GUÍA METODOLÓGICA ASAP

GUIA METODOLÓGICA ASAP GESTIÓN DE INFORMACIÓN UNIDAD DE TECNOLOGIA DE INFORMACION ECP-UTI-G-004

Elaborado 08/05/2012

Versión: 3

TABLA DE CONTENIDO 1.

OBJETIVO OBJETIVO ................................ .................................................. ................................. ............................... ................................... ................................... ................ 2

2.

GLOSARIO GLOSARIO............................... .................................................. .................................. ............................... ................................... ................................... ................ 2

3.

CONDICIONES CONDICIONES GENERALES GENERALES................................. ................................................. ................................ ................................... .......................... ....... 3

3.1. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ASAP .................. ........ .................... ................... .................. .................. ................... .................. ........ 3 3.1.1. Descripción de las Fases................. ........ ................... .................... ................... .................. .................. ................... ................... .................. ............. .... 4 3.1.1.1. Fase 1. Preparación del Proyecto ................... .......... .................. .................. .................. ................... .................... ................... .............. ..... 4 3.1.1.2. Fase 2. Planos del Negocio (Business Blueprint) .................. ........ ................... .................. ................... ................... .............. ..... 4 3.1.1.3. 3.1.1.3. Fase 3. 3. Realización Realización .................................. ................................................... ................................... ................................. .............................. ............... 5 3.1.1.4. Fase 4. Preparación Final ................... ......... .................... ................... .................. .................. .................. ................... ................... ................ ....... 6 3.1.1.5. Fase 5. Arranque Productivo y Soporte ................... .......... .................. .................. .................. ................... .................... ................ ...... 6 3.2. DOCUMENTOS TRANSVERSALES ASOCIADOS A LA METODOLOGÍA .................. ......... .................. .................. ............. .... 6 3.3. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA METODOLOGÍA .................. ......... .................. .................. .................. ................... .................... .......... 7 3.3.1. Fase 1. Preparar Iniciativa .................. ........ ................... ................... ................... .................. .................. ................... ................... .................. ........... 7 3.3.1.1. 3.3.1.1. Acta de Inicio Inicio ........................... ............................................. ................................... ................................. ................................. ............................. ............ 7 3.3.1.2. Cierre de Fase y Aceptación de Entregables.................. ......... .................. ................... ................... ................... ................... ........... .. 8 3.3.1.3. Control de Cambios SAP [Formato de Requerimiento de Cambio] .................. ......... .................. ................... .......... 8 3.3.1.4. Cronograma de Hitos .................. ......... ................... .................... ................... .................. .................. ................... ................... .................. ............. .... 8 3.3.1.5. 3.3.1.5. Inicio Inicio de Fase .................... .................................... ................................. ................................... ................................. ................................. ..................... ... 8 3.3.1.6. Log de de Control Control de Cambios [Temp Integrated Change Contol log) .......................... ................. ................... .......... 8 3.3.1.7. Log de de Issues Issues Técnicos Técnicos [ECOPETROL S.A. – Technical Technical Issue Issue log] ................. ........ .................. ................... ............ .. 8 3.3.2. Fase 2. Diseño Detallado .................. ......... ................... ................... .................. .................. .................. .................... .................... .................. ........... .. 8 3.3.2.1. Detallamiento del Alcance y Beneficios [Scope Statement] ................. ........ .................. .................... .................... ......... 8 3.3.2.2. Lista de desarrollos a involucrar .................... ........... .................. .................. .................. .................. ................... ................... ................ ....... 9 3.3.2.3. Modelo BBP1 Business Blue Print ................... ......... ................... .................. .................. .................. ................... .................... ................ ...... 9 3.3.3. Fase 3. Realización .................. ......... ................... ................... ................... ................... .................. .................. ................... ................... ................. ........ 10 3.3.3.1. Actas de paso al siguiente mandante PRD ................... .......... .................. .................. .................. .................... .................... ........... 10 3.3.3.2. Acta de de paso de órdenes órdenes y desarrollos al siguiente mandante de pruebas ................. ........ ................ ....... 10 3.3.3.3. 3.3.3.3. Diseño Diseño Workflows.................................. ................................................... ................................... ................................. ............................... ................ 10 3.3.3.4. Documentación técnica de desarrollos ................... .......... .................. ................... ................... ................... ................... ............... ...... 11 3.3.3.5. Escenarios de Pruebas SOLMAN ................... ......... ................... .................. ................... ................... ................... ................... ............... ...... 11 3.3.3.6. Especificaciones funcionales - Desarrollos ABAP .................. ......... ................... ................... ................... ................... ............ ... 11 3.3.3.7. Estrategia Plan de Pruebas ................... ......... ................... .................. .................. .................. ................... .................... ................... ............ ... 11 3.3.3.8. 3.3.3.8. Modelo Modelo BBP2 ..................... ..................................... ................................. ................................... ................................. ................................. .................... 11 3.3.3.9. Roles de usuario, usuario, requerimientos requerimientos de de autorización autorización y diseño definidos .................. ......... ................... ............. ... 12 3.3.3.10. Script de pruebas ................. ........ ................... .................... ................... .................. .................. .................. ................... ................... .............. ..... 12 3.3.4. Fase 4. Preparación Final................... ......... ................... .................. .................. .................. .................. .................... .................... .................. ......... 12 3.3.4.1. Actas de paso al siguiente mandante PRD ................... .......... .................. .................. .................. .................... .................... ........... 12 3.3.4.2. Formalización de usuarios, roles y perfiles certificados PRD .................. ......... .................. ................... ................ ...... 13 3.3.4.3. Modelo BBP3 aprobado.................. ......... ................... ................... .................. .................. ................... .................... ................... .................. ......... 13 3.3.5. Fase 5. Salida en Vivo................... .......... ................... ................... .................. .................. .................. .................... .................... .................. ............ ... 13 3.3.5.1. Seguimiento a la estrategia de soporte soporte y solución solución de conflictos .................. ......... .................. ................... ............ 13 3.3.6. Fase 6. Operar y Mejorar.................. ......... ................... ................... .................. .................. .................. .................... .................... .................. ......... 13

