidad de la empresa, se pueden manejar de dos formas: 1.4.5.3.1 Formas de Apalancamiento. Apalancamiento Operativo: Hace referencia a la disminución de los costos variables de producción debido al incremento en los costos fijos; con lo cual al incrementar las inversiones en maquinaria, terrenos, vehículos u otros, se logre una disminución en los costos variables de la empresa, logrando un incremento en la utilidad operacional, por el incremento en las ventas. Los apalancamientos operativos básicamente presentan una sustitución de los costos variables por los costos fijos, buscando con ello mayor producción para disminuir costos por unidad, a continuación se presentan dos ejemplos: Ejemplo 1: La empresa X produce bolsos,
y utiliza bastante mano de obra para el
proceso de fabricación el cual seria un costo variable, a mayor producción de bolsos mayor numero de operarios necesita, es decir que el gasto es proporcional a lo que se produce y el costo sigue siempre al ingreso en la misma proporción, por tanto la empresa decide comprar una maquina para
117
automatizar todo el proceso y reducir la mano de obra que utiliza, ahora tendrá un costo variable más bajo, pero tendrá un costo fijo mayor por el costo de la inversión de automatización, sin embargo la depreciación o desgaste de la maquina, si se produce 5 bolsos, el gasto fijo será el mismo que si produce 1000 unidades, esto significa que el costo fijo no es proporcional a los ingresos sino que este se divide entre las unidades producidas y a medida que se incrementa la producción los costos unitarios serán más bajos. Ejemplo 2:
ACTUAL $ Costos fijos (CF) Costos variables unitarios (CVU) Precio venta unitario
Apalancamiento $
Formulas
2000000
6000000
P(x) = CF + CVU(x)
$50
$20
U(x) = Ingresos - CF – CVU(x) = 0
$100
$100 P(x) = Punto de equilibrio U(x) = Utilidad Operacional
Unidades de equilibrio
40000
75000
U(x) = 100x – 50x – 2000000 = 40000 Unidades. U(x) = 100x – 20x – 6000000 = 75000 Unidades
Se puede observar en la tabla anterior los cambios que se presentan al manejarse un apalancamiento operacional, entre ellos tenemos: - La utilidad operacional creció, debido al incremento en los costos fijos, como consecuencia del nivel de ventas alcanzado.
118
- El punto de equilibrio operacional aumento, debido al incremento en los costos fijos, con lo cual las ventas deben incrementarse para obtener utilidad operacional. Además de las situaciones anteriores, los apalancamientos operativos sufren cambios cuando se presentan bajas en las ventas debido a recesiones en las actividades, en donde las empresas con mayor grado de apalancamiento operacional se miraran más afectadas por el alto grado de costos fijos, en caso de que las ventas no alcancen el punto de equilibrio, al igual bajo procesos inflacionarios los costos variables son los más afectados, debido a que una empresa apalancada tiene menores costos variables; por tanto , la empresa con mayor apalancamiento operacional estará más protegida en un proceso inflacionario. Apalancamiento Financiero: Hace referencia al proceso mediante el cual se busca el incrementar la rentabilidad en los recursos de la empresa, a través del uso de créditos, a continuación se presentan algunos aspectos que se deben de tener en cuenta: - Cuando se trabaja con créditos, la utilidad antes de intereses e impuestos, es igual a cuando se financia con aporte de los socios. - La utilidad después del pago de intereses e impuestos, se disminuye cuando se trabaja con créditos, debido a los gastos financieros. - Las acciones son menores (aportes de socios) cuando se trabaja con crédito. - La utilidad por acción puede ser mayor cuando se trabaja con crédito que cuando se trabaja con financiamiento por acciones., debido a que cuando las ventas se incrementan se disminuye los gastos financieros, es importante tener en cuenta que cuando se apoya en mayores gastos financieros, se pude lograr un efecto amplificador sobre la utilidad por acción, aumentando el volumen de las ventas.
119
Es importante tener claro que el apalancamiento Financiero busca la mejor utilización de los recursos para lograr mayor rentabilidad que los intereses causados por el endeudamiento. 5.5.3.1 Clasificación de Apalancamiento Financiero •
Apalancamiento Financiero Positivo: Cuando la obtención de fondos proveniente de préstamos es productiva, es decir, cuando la tasa de rendimiento que se alcanza sobre los activos de la empresa, es mayor a la tasa de interés que se paga por los fondos obtenidos en los préstamos.
•
Apalancamiento Financiero Negativo: Cuando la obtención de fondos provenientes de préstamos es improductiva, es decir, cuando la tasa de rendimiento que se alcanza sobre los activos de la empresa, es menor a la tasa de interés que se paga por los fondos obtenidos en los préstamos.
•
Apalancamiento Financiero Neutro: Cuando la obtención de fondos provenientes de préstamos llega al punto de indiferencia, es decir, cuando la tasa de rendimiento que se alcanza sobre los activos de la empresa, es igual a la tasa de interés que se paga por los fondos obtenidos en los préstamos.
Para terminar, se aclara que el apalancamiento financiero es la relación existente entre las deudas totales de la empresa y el activo total de la misma, pero el que el capital ajeno sirva para ampliar la rentabilidad del capital propio no implica en modo alguno que la proporción recursos propios / recursos ajenos sea lo más baja posible.
120
UNIDAD 2.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
121
CAPITULO 1.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA PRODUCCIÓN Y DEL TALENTO HUMANO
Introducción La Gestión de la producción y del talento humano, son factores vitales porque permanecen en constante interacción entre si, permitiendo el desarrollo de las actividades empresariales; por que las empresas surgen como resultado de la actividad humana con el objeto de producir bienes o servicios satisfactores de sus propias necesidades; por lo tanto el talento humano es quizás el elemento más valioso dentro de la empresa ya que por su capacidad innovadora y creativa se convierte en ejes dinamizadores de toda actividad empresarial.
En cuanto a la gestión de la producción, en este capitulo se abordan temas relacionados con factores productivos, sistemas de producción, la ubicación de las plantas productivas, la planeación y el control en la producción, todos necesarios para el logro de la eficiencia y la eficacia en los procesos productivos en busca de mayor competitividad, para hacer frente a las exigencias de los mercados internacionales y a la vez lograr aprovechar las bondades del mismo; mediante la innovación
de productos, resultado del
fortalecimiento de los sistemas productivos y un adecuado manejo del talento humano a través de normas y políticas acordes a las características del medio donde se desarrollen las actividades empresariales en pro de alcanzar el máximo rendimiento y por ende la mayor productividad del personal vinculado a la organización
Para culminar, es bien importante que los lectores comprendan que la gestión administrativa del talento humano y de la Producción requieren de bastante atención por que es a partir de una la buena selección del grupo de trabajo que las empresas pueden fortalecer el desarrollo de sus procesos y actividades, logrando mejorar permanentemente la productividad, de lo contrario las
122
organizaciones empresariales no tendrían ninguna posibilidad competitiva dentro del contexto mundial.
Objetivo específico -
Mostrar la importancia de la administración de la producción y del talento humano dentro de la empresa.
-
Dar a conocer los factores productivos, recursos empresariales y su importancia en el desarrollo empresarial.
-
Determinar cuales son las funciones que debe desarrollar el departamento de producción.
- Explicar la incidencia de las políticas sociales en el manejo del talento humano. - Explicar la importancia de la evaluación del cargo como un proceso administrativo orientado hacia la calidad del personal que se vincule a la empresa. - Determinar la relevancia de los manuales de funciones, reglamento interno, normas de seguridad industrial y las políticas salariales. Lección 1.1.2 Conceptos Producción.
y
Generalidades
de
la
Administración
de
la
Lección 2.1.2 Sistemas de Producción Lección 3.1.2 Planeación y Control de la Producción. Lección 4.1.2 Gestión Administrativa del Talento Humano. Lección 5.1.2 Funciones de la Administración del Talento humano. Conclusiones:
La administración de la producción es una actividad fundamental en el desarrollo de los entes organizacionales, por que es a través de esta área que se puede satisfacer necesidades sentidas en las comunidades regionales, nacionales e internacionales, por ello este departamento requiere de procesos eficientes y eficaces, en donde los métodos, procedimientos, normas y
123
programas de control productivos, se deben planificar y organizar de tal forma que se logre alcanzar los objetivos de las organizaciones. Por tanto es a partir de estos procesos empresariales que se puede establecer controles en los rendimientos de la producción buscando mejorar la calidad y con ello una mayor competitividad; mas aun si se cuenta con un talento humano capaz de dinamizar los diferentes procesos productivos, lo cual se logra con la implementación de políticas sociales y de bienestar que den mayor sentido de pertinencia y pertenencia a los empleados haciéndolos más productivos.
LECCIÓN 1.1.2 CONCEPTOS Y GENERALIDADES ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
1.1.1.2 Qué es la Administración de la Producción? La administración de la producción es una actividad muy importante en el desarrollo y crecimiento empresarial, por que es la encargada del control de los recursos físicos y materiales de una empresa, y es con estos recursos que las empresas llevan a cabo sus actividades productivas; es decir que la administración de la producción maneja las diferentes operaciones productivas desde la consecución de las materias primas hasta la transformación y generación de valores agregados, convirtiéndolos en productos o servicios para la satisfacción de necesidades en el mercado. Es así como el crecimiento empresarial se logra cuando fortalecemos los procesos productivos en busca de mayor competitividad, mediante un incremento de la productividad e innovación en los productos y servicios, logrando con ello impulsar las economías locales hacia otros mercados regionales, nacionales o internacionales. La productividad como resultado de una buena administración de la producción en las empresas, conlleva a un
124
crecimiento económico del país y por ende al mejoramiento del nivel de vida de las comunidades. Por lo anterior, la administración de la producción requiere de procesos eficientes y eficaces, en donde los métodos, procedimientos, normas y programas de control productivos, permiten realizar actividades de la mejor forma, logrando con ello alcanzar los objetivos de las organizaciones. Por tanto es a partir de estos procesos empresariales que se puede establecer controles en los rendimientos de la producción, tomando como referente la relación entre unidades producidas y el tiempo empleado, buscando con ello mejorar la competitividad, por que es a partir de la calidad en la producción que se puede llegar a ser más competitivos. La productividad de las empresas se incrementa cuando la gerencia ha mejorado sus procesos gerenciales o por que se aplican nuevos sistemas productivos, en donde se incrementa la producción y los costos se siguen conservando, otro factor que permite fortalecer la productividad en las empresas se refiere al incremento en la motivación de los empleados mediante un mayor sentido de pertinencia y pertenencia; lo cual se refleja en la producción. 2.1.1.2 Factores de Producción y Recursos Empresariales Los factores de producción son los que permiten la productividad en las empresas entre ellos tenemos: •
Capital físico: son aquellos relacionados con el dinero, los edificios, las instalaciones equipos de oficina, muebles y enseres, maquinas, materias primas, herramientas y suministros para la producción de bienes o servicios.
•
Capital humano: hace referencia a las personas que forjan el desarrollo de los diferentes procesos y actividades mediante el trabajo, para la transformación de materias primas o prestación de servicios; este factor se
125
fortalece a través de la educación, el entrenamiento, la investigación y la proyección social. •
La tecnología: El manejo de la tecnología permite fortalecer los procesos productivos, mediante el uso y aplicación de elementos y herramientas adecuadas en pro del incremento de la productividad.
Es
así
como
el
saber
hacer
permite
la
aplicación
del
conocimiento
convirtiéndose en un factor productivo, en donde el hombre mediante el uso de la tecnología ha podido diversificar y estandarizar los procesos haciéndolos más rápidos para cumplir con las tareas y objetivos establecidos de manera eficiente y efectiva. Por tanto la tecnología le ha permitido a los entes empresariales mejorar la producción llegando a escalas y niveles nunca antes vistos en donde el poder del capital acogido por la tecnología puede manejar economías de escala permitiendo a muchas empresas alcanzar el dominio del mercado en el mundo. •
Los recursos de la naturaleza: Son recursos que se encuentran en el medio natural y que requieren de un uso adecuado y sostenible; por lo cual se deben explotar acorde a su disponibilidad teniendo en cuenta si son recursos renovables o no renovables. Los primeros pueden ser explotados indefinidamente, mientras que los segundos son finitos y con tendencia inexorable al agotamiento. 3.1.1.2
Las Empresas y La Productividad
Es el factor que permite la integración de los demás recursos por ello se requiere de una buena gerencia y personal con sentido de pertenencia y pertinencia, con el objeto de liderar los procesos hacia el fortalecimiento de las actividades empresariales y logro de los objetivos, al igual que la búsqueda de la motivación del personal para el logro de un mejoramiento permanente.
126
Planta de Fabricación – productividad Es un aspecto importante en los procesos de administración de la producción, por que en muchas ocasiones se busca arrancar las actividades, olvidando algunos aspectos que requieren de un manejo cuidadoso al momento de iniciar las actividades productivas, por tanto se requiere que la maquinaria es la que se adapta a las exigencias de la demanda del producto, que es acorde con la tecnología que se maneja en esa actividad, es así que se debe definir claramente la estrategia para producir y fabricar el producto o establecer cual es la mejor forma de prestar el servicio, teniendo en cuenta los principios éticos y de exigencia local, regional o internacional. La productividad en las empresas es un factor que determina la competitividad y se entiende como el mejoramiento de la capacidad productiva, y del entorno general, buscando la eficiencia, mediante el mejoramiento del producto, la eficacia, la remuneración del talento humano y otros recursos. La productividad de la empresas colombianas han ido mejorando con la inserción de tecnologías modernas que permiten una aceleración en la producción al igual que la estandarización de los procesos, al igual la apertura económica en el año 1991 y los tratados de libre comercio requieren de mayor compromiso por parte de los empresarios para afrontar las políticas de internacionalización y globalización de la economía.
127
Se debe tener presente que el único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad (o sus utilidades) es aumentando su productividad. Y el instrumento fundamental que origina una mayor productividad es la utilización de métodos, el estudio de tiempos y un sistema de pago de salarios adecuado. De otra parte la productividad de la empresa latinoamericana se encuentra muy por debajo de la correspondiente a las empresas de los países desarrollados (una tercera parte). Acortar esta brecha de productividad requiere de un gran esfuerzo hacia la modernización tecnológica tanto de los equipos y de las tecnologías de proceso, como de las formas de organización del trabajo y de la producción, también sumamente atrasados. Sin embargo, se mira tal modernización con recelo puesto que se teme que la contrapartida de tal aumento en la productividad sea una disminución en el empleo. Otros aspectos como el de competitividad, el cual se define como la capacidad de los países para penetrar exitosamente en la economía mundial. Según Garay (1998) “La competitividad de una nación es el grado al cual se puede producir bajo condiciones de libre mercado, bienes y servicios que satisfacen las necesidades de los mercados internacionales, y simultáneamente aumentar los ingresos percápita. La competitividad a nivel nacional esta basada en un comportamiento superior de la productividad” .
En cuanto a las teorías del comercio internacional que asumían la competencia basada en las ventajas naturales estáticas por dotación de factores, ya han sido
superadas,
competitivas
las
economías
dinámicas
mediante
nacionales estrategias
deben de
desarrollar
desarrollo
ventajas
científico
y
tecnológico que les permitan insertarse en segmentos de mercado que posibiliten el intercambio internacional o hacer frente a los productos de bajo costo que amenacen inundar los propios espacios, desplazando producción y empleo domésticos.
128
Se requiere mejorar la productividad y la competitividad del país, fortaleciendo la Ciencia y Tecnología en donde el conocimiento y sus múltiples aplicaciones son elementos centrales para el desarrollo económico y social de las comunidades internacionales. Por ello, la productividad debe entenderse como el mejoramiento de la capacidad productiva, y del entorno general, buscando la eficiencia: mejorando el producto, la eficacia, la administración del talento humano etc. La diferencia entre las capacidades científicas y tecnológicas de los países industrializados y los países en desarrollo es una de las falencias grandes que existe en el país, pero el potencial humano es fundamental en la implementación de esos nuevos avances de tecnología así como el grado de capital foráneo es importante como propagador tecnológico. Los estados, deben buscar aumentar sus inversiones en ciencia y tecnología para mejorar la productividad de su entorno económico y al mismo tiempo ser relativamente más competitivos en el ámbito mundial. Es así que la competitividad de un país esta medida por el grado al cual se puede producir bajo condiciones de libre mercado, bienes y servicios que satisfacen los mercados internacionales, y simultáneamente incrementan el ingreso percápita en los países. Por lo anterior, el nivel de flexibilización de la maquinaria que se adopta en los procesos de producción debe permitir satisfacer las exigencias del mercado, buscando topes mínimos de existencias y el establecimiento de estrategias previas de fabricación para la maquinaria que se vaya a emplear. Para terminar, se puede afirmar que la importancia de una estrategia de fabricación acorde con las necesidades de la empresa, requiere en algunas ocasiones de maquinarias no muy sofisticadas sino que permitan el desarrollo de los procesos productivos acorde con la demanda presentada.
129
LECCIÓN 2.1.2 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN
Los sistemas de producción en el contexto empresarial, corresponden a las actividades de más cuidado, por lo cual las empresas implantan sus propios procesos productivos, para realizar sus operaciones y producir sus bienes o servicios de manera adecuada y con calidad. Por tanto los sistemas de producción requieren que las organizaciones empresariales establezcan un ordenamiento de las actividades para el desarrollo de las operaciones de manera que se de una interdependencia entre todas las etapas del proceso productivo desde el momento en que se reciben los materiales e insumos hasta el momento en que se almacenan los productos terminados en la bodega o al consumidor final. Los sistemas de producción son una serie de métodos y tecnologías que se utilizan en la producción de un bien o servicio, mediante la transformación de insumos o materiales:
130
La producción puede definirse como el proceso mediante el cual se genera valor agregado a un insumo o materia prima para convertirlo en un producto o servicio, con el objeto de satisfacer necesidades en el mercado Ej: Ensamble de computadores, transporte escolar, Fabrica de helados, distribuidora de frutas etc. En los procesos productivos es importante tener en cuenta hasta que punto la maquinaria con que se cuenta, es la adecuada para la activad que desarrolla la empresa, en algunos casos debe comprarse maquinaria no tan evolucionada y más bien que permita el desarrollo de los diferentes procesos acorde con las necesidades y exigencias del mercado, por lo cual es bueno tener en cuenta los siguientes aspectos: •
Establecer procesos y actividades a desarrollar.
•
Determinar las materias primas e insumos a transformar.
•
Identificar la tecnología necesaria y adecuada.
•
Calidad de los servicios públicos.
•
Determinar la necesidad de espacios para el desarrollo de los diferentes procesos.
•
Realizar un estudio adecuado para el diseño y distribución de la planta acorde con el área a construir.
•
Realizar un estudio del impacto ambiental.
1.2.1.2 Tipos de Sistemas de Producción. Las empresas realizan actividades de transformación de insumos y materias primas acorde con las necesidades a satisfacer, teniendo en cuenta los sistemas de producción:
131
•
Por pedido: Este sistema de producción también llamado por encargo se realiza después de que la empresa ha realizado un compromiso formal con un cliente. Ejm: distribuidora, embarcación, arreglo maquinaria etc.
•
Por lotes: Es un sistema de producción en donde se produce una cantidad limitada de X producto para cubrir cierto segmento de mercado, basado en estudios de mercado previamente elaborados. Ejm: textiles, juguetes, electrodomésticos.
•
En línea: Es aquel tipo de producción que emplean las empresas en productos que son estandarizados es decir no tienen modificaciones. En este tipo de sistema productivo el sistema puede ser perfeccionado continuamente. Ej: ensambladoras de maquinaria, automóviles otros.
El sistema de producción que emplea cada empresa esta determinado por el tipo de bien o servicio a producir; por tanto se puede afirmar que es el producto o el servicio el que establece el sistema de producción que la organización debe aplicar en su actividad productiva.
2.2.1.2 Funciones del departamento de producción Los procesos de globalización e internacionalización de la economía, acorde con los procesos de apertura económica y mejoramiento de la competitividad, requiere que las empresas evalúen sus tecnologías para determinar si son las que se requieren o se deben adquirir nuevas tecnologías, para este caso las empresas u organizaciones deben conocer bien las políticas y desarrollo de la ciencia y la tecnología, para identificar cuales se están ofertando para mirar de que forma se pueden adquirir y así mismo implementar los nuevos procesos en busca del mejoramiento de la calidad e incremento de la productividad en la empresa.
