MANUAL DE FUNCIONES LAP DISTRIBUIDORA
Presentado Por: Ana Betty Hoyos Martínez Erika Andrea Ortega Guzmán Yacqueline Adriana Ruiz Murillo
Grupo No. 5
Presentado A: Magda Melissa Rodríguez Celis
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Especialización Gestión De Talento Humano Por Competencia 08 de Junio de 2016
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INTRODUCCION
Como parte del proceso de mejoramiento planteado, y en relación con el diagnostico realizar en la distribuidora LAP, se evidencia la necesidad de establecer roles y responsabilidades, para que de esta forma se pueda reorganizar las labores, asignar tareas encaminadas al cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Como objetivo principal, de este manual es describir con claridad todas las actividades de la empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección. LAP Distribuidora posee un manual de funciones pero es evidente que aunque ha sido difundido no se ha aplicado, existe una percepción inequívoca de los roles de los funcionarios de la empresa, entorpeciendo la labor y aún más preocupante generando retrocesos internos que redundan el a calidad del servicio al cliente. Esta actividad sirve a la empresa para conocer mejor el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución, permite auxiliar la inducción del puesto al adiestramiento y la capacitación del personal ya que se describen en forma detallada las actividades de cada puesto, es importante también para el análisis o revisión de los procedimientos del sistema. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente; para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; para determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores, como también aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
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MARCO TEÓRICO Como toda manual, debe buscar definir de manera lo más sencilla, concreta y concisa términos, que dada su importancia merecen claridad en su concepto unificado y apropiado, podríamos listar los siguientes conceptos: Manual: Es una recopilación en forma de texto, que recopila de forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, destaca roles y responsabilidades, fijando limites a cada labor. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilación de procesos. Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”. Es como cuando hablamos de administración y gestión administrativa; la administración es el conjunto de pasos y principios, y la gestión es la ejecución y utilización de esos principios. Función: Actividad específica que debe asumir un empelado implícita en su cargo.
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OBJETIVO GENERAL. Elaborar el manual de función y procedimientos para la Distribuidora LAP, con el fin de delimitar las funciones y asignar responsabilidades, para que de una forma ordena y eficiente se trabaje en la consecución de los objetivos y metas de la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICOS. Delimitar roles e identificar las responsabilidades de los empleados de una compañía. Describir con claridad todas las actividades funcionales de la empresa. Distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización, de esta manera, se evitan labores duplicadas que implican pérdidas de tiempo, que muy seguramente se verán reflejadas en el clima organizacional y en la imagen de la organización frente al cliente final. Definir las Funciones del área comercial como eje fundamental dentro de la organización. Dar aplicabilidad a lo plasmado en el manual para dar una aplicación práctica en la empresa y combinada con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.
COMPLEMENTOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.
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Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:
Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Estructura orgánica de la Empresa. Manual de normas administrativas. Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral.
Es fundamental que todos estos elementos se combinen con un el compromiso y apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de más alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento,
dueños,
o
accionistas
administradores.
Todos
deben
involucrarse en el proceso, y se debe tomar conciencia de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. Todo debe ser un conjunto de esfuerzo encaminados a la consecución de objetivos y metas de la empresa.
CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL Como características fundamentales en la redacción y consolidación de un manual de funciones debes tener en cuenta, que debe ser escrito en lenguaje sencillo, 5
preciso y racional que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización.
POLÍTICAS, NORMAS E INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN.
POLÍTICAS.
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Las políticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas se desempeñen de acuerdo con los objetivos deseados, son guías para la acción y sirven para dar respuestas a las interrogantes o problemas que se pueden presentar con frecuencia, se refieren a la manera como las organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por intermedio de ellos los objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales. Cada Organización pone en práctica las políticas de Gestión de Talento Humano que más le convenga a su filosofía y a sus necesidades; por tanto, una política debe abarcar lo que la organización pretenda en aspectos como provisión de recurso humano, políticas de aplicación de recursos humanos (en lo que concierne en la determinación de los requisitos para el desempeño de tareas), criterios de remuneración de los empleados, criterios de higiene y seguridad relativos a las condiciones físicas, ambientales en que se desempeñan las tareas y funciones del conjunto de cargos de la organización y el desempeño de las operaciones y actividades,
teniendo
en
cuenta
los
objetivos
de
la
organización.