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1. OBJETIVO Brindar a los interesados un documento de apoyo y consulta al estructurar, planear y controlar el proceso de desarrollo de un sistema de información, enfocado a la metodología ASAP (Accelerated SAP).

2. GLOSARIO Artefactos: Documentación y/o entregables asociados a un proyecto. ASAP: Metodología de implantación de proyectos de desarrollo y/o implantación en SAP (ERP, Portales y BW). BW: Bodega de datos pero básicamente es un repositorio de la información transaccional del sistema ERP, organizada de tal manera que se adapte mejor a las necesidades de reporting, disminuyendo los tiempos de consulta y optimizando el uso de recursos de hardware. Cut Over: Plan que define las actividades al corte, contiene las actividades Finalizadas, en Ejecución y sin Iniciar. Documento transversal: Plantilla que aplica para todas las metodologías de acuerdo a los lineamientos de ECOPETROL S.A. ERP: Módulo de SAP Issue: Actividad pendiente que genera una alerta Matriz de ítems y configuración (MAIC): Matriz de artefactos configurados para el desarrollo de las metodologías adaptados por ECOPETROL S.A., equivale a la matriz de entregables. Portales: Aplicación PRD: Acrónimo del Ambiente de Producción de ECOPETROL S.A QAS: Acrónimo del Ambiente de Calidad de ECOPETROL S.A RUP: Rational Unified Process – Proceso Racional Unificado), es un proceso de apoyo al desarrollo de proyectos de software que se constituye en una metodología para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. SCRUM: es un marco de trabajo para el monitoreo y control, y el desarrollo de software basado en un proceso iterativo e incremental, utilizado comúnmente en entornos basados en el desarrollo ágil de software, donde se enfatiza la comunicación cara a cara en vez de la documentación. Solman: Solution Manager, es una figura propia de SAP Template: Plantilla Update: corresponde a una actualización. 2/14



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3. CONDICIONES GENERALES 3.1.

DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ASAP

La metodología de implantación de proyectos denominada Acelerated SAP (ASAP), fue desarrollada por la empresa SAP, y constituye uno de los puntos clave para maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de Implantación. En ECOPETROL S.A. se debe utilizar esta metodología siempre que se haga o se contrate un desarrollo y/o implantación en SAP (ERP, Portales y BW). ASAP, incluye facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de actividades por fases, y muchos otros documentos pre-configurados denominados Aceleradores. Los Aceleradores, son archivos de Word, Project, PowerPoint, que ASAP pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida para la creación de documentos, que en muchos proyectos ya han sido utilizados y probados. La metodología ASAP consta de 6 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

Figura 1 Entrega de soluciones exitosas con la metodología ASAP A continuación se describen las fases según © SAP AG 2009. Se identifican las 6 fases

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Figura 2 Hoja de Ruta de Implementación 3.1.1. Descripción de las Fases 3.1.1.1.

Fase 1. Preparación del Proyecto

Durante esta fase, el equipo del proyecto se debe entrenar en el mapa de procedimientos de ASAP, debe completar el plan del proyecto de alto nivel y debe revisar el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implantador, sino que también para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía. Para ECOPETROL S.A. en esta fase se dan pautas del modelo de gobierno que aplicará para la solución de Issues y Riesgos, se formaliza al equipo, las plantillas a utilizar a lo largo de le ejecución del proyecto y se firma con el gerente de proyecto y los líderes la matriz de entregables a la que se compromete el equipo a gestionar. 3.1.1.2.

Fase 2. Planos del Negocio (Business Blueprint)

El propósito de la fase de Planos del Negocio (Business Blueprint) es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se deberán discutir las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implantador. 4/14



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Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se debe preparar un “Plano” del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del proyecto. Para ECOPETROL S.A. en esta fase se procede a construir el BBP1 (Business Blue Print), donde se hace el detallamiento de las especificaciones de negocio y la propuesta de implementación dentro de la solución, al final de la fase debe existir un documento firmado y aprobado por el Área de Negocio y Líder Técnico (por cada uno de los módulos afectados en el proceso), que será la base para la configuración del sistema en la siguiente fase. 3.1.1.3.

Fase 3. Realización

Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto debe asistir al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de procesos de negocios. Durante el entrenamiento de nivel 2, el equipo del proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema SAP (ERP, Portales y BW) con base en los requerimientos de una compañía caso. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes. Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores del implantador configurarán los procesos de negocio definidos en el diseño detallado. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación del diseño detallado. Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implantador para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos. Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales. Para ECOPETROL S.A. en esta fase se procede a configurar en el sistema de desarrollo de SAP lo que quedó pactado en el BBP1, se procede a construir los escenarios de pruebas en Solman (Solution Manager), y se generan Scripts de pruebas unitarias, donde el Líder Técnico Consultor y Líder Funcional deben buscar el máximo de modelamiento de escenarios y minimizar así posibles errores en los siguientes mandantes, una vez se tenga la aprobación de pruebas unitarias se procede a generar un acta de aceptación con todos los involucrados y finalmente el Líder Técnico Consultor genera un acta para la formalización del paso de órdenes y/o configuración a la siguiente instancia. El proyecto debe proceder a ejecutar la estrategia de entrenamiento e ir cerrando las brechas de conocimiento en los usuarios impactados. 5/14


3.1.1.4.


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Fase 4. Preparación Final

El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final. El equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de “entrenar al entrenador”. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema. Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Produccióne temas como conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP (ERP, Pótales y/o BW). Para ECOPETROL S.A. en esta fase se ejecutan las pruebas Integrales (y/o de regresión), donde se prueba el proceso en forma completa y componentes de integración asociados a otros sistemas de información, cierre de brechas en entrenamiento, generación de un Informe final de las capacitaciones dadas. Definir una estrategia de Cut Over o puesta en producción y cierre de Issues o Riesgos que hayan quedado vigentes a la fecha (Debe existir resolución para todos, debe definirse un plan de seguimiento y responsable a la puesta en producción). Se generan las actas de aceptación de pruebas integrales y/o de regresión, y el Líder Técnico Consultor genera el acta final con la lista de órdenes y/o configuraciones para el paso a producción (debe ir firmado por: líder Técnico del Proyecto, Líder Funcional y Gerentes de Proyecto). 3.1.1.5.

