21
BAB 1
ADMINISTRASI
Pengetian Administrasi
Administrasi didefinisikan sebagai bentuk kegiatan mengatur, melayani, membantu, dan mengelola suatu kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Kegiatan administrasi yang dilakukan dapat berupa surat-menyurat, catat-mencatat, dan ketatausahaan.
Perkembangan Ilmu Administrasi
Teori Klasik Administrasi
The first stage was the manifestation of Woodrow Wilson's view of politics – administration dichotomy (difference between two things as they are completely opposite). Woodrow Wilson propagated this view since at that time people were fed up with the government and its various policies, rampant corruption and the spoils system that prevailed in the bureaucratic framework. Through the 1920s, scholars of public administration had responded to Wilson's solicitation and therefore textbooks in this field were introduced. A few distinguished scholars of that period were, Luther Gulick, Lyndall Urwick, Henri Fayol, Frederick Taylor, and others. Frederick Taylor (1856- 1915), another prominent scholar in the field of administration and management also published a book entitled The Principles of Scientific Management' (1911).
Teori Modern Administrasi
The second stage of administrative theory was marked by the same fervor of reinforcing the Wilsonian view of Public Administration of politics-administration dichotomy and evolve a value neutral or rather value free science of management. It was believed that there are certain principles (guiding/basic ideas) of administration that are common to all organizations and will work for all bringing out optimum efficiency (Davies, 1974). This was the mature Industrial Revolution period and all that countries were concerned with was increasing production at any cost in order to earn big. Also Industrial revolution's rapid expansion of industries led to new International Journal of Politics and Good Governance problems in management that were unforeseen. That's when F.W. Taylor and Henri Fayol stepped in and generated their principles of administration/management. Frederich Winslow Taylor and Henri Fayol advocated for adopting engineering based scientific methods in the field of industrial work process in order to increase efficiency and economy. These schools of thought are grouped under the Classical theory of administration (Lane, 1978). (Lamidi, 2015)
Teori Post-Modern Administrasi
The third stage in the evolution of the theory of public administration is known as the era of The Human relations theory brought about a pragmatic view to administrative issues. It emphasized on the human aspects of administration that sprung from the Hawthorne experiments conducted by Elton Mayo and his colleagues at Harvard Business School in the late 20's and early 30's of the twentieth century. The main focus of study in this approach was to study the psychological and social problems of the industrial workers (Corson & Harris, 1963). The scholars of this theory identified variables like informal organisation, leadership, morale and motivation for maximum use of human resources in industries. This led to a far vast study by Herbert Simon and others that developed the Behavioural Science theory.
Berdasarkan sejarah perkembangan teori ilmu administrasi dapat dikelompokkan menjadi 3 masa yaitu teori klasik administrasi, teori modern administrasi, teori post-modern administrasi. Teori klasik administrasi membahas tentang upaya Woodrow Wilson untuk menyelesaikan masalah dikotomi pada pemerintahan yang membuat rakyat kesal kepada pemerintah atas berbagai masalah kebijakan, korupsi merajalela dan sistem rampasan yang berlaku dalam birokrasi maka Woodrow Wilson mengajak para sarjana administrasi publik uther Gulick, Lyndall Urwick, Henri Fayol, Frederick Taylor, dan lain-lain untuk membentuk pemerintahan yang baik. Gerakan administrasi ilmiah Henry Fayol di Prancis mendapat julukan sebagai bapak ilmu administrasi dan Frederick Winslow Taylor di Amerika Serikat menjuluki beliau sebagai bapak ilmu manajemen yang memunculkan bidang administrasi dan manajemen.
Teori modern administrasi lebih menyempurnakan asas-asas, rumus-rumus dan kaidah-kaidah (norma) ilmu administrasi. Pada masa ini juga para sarjana administrasi turut mengembangkan mutu (quality) dan jumlah (quantity), gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi negara dan niaga banyak diberikan oleh lembaga pendidikan tinggi. Sarjana administrasi mulai memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan antar manusia melalui bentuk kegiatan kerjasama yang bersifat resmi atau tidak resmi.
Teori post-modern administrasi terjadi saat para sarjana administrasi mulai mengadakan perhatian serta peningkatan terhadap peneyelidikan mengenai tindakan dan perilaku banyak orang pada kehidupan berorganisasi dan bidang pekerjaannya. (Lamidi, 2015).
1.3 Ruang Lingkup Administrasi
1.3.1 Administrasi Publik
Definisi administrasi Publik menurut para ahli:
Public Administration is the production of goods services designed to serve the needs of citizen-consumers. (Dimock, et al., 1983). Definisi tersebut memandang bahwa administrasi publik sebagai kegiatan ekonomi yang dapat berupa bisnis tetapi khusus dalam bidang produksi barang serta pelayanan publik seperti rumah sakit, puskesmas, pembuatan kartu keluarga, dan pembuatan KTP dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat. Pelayanan publik dalam hal ini meliputi:
Pelayanan administratif yaitu pembuatan KTP, akte kelahiran, akte pernikahan, dan surat izin mendirikan bangunan.
