MAKALAH PERANCANGAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Di Sususn Oleh :
Hariyadi wahyu Utomo :13040111130032
SI ILMU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang "PERANCANGAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP" dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi Manajemen Kearsipan, jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang telah membantu menyusun makalah ini.
Semarang, 24 Desember 2013
Hormat kami,
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Permasalahan
Tujuan
BAB II LANDASAN TEORI
Pengertian
Manfaat
Macam-Macam Layanan
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
Saran
Daftar Pustaka
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Tetapi walau pun begitu ada juga kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Meskipun kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinankantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Tugas bidang kearsipan bukanlah merupakan tugas yang ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan administrasi modern dikantor yang baik dan teratur merupakan sarana pendukung kelancaran kegiatan yang baik dan teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam suatu kantor maupun organisasi. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini harus disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan. Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati bersama dalam suatu perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling system. Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swastaadalah filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ). Sistem kearsipan kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta karena kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.
Permasalahan
Bagaimana Pemahaman objek secara umum?
Bagaimana Pemahaman kegiatan rutin organisasi?
Bagaimana Analisa prosedur kegiatan rutin organisasi?
Bagaimana Pengidentifikasian arsip?
Bagaimana Pemberkasan arsip?
Bagaimana Pembentukan struktur file induk?
Bagaimana Penentuan sistem penyimpanan?
C.Tujuan Observasi
Adapun tujuan penulis dalam melakukan observasi ini bertujuan untuk mengetahui sistem kearsipan yang dipergunakan Ypi SMA Teuku Umar Semarang.
Bab II
Landasan Teori
B.1. Pemahaman objek secara umum
Profil
Sejarah SMA Teuku Umar Semarang
Terdorong rasa tanggung jawabterhadap Allah swt, masyarakat dan Negara, setelah berhasil mengelola Madrasah Diniyah, pengurus MDI P2A Karangrejo Semarang melalui SK Pengurus no. 21/P2A/XII/1974, mendirikan badan amal bernama SMP Teuku Umar Semarang.
Dan pada bulan Juli 1982 mendirikan SMA Teuku Umar Semarang. Dipilihnya nama Teuku Umar didasarkan kepada lokasi yang dekat dengan jalan Teuku Umar serta semangat kepahlawanan Teuku Umar dan Umar bin Khatab.
Pada awal berdirinya, SMA Teuku Umar beralamat di Jl. Karangrejo Timur I/3 semarang, dan masuk siang. Karena pagi harinya dipakai SMP Teuku Umar Semarang. Baru pada tahun 1986 SMA Teuku Umar pindah di Jl. Karangrejo Tengah IX/99 Semarang sampai sekarang dan siswanya masuk pagi.
SMA Teuku Umar Semarang berada di bawah Yayasan Pendidikan Islam Teuku Umar dengan Akte Notaris tanggal 22 Mei 196 no.116 yang disempurnakan dengan akte notaries tanggal 26 Februari 1986 no.79
Pada tanggal 8 Januari 1986 dengan SK depdikbud No 001/C/My FotoC/c.86 SMA Teuku Umar Semarang memperoleh jenjang akreditasi DIAKUI. Kemudian tanggal 31 Desember 1991 SMA Teuku Umar melalui SK Dirjen No.476/C/Kep/I/1991 memperoleh jenjang disamakan. Pada tahun 1996 memperoleh jenjang yang sama yaitu di samakan. Pada akreditasi tahun 2002 mendapat jenjang Terakreditasi A** dengan SK Walikota no. 420/1779 tanggal 10 Mei 2002. terakhir pada tahun 2005 memperoleh predikat "Terakreditasi A"