132
Es importante tener presente que la calidad de los productos o servicios debe ser el objetivo principal, más hoy cuando la apertura económica va a incrementar los compradores debido a la diversidad de productos y procesos productivos
en
donde
la
calidad
de
los
productos
se
estudiará
permanentemente y será una de las razones más frecuentes para la adquisición de los productos o servicios, esta situación se presentará con mayor frecuencia en aquellos estratos de expansión económica. Por lo anterior, el departamento de producción hace parte fundamental del sistema de una organización empresarial, en donde la producción esta interrelacionada con todas las demás áreas de la empresa (mercadeo, financiera, talento humano, informática), es así como el área de mercadeo determinará la cantidad a producir de un bien o servicio, al igual las ventas afectaran los ingresos y egresos de la empresa influenciando las finanzas y las necesidades de talento humano en la empresa, necesidades de materias primas, insumos, servicios etc. Por último, para que los sistemas de producción en una organización cumplan con los fines y propósitos establecidos en cuanto a cantidad y calidad de la producción, debe realizar una planificación de las actividades, previendo situaciones que en algún momento pudieran presentarse, perjudicando el nombre de la organización en el entorno, para ello se debe tener en cuenta: la ubicación de la planta de producción, la distribución de la planta con base en el producto, el proceso o componentes fijos, por cliente y capacidad instalada 3.2.1.2 El Diseño de los Sistemas de Producción En párrafos anteriores se ha establecido la importancia de la administración en los procesos productivos, en donde las dificultades que se presentan con mayor frecuencia están dadas en la determinación del espacio, la localización del área productiva, la tecnología a emplear, por ello se hace necesario determinar con anterioridad a la fecha de puesta en marcha el proyecto organizacional, conocer la tecnología y maquinaria a implementar para de esta
133
forma organizar las áreas de producción junto la maquinaria y equipos a utilizar en los procesos a desarrollar con el objeto de realizar un control de calidad ajustado, implantación de un sistema de seguridad industrial adecuado a las necesidades, establecimiento de procesos de producción claros y ajustarlos a la realidad del entorno. Los
sistemas
de
producción
según
Idalberto
Chiavenato
están
determinados por los siguientes aspectos:
•
Localización de la empresa
•
La capacidad Instalada y la capacidad de producción
•
La tecnología
•
La distribución de planta
•
El mantenimiento
La localización de la Empresa: Se refiere al lugar que se va ha ubicar la empresa, en donde se debe tener en cuenta la mano de obra disponible, disponibilidad
de
materias
primas,
proveedores,
mercado
objetivo
(consumidores), transporte, infraestructura de servicios públicos, incentivos legales, posibilidades de expansión. Lo ideal es que todos estos factores estén disponibles al momento de ubicar una empresa, pero en la gran mayoría de las veces se debe tener en cuenta los más representativos, por ello es bien importante realizar un estudio de micro y macrolocalización para evaluar los diferentes factores y determinara cual es el sitio más adecuado para la ubicación de la empresa. La capacidad instalada y la capacidad de producción: Cuando se habla de capacidad instalada se hace referencia a la capacidad máxima de producción mediante el uso de toda la infraestructura productiva, por tanto la capacidad de producción se refiere a la producción que puede lograrse con el uso de la capacidad instalada más los recursos materiales, humanos y financieros necesarios. Por estas razones la producción se mide cuantitativamente con el objeto de determinar la cantidad que puede producirse en un periodo
134
determinado mediante: medidas de tiempo (horas/hombre de trabajo, carga horaria maquina, tiempo atención al cliente), cantidad de productos o servicios (producción/tiempo,
servicios
prestados/tiempo),
Unidades
monetarias
(facturación). La Tecnología: permite a las empresas el desarrollo de técnicas para la transformación de insumos o materias primas recibidos por la empresa según su actividad para convertirlos en bienes o servicios. La Distribución de Planta: Hace referencia a la necesidad de espacio físico que se requiere para el desarrollo de las actividades productivas, por lo cual se debe tener en cuenta la maquinaria, y los equipos a utilizar en la empresa. Esta distribución física o layout (disponer, ordenar, esquematizar) representa la disposición espacial, el área ocupada y la localización de las maquinas y equipos en la empresa, cuyo objeto es lograr una buena productividad. El mantenimiento: Un factor importante en la producción es tener claro que las maquinas, equipos e instalaciones sufren desgaste debido a los procesos productivos, por lo cual se deben establecer cronogramas de mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto de lograr que la interrumpida
producción no sea
y se desarrolle dentro de los parámetros de calidad, costo y
tiempos establecidos.
135
LECCIÓN 3.1.2
PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
1.3.1.2 Conceptos y Generalidades La planeación y el Control de la Producción, están orientado hacia el mejoramiento de las actividades productivas en lo referente al fortalecimiento de la calidad, eficiencia y eficacia en las organizaciones. Por tanto no se debe olvidar que la planeación es la encargada de determinar anticipadamente cuales son los objetivos a alcanzar y que aspectos se deben de tener en cuenta para lograrlo (que debe hacerse, cuando hacerlo, quien será el responsable, en que tiempo debe hacerse, como deberá realizarse). El control permite realizar comparativos entre los objetivos y los resultados con el propósito de verificar si las actividades se han desarrollado de acuerdo a lo planeado, con ello aplicar correctivos en caso de que se hayan presentado dificultades o errores en los procesos. Por lo anterior, la finalidad de la planeación y control de la producción están orientados hacia el aumento de la eficiencia y eficacia mediante la verificación del cumplimiento de los objetivos empresariales, es por ello que se debe planear y controlar los resultados. Por lo tanto, a través de estas funciones se puede determinar que se va a producir y con que recursos se cuenta (materias primas, talento humano, maquinaria y equipos, recursos financieros y existencia de productos en la empresa), al igual realizar procesos de retroalimentación
que
permitan
mejorar
las
actividades
y
procesos
desarrollados. Es necesario realizar una apropiada planeación de la producción y de las compras
en
las
empresas;
por
lo
cual
se
requiere
que
los
entes
organizacionales tengan en cuenta el medio ambiente competitivo, sus objetivos, planes estratégicos, tendencias de la tecnología y comportamiento de las personas, sin dejar de lado las tendencias del mundo globalizado y su
136
influencia en la situación económica de las comunidades regionales, nacionales e internacionales. La planeación de la producción se debe establecer teniendo en cuenta los siguientes momentos: Largo plazo: Tipo de bienes o servicios y cantidad a producir. Mediano plazo: Determinación de la ubicación, recursos y talento humano necesarios. Corto plazo: Implementación de procesos y sistemas de producción. La planeación y control de producción es un proceso permanente que se debe fundamentar en la información que suministre el departamento de mercadeo respecto a las ventas actuales y futuras; con el objetivo de cumplir con los planes establecidos y de manera oportuna, otros aspectos como la cantidad y características de la maquinaria y los equipos necesarios, deben ser decisiones que se tomen pensando en el futuro, por que se presenta en algunas organizaciones que por disminuir los costos se adquieren maquinarias obsoletas o de poca capacidad de producción, disminuyendo los rendimientos, generando deficiencias y desventajas competitivas en el mercado; de igual forma los requerimientos de talento humano, el volumen de existencias de materias primas y otros insumos, métodos de procedimientos de trabajo, son factores que deben analizarse con sumo cuidado por que ello hace parte del buen funcionamiento de la empresa y por ende de la obtención de resultados excelentes. Los gerentes de producción deben estar actualizándose permanentemente respecto de los cambios tecnológicos de la maquinaria, procesos productivos, necesidades del mercado; por lo cual se deben elaborar diseños para la implementación y actualización de procedimientos acordes con las normas legales exigidas en los mercados nacionales e internacionales, buscando una mayor competitividad y a la vez proyectando nuevos mercados.
137
Para terminar se puede afirmar que toda organización debe diseñar procesos de planeación y control de la producción, para establecer las necesidades de cantidad
y cronogramas de
entrega, acorde
con
la demanda de
los
consumidores para los bienes o servicios de la empresa; por tanto se debe prever con anticipación los diferentes factores productivos, al igual se debe programar
el
trabajo
para
realizar
controles
periódicos
que
permitan
retroalimentar los procesos en caso de ser necesario, buscando mantener la calidad de los productos o servicios.
2.3.1.2 Controles de la Producción Los controles de la producción son básicos tanto en el cumplimiento de los planes de producción, los inventarios y materias primas, manejo de equipos, seguridad industrial, calidad de los productos y servicios, por tanto la eficiencia en un proceso productivo esta dado por la relación entre la entrada de materias primas y demás insumos respecto de los productos y servicios obtenidos mediante el proceso de transformación, ello significa que si se presentan demoras en la entrada de insumos, el sistema se afectara ocasionando deficiencias productivas, al igual puede suceder cuando se presenta excesos de insumos lo cual significa que tiene más entradas que salidas, ocasionando mayores costos por la no utilización de los recursos; por tanto se debe evitar excesos o escasez de recursos para no afectar los sistemas productivos. De igual manera cuando la producción no suple las necesidades del mercado se presenta deficiencias, bien sea por exceso de producción o escasez, por ello el control de la producción juega un papel fundamental en el desarrollo de las organizaciones empresariales, por que es a partir de la producción que se determina la cantidad y calidad de los bienes o servicios a ofrecer y por ende los requerimientos de materias e insumos a procesar, requerimientos de mano
138
de obra y otros recursos, necesarios para fortalecer la productividad de la empresa con miras a ser más competitivos. Por lo anterior, el control tiene como fin fundamental orientar y regular las diferentes actividades que desarrolla una empresa con el propósito de cumplir con los objetivos establecidos, en caso de que se cumpla con lo planeado no se hace necesario la aplicación de controles, sin embargo el control permite verificar, medir y corregir el desempeño de las empresas, asegurando el nivel de calidad de las actividades desarrolladas y productos obtenidos. El control básicamente permite verificar que todo se ha desarrollado acorde con lo planeado, para identificar algunas falencias o dificultades que pudieran haber ocurrido y que requieren de procesos de corrección y retroalimentación, según Edgar Van Den Berghe.”4, “la planeación y el control en los procesos de producción debe de tener en cuenta los siguientes aspectos: •
Definir los atributos de la calidad del producto, con el objeto de cuantificar la calidad de los productos o servicios.
•
Establecer parámetros de medición de los atributos de los productos los servicios.
•
Establecer estándares de calidad, para conocer si se cumple o no con la calidad exigida.
•
Se debe diseñar programas de control de la calidad, estableciendo parámetros y bajo un sistema de muestreo.
•
Determinar y analizar las causas de una baja en la calidad de los productos o servicios y aplicar los correctivos pertinentes.
4
VAN DEN BERGHE, Edgar. Gestión y Gerencia Empresariales Aplicados al siglo XXI. Ecoe
ediciones. 2005,,Pág. 157.
139
•
Establecer procesos de mejoramiento y control de calidad, para fortalecer los procesos y actividades productivas”
Con base en lo anterior se puede decir que el control de la producción pretende identificar inconsistencias y aplicar correctivos a las mismas para ajustar y fortalecer los procesos productivos, por ello la importancia de un sistema de control esta orientado bajo los siguientes patrones u estándares: cantidad, Calidad, tiempo y costo. La cantidad toma como referente el volumen de producción, materias primas existentes, horas de trabajo, otros, la calidad esta determinada por el control de calidad de las materias primas, la producción, parámetros y especificaciones de los productos, el tiempo es un factor determinante para evaluar cuanto tiempo se gasta en la producción, demora de las existencias y rendimientos en la producción, el costo para medir costos de producción, de venta y almacenamiento. Para culminar, el control de la producción requiere de un manejo adecuado en donde las empresas reconozcan y destaquen la importancia de este proceso, ya que es a partir de este que se pueden identificar problemas y dificultades, desperdicios, baja productividad y calidad de los productos o servicios y a la vez determinar la competitividad de la empresa; por ello las empresas deben aplicar cada vez controles más exigentes, para que las actividades se desarrollen eficazmente en pro de lograr su máximo desarrollo y por ende el reconocimiento nacional e internacional.
3.3.1.2 Formulación y Evaluación de Proyectos de Producción Las empresas en todas las áreas deben elaborar proyectos para mejorar y fortalecer las diferentes actividades, por tanto el departamento de producción periódicamente debe formular proyectos que contemplen: los requerimientos para compra de maquinaria, estudios respecto a los cambios tecnológicos que se
presentan
en
el
entorno,
estudios
para
el
mejoramiento
de
la
infraestructura física y adecuación de áreas de producción, etc., la formulación
140
de proyectos es el primer paso para que los directivos de las empresas los valoren y los aprueben para su futura implementación. La elaboración y evaluación de proyectos son actividades imprescindibles dentro de los procesos administrativos, más cuando las políticas del mercado y la economía son tan cambiantes, por ello no basta con conocer los costos y requerimientos intraempresariales para el desarrollo de las propuestas, si no que se deben realizar estudios externos que permitan conocer la realidad del entorno, por que es una irresponsabilidad gerencial ejecutar proyectos desconociendo el medio macroeconómico; ya que este es mucho más importante que las particularidades que se puedan presentar al interior de las empresas. Por lo anterior, las proyecciones empresariales requieren de la planeación de actividades orientadas y justificadas para el cumplimiento de los objetivos establecido; al igual se debe cuantificar los recursos para ejecutar el proyecto, esquematizando la idea con respecto a las necesidades del entorno y el impacto sobre la comunidad, por tanto; se requiere diagnosticar el entorno respecto a la situación, económica, politica, social y así poder determinar la factibilidad, conveniencia y oportunidad para llevarlo a cabo. En el capitulo uno se presento el formato del Fondo Emprender, el cual es aplicable para la elaboración de proyectos, de igual forma a continuación se presenta en forma general las actividades y pasos para el establecimiento de un proyecto: PASOS
ACTIVIDADES Protocolo
ANTEPROYECTO
Diagnostico Entorno
ASPECTOS Objetivos, misión, visión, idea, importancia. Situación politica, económica y social.
Alternativas
Opciones y valoración de las mismas.
Anteproyecto
Análisis alternativa, elección y
141
cuantificación de recursos. Estudio de
Oferta, demanda (análisis y
mercado
proyecciones)
Estudio técnico PROYECTO
Ubicación, tamaño, ingeniería, distribución planta, administrativos.
Estudio
Inversión, costos fijos y variables,
financiero
estados financieros.
Evaluación del
Indicadores de rentabilidad (TIR, VPN
proyectos
Y R B/C, CAE).
EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
Para culminar, es necesario tener en cuenta que la planeación y control de la producción debe realizarse acorde con los propósitos, objetivos y metas de la empresa, teniendo presente tanto los factores internos como externos, mas aun cuando hoy día la globalización e internacionalización de la economía es un hecho real.
142
LECCIÓN 4.1.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL TALENTO HUMANO
1.4.1.2 Conceptos y Generalidades del Talento Humano La administración del talento humano existe en toda organización sin importar la actividad a la que se dedica la empresa, es así como se han construido múltiples conceptos o definiciones, entre ellas tenemos: Augusto Álvarez Collazos: La administración e personal es un subsistema de la organización cuyo conjunto de políticas, normas, órganos, procedimientos, que al ser aplicados racional y coordinadamente, permiten llevar a cabo los procesos de vinculación, desarrollo, integración y motivación de las personas de una organización. Fernando Arias: La administración de los recursos humanos, es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. Idalberto Chiavenato: Es el área de la administración que se ocupa de la asignación, mantenimiento y desarrollo de todos los recursos humanos de la empresa. El autor: La administración del talento humano es un proceso administrativo que se encarga de orientar los esfuerzos y conocimientos de las personas hacia la búsqueda del bienestar social y del cumplimiento de los objetivos empresariales. El talento humano es el recurso que dinamiza todas las actividades y procesos organizacionales; por lo cual requiere de la aplicación de políticas y normas
143
que generen bienestar social en pro del beneficio de la comunidad y el entorno de las empresas. Importancia del Talento Humano El talento humano en las empresas representa el recurso más importante, debido a que sin él las empresas no podrían operar, por ello la importancia de una buena administración de personal; ya que sin una buena motivación de las personas involucradas en los procesos y actividades empresariales no se puede lograr sentido de pertenencia y pertinencia necesarios en el fortalecimiento de las actividades y responsabilidades de los miembros de la organización. Es de anotar, que no basta con tener políticas motivantes y flexibles dentro de la administración del talento humano, si no se dispone con personal que cuente con el perfil adecuado e idóneo para el desarrollo de las diferentes actividades, por tanto no se debe olvidar que las empresas nacen con visión de continuidad, por ello a la hora de crear la unidad productiva, previamente debemos planificar el personal que requiere para el buen funcionamiento de la empresa. El talento humano no son solo las personas que trabajan en una empresa, sino sus capacidades, aptitudes, actitudes, experiencia, compromiso y otros aspectos, que permiten realizar las tareas de manera eficiente, es decir acorde con los requerimientos de la empresa y normas legales. Por lo anterior, el talento humano cada día esta tomando mayor relevancia dentro de las organizaciones, debido a que los demás recursos de la empresa dependen del funcionamiento de estos, por tanto la administración de este recurso se establece con principios que determinan la causa y el resultado que puede obtenerse, es así que en las organizaciones quien maneja los recursos de
talento
humano
debe
utilizar
sus
conocimientos
y
capacidades
empresariales para poderlos aplicar de acuerdo al entorno en que se encuentre y las necesidades presentadas.
144
Se puede afirmar que el talento humano presenta ciertas particularidades, las cuales, se deben tener en cuenta, para lograr una efectiva utilización de las capacidades de cada persona vinculada a la organización y, es a partir de estas políticas que los procesos organizacionales y productivos fortalecen las empresas en pro de la obtención de productos o servicios de calidad, para la satisfacción de las necesidades en el entorno. 2.4.1.2 Politica Social en el Manejo del Talento Humano Dentro de las funciones internas de las organizaciones se encuentra la politica social, la cual se orienta a partir de las necesidades de las organizaciones, estableciendo estrategias para la selección del talento humano que se requiere para suplir las necesidades de cada una de las áreas de la empresa, previo estudio de cargos y fuentes de reclutamiento. Es importante tener claro que se les va a ofrecer a los diferentes candidatos y las garantías de trabajo en la empresa; por ello los directivos en cabeza del gerente debe formular y plantear las políticas con respecto a las escalas salariales, lo cual es un aspecto bien importante en la función de relación con los empleados, siempre que se diseñe de manera adecuada, buscando la satisfacción y el bienestar tanto de la empresa como del empleado, por que no se puede pensar solo en el bienestar de las personas, sacrificando las organizaciones ni el caso contrario, este debe ser un proceso de beneficio mutuo en donde los involucrados adquieran beneficios mutuos. Las relaciones laborales entre la gerencia y el personal vinculado en las diferentes actividades debe desarrollarse en forma amistosa, buscando la cooperación y apoyo mutuo, en donde todos se sientan parte importante en el desarrollo organizacional es decir que no se sienta la relación directivo – subalterno, por que esta ha sido una de las falencias más representativas que se presentan en las relaciones laborales, en donde los directivos apoyados en su cargo se dedican a dar ordenes, evitando el acercamiento con los miembros de la organización que se encuentran en niveles más bajos, creyendo que ello
145
les permite mantener su autoridad y respeto, olvidándose que todos hacen parte de la misma empresa y por tal razón, cada uno tiene responsabilidades que cumplir y objetivos son comunes. Las organizaciones empresariales deben estar orientadas a lograr la satisfacción de las necesidades de los empleados, evitando con ello la rotación permanente de personal con el objetivo de mejorar su productividad; por que cuando se presenta un alto índice de rotación de personal, las empresas ven disminuida su producción debido a la falta de innovación, colocando en dificultades y riesgo la supervivencia, ya que la competencia no perdona estas oportunidades, menos hoy cuando las políticas internacionales de mercado son cada día más exigentes. Al talento humano en las organizaciones no se le debe valorar y evaluar por los costos que ocasiona sino por lo que produce, es decir por sus ventas, por los aportes realizados en los procesos y actividades que desarrolla, por la iniciativa frente a los mercados y la competencia, por los logros y la utilidad que genera en la empresa, por tanto es mejor para una organización contar con poco personal comprometido y bien remunerado, por que ello permite lograr mayor compromiso y mejor productividad, en algunas ocasiones se piensa que al haber más personal las empresas son más pujantes, pero si al personal no se le reconoce sus esfuerzos y se remunera bien es un concepto erróneo, debido a que muchos empleados mal remunerados son menos productivos por su falta de motivación y compromiso, por tanto las organizaciones no se deben medir por el número de empleados con que cuente sino por su crecimiento el cual se refleja en sus ventas y utilidades. El bienestar social Cuando se habla de bienestar social, se hace referencia al conjunto de programas de bienestar y servicio social tendientes a satisfacer las necesidades sociales y culturales de los trabajadores y empleados, y a fomentar efectivamente sus relaciones interpersonales.
146
De igual forma se deben formular las políticas para el pago de sugerencias; planes de pensiones, acorde con la normatividad vigente, prestamos a empleados, para vivienda, para estudio, par compra de vehículos, fondo de empleados de la empresa, es decir todas las actividades no relacionadas directamente con el trabajo, pero orientadas a mejorar la situación laboral del recurso humano con la organización a la cual pertenece. Por lo anterior, se debe de tener en cuenta dentro de las políticas de bienestar social los siguientes aspectos: •
Realizar
estudios
que
permitan
conocer
las
necesidades
de
los
solucionar
las
empleados. •
Establecer
programas
que
permitan
mejorar
y
necesidades encontradas. •
Ejecutar y desarrollar los programas mediante una administración adecuada.
Las políticas de bienestar social, deben ser actividades desarrolladas por el departamento de talento humano, buscando la satisfacción de las necesidades del personal, mediante el fomento de relaciones interpersonales e integración en la organización. Evaluación de cargo: La evaluación de los cargos hace referencia al proceso de comparación para lograr la satisfacción del empleado con relación a la estructura salarial, teniendo como propósito fundamental la asignación de un salario adecuado para cada uno de los puestos de trabajo de la organización, de acuerdo con su estructura organizacional, representada en el organigrama. Es bien sabido que en toda empresa existe una estructura organizacional que representa los diferentes niveles jerárquicos (autoridad y responsabilidad) distribuidos en diferentes áreas o departamentos especializados; con base en estos factores se
147
realiza un análisis y evaluación del cargo y de los posibles candidatos, es decir, conocer la tarea a realizar en el cargo a asignar; por tanto determinado el puesto a ocupar, se continua con la verificación de que se necesita tener o conocer para que el empleado pueda desarrollar su tarea. La especificación de un cargo busca fortalecer la realización de la actividad contratando la persona adecuada para que asuma esa responsabilidad, por tal razón se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos: •
Especificar el nivel de formación académica y la experiencia que se requiere para ocupar el cargo.
•
Determinar el esfuerzo físico y la concentración requerida.
•
Responsabilidades del cargo.
Todo cargo en la empresa exige ciertos requerimientos, educativos, físicos, mentales y de responsabilidad, es decir cada cargo tiene sus requisitos, por ello las empresas establecen sus prioridades de acuerdo al cargo para de esta forma poder realizar una clasificación de los puestos existentes en la organización empresarial, estableciendo parámetros que permitan agilizar los procesos de valoración de los cargos. La evaluación de los puestos de trabajo, permite realizar comparativos con el objeto de clasificarlos para establecer los cargos con características semejantes y de esta forma asignar salarios equivalentes, por ello se debe ponderar y asignar puntajes a los diferentes aspectos a tener en cuenta (aspectos mentales, físicos y responsabilidades). Por lo anterior, cada factor debe ser ponderado para ser convertidos y de esta forma ser transformados y orientados hacia la evaluación de las responsabilidades y cualidades requeridas en cada trabajo, de este análisis la administración desarrolla la descripción de trabajos, la cual es una relación de los objetivos, tareas y responsabilidades de cada cargo.
148
Lección 5.1.2 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO.
Desde hace varias décadas, la administración del Talento Humano, fue conocida como el área de la empresa dedicada exclusivamente a las admisiones de personal y a cumplir con la remuneración
correspondiente;
Pero, hace pocos años el concepto de administración de personal se modifico y se logro ampliar sus funciones ocupándose de diferentes procesos como
el
reclutamiento, selección, capacitación del personal y otros factores de acuerdo a las norma legales vigentes, lo cual se hace cada vez más complejo debido a que la realización de las diversas actividades empresariales exigen una calificación especial y un sinnúmero de garantías para cumplir con las tareas asignadas.
Es el área de la administración que se encarga del manejo de las personas; por lo cual su objetivo esta orientado hacia el mantenimiento y desarrollo de las personas vinculadas a la empresa, es así como la administración de personal requiere de la conjunción entre dos actores importantes: las empresas y las personas; ya que sin empresas
ni personas no habría
organizaciones.
