GESTIÓN EMPRESARIAL Metodología de Implementación ASAP
Casos de Éxito SAP https://youtu.be/kAklSUIxavM
Metodología Metodología de Implementación
Unidad 2: Metodología de Implementación Logro Al finalizar, el alumno domina y critica los factores de éxito de una metodología de implementación para un sistema empresarial. Temario • • • • • • • • •
Metodología ASAP Componentes de un proyecto de implementación ERP Procedimientos Procedimientos de gestión del proyecto ERP Control de riesgos del proyecto ERP Control de cambios del proyecto ERP Verificación Verificación de cumplimiento de objetivos. Lanzamiento del proyecto Mantenimiento Mantenimiento del sistema Planeamiento de desarrollo futuro
Hora(s) / Semana(s) 6 horas / 1 Semana
Implementando Localmente SAP https://www.youtube.com/watch?v=F3zhcJ_Eq44&feature=youtu.be
¿Qué es ASAP?
¿Qué es ASAP? ASAP es un acrónimo para la metodología Accelerated SAP , desarrollada por SAP para la ejecución de proyectos de implementación de sus soluciones de software. Creada para lograr una práctica estándar en las actividades tanto de consultoría como de logística y otros aspectos necesarios para que los proyectos de implementación del ERP de la compañía se realizaran con el menor riesgo posible. Fue evolucionando para abarcar la implementación de las diferentes soluciones de negocios que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y otras.
¿Qué es ASAP?
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
2
Realization
3
Final P reparation Go-Live and Support
4
5
El nombre ASAP pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones en tiempos cortos (juego de palabras con As Soon As Possible ), a diferencia de lo que había estado sucediendo cuando las implementaciones se realizaban sin una metodología estándar, cuando se dibujaban proyectos que abarcaban años de trabajo, sin entregables definidos, dejando sin cubrir las expectativas de los clientes o empresas que adoptaban las soluciones, lo cual generaba un ambiente adverso en los proyectos en cuestión.
No todo es éxito https://youtu.be/Z3rWAB4GAaQ
Implementación SAP
SAP Competence Center Maturity Model Evaluation Business Alignment & Steering
Strategic Partner vs Basic Support
People
Education and Training
Strategic partner on the Continuous training plan same level as the optimization; highly business, which proactively motivated, adequately Strategic challenges business skilled employees acting processes and brings and feeling like „one team“ thought leadership
Tactical
Comprehensive communication strategy in place, high degree of proactivity regarding thinking ahead and challenging of business processes
Managed
Institutionalized collaboration with business, clear service catalog and transparent pricing is in place
Active management of trainings, regular teambuilding events and focused use of externals, ensuring knowledge transfer
ERP Landscape
Software Licences
SAP Applications
License Management
Infrastructure Management
Continuous optimization of processes, with adequate capacities and optimized organizational structure
Long term SAP landscape strategy is established, accepted and roadmap defined
SAP Licences are actively negotiated and set up due to the strategic goals of the organization
Strategic Sourcing of Services for Technology Operations
Efficient processes are in place, with adequate capacities and team sizes, organizational set-up supports effective specialization and collaboration
Continuous improvement of landscape towards standardization and communicated view of future architecture
Continuous licence optimization and forecasting process is in place
Long term technology, capacity and performance management
All relevant processes are Training plan and effective in place, roles and deputies performance reviews in SAP landscape is centrally are well defined and teams place to actively develop managed are effectively planned and employees managed
Defined
Required skills are in Services, pricing and points general available, externals of contact are defined used to cover gaps
Key processes are in place, roles are generally defined, with reasonable team structure
Common rules for SAP landscape standardization exist and are followed
Basic
People covering basic Mainly responsive, ad-hoc requirements, but lacking troubleshooting and adequate skills, little focus technical support; business on trainings and does not know full scope of development, dependence services on externals
Basic processes are in place, organization is set up in some kind of teams, roles are not well defined
Various SAP and non SAP systems in place and independently managed
Organization = Org-Chart, Roles and Responsibilities, Processes, F TE capacities
Hardware
Organization
Organizational Design
Contracts and licence fees Virtualization and active are managed by a management of dedicated Licence infrastructure including cost Manager and licence fees management are close to benchmark The total SAP users and contracts are known
Infrastructure is formally standardized and known
Contracts with SAP are set Little focus on and up and licence cost are awareness of infrastructure transparent topics
SAP Applications = Landscape, S tandardization, Usage
Implementación SAP
Cuatro pasos para medir el rendimiento Business Demand / SAP CC Service Alignment
1 Business Demand / Strategy / Value
Dimensions to look at with Measures and Actions
P e o p l e
P A S
Target
2
Steering
Under Supply Lack of quality & no offering of desired services
Offered Service
Over Supply
=
Cost inefficiencies
Demand
O r g / P r o c
e r a w d r a H
SAP CC Services
KPIs and Maturity Rating
4
Software
Activities Matrix as Deliverable / t
n g e n m i v e a v S o t r e p m N i y t i l a u Q
1
KPI ROI
ABC
ABC
ABC
Description
Current
Target
x.xx%
+3%
5 mEUR /
3 SAP landscape harmonisation
high quality improvement Internalise staff Project portfolio redesign
Service orientation
Return of unused licences Hardware operations outsourcing 1 year Low risk
5 years Timeframe Medium risk High risk
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Project Preparation Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de mySAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implantador, sino que también para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía.