Visi
1999-2009
Dzikir pikir menuju prestasi
Sopan bertindak cerdas berfikir
Indicator Misi
1. unggul dalam kesopanan
2. unggul dalam kedisiplinan
3. unggul dalam ketertiban sekolah
4. unggul dalam penguasaa teknologi
5. unggul dalam keimanan dan ketaqwaan
6. Menambah pelajaran akhlaq dan budi pekerti
7. menambah pelajaran agama
8. menambah budaya tertib melalui kultur sekolah
9. Pengembangan teknologi melalui PBM computer
10. memperbanyak kegiatan kajian islam
2009-Sekarang
VISI MISI
" Meningkatkan kualitas dan kuantitas siswa yang dilandasi iman dan taqwa"
Indikator Visi :
Unggul dalam pengembangan kurikulum pengajaran
Unggul dalam kesopanan berbicara dan berperilaku
Unggul dalam kedisiplinan, ketertiban belajar dan berkreasi
Unggul dalam pengembangan sarana prasarana dan tenaga kependidikan
Unggul dalam sumber daya manusia
Unggul dalam penguasaan teknologi
Unggul dalam syiar sekolah di masyarakat
Indikator MISI
Meningkatkan dan mengembangkan kurikulum
Membekali siswa dengan akidah ajaran islam sebagai pedoman berbicara dan berperilaku
Menegakkan tata tertib sekolah sebagai berpedoman berkegiatan
Mengembangkan sarana prasarana dan tenaga kependidikan
Membina dan meningkatkan SDM siswa disekolah
Menambah ketrampilan computer dan praktik laboratorium
Meningkatkan Promosi sekolah dilingkungan masyarakat
B.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiap-tiap organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun strukur organisasi pada Ypi SMA Teuku Umar Semarang dapat dilihat pada skema berikut ini :
B.3 Bagian, Sub Bagian, dan Aktivitasnya
Di bawah ini uraian tugas masing-masing bagian sesuai struktur organisasi PT. Glory Industrial Semarang II terdiri dari:
1. Kepala Sekolah
Kepala sekolah mempunyai tugas antara lain:
a. Memimpin seluruh aparat bawahannya secara langsung maupun melalui wakil kepala sekolah.
b. Melaksanakan pembinaan administrasi, organisasi, kepegawaian, dan tata laksana seluruh unsure dalam lingkungan sekolah serta mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan, perencanaan, distribusi, dan peralatan teknik serta pelayanan kepada siswa.
2. kepala kepegawaian
Mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap staf pengajar yang ada di bawahnya. Setiap bagiandipimpin oleh kepala dan dibantu oleh wakilnya atau wakil kepala .
Bagian - bagaian yang ada di Ypi SMA Teuku Umar dibagi atas:
a. Wakabid Kurikulum
Tugas-tugas wakabid kurikulum antara lain:
· Melakukan peningkatan kurikulum
· Menempatkan sumber daya sesuai dengan keahliannya
· Menyiapkan/ melaksanakan program-program training SDM
· Bersama-sama dengan manajemen membuat peraturan kurikulum yang ada
b. Wakabid Sarpras
Tugas-tugas wakabid sarpras antara lain:
· Membuat merencanaan peningkatan sarana dan prasarana di sekolah
· Mengatur jadwal kerja guru-guru sekolah
c. Wakabid Kesiswaan
Tugas-tugas wakabid kesiswaan antara lain:
. Meningkatka sumber daya siswa agar lebih maju dan kreatif
. Menjunjung nilai nilai luhur di dalam diri siswa
. Membuat siswa menjadi taat dengan agama
d. Wakabid Humas
Tugas-tugas Wakabid Humas antara lain:
· Melakukan kegiatan penyuluhan terhadap siswa dan orang tua siswa
· Melakukan tindakan kebijakan dengan wewenang asas kekeluargaan
· Mempromosiskan sekolah dalam mencari siswa didik baru
d. Keungan dan Tata usaha
Tugas keuangan dan tata usaha antara lain:
· Bertanggung jawab untuk mengurus keuangan dan akuntansi dari hasil kegiatan operasional sekolah.