Pelayanan barang, misalnya menyediakan jaringan telepon, menyediakan tenaga listrik, dan menyediakan air bersih.
Pelayanan jasa, misalnya pendidikan pemeliharaan kesehatan dan penyelenggaraan transportasi.
Public administration is the process by which resources are marshaled and then used to cope with the problems facing a political community. (Starling, 1998). Definisi tersebut lebih menekankan pada kebijakan publik karena merupakan proses dalam aspek pelaksanaan pemerintahan dan digunakan untuk mengatasi masalah yang ada di dalam pemerintah.
Menurut pendapat beberapa ahli tentang administrasi publik maka dapat ditarik sebuah kesimpulan dari definisi administrasi publik yaitu suatu upaya kelompok yang membutuhkan proses dalam pengaturan, pelayanan, dan pengelolaan kebijakan publik oleh pemerintah yang memiliki tujuan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Administrasi publik merupakan upaya dari pemerintah untuk menjalankan kebijakannya dalam rangka memenuhi kebutuhan publik. Oleh karena itu, ruang lingkup administrasi publik mencakup kegiatan negara. Masyarakat mengharapkan banyak hal tentang berbagai layanan dan perlindungan dari pemerintah untuk mendapatkan kesejahteraan di negaranya. Akibatnya, administrasi publik di suatu negara menyediakan berbagai pelayanan kesejahteraan dan jaminan sosial kepada masyarakat. Pemerintah Indonesia menyediakan jaminan sosial seperti BPJS, Kartu Indonesia Sehat, dan JAMPERSAL. Dengan demikian, ruang lingkup administrasi public mencakup kegiatan yang sangat luas karena melibatkan urusan pemerintahan dan urusan publik.
Administrasi publik terdapat empat belas prinsip menurut Hendry Fayol (1841-1925) yaitu :
Pembagian pekerjaan, prinsip ini meningkatkan hasil yang membuat tenaga kerja lebih efisien.
Wewenang. Manajer harus membari perintah, wewenang membuat mereka melaksanakan perintah dengan baik.
Disiplin. Tenaga kerja harus melaksanakan aturan yang ditentukan organisasi.
Komando. Setiap tenaga kerja mendapatkan perintah dari yang berkuasa.
Kesatuan arah. Beberapa kelompok aktivitas organisasi yang memiliki tujuan yang sama dapat diperintah oleh seorang manajer menggunakan satu rencana.
Mengalahkan kepentingan individu untuk kepentingan umum.
Pemberian upah. Pekerja harus dibayar dengan upah yang jelas untuk pelayanan mereka.
Pemusatan. Berhubungan dengan perbandingan yang mana mengurangi keterlibatan dalam pengambilan keputusan.
Rentang kendali. Garis wewenang dari manajemen puncak pada tingkatan di bawahnya merepresentasikan rantai skalar.
Tata tertib. Orang dan bahan-bahan dapat ditempatkan dalam hal dan waktu yang tepat.
Keadilan. Manajer dapat berbuat baik dan terbuka pada bawahannya.
Stabilitas pada jabatan personal.
Inisiatif. Tenaga yang menyertai untuk memulai dan membawa rencana akan menggunakan upaya pada tingkat tinggi.
Rasa persatuan. Kekuatan promosi tim akan tercipta dari keharmonisan dan kesatuan organisasi.
Peran administrasi publik sangat menentukan kestabilan, ketahanan, dan kesejahteraan suatu negara karena administrasi publik merupakan medan dimana pemerintah melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan sektor publik khususnya penyediaan pelayanan bagi kepentingan publik atau masyarakat.
Selain itu administrasi publik juga dapat berperan dalam menjaga kepercayaan publik, karena melalui administrasi publik kita dapat melihat pembuktian janji atau komitmen para elit birokrasi dan politisi kepada publik yang telah memilih mereka.
1.3.2 Administrasi Bisnis
Administrasi bisnis hanya mengelola operasi bisnis, besar atau kecil yang mengelola pekerja dan hari ke hari operasi untuk memastikan perusahaan atau organisasi memenuhi seperangkat atau serangkaian tujuan yang ditargetkan.
Administrasi bisnis melibatkan pelaksanaan kegiatan yang mengarah pada akibat dari pengiriman produk atau jasa kepada konsumen. Mencakup koordinasi semua prosedur yang memungkinkan suatu produk yang akan dikirmkan serta memperhatikan catatan yang dapat diperiksa untuk mengidentifikasi kesalahan atau peluang perbaikan yang lebih baik.
Administrasi bisnis dipengaruhi oleh beberapa faktor. Pertama, adalah produktivitas, jika produktivitas menurun, maka pendapatan juga akan menurun. Kedua adalah kualitas, Kualitas produk juga berpengaruh terhadap persaingan pasar. Yang terakhir adalah pasar global, arena bersaing para pebisnis yaitu apabila pebisnis tidak mampu mengikuti atau mengimbangi perkembangan pasar maka akan tertinggal.
