Manual de Diagramas Del Modelado Del Negocio

Manual de diagramas del modelado del negocio

José Francisco Ofelio Mendoza Martínez

Universidad Abierta y a Distancia de México

Ingeniería en Desarrollo de Software

Modelado de Negocios


Índice Introducción al modelado de negocios ........................................ ............................................................ ................................... ............... 3

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Definición del modelado de negocios ....................................... ........................................................... .................................. .............. 3 Visión General .................................................................................................................3 Características Principales ............................................................................................3 Definición e Historia de UML .........................................................................................4 Instrumentos Instrumentos de UML ...........................................................................................................5 Procesos de modelado de negocios basados en UML ............................................5 NOTACIÓN PARA EL MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIO BPMN) …………………………. 10 Definición y Objetivos ........................................ ............................................................ ....................................... ....................................... .......................... ...... 11 Beneficios de BPMN ...................................... .......................................................... ....................................... ....................................... .......................... ...... 11 Objetivos al crear BPMN ...................................... .......................................................... ....................................... ....................................... .................... 12 Elementos de BPMN ...................................... .......................................................... ........................................ ....................................... ..................... ..............12 Tipos de elementos elementos de BPMN ....................................... ........................................................... ........................................ ............................ ........ 13 Asociaciones Asociaciones de los elementos BPMN ... ....................................... ........................................................... ............................. ......... 15 UML Y BPMN EN EL MODELADO DEL NEGOCIO) ....................................... .......................................................... ............................ ......... 19 Diagramas de Procesos de Negocio (BPD) ..................................... ......................................................... ............................. ......... . 19 Elementos de un BPD ...................................... ........................................ .. ........................................ .......................................................... .................. .. 19 Modelo de Casos de Uso del Negocio ........................................ ............................................................ .............................. .......... ...... 22 Objetivo de los Casos de Uso en el Modelado del Negocio ................................... ................................... . 22 Elementos del Modelo de Casos de Uso del Negocio ...................................... .............................................. ........ 22 Relaciones de Inclusión, Extensión y Generalización Generalización ....................................... ............................................... ........ 23 Definición de los actores del negocio ........................................ ............................................................ ......................................2 ..................26 6 Conceptos ....................................... .......................................................... ....................................... ...........................26 .......26 Tipos de actores ...................................... .......................................................... ....................................... ....................................... ..................................... ................. 26 MODELO CONCEPTUAL…………………………………………………………………………………………………… ………27 Introducción al modelo conceptual ...................................... ......................................................... ....................................... ......................... ..... 27 Conceptos ................................................................................................................... ...... 27


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Atributos ....................................................................................................................... .... 27 Relaciones del modelado Negocio ...................................... ......................................................... ....................................... ...................... .. 28 El glosario del negocio ....................................... .......................................................... ....................................... ........................................ ......................... ..... 29 Modelado de los recursos del negocio ........................................ ............................................................ ................................ ............ 29 Modelado de las metas del negocio ........................................ ............................................................ ..................................... ................. 32 Diagramas . ...................................... .......................................................... ....................................... ....................................... ........................................ ...................... .. .... 32 Interacción .................................................................................................................. ...... 32 Comunicación ............................................................................................................. ..... 33 Transición de Estados ......................................................................................................34 Mis conclusiones…………………………………………………………………………………………………… ……………… 36 Fuentes de consulta........................... consulta............................................... ....................................... ....................................... ........................................ ............................. ......... 36


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Introducción ¿Por qué es necesario modelar los negocios? Para identificar con facilidad donde están los problemas u oportunidades de crecimiento y mejora. Porque desde la perspectiva perspectiva de los sistemas, no es conveniente automatizar automatizar procesos procesos que no estén claramente definidos. Para comprender la estructura y la dinámica de una organización en donde el sistema a desarrollar va a ser instalado. *Organización destino (objeto de estudio) y campo de acción.

Para comprender los problemas actuales de la organización organización destino e identificar su potencial de crecimiento y mejoras. Para asegurar que los clientes, usuarios finales y desarrolladores, tengan un entendimiento entendimiento común del objeto de estudio. Para derivar los requerimientos del sistema necesarios para dar soporte a la organización destino.