Las políticas también establecen el código de valores éticos de la organización, que rigen las relaciones con los empleados, accionistas, clientes, proveedores, etc.; a partir de las políticas, pueden definirse los procedimientos que se implantarán, los cuales son caminos de acción predeterminados para orientar. NORMAS Son la expresión estandarizada de una descripción de competencias laborales identificadas previamente. Es importante considerar la norma en su acepción de estándar, de patrón de comparación, más que de instrumento jurídicode obligatorio cumplimiento. La norma está conformada por los conocimientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, que se identificaron en la etapa de análisis funcional, para un desempeño competente en una determinada función productiva. En este sentido, es un instrumento que permite la identificación de la competencia laboral requerida en una cierta función productiva.
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Una
norma
técnica
de
competencia
laboral
usualmente
incluye:
Lo que una persona debe ser capaz de hacer, La forma en que puede juzgarse si lo que hizo está bien hecho, Las condiciones en que la persona debe demostrar su competencia Los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar que lo que hizo se realizó de manera consistente, con base en un conocimiento efectivo. La capacidad para obtener resultados de calidad con el desempeño eficiente y seguro de una actividad. La capacidad para resolver los problemas emergentes en el ejercicio de la función productiva. La capacidad para transferir los conocimientos, habilidades y destrezas que ya posee, a otros contextos laborales.
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN. En los sistemas normalizados de competencia laboral, la evaluación es el proceso mediante el cual se recogen evidencias sobre el desempeño laboral de un individuo, con el fin de determinar si es competente o aún no, para realizar una función laboral determinada. Es un derecho del supervisado saber cómo se ha desempeñado en un plazo determinado, conociendo tanto sus aciertos y contribuciones como sus limitaciones y necesidades de mejora, con vistas al desarrollo de su carrera laboral.
Los sistemas tradicionales de evaluación suelen presentar todas o algunas de las siguientes características: Evaluación asociada a un curso o programa. 8
Partes del programa se evalúan a partir de las materias. Partes del programa se incluyen en el examen final. Aprobación basada en escalas de puntos. No se conocen las preguntas. Se realiza en tiempos definidos. Utiliza comparaciones estadísticas. La evaluación de competencias se caracteriza por: Se centra en los resultados del desempeño laboral (definidos en la norma). Tiempo no determinado. Individualizada. No asociada a un curso o programa de estudio. No compara a diferentes individuos. No utiliza escalas de puntuación. Su resultado es competente o aún no competente. Para lo anterior se utilizan las siguientes técnicas: Entrevistas
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Observación
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS MANUAL
DE
FUNCIONES.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles. Los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. El manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función de cumplir con la planeación, aplicable al Recurso Humano, es decir misión, visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia y eficacia, Para su desarrollo se tendrá en cuenta los manuales de procedimientos,
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reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento, análisis de cargos, valuación de cargos, análisis de carga laboral.
DESCRIPCIÓN DE CARGOS. La descripción y análisis de cargos son una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos, ya que es necesario para el proceso de selección de nuevo personal, para la programación de planes de capacitación, determinar la carga de trabajo e incentivos y la administración de remuneraciones. La descripción del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que el análisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir. La descripción del cargo considera la información detallada de las atribuciones o tareas del cargo “qué hace el ocupante” la periodicidad de la ejecución “cuándo lo hace”, los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas “cómo lo hace” y los objetivos del cargo “por qué lo hace”. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de los deberes y responsabilidades que comprende. Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no
en
el
individuo
que
lo
desempeña
en
la
actualidad.
Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que se explican a continuación: LAS DESCRIPCIONES GENÉRICAS Se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría. 11
DESCRIPCIONES DE PUESTOS ESPECÍFICAS Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos específicas dentro de las más pequeñas unidades organizacionales; éstas también tienen otros propósitos tales como: Análisis precisos de puestos, evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y salarios), Organigrama, elementos que componen las descripciones de puesto, designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia. Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a cada puesto de los demás. BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS BENEFICIOS. Los Manuales de Funciones por Competencias Laborales son un soporte técnico, el cual le da el fundamento y sentido a la existencia de los cargos de las entidades u organizaciones. Así mismo facilita la organización, coordinación y control de algunos de los procesos administrativos comunes a todas las organizaciones, tales como la selección de personal, la inducción de nuevos funcionarios, la capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo establecidos y el desarrollo de la evaluación del desempeño. Genera la competitividad fundamentada en el desempeño para el desarrollo de los colaboradores de la organización, oportunidades de desarrollo de las personas. La distribuidora LAP, se enfrenta diariamente a diversos desafíos competitivos lo cual la obliga a mejorar la calidad de sus servicios y a sentir la necesidad de mejoramiento de su gestión, procesos productivos y productos y es por tanto una prioridad de la distribuidora disponer de personal competente que supla la demanda de esas necesidades.