Perbedaan Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis
Perbedaan adminstrasi publik dan administrasi bisnis ditijau dari segi tujuan yang ingin dicapai.
Administrasi publik memiliki tujuan untuk memberikan pelayanan publik kepada masyarakat secara maksimal. Seperti, menyediakan sumber air bersih bagi masyarakat sehingga masyarakat mudah dalam mengakses air bersih untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari. Sedangkan, administrasi bisnis bertujuan untuk mendapatkan keuntungan secara besar dari kebijakan yang telah dibuat. Jika administrasi publik menyediakan sumber air bersih secara gratis kepada masyarakat, maka administrasi bisnis lebih menekankan pada cara mendapatkan keuntungan dari penyediaan pelayanan publik tersebut. Misalnya dengan menjual air bersih kepada masyarakat yang membutuhkan.
Perbedaan administrasi publik dan administrasi bisnis ditinjau dari segi pendapatan
Pendapatan pada administrasi publik cenderung stabil karena pendapatan dari administrasi publik diatur oleh pemerintah. Sedangkan pendapatan pada administrasi bisnis cenderung tidak stabil karena pendapatan dari administrasi bisnis berdasarkan pada produktivitas suatu perusahaan.
Perbedaan administrasi publik dan administrasi bisnis ditinjau dari segi birokrasi
Sistem birokrasi administrasi publik sulit dan membutuhkan waktu yang lama karena harus mendapatkan izin dari pemerintah. Ketika ingin merubah sebuah kebijakan, butuh persetujuan dan legalitas dari pemerintah. Sedangkan sistem birokrasi dalam administrasi bisnis lebih mudah dengan waktu yang singkat karena apabila terjadi perubahan kebijakan tidak membutuhkan izin dari pemerintah, melainkan hanya lingkup organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Perbedaan administrasi publik dan adminstrasi bisnis ditinjau dari segi keberhasilan
Parameter keberhasilan administrasi publik dilihat dari tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik yang disediakan. Sedangkan parameter keberhasilan bisnis dilihat dari keuntungan yang didapatkan oleh suatu oganisasi atau instansi yang bersangkutan.
1.3.4 Persamaan Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis
Persamaan antara administrasi publik dan administrasi bisnis yaitu dalam hal penyediaan pelayanan publik, memiliki perencanaan dalam mengambil kebijakan, dan penganggaran. Keduanya menggunakan keterampilan umum seperti menjaga rekening dan memelihara file.
1.4 Unsur Administrasi
Unsur-unsur yang termasuk dalam administrasi adalah sebagai berikut:
Organisasi
Manajemen
Komunikasi
Kepegawaian
Keuangan
Perbekalan
Tata Usaha
Hubungan masyarakat (Humas)
Unsur-unsur administrasi di atas saling mempengaruhi terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh sekolompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Apabila salah satu dari unsur tersebut tidak ada maka tujuan yang ingin dicapai tidak dapat terwujud secara maksimal. Misalkan, tidak ada unsur manajemen dalam sebuah kegiatan administrasi maka program atau tujuan yang ingin dicapai tidak akan berjalan karena tidak ada penggerak dan pengarah bagi pelaksana kegiatan tersebut.
1.5 Karakteristik Administrasi
Beberapa karakteristik administrasi menurut (Silalahi, 1992 : 10-11), yaitu:
Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
Kerja sama, artinya kegiatan adminstrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.
Pembagian tugas, artinya kegiatan adminstrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.
1.6 Prinsip Administrasi
Herbert Simon dalam Pasolog (2011:14) membagi prinsip administrasi ke dalam empat bagian :
Efisiensi administrasi, dapat ditingkatkan melalui spesialisasi tugas di kalangan kelompok.
Struktur hierarki untuk meningkatkan efisiensi administrasi.
Membatasi jarak pengawasan di dalam organisasi guna meningkatkan efisiensi.
Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan pengelompokan pekerjaan untuk maksud pengawasan berdasarkan tujuan, proses, langganan, dan tempat.
Berdasarkan uraian di atas, dapat kita simpulkan prinsip-prinsip administrasi secara umum, yaitu meliputi pembagian kerja, struktur hierarki, pengelompokan pekerjaan, kesatuan arah, keadilan, dan disiplin yang semuanya itu bertujuan untuk meningkatkan hasil yang efisien di bidang adminiatrasi.
1.7 Tujuan Administrasi
Menyelenggarakan dan mendayagunakan segala tenaga sarana dan dana secara optimal, teratur, relevan, efektif dan efisien agar tujuan yang telah ditetapkan sehingga dapat tercapai (Ristia, 2012). Berdasarkan penjelasan tersebut maka administrasi dapat berjalan dengan baik apabila dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan tujuan sebelumnya.