Características Principales Dentro de las principales características características del modelado de negocios se tienen las siguientes (León y Asato, 2009): •

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•

•

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Permiten comprender mejor los mecanismos clave de un negocio existente: Se debe proveer una imagen clara de sus roles y tareas en la

organización global, los modelos pueden ser usados para entrenar a las personas. Pueden ser usados tanto en una organización jerárquica como en una organización orientada a procesos. Actúan como base para crear sistemas de información: Las descripciones de negocio son usadas para identificar el apoyo de sistemas de información a los principales procesos de la organización. Los modelos también son usados como una base para especificar los requerimientos clave de esos sistemas. Facilitan la identificación de ideas para mejorar la estructura actual del negocio y su operación: Los modelos permiten identificar situaciones

susceptibles de ser mejoradas, la construcción de un modelo implica un proceso reflexivo del porqué se hacen las cosas como se hacen, de manera que pueden visualizarse visualizarse cambios en el negocio actual que son necesarios para implementar el modelo mejorado. Para experimentar con un nuevo concepto de negocio: Un modelo es una entidad conceptual de bajo costo sobre la cual pueden hacerse ciertas pruebas para validar su operación, lo que los hace ser un medio para la adopción de mejores prácticas inspiradas inspiradas por otros modelos de negocios exitosos. También permite tomar ventaja mediante la adopción de nuevas tecnologías, tales como las relacionadas con Internet. Para identificar oportunidades de Outsourcing: Los elementos del negocio no considerados considerados como parte central, son delegados a proveedores externos. Los modelos son usados como especificación para los proveedores.

Manual de diagramas del modelado del negocio •

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Para mostrar la estructura de un negocio innovado: Los modelos sirven para

presentar ante la gerencia la nueva propuesta de trabajo, de manera tangible y concreta. A partir de este punto es posible definir nuevas acciones, entonces los modelos se vuelven la base para los planes de acción qué apoyarán la transformación del negocio.

Definición e Historia de UML

UML, emergió en los '90 luego de la búsqueda de un lenguaje de modelamiento que unificara a la industria, que siguió a la "guerra de métodos" de los '70 y '80. A pesar de que UML evolucionó primeramente de varios métodos orientados al objeto de segunda generación (en nivel de notación), UML no es simplemente un lenguaje para modelamiento orientado al objeto de tercera generación. Su alcance extiende su uso más allá de sus predecesores. Y es la experiencia, experimentación y una gradual adopción del estándar lo que revelará su verdadero potencial y posibilitara a las organizaciones darse cuenta de sus beneficios. El lenguaje UML comenzó a gestarse en octubre de1994 (Booch, Rumbaugh y Jacobson) cuando Rumbaugh se unió a la compañía Rational fundada por Booch (dos reputados investiga-dores en el área de metodología del software). El objetivo de ambos era unificar dos métodos que habían desarrollado: el método Booch y el OMT (Object Modelling Tool). El primer borrador apareció en octubre de 1995. En esa misma época otro reputado investigador, Jacobson, se unió a Rational y se incluyeron ideas suyas. Estas tres personas son conocidas como los “tres amigos”. Además, este lenguaje se abrió a la colaboración de otras empresas para que aportaran sus ideas. Todas estas colaboraciones condujeron a la definición de la primera versión de UML (OMG, 2011). La OMG (por sus siglas en inglés: Object Management Group - Grupo de Gestión de Objetos) es una sociedad dedicada al cuidado y establecimiento de estándares de tecnologías orientadas a objetos, y es quien gestiona las versiones de UML. A la fecha UML se encuentra en la versión 2.4 Beta. Si quieres conocer más al respecto, puedes ingresar a la página de OMG que contiene toda la descripción y cambios del lenguaje en la siguiente dirección: http://www.omg.org/spec/UML/2.4/ Para Facilitar la identificación de ideas, mejorar la estructura actual de un negocio y su operación, así como para experimentar con un nuevo concepto de negocio. Es de gran ayuda, el lenguaje para modelamiento unificado (UML). UML es un lenguaje para modelamiento de propósito general evolutivo, ampliamente aplicable, dable de ser soportado por herramientas e industrialmente estandarizado. Se aplica a una multitud de diferentes tipos de sistemas, dominios, y métodos o procesos. •

•

Como lenguaje de propósito general, se enfoca en el corazón de un conjunto de conceptos para la adquisición, compartición y utilización de conocimientos emparejados con mecanismos de extensión. Como un lenguaje para modelamiento ampliamente aplicable , puede ser aplicado a diferentes tipos de sistemas (software y no - software), dominios (negocios versus software) y métodos o procesos.