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Un modelo de gestión por competencias brinda muchos beneficios a la organización: Facilidad en los procesos de reclutamiento, selección, contratación, y evaluación tanto de empleados nuevos como antiguos Un manual de funciones por competencia le permitirá a la distribuidora LAP contar con una herramienta para evaluar el personal nuevo y antiguo. Identificación de aquellos requerimientos de capacitación que refuercen los conocimientos del capital humano aportando beneficio tanto para ellos como para la organización misma. Optimización en los niveles de satisfacción laboral y el clima organizacional, un modelo de gestión por competencias les permite a sus colaboradores contar con herramientas para evaluar los conocimientos adquiridos así como sus habilidades y actitudes desarrolladas en su vida laboral y profesional mejorando de esta manera sus posibilidades futuras de aplicabilidad a nuevos cargos. El manual de funciones por competencias permitirá a los colaboradores de la organización identificar a plenitud cual es el alcance del cargo, entienda y conozca sus deberes y obligaciones con la compañía.
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PERIODICIDAD DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS. Es importante realizar una revisión cada seis (6) meses donde se verificará la funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes o actualizaciones, el reajuste, de cada manual se realizará cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea por modificación, crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las áreas que integran a la unidad administrativa; así como por modificaciones al reglamento interior. PARTICIPANTES. Participan
en
Especialización
el
desarrollo
Tecnológica
el
presente
manual,
de
Gestión
del
aprendices
Talento
de
Humano
la por
Competencias; partiendo del diagnóstico organizacional donde se evidencio la necesidad de la redacción del manual de funciones del departamento comercial.
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PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL
El área de Gestión humana primero, establece los criterios y la obligatoriedad para definir e incorporar en los manuales específicos de funciones y de requisitos las competencias laborales mínimas para los diferentes cargos de la organización. El segundo, establece las competencias laborales generales para los cargos de los distintos niveles jerárquicos de la entidad. La elaboración del manual de funciones debe buscar concretar esfuerzos en lograr elaborar un modelo, en el cual se consignen de manera dinámica las competencias requeridas en cada uno de los niveles y cargos de la entidad, y que el mismo se constituya en un instrumento funcional para la gestión del recurso humano, para la concertación de objetivos, estímulo a sus empleados y no continúe simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de recursos humanos como un instrumento más que el Estado pide sin ninguna utilidad ni respeto. 15
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas por gerencia se tendrán en cuenta los siguientes aspectos evidencias: Identificación del propósito principal del cargo Identificación del área Definición de propósitos principales Funciones específicas para el cargo Definición de los criterios de desempeño Campo de aplicación Definición de conocimientos para el área Requisitos de experiencia Competencias organizacionales
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL.
El área de Gestión humana, deberá a través de inducción a todos los empleados y miembros de la Organización, hacer conocer este instructivo de una manera eficaz; y por ende entregar a cada empleado el manual de funciones y descripción de cargos que le compete según su cargo; dicha inducción debe quedar registrada en el formato correspondiente, con el fin de consignar las evidencias de conocimiento y comprensión, tanto de este instructivo como del manual de funciones y descripción de cargos. 16
¿Qué es un Manual de Funciones? Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y señalar el ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Con quién? y ¿Para qué? de cada uno de los cargos. En él se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la Organización
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL. ¿Quiénes deben Usar el Manual de Funciones? Todos los empleados de la Organización deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado y ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos. Los jefes de las diferentes áreas, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y 17
externo de la empresa, para analizar resultados en las distintas operaciones. Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones. Para qué una descripción de Perfiles de cargo? (DPC) El Manual que contiene las DPC le permite a los miembros de la organización conocer y comprender la estructura de las distintas áreas, los niveles establecidos para cada una de ellas, el alcance general de su trabajo en la estructura de la organización, los requisitos definidos para el ejercicio de cada cargo en el Área, las asignadas por cargo de esta estructura, las relaciones de cada cargo en la organización tanto internas como externas, así como las competencias organizacionales, funcionales y específicas establecidas por cargo, con su respectiva
valoración
por
indicadores
comportamentales.