1.8 Fungsi Administrasi
Yang dimaksud dengan proses dalam administrasi adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Proses dalam administrasi dikenal dengan sebutan fungsi administrasi . Pada umumnya fungsi administrasi menjadi tanggung jawab pimpinan (pejabat manajemen). Beberapa fungsi administrasi yang penting menurut para ahli adalah :
Freeman, Membedakan 6 fungsi administrasi yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling), koordinasi (coordinating);
George R. Teryy, membedakan 4 fungsi administrasi, yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating) dan pengawasan (controlling);
Henry Fayol, membedakan 5 fungsi administrasi, yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), perintah (commanding), koordinasi (coordinating) dan pengawasan (controlling).
Seiring dengan berkembangnya ilmu administrasi, maka untuk mempermudah kita dalam mempelajarinya, fungsi-fungsi administrasi di atas dapat kita sederhanakan menjadi empat poin penting, yaitu :
Perencanaan (planninng)
Planning atau perencanaan ialah suatu rangkaian persiapan tindakan untuk mencapai tujuan. Dalam melaksanakan sebuah aktivitas, baik untuk kepentingan pribadi maupun organisasi, perencanaan merupakan langkah awal yang harus dilakukan. Perencanaan perlu dilakukan dalam penentu tujuan yang hendak dicapai, merencanakan strategi-strategi khusus, maupun program-program yang harus dilakukan dalam mencapai sebuah tujuan besar yang diinginkan
Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian adalah proses pembagian susunan kerja dalam organisasi, penempatan tenaga kerja secara obyektif yang dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat. Dengan dibentuknya pembagian kerja yang sesuai dengan kemampuannya, maka tujuan yang diinginkan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Pelaksanaan (implementing)
Administrasi berfungsi sebagai pelaksanaan yaitu melaksanakan apa yang telah ditetapkan atau direncanakan oleh pihak atasan (pembuat kebijakan) agar rencana dalam organisasi dapat terealisasikan.
Penilaian (evaluation)
Penilaian merupakan bagian penting dari serangkaian tugas yang telah dilaksanakan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui tingkat keberhasilan atas program yang telah dirancang maupun mengetahui beberapa kendala yang menyebabkan terhambanya sebbuah program kerja.
Kesimpulan Administrasi
Administration is the activity that manage, arrange, and serve to reach a common goals. Public administration and business administration are the scope of administration. The main difference between public administration and business administration situated on the goal. The main similar between public administration and business administration is providing public services to community.
The elements of administration influence each other to reach a common goals. Principles of administration have a goals to increase efficient outcome in administration. Planning, organizing, implementing, and evaluation are function of administration.
BAB 2
BIROKRASI
Definisi Birokrasi
Birokrasi didefinisikan sebagai sekelompok pejabat dalam pemerintahan atau lembaga lain, yang menetapkan aturan, hukum, ide, dan fungsi dari lembaga mereka. Menurut ahli sosiolog berkebangsaan Jerman, Max Webber berpendapat bahwa, birokrasi adalah suatu rencana untuk membagi pegawai ke dalam beberapa jabatan tertentu dan kemudian membebankan tugas secara tegas pada setiap jabatan.
Pengertian Birokrasi Max Weber, pada abad 19 ini, mengemukakan tentang konsepsi tipe ideal organisasi pemerintah yang rasional dan profesional, dalam bukunya "The Theory of Social and Economic Organization. 1974. The Free press, New York".Pemikiran Weber didorong keinginannya menciptakan organisasi modern yang bisa digunakan pemerintah menjalankan modernisasi dan pembangunan, serta menyempurnakan teori klasik organisasi dengan tetap menggunakan beberapa unsur teori klasik dalam pelaksanaan organisasi modern.
Berikut beberapa pemikiran-pemikirannya:
Weber percaya bahwa birokrasi seharusnya dioperasikan dalam sistem hierarki.
Menurut prinsip ini, organisasi harus diatur dalam sistem hierarki vertikal yang ketat dan komunikasi antar pekerja dibatasi sesuai jabatannya
Weber merancang sistem birokrasi agar memiliki pembagian kerja.
Karena menganut aliran klasik dimana manusia dianggap seperti mesin, maka terjadi pembagian kerja sebagaimana bagian yang terpisah dalam tubuh mesin, dimana masing-masing bagian memiliki spesifikasi kerja yang berbeda.
Birokrasi memiliki karakteristik bahwa alur kekuasannya terpusat.
Dalam pandangan ini, organisasi dianggap akan menjadi paling efektif apabila manajemen pusat memiliki kontrol terhadap proses pengambilan keputusan dan kegiatan pekerja.
Weber menekankan bahwa sistem birokrasi adalah sistem tertutup.
Menurut Weber, organisasi seharusnya menutup diri dari lingkungannya karena dapat mengganggu kinerja organisasi.
Weber juga menekankan bahwa peraturan sangat penting dalam sistem birokrasi.
Menurutnya, semua hal dalam organisasi harus memiliki peraturan tertulis agar pekerjaan berjalan dengan teratur dan formal.