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Como un lenguaje para modelamiento soportable por herramientas, las herramientas ya están disponibles para soportar la aplicación del lenguaje para especificar, visualizar, construir y documentar sistemas. Como un lenguaje para modelamiento industrialmente estandarizado , no es un lenguaje cerrado, propiedad de alguien, sino más bien, un lenguaje abierto y totalmente extensible reconocido por la industria.

UML posibilita la captura, comunicación y nivelación de conocimiento estratégico, táctico

y operacional para facilitar el incremento de valor, aumentando la calidad, reduciendo costos y reduciendo el tiempo de presentación al mercado; manejando riesgos y siendo proactivo para el posible aumento de complejidad o cambio.

Conclusión Debido a que UML evolucionó primeramente de varios métodos orientados al objeto de segunda generación (en cuanto a nivel de notación), la mayoría de aplicadores de UML creen que sólo es relativo a sistemas de software orientados al objeto, cuando actualmente, UML no es simplemente un lenguaje para modelamiento orientado al objeto de tercera generación, sino un "lenguaje para modelamiento unificado" relativo a sistemas en general. El éxito de UML será medido por su apropiado uso en proyectos exitosos. UML no garantiza el éxito, sino que permite a los aplicadores enfocarse en la distribución de valor, usando un consistente, estandarizado y soportable por herramientas, lenguaje para modelamiento.

UML no es: • •

Un lenguaje de programación visual, sino un lenguaje de modelamiento visual Una herramienta o depósito de especificación, sino un lenguaje para modelamiento de especificación.

•

Un proceso, sino que habilita procesos.

Instrumentos de UML El UML está compuesto por un rico conjunto de elementos gráficos, los cuales al combinarse crean diferentes tipos de diagramas. Al ser un lenguaje grafico también cuenta con reglas semánticas. A continuación se muestran los elementos gráficos que se utilizan para el modelado de negocios, es importante tomar en cuenta que estos no son todos los elementos con los que cuenta UML, pues existen diferentes tipos de diagramas que requieren de otros componentes, pero solamente mostraremos los que se requieren para modelar negocios. Inicio Actividad Decisión


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Concurrencia Transición Fin Tabla 2 Componentes de UML (para modelar actividades de los negocios)

Procesos de modelado de negocios basados en UML

El modelado de negocio, como cualquier otra actividad donde se trata de plasmar algo abstracto en algo concreto, debe llevar una secuencia de pasos bien definidos. Estos pasos se conocen como ciclo de vida del modelado de procesos de negocio y no es otra cosa que una secuencia lógica de pasos recomendados para completar la tarea de plasmar el quehacer diario de una empresa u organización cualquiera en objetos (gráficos, descripciones, diagramas de flujo, entre otros) para entender de manera fácil y de primera vista el funcionamiento general de la organización.

Lista de los pasos que se deben seguir:

Identificar los procesos de negocio

Hacer a manera de levantamiento de campo, un buen pero concreto levantamiento de información utilizando alguna de sus técnicas (entrevistas, cuestionarios, encuestas, observación, entre otras) y así identificar y listar los procesos que se desarrollan en la organización. Se debe ser cuidadoso de sólo documentar los procesos que en realidad vayan a intervenir en nuestro modelado y no hacer trabajo de más al documentar procesos no contemplados o solicitados para su entendimiento. Si se trata de modelar la organización completa, serán los procesos completos; en caso contrario identificar cuáles. Un proceso del negocio sería más del tipo “atender solicitud de ventas” que puede pertenecer al modelo tradicional (el cliente se desplaza físicamente al punto de venta) o en el modelo de comercio electrónico (catálogo virtual, carrito de compras) y se sugiere una descripción como la siguiente: Se atiende una petición de compra del cliente y se verifica esta solicitud sujeta a las siguientes restricciones: Mínimo de compra. Verificar su existencia en almacén. Se deberá verificar la NO existencia de duplicidad de pedidos y pasar por un proceso de aprobación que realizará una persona asignada a esta labor que deberá atender los conflictos de logística que se deriven de las ventas (urgencia de un cliente sobre una mercancía específica contra tiempos de entrega de proveedores de ésta). Deberá decidir si cae en una categoría especial, cancelación de pedido o cualquier decisión necesaria para atender al cliente. Así se describe de manera clara el proceso que se sigue en la organización para atender pedidos y su vertiente de pedidos especiales.


