MATERI INISIASI KEEMPAT Birokrasi Organisasi

Yun Iswanto:Inisiasi Keempat-Birokrasi Organisasi

MATERI INISIASI KEEMPAT: BIROKRASI ORGANISASI PENDAHULUAN Model organisasi birokratis diperkenalkan pertama kali oleh Max Weber. Dia membahas peran organisasi dalam suatu masyarakat dan mencoba menjawab pertanyaaan mengenai bentuk organisasi yang sesuai bagi sebuah masyarakat industri seperti yang dibutuhkan masyarakat Eropa pada akhir abad ke-19. Menurut Weber bentuk organisasi birokratis merupakan jenis organisasi yang mempunyai karakteristik yang sesuai bagi sebuah masyarakat industri, baik untuk lembaga pemerintahan maupun untuk organisasi usaha. Menurut pendapatnya, organisasi birokratis dapat menjamin tercapainya alokasi sumber yang terbatas pada sebuah masyarakat kompleks seperti masyarakat Eropa yang waktu itu sedang mengalami revolusi industri. Weber mengemukakan 7 (tujuh) ciri organisasi birokratis, yaitu: 1. Adanya pengaturan ataupun pengorganisasian fungsi-fungsi resmi yang saling terikat oleh berbagai jenis aturan, yang menjadikan fungsi-fungsi resmi itu suatu kesatuan yang utuh. Peraturan dan prosedur operasi yang baku (standard operating procedure) menyebabkan kegiatan organisasi dapat dilaksanakan dengan cara yang rutin dan pasti. Organisasi menjadi bersifat pasti dan bisa dipercaya, karena anggotanya akan melaksanakan kegiatan dengan cara yang pasti, mengikuti prosedur yang baku. Anggota organisasi akan merasa “aman”, karena mempunyai keyakinan bahwa anggota organisasi lainnya akan melaksanakan kegiatannya dengan cara baku yang telah diketahui sebelumnya. 2. Adanya pembagian kerja yang jelas di dalam organisasi. Setiap anggota organisasi mempunyai tugas yang jelas dan juga mempunyai wewenang (otoritas) yang seimbang dengan tugas yang harus dijalankannya. 3. Adanya pengorganisasian yang mengikuti prinsip hirarki, yaitu tingkatan yang lebih rendah diawasi dan diatur oleh tingkatan yang lebih tinggi, sehingga tersusun suatu hirarki otoritas yang runtut mulai dari tingkatan yang tertinggi hingga tingkatan terendah dalam organisasi. Susunan hirarki otoritas itu dinamakan juga rantai perintah (chain of command). 4. Adanya sistem penerimaan dan penempatan karyawan (anggota organisasi) yang didasarkan pada kemampuan teknis, tanpa memperhatikan sama sekali koneksi, hubungan keluarga, maupun favoritisme. 5. Adanya pemisahan antara pemilikan alat produksi maupun administrasi, dari kepemimpinan organisasi. Weber berpendapat bahwa pemisahan ini akan membuat organisasi tetap bersifat impersonal, sesuatu yang dianggap penting untuk mencapai efisiensi. 6. Adanya obyektifitas dalam pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan suatu jabatan dalam organisasi. Weber menyatakan bahwa pemegang suatu jabatan haruslah melakukan kegiatan secara obyektif sesuai dengan tugas yang harus dijalankannya, dan tidak menggunakan jabatannya untuk melayani kepentingan dirinya pribadi. 7. Kegiatan administratif, keputusan-keputusan, dan peraturan-peraturan dalam organisasi selalu dituangkan dalam bentuk tertulis. Bentuk yang ditunjukkan oleh Weber dengan tujuh dimensi itu dinggap merupakan bentuk ideal dari organisasi birokratis. Kebanyakan dimensi tersebut tampak dijalankan oleh banyak organisasi yang