Por lo anterior las empresas requieren de los siguientes objetivos:
•
Proporcionar a la organización, recursos humanos capacitados para afrontar las funciones asignadas.
•
Establecer espacios adecuados de trabajo como un objetivo que permita el buen funcionamiento.
149
•
Buscar equiparar y direccional los objetivos empresariales con los objetivos de los empleados.
Para culminar es importante no olvidar que la administración del talento humano, esta preocupada por la calidad de vida dentro de las empresas. Otros propósitos de la administración del talento humano están orientados hacia: - Búsqueda de mayor productividad y disminución de costos. - Mejoramiento del bienestar mental y el desgaste físico. Para lograr estos aspectos los directivos de la empresa deberán apoyar las políticas laborales y de bienestar institucional, así como la vigilancia del cumplimiento de las mismas, de igual forma es importante establecer canales de comunicación e información entre los diferentes niveles jerárquicos para el intercambio de conceptos e ideas que permitan fortalecer los diferentes procesos y actividades en la empresa. La administración del Talento Humano para el desarrollo de sus funciones, aplica procesos, como: 1.5.1.2 Reclutamiento y selección del Talento Humano •
El reclutamiento:
Es un proceso mediante el cual se buscan personas interesadas y capaces para asumir un cargo en la empresa, es decir es un proceso para la identificación de personas que cumplan con ciertos requisitos y puedan ser tenidos en cuenta dentro de la planta de personal que requieren las empresas para el desarrollo de las múltiples actividades. Un reclutamiento efectivo permite identificar las personas cuyas capacidades y cualidades mentales y físicas cumplen con los requerimientos necesarios y básicos para asumir el cargo, las fuentes de reclutamiento pueden ser:
150
· Universidades · Avisos · Centros de enseñanza técnica · Agencias de empleo · Contactos personales · Recomendación de funcionarios de la empresa · Solicitudes directas · Aspirantes casuales · Asensos · Otros Por lo anterior, el reclutamiento es también un proceso de búsqueda de empleados de acuerdo con las necesidades y políticas laborales de la empresa, esta actividad representa bastante importancia, debido a que se debe buscar personas con capacidades idóneas para mejorar la productividad, buscando cooperación y contribución para alcanzar los objetivos de la empresa. •
La selección del personal:
Tiene como objetivo la calificación de los candidatos para vincularlos o descartarlos como posibles miembros de la empresa, este proceso debe basarse acorde con los resultados del reclutamiento, e implica identificar para cada cargo la persona con mejores características para el mismo, buscando un desempeño ideal y motivante al frente de las actividades asignadas. La selección de personal constituye un aspecto importante en los procesos administrativos, por cuanto que los buenos resultados de las organizaciones
151
dependen de la calidad de los empleados vinculados en los diversos cargos, es decir la selección es una comparación entre las cualidades de cada candidato frente a las exigencias del cargo. Algunas técnicas de selección de personal son las siguientes: · Entrevista de selección: Hace referencia a la realización de preguntas dirigidas al candidato para ser seleccionado o no. · Pruebas de conocimiento: son pruebas de selección que buscan medir conocimientos o habilidades de los candidatos con base en preguntas escritas y de igual forma debe responderse. · Test psicosometricos: Permiten evaluar mediante pruebas psicológicas o psiconométricas las aptitudes de las personas (numéricas, verbal, espacial, burocrática, manual y otras), es decir que estas pruebas permiten conocer las potencialidades de las personas para de esta forma orientar sus esfuerzos en las actividades empresariales acorde a sus capacidades y habilidades. · Técnicas de simulación: Constituye un medio por el cual el interesado, representa teatralmente las responsabilidades y tareas a desarrollar, mediante dramatizados pueden simular situaciones reales que el aspirante al cargo puede llegar a enfrentar. La selección de personal a pesar de los costos que ocasiona es un proceso necesario, por que puede ser más costoso para una empresa no contar con las personas adecuadas en cada uno de los cargos existentes, es por ello que una buena selección de personal debe generar bienestar institucional, por ello la selección debe permitir: - Satisfacción de las personas - Bienestar de las empresas - Fácil adaptación a los cargos
152
- Disminución en la rotación del personal - Mayor rendimiento y productividad - Mejores relaciones laborales en la empresa. Por lo anterior, la selección de personal es una inversión empresarial, ya que busca los mejores talentos humanos para que desarrollen las diferentes actividades y cargos empresariales, con ello se logara mayor rendimiento y calidad en productos y servicios. 2.5.1.2 Relaciones laborales Las relaciones laborales hacen referencia al compromiso mutuo entre los entes organizacionales y el talento humano requerido para el desarrollo de las diferentes actividades empresariales, para lo cual se debe cumplir con la normatividad legal establecida en el código sustantivo del trabajo, ley 734 y demás normas vigentes, en donde se establecen los requerimientos y procedimiento de contratación. El Contrato de Trabajo: Es un documento que formaliza la relación contractual entre los empleados y las empresas, en donde las personas se obligan a prestar un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la subordinación del contratante y mediante una remuneración por la actividad a desarrollar. Todo contrato de trabajo debe contar con los siguientes elementos: •
Una actividad a desarrollar por la persona a ser contratada.
•
Subordinación de una persona respecto del patrono, acorde con unos aspectos previamente establecidos.
•
Una remuneración por la actividad desarrollada.
153
El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, para su validez no requiere especificaciones especiales, puede firmarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure una obra o a término indefinido. Existe gran variedad de contratos a continuación se citaran los más comunes: · Contrato indefinido: Es aquel compromiso que adquiere una persona con una organización mediante un documento formal sin limites de tiempo. Este tipo de contrato es el más común tiene vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo, más sin embargo puede darse por terminado por las causales establecidas por ley para la culminación de un contrato. · Contrato a término fijo: Este tipo de contrato es empleado en la vinculación de personal altamente calificado, este contrato debe ser siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente. · Contrato de obra o servicio: Es aquel que tiene por objeto la realización de una obra o prestación de un servicio, de manera autónoma pero existe limitación en el tiempo y de duración incierta. · Contrato eventual: Es un contrato que tiene la finalidad, atender la acumulación de tareas o exceso de pedidos de la organización. Políticas salariales Una de las actividades empresariales más complejas de administrar es la referente al establecimiento de políticas salariales, por que es difícil encontrar la justa remuneración al trabajo desempeñado por un trabajador, ya que se deben tener en cuenta una gran variedad de factores que interviene en la labor, en algunos casos esos factores se pueden cuantificar pero en otros son intangibles.
154
Por tanto, no se puede negar que las personas trabajan en las empresas para ganar un salario, buscando con ello ofrecer una estabilidad y mejoramiento de la calidad de vida en las familias, es así como para las empresas los salarios de los trabajadores representan un gasto o un costo bien representativo; por lo cual permanentemente buscan reducirlos y lograr ser más competentes en el mercado, hoy día esta actividad empresarial resulta ser uno de temas mas discutidos cuando se habla de mayor productividad para ser competitivos, sin embargo las políticas salariales buscan el equilibrio entre los intereses de los trabajadores y los intereses de la empresa de manera justa y equitativa. Los salarios según la definición contemplada en el código sustantivo de trabajo es todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie y que implique retribución de servicios, sea cualquiera la forma o denominación que adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. Por tanto la remuneración se constituye en un proceso técnico que permite el establecimiento de las bases objetivas para asignar salarios justos y adecuados al personal de la empresa. Sin embargo, es importante contemplar en este proceso aspectos económicos, políticos y sociales con el propósito de establecer políticas salariales justas. Dentro de las políticas salariales se debe evaluar cual es el tipo de contrato laboral que más conviene a la empresa y a la vez que motive al trabajador, dependiendo si es a termino fijo o indefinido, en la medida que se vayan cumpliendo sus plazos se puedan renovar y a la vez mejorar la remuneración, la cual puede estar dada con base en un salario fijo mensual, semanal o diario, un ingreso variable, acorde con la producción del trabajador, o una mezcla de los dos anteriores u otro tipo de remuneración que permita mejorar el desempeño de los empleados frente a las actividades y compromisos asumidos. Existen regimenes especiales dados por ley laboral que conciernen a los salarios y a las prestaciones, como es el caso del salario integral para empleados que devenguen más de diez salarios mínimos.
155
Es importante que las empresas remuneren en dinero y con estímulos a los trabajadores, los cuales pueden estar dados con premios, reconocimientos públicos, ascensos, descansos extras a los empleados que realicen sus actividades y compromisos laborales con calidad, cumplimiento y alta eficiencia, ello permite incentivar a los demás empleados de la empresas para mejorar su comportamiento frente a las labores asignadas. Las políticas salariales en las empresas deben ser innovadoras y cambiantes acorde con la dinamizaciòn del mundo, por tal razón a los empleados debe reconocérseles sus aportes y sus capacidades buscando con ello mayor participación y compromiso con la empresa frente a sus actividades y una mayor productividad, no debemos olvidar que en los procesos de globalización e internacionalización se requieren de procesos novedosos y de calidad, por ello es bien importante que a las personas no se les mida tan solo por el cumplimiento de sus tareas sino que se tengan en cuenta otros aspectos en donde realmente se pague por lo que se hace , aprovechando el conocimiento y la calidad con que se realice la actividad, ello representa un aspecto motivador , aumenta la productividad de los trabajadores y permite identificar aquellos que no merecen estar en la organización, es necesario que los gerentes y directivos entiendan que las empresas no se pueden manejar con sentimiento sino con resultados, por ello los méritos son un factor fundamental dentro del establecimiento de políticas salariales. Por lo anterior, la fijación de sueldos y salarios ha sido siempre, motivo de permanente discusión entre patronos y trabajadores cuyo acuerdo esta precedido generalmente de varias negociaciones y acuerdos, los cuales no están excentos de ciertos factores que deben analizarse previamente y que influyen directamente en la determinación de la remuneración del personal. Por tanto, la fijación de un sistema de remuneración adecuado, es una de las funciones más complejas y difíciles del departamento de talento humano en una empresa, por que es en este proceso que los trabajadores y las empresas entablan un compromiso mutuo de cooperación y desarrollo
156
3.5..1.2
Inducción y Entrenamiento
La inducción es un proceso posterior a la contratación de las personas, consiste
en
brindar
una
orientación
al
nuevo
empleado
respecto
al
conocimiento de la organización con el objeto de facilitar el desarrollo de las actividades, se busca además motivar al empleado para el desarrollo de sus potencialidades,
promoviendo
una
rápida
adaptación
al
cargo,
y
aprovechamiento de sus capacidades. La inducción se debe orientar teniendo en cuenta los siguientes aspectos: •
Información sobre los objetivos de la organización.
•
Las políticas empresariales.
•
Los planes de desarrollo de personal.
•
Las
actividades
permanentes
y
temporales
que
tendrán
que
desempeñar, la disciplina interna, horarios de trabajo y otros aspectos. •
Presentación del personal de la organización.
•
Relación con el grupo de trabajo y ubicación física.
Terminado
el
proceso
de
inducción
se
continua
con
una
etapa
de
entrenamiento cuyo objeto es incrementar el conocimiento y las capacidades del nuevo empleado en el desarrollo de sus actividades, en esta etapa se debe formular reglas para el aprendizaje de la persona vinculada, orientándolo no solo en las operaciones sino también en los aspectos de control tanto del régimen interno, de seguridad social y de las oficinas. Según Edgar Van Den Berghe R. “El entrenamiento debe proporcionar conocimientos sobre la empresa y el trabajo mediante los siguientes principios:
•
Relacionar al trabajador con el trabajo: manifiesta que las personas deben tener aptitud y actitud para el trabajo seleccionado, y ha de sentirse a gusto con las tareas a desempeñar, debiendo sentirse satisfecho por la
157
labor a desarrollar ya que así también se satisfacen sus necesidades personales. •
Definir claramente sus responsabilidades: es decir, debe explicársele claramente por escrito el objetivo de su cargo, el manual de funciones, esto es. que labores va a desempeñar y en que condiciones de productividad y calidad la empresa espera que se realice. Para ello se debe definir exactamente su autoridad y responsabilidad, las líneas de mando y coordinación con otros cargos.
•
Establecer estándares de desempeño: se deben especificar cuales son los estándares que la empresa tiene preestablecidos para ese cargo y como se va a medir su rendimiento y el de sus subalternos.
•
Asegurar su compresión y comunicación: se debe explicar cuales son los objetivos y políticas de la empresa, cuales son sus propios objetivos y en que
forma
coadyuvan
a
resultados
de
los
objetivos
generales
demostrándole la importancia de ese cargo en la organización, al igual se debe explicar., cuales son las líneas de comunicación en la empresa. •
Proporcionar capacitación para lograr una buena calidad en el desempeño de un cargo, se debe entrenar en forma eficiente y permanente a los empleados.
•
Asegurar la supervisión y la auto supervisión. Una buena supervisión es la que tiene un alto grado de objetividad. La supervisión en sus inicios debe ser alta para irla disminuyendo hasta llegar a la autosupervisión.
4.5.1.2 Evaluación de Desempeño La evaluación de desempeño es el proceso de confrontar las funciones de un cargo con respecto a las realizaciones y comportamiento de quien las ejecuta, es decir que el propósito de una evaluación debe estar orientada hacia
158
la valoración de resultados y a la vez, medir progresos de los empleados respecto a los compromisos adquiridos. Las evaluaciones de desempeño normalmente se realizan cada año, claro esta que este proceso se lleva a cabo de acuerdo a las políticas de cada empresa, es un proceso en donde cada jefe de área se reúne individualmente con todos y cada uno de sus subalternos inmediatos, con el fin de evaluar los productos obtenidos durante el año con respecto a los objetivos y metas que debía cumplir para ese periodo de tiempo y así evaluar su desempeño. La evaluación anual y por ende el incremento salarial que realizan la mayoría de empresas a cada uno de los empleados es una medida que permite reconocer el cumplimiento de los objetivos como resultado de las actividades desarrolladas al frente del cargo asignado, al igual debe valorarse el comportamiento,
trabajo
en
equipo,
cooperación
con
sus
compañeros,
innovaciones y aportes a la organización y otros aspectos que permitan valorar al empleado. Por lo anterior, se puede decir que la evaluación de desempeño es un proceso que no puede pasar desapercibido por los directivos, ya que es apartir de esta valoración que se puede determinar si se cuenta con un talento humano idóneo al frente de los diferentes cargos para ello la evaluación puede aplicarse mediante los siguientes sistemas: •
Escalas gráficas: Es un método basado en un gráfico de doble entrada, en donde se establecen escalas de acuerdo con varias variables y factores característicos. La elección de las variables y factores es definitiva para que el sistema de escala gráfica produzca resultados satisfactorios y se identifican dentro de las técnicas modernas de la administración dos variables (evaluación del desempeño y el potencial del empleado. A continuación se presenta un formato para la evaluación de desempeño de los empleados, mediante el sistema de escalas gráficas.
159
Factores de evaluación del
Débil
Tolerable Regular
bueno
Optimo
Mediana Grande
Enorme
desempeño Cantidad de trabajo
Poca
Alguna
()
()
ejecutada por el trabajador Calidad del trabajo Ejecutada por el
()
Pésimo Razonable Regular ()
()
Poco
Alguno
()
()
Ninguna
Poca
()
()
Ninguno
Poca
()
()
()
()
()
Buena Excelente ()
()
trabajador Conocimiento del trabajo del trabajador Puntualidad del trabajador Asistencia del trabajador
Mediano Grande Profundo ()
()
()
Regular Bastante Extrema ()
()
()
Regular Bastante Extrema ()
()
()
Fuente: Iniciación a la administración de personal. Idalberto Chiavenato. El anterior formulario debe ser diligenciado por cada jefe anotando en cada factor de evaluación cuales es el grado que más se aproxima al desempeño del subordinado. •
Método Gráfico de calificación: es un método muy conocido y utilizado y consisten en establecer cualidades o características a calificar para lo cual se representa por una línea o escala donde el evaluador indica el grado en que considere que las personas posea la cualidad característica.
•
Sistema de comparación de factores: Consiste en comparar algunos factores de la conducta y desempeño de cada uno de los trabajadores en relación con los demás.(liderazgo, iniciativa, compromiso, sociabilidad,
160
manejo de recursos y otros. La persona que demuestre mayor capacidad se ubicará en la parte más alta de la escala. Escalas de valoración: Es uno de los mejores métodos de valoración del desempeño, el cual consiste en la realización de una lista de factores dispuestos a escala lineal y compuesta por una serie de grados clasificados de mayor a menor importancia designándoles un puntaje a cada uno, a continuación se presenta un ejemplo mediante una escala de valoración con puntuaciones diferentes para cada factor:
Factores Puntualidad Cantidad
de
trabajo Calidad
de
trabajo
Calificación Relativa Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
80
70
60
50
160
140
120
100
240
210
180
150
Total puntos
440
Establecido el puntaje obtenido se procede a la calificación tendiendo en cuenta la siguiente PUNTAJES: PARÁMETRO
Calificación final = Base:
CLASIFICACIÓN
0 - 40
Deficiente
40 - 80
Regular
80 - 120
Bueno
120 - 160
Excelente
Total Puntos * 100 = 92
La puntuación del empleado es de 92 puntos, clasificando su
desempeño como BUENO.
161
CAPÍTULO
2.2
LA
PLANEACIÓN
Y
LA
ORGANIZACIÓN
EMPRESARIAL
Introducción La planeación y la organización empresarial son dos de las funciones administrativas más importantes, por que es a partir de la planeación que se proyecta el futuro de las organizaciones empresariales al igual que los recursos y medios necesarios; además mediante la organización se consolida el proceso de planeación a través de procesos encaminados a lograr los fines establecidos en la planeación. Por tanto, la planeación es una función administrativa indispensable para dinamizar y fortalecer las organizaciones de tal forma que los procesos que se desarrollen deben ser producto de la planificación empresarial, es aquí donde la organización entra a consolidar procesos y actividades en las empresas, mediante el establecimiento de puestos de trabajo, selección de talento humano, trabajo en equipo, tecnología adecuada y otros aspectos que inciden en la productividad y calidad empresarial. Objetivos Específicos - Consolidar los procesos de planeación y organización empresarial. - Dar a conocer la importancia de la planeación en todo ente organizacional. - Conocer el proceso de planeación y su influencia en la toma de decisiones. - Mostrar la función de organización como elemento fundamental en las actividades que desarrollan las empresas. - Conocer el proceso organizacional como actividad necesaria para el establecimiento de responsabilidades y jerarquías empresariales.
162
Lección 1.2.2 Conceptos y Generalidades de la Planeación Empresarial Lección 2.2.2 Elementos de la Planeacion Empresarial Lección 3.2.2 La Organización Empresarial Lección 4.2.2 La Responsabilidad y Autoridad Empresarial Lección 5.2.2 Normas Disciplinares en la empresa Conclusión Se puede afirmar que en la labor planificadora, se fijan los cursos de acción en las empresas y es a partir de estas directrices que se pueden establecer procesos de control y retroalimentación. La planificación en las organizaciones genera mayor seguridad en las diferentes actividades a ejecutar, por que maneja diferentes
aspectos pasados, presentes y futuros al igual que valora los recursos, para establecer la ruta a seguir en los procesos a
desarrollar y tomar las mejores decisiones.
Otro aspecto importante en el fortalecimiento de las actividades empresariales tiene que ver con la organización, ya que esta función esta orientada a la coordinación e interrelación de los diferentes recursos de la empresa, orientándolos de tal forma que se logre una mayor productividad y así cumplir con los objetivos establecidos en el proceso de planificación de las actividades empresariales, es así como las estructura jerárquicas de la empresa están ligadas con la selección de personal idóneo para que asuma responsabilidades y cumplan con los requerimientos de cada puesto de trabajo mejorando el crecimiento de las organizaciones.
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LECCIÓN 1.2.2 CONCEPTOS Y GENERALIDADES DE LA PLANEACIÓN EMPRESARIAL Planear es una función administrativa que implica que los gerentes y los directivos proyecten con anticipación sus metas y acciones, para ello es bien importante que se vea la empresa con prospectiva, para lograrlo se debe conocer muy bien la misión y visión de la organización, las actividades que se desarrollan, por que la competencia siempre estará a la expectativa de la innovación. La planeación es la función prioritaria en todo ente organizacional, por que es a través de esta que se fijan objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para el desarrollo de las diferentes actividades que garanticen la supervivencia en el futuro, por tanto los gerentes deben ser conscientes de todos
los
factores
externos
a
la
empresa
que
pueden
influir
en
el
funcionamiento de las empresas, de esta forma establecer los correctivos pertinentes para el fortalecimiento organizacional. Reyes Ponce dice que " La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. George R. Terry dice que la “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados". Robert N. Anthony dice "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor". Por lo anterior, al diseñar un ambiente agradable para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante del gerente consiste en verificar que todos comprendan los propósitos y objetivos de cada
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equipo de trabajo y sus métodos para lograrlos, es así como se debe orientar los esfuerzos de todo el equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos empresariales, alcanzando con ello mayor eficacia y efectividad en todos los procesos, al igual es importante tener en cuenta que cualquier actividad empresarial. Puede fracasar como consecuencia directa de la falta de planes sólidos y eficientes. “ Una empresa sin planeación es como un barco sin timón, se conoce de donde salio pero no a donde se dirige ” . Se puede concluir que para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas ¿que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará?. Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. 1.1.2.2
Naturaleza de la Planeación.