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Identificar los usuarios, departamentos o elementos de la organización implicados en los procesos de negocio.

Acciones para realizar el Proceso de Negocio

Se describen las interacciones entre los roles identificados en el paso anterior para que el proceso de negocio se lleva a cabo. Se sugiere una forma como la siguiente: El solicitante de venta realiza una petición a la empresa, este pedido es enviado al responsable de ventas para su evaluación quien puede decidir si lo acepta tal cual llega o lo discrimina como un pedido especial; al momento de encaminarlo se da por automático su aprobación y en caso contrario se sobrentiende que el pedido fue rechazado. Cuando se encamina el pedido se deberá entregar en el plazo establecido en la solicitud. Cuando la solicitud se procesa en el centro de distribución en operario entrega el pedido al cliente.

Es importante hacer notar la importancia de la realización de este paso, ya que como se puede observar hay una redundancia en la identificación de roles: el solicitante de venta es el mismo que el cliente.

A continuación se muestra una lista de las actividades que realiza cada rol. •

•

•

Solicitante de venta (cliente): 

Realiza una petición



Envía petición



Aprueba pedido

Responsable de ventas: 

Decide



Discrimina



Encamina



Aprueba o rechaza



Procesa

Operario: 

Entrega

Diagrama de actividades

Ahora que se conocen los participantes y las actividades que realizan, se deberá hacer un diagrama donde se reflejen de manera clara estas actividades y la relación que tienen


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con los otros actores. El diagrama que se muestra a continuación mezcla las actividades con el personal encargado de cada una de ellas, este diagrama es denominado Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas, donde cada columna es la representación de cada uno de nuestros actores (personas) involucrados, y se van colocando las actividades que cada uno realiza, hasta completar el proceso en su totalidad. A continuación se muestra el diagrama correspondiente a nuestro ejemplo de negocio de venta: La

siguiente imagen ilustra el modelado de otro proceso para que se note la facilidad que implica realizar este diagrama sin importar la naturaleza de la organización o del proceso modelado.


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Listar las actividades

La secuencia formativa del proceso de negocio es simplemente plasmar lo que se observó en distintos tipos de objetos como listas, diagramas de flujo de funciones cruzadas o diagramas de actividades. La lista de actividades del ejemplo original (procesamiento de una venta) quedará como la siguiente lista: • Realiza petición. • Envía petición. • Decide aprobación. • Discrimina encaminamiento. • Realiza encaminamiento. • Procesa pedido. • Entrega pedido. • Aprueba o rechaza pedido. Con base en esta lista de actividades crearemos el diagrama de actividades correspondiente, que sería como el que se muestra a continuación:

Del ejemplo anterior (Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas del Proceso de seguimiento) podemos observar que la lista de actividades que refleja la imagen ilustrativa será la siguiente: • Preparar lista de fichas. • Preparar lista de responsables. • Enviar lista de fichas y lista de responsables a administrador. • Dar de Alta, Baja o Cambio a fichas. • Dar de Alta, Baja o Cambio a responsables. • Asignar ficha a responsable. • Notificar a responsables.

Con base en lo anterior, el diagrama de actividades quedaría como se muestra a continuación:


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Diagrama de actividades versión B Listar las actividades brinda muchos beneficios al modelado de procesos de negocio, ya que permite al modelador (persona que hace el modelado de los procesos) asociar cada actividad con uno o varios casos de uso que posteriormente facilitarán su rastreabilidad y en segundo término (pero no menos importante) ayuda a comprender el sistema y sus procesos evitando ambigüedades en los requerimientos y evitar inyectar errores en una fase temprana del análisis. Listar la información Se deberá identificar la información que fluye a través de los distintos actores y sus distintas actividades. En el primer caso sólo fluye un pedido, mientras que para el caso de la imagen ilustrativa, las fichas y los responsables son la parte que fluye de una actividad a otra. De esta manera, listar la información nos ayudará para empezar a construir un mapa conceptual de todas las actividades y del sistema en general. Se podrá identificar que habrá más información en el sistema, pero sólo se lista la que fluye y se intercambia. Como producto de trabajo adicional a lo ya mencionado, se pueden empezar a documentar las acciones y el flujo de información como posibles objetos (clases) y así ir robusteciendo toda la información posible que se necesite a la hora de transformar el modelo de procesos de negocio en requerimientos de un sistema de información.