Fase 5. Arranque Productivo y Soporte

Inmediatamente después de la puesta en producción, el sistema debe ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas. En ECOPETROL S.A., para esta fase se genera el chequeo al plan de soporte y resolución de conflictos, se generan las acciones respectivas una vez finalice el tiempo de soporte alrededor del cierre administrativo y técnico de proyecto, también se generará el documento de acta de cierre de proyecto, el implementador debe entregar un informe de sostenibilidad y recomendaciones adicionalmente si el proyecto fue madurado se debe entregar la documentación propia del modelo MMGP . Se debe hacer la entrega al Gestor de Aplicaciones y asegurar que las últimas versiones de los entregables reposan en los lugares destinados para la gestión de proyectos, lo cual permite sustentar cualquier evidencia ante una auditoría interna o externa. 3.2.

DOCUMENTOS TRANSVERSALES ASOCIADOS A LA METODOLOGÍA

Independientemente que se esté utilizando la metodología ASAP u otra metodología se deben tener en cuenta ciertos documentos que son transversales a todas las metodologías, los cuales son estándar de 6/14



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ECOPETROL S.A., no todos los documentos son obligatorios, pero en caso de ser aplicados en la metodología se deben regir por los predefinido por ECOPETROL S.A. Recuerde consultar la Guía Metodológica General ubicada en el repositorio P8, allí encontrará un capítulo de recomendaciones el cual debe ser consultado. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

3.3.

Acta de Aceptación de pruebas Acta de Aprobación de Iniciativa Acta de Cierre de Proyecto Acta de Recibo de la versión de la solución (Línea Base) Acta de Reunión Caso de negocio Control de Cambios al proyecto-iniciativa Cutover Plan Técnico y Funcional Evaluación del Entrenamiento (Funcional y Técnico) Formalización de la Conformación del equipo de proyecto Glosario Handover Informe consolidado del entrenamiento realizado Informe Recomendaciones sostenibilidad Informe semanal de avance del equipo Lecciones Aprendidas Lista de asistencia a reuniones Lista de contactos Instructivos de usuario Matriz de Issues Matriz de Riesgos Matriz RACI funcionales y técnica Modelo de Gobierno ( PEP) Modelo Presentación Kick Off Necesidades de los Usuarios - Requerimientos Plan de acreditación Plan de Entrenamiento Plan de Manejo del Cambio Plan Detallado de Trabajo Project Charter- Visión del negocio Project Management Plan Propuesta de Servicio Requerimiento de Cambio (FRC) Roles y responsabilidades en el proyecto DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA METODOLOGÍA

3.3.1. Fase 1. Preparar Iniciativa 3.3.1.1.

Acta de Inicio

Identifica el objeto del proyecto y valor, donde firman los representantes de las partes, equivale al acta de aprobación de la Iniciativa 7/14

GUIA METODOLÓGICA ASAP GESTIÓN DE INFORMACIÓN UNIDAD DE TECNOLOGIA DE INFORMACION ECP-UTI-G-004 3.3.1.2.


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Cierre de Fase y Aceptación de Entregables

Se debe hacer en todas las fases debe estar acorde con la fecha real de ejecución del proyecto, debe incorporar la lista de entregables que se acordó se generarían en cada fase, y que fueron recibidos a satisfacción. 3.3.1.3.

Control de Cambios SAP [Formato de Requerimiento de Cambio]

Formato mediante el cual se solicita a la gerencia del proyecto un requerimiento de cambio al alcance, detallando opciones o alternativas, impacto en costos, recursos y tiempo, sobre este se da la aceptación y aprobación de las partes. Si el proyecto está llevando MMGP aplica el documento del Modelo de Maduración. Este documento puede ser complementado en fases posteriores. 3.3.1.4.

Cronograma de Hitos

Identifica la actividad y fecha donde se debe cumplir el Hito por fases o los asuntos relevantes del proyecto, deben estar alineados con el cronograma de proyecto. Si el proyecto ha sido madurado y se encuentra en Project Server estos Hitos deben ser concordantes con los publicados en dicho repositorio. 3.3.1.5.

Inicio de Fase

Se debe hacer en todas las fases debe estar acorde con la fecha especificada en el cronograma del proyecto. Debe ir firmada por el gerente o gerentes del proyecto y el líder técnico. 3.3.1.6.

Log de Control de Cambios [Temp Integrated Change Contol log)

Controla la lista de cambios al alcance (tiempo, costo, entregables), si el proyecto entró por Modelo de Maduración se deben relacionar los controles de cambio aprobados, de lo contrario debe relacionar los gestionados al interior del equipo y aprobados por la gerencia. 3.3.1.7.