La planeación es el soporte básico de las proyecciones empresariales, teniendo como referente los diferentes medios para lograrlo; por tanto esta actividad es un instrumento importante en el proceso administrativo en la formulación de políticas y estrategias en los diferentes campos y procesos empresariales para lograr los propósitos y metas establecidas. De igual forma la acción planificadora requiere de pensamientos prospectivos para que las decisiones adoptadas hagan posible la ocurrencia de eventos que de otra manera no se presentarían y que son benéficos para la empresa, por tanto se debe establecer objetivos y metas cuantificables que puedan orientar las operaciones de la misma, mediante e uso de técnicas como proyección de mercados y la planeación de la producción, considerando
la posición
competitiva de la empresa en el medio macroeconómico actual, con proyección
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al futuro, aplicando alternativas estratégicas e identificando las fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos con respecto a la competencia existente en el mercado. Según lo dicho en los párrafos anteriores los gerentes, deben planear las diferentes actividades y estrategias, teniendo en cuenta las metas diarias, semanales, quincenales, mensuales u otro, que deben cumplirse por cada departamento y por cada trabajador de la empresa, acorde con los planes operativos de las organizaciones. Estos planes de las empresas generalmente son elaborados por los directivos, por tanto se debe permitir a los responsables de los diferentes cargos aplicar acciones de mejoramiento al momento de ejecutar las actividades, buscando con ello el aporte permanente de todos los miembros de la empresa en pro de lograr resultados eficientes y efectivos. Por último, es claro que a través de la planeación, los directivos de las organizaciones pueden consolidar sus pensamientos, mediante proyectos, con el objeto de llevarlos a la realidad, tomando como referente el tiempo, los recursos y los esfuerzos de todo los que hacen parte de la organización para lograr los objetivos, metas y propósitos acorde con las exigencias del mercado globalizado. 2.1.2.2 Importancia de la Planeación Los procesos en la actualidad son bastante dinámicos, por ello los cambios son permanentes de ahí la importancia de la planeación, a continuación se presentan algunos aspectos que permiten reconocer la importancia de la planeación en los procesos administrativos y gerenciales: •
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
•
Reduce los niveles de riesgo que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
•
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
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•
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
•
Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
•
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
•
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
•
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
•
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
•
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
•
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
•
Disminuye
al
mínimo
los
problemas
potenciales
y
proporciona
al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. •
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
LECCIÓN 2.2.2 ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN EMPRESARIAL.
1.2.2.2
El Proceso de Planeación
La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. Gráfico Proceso de Planeacion
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•
Los Propósitos:
Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa. Toda organización debe
establecer los propósitos como
base para la
formulación de un plan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos. *
Son
básicos
o
trascendentales,
porque
constituyen
el
fundamento
de los demás elementos. * Son genéricos o
cualitativos, porque
no
se
expresan en
términos
numéricos. *
Son
permanentes,
porque
permanecen
vigentes
durante
el
período
de vida de la organización. * Son semipermanentes, porque pueden abarcar un período determinado. Importancia de los Propósitos
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* Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes. * Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el curso.de acción que deben seguir al formular los planes. * Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social. * Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro. * Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos. •
Premisas:
Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan, por su naturaleza puede clasificarsen en: * Internas. Las premisas internas son aquellas que se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.). * Externas. Estas premisas se refieren a los factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus
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actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear (político, laborales, económicas, sociales, culturales, tecnológicas y otros). •
Objetivos:
Hacen referencia a los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Incrementar las ventas el próximo año en un 50%. •
Políticas y Estrategias:
Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización, por tanto las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Importancia de las Políticas -Permiten la delegación de autoridad. - Consienten la toma de decisiones en ciertos en determinadas actividades. - Disminuyen las consultas mejorando el uso del tiempo. - Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. - Facilitan la inducción del nuevo personal.
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Las políticas y estrategias empresariales son las que permiten orientar a la empresa hacia un mismo objetivo, para lo cual requieren de recursos para poder cumplir con los propósitos establecidos. Por tanto, no es posible delegar autoridad sino existen políticas que permitan a los subordinados tomar algunas decisiones dentro de las actividades que desarrollan, los manuales organizacionales permiten mejorar la eficiencia que se espera de las políticas y estrategias en los procesos organizacionales y es a partir de estos que se pueden actualizar y fortalecer periódicamente las actividades y responsabilidades de quienes hacen parte de las empresas. Las políticas y estrategias en las empresas deben cumplir con los siguientes requerimientos: * Deben trazarse de acuerdo a los propósitos organizacionales tomando como referente las diferentes áreas de la empresa. * Los directivos son los responsables de establecer las políticas y estrategias como orientadores de los procesos empresariales. * Se deben plasmar por escrito y darlas a conocer a todos los miembros de la organización con el objeto de aplicarlas en las actividades y responsabilidades que asume cada persona. * Deben ser claras y aplicables a la realidad de la organización. * Deben permitir su modificación fácilmente en situaciones imprevistas o en casos fortuitos. * Se deben establecer de tal forma que se puedan realizar controles permanentes con el objeto de verificar su eficiencia.
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La Planeación Estratégica en la Empresa: La planeación estratégica hace referencia al proceso que conlleva a decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados,
y
las
políticas
generales
que
orientarán
la
adquisición
y
administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. Los planes estratégicos conllevan a una planeación a corto, mediano y largo plazo, debiendo reflejar las decisiones acerca de la asignación de recursos, prioridades de las organizaciones y las actividades necesarias para llegar a los objetivos institucionales acorde con las responsabilidades y compromisos de los miembros de la empresa teniendo en cuenta los movimientos internos y externos que giran en torno a la organización. La planeación estratégica se caracteriza por los siguientes aspectos: -Formulación de los supuestos y probabilidades sobre los cambios que se pueden producir en el entorno de la empresa. -Constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. -Los directivos son los responsables de los resultados de los planes establecidos. -Identificación de las oportunidades y amenazas que tenga la empresa o que puedan surgir en ella. -Establece un marco de referencia general para toda la organización. -Para su establecimiento tiene en cuenta los aspectos externos a la empresa.
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-Maneja altos niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. -Los objetivos se clasifican a corto, mediano y largo plazo. -El propósito es la búsqueda de la efectividad. •
Programas :
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución, por tanto cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. Los programas se elaboran bajo los siguientes parámetros: - Identificar y determinar las actividades comprendidas. - Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. - Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente. - Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración. La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.
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Clasificación de los programas - Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido. - Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico. Importancia de los programas - Suministran información e indican el estado de avance de actividades. - Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. - Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. - Determinan los recursos que se necesitan. - Disminuyen los costos. - Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. - Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades. - Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. - Evitan la duplicidad de esfuerzos.
174
•
Investigación:
Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual. Etapas de la investigación: - Definición del problema: En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver, la no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias. - Obtención de información: Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas: - Observación: Esta técnica no se limita sólo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas; de laboratorio; de conductas. - Experimentación: Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad. - Encuesta: Es la recopilación de datos a través de la aplicación de cuestionarios y de la entrevista. - Muestreo: Es la aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar resultados representativos o comunes.
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- Determinación de hipótesis: Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad. - Comprobación o desaprobación de la hipótesis: Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla. - Presentación del informe: Una vez comprobada la hipótesis, se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases para la toma de decisiones. La Toma de Decisiones La toma de decisiones en una empresa representa una responsabilidad bien delicada, por que es a partir de este proceso que las empresas se desarrollan o fracasan, por ello la toma de decisión esta relacionada con el curso de acción que se debe elegir entre varias alternativas, por ello esta actividad representa el núcleo de la planeación empresarial, por que en todo proceso que desarrollan las empresas se deben tomar decisiones. En las empresas sin importar la actividad que desarrollen se tienen que buscar alternativas para la solución de problemáticas o en la mayoría de los casos buscar alternativas de
innovación
y fortalecimiento de las
actividades
empresariales, más sin embargo se convierte en un proceso difícil de manejar por los directivos y es ahí donde se tienen que tomar decisiones, las cuales deben ser las más efectivas para que los resultados sean positivos para la empresa, de lo contrario se pueden generar dificultades en las diferentes áreas de la organización ocasionado por un curso de acción mal orientado. Es importante en los procesos de toma de decisiones no sólo considerar la lógica y la mejor forma de alcanzar la meta, sino también las creencias, la cultura, las actitudes y prejuicios de las personas. Es de anotar que el medio ambiente para la toma de decisiones esta poyado por la información y la
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comunicación en donde los problemas desaparecen cuando la toma de decisión sea la más acertada. Los procedimientos que se manejan para la toma de una decisión están en marcados en los siguientes aspectos: - Identificación de un problema o necesidad. - Búsqueda de información - Desarrollo de alternativas - Evaluación de las alternativas - Selección de alternativas - Toma de decisión de la alternativa más viable. •
Presupuestos:
Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Es decir que los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros. Características de los presupuestos: - Es un documento formal, ordenado sistemáticamente. - Es un plan expresado en términos cuantitativos. - Es general, porque se establece para toda la empresa.
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- Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización. - Es diseñado para un período determinado. Clasificación de los presupuestos: * En relación con el nivel jerárquico: Los presupuestos pueden ser: - Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados. - Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas. - Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento. *
Por la forma en que se calculan pueden ser:
- Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. - Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha. - Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios por su utilización: Importancia de los presupuestos: - Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.
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- Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta. - Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias. - Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta. - Es un medio de control que permite controlar las operaciones. - Determina el límite y alcance de las erogaciones. - Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.
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LECCIÓN 3.2.2 LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Desde siempre el ser humano ha sido consciente de que la eficiencia se alcanza solo a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos; Ya que una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, se hace necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo). Por tanto, las organizaciones cada día deben ser más competitivas para lograr buenos resultados, para ello requieren del adecuado manejo de los diferentes recursos de la organización, con el propósito del mayor aprovechamiento de los mismos, en busca del fortalecimiento competitivo, mediante la disminución de los costos de producción y la obtención de productos o servicios de alta calidad, garantizando la supervivencia y el crecimiento de la organización. 1.3.2.2 Conceptos y Generalidades de la Organización Organización es una función administrativa a la cual se le ha dada un sinnúmero definiciones, por lo cual para efectos de estudio a continuación se presentan algunos conceptos por diferentes autores y conocedores del tema: Agustín Reyes Ponce : “Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" . Eugenio Sixto Velasco : “Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias
para
alcanzar
los
fines
establecidos
creando
unidades
administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." .
180
Koontz & O'Donnell : "Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa" . Joseph L. Massie : "La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes". El autor: La organización es una estructura que requiere de la interrelación de múltiples recursos para el desarrollo de actividades encaminadas al logro de tos
propósitos
empresariales;
mediante
el
establecimiento
de
áreas
especializadas y recursos específicos. Se puede evidenciar en los anteriores conceptos que la gestión empresarial requiere de procesos organizativos que permitan la orientación de procesos y actividades para el logro de los objetivos que se establecen en las empresas; ya que la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. Por lo anterior, la organización es una función empresarial que debe manejarse con cautela para que las decisiones a tomar sean las más acertadas, ya que esta suministra los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos específicos
del
ente
empresarial.
Por
ello
la
organización
trae
como
consecuencia una estructura que se debe considerar como marco que encierra e integra todas las funciones de una empresa, acorde al modelo determinado por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo y relación integral. Al inicio de cualquier proceso u actividad se debe organizar, determinando el objetivo que se quiere lograr y posteriormente establecer los recursos con se cuenta y los que realmente se requieren para la consecución de los objetivos y
181
metas propuestas, realizando procesos de análisis para realizar los ajustes pertinentes. Todo proceso organizacional esta enmarcado dentro
de los siguientes
elementos: Funcionales: Corresponden a los recursos humanos y la tecnología, los cuales hacen posible que la empresa cumpla con los objetivos establecidos, en donde las personas con su capacidad física e intelectual unida a los elementos tecnológicos buscan la realización de las actividades en forma fácil y rápida y a la vez que sean eficientes, productivas y se realicen con calidad. Estructurales: Estos elementos hacen posible que se generen espacios físicos adecuados
para
que
se
puedan
desarrollar
las
diferentes
actividades
empresariales, es decir que existan los espacios necesarios y adecuados para que las personas puedan cumplir con sus compromisos y a la vez la empresa cuente con un lugar especifico parea su ubicación, con ello se eleva el buen nombre de las organizaciones. Para terminar, los organismos empresariales requieren de procesos continuos de mejoramiento, en donde los diferentes actores que interviene deben asumir compromisos con las personas que tuvieron situaciones comprometedoras, pero que a la final es una forma de asumir responsabilidades. 2.3.2.2 Importancia de la organización - Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.). - La función de organización permite precisar actividades para lograr los objetivos propuestos. - Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
182
- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. - Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. - Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades. - Fortalece las capacidades de los directivos en la dirección y control de las actividades desarrolladas.. Básicamente la importancia de la organización esta dada en la dinamizaciòn de todos los planes de la empresa, en la medida que existan responsables por áreas y actividades los procesos se tornan mas eficientes y sencillos, al igual se fortalece las especialidades de las tareas con ello se genera mayor productividad y competitividad en la empresa. 3.3.2.2 Principios de la organización Los principios de la organización son los que permiten el cumplimiento y logro de los propósitos de la empresa, a continuación se presentan algunos principios básicos: * Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. * Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
183
* Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. * Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. * Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe. *
Difusión:
La
obligación
de
cada
puesto
que
cubre
autoridad
y
responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo. * Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. *
Coordinación:
Las
unidades
de
una
organización
siempre
deberán
mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos). Los procesos organizacionales deben aplicarse en todas las áreas de la organización, es decir que a lo largo del proceso administrativo la organización es fundamental, por que con ello se logra incrementar la productividad, entendiendo esta, como el mejoramiento y calidad de la producción con la optimización y uso de los recursos de la empresa. Es así que las empresas deben establecer objetivos y planes concretos, al igual actividades de control para medir el grado de cumplimiento, espacios adecuados, personal idóneo para el desempeño de las labores, la tecnología
184
necesaria,
calidad
de
materias
primas,
sistemas
de
producción
y
comercialización ajustados, etc. Los procesos organizacionales en una empresa se desarrollan mediante subsistemas y las relaciones entre las mismas, los subsistemas se pueden considerar como la relación entre trabajo – personas , cada una de ellas se forma por las tareas que debe realizar y las personas encargadas de cumplir con las mismas; de igual forma, las relaciones entre trabajo – personas se presenta como un resultado de la importancia comparativa que se da en cada unidad y la operación de la persona que ejecuta esas tareas respectivas. Básicamente los procesos en las empresas requieren de insumos, procesos y productos en donde los primeros son los recursos con que cuenta la empresa para poder realizar el proceso de transformación o prestación del servicio culminando con resultado que da fe si las actividades desarrolladas cumplieron realmente con lo que se había planificado, es importante tener en cuenta que los productos o servicios obtenidos debe ser el resultado del buen uso y aprovechamiento de los recursos (productividad) y a la vez cumplir con los requerimientos de calidad exigidos para que las empresas logren un reconocimiento por la gestión realizada en pro del cumplimiento misional.
LECCIÓN 4.2.2 LA RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EMPRESARIAL La responsabilidad y autoridad empresarial de los gerentes, jefes y supervisores debe estar enmarcada dentro de unas tareas específicas, para que se puedan ejercer acorde con la misión institucional. Según Joaquín Rodríguez Valencia: “La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados basado en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos. Este tipo de autoridad es impersonal, se deriva del puesto y no del individuo. La obligación muestra el trabajo asignado a un
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puesto y puede ser mental o físico para desempeñar una tarea, por ello las obligaciones deben definirse de manera clara, esto implica lo que debe hacerse en cada puesto, por ejemplo: las obligaciones de una secretaria. La responsabilidad se relaciona con el flujo de autoridad y las obligaciones, en tanto que el subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las políticas establecidas”.
1.4.2.2 La Estructura Organizacional. En toda empresa, sin importar su actividad económica o tamaño se requiere establecer una estructura que le permita hacer una adecuada distribución de los órganos o cargos que la componen.
Por lo cual, se debe diseñar una
estructura organizacional acorde a los requerimientos
de la empresas
que
debe ser plasmadas en un organigrama, el cual presenta la radiografía de los diferentes niveles de manera que se pueda identificar las diferentes áreas de la empresa al igual que las jerarquías de la misma, estas estructuras pueden clasificarse en lineal, Funcional, Línea y Staff. 1.1.4.2.2 Lineal: Este tipo de estructura concentra la autoridad en una sola persona, ya sea gerente o director, en donde el jefe toma todas las funciones, así como la responsabilidad del mando. De esta forma los subordinados desarrollan las actividades acorde con las instrucciones del jefe. Este tipo de organización se fundamenta más en la autoridad y responsabilidad que en las capacidades de las personas; por tanto cada subordinado es responsable ante su superior de jerarquía, es decir siempre hay un supervisos que con autoridad dirige a un subordinado (se aplica en las pequeñas empresas).
186
Al implementar una estructura lineal dentro de la empresa se deben tener en cuenta los aspectos positivos y negativos, como: Positivos: * Es sencilla y de fácil comprensión: debido a que la cantidad de cargos es relativamente pequeña, la cúpula solo representa un cargo centralizador y el subordinado únicamente se relaciona con su superior. * Clara delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados: Esto proporciona una jurisdicción notablemente precisa. *
Estabilidad
considerable:
Permite
el
funcionamiento
tranquilo
de
la
organización gracias a la centralización del control y de las decisiones por un lado y a la rígida disciplina garantizada por la unidad de mando por el otro. Negativos: * Rígida e Inflexible: La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal lo que dificulta la innovación y la adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas. * Excesivo énfasis en la jefatura: La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada, la organización lineal impide la especialización puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organización. 2.1.4.2.2
Funcional :
Esta estructura se establece acorde con la naturaleza de las actividades a realizar por departamentos o secciones, basándose en los principios de la división del trabajo, teniendo en cuenta las capacidades de las personas y el cargo a ocupar, los jefes se ubican por departamentos o áreas de la empresa cumpliendo una función especifica; el supervisor de todos los jefes es el
187
gerente o director de la empresa, quien verifica que las actividades se desarrollen acorde con los objetivos y misión institucional (aplicable a medianas y grandes empresas).
Aspectos a tener en cuenta en la estructura funcional
Positivos: * Proporciona el máximo de especialización a los diversos cargos de la organización : esto permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función y no en las demás tareas secundarias. * Permite la mejor supervisión técnica posible : Cada cargo reporta ante expertos en su campo de especialización. * Separa las funciones de planeación y de control de las funciones de ejecución : Existe una especialización de la planeación y del control, así como de la ejecución, lo cual facilita la plena concentración en cada actividad sin que deba prestarse atención a las demás. Negativos: * Esparcimiento, en consecuencia perdida de la unidad de mando: la sustitución de la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores. * Subordinación simple: Si la organización tiene problemas en la delegación de autoridad, también los presenta en la delimitación de las responsabilidades. * Tendencia a la competencia entre los especialistas: Puesto que los cargos son especializados en determinadas actividades tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque en los problemas que surgen.
188
3.1.4.2.2
Línea y Staff:
Este tipo de estructura organizacional combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las únicas formas para cubrir la organización en la pymes. Aspectos a tener en cuenta en la estructura Línea y Staff Positivos: * Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de autoridad. * Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff. La organización línea-staff se caracteriza por la existencia de órganos de línea y órganos de staff. Negativos: * Conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa: existe un probabilidad de conflictos entre los órganos de línea y los de staff basados en que el asesor de staff generalmente tiene mejor formación académica pero menor experiencia; el personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarles porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición, etc. * Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff: el tipo de organización de línea y staff puede llevar a desequilibrios y distorsiones inevitables.
A
continuación
se
presentan
algunos
ejemplos
de
estructuras
organizacionales teniendo en cuenta el tamaño de la empresa:
189
•
Organigrama de una pequeña empresa:
Los organigramas de las pequeñas empresas son sencillos, en donde inicialmente el gerente tiene que desarrollar varias funciones, a medida que la empresa se empiece a desarrollar y crecer las actividades gerenciales van siendo más especializadas:
•
Organigrama de una mediana empresa:
Los organigramas de las medianas empresas, ya presentan estructuras con mayores niveles jerárquicos y se observa más especialidades.
190
•
Organigrama gran empresa:
Las grandes empresas incrementan sus niveles de jerarquía y a la vez cada cargo tiene sus funciones y responsabilidades más especificas, debido al alto volumen de las operaciones, en Colombia las empresas que presentan este tipo de estructuras es muy reducido.
Los procesos organizativos de la estructura de responsabilidades y autoridad, debe tener en cuenta el tipo de empresa (industrial, comercial o de servicios), los procesos y actividades que tienen que aplicar para el cumplimiento de su misión o actividad y el mercado a cubrir (local, regional, nacional, etc), sin pasar por alto el talento humano y la óptima selección que se realice del mismo; ya que las organizaciones empresariales de hoy no son las mismas de ayer, los cambios que diariamente surgen en el mundo ejercen una notoriamente influencia en el desarrollo de sus actividades; que conlleva a que cada uno de sus componentes se ajusten a estos cambios. Cada factor productivo debe trabajar de manera eficaz en el logro de los objetivos que estos cambios conllevan; y es aquí donde se llega a realizar el tratamiento del talento humano como capital humano, es a este factor a quien debe considerarse de real importancia para aumentar sus capacidades y elevar sus aptitudes al punto tal en que se encuentre como un factor capaz de valerse
191
por si mismo y entregarle lo mejor de si a su trabajo, sintiéndose conforme con lo que realiza y con como es reconocido. La gestión que comienza a realizarse ahora ya no está basada solo en elementos como la tecnología y la información; sino que la clave de una gestión acertada está en el talento humano que en ella participa. Lo que hoy se necesita es desprenderse del temor que produce lo desconocido y adentrarse en la aventura de cambiar interiormente, innovar continuamente, entender la realidad, enfrentar el futuro, entender la empresa y nuestra misión en ella. Aun cuando los activos financieros, del equipamiento y de planta son recursos necesarios para la organización, los empleados - el talento humano - tienen una importancia sumamente considerable. El talento humano proporciona la chispa creativa en cualquier organización. La gente se encarga de diseñar y producir los bienes y servicios, de controlar la calidad, de distribuir los productos, de asignar los recursos financieros, y de establecer los objetivos y estrategias para la organización. Sin personal eficiente es imposible que una organización logre sus objetivos. El trabajo del gerente en una empresa no es manipular los empleados, sino reconocer lo que los motiva y contribuir a la realización de actividades que ayuden a cumplir con la misión y metas de la organización en todas sus áreas. En este sentido, dentro de la estructura organizacional la adecuada selección de personal se convierte en un elemento clave, ya que precisamente el talento humano es el eje dinamizador que permite la consecución de todos y cada uno de los objetivos propuestos por la empresa en cada una de sus áreas, por tanto se requiere de tener en cuenta los siguientes interrogantes: · ¿Que persona se requiere?, ¿Cuántas personas hacen falta?, ¿A que medios se debe recurrir para buscar?, ¿Qué métodos deben aplicarse para reclutar las personas mas adecuadas?, ¿Cuáles procesos se deben aplicar para seleccionar las persona más calificadas?; , para lograr una estructura organizacional optima
192
que satisfaga la necesidades empresariales y le permita responder de la mejor manera ante los retos que impone día a día el entorno nacional e internacional. Por lo anterior, la importancia de la selección de personal radica en que permite buscar las personas más adecuadas, requiriendo menor tiempo de adaptación, menor capacitación generando mayor productividad y eficiencia en el trabajo; al igual la selección permite otorgar el cargo adecuado a las personas, por que se reconoce las capacidades de las mismas garantizando una mayor satisfacción, compromiso y estabilidad laboral; que a su vez pueden ser regidas por normas que orientan o guían el desarrollo
de las diferentes
actividades en un ambiente más armonioso; lo cual es benéfico para la organización y las personas por que permite continuidad en los procesos de manera eficiente.