Reglas del negocio Pueden entenderse como la serie de restricciones o reglas del juego que impone la organización a la hora de realizar alguna actividad. En cada proceso puede aparecer un número diferente de reglas del negocio y su aplicación estará en función del proceso que representan. En nuestro ejemplo las reglas de negocio que se pueden visualizar son: • Cuando se realice un pedido, dependiendo del producto seleccionado, se deberá verificar un mínimo de compra. • Evitar la duplicidad de pedidos ya que los costos que generaría esto para la empresa serían intratables. • Un pedido no puede procesarse si no tiene una aprobación explícita del encargado. • Cuando se detecte un conflicto en la logística, el encargado del área será el único que lo podrá atender y resolver. Diagrama del ciclo de vida del modelado de procesos del negocio Una vez revisados los puntos anteriores, se debe hacer notar que el ciclo de vida es una secuencia lineal y puede representarse como a continuación se muestra:


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Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) Definición y Objetivos Se puede definir al BPMN como la captura de una serie ordenada de actividades e información de apoyo que refuerzan a éstas. Modelar un Proceso de Negocio incluye la representación de cómo una empresa realiza los pasos necesarios para lograr sus objetivos centrales y, aunque los objetivos son la parte primordial de todo el modelado, no se capturan dentro del modelo, se sobreentiende que se modelan los pasos para poder llegar a ellos. Con BPMN sólo los procesos son modelados. Los objetivos principales que persigue BPMN son:

1. Tener una representación gráfica del Lenguaje de Modelado de Procesos de Negocio (BPML), pues era primordial tener una notación orientada hacia las necesidades del usuario, es decir, una traducción de la notación orientada al negocio al lenguaje técnico en ejecución (White, 2009). 2. Unificar la amplia gama de notaciones de modelado, pues en el mercado se maneja una enorme variedad de éstas y son utilizadas en forma arbitraria según el gusto y necesidad de quién las usa. 3. Consolidar los principios subyacentes del modelado de procesos, se pretende una notación común, en cuanto a la representación. 4. Llevar el ejercicio académico a la practicidad de las empresas, tanto para los proveedores de herramientas de modelado como para los consumidores de éstas. 5. Hacer el aprendizaje transferible al estandarizar la manera de representar los modelos de negocio y las herramientas necesarias para hacerlo. 6. Proporcionar un modelo ejecutable entre la representación gráfica (BMPN) y el lenguaje de representación formal (BPML, llamado luego BPEL). Por lo tanto proporciona un mapeo válido entre los diagramas y el lenguaje formal, de manera que se pueda automatizar la ejecución del modelo resultante.

Beneficios de BPMN Hoy en día las empresas se están diversificando de tal manera que, su ritmo de trabajo lo impulsan las más variadas y diversas unidades de negocio; cada una de ellas con una complejidad inherente a su propio objetivo tal, que se podría hacer un zoom y descubrir un propio ecosistema dentro de ella. Ahora, al querer modelar el conjunto de unidades funcionales: sus entradas, sus procesos, salidas, en conjunto la complejidad de éstas, sería exponencial revisar las


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relaciones que hay entre ellas y, es aquí, donde el BPMN da una enorme ventaja y muchos beneficios; se enlistan algunos a continuación: Hay una comunidad internacional respaldada por organizaciones reconocidas, de esta manera no se dejará espacio a la interpretación o al libre albedrio del modelador del proceso de negocio, es decir, no se podrá representar de manera diferente una relación entre departamentos, o de manera más clara y concisa, no se podrá malentender un símbolo que represente flujo de datos de salida; si eso es lo que se representa, eso es lo que se lee y eso es lo que se deberá entender que quiere decir. De tal suerte que, al ser una convención internacionalmente aceptada, nadie que se diga apegado al estándar del BPMN puede inventar sus propias representaciones, no puede añadir o quitar elementos a su antojo, no tiene derecho a ser creativo en cuánto al significado ni la representación de los elementos que conforman la representación del BPMN, pero sí lo puede ser en el uso y la combinación de ellos. •