Entregables • • • •
Organización del proyecto Preparación entorno de trabajo Instalación del ERP Definición de los objetivos y alcances del proyecto
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1 Alcance
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1 Cronograma
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1 Equipo de Trabajo
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
Go-Live and Support
5
4
Equipo de Trabajo Name
Engagement Team
Resource A Resource B Resourec C Resource D
PLCR PLCR PLCR PLCR
Resource E Resource F Resource G Resource H
PLCR PLCR PLCR PLCR
Resource I Reousrce J Resource K
PLCR PLCR PLCR
RoleDescription
Engagement Team Leader Project Manager IT PM SME Regulatory Data SME Regulatory Regional (LOC/TA) EMEA/AP/LA Regulatory SME Consultant SME CMC POST APPROVAL SME CMC POST APPROVAL SME Regulatory Planning & Communication (SPS/PMO) SME Regulatory Regional NA & GRL SME Regulatory AP/Japan/ China
DT or Stakeholder
Function
Utilization Oversight
Backup
Apr-16 May-16
Jun-16
Jul-16
Aug-16
Sep-16
Oct-16
DT DT DT DT
LSM-RIM LSM-RIM IT LSM-RIM
Paul Paul Barb Barb
50% 100% 50% 60%
50% 100% 50% 60%
50% 100% 50% 60%
50% 100% 50% 60%
50% 100% 50% 60%
50% 100% 50% 60%
50% 100% 50% 60%
DT DT DT DT
Regional-EMEA Contractor CMC CMC
Jen Barb Paul Paul
80% 75% 75% 75%
80% 75% 75% 75%
80% 75% 75% 75%
80% 75% 75% 75%
80% 75% 75% 75%
80% 75% 75% 75%
80% 75% 75% 75%
DT DT DT
LSM-RIM TA Regional-AP
Jen Jen Barb
50% 50% 50%
50% 50% 50%
50% 50% 50%
50% 50% 50%
50% 50% 50%
50% 50% 50%
50% 50% 50%
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1 Acta de Reunión
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Business Blueprint El propósito de la fase, es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio para cumplirlas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se definirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implantador. Para verificar el entendimiento de los requerimientos y que se incluyó a todos los involucrados, se prepara un “Plano” del estado futuro que será presentado a sus ejecutivos para aprobación, incluye diagrama de la estructura, primer borrador de la definición de los procesos de negocio; y se finalizará el alcance detallado del proyecto.
Entregables • •
Definición de Estructuras Organizativas y datos maestros. Definición de Procesos Funcionales.
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Realization (1 de 3) Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de procesos de negocios. Durante el entrenamiento de nivel 2, el equipo del proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema mySAP ERP con base en los requerimientos de una compañía caso. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes. El entrenamiento de nivel 3 ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio. Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores del implantador configurarán los procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los “planos aprobados”.
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Realization (2 de 3) Un sistema que refleje los catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado. La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en por procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Durante los ciclos, el equipo del cliente trabajará estrechamente con los consultores para definir los escenarios específicos de negocio y excepciones. Enfoque con máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Realization (3 de 3) Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfaz y conversión, así como los reportes especiales.