· Melakukan kegiatan giralisasi melalui bank
. Melakukan pembayaran gaji kepada pegawai
· Melakukan pencatatan data atau dokumen perusahaan
· Mengatur aktivitas keuangan kas keluar dan masuk di dalam sekolah
· Melakukan pencatatan piutang
· Melakukan pembayaran SPP
· Mengurus kegiatan pajak
B.4 Identifikasi Arsip
Kegiatan identifikasi arsip vital merupakan awal untuk menentukan jenis arsip yang nantinya dapat dikategorikan sebagai arsip vital. Untuk menentukan arsip diperlukan beberapa pendekatan pada informasi yang terkandung dalam arsip, fisik arsip dan hal-hal yang terkait dengan organisasi penciptanya serta dampak yang ditimbulkan dari arsip tersebut. Kegiatan Belajar 1: Pendekatan Dalam Identifikasi Arsip Vital Identifikasi merupakan kegiatan awal untuk mengenali dan menentukan jenis/kategori arsip yang
semakin hari semakin bertambah. Dengan demikian, organisasi akan memperoleh arsip-arsip yang dikategorikan arsip vital.
A.Analisis Organisasi
Analisis organisasi merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh organisasi yang tentunya fungsi, tujuan dan sasaran akan berbeda dari organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Semua ini akan terkait dengan kegiatan organisasi tersebut dan persyaratan hukum yang harus dipenuhi. Dengan kegiatan-kegiatan tersebut akan dapat teridentifikasi arsip-arsip vitalnnya. Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1.Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam suatu organisasi yang berfungsi untuk memperlihatkan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi orang-orang dalam kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Dari struktur organisasi tersebut. Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.
2.Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
Untuk mencapai tujuannya, organisasi perlu dudukung fungsi-fungsinya:
a.Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan satuan kerjanya.
b.Fungsi fasilitatif. Untuk memperpalcar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif. Tugas fungsi fasilitatif ini memberikan dukungan berupa fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif. Dalam mennjalankan fungsi fasilitatif, satuan kerja akan menghasilkan informasi dalam bentuk dan coarak apapun.
3.Kebijakan dan Strategi Organisasi Setiap organisasi dipastikan memilihi kebijakan dan
strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi orgnaisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
B.Klasifikasi Arsip
Selain melalui analisis organisasi, arsip dapat diidentifikasi melalui pengklasifikasian. Dalam hal ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):
1.Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu. Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti, contoh: SK beridirinya perusakaan/organiasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham, hal cipta dan paten, dll.
2.Arsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas Dua. Arsip penting dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi.
3.Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga.
Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari sumber lain. Arsip ini kemanfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan secara khusus.
4.Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.
Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan. Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan terimakasih.
C.Analisis Resiko Setelah pengidentifikasian arsip, selanjutnya ada;ah menganalisis resiko atau melihat untuk dan ruginya bagi organisasi dengan membandingkan beaya yang dikeluarkan untuk mengelola suatu arsip dengan membandingkan pengeluaran beaya apabila arsip tersebut tidak diketemukan.Semua beaya yang dikeluarkan akkibat kehilangan arsip harus dihitung. Kegiatan Belajar 2: Tahapan Kegiatan Indentifikasi Fungsi Arsip Vital Kegiatan identifikasi arsip harus terencena secara sistematis, sehingga terhindar dari pemborosan, baik waktu maupun beaya.
A.Pembentukan Tim Kerja
Tim kerja yang dibentuk untuk mengidentifikasi arsip akan menittikberatkan kepada tersebarnya seluruh anggota di setiap satuan kerja yang potensial memiliki arsip vital, misalnya; unit hukum, unit pengawasan unit pengelolaan aset. Tim kerja ini harus melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dan bertangungjawab terhadap pengelolaan arsip.
B.Pendataan
Pendataan dengan survei merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip vital ke seluruh satuan unit kerja (utamanya unit yang menghasilkan arsip vital) guna mengetahui kepastian jenis arsip vital. Dalam pendataan ini yang dilakukan adalah inventarisasi arsip vital dengan:
1.Inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanannya, baik pada central file maupun records center.