•

•

•

Cada vez se está más inmenso en la “aldea global”. La ocurrencia de un suceso o evento importante puede ser transmitida al otro lado del mundo en instantes. Esta aseveración lleva irremediablemente a la conclusión que se colabora cada día más entre personas de distintas regiones, culturas, idiomas, razas, entre otras variantes, lo que significa que la complejidad de la comunicación se vuelve alta. Al tener un estándar de representación de los procesos de negocio con el uso de BPMN de cierta manera, si no se puede librar toda esta complejidad, se da la facilidad de “hablar el mismo lenguaje” tanto al emitir como al recibir. Siguiendo al pie de la letra (como debiera ser) lo que indica el estándar de BPMN no se tendrá dificultad alguna al leer (interpretar) modelado de negocio de una empresa, por ejemplo, de China o de Italia. Aunque se deberá entender que BPMN puede considerarse un lenguaje formal, lo que se menciona en este punto sólo es referente a la sintaxis, no a la semántica. La misma rigidez que se sobreentiende del estándar BPMN también permite formalizar; tanto que incluso (en algunas ocasiones y bajo ciertas circunstancias) pueda prescindirse del elemento humano para su elaboración/interpretación/implementación/ejecución y dejar este trabajo a elementos automatizados (algoritmos programados en computadora) para hacer de los resultados tan ricos en información como se desee. De lo descrito en el punto anterior, se puede ahondar tanto, que se podrá decir que: el elemento gráfico resultante del modelado de procesos de negocio no debe tomarse como una receta infalible que al seguir descritos en algún lugar siempre funcionará. Para reforzar este concepto se puede pensar en los zapatos que se tienen puestos en este momento: ¿se toman de la misma manera para ir a una cena formal, para jugar fútbol, para nadar, para dormir? o, sólo funcionarán en una o quizá dos circunstancias de las antes descritas. Lo mismo pasa con el modelado de procesos de negocio, deberá hacerse tomando en cuenta quién será el público al que se presentará, qué nivel de conocimiento tiene sobre los elementos técnicos que se quieren representar (por ejemplo: presentar a un médico el funcionamiento de un hospital será diferente que a un ciclista profesional), qué nivel de detalle se desea saber. No será lo mismo dar una revisión laxa del todo, que una profunda


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descripción de los detalles. Si se piensa automatizar (prescindir del elemento humano), deberá ser tan profundamente detallado que no haya posibilidad a la interpretación ni a la ambigüedad.

Objetivos al crear BPMN Para que una idea pueda ser comprendida por otro igual se necesita de un arduo trabajo de convencimiento y explicación, a fin de “vender la idea”. Cuando se está explicando en términos abstractos la secuencia del flujo del trabajo de un proceso que se maneja en una empresa u organización, debe hacerse de tal forma que alguien que no esté versado en sus detalles pueda comprenderlo. El fin último es que se dé a entender lo que se hace. Al tratar de listar los objetivos al crear BPMN se podrá encontrar a los siguientes: Contar con elementos gráficos estándar. Todos los elementos serán fáciles de usar para describir los procesos de una empresa u organización pues se basan en diagramas de flujo (de información en este caso). Tener elementos que no se confundan entre ellos y así poder describir todos los procesos de manera única e irrepetible. Tener un método simple de crear modelos de procesos de negocio pero que al mismo tiempo puedan manejar toda la complejidad que significan éstos. La descripción de manera clara y explícita de todo lo que sucede en el interior de la organización o empresa debe ser el punto principal que deben perseguir la persona o el grupo que esté modelando los procesos. Se debe recordar que los procesos se hacen para ser vistos, leídos y comprendidos por terceras personas de cualquier extracción cognitiva y cultural, no se hacen para el equipo elaborador (para uno mismo). Elementos de BPMN A continuación se muestran los diferentes elementos de los que se compone un diagrama BPMN • •

•

•


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Tipos de elementos de BPMN A continuación se listan los diferentes tipos de elementos de los que se compone BPMN, así como su descripción. Al final de la descripción de los componentes se encuentra un ejemplo de su uso, retomando el ejemplo del negocio electrónico visto en la unidad anterior.