Los procesos y las responsabilidades, gracias al manual son divididos, clasificados y distribuidos entre los puestos de trabajo y deben estar definidos de forma clara y precisa para el logro del cumplimiento de los objetivos asignados a cada uno de los cargos contenidos en el manual; por tanto, el manual de DPC contiene la descripción de las funciones y actividades (conjunto de tareas homogéneas, afines e interrelacionadas cuya realización contribuye al cumplimiento de determinada función.) El manual de DPC se aplica una vez emitido, siempre que se garantice su difusión y conocimiento al personal que compone la empresa.
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MISION. Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para 19
ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea VISIÓN. Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la distribución de productos de consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.
MANUAL DE FUNCIONES. DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Director Comercial Ventas Directiva Gerente General 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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OBJETIVO. Encargado de Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la compañía, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia REQUISITOS MINIMOS. ACADEMICOS: Profesional en mercadeo y ventas Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS Formación en servicio al cliente DE DESEMPEÑO: Certificar Cinco (5) años de experiencia en cargos afines. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo.
III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO LIDERAZGO. Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes con resultados satisfactorios; estableciendo y manteniendo cohesión de grupo para alcanzar los objetivos Organizacionales. Capacidad de identificar objetivos y establecer organismos de ejecución, que paso a paso con la debida organización y control le permitan su debido cumplimiento e implementación efectiva. Capacidad para elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones correctivas y consecuentes con la decisión. 21
Capacidad para llegar a acuerdos ventajosos a través del intercambio de información, debate de ideas y utilización de estrategias efectivas, con personas o grupos que puedan representar un interés de negocio o un conflicto. Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente actividades que contribuyan al fortalecimiento de sus componentes profesionales y personales. Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos destrezas y habilidades con el fin de mantener altos Estándares de eficacia organizacional. Capacidad para trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecuencia de metas y actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo. Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida en el respeto por los demás. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga.
IV. FUNCIONES DEL CARGO. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los establecimientos y el departamento comerciales comprometidas con las Ventas, Mercadeo, Publicidad y Relaciones Públicas. Coordinar la acción de ventas según comportamientos del mercado y estrategia comercial de la organización. Desarrollar estrategias de promoción de ventas según plan estratégico y objetivos de mercadeo y ventas de la empresa Implementar acciones estratégicas de mercadeo
de
acuerdo
con
segmentos y escenarios del mercado. Organizar el equipo de ventas de acuerdo con los objetivos y metas comerciales Estructurar estrategias de promoción de ventas según direccionamiento estratégico y objetivos de mercadeo y ventas. 22
Definir los recursos necesarios para la producción según plan de ventas o pedido y características del mercado. Preparar informes presupuestales,
estadísticos
y
cronogramas
Analizar comportamiento y demanda. Elaborar el plan general de producción, según plan de ventas, niveles de inventario y capacidad de producción. Evaluar resultados de acciones de mercadeo con base en objetivos organizacionales. Definir perfiles de personal a su cargo
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Jefe de Centro de Distribución Comercial Director Comercial Ventas 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO Liderar, Planear y controlar la operación del centro de distribución, dirigir los equipos encargados de desarrollar todas las operaciones logísticas, desde la recepción de los pedidos hasta la entrega, coordinando el movimiento de los productos, su almacenaje y transporte de acuerdo con los procedimientos establecidos por la compañía. REQUISITOS. 23
ACADEMICOS: Profesional en
Ingeniería
Industrial
o
Ingeniería
Logística
Formación en Nivel Avanzado Excel y Sistemas de Información y CEDIS DE DESEMPEÑO: Cuatro (4) años de experiencia en cargos afines. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo.
III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO Capacidad de coordinar y organizar eficazmente su(s) equipos de trabajo, propiciando un adecuado ambiente de trabajo, orientando y dirigiendo a los demás para motivarlos e inducirlos a que se llegue a las metas y objetivos planteados. Capacidad de evaluar alternativas y seleccionar aquella que sea objetiva, lógica y acorde a la situación presentada. Habilidad para utilizar las herramientas verbales para convencer y/o persuadir con el fin de materializar los objetivos del departamento.