Adanya fungsi kekuasaan (function of authority) yang dibagi menjadi tiga bagian:
a. Traditionally authority, yaitu kekuasaan yang berasal dari kepercayaan secara tradisional, misalnya mengenai penetapan Ratu Elizabeth sebagai ratu Inggris karena kepercayaan lama.
b. Charismatic authority, yakni kekuasaan yang berdasarkan kemampuan seseorang untuk berinteraksi atau menarik hati orang lain. Kekuasaan tipe ini sangat tidak stabil.
c. Rational-legal authority, adalah kekuasaan yang didapatkan dari kemampuan individu. Weber sangat menekankan pada kekuasaan tipe ini karena menurutnya ini adalah dasar dari fungsi kekuasaan
Perkembangan Birokrasi
Perkembangan birokrasi memiliki pergeseran dari klasik ke modern. Sebagai suatu bentuk institusi, birokrasi telah ada sejak lama. Raison d'etre keberadaannya adalah munculnya beberapa masalah publik tertentu yang penanganannya membutuhkan koordinasi dan kerjasama dari orang yang banyak dengan berbagai keahlian dan fungsi. Maka tugas rumit membangun dan mengatur banyak saluran air ke seluruh penjuru negeri pada jaman Mesir Kuno telah melahirkan birokrasi skala besar yang pertama di dunia. Selain di Mesir, peradaban kuno lainnya juga membentuk birokrasi untuk menunjang pengaturan dan pengorganisasian kota. Hal ini sebagaimana yang ditemui di Roma dan Cina pada masa Dinasti Han, di mana pengaturan birokrasinya mendasarkan diri pada ajaran-ajaran Confucius tentang kepegawaian.
Seiring dengan bertambah kompleksnya masalah dan hal yang harus diatur, kemunculan organisasi-organisasi birokratis kemudian menjadi semakin bertambah banyak dan semakin dirasakan sebagai hal yang darurat di era modern. Bentuk birokrasi modern pertama kali muncul di Prancis pada abad ke-18. Kemudian di abad ke-19, Jerman menjadi negara yang paling sukses dalam mengembangkan birokrasi modern yang rasional dan disiplin, sampai beberapa negara Eropa yang lain menjadi iri kepadanya.
Keberadaan birokrasi menjadi norma yang tidak lepas bagi setiap tatanan masyarakat modern yang dinamis dan rasional. Ketidakhadiran birokrasi akan menghambat cara suatu pemerintahan dalam mengimplementasikan kebijakannya.
Ruang Lingkup Birokrasi
Birokrasi dalam Perspektif Administrasi Publik. Badan atau organisasi pemerintahan yang melaksanakan layanan publik yang profesional, efektif, efisien, dan produktif. Birokrasi melaksanakan tugas sesuai aturan, cepat, tepat, mudah, murah, dan menghasilkan.
Birokrasi dalam Perspektif Politik. Badan pemerintah yang merupakan bagian dari sistem politik atau kepanjangan tangan dari pihak (partai) berkuasa, yang cenderung memihak (kepentingan penguasa dan rakyat), memiliki kewenangan, terlibat dalam perencanaan kebijakan politik, dan dapat menjadi organisasi mobilitas massa.
Birokrasi dalam Perspektif Pemerintahan. Badan pemerintah yang melaksanakan fungsi-fungsi manajemen pemerintahan(perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi, koordinasi, resolusi konflik,) penetapan kebijakan publik, bersikap netral dan profesional, melaksanakan etika birokrasi dan tata pemerintahan yang baik (transparansi, terpercaya dan partispatif). Birokrasi dalam pemerintahan bisa diubah sesuai kebutuhan dalam orientasi yang positif dan tidak menyalahi prosedur yang sudah ditetapkan.
Birokrasi dalam Perspektif kesehatan. Badan atau organisasi pemerintah yang yang melaksanakan layanan publik di bidang kesehatan. Salah satu contohnya adalah pelayanan dalam pembuatan ASKES.
Unsur Birokrasi
Max Weber outlines six essential elements in bureaucracy. (Jaffee, 2008:90)
Clearly defined division of labor and authority
Hierarchical structure of offices
Written guidelines prescribing performance criteria
Recruitment to offices based on specialization and expertise
Office holding as a career or vacation
Duties and authority attached to positions, not persons
Unsur birokrasi pembagian kerja dan wewenang diatur secara jelas. Pada struktur birokrasi terdapat tingkatan (hierarchical) pada setiap organisasi. Sistem kerja pada birokrasi terdapat pedoman secara tertulis yang dapat diketahui pada setiap tingkatan. Pada birokrasi penerimaan lowongan kerja berdasarkan keahliannya. Birokrasi memiliki peran penting dalam memegang karir. Tugas dan wewenang pada birokrasi ditentukan oleh tingkatan bukan ditentukan pada setiap individu.