ACTIVIDADES •

•

•

•

Tarea: Es el nivel más bajo de actividades, las cuales no pueden ser descompuestas. Sub-proceso: Es un conjunto de tareas unidas con un solo fin, el signo más indica que el subproceso puede descomponerse en pequeñas actividades, que son las tareas. Tarea bucle: Identifica que la tarea deberá repetirse un determinado número de veces. Multi-instancia: Esta actividad identifica que la tarea deberá realizarse varias veces, pero cada vez con diferentes datos.

EVENTOS Un evento es “algo” que sucede durante el curso de un proceso. Los eventos afectan el flujo del proceso y usualmente tienen un disparador (señal de que se debe realizar algo) o un resultado (White, 2009). A continuación se describen los diferentes tipos de eventos con los que cuenta el BPMN. •

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Inicio: Este evento indica el inicio de un diagrama BPMN, al comenzar a realizar un modelo es lo primero que se debe colocar. Temporizador: Indica un disparador de fecha y hora.

•

Mensaje: Un disparador se genera al llegar un mensaje desde otro punto.

•

Señal: Un disparador se genera al llegar una señal enviada desde otro punto.

•

Condicional: Se indica que se debe cumplir con una condición para

•

Múltiple: Indica que existe una combinación de disparadores.

•

•

•

Error: Especifica que se interrumpirá un proceso que necesitara ser corregido. Se utiliza este mismo artefacto pero relleno de negro para indicar que el fin de un proceso resulta en un error. Cancelar: Indica la cancelación de una actividad. Se utiliza este mismo artefacto pero relleno de negro para indicar que el fin de un proceso resulta en una cancelación. Compensación: Indica que una actividad se deshará. Y este mismo artefacto se utiliza relleno de negro para indicar que el fin de un proceso resulta en una compensación.


•

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Vinculo: Establece un conector para “ir hacia”, otro punto del modelo. Se utiliza este mismo artefacto relleno de negro para indicar el punto de conexión hacia donde se re-direcciona. Final: Este evento indica el final de un diagrama BPMN, al finalizar un modelo es lo último que se debe colocar.

PUERTAS DE ENLACE Estos elementos controlan la divergencia del flujo de los procesos cuando se tienen diferentes secuencias de flujo posibles, a continuación se describen las diferentes puestas de enlace que utiliza el BPMN. •

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•

•

•

Exclusivo: Evalúa las condiciones del flujo secuencial de actividades para definir un solo camino hacia donde deberá seguir el flujo. Evento: Evalúa la ocurrencia de un evento para definir un solo camino hacia donde deberá seguir el flujo de actividades. Paralelo: Se envía el flujo de actividades hacia varios caminos (hacia todos al mismo tiempo) sin evaluar nada. Inclusivo: Se envía el flujo de actividades hacia varios caminos (hacia todos al mismo tiempo), si es que se cumplen las condiciones del flujo secuencial de actividades. Complejo: Se envía el flujo de actividades hacia varios caminos (hacia todos al mismo tiempo), si es que se cumple una sola condición del flujo secuencial de actividades.

AGRUPAMIENTO Estos elementos se utilizan para dividir y organizar los diagramas del BPMN, los cuales se describen a continuación. •

•

Pools: Básicamente son contenedores para indicar que el diagrama pertenece a un participante en específico. Carriles: Son contenedores que representan roles en las actividades que se están modelando.

ARTEFACTOS •

Objeto de datos: Son los documentos y datos que requieren los procesos.

•

Grupo: Ayuda a definir secciones en el diagrama.

•

Anotación de texto: Son notas que añade quien modela a manera de información extra sobre los modelos gráficos.

Asociaciones de los elementos BPMN


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A continuación se enumeran las asociaciones de los elementos BPMN: •

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•

•

Flujo de secuencia: Indica la secuencia de las actividades que se realizan, siendo el origen la línea sin punta, y el destino la punta de la flecha. Flujo de secuencia condicional: Indica la secuencia de las actividades que se realizan al cumplir o no una condición. El pequeño rombo indica el origen del flujo de la decisión y la punta indica el destino. Flujo de mensaje: Indica la comunicación entre participantes mediante mensajes, este tipo de flujo se utiliza para comunicar a diferentes pools, el origen está indicado por el círculo y el destino por la punta de la flecha. Asociación: Este elemento indica la unión entre elementos de un diagrama (sin flujo de actividades).