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Capacidad de interpretación de datos cualitativos y cuantitativos con el fin de establecer estrategias útiles a los objetivos del departamento y de la organización. Capacidad
para
mantener
relaciones
positivas
con
los
clientes,
escuchándolos, asesorándolos y/o solucionando sus dificultades, entiende sus necesidades y requerimientos con el objetivo de satisfacer o superar sus expectativas. Capacidad para desarrollar actividades en conjunto hacia un objetivo común donde se suman los conocimientos y habilidades de todo el grupo.
IV. FUNCIONES DEL CARGO. 25
Controlar el desarrollo de las actividades según indicadores de gestión, metas y políticas de calidad. Orientar la solución de los procesos según, requerimientos del cliente y políticas de la organización. Aplicar controles de inventarios según métodos o técnicas establecidas. Determinar, monitorear y controlar los costos de operación según las necesidades y requerimientos de los clientes. Definir las metas y planes de acción que lleven a cumplir los objetivos del área a cargo. Promover y liderar proyectos de optimización de las instalaciones, red de distribución y sistemas operativos. Promover proyectos de mejora que propendan por aumentar el nivel de satisfacción del servicio a los clientes. Supervisar la flota de transporte para garantizar que las entregas a los clientes sean eficientes y puntuales. Velar por la buena conservación y operación de todos los activos a su cargo. Procesar la información de acuerdo con las requisiciones y procedimientos establecidos por la empresa. Definir políticas de inventarios y métodos de almacenamiento según estrategias de logística y objetivos de la organización.
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Coordinar la recepción y despacho de objetos según estrategias de la compañía y medios de transporte Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias de la operación.
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Coordinador de Alimentos Comercial Jefe de Centro de Distribución 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO. Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa. REQUISITOS MINIMOS. ACADEMICOS: Técnico o tecnólogo en las carreras de: Gestión logística, Gestión Empresarial, de alimentos. Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS. Formación en servicio al cliente DE DESEMPEÑO: Certificar dos (2) años de experiencia en cargos afines. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo.
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III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga. Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales. Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluída y en el respeto por los demás. Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO.
Ingresar productos e insumos según procedimiento establecido y ficha técnica. Disponer los productos alimenticios en almacén según naturaleza del producto y técnicas de almacenamiento. Entregar productos alimenticios al cliente bajo condiciones de seguridad alimentaria cumpliendo normatividad legal vigente. Adecuada administración de los recursos disponibles. Supervisión y seguimiento de las rutas de Despacho diarias. Supervisar y controlar que la carga de los transportes sean dentro de los tiempos indicados. Realizar seguimiento a los inconvenientes durante la ruta de distribución de la mercancía. 29
Asegurar y garantizar que la mercancía despachada en puerta sea chequeada por el cliente. Revisar y procesar devoluciones de mercancía, en buen estado y mal estado. Llevar indicadores de Gestión del área. Organización del departamento logístico Adecuada administración del personal a su cargo, Supervisión, formación, apoyo y evaluación técnica del personal logístico en las bases Inducción del personal, logista que ingresa (organización de tareas, descripción de puesto …) Proyección
de
las
necesidades
de
personal
en
el
área
Efectuar inventario según procedimiento establecido por la empresa. Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de productos alimenticios según naturaleza del mismo y normativa.
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Coordinador de Aseo Comercial Jefe de Centro de Distribución 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO. 30
Supervisar las actividades técnicas y administrativas referentes a proveeduría, compras, custodia de materiales y/o equipos, de aseo y demás bienes de consumo, controlando y ejecutando las solicitudes de mantenimiento y reparaciones, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y garantizar las óptimas condiciones de las instalaciones de las oficinas. REQUISITOS MINIMOS. ACADEMICOS: Técnico en conocimientos administrativos y sistemas. DE DESEMPEÑO: Un (1) año de experiencia progresiva, de carácter operativo y supervisora en el área de servicios generales de una dependencia y/o unidad. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo.
III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga.
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Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales. Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluída y en el respeto por los demás. Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia. Colaborar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales; acatar órdenes y tener compromiso con la empresa. Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parámetros de tiempo establecidos; orientando sus acciones al cumplimiento de las normas, políticas
y
procedimientos
institucionales,
establecidos
para
la
operacionalización de los procesos en los que participo. Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, técnicos y/o económicos de que dispone para la ejecución de sus labores, invirtiéndolos y/o utilizándolos de manera adecuada y necesaria en torno al logro de resultados.