ada di sekeliling kita, seperti hirarki otoritas, pembagian tugas dan penggunaan dokumen tertulis, meskipun jarang dijumpai organisasi yang mampu menjalankan ke tujuh dimensi tersebut secara sempurna. Dalam kenyataan, banyak organisasi yang sifatnya bertentangan dengan prinsip-prinsip yang diusulkan oleh Weber itu. Contoh, birokrasi menekankan pentingnya sifat impersonalitas. Dalam kenyataan seringkali kita jumpai organisasi yang cenderung hanya menerima karyawan jika ada hubungan keluarga, koneksi, dan sebagainya. Para pejabat dalam organisasi juga seringkali memanfaatkan kedudukannya untuk kepentingan pribadi. Kondisi ini menyebabkan organisasi menjadi tidak efisien dan sesungguhnya bertentangan dengan kepentingan masyarakat. Jika dijalankan secara sungguh-sungguh model organisasi rasional yang diusulkan Weber, maka mempunyai banyak keunggulan, yaitu tugas-tugas akan dapat diselesaikan secara efisien. OTORITAS DALAM ORGANISASI Weber menyatakan terdapat 3 (tiga) jenis otoritas yang berpengaruh terhadap pola kepemimpinan maupun kegiatan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yaitu : 1. Otoritas Rasional-Legal Otoritas yang muncul karena kepercayaan karyawan terhadap legalitas aturan, pembagian kerja, dan hal dari orang yang ditempatkan sebagai pemimpin untuk memberikan perintah. Otoritas jenis ini merupakan dasar bagi organisasi pemerintahan. 2. Otoritas Tradisional Otoritas yang muncul karena kepercayaan orang terhadap tradisi, termasuk status seseorang yang karena tradisi mempunyai hak untuk memerintah. Otoritas tradisional merupakan dasar bagi organisasi gereja dan kerajaan. 3. Otoritas Karismatik Otoritas yang muncul pada diri seseorang yang mempunyai karakteristik pribadi yang luar biasa, yang menyebabkan orang tersebut dianggap mempunyai hak untuk memerintah orang lain. Contoh, pemerintahan yang bersifat revolusioner seringkali didasarkan atas karisma pimpinannya, seperti yang dimiliki oleh Fidel Castro atau Che Guevara. Kegiatan internal organisasi biasanya tetap didasarkan pada otoritas rasional-legal, tetapi alasan eksistensi organisasi bisa saja berupa otoritas tradisional maupun otoritas karismatik.

HUBUNGAN UKURAN ORGANISASI TERHADAP BIROKRASI Apakah organisasi menjadi lebih birokratis jika ukurannya lebih besar, dan pada organisasi seperti apa birokrasi paling sesuai untuk digunakan? Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa organisasi besar pada umumnya berbeda dengan organisasi kecil, terutama pada beberapa dimensi dari strukturnya, seperti : 1. Formalisasi Formalisasi menunjukkan tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam organisasi. Pada organisasi yang lebih formal, tingkat penggunaan dokumen tertulis lebih tinggi. Peraturan-peraturan, prosedur, dan berbagai hal lainnya, muncul dalam bentuk tertulis. Penelitian-penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa organisasi besar umumnya mempunyai tingkat formalisasi yang lebih tinggi