LECCIÓN 5.2.2 NORMAS DISCIPLINARIAS EN LA EMPRESA
Teniendo en cuenta que la estructura organizacional agrupa las diferentes áreas de actividad y los niveles de autoridad y jerarquía que existen en la empresa; los cuales tienen funciones y responsabilidades específicas que deben
ser
desarrolladas de
manera
coordinada
en
pro
del
excelente
funcionamiento de la empresa, es indispensable agrupar e implementar ciertas normas o condiciones que faciliten dicha labor. 1.5.2.2 El manual de Funciones: Es un documento que orienta a las personas que se vinculan a las organizaciones para desarrollar alguna actividad; este manual de funciones debe ser elaborado por el departamento de talento humano, teniendo en cuenta las necesidades de cada cargo.
193
El manual contiene, el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas, para servir de guía y orientación en el desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa; ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores.
También se
establecen con claridad las responsabilidades y las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente de manera resumida las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones. Tanto los informes, como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
Entre otros propósitos, el manual de
funciones debe satisfacer los requerimientos de la organización en materia de productividad, eficiencia operacional, y calidad de los productos o servicios; y el de satisfacer las necesidades del individuo en lo relativo al despertar y encontrar interés, desafío y posibilidades de realización en el cargo. 2.5.2.2 El reglamento interno de trabajo El reglamento interno de trabajo es un conjunto de normas disciplinarias que tienen por objeto revisar continuamente el comportamiento de los empleados frente a los compromisos adquiridos, por ley las empresa que cuenten con más de cinco empleados deben contar con un reglamento interno de trabajo en un lugar visible. Para culminar, las normas disciplinarias tienen por objeto ejercer un control sobre el comportamiento de los empleados frente a sus actividades con el objeto de mantener el orden y asegurar el desarrollo de las actividades, este reglamento hace parte del contrato individual del
empleado, por lo cual
194
contiene disposiciones normativas acordes con el código sustantivo de trabajo, sobre los aspectos que se presentan a continuación: - Indicaciones del patrono y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento. - Condiciones de admisión, aprendizaje y periodo de prueba. - Hora de entrada y de salida de los trabajadores. - Horas extras y trabajo nocturno: su autorización, reconocimiento y pago. - Días de descanso legalmente obligatorio, vacaciones remuneradas, permisos, especialmente en lo relativo a de comisiones sindicales. - Salario mínimo legal convencional. - Lugar, día horas de pago y periodo que lo regula. - Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el patrono suministre. - Prescripciones de orden y seguridad. - Indicaciones para evitar los riesgos profesionales. - Orden jerárquico de los representantes del patrono, jefe de sección, coordinadores y supervisores. - Obligaciones y prohibiciones especiales para el patrono y los trabajadores. 3.5.2.2
Normas de seguridad industrial
El manual de higiene y seguridad industrial contempla, la protección y preservación de los recursos humanos, que garanticen condiciones ambientales y personales para la ejecución de sus actividades, por ello se deben detallar todas las actividades que se deben desarrollar en la empresa con el fin de cumplir con los requerimientos de gobierno. Los manuales de higiene y seguridad en el trabajo son aspectos que se deben manejar en las organizaciones para proteger de los riesgos y amenazas de los trabajadores en el desempeño de las tareas, por ello se deben tener en cuenta lo siguientes: · Higiene y salud: Es el área encargada que se encarga del mantenimiento de condiciones de trabajo higiénicas y saludables buscando la calidad de salud
195
y calidad de vida de los trabajadores, para el logro de estos objetivos se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: - Exigir una certificación médica como requisito para vinculación a la empresa, para conocer el estado de salud de la persona. - Realizar exámenes médicos periódicamente para garantizar las condiciones de salud de los trabajadores. - Contar con un consultorio médico para casos eventuales. - Realizar campañas de vacunación u orientaciones en caso quye se presenten epidemias. - Controlar las condiciones ambientales en la empresa, para erradicar condiciones insalubres. La higiene y la salud es un factor que se debe aplicar de manera general y preventiva para evitar el desarrollo de enfermedades en la empresa, garantizando la calidad de vida de toda la comunidad que se encuentra desarrollando las diferentes actividades en la empresa. · Ambiente de trabajo: Todas las actividades en una organización deben realizarse en un espacio determinado, el cual puede ser agradable o no, dependiendo de las mismas actividades a que se dediquen las empresas (comerciales, industriales, de servicios); algunos espacios gozan de todas las bondades de una oficina moderna, otras en donde las personas tienen que soportar calor, ruidos, frío, gases etc. por ello existen condiciones ambientales saludables y condiciones ambientales insalubres, condiciones ambientales seguras y condiciones ambientales peligrosas y riesgosas. Es así como se debe tener en cuenta lo siguiente: •
La iluminación: Hace referencia a la cantidad de luz que incide en el área de trabajo de las personas, los estándares de iluminación se deben establecer de acuerdo con el tipo de tarea a desarrollar para de esta forma determinar el grado de concentración visual necesario para la ejecución de la tarea, por tanto la luz debe ser: suficiente (luminosidad no sea poca ni demasiada), constante y uniformemente distribuida (no presenten altibajos).
196
•
Ruido: El ruido es un factor que se debe controlar por que cuando es muy fuerte puede afectar la salud del trabajador afectando su capacidad de audición.
· Seguridad del trabajo: Es el conjunto de actividades relacionados con la prevención de accidentes y con la eliminación de accidentes y la eliminación de condiciones inseguras de trabajo, para ello se debe establecer las siguientes actividades: •
Ubicar los procesos o áreas de mayor riesgo en el trabajo par eliminarlas o reducirlas.
•
Establecer normas de seguridad para todas las actividades de la empresa que impliquen algún riesgo de accidente o alguna condición insegura.
Realizar jornadas educativas para concientizar los trabajadores para respetar las normas de seguridad, y que utilicen los elementos necesarios para evitar y disminuir los riesgos. Para terminar, es necesario hacer una valoración del puesto de trabajo o cargos de la empresa para de esta forma determinar algunos factores como: nivel
educativo,
experiencia
profesional,
esfuerzo
físico,
concentración
necesaria, responsabilidad por maquinas y equipos y responsabilidad por dinero, lo cual permite bajo una ponderación establecer una clasificación de puestos de tal manera que se logre implementar una estructura organizacional eficaz y eficiente que contribuya con el desarrollo y crecimiento empresarial.
197
CAPITULO 3.2 LA DIRECCIÓN, EL CONTROL Y LAS MEGATENDENCIAS ADMINISTRATIVAS.
Introducción La dirección y el control empresarial permiten orientar las diversas acciones hacia el logro de los objetivos establecidos mediante una orientación y retroalimentación permanentes, por tanto la dirección busca dinamizar las diversas acciones de los individuos hacia un trabajo integral entre las partes que conforman la estructura organizacional, es así como la fundamentación de la dirección se enmarca en la búsqueda del máximo compromiso de los empleados en pro de mejorar permanentemente la productividad de la empresa para ser mas competitivos, al igual se abordaran algunos conceptos y practicas sobre las megatendencias administrativas, entendiendo estas como la razón de ser de la administración, es decir las empresas se crean para obtener resultados efectivos y eficaces, en donde la calidad, las alianzas, los convenios, el ajuste en los procesos, la contratación y otros, son herramientas que se hacen cada día mas indispensables en la administración y gerencia de las organizaciones. Acorde con lo anterior, se puede afirmar que el rendimiento de los trabajadores en una empresa depende de las orientaciones de quienes dirigen, lo cual se puede fortalecer mediante mecanismos de control en los diferentes procesos y actividades a desarrollar, en donde la información permitirá la generación de retroalimentación sobre los resultados obtenidos, con lo cual se busca de manera permanente ajustar los procesos, para lograr mayor calidad, eficiencia, eficacia y productividad en las organizaciones. Para terminar, los administradores o gerentes deben brindar una orientación apropiada
al
personal
vinculado
en
la
empresa
buscando
un
clima
organizacional adecuado en donde cada uno de los miembros se sienta
198
motivado y comprometido con las labores a desarrollar; de igual forma se deben desarrollar métodos de medición y control que permitan identificar errores y fallas respecto a lo planificado. Objetivos Específicos - Mostrar la importancia de la dirección en el desarrollo empresarial. - Explicar los procesos de las labores directivas y de control en la empresa. - Analizar la influencia del medio ambiente y la comunicación en el desempeño de los trabajadores. - Explicar la importancia de un sistema de control eficiente. - Describir algunas técnicas de control administrativo. - Mostrar la importancia de las megatendencias administrativas en la gestión empresarial. Lección 1.3.2
La Dirección Empresarial
Lección 2.3.2 Elementos de la Dirección Empresarial Lección 3.3.2 El Control en la Empresa Lección 4.3.2 Las necesidades de Control en la Empresa y Técnicas para su aplicación. Lección 5.3.2 Las Megatendencias Administrativas Conclusiones La dirección, el control y las megatendencias administrativas, son elementos necesarios
e
imprescindibles
cuando
se
administra
o
gerencia
una
organización, por que permite mejorar la calidad, afrontando los cambios que se presentan en los entornos, buscando la generación de mayores valores en los procesos, mayor productividad, evaluación de desempeño, en las diferentes áreas de la empresa (comercial, administrativa, producción, talento humano y financiera).
199
LECCIÓN 1.3.2 LA DIRECCIÓN EMPRESARIAL
1.1.3.2 Conceptos y Generalidades de la Dirección Empresarial Es una función administrativa que se relaciona directamente con la manera por medio de la cual se alcanzan los objetivos de la empresa mediante la orientación y acompañamiento de las diferentes actividades a realizarse de tal manera que se ejecuten de la mejor forma posible y que contribuyan positiva y efectivamente al logro de los objetivos propuestos. El desarrollo de esta función implica ejercer autoridad sobre otras personas, disponer de los elementos necesarios para apoyar sus actividades y determinar un sistema de normas que orienten la conducta y actuación del personal. La dirección es una actividad que incluye el desarrollo de diferentes actividades,
como:
activación,
comunicación,
motivación,
liderazgo,
coordinación y toma de decisiones en donde se involucra de manera directa el recurso humano, por ser este quien ejecuta cada una de las actividades que se realizan dentro de la empresa, por lo cual ésta debe contribuir al logro de la satisfacción de sus necesidades de tal manera que puedan desarrollar los más altos niveles de productividad. La dirección implica transmitir a las personas de manera fácil y rápida lo que ellas deben hacer y lograr; dándoles a conocer cuales son los objetivos o fin que busca la empresa para posteriormente los administradores lideren, influyan y persuadan a los subordinados para que coloquen su máximo potencial, esfuerzo y dedicación en la realización de sus tareas con miras a la obtención de resultados efectivos que contribuyan a la consecución dichos objetivos y metas empresariales. Es decir, constituye el proceso mediante el cual se influye a las personas para que contribuyan al logro de las metas del equipo de trabajo y por ende de la empresa.
200
Existen diversas definiciones de dirección, por lo que se citarán algunos autores para ampliar un poco más nuestro concepto. Respecto del concepto de dirección, Samuel Certo, dice: “es un proceso mediante el cual los administradores buscan influir sobre los subordinados para lograr sus metas, y esto es a través de la comunicación”.5 George Terry, afirma: “Es la relación en que una persona o líder influye a otras a trabajar unidas espontáneamente, en labores relacionadas, para llevar a cabo lo que el líder desea”6. Rodríguez Valencia, la define como el órgano ejecutivo de un organismo social, encargado y responsable de realizar los fines del mismo, de acuerdo con los objetivos y normas generales fijados por los órganos superiores. Por su parte, Ramírez Cardona, dice que la dirección hace referencia al conjunto de acciones que indican el camino o el rumbo que debe seguir la empresa y también al conjunto de enseñanzas y preceptos que orientan y conducen a los grupos humanos que trabajan en ella.
La dirección en esencia consiste en guiar a un grupo de personas para que logren los objetivos de la empresa, lo cual implica mandar, influir y motivar de manera adecuada para que realicen las tareas delegadas oportunamente. La función de dirección es desarrollada por la gerencia y administradores de la empresa., por lo cual el papel que desempeña el gerente es primordial e indispensable porque es precisamente él quien mediante su gestión influye positivamente, lidera las acciones y promueve la creación de una atmósfera adecuada para fomentar en los empleados el espíritu de lucha y deseo de colaboración que los impulsa a desarrollar todo su potencial en pro de la organización. 5
CERTO, Samuel. Administración moderna. Ed. Interamericana
6
TERRY, George. Principios de la administración. Ed. CECSA.
201
Dentro de las organizaciones se presentan diferentes estilos de dirección los cuales influyen directamente sobre el comportamiento y productividad de las personas. Según Douglas McGregor se pueden distinguir dos tipos o estilos de dirección: •
El Estilo Tradicional: se apoya en la teoría equis (X), la cual hace referencia a que el esfuerzo administrativo del grupo organizacional se enfoca únicamente hacia el logro de los objetivos básicos; porque considera que el hombre trabaja por incentivos meramente económicos, son perezosos y les gusta evadir el trabajo si es posible, para que trabaje debe ser estrictamente dirigido y controlado para cumplir con el mínimo desempeño, la mayoría de las personas son pasivas y metódicas, no les gustan los riesgos, le temen al cambio por lo que prefieren ser dirigidos y controlados.
Este estilo de dirección coarta la libertad del ser humano para desarrollar capacidades y habilidades de innovación y creatividad porque se crea dependencia a las normas y costumbres tradicionales que le impiden evolucionar laboral y personalmente hacia el logro de los objetivos, lo que va en detrimento de productividad y eficiencia empresarial. •
El Estilo Innovador: para hacer análisis de este estilo de dirección propuso la teoría Y, la cual se fundamenta en que se reconoce que existe una tendencia del ser humano a innovar, a desarrollar el talento, a buscar realizaciones novedosas, a asumir mayores responsabilidades y tiende a la auto dirección y al autocontrol. Este estilo es innovador, eminentemente creativo que busca la promoción del hombre mediante el apoyo de una dirección estimulante y motivadora para que logre cada vez mejores resultados en su labor.
El estilo innovador se caracteriza por su capacidad para: Descentralizar y delegar funciones, enriquecer cada cargo con modalidades y métodos nuevos,
202
dar participación en los procesos de toma de decisiones, dar oportunidad de autoevaluación del desempeño. Un estilo de dirección adecuado debe ser aquel capaz de generar en el subordinado un alto grado de motivación que le permite incrementar su nivel de eficiencia y productividad con altos estándares de calidad que conlleve a la empresa a lograr una mayor competitividad. 2.1.3.2
Importancia de la Dirección
Una vez establecidos los objetivos de la empresa, definida la planeación y organizadas las diferentes actividades a desarrollar; es imperante la necesidad de implantar un sistema de dirección apropiado mediante el cual se logre la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, su capacidad de liderazgo para aprovechar al máximo el potencial de cada miembro de su organización, su capacidad innovadora y creativa y capacidad para tomar decisiones; las cuales a su vez permiten el logro de los objetivos organizacionales. La dirección es una herramienta valiosa en el proceso administrativo de la empresa, porque personifica su elemento más decisivo, ya que de el se emanan las diferentes decisiones que repercuten directamente sobre el buen funcionamiento de la empresa y cuyo cumplimiento depende en gran medida de la adecuada conducción y orientación que se haya hecho la persona encargada. Por lo tanto, para que el sistema de dirección ha implementar sea acertado y pueda cumplir con sus objetivos deberá: permitir la participación de los diferentes niveles, desarrollar un carácter humanístico dentro de la organización por que principalmente esta dirigido hacia el recurso humano, incentiva la integración individual y grupal, orienta y motiva hacia la actuación en procura de lograr unos objetivos. Teniendo en cuenta que la dirección básicamente es dirigida hacia el recurso humano, y comprende el proceso de ejercer influencia sobre las personas para que apoyen la labor directiva mediante la correcta y oportuna realización de
203
sus deberes. La empresa debe buscar y seleccionar el estilo de dirección apropiada que se ajuste a sus necesidades y requerimientos, porque la forma como son dirigidas las personas genera un determinado comportamiento individual y grupal. Por lo cual, la responsabilidad de un gerente no se puede limitar a influenciar y manipular a los subordinados, sino que debe ir más allá y buscar los medios para motivarlos y contribuir a la realización de sus actividades de tal manera que sean más productivos e innovadores y estén dispuestos a responder a los diferentes cambios que se puedan presentar.
3.1.3.2 Fases del Proceso de Dirección Se refiere a la manera por medio de la cual se ejecuta un propósito. En el se distinguen tres fases básicas para su efectivo desarrollo: * Mando o Autoridad: Se expresa mediante la capacidad y habilidad que posee una persona para tomar decisiones y exigir su inmediato cumplimiento mediante la expedición de órdenes que otros deben cumplir; es decir, para ejercer la autoridad gerente o administrador necesariamente debe delegar funciones y responsabilidades de tal manera que se garantice el cumplimiento de las diferentes tareas en pro del logro de los objetivos empresariales. Dentro de las organizaciones se puede distinguir diferentes clases de autoridad como: la autoridad Jurídica, es otorgada a los individuos para revestirlos del poder suficiente para exigir el cumplimiento de las tareas; y la autoridad moral, es concedida de acuerdo a las cualidades, habilidades, conocimientos, experiencia y prestigio que posee una persona, lo cual le da el derecho a intervenir en la ejecución de actividades sin tener autoridad formal. Del manejo que haga el gerente o administrador de los diferentes tipos de autoridad que le son conferidas depende el desarrollo de una dirección eficiente. * Comunicación: es un proceso mediante el cual se intercambia ideas, opiniones e información entre dos o más personas con el fin de hallar un
204
determinado comportamiento por parte del receptor. Mediante el desarrollo de una comunicación efectiva el gerente podrá liderar, incentivar y manejar los grupos de la mejor manera posible, ya que la transmisión de información es clara y oportuna, lo cual permite que las acciones sean desarrolladas correctamente. * Supervisión: Es la última fase del proceso de dirección, consiste en vigilar que las tareas se realicen de acuerdo a lo planeado y ordenado. Es propia de los niveles inferiores de dirección, denominados supervisores inmediatos los cuales solo tienen a su cargo obreros o empleados que llevan a cabo las órdenes e instrucciones dadas. La supervisión es realizada simultáneamente a la ejecución de las labores; por eso, la actitud del supervisor frente al grupo influye de manera decisiva sobre el ambiente de trabajo y por tanto en la cantidad y calidad de trabajo que se desarrolle. La supervisión se puede aplicar de manera restrictiva o moderada, en la primera el supervisor se obliga a cumplir con determinados parámetros de producción, generalmente a producir con cierta cantidad de bienes; por lo cual el grupo de subordinados deberá dedicar todos sus esfuerzos exclusivamente a cumplir dicha labor. El personal no tiene libertad ni autonomía en su trabajo; por su parte la supervisión moderada es más flexible permitiéndole al trabajador cierto grado de libertad en el cual puede aprovechar su iniciativa, mostrarse más satisfecho con su trabajo y por ende incrementar su productividad. De acuerdo a estos dos tipos de supervisión el empresario deberá decidir cual es la más adecuada para supervisar sus funciones, pero teniendo en cuenta el tipo de trabajo y las características del personal que lo realiza. La
supervisión
empresario
emplea
aplicarla
de
diferentes manera
recursos
sistemática
que de
le
permite
acuerdo
a
al sus
necesidades. Los recursos que utiliza son:
205
- Los planes de trabajo: muestran por escrito las diferentes actividades que deben realizar los empleados. - Reuniones: se realizan entre el supervisor y sus empleados, deben hacerse de manera periódica con el fin de informar sobre las actividades a realizar. - Visitas periódicas: deben hacer regularmente dependiendo del tipo de trabajo que desarrollen los empleados; consiste en visitar a cada uno de los empleados en su lugar de trabajo para conocer personalmente cuales son las necesidades o falencias que se presentan. - Rendición de informes: se debe realizar periódicamente, en donde se detalla cada una de las actividades que se han realizando, los inconvenientes encontrados, si se ha cumplido con los objetivos, etc. El informe deberá ser claro y conciso para facilitar el proceso de supervisión. 4.1.3.2 La comunicación en el Proceso de Dirección La comunicación constituye un elemento básico en el desarrollo de la función de dirección; por que sin ella no se puede trasmitir ideas e información, dar ordenes, motivar e inducir los diferentes miembros de la organización a que participen activamente en la ejecución de las tareas, entonces sin ella la labor directiva no tendría razón de ser. Por lo cual, los directivos reconocen la importancia de implementar eficientes sistemas de comunicación dentro de la organización que le permitan aplicar técnicas de motivación, liderazgo y manejo de grupos en donde se hace conveniente tener acceso a gran cantidad de información para tomar decisiones acertadas, identificar problemas, etc. Las empresas constituyen unidades sociales que a su vez están conformadas por personas que interactúan constantemente entre si, por tal razón la comunicación desempeña un rol importantísimo en la medida en que facilita las relaciones laborales y personales entre los directivos y los subordinados en pos de lograr que la planeación administrativa sea ejecutada eficazmente y que el control administrativo se aplique con efectividad; de tal manera que se
206
disminuya los conflictos y la incertidumbre y se logren los objetivos propuestos.
La comunicación dentro de las empresas es fundamental; por lo tanto los directivos son los responsables de diseñar e implementar canales de comunicación eficientes que permitan el intercambio de información de manera clara y oportuna para facilitar su entendimiento y comprensión de tal manera que permita la correcta ejecución y el máximo rendimiento por parte de los subordinados. Entonces, de acuerdo a lo anterior se puede decir que el éxito
de
las
empresas
esta
determinado
por
la
capacidad
de
sus
administradores para comunicarse.
El proceso de comunicación exige por lo menos de la existencia de dos personas: la que transmite y la que recibe e interpreta la información, los cuales utilizan un determinado código y un canal específico. El emisor representa la persona de quien procede el mensaje que va dirigido a otro individuo o a un grupo; mientras que el receptor es quien recibe el mensaje y asimila la información que le ha sido comunicada. En este proceso debe haber una relación de bilateralidad, es decir tanto el emisor como el receptor esperan una respuesta inmediata o posterior al mensaje.