2.Meninjau kembali fungsi organisasi dari setiap pertanggungjawaban yang ada pada unit kerja yang menyangkut arsip vital untuk kepentingan operasional.
3.Mengembangkan dan mendistribusikan kuestioner inventarisasi arsip yang ditujukan ke setiap unit kerja dengan identifikasi arsip-arsip vital. Semua pendataan arsip vital harus dikaitkan dengan kepentingan, operasional, legal, dan persyaratan atau ketentuan-ketentuan dari pemerintah. Perlu disediakan formulir pendataan.
Pengolahan Data
Pendataan melalui pengisian formulir selanjutnya dilakukan pengolaan dengan analisias melalui pendekatan:
1.Analisis Hukum.
Dapat dilakukan dengan mengajukan pertahyaan:
a.Apakah arsip secaralegal mengandung hak dan kewajuban atas kepemilikan negara/warga negera/organisasi?
b.Apabila arsip hilang dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu/organisasi?
c.Apabila arsip hilang, dublikasinya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan di bawah sumpah?
2.Analisis Risiko.
Mengadalisa untung rugi bagi perusahaan dengan pertanyaan:
a.Jika arsip hilang, berapa waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi arsip itu kembali dan berapa besar beaya untuk hal tersebut?
b.Berapa lama waktu produktif yang diakibatkan oleh hilangnya arsip?
c.Berapa kesempatan yang hilang akibat hilangnya arsip?
d.Berapa total kerugian yang dialama organisasi dengan hilangnya arsip?
B.5 Pemberkasan arsip
Sistem pemberkasan (filing system) dan skema klasifikasi
Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun sistem pemberkasan yang anda pilih atau sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada dua hal penting yang perlu diingat, yaitu :
Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang mudah digunakan dan dipahami, yang penting sistem tersebut dapat memenuhi jangka panjang. Kesederhanaan sistem pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih meningkatkan kemudahan dan kecepatan penggunaan.
Prinsip kedua, adalah rekod yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu anda kemudahan untuk mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah 'berkas untuk penelusuran'. Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice bila mencarinya berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang terbaik untuk setiap kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series rekod dalam satu kantor. Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan sistem berbeda dengan unit kerja kepegawaian.
Jadi satu yang penting dan diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan yang mudah diingat dan digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih mudah untuk menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus diingat sistem pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk memberkaskan rekod secara efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod. Dengan kata lain, agar persyaratan rekod yang lengkap dan akurat terpenuhi maka organisasi harus membangun sistem pemberkasan agar rekod dapat dicari dan diketemukan kembali sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan informasi dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas untuk mengembangkan keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas yang diciptakan dan tercakup dalam system pemberkasan adalah untuk memberikan bukti formal dari transaksi kegiatan atau sebuah organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah untuk menangkap, memelihara dan memberikan akses bukti kegiatan setiap waktu dalam rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek kegiatan.
Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan system pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan informasi dan meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.
Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam materi klasifikasi disinin titik berat bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih kepada memilih sistem klasifikasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod dan tipe arsip yang disimpan.
Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka terakhir) , middle – digit (angka tengah) dan urutan tanggal.
Sistem berabjad
Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan, pasien dan sejenisnya.
Sistem Subyek
Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.
Kombinasi
Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya.
Persyaratan untuk sistem pemberkasan rekod
Sistem harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan memfasilitasi penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan normal organisasi dan tidak untuk atau kemungkinan perkecualian.
Berkas harus mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan fungsi yang mana didokumentasikan.
Sistem harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap unsurnya sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas seperti yang sudah dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan kata kunci. Sistem yang umum digunakan adalah alfanumerik.
Kesesuaian : sistem harus memenuhi kebutuhan pengguna/departemen
Pemeliharaan yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari; cukup aman; kebijakan tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang sesuai pada penciptaan dan penambahan pemberkasan; penyimpanan yang aman dan cukup untuk bahan arsip.