dibanding organisasi kecil. Organisasi besar memerlukan adanya peraturan, prosedur, dan juga dokumen tertulis untuk mengontrol dan mengatur karyawan yang jumlahnya besar, dan juga bagian-bagian yang jumlahnya lebih banyak dalam organisasi. Pada organisasi kecil pengawasan terhadap karyawan dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan, karena karyawan yang perlu diperhatikan jumlahnya tidak besar. Pada perusahaan besar prosedur formal memberikan kesempatan bagi pimpinan untuk melakukan pengawasan yang bersifat impersonal terhadap karyawan. 2. Sentralisasi Sentralisasi menunjukkan tingkatan yang diberi wewenang untuk melakukan pengambilan keputusan dalam organisasi. Pada organisasi yang mempunyai tingkat sentralisasi yang tinggi (sentralistik), keputusan-keputusan pada umumnya dibuat hanya pada puncak organisasi. Jika organisasi mempunyai tingkat sentralisasi yang rendah (desentralistik), keputusan-keputusan yang serupa dapat diambil pada tingkatan yang lebih rendah. Penelitian-penelitian menunjukkan bahwa pada organisasi besar tingkat sentralisasi bisa menjadi lebih rendah dibanding pada organisasi kecil. Organisasi besar mempunyai lebih banyak bagian maupun tingkatan, sehingga jumlah keputusan yang harus diambil juga lebih besar. Jika seluruh pengambilan keputusan dibebankan kepada pimpinan puncak organisasi, maka pimpinan tersebut tidak akan sanggup untuk menangani seluruhnya sendirian. Karena itu, terpaksalah sebagian pengambilan keputusan dipercayakan kepada tingkatan yang lebih rendah. Tetapi, melalui formalisasi seluruh karyawan diatur agar selalu bertindak dengan cara yang seragam, sehingga walaupun keputusan tidak diambil oleh pimpinan, dapat diharapkan bahwa bawahan yang berhak melakukan pengambilan keputusan akan bertindak sesuai dengan cara yang bisa disetujui oleh organisasi secara keseluruhan. 3. Kompleksitas Kompleksitas mencakup kompleksitas vertikal yang menunjukkan jumlah tingkatan dalam organisasi, dan kompleksitas horizontal yang menunjukkan banyaknya bagian dalam organisasi. Organisasi besar ternyata menunjukkan tingkat kompleksitas yang lebih besar daripada organisasi kecil. Hal ini terjadi karena pada organisasi berukuran besar seringkali diperlukan adanya bagianbagian yang mempunyai tugas khusus. 4. Rasio Administratif Rasio administratif yaitu perbandingan jumlah anggota kelompok pimpinan terhadap jumlah keseluruhan anggota organisasi. Sehubungan dengan rasio administratif ini dikenal “Hukum Parkinson”. Parkinson memperlihatkan bahwa pimpinan organisasi seringkali berusaha memperbesar jumlah anggota kelompok pimpinan, walaupun sebenarnya pekerjaan yang harus diselesaikan tidak bertambah besar. Menurut Parkinson keinginan untuk memperbesar jumlah anggota kelompoknya dilakukan oleh seorang pimpinan karena berbagai alasan, termasuk keinginan untuk dianggap sebagai pimpinan yang penting karena memiliki bawahan yang besar jumlahnya. Penelitian-penelitian dalam kaitan dengan rasio administratif ini akhirnya memperlihatkan adanya dua pola rasio administratif, yaitu : a. Pada organisasi berukuran kecil umumnya rasio administratifnya tinggi, berarti bahwa jumlah pimpinan dalam organisasi kecil tidak sebanding dengan volume kegiatan yang harus


diselesaikan. Juga diperlihatkan bahwa organisasi besar mempunyai rasio administratif yang kecil, berlawanan dengan pendapat Parkinson sebelumnya. Diperlihatkan bahwa organisasi besar umumnya mempunyai lebih banyak peraturan, dengan spesialisasi karyawan yang lebih tinggi, sehingga karyawan tidak memerlukan terlalu banyak pengawasan oleh atasan atau pimpinan, dan hal ini menyebabkan jumlah pimpinan menjadi kecil dibanding jumlah seluruh karyawan yang ada. b. Jumlah karyawan penunjang yang tidak terlibat langsung dalam kegiatan pokok organisasi, seperti karyawan bagian pemeliharaan, tukang tik, dan sebagainya, bertambah besar jika ukuran organisasi berkembang. Pada organisasi yang besar, diperlukan lebih banyak komunikasi maupun kegiatan surat-menyurat sehingga jumlah tukang tik yang dibutuhkan juga lebih banyak. Besarnya organisasi juga menuntut lebih banyak kegiatan pemeliharaan, sehingga petugas pemeliharaan juga akan bertambah banyak. HUBUNGAN ANTARA DIMENSI-DIMENSI BIROKRASI Bahwa terdapat perbedaan antara struktur dari organisasi berukuran besar dan struktur organisasi berukuran kecil. Ukuran organisasi yang lebih besar akan menimbulkan beberapa akibat berikut : 1. Menambah jumlah tingkatan manajemen (kompleksitas vertikal). 2. Menambah jumlah jabatan maupun bagian dalam organisasi (kompleksitas horizontal). 3. Memperbesar tingkat spesialisasi, baik yang menyangkut keahlian karyawan maupun spesialisasi fungsional. 4. Memperbesar tingkat formalisasi. 5. Memperbesar tingkat desentralisasi (dapat juga dikatakan memperkecil tingkat sentralisasi). 6. Memperkecil persentase pimpinan dalam organisasi. 7. Memperbesar persentase staf teknis dan profesional. 8. Memperbesar persentase karyawan pemeliharaan maupun pegawai biasa. 9. Memperbesar jumlah komunikasi tertulis dan dokumentasi lainnya. Perbedaan struktur organisasi berukuran besar dari struktur organisasi berukuran kecil ini dijelaskan dengan hubungan-hubungan antara dimensi-dimensi birokrasi yang ditunjukkan pada Gambar 1. berikut ini.