La información es comunicada utilizando diferentes canales, lo cual determinan la existencia de diferentes tipos de comunicación, dentro de los cuales se pueden citar:
Formal : Es aquella comunicación que se desarrolla siguiendo algunas reglas que exige un grupo, por ejemplo juntas, reuniones o entrevistas. Dentro de las organizaciones se utiliza para comunicar información relacionada con el
207
trabajo. Puede utilizar canales directos no utiliza ningún intermediario, o indirectos en los que para transmitir la información utiliza dos o más intermediarios entre el emisor y el receptor. Este tipo de comunicación se recomienda que se haga utilizando medios escritos a través de documentos para evitar que el mensaje sea distorsionado y haya pérdida total o parcial de información. Informal : Son utilizados por las personas para establecer relaciones interpersonales dentro de la empresa. Igual que la comunicación formal puede utilizar canales directos e indirectos y medios orales o escritos. Descendente: Este tipo de comunicación se da dentro de la empresa desde los niveles jerárquicos superiores hacia los subordinados. Generalmente se basa en la emisión de órdenes e instrucciones. Ascendente: Es la comunicación que se establece entre los subordinados y los niveles jerárquicos superiores de la empresa. Generalmente comprende la presentación de informes de gestión.
5.1.3.2 La Dirección Estratégica
La dirección estratégica en las organizaciones hace referencia a una dirección prevista de orientaciones con prospectiva, por tanto esta herramienta administrativa permite a los administradores o gerentes manejar la autoridad mediante sistemas de comunicación orientados al fortalecimiento de la productividad de las personas mediante estrategias que generen motivación y autocontrol, en donde los esfuerzos de todos los miembros estén orientados con una visión futurista para lograr la eficiencia y efectividad organizacional. Por tanto, el reto de alcanzar la eficiencia en una organización, nos garantiza por ejemplo en la producción que cuanto mas eficiente sea una planta
208
industrial, menor será el costo necesario para elaborar un producto. Este sentido de eficiencia es extensible al resto de áreas como la comercialización, gestión de stocks, investigación, desarrollo tecnológico, infraestructura, y manejo del personal si se cumple en todas las áreas podrá alcanzar una eficiencia superior. Por lo anterior, el administrador debe analizar las interrelaciones e interacciones de los sistemas externos de la empresa, para evaluar con el personal la incidencia que estas pueden tener en las operaciones que desarrolla la empresa y de esta forma tomar los correctivos pertinentes mediante orientaciones estratégicas que permitan el logro de resultados mas eficientes y efectivos, es así como se ve reflejado como los gerentes mediante la dirección colaboran a las personas para que satisfagan sus necesidades y utilicen todo su potencial para lograr la realización de las metas previstas en la empresa.
209
LECCIÓN 2.3.2 ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN EMPRESARIAL
Para desarrollar una adecuada gestión empresarial se requiere identificar los elementos que componen la función de dirección, para de una u otra forma poder establecer responsabilidades y delegar autoridad e implementar un sistema de dirección acorde a las necesidades de la empresa.
Dentro de los
más relevantes se encuentran: 1.2.3.2 Responsabilidad de quien ejerce la acción de dirigir. Sin importar el grado de organización que se desarrolle dentro de la empresa, la dirección debe asumir el reto de conducir la empresa hacia el éxito y para ello deberá asumir funciones como: planear, organizar, dirigir, controlar, comunicar,
coordinar,
e
integrar
convenientemente
todos
los
recursos
disponibles en pos de los objetivos propuestos. Quien ejerce la dirección generalmente recibe distintas denominaciones director, jefe, presidente, gerente, empresario, etc.; y precisamente es sobre él que recae toda la responsabilidad porque es el encargado de gerenciar la empresa a través del desarrollo de diferentes actividades y una adecuada toma de decisiones que le permita diseñar un curso de acción apropiado en donde pueda ejercer y delegar autoridad para cumplir con las funciones que le ha sido asignadas. El gerente tiene el deber de orientar, asesorar, motivar y controlar el accionar de sus subordinados mediante la aplicación de diferentes herramientas para evitar desviaciones que le impidan y dificulten el logro de los objetivos empresariales, porque dentro de sus funciones esta delegar autoridad más no responsabilidad; es decir es el responsable directo de los resultados obtenidos, lo cual a su vez le da la potestad para tomar las decisiones mas convenientes
210
sobre
los
diferentes
aspectos
que
afectan
directamente
su
actividad
empresarial. 2.2.3.2 El Ambiente en que se Desarrollan las Actividades: El medio ambiente que rodea la empresa influye considerablemente en las acciones de los directivos y los subordinados. Por lo tanto las condiciones del ambiente de trabajo deben ser óptimas, ya que las restricciones físicas y sicológicas entorpecen el correcto
desarrollo
de
las diferentes labores
empresariales y por ende los esfuerzos deben ser mayores y los objetivos y planes sufren demoras que afectan directamente la productividad. Un ambiente interno adecuado le permite al personal involucrado en los diferentes procesos aprovechar toda su capacidad, conocimientos, destrezas y habilidades en la ejecución de sus tareas, desarrollar un alto grado de pertenencia y motivación que lo impulsa a trabajar de la mejor manera posible incrementando su productividad en pro de la consecución no solo de los objetivos
empresariales
sino
también
de
los
personales
como
la
autorrealización, mayores ingreso, etc. En este sentido es deber de los administradores identificar los diferentes factores del medio que influyen negativamente sobre el buen desempeño de los trabajadores, como: el hacinamiento, la temperatura, mala iluminación, falta de aseo, etc.; además debe fortalecer y aprovechar las condiciones favorables para crear un ambiente optimo en el que puedan los subordinados desarrollar
correctamente
sus
actividades
y
expresar
libremente
sus
expectativas, sentimientos, emociones y a la vez incrementar rendimiento y productividad. 3.2.3.2 Competencia de los Subordinados: La evaluación de desempeño permite hacer un seguimiento continuo y planeado de la labor de los empleados, para determinar los resultados, progresos o deficiencias. Por lo tanto, el administrador deberá utilizar
211
diferentes técnicas que le permitan evaluar el desempeño del trabajador y calificar sus logros para decidir el incremento salarial, su promoción, ascenso o traslado y las metas que deberá cumplir para el siguiente periodo. Además de considerar estos aspectos se debe incluir un análisis del comportamiento, trabajo en equipo, cooperación, sus aportes, ideas, innovaciones, etc. Porque la empresa no es un conjunto de trabajos individuales, sino un conglomerado de relaciones de trabajo en equipo que facilitan la consecución de los objetivos y metas de la empresa.
El gerente deberá convertirse en un líder capaz de potencializar los conocimientos, habilidades y destrezas de sus subordinados para motivarlos e influirlos para lograr que estos se conviertan en verdaderos colaboradores dinámicos y comprometidos con los objetivos empresariales. Para lo cual, deberá implementar una dirección basada en el conocimiento y análisis de aspectos como: la plena identificación de los objetivos de la empresa y de las personas que hacen parte de ella, conocer las características, necesidades y anhelos de los individuos que están bajo su responsabilidad, identificar las actitudes de la clase dirigente frente a los subordinados; lo que lo ayudará a desarrollar una dirección efectiva en el corto y mediano y largo plazo.
La posibilidad de dirigir con éxito esta dada por la capacidad del administrador o gerente para persuadir a los integrantes de la empresa a cumplir sus tareas y de la manera en que logre integrar todos y cada uno de los recursos de que dispone para brindarle a sus subordinados condiciones optimas de trabajo que le motiven y lo lleven a maximizar sus esfuerzos.
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LECCIÓN 3.3.2 EL CONTROL EN LA EMPRESA 1.3.3.2 Conceptos y Generalidades Es un proceso a través del cual los administradores y empresarios desarrollan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el rendimiento obtenido con los estándares establecidos por las organizaciones para estar en capacidad de aplicar a tiempo las medidas correctivas necesarias que subsanen las falencias y errores que se haya presentado y encausar nuevamente las acciones de acuerdo a lo planeado, organizado y dirigido con el fin único de alcanzar los objetivos trazados. Su función primordial consiste en verificar si todo se está haciendo de conformidad con lo que fue planeado y organizado para identificar los errores y desviaciones bien sea en la planeación o la ejecución a fin de corregirlos mediante la aplicación de acciones correctivas, que eviten su repetición en el futuro. El concepto de control es muy extenso y variado, por lo tanto se citaran algunos planteamientos de diversos autores: - Koontz y O”Donell : El control implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. - Idalberto Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. - George Terry : El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. - Robert C. Appleby : Control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la
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empresa
como
los
planes
para
alcanzarlos
se
cumplan
económica
y
eficazmente. - Guzmán Valdivia L.: Define el control así: Consiste en identificar los diferentes medios que nos permite comparar los resultados estimados. A fin de corregir desviaciones o vencer los obstáculos que se hubieren presentado en la realización de los programas. Estos planteamientos nos brindan las bases suficientes para que a partir de ellos podamos establecer nuestro propio concepto. Teniendo en cuenta que éste puede ser orientado desde diferentes puntos de vista en donde se utilizan términos como, por ejemplo: verificar, regular, comparar, limitar y restringir, etc. dentro de los cuales se puede enmarcar un concepto claro. Ahora, que ya hemos aclarado y definido el concepto de control nos enfrentamos a la necesidad de identificar cuales son los objetivos del control; los cuales se sintetizan de la siguiente manera: * Comparar los resultados de la actividad con los objetivos asignados a los responsables de obtener estos resultados. * Proporcionar información confiable sobre el tipo y el tamaño de las desviaciones que pueden presentarse entre lo planeado y los resultados. * Diseñar política, reglas y medios para evaluar dichas desviaciones. * Facilitar y suministrar la información suficiente y necesaria para efectuar la una adecuada toma de decisiones, es decir para que se pueda formular las medidas correctivas a aplicar. * Identificar las causas que provocaron las desviaciones para modificarlas de manera favorable, actuando sobre los factores internos y externos. * Lograr que los administradores mantengan una constante atención sobre el desarrollo de las operaciones para hacer los respectivos análisis que le permita
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detectar cambios o desviaciones que puedan alterar su normal desarrollo y así evitar que se vuelvan a suceder en el futuro. * Apoyar y guiar la actividad de los ejecutores manteniendo sus esfuerzos en línea con los objetivos y metas perseguidos por la empresa. * Verificar que los recursos y medios de la empresa sean utilizados en la cuantía prevista para cumplir con los objetivos de la misma, es decir que sean utilizados de manera eficiente.
El
control,
es
una
función
administrativa
que
se
debe
desarrollar
constantemente con el fin ayudar a los administradores en el logro de los objetivos empresariales, pero que sin embargo durante su proceso se presentan una serie de falencias e inconvenientes que generalmente son consecuencia de la falta de coordinación entre el sistema aplicado y los requisitos para un control eficiente. Por lo cual, se hace imprescindible la exigencia de dos requisitos fundamentales para que el control sea calificado como efectivo: •
Debe estar apoyado en un plan: para posteriormente poder hace una comparación entre lo planeado o proyectado y lo que se esta haciendo o lo que ya se ha ejecutado. Estos planes deberán ser claros y concisos.
•
Debe tener una estructura organizacional definida y clara: para facilitarle al administrador la labor de integración y coordinación entre las diferentes
áreas
funcionales
y
para
determinar
responsabilidades
individuales de acuerdo a su función. Para que el control sea efectivo, no debe ser considerado como una función aislada; sino que por el contrario como una unidad que se complementa vitalmente con la planeación, la organización, la dirección, etc. para contribuir de manera más eficaz y eficiente al bienestar de la empresa.
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2.3.3.2 Importancia del control en la empresa Independientemente del tamaño, tipo y estructura organizacional de que dispone una empresa, que sus planes y objetivos hayan sido sustentados sobre bases sólidas, estas no están exentas porque generalmente siempre habrá errores o desviaciones que alteran el curso normal y por tanto no permite cumplir a cabalidad con los planes y objetivos propuestos inicialmente. Entonces, es aquí donde el control debe ejercer su papel verificador de tal manera que contribuya como elemento activo al logro de los objetivos empresariales; ya que su real importancia la determina no el hecho de identificar y ubicar las fallas, sino descubrir las verdaderas causas que las originan y detectar las posibles desviaciones antes de que ocurran con el objetivo de evitar los contratiempos que ellas generan. La importancia del control dentro de la gestión empresarial es evidente en cada una de sus actividades, ya que le permite: - Mantener e Incrementar los niveles de calidad: Porque permite detectar las fallas y corregirlas de tal manera que se cumplan con los estándares de calidad establecidos y satisfacer las exigencias del mercado. - Enfrentar el Cambio: Nada en el ambiente organizacional permanece estático, la competencia ofrece nuevos producto o servicios, aparecen nuevas tecnologías y materiales, los procesos son modificados, etc. por lo tanto la empresa deberá estar preparada para enfrentarlos de manera que su efecto negativo sea mínimo, es decir el control le permite contrarrestar las amenazas y aprovechar las oportunidades al detectar los cambios que afectan directa o indirectamente su organización. - Crear e implementar ciclos más rápidos: al identificar los errores y aplicar las medidas correctivas necesarias permite que los procesos sean más ágiles; ya que a su vez ejerce su función previsora para que estos no vuelvan a ocurrir garantizando el cumplimiento de parámetros tanto de calidad como de
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tiempos en el desarrollo de las diferentes actividades con el fin de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los consumidores. - Agregar Valor: Consiste en adicionar a los productos o servicios producidos un valor agregado que le permita diferenciarse de los de la competencia de tal manera que los clientes lo prefieran y lo adquieran; lo cual generalmente se transforma en una alta calidad que se logra mediante la aplicación de eficientes y adecuados métodos de control. - Facilita el trabajo en equipo: Porque mediante la aplicación de los diferentes métodos de control se puede detectar la existencia de falencias que requieren del trabajo coordinado de todos los miembros de la empresa para lo cual se hace necesaria la delegación de autoridad y responsabilidad que despierte en los empleados su deseo de trabajar en equipo para complementar su labor en pro de la consecución de los objetivos generales.
En cuanto al tipo de control a aplicar comúnmente se distinguen tres clases: 1.2.3.3.2 El Precontrol: Es un control previo que se realiza antes de que se ejecute el trabajo. Es de carácter preventivo porque busca eliminar o disminuir las desviaciones antes de que éstas afecten el normal desarrollo de los procesos. En la ejecución del precontrol la gerencia encamina todos y cada uno de sus esfuerzos para que no se presenten desfases entre los resultados obtenidos y los planeados, para lo cual se apoya en el diseño de políticas como directrices de las acciones a seguir. Este tipo de control se puede aplicar en la selección del recurso humano de acuerdo a los requerimientos de la labor a realizar, para control de materiales bajo los estándares de calidad exigidos y garantizar las cantidades suficientes para cubrir sus necesidades, para el control de los recursos financieros, etc.
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2.2.3.3.2 Control Concurrente: se realiza a la par con el desarrollo de las actividades, es decir mientras que estas se están realizando para determinar especialmente el desempeño humano y el rendimiento de las máquinas; el cual es realizado generalmente por los supervisores quienes dirigen el trabajo de los subordinados para asegurarse de que las funciones sean correctamente desempeñadas de acuerdo a lo planeado. 3.2.3.3.2 El Post-Control o de Retroalimentación: El control es aplicado en base a la información obtenida después de que ha sido realizada una determinada labor, para posteriormente aplicar las medidas correctivas necesarias encaminadas a subsanar las falencias halladas en el desarrollo de dicha labor. En el post-control se analiza el comportamiento de uno o más factores con el fin de comparar su rendimiento real con lo planeado.
3.3.3.2
Proceso del Control
El control administrativo es un proceso sistemático mediante el cual se establecen ciertas normas de desempeño de acuerdo a los objetivos planeados, se
comparan
los
resultados
reales
con
las
normas
establecidas
con
anterioridad, se determina si hay desviaciones y cual es su importancia, para posteriormente determinar las acciones necesarias que garanticen el uso eficiente de los recursos disponibles para lograr los objetivos empresariales. Este, es un proceso cíclico y repetitivo que contiene una serie de pasos, que lo identifican como tal:
218
1.3.3.3.2 Establecimiento de Estándares o criterios de evaluación: los cuales constituye una norma o punto de referencia con los que se mide el desempeño real esperado. Los que comúnmente se establecen son: - Estándares de Productividad: se miden en términos de cantidad, horas o velocidad, volumen de producción, cantidad de existencia, materia prima, etc. - Estándares de Calidad: involucra el control de calidad de materias primas, de la producción, especificaciones del producto, etc. - Estándares de Mercadeo: indican en términos cuantitativos físicos y monetarios la participación en el mercado, ventas totales y la posición frente a la competencia. - Estándares de Costos: contemplan los costos de producción, costos de administración, costos de ventas, etc. - Estándares de rentabilidad: indican el rendimiento de las inversiones en términos monetarios para un periodo determinado.
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2.3.3.3.2 Evaluación de Desempeño: Consiste en determinar y evaluar la ejecución y desempeño actual; es decir, mostrar lo que se ha logrado. Las formas comunes de medir el desempeño son: mediante la observación personal, los datos estadísticos, informes escritos u orales y mediante la información contable; los cuales constituyen herramientas indispensables para recopilar información objetiva para cumplir con el siguiente paso del control. 3.3.3.3.2 Comparación del desempeño con los estándares: Una vez obtenida la información acerca del funcionamiento de la empresa, se procede a comparar los resultados del desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvíos, fallas o errores en relación con el desempeño esperado, determinando que tan significativas son las desviaciones es decir cual es su grado de afectación o incidencia que pueda tener sobre el normal desarrollo de las actividades. 4.3.3.3.2 Aplicación de Acciones Correctivas: Constituye la última etapa del proceso de control en donde se busca corregir los desvíos y errores que se presentaron en el desempeño, para ajustarlo al estándar esperado. las acciones correctivas deben ser de carácter inmediato, ya que un control efectivo no soporta demoras y excusas innecesarias. La información proporciona al control todos los elementos necesarios para poder ser aplicado de forma eficiente dentro de la empresa de acuerdo a las exigencias del mercado, como la calidad, volumen de producción, etc.; por lo cual deberá ser sometida a verificación para corroborar su veracidad y objetividad, por que de ello dependerá la efectividad de los resultados del proceso. Por lo anterior, toda clase de información deberá cumplir una serie de requisitos o características que le permita al administrador tomar decisiones sobre bases sólidas y confiables que le ayudan a minimizar el riesgo y maximizar las oportunidades. Para que la información sea valiosa y realmente cumpla con su función debe poseer: un alto grado de idoneidad es decir que
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sea la apropiada para que sea útil en la toma de decisiones; tener calidad es decir que represente la realidad; ser oportuna porque representa ventajas para la organización facilitando la toma de decisiones que se pueden implementar de manera rápida; representar la cantidad suficiente que soporte una correcta toma de decisiones. Las empresas deben diseñar un sistema de información administrativo que se ajuste a sus necesidades y que este de acuerdo a su presupuesto. Por lo tanto para su diseño debe tener en cuenta aspectos como: determinar las reales necesidades de información, recolección de datos e información, resumen de los datos, análisis de los datos, uso específico de la información.
LECCIÓN 4.3.2 NECESIDADES DE CONTROL EN LA EMPRESA Y TÉCNICAS PARA SU APLICACIÓN
1.4.3.2
Necesidades de control
Una de las tareas de los empresarios es velar por el correcto funcionamiento de las diferentes actividades de la empresa, para lo cual deberá realizar un estudio donde pueda determinar los puntos críticos en los cuales se presentan falencias. El control como función administrativa implica la generación de costos, los cuales en muchas ocasiones son elevados por lo tanto su decisión de aplicación o no deberá ser sometida a un análisis para determinar cual es la necesidad real de control y en que porcentaje se requiere. La pequeña y mediana empresa deberá hacer una evaluación de sus necesidades más apremiantes en las áreas de mayor relevancia para su funcionamiento, para posteriormente diseñar un sistema de control simple que se apoye en la eficiencia; es decir que utilice técnicas y métodos capaces de identificar las causas de los errores reales o potenciales con los mínimos costos y efectos negativos para la empresa.
221
El control es una función vital e imprescindible dentro de las organizaciones, ya que puede avalar el correcto desarrollo de las diferentes actividades empresariales, que redunden en mayores beneficios para la empresa; su aplicación debe ser de carácter obligatorio en todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa, en donde podrá ser ejecutado desde el gerente general, jefes de división y departamento hasta los supervisores, por lo tanto, observemos como se puede desarrollar en cada una de ellas: •
Área de Producción: Esta sección requiere de atención en cuanto a la aplicación de controles, porque es aquí donde se fabrican o producen los productos o servicios que la empresa va a colocar en el mercado para satisfacer una necesidad de un cliente actual o potencial, por lo cual debe cumplir con ciertas especificaciones de técnicas y de calidad que le garantice el éxito de su producto. Los controles que se aplican en esta área son:
- Control de Producción: para comprobar el volumen de producción en cada sección por producto o servicio de acuerdo por los requerimientos exigidos por el mercado y estándares fijados. - Control de calidad: para asegurarse de que sus productos o servicios cumplen con los requisitos mínimos y estándares de calidad establecidos. - Control de costos: para verificar que los costos de producción no se incrementen o disminuyan, ya sea por materia prima o mano de obra. - Control de tiempos de producción: para evitar que estos tiempos se desvíen, bien sea en las máquinas o en el recurso humano en relación con los estándares establecidos. Control de tiempos y movimientos. •
Área Comercial : es importante el control en está área porque es donde se vende o comercializan los productos o servicios producidos, por lo tanto los controles efectuados en ella son:
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- Control de Ventas: Para determinar el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas por cliente, vendedor, región, producto o servicio que le proporcione información suficiente para hacer las respectivas proyecciones y a la vez descubrir falencias en sus sistemas de distribución. - Control a los medios publicitarios y promociónales, para verificar si realmente están cumpliendo con los estándares establecidos y si han logrado su objetivo en cuanto a incremento de las ventas. - Control de Costos: para verificar continuamente los costos de ventas, comisiones, costos de propaganda, etc. •
Área Financiera: Es el área de la empresa que se encarga del manejo de los recursos financieros, presupuesto, etc. Entonces requiere del control ya que estos recursos son escasos y difíciles de recuperar. Se controla:
- El Presupuesto: se controla las previsiones de gastos financieros por departamento para verificar la existencia o no de desvíos. - Control de costos y gastos: este control es global, ya sean costos de producción, ventas, administrativos, financieros, etc. Ya que un desvió por mínimo que sea puede ocasionar graves consecuencias en las finanzas de la empresa. •
Área de Recursos Humanos: encargada del manejo y administración del personal, los controles aplicados aquí son: Control de Asistencia, Control de Vacaciones, Control de Salarios, etc.