Dapat mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi kebutuhan organisasi.
Aksesibilitas : system harus memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi rekod dan dapat mencarinya tanpa ada gangguan.
Akuntabilitas : harus mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan praktek dan prosedur .
Sistem pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan alasan seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang; tidak adanya system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya waktu penemuan kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan untuk merevisi dan menyimpan.
Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)'.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod.
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).
Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis.
Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan.
B.6 Penyusunan File buku induk arsip
Tipe dari File Basis Data
Menurut (Jogiyanto) basis data dibentuk dari kumpulan file. File di dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, di antaranya sebagai berikut :
a. File Induk (Master File)
Di dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi :
1. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya.
2. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari unsur transaksi.
b. File Transaksi (Transaction File)
File transaksi disebut juga sebagai file input (input file). File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
c. File Laporan (Report File)
File ini disebut juga sebagai file output (Output File), yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biayanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan oleh proses yang lain.
d. File Sejarah (History File)
File sejarah disebut juga dengan nama file arsip (Archival File), yaitu file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi hingga data sekarang, dimana data tersebut disimpan untuk keperluan masa mendatang.
e. File Pelindung (Backup File)
File pelindung merupakan salinan file-file yang masih aktif di basis data pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file basis data yang aktif rusak atau hilang.
f. File Kerja (Working File)
File kerja disebut juga dengan nama file sementara (temporary file) atau scrath file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memory selama proses akan dihapus bila proses telah usai.
B.7 Penentuan penyimpanan arsip
Penyimpanan Arsip PT. Glory Industrial Semarang II
Dalam melakukan penyimpanan arsip, PT Glory Industrial Semarang II melewati urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan sebagai berikut:
1. Mengumpulkan (Collecting)
Tahap awal yang dilakukan sebelum menyimpan arsip yaitu mengumpulkan dokumen-dokumen serta surat-surat penting. Adapun arsip-arsip yang terdapat pada Human Resource Department PT Glory Industrial Semarang II adalah sebagai berikut:
1. Dokumen-dokumen karyawan
· Surat Lamaran
· Daftar Riwayat Hidup
· Fotocopy sertifikat-sertifikat milik karyawan
· Fotocopy Kartu Keluarga
· Fotocopy SKCK
· Foto
· Fotocopy Ijazah
· Fotocopy Jamsostek, Nayaka, dan KTP
· Dan lain-lain
2. Surat-Surat
· Surat Kontrak Kerja
· Surat Masuk – Surat Keluar
· Surat Pengunduran Diri
· Surat Dokter
· Surat Ijin
· Surat Keterangan Cuti Hamil
· Surat Ijin Keluar Kantor
3. Absensi Karyawan
4. Daftar Aset Perusahaan
5. Form Cuti Karyawan
2. Memeriksa (Inspecting)
Setelah arsip-arsip dikumpulkan, selanjutnya dilakukan pemeriksaan ulang setiap lembaran dokumen atau surat untuk memastikan apakah arsip-arsip tersebut sudah siap atau sudah pantas untuk disimpan.
3. Mengindeks (Indexing)
Tahap selanjutnya yaitu mengindeks dokumen-dokumen atau surat yang telah diperiksa. Misalnya memisahkan antara surat ijin cuti tahunan, cuti menikah, dan cuti melahirkan.
4. Memberi kode (Coding)
Kode biasanya dibuat dan ditempelkan pada business file untuk memudahkan pengarsipan. Contoh:
· Surat-surat cuti tahunan diberi kode CT dengan menggunakan huruf berwarna hitam tebal.
· Surat-surat cuti melahirkan diberi kode CM dengan menggunakan huruf berwarna hitam tebal
5. Menyortir (Sorting)
Setelah business file ditempelkan kode, surat-surat maupun dokumen-dokumen diurutkan menurut abjad maupun nomor.