Gambar 1. Hubungan-Hubungan Antara Dimensi-Dimensi Birokrasi

UKURAN ORGANISASI MENJADI LEBIH BESAR

PEMBAGIAN KERJA MENJADI LEBIH RUMIT

TINGKATAN/ HIRARKI MENJADI LEBIH BANYAK

Keterangan : Tanda negatif (-) menunjukkan hubungan yang arahnya berlawanan

MENINGKATNYA PERSENTASE STAF OPERASIONAL DAN STAF PENUNJANG

KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI MENJADI LEBIH BESAR

MENINGKATNYA DESENTRALISASI

MENINGKATNYA KEBUTUHAN AKAN KESERASIAN (STANDARDISASI)

(-)

Gambar 4.1. Hubungan ukuran organisasi dengan berbagai dimensi birokrasi.

FORMALISASI MENINGKAT

(-)

RASIO ADMINISTRATIF MENINGKAT

BIROKRASI DAN PERFOMANSI ORGANISASI Pada bagian ini disampaikan berbagai pandangan yang muncul mengenai hubungan performansi ekonomis organisasi dengan tingkat birokrasinya. Performansi Ekonomis John Child meneliti sejumlah perusahaan di Inggris untuk melihat hubungan tingkat birokrasi perusahaan-perusahaan tersebut dengan perfomansi ekonomisnya. Child meneliti hubungan antara tingkat birokrasi dan perfomansi ekonomis organisasi dengan mengontrol variabel ukuran dari organisasi itu. Penelitian ini akhirnya menyimpulkan bahwa pada organisasi yang berukuran besar terdapat hubungan yang erat antara performansi ekonomisnya dengan birokrasi, sementara perusahaan yang mencoba untuk tetap tidak birokratis mempunyai perfomansi yang tidak cukup baik. Untuk organisasi berukuran kecil (kurang dari 2000 karyawan) dijumpai hal yang sebaliknya, yaitu performansi yang baik justru dicapai oleh organisasi yang bersifat tidak formal (tidak birokratis).


Pandangan Berbeda mengenai Performansi dan Birokrasi Jika perfomansi tidak diukur dengan indikator ekonomis, tetapi dengan kepuasan karyawan, kualitas manajemen, maupun indikator lainnya, ternyata terdapat pandangan yang saling bertentangan mengenai manfaat birokrasi. Organisasi berukuran besar seringkali dikritik karena dianggap menghambat kelancaran proses dalam masyarakat, misalnya karena dianggap kaku, tidak manusiawi, dan sebagainya. Dari pihak lain, organisasi birokratis sering juga dianggap baik karena mampu menciptakan keadaan yang menguntungkan. Perbedaan pendapat tersebut menyangkut beberapa aspek organisasi, dan ditunjukkan pada Tabel 2. Kepuasan Karyawan Organisasi birokratis sering dikritik karena mempunyai peraturan, standardisasi, dan spesialisasi yang dianggap berlebihan, sehingga dipandang akan mengurangi spontanitas, menghambat kebebasan, dan menghambat munculnya kreatifitas. Birokrasi dianggap tidak memberikan kesempatan bagi perkembangan diri pribadi karyawan, memandang karyawan secara tidak manusiawi sehingga akan menimbulkan ketidakpuasan dalam bekerja, dan menurunkan prestasi. Birokrasi juga seringkali dianggap salah karena menciptakan pekerjaan yang sempit, rutin, dan sederhana (karena adanya spesialisasi), yang dianggap tidak memberikan tantangan yang cukup besar sehingga karyawan menjadi tidak kreatif dan tidak bersemangat. Tetapi dari pihak lain, birokrasi dapat mengurangi ketidakpastian sehingga menguntungkan bagi karyawan. Semua aspek dalam pekerjaan menjadi jelas dan pasti, dan karyawan dapat terhindar dari keputusan-keputusan atasan yang tidak rasional. Spesialisasi dalam birokrasi juga menyebabkan jenis pekerjaan memungkinkan karyawan menguasai segala aspek dari pekerjaan tersebut secara baik sehingga bisa menjadi ahli dan mampu berkembang. Perubahan Birokrasi juga sering dianggap sebagai penghambat untuk mencapai performansi organisasi yang baik. Perubahan lingkungan yang cepat tidak dapat diikuti oleh organisasi birokratis, karena sifatnya yang kaku, adaptasinya yang buruk, dan juga responnya yang lambat. Pendapat tersebut juga dibantah oleh sebagian orang yang berpendapat bahwa justru birokrasi yang sesuai pada lingkungan yang mengalami perubahan. Birokrasi dikatakan akan menyebabkan munculnya perilaku yang seragam dan bisa diduga sebelumnya dalam suatu organisasi. Hal ini memang mengakibatkan inovasi menjadi agak lambat, tetapi akan menjadikan organisasi menjadi efisien dan bisa dipercaya, sehingga para anggota organisasi mempunyai keberanian untuk mengambil resiko. Dengan argumentasi seperti itu, dikatakan bahwa birokrasi sangat sesuai untuk digunakan oleh suatu organisasi yang berada pada lingkungan yang relatif stabil ataupun berubah dengan kecepatan yang tidak terlalu besar. Manajemen Organisasi besar yang bersifat birokratis, seringkali sulit untuk dikelola dengan baik. Tidak ada seorang pun anggota organisasi yang mampu memahami organisasi secara keseluruhan. Suatu bagian seringkali tidak mengerti mengenai apa yang terjadi di bagian lainnya. Rumitnya organisasi juga menyebabkan koordinasi serta pengawasan dari puncak organisasi juga sulit dilaksanakan dengan baik. Para pimpinan harus mempercayakan kedua kegiatan ini pada karyawan staf dan penunjang yang masing-masing juga umumnya hanya mengerti sebagian kecil dari permasalahan