•
Control del Medio Ambiente
El ser humano por su misma naturaleza lleva intrínseca la necesidad de transformación; por lo tanto ha sido capaz de modificar el medio ambiente de acuerdo a sus necesidades y actividades, lo que ha significado el deterioro del mismo, como consecuencia de la sobreexplotación de los recursos y degradación de su entorno natural que traen consigo daños irreparables como
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contaminación, calentamiento global, lluvias acidas, radiación, enfermedades respiratorias, extinción de especies naturales, deforestación, etc. todo en nombre del “desarrollo” bien sea económico y social. Por lo cual, ante esta perspectiva, han surgido leyes y normas internacionales que buscan disminuir el impacto negativo que ejerce el hombre sobre la naturaleza, más aún cuando las tasas de industrialización son altas en todo el mundo. Al respecto, en las últimas décadas se ha comenzado a introducir nuevos conceptos como el de gestión ambiental, que constituye el conjunto de acciones dirigidas a velar por la conservación y el adecuado aprovechamiento de los diferentes recursos naturales y del medio ambiente para alcanzar un alto grado de eficiencia; es decir, la gestión ambiental implica aprovechar los recursos de modo racional y rentable lo cual se convierte en bases para lograr un desarrollo económico y social sostenible. Implantar un sistema de gestión ambiental le permite a la empresa: mejorar el control y ahorro de consumo de materias primas y energía, mejorar la eficiencia de los procesos productivos al reducir los costos y minimizar los residuos, crear nuevos productos o servicios que no atenten contra el medio ambiente, evitar costos referentes a daños medioambientales y costos de restauración de los mismos, etc. Las empresas deberán cumplir con la legislación vigente y aplicar la evaluación del impacto ambiental como exigencia para todo tipo de proyectos y como muestra de su preocupación por la conservación de la flora, la fauna y en general de la biodiversidad y el ambiente. La evaluación del impacto ambiental comprende la aplicación de técnicas como el estudio de impacto sanitario, social y económico, así como la evaluación estratégica ambiental en donde se hacen estudios medioambientales a nivel de políticas, programas y planes. Entonces, la empresa deberá diseñar estrategias como herramientas que le ayuden a ejercer una acción controladora sobre el impacto negativo que puede llegar a ocasionar el desarrollo de su actividad productiva sobre el medio ambiente; ya que es precisamente de el que toma los recursos que necesita.
224
2.4.3.2 Técnicas de Control Las técnicas de control comprenden las diferentes herramientas de las que se vale el empresario para desarrollar la función de control dentro de su organización en procura de lograr el éxito de sus planes. Mediante estas técnicas se determina si los resultados reales coinciden con los esperados y constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, etc. Una técnica de control es un procedimiento que muestra de forma resumida gran cantidad de información acerca de la organización; brindando las bases necesarias para desarrollar e implementar estrategias que permitan fortalecer los puntos fuertes y minimizar las debilidades. Dentro de estas técnicas, se pueden citar: los presupuestos, análisis estadísticos, razones financieras, análisis del punto de equilibrio, la auditoria operacional, investigación de operaciones, Gráfica de Gantt, análisis de redes de tiempos (PERT), técnicas del Método de la Ruta Critica (CPM), programa de Proyectos Múltiples y Asignación de recursos Resource Allocation and Multi Project Schedulling (RAMPS), etc. A continuación se describirán de manera generalizada alguna de ellas para su mejor comprensión y profundización: · Los Presupuestos: Son planes financieros en donde se especifica la forma en que van a ser obtenidos y utilizados los fondos de la empresa de acuerdo a sus necesidades durante un determinado periodo de tiempo con el fin de lograr los objetivos propuestos. Aunque generalmente los presupuestos se relacionan directamente en términos financieros, es conveniente recordar que estos, también se pueden emplear para determinar los requerimientos de mano de obra, volúmenes de ventas, de producción, etc. El presupuesto permite a las empresas establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos, facilitando la toma de decisiones sobre su gestión y crecimiento. Existen variados tipos de presupuestos, dentro de los cuales se pueden encontrar: presupuesto de ingresos y gastos, de balance general, del
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efectivo, de gastos de capital, físicos (mano de obra, unidades producidas, materiales). · Los Datos Estadísticos: Comprenden la reunión de datos numéricos sobre distintos aspectos de la organización, cuyo objetivo es mostrar las tendencias para que el administrador pueda extrapolar y estimar los rumbos que siguen los sucesos más importantes. Estos datos se pueden representar de forma tabular o mediante gráficas, las cuales facilitan su comparación con estándares predeterminados y la toma de decisiones. · Análisis de Punto de Equilibrio: Representa el nivel de producción donde los ingresos obtenidos son iguales a los costos totales, es decir busca establecer el volumen mínimo de producción al que se puede operar sin obtener pérdidas ni utilidades. El análisis del punto de equilibrio es útil para decidir sobre el tamaño inicial y la tecnología a emplear, para realizar programaciones de acuerdo a su capacidad instalada y para redefinir precios para hacer factible el proyecto. Generalmente se acostumbra a hacer una representación gráfica entre ingresos y gastos, en donde la utilidad es cero. · Razones Financieras: Permite resumir la situación financiera de la empresa mediante el uso de rubros tomados del balance y el estado de resultados. El resultado obtenido en este análisis es comparado con los índices y promedios del sector industrial al cual pertenece la empresa. Dentro de las razones financieras se encuentra: razón corriente, utilidad neta, rotación de activos corrientes, endeudamiento total, etc. Los cuales serán profundizados en posteriores. estudios durante su carrera. · La auditoria Operacional: Consiste en realizar una evaluación de las operaciones contables o de cualquier otro tipo dentro de la empresa. Existen dos tipos de auditorias: internas y las externas. En donde la primera, es realizada por miembros de la misma organización, se desarrolla con el fin de garantizar que los activos estén debidamente protegidos y que los registros financieros sean llevados con la confiabilidad y precisión necesarias para
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preparar los estados financieros. Representan una herramienta importante de evaluación de la eficiencia de las operaciones de la organización. Por su parte, la auditoria externa constituye un proceso de verificación mediante la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización en donde se revisan los activos, los pasivos y los informes financieros para comprobar que estén completos y exactos. Esta auditoria es realizada por auditores externos contratados para tal fin. La auditoria es más efectiva, cuando el análisis se hace extensivo a todas las operaciones de la empresa porque no solo se evalúan las cuentas, sino también las políticas, procedimientos, calidad de los administradores, etc. · Gráfica de Gantt: Toma su nombre de su inventor Henry L. Gantt y consiste en representar cada actividad de la empresa en una barra horizontal, las cuales mediante su cruce con niveles o líneas verticales, indican en meses, semanas, o días el momento de su iniciación y terminación. Su fin es controlar el desarrollo de las actividades teniendo en cuenta que tiempo implica la realización de cada una de ellas, y la relación que deben guardar entre sí en cada momento, cuando todas deben llegar a un mismo fin. · Técnicas PERT: Su nombre se deriva de las siglas Program Evaluation and Review Technique (Técnica de evaluación y revisión de programas). Mediante una red de actividades y eventos y la estimación de tres tiempos se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Es una técnica fue diseñada inicialmente para controlar y evaluar la duración de los proyectos y posteriormente se le introdujeron los costos de las actividades para hacer el control presupuestal. · Técnicas CPM: Busca estimar el tiempo probable y determinar el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible.
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· La técnica RAMPS: Su nombre se deriva de las siglas de Resource Allocation and Multi Project Schedulling (Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos). Su objetivo es programar la forma en que ciertos recursos limitados deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente para obtener una máxima eficiencia.
Todas las áreas de la empresa requieren de la aplicación en mayor o menor medida de alguna forma de control, por lo tanto se debe definir el tipo de control que se implementará como estrategia para lograr sus objetivos de manera eficaz, definiendo quién y en qué forma se van a aplicar las medidas de control, quién aplicará las acciones correctivas y en qué forma, etc.
LECCIÓN 5.3.2 MEGATENDENCIAS ADMINISTRATIVAS
Las condiciones del mercado actual son altamente exigentes y constantemente cambiantes, por lo que las empresas deben adoptar un sinnúmero de acciones encaminadas al mejoramiento continuo de sus procesos, observándose que en el ambiente empresarial desde ya hace varias décadas se han introducido megatendencias administrativas que buscan ampliar el horizonte de las empresas y les ayudan a enfrentar nuevos retos como la globalización de la economía con estándares más elevados de calidad y competitividad.
Dentro
de estas tendencias, se estudiaran algunas, las cuales siguen en constante cambio y adaptación a las exigencias de la época actual: 1.5.3.2 Tipos de Megatendencias Administrativas La Cultura de la Calidad Total (CCT)
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La gestión de la calidad total es una megatendencia que ha venido evolucionando desde la calidad del producto mediante el cumplimiento de determinados estándares y continuos controles de calidad, hasta la calidad total con el fin de establecer la calidad en toda la organización, alcanzar la excelencia en los resultados organizacionales y la mejora continua de todos y cada uno de los procesos.
Por lo cual se han introducido nuevos conceptos
como círculos de calidad, control de calidad, gerencia de la calidad, mercadeo de calidad, calidad en el servicio, etc. con lo que se ha creado un ambiente de cultura de calidad en todas las actividades que desarrollan en la empresa. Para ampliar nuestras ideas acerca de la cultura de la calidad total, definamos qué es calidad?. La calidad puede ser concebida como la forma de hacer las cosas bien desde el comienzo y continuar mejorando cada día en busca de la excelencia. Entonces desde este concepto podemos aseverar que la calidad debe ser vista entonces como una cultura, filosofía o forma de vida inherente a todas
y cada una de
las
actividades
desarrolladas
especialmente
las
empresariales porque se convierte en una gran ventaja competitiva que garantiza su crecimiento y desarrollo. La cultura de la Calidad Total aplicada a las organizaciones, es un enfoque moderno de administración y gerencia que interpreta a las empresas como un sistema abierto dirigido hacia la satisfacción total del cliente interno y externo apoyada en el concepto de mejoramiento continuo. El mejoramiento continuo Es un proceso estructurado que permite a partir de la identificación de problemas en la empresa, realizar los respectivos cambios para solucionarlos con el propósito de alcanzar una mejor posición competitiva de la empresa y por ende mejorar los resultados. El mejoramiento continuo debe ser un objetivo primordial y permanente de la empresa por lo cual deberá involucrar a todos los miembros de la organización, ya que permite: mejorar la calidad de los productos y servicios, aumentar el
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grado de satisfacción de los clientes, mejorar los procesos, mejorar la formación y la comunicación con los empleados, proveedores y clientes, cumplir con las normas y reglamentación vigente en cuanto a la calidad y mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos. Para obtener altos estándares de calidad en los productos y procesos existen diversas técnicas y estrategias, como la técnica de mejoramiento de procesos llamada la Rueda Deming que es considerada la más sencilla y eficaz la cual cumple con las siguientes funciones: Planear: Consiste en identificar problemas, plantear soluciones y desarrollar programas de acción que incluye asignación de recursos, plazos y responsables de su realización. Ejecutar: Es decir realizar o desarrollar lo que se ha planeado. Comprobar: Consiste en verificar los resultados, comparando los planes iniciales y la ejecución. Actuar: Consiste en determinar la eficiencia de los procesos para establecer si su gestión empresarial continuará o si por el contrario debe volver a la fase inicial de planeación, para hacer la retroalimentación del proceso. El mejoramiento continuo se logra mediante la realización de actividades diarias, por pequeñas que sean, permitiendo que los procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción de los clientes. •
La Reingenieria
Surge como una necesidad de las empresas para contrarrestar el efecto de los diferentes procesos de apertura, globalización y conquista de mercados nacionales e internacionales; en donde, la empresa deberá hacer cambios sustanciales para volverse más competitiva y garantizar su supervivencia y crecimiento a largo plazo en ambientes más dinámicos. Es decir, los diferentes procesos ocurridos en el entorno externo de la empresa le exige a la
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gerencia ampliar su horizonte empresarial y adaptarse a las diferentes circunstancias de cada región o país analizando las diferentes variables internas y externas que lo afectan. La reingeniería comprende la revisión y análisis del funcionamiento de uno o varios de los procesos dentro de la empresa (estructura, tecnología empleada, sistemas gerenciales, valores empresariales, etc) con el fin de rediseñarlos completamente y de forma sustancial para incrementar su eficiencia y aportar mayor valor al cliente y lograr mejoras significativas en cuanto a costos, calidad, servicios y rapidez. Los objetivos que persigue el empresario al implementar el sistema de reingeniería dentro de la empresa son: - Modernizar la empresa en su conjunto o en un proceso, siempre en beneficio del cliente o consumidor. - Reducir tiempos en los procesos productivos o de servicios. - Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional. - Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal. - Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional. - Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal. - Diseñar intensos programas de capacitación. - Mejorar los mecanismos internos y externos de comunicación. - Transformar la cultura de resistencia al cambio. En donde, para lograrlos debe considerar la reingeniería como un proceso administrativo que se caracteriza por que:
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- No es una reestructuración, sino una reinvención de la empresa. - Los cambios que propone son definitivos. - No mejora los procesos, ni una reorganización sino hace un cambio radical, un “volver a hacer”. - La reingeniería surge como respuesta para el mejoramiento sustancial de las deficiencias propias de la empresa. - Rediseña los procesos para mejorar el funcionamiento de la empresa. Cuándo Aplicar la Reingeniería en la Empresa El empresario debe tener presente que las condiciones que impulsan a la empresa a considerar la aplicación de la reingeniería en sus procesos, son consecuencia de las nuevas circunstancias del mercado. Entonces esta debe ser aplicada para contrarrestar el efecto de las siguientes condiciones internas y externas: - Incremento de competencia y aparición de nuevas condiciones en los mercados internos y externos. - Cambios en los patrones de consumo de los clientes actuales y potenciales. - Baja rentabilidad. - Cambios sustanciales en los diferentes escenarios económicos, tecnológicos, financieros, laborales, demográficos, legislativos y políticos que modifican los patrones de la producción, distribución y consumo como consecuencia de diferentes procesos macroeconómicos que se han venido gestando en las últimas décadas. Dentro de este proceso de cambio tan decisivo para la empresa, como lo es la reingeniería el recurso humano desempeña un papel primordial porque de nada sirve contar con la capacidad física, económica y tecnológica si no se cuenta
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con el más importante: las personas, por ser ella quien tiene el potencial para llevar a cabo todos y cada uno de los cambios propuestos. Por lo tanto se debe definir los roles y una estructura adecuada, que según la experiencia de algunas empresas puede ser: el líder, el dueño del proceso, el equipo de reingeniería, el comité directivo y el zar de la reingeniería. Líder: Es un alto directivo, quien por iniciativa propia, actúa como visionario y motivador con autoridad suficiente para ser capaz de influir y reforzar las habilidades y capacidades de los miembros de la empresa para que acepten y se adapten a los cambios radicales que se pretenden implementar. Es el encargado de designar los dueños de los procesos y asigna la responsabilidad de los avances en el rendimiento. Dueño del Proceso: Debe ser un gerente de alto nivel que goce de prestigio, autoridad, de aceptación y poder dentro de la empresa para que lidere el proceso generando una actitud positiva frente al cambio, ya que tiene la responsabilidad de un proceso específico y del correspondiente esfuerzo de reingeniería. Equipo de Reingeniería: Es un grupo de personas que se encarga de generar las ideas y planes para rediseñar un proceso especifico, con capacidad para diagnosticar el proceso actual, supervisar su reingeniería y su ejecución; es decir
su
misión
es
reinventar
la
empresa.
Generalmente
debe
estar
conformado entre cinco y diez personas y se recomienda integrar un equipo por cada proceso que se este trabajando. Comité
de
Reingeniería:
Esta
conformado
por
un
grupo
de
altos
administradores quienes desarrollan y proyectan la estrategia global del proyecto y precedidos por el líder resuelven las situaciones propias del proyecto. El Zar de la Reingeniería: Cumple dos funciones específicas: capacitar a todos los miembros del proyecto y coordinar las actividades del mismo. Se
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encarga directamente de la administración coordinando todas las actividades de reingeniería que se estén desarrollando. La reingeniería supone cambios en la dirección y organización de la empresa, dejando de lado la tradicional organización piramidal e impone un sistema de gestión basado en procesos para mejorar su funcionamiento. Es decir, implica cambiar radicalmente la forma de hacer las cosas más no la actividad en sí. Entonces, en definitiva reingeniería implica dar un vuelco total y volver a empezar de nuevo, buscando hacer mejor lo que ya se esta haciendo, para lograr la eficiencia. Pero sin embargo, el empresario debe ser consiente de que hacer reingeniería implica hacer un análisis serio y profundo que
genera
costos
económicos,
laborales
y
humanos
con
verdaderos
compromisos y responsabilidades hacia el cambio que se espera •
El Benchmarking
El Benchmarking es una práctica administrativa que comprende la búsqueda de los mejores conocimientos que conduzcan a la empresa hacia el logro de su máximo desempeño; permitiéndole aprender de aquellas empresas que han sido administradas con éxito, para posteriormente tomando como referente aquellas experiencias aplicar innovaciones administrativas y operacionales en sus procesos de tal manera que le permite incrementar su eficiencia, eficacia y productividad. El benchmarking en los últimos tiempos se ha convertido en una práctica reconocida e indispensable dentro de las empresas que gozan de prestigio por su excelencia. Existe diversidad de conceptos sobre benchmarking, sin embargo tomaremos como referente para nuestro curso una definición académica dada por la Internacional Benchmarking Clearinhouse: “Proceso de comparar y medir continuamente una organización con los líderes del negocio en cualquier parte del mundo para obtener mayor información que ayude a la empresa a tomar medidas para mejorar su propio desempeño”.
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El benchmarking es un proceso continuo y sistemático de aprendizaje y mejoramiento, que puede ser aplicado en todas las áreas de la empresa y que surge como resultado de la medición y análisis de los productos, servicios, procesos y prácticas de la empresa para su posterior comparación con los de la competencia o con los de aquellas empresas que son reconocidas como las mejores o como líderes en el mercado; cuyo objetivo es buscar el mejor desempeño y rendimiento de la empresa en aras de lograr una mayor calidad y productividad en los procesos además de dar un mayor valor agregado al cliente. Toda empresa que empieza la aplicación del Benchmarking deberá primero establecer cuales son los propósitos u objetivos que busca al implementar su desarrollo, generalmente existen dos razones por las cuales la empresa decide aplicar el Benchmarking: Algunas lo aplican de manera global como alternativa de solución a los diferentes problemas que posee con el fin de mejorar sustancialmente su organización, ya que a partir de las experiencias y conocimientos adquiridos puede diseñar estrategias que le permitan salir avante en sus propósitos de supervivencia y desarrollo con criterio de competitividad. Mientras que otras tienen como fin la actualización porque puede conocer los mejores y más modernos métodos y prácticas empresariales aplicadas por las grandes compañías, ya que exige hacer una investigación y análisis profundos sobre dichas practicas para poder utilizarlos y adaptarlos dinámicamente a sus procesos productivos y administrativos de acuerdo a sus necesidades. Desde este punto de vista el Benchmarking se convierte en una herramienta fundamental para el desarrollo y crecimiento de la empresa porque la impulsa a explorar su interior y exterior en búsqueda de nuevas ideas, puntos de vista y alternativas que le permitan apropiar nuevos conocimientos, métodos y elementos para fortalecer su estructura operacional y administrativa en pro de lograr una mejor posición de liderazgo de la empresa.
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En el desarrollo de benchmarking las empresas pueden encontrar algunas ventajas, que en la mayoría de los casos las incentiva a continuar con su aplicación, como: - Es una herramienta importante de mejora continua que conlleva al logro de la calidad total y la excelencia en las empresas. - Le permite a la empresa identificar e incorporar desde su exterior otros puntos de vista que le son útiles para mejorar su desempeño mediante la aplicación de nuevas ideas y estrategias. - Permite el mejoramiento de los diferentes procesos desarrollados dentro de la empresa y por ende el mejoramiento de los servicios y productos. - Cuando es aplicado en los procesos internos permite descubrir e indagar cuales son las mejores prácticas que aplican dentro de nuestra empresa. Tipos De Benchmarking Existen
diversos
tipos
de
Benchmarking,
dentro
de
los
cuales
citaremos para nuestro estudio los siguientes: * Benchmarking Competitivo: Es dirigido hacia los competidores directos de la empresa, para conocer qué hace la competencia y cómo lo hace para lo cual aplica diferentes pruebas de comparabilidad de tal manera que pueda mostrar las
ventajas
y
desventajas
comparativas
más
relevantes
entre
los
competidores. Involucra la organización en su totalidad, su actividad está dirigida a lograr el máximo rendimiento de acuerdo a los indicadores de eficiencia y efectividad que hayan sido establecidos. * Benchmarking Interno: Se realiza dentro de la misma empresa en las diferentes áreas o departamentos que la componen las cuales registran en algunos casos similitud en sus funciones; pero sin embargo presentan diferentes grados de eficacia y eficiencia en cada una de ellas, lo cual hace posible la aplicación del benchmarking al comparar sus operaciones para
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descubrir cuales son las mejores practicas organizacionales o mejor forma de hacer las cosas para seguidamente trasladarlas y adaptarlas como estrategia a las diferentes áreas con el fin de lograr su máximo rendimiento. * Benchmarking Funcional: La empresa debe considerar significativamente la existencia de competidores directos y de competidores funcionales o líderes de la industria, por lo que debe utilizar mecanismos que le permitan identificar estos últimos para aplicar el benchmarking y ampliar sus expectativas al comparar una determinada función con una o varias empresas. Se busca conocer cuales son las diferentes práctica o herramientas que se emplean en la realización
de
determinada
función
para
posteriormente
decidir
si
es
conveniente o no su adaptación y aplicación a sus respectivas empresas. El empresario dentro de su gestión deberá identificar las razones por las cuales se debe hacer benchmarking, ya que su aplicación y desarrollo permite: estimular el pensamiento de los diferentes grupos que componen la empresa, disminuir la resistencia interna y acelerar su aceptación, incentivar e incrementar el mejoramiento de los diferentes procesos productivos y administrativos, identificar que áreas de la empresa necesitan con mayor urgencia el mejoramiento de sus proceso, validar las prácticas y métodos que ha sido efectivos para incorporarlos posteriormente en otras áreas de la misma empresa o de otras empresas diferentes y establecer metas, objetivos viables y precisos que ayuden a la empresa a incrementar su productividad y competitividad. Una vez definido porque se debe hacer benchmarking dentro de la empresa se procede a realizar la implementación de su proceso para que este se desarrolle de manera coordinada y sistemática; por lo que deberá seguir los siguientes pasos: definir a que quiere hacerle benchmarking, entender y asimilar su proceso para poderlo aplicar correctamente, seleccionar los posibles riesgos del benchmarking, comparar las practicas, procesos y resultados de otras
empresas,
investigue
y
profundice
sobre
aquellas practicas
que
obtuvieron un mayor desempeño, determine la transferibilidad, implicación e
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interpretación de dichas prácticas a fin de adaptarlas al desarrollo de sus funciones. •
El Outsourcing
Debido a que los empresarios de hoy deben asumir grandes retos y desafíos que les permita conseguir la supervivencia de sus empresas en el largo plazo con criterios de calidad y competitividad deben aplicar diferentes estrategias que les permita desprenderse de ciertas actividades para dedicar mayor esfuerzo y recursos a otras que realmente contribuyen de manera significativa al logro de sus objetivos. Por lo cual, el Outsourcing es una tendencia moderna que se convierte en una estrategia valiosa de gestión para la empresa, al mostrar durante su aplicación una notoria reducción de costos e incentivar el crecimiento y mejoramiento de la empresa ya que más recursos financieros y humanos se pueden utilizar en la realización de actividades vitales y más productivas inherentes a la visión empresarial. Es una megatendencia que se impone con mayor fuerza dentro del mundo empresarial y consiste fundamentalmente en hacer una contratación externa para la ejecución de un determinado servicio. Es decir es una estrategia administrativa por medio de la cual se delega la realización de determinados procesos no críticos para nuestro negocio a empresas altamente especializadas con el fin de optimizar su calidad, reducir costos y agilizar sus procesos y por ende aumentar su efectividad y productividad. Mediante la suscripción de un contrato outsourcing, se busca resolver problemas funcionales y/o financieros de la empresa a través de un enfoque que combina infraestructura física y tecnológica, recursos humanos y recursos financieros para lograr una mayor eficiencia en sus procesos. Ventajas y Desventajas del Outsourcing
El Outsourcing como proceso de gestión administrativa no esta exento de presentar aspectos positivos y negativos, razón por la cual el empresario
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deberá hacer un análisis profundo al respecto para identificarlas y así tomar la decisión acertada sobre su conveniencia o no de acuerdo a los objetivos fundamentales de la empresa. Ventajas
Desventajas
Se reducen costos de producción y se logra una mayor funcionalidad y efectividad en los procesos. Reduce la inversión en planta equipo, de personal, etc.
y
Ayuda a redefinir la empresa. Facilita la toma de decisiones en la gestión administrativa dejando mayor espacio y tiempo para diseñar nuevas estrategias competitivas. Permite una mejor asignación y distribución de recursos en aquellas áreas de más relevancia para la empresa. Permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios. Constituye una ventaja competitiva de la empresa.