IV. FUNCIONES DEL CARGO.
Procesar la información de acuerdo con las requisiciones y procedimientos establecidos por la empresa. Recolectar la información y datos teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de la organización.
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Elaborar informes y reportes según requerimientos de la organización y metodologías. Definir políticas de inventarios y métodos de almacenamiento según estrategias de logística y objetivos de la organización. Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y estrategias de logística. Definir los embalajes y empaques para la carga, según normatividad y medios de transporte. Controlar el desarrollo de las actividades según indicadores de gestión, metas y políticas de calidad. Coordinación de los procesos logísticos en el almacén, bodegas o centros de distribución. Realizar el seguimiento de las actividades teniendo en cuenta los indicadores, políticas de calidad y controles establecidos. Analizar los resultados de la ejecución según las estrategias de la operación e indicadores de gestión. Controlar los inventarios según indicadores de rotación y métodos de manejo. Valorar los inventarios, según método y técnica establecida por la organización. Aplicar controles de inventarios según métodos o técnicas establecidas. Manipular alimentos de acuerdo
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Tramitar ante el depósito de materiales, pedidos de material de limpieza, equipos de oficina y bienes de consumo que se requieran en la dependencia. Comprar materiales de limpieza y de oficina que se requieran en la dependencia. Controlar la existencia y suministro de materiales y equipos de trabajo. Llevar el control del registro de entrada y salida de material de limpieza y equipos de oficina, al almacén. Elaborar requisiciones de compra de materiales y equipos de trabajo. Custodia el depósito de materiales y equipos de la dependencia. Realizar inventario de equipos y materiales de trabajo y de limpieza. Presentar a su superior inmediato las solicitudes y/o requisiciones de compra de materiales y equipos para su respectiva aprobación. Recibir reportes de necesidades de mantenimiento y reparaciones de las diferentes unidades de la dependencia y verifica daños para ejecutar la tramitación correspondiente. Tramitar solicitudes de mantenimiento y reparaciones ante la unidad competente. Inspeccionar las instalaciones y/o equipos y diagnostica las necesidades de mantenimiento. Prestar asistencia técnica en el área de su competencia. Recibir y atender a los proveedores.
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Coordinar con las unidades solicitantes todo lo relacionado con el trabajo a ejecutar. Controlar y verificar la ejecución de los trabajos asignados. Calcular y llevar control de los montos correspondientes a horas extras del personal. Contactar con proveedores de servicios, para la reparación de máquinas de escribir, fotocopiadoras, archivos mecánicos y otros según se requieran. Gestionar y supervisar la reparación de equipos y mobiliarios de la dependencia y/o unidad. Supervisar los servicios de limpieza, mensajería, correo, etc. dentro de la dependencia. Solicitar transporte para el traslado de personal, de materiales y equipos. Autorizar la reproducción de material. Llevar el control del material reproducido en la dependencia y/o unidad. Elaborar correspondencia, memorándum, informes, oficios o cualquier otro documento de la unidad. Coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo. Controlar y evaluar el personal. Instruir al personal en el trabajo a realizar. Ordenar cheques de nómina de personal y efectúa la entrega de los mismos.
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Reportar a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos o anomalías presentadas. Transcribir y registrar información, operando un microcomputador. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Coordinador Logístico Comercial Jefe de Centro de Distribución 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO.
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso, almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de los recursos de acuerdo a la normatividad vigente. REQUISITOS MINIMOS. ACADEMICOS. Técnico en logística. Conocimiento básico de internet, Excel, legislación en servicios públicos domiciliarios y demás normas de aplicación para atención al cliente DE DESEMPEÑO: Experiencia (1) un año. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo
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III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga. Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales. Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluída y en el respeto por los demás. Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO.
Controlar los productos en la cadena en frío de acuerdo con los criterios y normatividad. Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normatividad. Operar los equipos los objetos según las normas seguridad de y herramientas de manipulación de carga según el manual del fabricante y normas de seguridad. Procesar la información de acuerdo con las requisiciones y procedimientos establecidos por la empresa. Recolectar la información y datos teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de la organización. Elaborar informes y reportes según requerimientos de la organización y metodologías. Realizar el almacenamiento de los objetos según técnicas, normas de seguridad industrial e higiene establecidas. Ubicar los objetos según los espacios asignados y técnicas de almacenamiento. Efectuar la toma física de inventarios, según métodos o técnicas establecidas por la organización.