keseluruhan organisasi. Para pendukung birokrasi menyatakan bahwa rumitnya organisasi bukanlah hal yang merugikan, tetapi justru merupakan kekuatan birokrasi. Individu dikatakan memang memiliki kemampuan kognitif yang terbatas. Karena itu, pembagian kerja malah memungkinkan birokrasi untuk mencapai hasil yang jauh lebih baik daripada kemampuan individual maupun pengetahuan seorang pimpinan saja. Selain itu, birokrasi dianggap memiliki kemampuan untuk menjaga keuntungan organisasi, yaitu melalui pengawasan serta koordinasi yang dilakukan dengan memanfaatkan peraturan hirarki, serta pembagian kerja. Tabel 2 Kritik dan Dukungan terhadap Birokrasi KRITIK

DUKUNGAN

Kepuasan Karyawan Aturan birokratis mengurangi spontanitas dan Aturan birokratis mengurangi ketidakpastian, kebebasan karyawan, sehingga dapat kelicikan, sehingga membuat karyawan membatasi munculnya pikiran-pikiran atau ide terlindung, Tidak adanya aturan membawa lebih yang cemerlang banyak masalah di banding terlalu banyak aturan Spesialisasi membuat pekerjaan menjadi Spesialisasi memberikan kesempatan pada “sempit” sehingga tidak menantang karyawan karyawan untuk memperdalam keahliannya untuk bekerja dengan baik pada satu bidang yang “sempit”, sehingga bisa menjadi profesional Perubahan/Inovasi Birokrasi membuat organisasi menjadi lebih Kekuatan birokrasi adalah pada perilaku dan “kaku” sehingga responnya lambat dan respon yang seragam, sehingga organisasi menghambat munculnya inovasi menjadi “aman” dan karyawan berani mengambil resiko dan akhirnya memunculkan banyak inovasi Manajemen Birokrasi membuat organisasi menjadi rumit, Kekuatan birokrasi adalah pada kemampuannya dan sulit dipahami untuk melampaui batas-batas kemampuan individu, sehingga mampu menyelesaikan masalah-masalah yang terlalu berat bagi Birokrasi menyebabkan kontrol dan koordinasi seorang individu dalam organisasi menjadi sulit Struktur birokratis (adanya formalisasi, aturan, hirarki, dsb) justru merupakan alat kontrol dan koordinasi yang baik

MATERI INISIASI KEEMPAT Birokrasi Organisasi

Recommend Documents