6. Penyimpanan (Placing)
Tahap terakhir ini adalah tahapan terpenting karena menentukan apakah arsip akan mudah ditemukan kembali atau tidak. Sistem penyimpanan arsip pada Human Resources Department (HRD) PT. Glory Industrial Semarang II menggunakan dua sistem, yaitu:
1. Sistem abjad
2. Sistem numeric
Manfaat
Evaluasi
Evaluasi laporan diperoleh berdasarkan masukan yang berasal dari pembuatan laporan, pemakai dan penerimaan laporan. Masalah yang berkaitan dengan metode adalah banyak manajer merasa bahwa mereka memerlukan semua kopi laporan dengan tidak memandang apakahlaporan tersebut benar benar di gunakan atau hanya diberkaskan saja.
Mengunakan tenknologi komputer
Teknologi komputer memiliki dampak maknawi terhadap persiapan, penyusunan, penyebaran dan pengendalian laporan
Persiapan dokumen
Perangkat lunak pengolah kata membantu penulis lapoean dalam menulis dan menyunting laporan dengan cepat dan efisien. Perangkat lunak grafik memungkinkan konversi informasi tabuler dan menarik menjadi paparan grafik seperti peta dan bagan.
Transmisi dokumen
Laporan elektronik dapat disimpan dalam pangkalan data dan siap diakses oleh pemakai. Pada simpan elektronik, laporan tersedia setiap saat namun setiap menhemat waktu dan tenaga dan laporan tidak didistribusikan melainkan menunggu diakses oleh pemakai.
Kontrol dokumen
Pangkalan data disimpan juga untuk menyimpan indeks laporan sebuah perusahaan. Pada pangkalan data juga dapat disimpan katalok yang mendeskripsi laporan
Macam-macam layanan
1. Jasa Konsultasi Kearsipan ;
Melayani konsultasi kearsipan mulai dari tata persuratan dinas,pengurusan surat, pengelolaan arsip , penanganan arsip inaktif hingga penyusutan dengan mempergunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) ,maupun konsultasi masalah standarisasi sarana dan prasarana kearsipan.Standart pelayanan :
a. Konsultasi Pelayanan sesuai yang di kehendaki oleh customer
b. Pemecahan masalah kearsipan
2. Jasa Pembenahan Arsip ;
Pembenahan arsip merupakan upaya menata ulang/merekontruksi
kembali arsip inaktif dalam keadaan kacau menjadi tertata, baik Fisik maupun Informasinya dan terciptanya jalan masuk (Daftar Pertelaan Arsip untuk penemuan kembali). Jenis pembenahan meliputi :
1. Pembenahan arsip tekstuall kertas
2. Pembenahan arsip audio visual atau arsip media baru
misalnya: arsip video, arsip photo, arsip film, arsip rekaman suara,
3. Pembenahan arsip kartografil peta
4. Pembenahan arsip elektronik
Standart Pelayanan:
1. Tertatanya arsip sesuai dengan tahapan kegiatan pembenahan
2. Terbentuknya DPA sebagai Blat penemuan kembali arsip
3. Arsip sudah terfumigasi
4. Pelaksana Pembenahan oleh arsiparis atau petugas yang telah
terlatih
5. Lokasi pembenahan ditentukan sesuai kesepakatan
3. Jasa Pembuatan dan Penyempurnaan Sistem Kearsipan ;
Melayani Pembuatan dan penyempurnaan sistem kearsipan seperti penyusunan
pola klasifikasi, man! lal kearsipan dan penyusunan JRA. Sistem kearsipan dirancang dan dibuat sesuai kondisi dan keinginan customer, sehingga akan membantu dalam kelancaran kegiatanadministrasi.Standart Pelayanan :
a.Terciptanya sistem kearsipan sesuai dengan keinginan customer
b. Penyempurnaan sistem Kearsipan
4. Jasa Alih Media;
Alih Media arsip sangat diperlukan guna efektivitas dan efisiensi dalam
penyimpanan dokumen/arsip sehingga dapat menghemat ruangan, tenaga dan "waktu. Dokumen perusahaan dalam bentuk konvensionall tekstual , arsip peta, blue print dapat dialihkan ke dalam bentuk arsip media baru I microflilm, begitu pula arsip film, Video ke VCD.Standart Pelayanan:
a. Pemeriksaan arsip/dokumen yang akan di alih mediakan
b. Penentukan arsip/dokumen yang benar-benar penting dan layak untuk
dialih mediakan berdasarkan ketentuan yang ada
c. Terwujudnya bentuk arsip media baru yang dikehendaki Customer
d. Efisiensi ruang penyimpanan
5.Jasa Perawatan Arsip ;
Perawatan arsip diperlukan untuk mencegah kerusakan arsip baik fisik
maupun informasinya sehingga dapat didayagunakan secara optimal.