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Revisar las condiciones físicas de los objetos según procedimientos de la organización y buenas prácticas de almacenamiento. Presentar informes de gestión cuando su jefe inmediato lo requiera. Clasificar y organizar la mercancía en el almacén con el fin de garantizar su rápida localización para las respectivas entregas o salidas del almacén. Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la mercancía y así asegurar los insumos necesarios para la operación de la empresa. Elaborar las guías de despacho y órdenes de entrega para ejercer control de la mercancía entregada. Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo de los documentos. Custodiar los bienes que se encuentren en bodega. Tener constante comunicación con los proveedores para asegurar que la mercancía ingrese oportunamente al almacén. Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su distribución y recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Asesores Comerciales Junior Comercial Coordinador de Alimentos y Coordinador de Aseo 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO. Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa. REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
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Título universitario en Economía, Administración público o de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Financiera, o disciplinas académicas afines. Tecnólogo en gestión administrativa, Financiera o disciplinas afines. DE DESEMPEÑO: Certificar Dos (2) años de experiencia en cargos afines. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga. Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales.
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Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluída y en el respeto por los demás. Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia. Colaborar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales; acatar órdenes y tener compromiso con la empresa. Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parámetros de tiempo establecidos; orientando sus acciones al cumplimiento de las normas, políticas
y
procedimientos
institucionales,
establecidos
para
la
operacionalización de los procesos en los que participo. Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, técnicos y/o económicos de que dispone para la ejecución de sus labores, invirtiéndolos y/o utilizándolos de manera adecuada y necesaria en torno al logro de resultados.
IV. FUNCIONES DEL CARGO.
Asesorar al cliente sobre sus necesidades de protección, con sujeción a las políticas de suscripción y la normatividad vigente. Asesorar al cliente en el portafolio de productos y servicios de acuerdo a la política interna y normatividad vigente.
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Asesorar al cliente y/o asociado en productos y servicios micro financieros de acuerdo a la normatividad y a las políticas organizacionales vigentes. Hacer despliegue de objetivos estratégicos y operacionales de las metas mensuales y anuales institucionales, comprometiendo a todos los colaboradores, seleccionado y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer seguimiento. Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno de los objetivos y metas. Participar activamente en los programas de inducción, re inducción, entrenamiento, capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por la empresa. Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo, calidad en la gestión, orientación y servicio integral al cliente. Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión oportunos al superior inmediato y ejercer el control interno del área comercial.
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación Del Cargo: Área: Cargo Al Cual Reporta: Número De Cargos:
Auxiliar de Transporte Comercial Coordinador de Logístico 1
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II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO. Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el Ingreso el ingreso, almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de los recursos de acuerdo a la normatividad vigente. REQUISITOS MINIMOS. ACADEMICOS. Técnico en logística Conocimiento básico de internet, Excel, legislación en servicios públicos domiciliarios y demás normas de aplicación para atención al cliente DE DESEMPEÑO: Experiencia (1) un año. PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo
III.COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. 45
Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales.
Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluída y en el respeto por los demás.
Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO.
Controlar los productos en la cadena en frío de acuerdo con los criterios y normatividad. Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normatividad Operar los equipos los objetos según las normas seguridad de y herramientas de manipulación de carga según el manual del fabricante y normas de seguridad Procesar la información de acuerdo con las requisiciones y procedimientos establecidos por la empresa. Recolectar la información y datos teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de la organización. Elaborar informes y reportes según requerimientos de la organización y metodologías. Realizar el almacenamiento de los objetos según técnicas, normas de seguridad industrial e higiene establecidas. Ubicar los objetos según los espacios asignados y técnicas de almacenamiento. Efectuar la toma física de inventarios, según métodos o técnicas establecidas por la organización. Revisar las condiciones físicas de los objetos según procedimientos de la organización y buenas prácticas de almacenamiento.
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Presentar informes de gestión cuando su jefe inmediato lo requiera. Clasificar y organizar la mercancía en el almacén con el fin de garantizar su rápida localización para las respectivas entregas o salidas del almacén. Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la mercancía y así asegurar los insumos necesarios para la operación de la empresa. Elaborar las guías de despacho y órdenes de entrega para ejercer control de la mercancía entregada. Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo de los documentos. Custodiar los bienes que se encuentren en bodega. Tener constante comunicación con los proveedores para asegurar que la mercancía ingrese oportunamente al almacén. Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su distribución y recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.
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