Log de Issues Técnicos [ECOPETROL S.A. – Technical Issue log]

Contiene los asuntos pendientes por resolver y que se identifican como posibles eventos que afecten el desarrollo normal del proyecto, se actualiza a lo largo de la ejecución del proyecto, asocia solo asuntos técnicos en proyectos de implementación de Upgrade, EHP (Enhancement Package), Achievement, entre otros. 3.3.2. Fase 2. Diseño Detallado 3.3.2.1.

Detallamiento del Alcance y Beneficios [Scope Statement]

El Detallamiento del Alcance y Beneficios (Scope Statement) proveen una definición del proyecto. Documenta los productos y servicios que deben ser generados por el proyecto, como también las bondades (beneficios cualitativos y cuantitativos) del proyecto. El Scope Statement es elaborado durante la fase de Business Blueprint, incorporando los requerimientos de cambio aprobados en concordancia con el proceso de control integrado de cambios, una vez finalizada la fase de Blueprint el Scope Statement representa el alcance total contra el que posteriormente se evalúan las solicitudes de cambio. 8/14


3.3.2.2.


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Lista de desarrollos a involucrar

Identificación de: El modulo en donde se requiere el desarrollo. Una pequeña descripción del requerimiento Si es un requerimiento Legal o no Responsable Funcional El tipo de programa (Formulario, Cargas, Interfases, Work Flow, entre otros) Prioridad (Alta Media o Baja) • • • • • •

Es actualizado en la fase 3 3.3.2.3.

Modelo BBP1 Business Blue Print

Para cada uno de los módulos afectados en el proceso se debe generar el documento con las especificaciones de lo que considera el negocio es lo requerido para proceder posteriormente a ajustar el sistema. Si el documento corresponde a alguno de los existentes en ECOPETROL S.A. debe generarse un Update al mismo. Este documento debe ser firmado por el Líder Fun cional, líder técnico y gerente de proyecto. El consecutivo del documento debe identificar en sus 3 primeras iniciales la sociedad a la que se está generando la actualización, los 4 siguientes son el identificador del tipo de documento, los 2 siguientes corresponden al identificador del módulo y los dos últimos que van en números corresponden al numeral por módulo asignado, así: 01 Recursos Humanos Y Nomina 02 Finanzas 03 Activos Fijos y proyectos 04 Presupuesto 05 Compras y contratación 06 Costos 07 Ventas y facturación 08 Tesorería e inversiones 09 Inventarios de productos 10 Negocios Conjuntos (JVA). 11 Inteligencia de Negocio Para módulos nuevos se debe contactar al Líder de Control y Seguimiento para la asignación del numeral correspondiente. Por ejemplo: ECP-BBP1-MM-05 En donde: - ECP, corresponde a la sociedad que es ECOPETROL S.A. - BBP1, es la clase del documento - MM: Identificador del Modulo de Compras y Contratación - 05: Consecutivo del modulo de Compras y Contratación Donde se narra el proceso involucrado a ser ajustado, modificado o a ser creado. 9/14



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Este documento debe ser dejado en SOLMAN en la carpeta documentación del proyecto (debidamente firmado y aprobado). Con el objetivo de ahorrar papel, si el documento tiene un número representativo de Hojas, solo debe imprimir la hoja de firmas y se anexará al documento digital, sin embargo la versión digital en donde se incluyen las firmas de quienes aprueban el documento. En el documento de aceptación de entregables por fase se ratifica la aceptación de este y los demás documentos. 3.3.3. Fase 3. Realización 3.3.3.1.

Actas de paso al siguiente mandante PRD

Acta resumen que contiene la lista de órdenes que fueron configuradas en calidad y que han de ser transportadas a producción, en esta acta se debe detallar que no quedó un Issue y/o Riesgo pendiente que afecte las actividades en Producción. Cada Orden de transporte, Import – Export, o configuración directa del sistema, deben quedar documentados en los formatos del AI6 requeridos para tal fin. Esta Acta debe ser firmada por el Líder Técnico De Proyecto, Líder Funcional, Líder Técnico Consultor y el Gerente de proyecto 3.3.3.2.