a.Perawatan arsip yang ditawarkan berupa :
1.Fumigasi
2. Deacidifikasi
b. Restorasi arsip berupa :
1.Laminasi
2. Encapsulasi
Standart Pelayanan:
a.Arsip sudah terfumigasi
b. Penghilangan asam pada kertas ( arsip/ dokumen) dan melindungi
kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar
c.Terlindunginya arsip/dokumen yang telah rusak atau rapuh dengan
bentuk laminasi
d.Perbaikan arsip dengan mengunakan bahan pelindung dua lembar film
plastik polyester dan pada bagian pinggir arsip dilekatkan dengan menggunakan double tape
6.Jasa Pendidikan dan Pelatihan SDM Kearsipan ;
Masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh banyak organisasi didalam
mengelola arsip adalah terbatasnya SDM yang professional dalam mengelola arsip. Pengelolaan Arsip yang professional terhadap arsip merupakan satu langkah untuk memaksimalkan fungsi arsip bagi kepentingan organisasi .Untuk menciptakan tenaga yang terampil, handal dan professional di bidang kearsipan dapat dilakukan melalui pendidikan
dan pelatihan kearsipan.
Bentuk Diklat yang ditawarkan terdiri dari :
a. Diklat manajemen Arsip Dinamis
b. Diklat manajemen Arsip Statis
c. Diklat manajemen Arsip Audio Visual/Media baru
d. Diklat Penata berkas /FHing sistem
e. Diklat Pengelolaan arsip Dinamis Aktif
f. Diklat Pengelolaan arsip Dinamis Inaktif
g. Diklat Pemeliharaan dan perawatan Arsip
h. Diklat Penyusutan Arsip
Standart pelayanan :
a. Tersedianya Diklat Kit
b. T erlaksananya diklat yang diiginkan Customer
c. Penyediaan praktek kelas dan sarana
d. Pemberian Sertifikat/Surat Tanda Tamat Pelatihan (STTP)
e. Penyediaan konsumsi / akomodasi
f. Tenaga instruktur / tenaga pengajar yang berpengalaman dan kompeten di bidangnya
g. Laporan evaluasi hasil pelaksanaan
h. Pelaksanaan Diklat bisa in house training atau ditempat yang disepakati bersama
7. Jasa Otobiografi ;
Pembuatan penulisan / buku yang berlatar belakang dari riwayat hidup seseorang sejak lahirsampai dengan buku dibuat.
Standart Pelayanan : Terbitnya sebuah buku sesuai riwayat pelaku
BAB III
Penutup
Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan-tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
Saran
Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan oleh sebab itu kami minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan penggunaan kata-kata, dan semoga makalah kami bermanfaat bagi penulis khususnya dan untuk pembaca khususnya.
Daftar Pustaka :
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/23168/5/Chapter%20I.pdf
http://ilmumanajemenperusahaan.blogspot.com/
http://smatusmg.com/
Observasi
Dan buku mengenai manajemen kearsipan