Karakteristik Birokrasi
Karakteristik birokrasi menurut Max Weber :
Aturan yang mengikat pada tindakan seluruh anggota
Pengawasan hirarkis
Spesialisasi oleh tenaga
Larangan keuntungan pribadi selain gaji tetap
Terus beroperasi dari waktu ke waktu
Birokrasi juga memiliki ciri utama, yaitu:
Struktur hierarkis resmi
Setiap tingkat mengontrol tingkat di bawah dan dikendalikan oleh tingkat atas. Sebuah hierarkis resmi adalah dasar dari perencanaan pusat dan pengambilan keputusan terpusat.
Manajemen oleh aturan
Pengendalian dengan aturan memungkinkan keputusan yang dibuat pada tingkat tinggi yang akan dijalankan secara konsisten oleh semua tingkat yang lebih rendah.
3. Organisasi berdasarkan spesialisasi fungsional
Pekerjaan harus dilakukan oleh spesialis, dan orang-orang yang disusun dalam unit berdasarkan jenis dari pekerjaan yang mereka lakukan atau keterampilan yang mereka miliki.
4. Sebuah "up-fokus" atau "di-fokus" misi
Jika misi ini digambarkan sebagai "up-fokus," dari tujuan organisasi adalah untuk melayani pemegang saham, dewan, atau apa pun lembaga diberdayakan itu. Jika misi ini adalah untuk melayani organisasi itu sendiri, dan orang-orang di dalamnya, misalnya, untuk menghasilkan keuntungan yang tinggi, untuk mendapatkan pangsa pasar, atau untuk menghasilkan aliran khas, maka misi digambarkan sebagai "di-fokus."
Hubungan impersonal
Idenya adalah untuk memperlakukan semua karyawan dan pelanggan agar tidak dipengaruhi oleh perbedaan individu.
Prinsip Birokrasi
Birokrasi memiliki suatu prinsip yang menjadi dasar keberhasilan yang harus dicapai dalam suatu kelembagaan. Suatu kelembagaan akan berjalan sesuai tujuan utama jika prinsip dasar birokrasi terlaksana dengan baik.
The bureaucratic form has six major principles. (Johnston, 1993:13)
A formal hierarchical structure
Management by rules
Organization by functional specialty
An "up-focused" or "in-focused" mission
Purposely impersonal
Employment based on technical
Prinsip birokrasi memiliki prinsip utama dalam pengendalian tingkatan. Setiap tingkatan mengontrol tingkatan dibawah dan dikendalikan oleh tingkatan di atasnya. Dasar dari perencanaan pusat dan pengambilan keputusan berada pada hierarki utama. Pengendalian dengan aturan memungkinkan keputusan yang dibuat pada tingkat tinggi akan dijalankan secara konsisten oleh semua tingkat yang lebih rendah. Prinsip birokrasi memfokuskan pada pekerjaan yang sesuai pada keterampilan yang dimilikinya.
Birokrasi memiliki misi up-fokus apabila tujuan administrasi untuk melayani pemegang saham, dan dapat dikatakan misi di-fokus apabila tujuan administrasi untuk melayani organisasi itu sendiri dengan meraih keuntungan yang tinggi. Akan tetapi, pada birokrasi memiliki prinsip kesetaraan antarkaryawan tanpa adanya perbedaan individu. Prinsip birokrasi lebih memfokuskan pekerjaan secara teknis.
Tujuan Birokrasi
1. Otoritas hirarkis menjanjikan kontrol dan tanggung jawab.
2. Manajemen dengan aturan menjanjikan kontrol dan konsistensi.
3. Misi terfokus pada pemegang kebijakan menjanjikan bahwa instansi pemerintah akan melayani badan legislatif atau badan eksekutif yang membentuk mereka.
4. Spesialisasi subunit menjanjikan akuntabilitas, kontrol dan keahlian.
5. Hubungan impersonal menjanjikan objektivitas, konsistensi dan kesetaraan.
6. Kerja berdasarkan kualifikasi teknis menjanjikan kesempatan yang sama, dan perlindungan dari pemecatan sewenang-wenang, menjanjikan keamanan kerja bagi mereka yang dapat lulus ujian dan mengikuti aturan.
Fungsi Birokrasi
Michael G. Roskin, et al. menyebutkan bahwa sekurang-kurangnya ada 4 fungsi birokrasi di dalam suatu pemerintahan moder. Fungsi-fungsi tersebut adalah :
Administrasi
Birokrasi fungsi administrasi adalah mengimplementasikan undang-undang yang telah disusun oleh legislatif serta penafsiran atas UU tersebut oleh eksekutif.
Pelayanan
Birokrasi fungsi pelayanan berfungsi untuk melayani masyarakat atau beberapa kelompok khusus.
Pengaturan
Birokrasi fungsi pengaturan yaitu dari suatu pemerintahan biasanya dirancang demi mengamankan kesejahteraan masyarakat.
Pengumpulan informasi (information gathering)
Birokrasi fungsi informasi yaitu menyediakan banyak data dan informasi yang berhubungan dengan kebijaksanaan yang mengalami pelanggaran untuk keperluan membuat kebijakan-kebijakan baru.