Acta de paso de órdenes y desarrollos al siguiente mandante de pruebas

Acta resumen que contiene la lista de órdenes que fueron configuradas en desarrollo y que han de ser transportadas a calidad para continuar con las pruebas integrales, en esta acta se debe detallar que no quedó un Issue y/o Riesgo pendiente que afecte las actividades en el siguiente mandante. Aquellos Issues técnicos que no hayan sido resueltos deben ser especificados definiendo un responsable que debe gestionar y cerrar el tema en calidad. Cada Orden de transporte, Import – Export, o configuración directa del sistema, deben quedar documentados en los formatos del AI6 requeridos para tal fin. Esta Acta debe ser firmada por el Líder Técnico De Proyecto, Líder Funcional, Líder Técnico Consultor y el Gerente de proyecto. 3.3.3.3.

Diseño Workflows

Modelo sugerido para aquellos proyectos que utilicen en sus procesos Work Flows, deben incorporar la documentación que especifique: • • • • • • •

Actividad Responsable Transacción SAP Desarrollo SAP Destinatario del mensaje Texto del mensaje Observaciones

Formato donde se especifica los work flows a ajustar o a crear 10/14



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Documentación técnica de desarrollos

Documento respuesta al requerimiento funcional, donde se especifica el nombre del desarrollo construido, la descripción de la solución, elementos de código o tablas en donde se ajustaron los objetos, gráficos y demás componentes de SAP. Debe estar firmado por el Líder Técnico de Proyectos y el Consultor ABAP. 3.3.3.5.

Escenarios de Pruebas SOLMAN

Un escenario de prueba es un documento en Excel que describe el tipo de prueba, el código de la prueba y quien será el responsable de ejecutarla dentro de SOLMAN 3.3.3.6.

Especificaciones funcionales - Desarrollos ABAP

Documento Base en donde el Líder Técnico Funcional da las especificaciones para la construcción de: Desarrollos Reportes Archivos de carga Interfases Work Flow •

o o

• •

3.3.3.7.

Estrategia Plan de Pruebas

Procedimiento que especifica los detalles de los mandantes donde se realizarán las pruebas, estrategia y tiempos de las mismas: • • •

• •

Alcance de las pruebas (módulos, otros sistemas con los que se interactúa) Glosario de términos Definición de Roles y responsabilidades frente a la planeación, ejecución y aceptación de las pruebas Metodología (En que ambientes o en que maquinas se van a hacer las pruebas Detallamiento de las pruebas Unitarias Integrales De regresión (Si aplicara) o o o

• • • • • • •

Manejo de roles (a nivel de Roles – Transacciones) dentro de SAP. Utilización de SOLMAN (Solution Manager), para la ejecución de las Pruebas Formatos a Utilizar (Script de Pruebas) Nomenclatura para identificar los escenarios de pruebas Estrategia para el reporte y manejo de errores Cronograma de trabajo en el cual se especifican las fechas planteadas para las pruebas. Inventario de capacitación en Pruebas Integrales.

3.3.3.8.

Modelo BBP2

Continuación del Business Blue Print 1(Continuación del numeral donde termine el último capítulo del BBP1, de la siguiente forma: si el último capítulo del BBP1 es el capitulo 10, el capítulo con el que inicia el BBP2 será el capitulo 11). 11/14



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El BBP2 debe incorporar la forma en la cual quedó configurado el sistema para cada uno de los módulos, debe relacionar pantallas, tablas, desarrollos y todos los elementos que se consideren necesarios para dejar documentada la configuración. Este documento debe ser dejado en SOLMAN en la carpeta documentación del proyecto (debidamente firmado y aprobado). Con el objetivo de ahorrar papel, si el documento tiene un número representativo de Hojas, solo debe imprimir la hoja de firmas y se anexará al documento digital, sin embargo la versión digital en se incluyen las firmas de quienes aprueban el documento. En el documento de aceptación de entregables por fase se ratifica la aceptación de este y los demás documentos. 3.3.3.9.