La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías por lo que los productos y procesos se estancan y la innovación es casi nula. Se disminuye el control sobre las diferentes actividades y procesos a desarrollar, porque suplidor outsourcing puede tomar decisiones tecnológicas, de implementación, etc. La empresa outsourcing se puede convertir en competidor porque adquiere conocimientos técnicos y de fabricación sobre el producto, es decir se pierde la confidencialidad. La disminución de costos o el ahorro esperado no son inferiores a los proyectados. Alto costo en el cambio de suplidor Outsourcing cuando este no satisface las expectativas de la empresa contratante. Los beneficios se reducen. Pérdida del talento humano experto y mejoramiento de los procesos.
Asegura el uso de tecnología adecuada y moderna en los procesos sin necesidad de incurrir en costos de capacitación.
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Tipos de Outsourcing El outsourcing se puede aplicar total o parcialmente no solamente en el área de producción sino que en la mayoría de las funciones empresariales como estrategias para maximizar el rendimiento y minimizar los costos que le permita lograr mayores índices de crecimiento. El outsourcing puede ser de tipo
servicios o
Outsourcing
producto, dentro
Informático,
de
Financiero,
los más comunes encontramos: Contable,
Administrativos,
de
Mercadotecnia , Recursos Humanos, Outsourcing secundarios, etc. A manera de conclusión se puede decir que el empresario a la hora de seleccionar el tipo de outsourcing a implementar dentro de la empresa, deberá decidir sobre su conveniencia analizando cada una de sus ventajas y desventajas de acuerdo a sus objetivos, necesidades y recursos disponibles para lograr una mayor eficiencia y productividad. •
El Kaizen (KZ)
El Kaizen surgió en Japón como consecuencia de la imperiosa necesidad de superación de las dificultades y problemas que debía afrontar la industria oriental ya que sus productos eran sinónimo de baja calidad; así como de su imperiosa necesidad de ubicarse por lo menos en el mismo nivel que las potencias industriales de occidente. Tanto, así que mediante la aplicación de esta herramienta administrativa surgieron muchas empresas japonesas como Toyota, Mazda, Kawasaki, Canon, etc. que desplazaron a gran velocidad las marcas occidentales y por ende sus concepciones administrativas quedaron un poco rezagadas ante la inminente relación calidad – precio de la industria Nipona. El creador del Kaizen fue le profesor Masahi Imai, en las década de los ochenta cuando revolucionó la estructura empresarial mediante la aplicación de nuevos enfoques culturales teniendo como base el talento humano. En donde Kaizen significa: Kai= cambio + Zen = bueno que equivale a Mejoramiento Continuo.
240
Para entender mejor el concepto del Kaizen, se define de la siguiente manera: “Es un proceso continuo de análisis de situación para la adopción proactiva de decisiones creativas e innovadoras tendientes a incrementar de manera consistente la competitividad de la empresa mediante la mejora continua de los productos, servicios y procesos productivos, de apoyo y de planificación”. Es una actividad continua ya que se evalúa de manera constante el entorno interno y externo de la empresa y efectos de la formulación y reformulación de las estrategias, su implementación y evaluación. Con la implementación del Kaizen se busca desarrollar un estilo de vida corporativo que involucre a todos y cada uno de los miembros de la organización con el fin de incrementar la productividad y el nivel competitivo de la empresa es decir lograr una mayor participación en los mercados globalizados que le represente mayor rentabilidad mediante altos estándares de calidad alcanzados y la satisfacción total de los clientes y consumidores; lo cual solo se logra mediante la aplicación de la mejora continua en todos los procesos de la organización y la eliminación de desperdicios. Porque la empresa moderna solo será calificada de acuerdo a su capacidad para producir bienes y servicios de calidad, al menor costo, máxima velocidad de respuesta y con altos niveles de innovación que cumplan con las exigentes necesidades y requerimientos de los consumidores actuales. •
El Downsizing (DS)
Es una tendencia administrativa que consiste en hacer una reestructuración administrativa y operativa en las empresas; es decir prescindir de personas deficientes y crear una mejor estructura orgánica con nuevas personas con el objeto de reducir costos y mejorar la eficiencia de la empresa. Pero para que la reestructuración sea efectiva y cumpla realmente con sus objetivos no debe limitarse a la desvinculación del personal sino que también debe analizar los procesos y las diferentes actividades que se realizan para cambiar no solo la forma de trabajar sino la forma de pensar y la actitud hacia el trabajo en pro del beneficio general.
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Por lo cual, para lograr una efectiva aplicación del Downsizing la empresa deberá considerar un sinnúmero de aspectos para que este proceso de desvinculación cause el menos daño posible tanto a la empresa como al trabajador: - Facilitar en los empleados una ventaja competitiva sostenible y real. - Que el proceso de desvinculación cause el mínimo impacto, por lo que deberá hacerlo mediante alianzas estratégicas. - La gerencia media y alta debe estar preparada para asumir cambios y comunicarlos. - El proceso de inducción debe incluir alternativas que faciliten el proceso de desvinculación. - Fomentar los medios para que el trabajador pueda generar ingresos adicionales. Desafortunadamente hoy en nuestro país, debido a los altos índices de burocratización que existe tanto en la empresa privada como en la pública no se aplica el downsizing de manera efectiva y con profesionalismo porque simplemente las empresas se limitan a aplicar programas de reacomodación o reburocratización laboral o a cambiar la denominación del cargo para contratar personal más calificado, dejando de lado la esencia del Downsizing a pesar de las altas tasas de desempleo que existe. •
El outplacement
La estabilidad laboral de los empleados es cada día más incierta debido a los constantes cambios que ocurren en el entorno empresarial y mundial como la globalización de los mercados, el desarrollo tecnológico, las fusiones, la robótica, etc., hacen que las empresas a nombre de optimizar la eficiencia de sus procesos liquiden o despidan a un gran numero de sus empleados por
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considerar que no contribuyen efectivamente al logro de la misión y visión empresarial. Ante esta circunstancia, surge el Outplacement como programa empresarial cuyo fin primordial es colaborar y apoyar a las personas despedidas y a sus familias en el proceso de adaptación física y psicológica de manera rápida a las nuevas circunstancias para posteriormente iniciar el proceso de consecución de un
nuevo
empleo
o
la
creación
de
su
propia
unidad
productora
o
comercializadora. El apoyo debe ser de tipo físico, moral y económico, para lo cual se les capacita en su mejoramiento personal y de autoestima de acuerdo a sus oportunidades y fortalezas y en algunos casos se suministra financiación a los proyectos de reactivación laboral o empresarial. El Outplacement presenta un sinnúmero de ventajas para la empresa que lo desarrolla, ya que le permite: - Conservar su imagen pública. - Mantener estable su ambiente laboral y el sentido de pertenencia de los empleados que quedan. - Conservar las buenas relaciones con los proveedores y clientes. - Y sobre todo seguir cumpliendo con su responsabilidad social. - Para el trabajador, la gran oportunidad de prepararse física, intelectual y emocionalmente para el cambio. Esta herramienta empresarial es recomendable para aquellas empresas que están pensando es hacer reestructuración administrativa, ya que en los empleados hace que su retiro sea menos traumático y por tanto hayan menos consecuencias negativas para el trabajador como para la misma empresa.
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•
El indo marketing
El Indomarketing puede ser considerado como una herramienta administrativa mediante la cual se busca dar mayor apoyo, reconocimiento e importancia al cliente interno de la empresa, es decir al recurso humano que en ella se desempeña contribuyendo de manera significativa al logro de los objetivos empresariales mediante la aplicación de su mayor esfuerzo, dedicación, capacidades, habilidades y destrezas en la realización de todas las actividades necesarias para que los procesos empresariales se desarrollen de manera satisfactoria. Muchas veces la función administrativa y de gestión empresarial se enfoca hacia el cliente externo, por él y para él diseñan estrategias y planes con miras a suplir totalmente sus necesidades; dejando de lado el recurso más valioso e indispensables dentro de su organización “las personas”; por lo cual se debe incluir en la empresa programas que permitan profundizar en las ciencias del conocimiento para comprender sus necesidades, capacidades, expectativas, deseos, etc. para posteriormente satisfacer dichas necesidades o por lo menos colaborar activamente en la consecución de sus objetivos mediante la aplicación de estrategias que les permita lograr un crecimiento tanto personal como laboral; por la trascendencia e importancia que tiene en el logro de las metas organizacionales.
Desde esta perspectiva, Robert C Sampon sugiere a las empresas la aplicación de algunos principios básicos que le permiten obtener una mayor satisfacción del recurso humano o cliente interno: - Establecer una estructura organizacional abierta y flexible. - Unidades administrativas autosuficientes. - Niveles de supervisión mínimos.
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- Capacitación permanente. - Unidad de mando. - Las políticas deben servir como guía. - La selección debe ser técnica y libre de pasiones. - Las evaluaciones son para el desarrollo y no para el desempeño. - Debe existir la retroalimentación constante en todas las áreas y niveles de la organización. La empresa para cubrir sus requerimientos de recurso humano deberá realizar una correcta selección de personal mediante la cual se puede identificar inquietudes, necesidades, fortalezas, debilidades, frustraciones y un sinnúmero de aspectos del individuo; porque a partir de ahí se comienza el proceso de satisfacción para la persona como para la empresa. Una vez se ha escogido la persona más idónea para conformar el equipo de trabajo se inicia el proceso de transformación
y
adaptación
entrenamiento,
y
capacitación
que
incluye
para
lograr
la
inducción, un
mejor
instrucciones, desempeño
y
productividad. En conclusión, el recurso humano ha sido y seguirá siendo el más valioso de los recursos en una empresa; por tal razón los empresarios deben esforzarse por satisfacer las necesidades de la empresa mediante una muy buena selección del cliente interno, por que es quien dinamiza los diferentes procesos y actividades empresariales. •
El Empowerment
El término empowerment traducido al español significa empoderamiento o facultador, El empowerment es sólo una herramienta más de mejoramiento y transformación empresarial que necesita ser complementada mediante un cambio en el estilo de liderazgo, rediseño organizacional y de procesos, y
245
actitud frente al cambio para que la empresa apoye sus actividades diarias en la creatividad, automotivación, compromiso, responsabilidad y sobre todo para que le sirvan de soporte para tomar decisiones ágiles y eficaces. Empowerment consiste en delegar funciones con objetivos claros y específicos que faculta al empleado para decidir autónomamente ya que le permite adoptar una actitud positiva y tomar decisiones acertadas que favorezcan a todos los miembros de la organización, porque ha sido seleccionado, capacitado,
motivado
y
remunerado
para
que
desarrolle
capacidades,
habilidades y destrezas que a su vez le permiten actuar de manera responsable y eficaz. La empresa para poder aplicar el empowerment debe cumplir ciertos requisitos o condiciones para que este sea efectivo, por lo cual debe: - Desarrollar una visión compartida. - Promover valores claros y entendibles. - Diseñar adecuadamente los puestos de trabajo. - Crear sistemas de apoyo, - Utilizar sistemas de comunicación abiertos. - Seleccionar adecuadamente al personal. - Establecer sistemas de capacitación y entrenamiento permanentes. - Y lo más importante creer y confiar en sus empleados porque es la clave del respeto. El empowerment no otorga poder sino reconoce que las personas son capaces, tienen condiciones, conocimientos, recursos y potencial humano que les permite realizar su máximo desempeño.
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•
El Coaching
Es un proceso que permite prepararse para enseñar, enfrentar, formar, educar aprendiendo a instruir, se realiza mediante la participación de hombres de negocios (entrenadores) que a partir de sus experiencias son capaces de hacer recomendaciones prácticas de acuerdo a las necesidades de cada empresa y de los ejecutivos de la misma. Los objetivos más frecuentes que se buscan mediante la implementación del Coaching son: Lograr mediante su apoyo la correcta definición de los objetivos del negocio, sugerir enfoques y estrategias acordes a las necesidades especificas de cada empresa, ayudar a evitar las desviaciones sobre el plan, transfiere a la empresa el conocimiento sobre diversas metodologías aplicadas a otras áreas del negocio y del mercado en general. En donde el papel del entrenador (coach) se limita a ejercer un acompañamiento en la consecución de los objetivos de la empresa mediante el desarrollo de las potencialidades de los ejecutivos de la empresa para que sean reforzadas y perfeccionadas, como también para que sean capaces de descubrir y crear nuevas habilidades y destrezas que les permita liderar procesos efectivos que se caractericen por su productividad y competitividad en mercados globales. Dentro del proceso del Coaching se desarrollan diferentes actividades en donde se incluyen y analizan los sistemas de comunicación, la forma de resolver los conflictos, planeación estratégica, gestión de desempeño, toma de decisiones, desarrollo profesional, trabajo en equipo, actitud ante el cambio, manejo del estrés; entre otros factores determinantes del comportamiento empresarial
como
el
estilo
de
dirección
y
liderazgo
aplicados
para
posteriormente adecuarlos a las exigencias y requerimientos del mercado. Las relaciones que se presenten como consecuencia de la aplicación del Coaching
deben
darse
bajo
un
clima
de
completa
transparencia,
confidencialidad y respeto mutuo, donde cada uno de los participantes muestren su mayor interés en por el proceso a realizar, es decir el coach o
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entrenador deberá mostrar completa disposición para suministrar todos sus conocimientos y experiencias al servicio de la empresa, mientras que por su parte el discípulo o Coachee debe estar siempre dispuesto a aceptar las sugerencias y recomendaciones hechas por el coach con el firme propósito de lograr el crecimiento y desarrollo tanto personal como empresarial para aprovecharlos en bien de la organización. •
El Hoshen Kanri
Es el proceso mediante el cual se dirige, definen estrategias, se movilizan las personas y equipos, se implementan y hacen seguimientos de los procesos de manera sistemática y deliberada con el fin de lograr los objetivos propuestos. El Hoshin Kanri se puede concebir como una filosofía gerencial que busca mediante un proceso participativo la planeación y el control de metas fundamentales de la organización. Es participativo porque la planeación fluye en ambos sentidos, promueve la autocrítica y la autorreflexión, busca identificar las causas de los problemas más no establecer sus responsables.
De forma resumida el Hoshin kanri se puede presentar en el siguiente cuadro, que contempla aspectos como:
Propósito - Mejoramiento
Organización
Beneficios
- Sinergia corporativa
- Reducción de costos
- Comunicación
- Mayor coordinación
Eficaz.
- Participación total
continuo. - Organización de equipos. Reingeniería de procesos
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Objetivos
Proceso
- Gerencia de calidad en - Equilibrio el servicio
- Verificación de metas - Conocer los resultados
organizacional - Mejoramiento continuo
- Productividad
- Autodiagnóstico - Entrenamiento al personal.
- Eficiencia
- Autocontrol - Definición de políticas,
- Efectividad
- retroalimentación - Aprendizaje organizacional, etc.
Es importante dentro de los procesos administrativos, continuar profundizando sobre las megatendencias administrativas, por que es a través de estas nuevas estrategias que las empresas dinamizan y fortalecen sus procesos para dar respuesta a las exigencias del mercado y a la globalización de la economía. Conclusión Con el estudio de este curso se pretende fomentar la capacidad de gestión empresarial, como resultado del reconocimiento de las áreas de mercadeo, finanzas, producción, talento humano y las funciones administrativas como elementos esenciales de las organizaciones empresariales.
PARA REFLEXIONAR:
La gestión empresarial le apunta al progreso como resultado de los cambios y exigencias del mundo globalizado. El futuro no esta escrito en ninguna parte, por ello el compromiso debe ser el de hacerlo agradable y exitoso. Las dificultades se presentan como resultado de la incapacidad.
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GLOSARIO
ACTIVIDAD ECONÓMICA: Es la actividad humana que tiene relación con el uso de los bienes escasos y su distribución. ACTIVIDAD PRODUCTIVA: Toda actividad económica que contribuye directa o indirectamente a la obtención de bienes materiales. ADIESTRAMIENTO: Proceso para desarrollar las cualidades del recurso humano. ADMINISTRACIÓN: Conjunto de principios y técnicas sistemáticas que permiten al hombre lograr fines. Acción de planear, organizar, dirigir, controlar e integrar los recursos de una entidad con el fin de lograr unos objetivos. CONTROL: Es la vigilancia y supervisión de las actividades que se ejecutan en la empresa a fin de establecer la forma como se están cumpliendo los planes y si existen errores o fallas que desvíen a la organización de un fin específico. COOPERACION: Obrar conjuntamente o apoyar a otros para un mismo fin. DECISION: Selección racional de un curso de acción entre varias alternativas. DELEGAR: Acción de facultar a otra persona para que represente a otra o a una entidad. DESARROLLO ECONÓMICO: Proceso mediante y durante el cual mejora la calidad de vida de la sociedad, desde el punto de vista de sus aspectos económicos. ESTRATEGIA: Plan amplio y general desarrollado para alcanzar objetivos a largo plazo. ESTRUCTURA DEL MERCADO: Características comportamiento de las empresas en el mercado.
que
determinan
el
ÉTICA: Adecuación de la conducta a unas normas de comportamiento consideradas justas y que pretenden aproximarse a una justicia objetiva. FACTIBILIDAD: Que es posible, que se puede hacer. GESTIÓN EMPRESARIAL: Decisión racional que permite la selección de las operaciones que produzcan mayores beneficios.
250
INDUSTRIA: Conjunto de empresas que producen bienes y servicios similares. INVERSIÓN: Flujo de recursos que se dedican a maquinaría para la producción. JERÁRQUICO: Relativo del Orden. jerarquía.
Instalaciones, equipos y
Nivel de autoridad que proporciona una
LIDERAZGO: Es el arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen en forma voluntaria y entusiasta en la consecución de un objetivo. MARKETING: Vocablo inglés para denominar la mercadotecnia. encargada del manejo de los problemas comerciales.
Actividad
MOTIVACIÓN: Es el estado de las fuerzas internas de un individuo que lo impelen a comportarse de una determinada manera. NECESIDAD: Es algo de lo que se carece, pero que es necesario para el bienestar físico o psicológico de la persona. OBJETIVO: Es el punto de partida que encamina la labor planificadora de las empresas, representa una de las necesidades más importantes de las organizaciones. ORGANIZACIÓN: Es la función que permite establecer la estructura de relaciones internas de la empresa a través de la división y coordinación del trabajo, de todos y cada uno de los individuos que integran la empresa. PLANEACION: Es la función a través de la cual se toman decisiones sobre lo que se debe hacer, estableciendo todas y cada una de las actividades que deben ejecutarse para estar en capacidad de alcanzar un objetivo. PROCESO PRODUCTIVO: Proceso de producción. Conjunto de operaciones encaminadas a la obtención de unos bienes y servicios aptos para satisfacer necesidades humanas. PRODUCTIVIDAD: Relación entre la producción económica y los recursos utilizados para obtenerla.
obtenida
por
unidad
PROYECTO: Es un conjunto de etapas y antecedentes que permiten identificar y juzgar las ventajas y desventajas que presenta la asignación de recursos a una unidad productiva de bienes o servicios. RESECIÓN: Proceso de abastecimiento en la actividad económica de un país, características menos severa de una depresión.
251
RECURSOS: Son aquellos elementos que posee la empresa: los recursos necesarios para el cumplimiento de las tareas pueden ser, físicos, materiales, de capital, de personal, etc. SISTEMA: Conjunto de elementos interdependientes que interactúan y que forman un todo organizado, cuyo resultado es mayor que el resultado que podrían obtener cada uno de los elementos si operan independientemente. TÉCNICA: Conjunto de procedimientos de una ciencia o un arte. TEORÍA: Conocimiento especulativo considerado con independencia de toda aplicación. Serie de leyes que sirven para relacionar determinado orden de fenómenos. UTILIDAD: Beneficios, ganancias obtenidas por una persona natural o jurídica. VENTAJAS COMPARATIVAS: Cuando una empresa o país, con menores costos de oportunidad, tiene ventaja sobre otras empresas o países, en la producción de un bien o servicio.
252
FUENTES DE DOCUMENTALES
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