Macam Birokrasi
Birokrasi publik
Birokrasi publik adalah birokrasi pemerintah yang tidak memiliki satu set kepemimpinan sebagaimana yang dilakukan birokrasi pribadi dan birokrasi bisnis. Misalnya pemerintah seharusnya memberikan pelayanan kepada masyarakat . Birokrasi pemerintah berkaitan dengan administrasi kebijakan yang memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Birokrasi swasta
Birokrasi dalam perusahaan swasta akan berusaha untuk mengelola kebijakan dari perusahaan untuk memaksimalkan keuntungan bagi perusahaan.
Kesimpulan Birokrasi
Bureaucracy is an effective and efficient procedure that is used to make decisions , control resources , protect workers and achieving organizational goals based on theory and the applicable rules and specifically in accordance with the objectives set by the organization / institution .
Bureaucracy facilitate workers in an organization / institution in working with no differences with other workers . This bureaucratic prohibits workers who take personal advantage . bureaucracy has a principle to train workers with the appropriate skills to work and work technically .
BAB 3
RELEVANSI ILMU ADMINISTRASI DAN BIROKRASI DALAM BIDANG KESEHATAN MASYARAKAT
Administrasi merupakan bagian dari birokrasi. Administrasi bukan sekadar instrumen dasar dari birokrasi, namun administrasi dapat menjadi instrumen kolektif publik yang menyelenggarakan tata kelola kepentingan bersama untuk mencapai tujuan publik yang telah disepakati. Administrasi dan birokrasi mempunyai hubungan yang sangat kuat dalam ilmu kesehatan masyarakat. Birokrasi bertujuan untuk mencapai tugas administrasi besar dengan cara mengkoordinasi suatu pekerjaan secara sistematis dan teratur. Dengan demikian, administrasi birokrasi berarti pelaksanaan kebijaksanaan umum suatu negara, di mana kebijakan umum itersebut telah dirancang sedemikian rupa guna mencapai tujuan negara secara keseluruhan.
Hubungan antara administrasi dan birokrasi dalam ilmu kesehatan masyarakat salah satunya adalah BPJS (Badan Penyedia Jaminan Sosial). BPJS merupakan suatu lembaga birokrasi yang melayani masyarakat dalam bidang kesehatan. Contoh issu sebagai berikut:
Dirut BPJS : BPJS Tidak Kolaps
Proses administrasi BPJS Kesehatan untuk kategori peserta mandiri membutuhkan banyak waktu arena banyak hal teknis yang harus dilengkapi Liputan6.com, Jakarta Presiden Joko Widodo menggelar konferensi pers singkat menanggapi pemberitaan terkait BPJS Kesehatan dan masalah distribusi kartu sakti.
"Ini klarifikasi persoalan BPJS Kesehatan dan distribusi Kartu Indonesia Sehat," kata Presiden saat membuka "konpers" di Istana Merdeka Jakarta, Kamis.
Presiden selanjutnya meminta Menteri Koordinator Pembangunan Manusia dan Kebudayaan (PMK) Puan Maharani, Menteri Sosial Khofifah Indar Parawansa dan Dirut BPJS Kesehatan Fachmi Idris untuk menjelaskannya.
"Untuk lebih jelasnya, saya persilahkan Ibu menteri dan Pak Dirut," kata Jokowi yang langsung meninggalkan tempat konpers.
Dirut BPJS Kesehatan Fachmi Idris mengungkapkan Presiden menyoroti dua hal, yakni masalah pemberitaan yang menyebut BPJS Kesehatan kolaps dan masalah distribusi Kartu Indonesia Sehat.
"'Clear', pemberitaan BPJS Kesehatan kolaps tidak benar adanya," ucap Fachmi Idris.
Dia mengungkapkan bahwa Presiden memberi perhatian agar pemberitaan tersebut tidak menjadi opini yang membuat resah masyarakat, teruma rumah sakit dan tenaga kesehatan.
"Kami ingin tegaskan 'transit' (perputaran keuangan) kita antara pemasukan dan pengeluaran itu 'balance' (seimbang) dan 'no problem' (tidak masalah)," ujarnya.
Fachmi menjelaskan pemasukan BPJS ada dua, yakni dari iuran dan sumber dana lainnya. Dia mengakui bahwa pemasukan iuran masih di bawah rekomendasi dari Dewan Jaminan Nasional, artinya masih dibawah harapan.
Namun, lanjutnya, BPJS Kesehatan tidak akan menaikan besaran iuran sebelum masyarakat merasakan manfaat yang lebih dari pelayannnya. Facmi juga menegaskan pihaknya tidak akan mengurangi manfaat yang diberikan agar tidak menimbulkan permasalahan sosial yang lebih besar.
Terkait distribusi kartu, Menko PMK Puan Maharani mengakui ada keterlambatan pendistribusian kartu sakti (Kartu Indonesia Sehat (KIS), Kartu Indonesia Pintar (KIP), Kartu Keluarga Harapan) karena pihaknya melakukan perbaikan teknis.
"Insya Allah pendistribusian KIS sudah 90 persen. Isya Allah Maret-April selesai," imbuh Puan.