Entregables • • • •
Parametrización del Sistema Sistema configurado y probado Verificar los prototipos Realización de las pruebas ERP
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Coordinador
Analista Funcional
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Final Preparation El propósito es terminar las pruebas del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfaz a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final. Para entrenar a los usuarios finales, el equipo entrenará usuarios clave utilizando un método de train to trainer. Otro propósito es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Identificando la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.
Entregables • • •
Usuarios entrenados Sistema listo para ser utilizados por usuarios Pruebas de aceptación final
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Go-Live & Support Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso i nvolucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
Entregables • • •
Ingreso al ambiente productivo. Resolución de problemas internos con el ERP. -Dar soporte a usuarios ante cualquier duda.
¿Qué es ASAP? Project Preparation
1
Business Blueprint
Realization
2
3
Final Preparation
4
Go-Live and Support
5
Control, Control, Control
Documentos de Gestión
Project has been finished in time with all deliverables agreed covering the planned scope February 05
06
March
07
08
09
10
11
Apr. 12
13
14
31.03.2017
Results & creation of final report Final Report Pres.
Project Management, Steering Committee & Steering Board
02.02.2017 08.02.2017
15.02.2017 22.02.2017 01.03.2017
09.03.2017
17.03.2017 22.03.2017
29.03.2017
06.04.2017
Business Demand / SAP CC Alignment 20.02.2017
Deep Dive Service Catalog and Pricing Model
Steering / Collaboration 27.02.2017
20.03.2017 Deep Dive Categorization of staff by importance and loyalty
People 23.02.2017
13.03.2017 Deep Dive Organizational Chart
Organization & Processes 10.03.2017
15.03.2017
ERP Landscape 06.03.2017
27.03.2017
Software Licences 27.02.2017
Hardware 27.02.2017
SC Meeting
OSB Meeting
Milestones
13.03.2017
20.03.2017
Documentos de Gestión Sample Timeline
Feb 29: Workshop
Week of 26 of 17th Week of 4 Week February March
Mar 10: Draft Major Deliverable Baseline Plan from Engagement Team
Week of 11 March
Week of 18 March
Mar 4: PM Tools & Templates discussion with Engagement Team PM
Mar 18: Finalize Major Deliverable Baseline for Engagement Team
Week of 25 Week of 23rd Week of 1 March April
Mar 21: Launch all remaining PM Processes (Change Request, Deliverable Acceptance, etc.)
Mar 25: Draft Resource Plans
Week ofof 830th Week of 15 Week April April
Mar 31: Collect first Engagement Team Major Deliverable Tracking Reports
Apr 8: Finalize Resource Plans
Documentos de Gestión Seguimiento Semanal
Documentos de Gestión Tracking Report
Documentos de Gestión Tracking Report
Documentos de Gestión Risk / Issue Log
Documentos de Gestión Risk / Issue Log • Once an issue is identified, an action plan should be created by the Engagement Team so that next steps are clearly defined and transparent • Action plans should be summarized on the Weekly Risk/Issue Log (“Action Plan” column) and a separate document can be created if deemed necessary • Action plans should always include target dates by when actions will be completed
Impact
0 – Critical
Description Issue should be addressed immediately because it could significantly impact a major deliverable and the strategic direction of the transforma tion.
Time to create action plan*
2 Working Days
Escalate immediately to Engagement Lead
5 Working Days
Escalate during weekly Engagement Team Tracking meetings
10 Working Days
Escalate during weekly Engagement Team Tracking meetings
15 Working Days
Issue does not need to be escalated – can be monitored within Engagement Team
“This issue is top priority and attention must be called to it immediately.”
1 – High
Issue should be addressed as soon as possible or a maj or deliverable / milestone will be missed and/or additional funding will be required. “Unless this issue is resolved, I won’t be able to progress.”
2 – Medium
Issue should be addressed as soon as possible or an interim milestone will be missed and/or additional funding may be required “I’m fine right now, but this may impact my ability to progress in the near future.”
3 – Low
Issue doesn’t need to be addressed immediately – no milestones will be missed and/or existing funding can be re-allocated “This issue is not impacting my ability to p rogress.”
Escalation Path
Manejo del Cambio The change request process ultimately helps controls the program by providing a means to identify and evaluate changes according to need, resources, and benefit
What is change request?