Roles de usuario, requerimientos de autorización y diseño definidos

Documento que relaciona el nombre del Rol con la descripción técnica del mismo y las transacciones que tiene asignadas dicho Rol. Este documento es la base para que el equipo de SAP, encargado de la seguridad de Usuarios vaya construyendo los roles que serán probados a lo largo de la fase para finalmente ser transportados a producción. 3.3.3.10. Script de pruebas Documento que contiene: Código de la Prueba que se está Ejecutando Tipo de Prueba (Unitaria , Integral o de Regresión) Líder de la prueba Paso a paso de las transacciones a probar. Sociedad financiera en la que se está probando Usuario que ejecuta la prueba Documento generado producto de la prueba Nombre y firma de los usuarios participantes de la prueba • • • • • • • •

El Script de pruebas debe ser publicado en el repositorio del proyecto creado en SOLMAN. Cuando el número de usuarios es representativo las firmas del Script pueden ser relacionadas en el documento “Listado de asistencia a Reuniones”, y se deja como evidencia de la participación de los usuarios en las pruebas. 3.3.4. Fase 4. Preparación Final 3.3.4.1.

Actas de paso al siguiente mandante PRD

Acta resumen que contiene la lista de órdenes que fueron configuradas en calidad y que han de ser transportadas a producción, en esta acta se debe detallar que no quedó un Issue y/o Riesgo pendiente que afecte las actividades en Producción. Cada Orden de transporte, Import – Export, o configuración directa del sistema, deben quedar documentados en los formatos del AI6 requeridos para tal fin. Esta Acta debe ser firmada por el Líder Técnico De Proyecto, Líder Funcional, Líder Técnico Consultor y el Gerente de proyecto 12/14



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Formalización de usuarios, roles y perfiles certificados PRD

Corresponde al Mail que envía el líder técnico de proyecto al equipo responsable de la seguridad de usuarios en SAP que contiene los nombres, códigos de usuario y roles a ser asignados en producción y cuya configuración queda en ordenes de transporte administradas por el equipo de seguridad de usuarios SAP. Se debe solicitar vía mail la confirmación del desarrollo de dicha actividad, que corresponde a la evidencia solicitada por auditoría. 3.3.4.3.

Modelo BBP3 aprobado

El BBP3 debe incorporar el detallamiento del rol que el usuario va a desempeñar, debe listar las transacciones asociadas a cada uno de los oles incluyendo desarrollos e interfases. La base de construcción de este documento corresponde a la matriz de roles y transacciones refinada a lo largo del proyecto. Este documento debe ser dejado en SOLMAN en la carpeta documentación del proyecto (debidamente firmado y aprobado), debe tener el visto bueno del grupo responsable de seguridad de usuarios de SAP. Con el objetivo de ahorrar papel, si el documento tiene un número representativo de Hojas, solo debe imprimir la hoja de firmas y se anexará al documento digital, sin embargo la versión digital en donde se incluyen las firmas de quienes aprueban el documento. En el documento de aceptación de entregables por fase se ratifica la aceptación de este y los demás documentos. 3.3.5. Fase 5. Salida en Vivo 3.3.5.1.

Seguimiento a la estrategia de soporte y solución de conflictos

El equipo de proyecto debe definir como atender los requerimientos de usuario a partir del momento en que se ponga en producción la solución y a lo largo del tiempo pactado como acompañamiento o estabilización de la solución. Acorde con la estrategia que se defina se debe socializar a la comunidad de usuarios para que sepan cómo actuar ante un inconveniente. Cuando el Implementador termine su periodo de acompañamiento se debe tener un listado de Issues técnicos resueltos. 3.3.6. Fase 6. Operar y Mejorar Como entregables en esta fase está el Informe de Cierre y Acta de Cierre de Proyecto, cuya descripción se encuentra en la Guía Metodológica General

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RELACIÓN DE VERSIONES Versión 1 2

Fecha 20/06/2011 14/12/2011

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08/05/2012

Cambios Creación del Documento Eliminación de la caracterización de documentos obligatorios y/o opcionales y se elimina de los filtros de la matriz el tema de MMGP, los documentos de Fabrica de software tienen vista por el filtro clase documento, pero no forman parte del cuerpo de entregables de cada metodología. Se modifica la ruta en share point Modificación estructura documento por modificación de la matriz de entregables (donde su estructura cambia)

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Liby Corredor - Liliana Melgarejo V1 V2 Elaboró: Liliana Melgarejo V3 Teléfono: 2344705 Buzón: [email protected] Dependencia: Dirección de Servicios Compartidos - UTI Revisó

Aprobó

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GUÍA METODOLÓGICA ASAP

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