Dia juga mengatakan pihaknya telah melakukan validasi data penerima kartu yang terupdate dan hanya memberikannya pada keluarga yang benar-benar berhak.
Sedangkan untuk Kartu Indonesia Pintar, kata Puan, April sudah terdistribusi semua sehingga pada Juni-Juli para siswa sudah bisa merasakan manfaatnya.
"Kartu Indonesia Pintar hanya diterbitkan satu kali dalam satu tahun, yaitu saat kenaikan kelas," ungkap Puan.
Sedangkan Menteri Sosial Khofifah mengatakan pihaknya saat ini melakukan ketelitian data penerima kartu saksti yang dimiliki Kementerian Sosial.
Dia juga mengungkapkan bahwa pemerintah telah memberikan KIS sebanyak 92,4 juta, di mana 92 juta merupakan penduduk yang kurang mampu dan 400 juta diberikan kepada bayi yang baru lahir dari keluarga kurang mampu.
Khofifah berharap perekonomian Indonsia cepat pulih sehingga prosentase pembagian KIS ini bisa meningkat dan semua penduduk kurang mampu mendapatkannya.
ANALISIS
Menurut kelompok kami dari permasalahan di atas terjadi karena adanya permasalahan internal pihak BPJS yaitu permasalahan dalam hal administrasi dan birokrasi yang menyebabkan masyarakat memiliki opini buruk terhadap BPJS. Contoh konkritnya seperti keterlambatan kartu BPJS. Akibatnya anggota yang belum dapat kartu BPJS tidak dapat segera berobat ke pelayanan kesehatan. Selain itu masyarakat mendapatkan informasi bahwa iuaran BPJS dinaikkan dari harga sebelumnya. Hal ini disebabkan karena pihak dari BPJS kurang melakukan sosialisasi kepada masyarakat sehingga menyebabkan masyarakat memiliki opini negatif terhadapat BPJS
Solusi dari kelompok kami, seharusnya pihak BPJS lebih bersifat terbuka terhadap anggota BPJS agar tidak menimbulkan stigma negatif dari masyarakat. Pihak BPJS perlu memperbaiki sistem administrasi sehingga kesalahan tersebut tidak terulang. Perbaikan sistem administrasi dapat dilakukan melalui penambahan SDM pada BPJS.
CONCLUTION
Administration is an activity that organized, accompany, and administer a specific activities to achieve desired objectives. When running the administration needed teamwork to achievve a common goal. There is a process in which the administration is a fungtion of the administration that's about providinng services to the community
Administration consist of two kinds, namely public administration and business administration. Both have similarities in terms of providing services to the community. The difference between public administration and businness administration situated on the objectives to be achieved. If the purpose of publis administration is to provide convenience to the public in meeting their needs, then business administration main goal is to get the maximum benefit.
Administration is always associated with the bureaucracy for bureaucracy in carrying out the task, it takes the administration in organizing ang managing activities to achieve goals. Bureaucracy itself is a procedure that is effective and efficient in decision making, control, protect workers, and achieve organizationall objectives based on theory and predefined rules. There is a level of empployment in the bureaucracy that is based on the quality of each employee so that they can be responsible and objectives can be achieved effectively and efficiently thus increasing productivity.
DAFTAR PUSTAKA
Carnis, L. A. H., 2010. New Perspective on The Economic Approach to Bureaucracy. The Quarterly Journal, Volume 13, p. 26.
Chandler, R. & Plano, J., 1998. The Public Administration Dictionary. Second ed. Santa Barbara: ABC-CLIO Inc.
Downs, A., 1964. The Theory of Bureaucracy. s.l.:Little Brown and Company.
Frederickson, H. G., Smith, K. B., Larimer, C. W. & Licari, M. J., 2012. The Public Administration Theory Primer. Second ed. s.l.:Westview Press.
Henry, N., 2004. Public Administration and Public Affairs. Nineth ed. New Jersey: Pearson Prentice-Hall.
Johnston, K. B., 1993. How to Conquer Your Organization's Worst Enemy. s.l.:s.n.
Mises, L. V., 1944. Bureaucracy. New Haven: Yale University Press.
Naidu, S. P., 2005. Public Administration: Concepts and Theories. New Delhi: New Age International (P) Ltd.
Parashar, P., 1997. Public Administration in The Developed World. New Delhi: Sarup & Sons.
Parsons, C. C., 2007. Business Administration. Chicago: The System Company.
Sahni, P. & Vanyunandan, E., 2010. Administration Theory. New Delhi: PHI Learning Private Limited.
Shafritz, J. M. & Hyde, A., 1992. Classics of Public Administration. Third ed. California: Cole Publishing Company.
Weber, M., 1974. The Theory of Social and Economic Organization. New York: The Free Press.
White, L. D., 1945. Introduction to The Study of Public Administration. s.l.:s.n.
Williamson, O. E., 1999. Public and Private Bureaucracies: A Transaction Cost Economics Perspective. Volume 15.