Scope
A disciplined, well coordinated process to manage changes to the previously defined scope, baseline schedule or resources for the project The process by which change requests are approved, deferred, rejected and managed/integrated into the program and project plans
Program Manager
What types of changes need to be controlled? Schedule
Resources
The interdependencies among scope, schedule, and resource changes require an effective and rigorous change control mechanism to prevent runaway issues derailing the overall success of the program
Any changes to the approved program scope Any changes to baseline schedules for Major Deliverables / milestones Any significant changes to resources
Change Request Form
Manejo del Cambio Key Components of the Change Request Form: • Includes: ‒ Description of change ‒ Reason/justification for change
‒ Impact to Scope, Resources, Schedule and/or Budget • Supporting material should be attached around cause for
change or justification for change request, including new work estimates, new deliverable deadlines, alternatives considered, etc. • Form and supporting material should be submitted via email
to Engagement LEad, who will facilitate the review • Note: form will contain checkbox to indicate that the change impacts an existing vendor SOW • Engagement Lead will be responsible for identifying
appropriate approvers (and will pull-in others for input as needed) Change Request Form
¿Qué tan importante son los Partners?
Elección de Partners •
Comprobar qué la consultora sea un Partner SAP Certificado.
•
Evaluar las capacidades con las que cuenta el partner para cada una de las diferentes soluciones SAP.
•
Si está evaluando un servicio de hosting de la aplicación, el partner deberá ser un SAP Hosting Partner certificado. Esto implica que los procesos del Data Center del partner estén certificados bajo nuestras estrictas normas de calidad los que le garantizará tener el nivel de servicio adecuado para gestionar su negocio.
•
Verificar que el partner tenga referencias comprobables en implementaciones SAP, preferentemente en su industria. Ideal sería que se den ambas condiciones. En caso de que así no lo fuera, asegurarse de que SAP tenga participación en el proyecto cumpliendo un rol de Asegurador de Calidad (QA) y/o Revisor del Proyecto (Proyect Review).
•
Verificar que el partner evalúe la utilización de herramientas SAP para optimizar sus implantaciones como ser templates preconfigurados y/o Best Practices de soluciones ó industrias.
Elección de Partners •
Validar que la metodología que utiliza el partner para implementar nuestras soluciones sea nuestra propia metodología ASAP ó compatible.
•
Solicitar los Currículum Vitae tanto del Project Leader como de los consultores que van a estar asignados al proyecto, comprobando su experiencia real en proyectos SAP.
•
Verificar que el Líder Funcional por parte del partner esté certificado en la solución y versión a implementar; y que al menos un consultor de los asignados al proyecto estén certificados también, incluyendo aspectos de localización si correspondiese.
Casos de éxito SAP
Fundación Clinica Valle del Lili https://youtu.be/uSzNW67Q9bQ
Con lo anterior ¿Cuáles son las claves de éxito de una implementación SAP?
Factores Críticos de Exito
• • • • • • • •
Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta dirección Falta de conocimiento de los procesos actuales Información de mala calidad (no depurada) Cultura Organización Rotación de personal, la retención es una necesidad. Experiencia en integración de sistemas Disponibilidad de recursos Servicio de soporte post-implantación
Amenazas de un proyecto ERP
• • • • • •
Caos en la empresa por mal manejo del proyecto. Sub o sobre estimar los alcances del ERP. Vulnerabilidad al tener datos valiosos con muy fácil acceso. Perder flexibilidad para asimilar nuevas olas tecnológicas. Interdependencia de las áreas de una empresa. No generar una ventaja competitiva.
Qué hacer?
• • • • • • •
Establecimiento de criterios específicos para una implementación exitosa Desarrollo de un cronograma realista que permita presupuestar adecuadamente el proyecto Obtención del compromiso de la alta gerencia hacia el proyecto Asignar los recursos necesarios, gente y equipo Identificar qué hacer Quien debe hacerlo Cuándo y cómo se debe hacer
Riesgos de una Implementación
• • • • • • •
Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas. Mala migración de datos. Involucración parcial de la compañía en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.
No olvidemos reconocer el problema (N=1) https://youtu.be/QJCF4Sg_Few
Preguntas?
La innovación exitosa no es obra del intelecto, sino de la voluntad.
(Joseph Schumpeter)
Takeaways
• • • •
ASAP = Accelerated SAP No perder el pulso desde la iniciación hasta el go-live. Control, control y control. No olvidemos el N=1.