Una vez descritos todos los elementos para generar diagramas BPMN se muestra el diagrama del ejemplo de una venta mediante comercio electrónico. En la siguiente lista se desglosan las actividades a las tareas más básicas: •

Solicitante de venta (cliente): 

Realiza una petición. o

Revisa el catálogo de productos existentes.

o

Analiza los productos de su interés.

o



Envía petición

o

Envía los datos de su compra.

o

Envía sus datos personales para la entrega y pago.



Aprueba pedido

o

Analiza la lista de cargos por la compra.

o

•

Si el producto le convence realiza la solicitud del producto mediante la compra

Si la lista de cargos es correcta aprueba los cargos y el pedido, de lo contrario cancela la compra.

Responsable de ventas: 

Decide

o

Revisa la solicitud de compra.

o

Analiza la fecha de entrega solicitada

Manual de diagramas del modelado del negocio  o

•

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Discrimina Identifica si es pedido especial o normal en base a la fecha de entrega requerida.



Encamina

o

Se envía el pedido a que se surta.



Procesa

o

Se revisa la existencia de los productos solicitados.

o

Si no hay existencia de productos se cancela la compra.

o

Si se cuenta con existencia se reúnen los productos solicitados (se surte).

Operario: 

Entrega

o

Revisa que el pedido corresponda con los productos solicitados.

o

Si el surtido del producto es correcto se entrega al cliente.

o

Si el surtido es incorrecto se regresa al paso de encaminamiento del pedido.

Una vez desglosadas las tareas de los procesos identificados se muestran los diagramas correspondientes, en la imagen se muestra el diagrama del proceso de compra a nivel de subprocesos, de manera tal que se ven solo las actividades a nivel macro.

La siguiente imagen muestra el mismo diagrama del proceso de compra pero a nivel detallado (micro) donde cómo se puede observar se tienen todas las tareas requeridas. Obsérvese que en este diagrama además de tareas se utilizan puertas de enlace, pues se requieren decisiones, también podemos observar que se utilizan eventos de cancelación, para los casos en que no existan productos que se quieran comprar, o los cargos del pedido no sean los correctos.


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La siguiente imagen muestra el procesamiento del pedido a nivel de tareas; en él que se puede revisar la utilización de una puerta de enlace paralela, ya que al discriminar solo se identifica si el pedido es especial o normal -lo que se agregó con una nota de texto- y después se revisan las existencias, y como dice la descripción no se evalúa nada, solo se identifica el tipo de pedido. Otro elemento utilizado es un evento temporizador el cual es

utilizado por que la discriminación se realiza con base en la fecha solicitada de entrega.

La siguiente imagen muestra el proceso de entrega del pedido, el elemento nuevo que se utiliza en este diagrama es el evento vínculo, el cual indica volver a revisar existencias en

caso del que pedido no sea correcto.


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Por último, en la imagen, se muestra el diagrama completo, que incluye el manejo de roles -por lo tanto se usan carriles- y la comunicación de datos que se genera entre cada proceso.

UML y BPMN en Modelado Negocio Diagramas de Procesos de Negocio (BPD)

el del


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En las empresas u organizaciones existentes hoy, la cantidad de personas que participan es inmensa; junto con ello viene la diversidad cultural, cognitiva, de género, entre otros. Las relaciones que se entrelazan no sólo en las unidades funcionales, si no entre las mismas personas, llevarán a formar una red de interacción con una alta complejidad. El departamento de contabilidad interactúa con el departamento de desarrollo de software al asignarles presupuesto o depreciar el equipo de cómputo que usan a diario. En el caso contrario el departamento de desarrollo de software interactúa con el departamento de mantenimiento para proveerlos de sistemas de información que les ayude a llevar control de su trabajo y el departamento de mantenimiento interactúa con el departamento de contabilidad al programar revisiones de sus equipos de aire acondicionado. Este breve relato te da a entender entre líneas que los expertos de los distintos departamentos, aunque lleven relaciones a diario; nada tienen que ver con el trabajo del otro. Luego, ellos no deben entender el proceso interno de tal o cual departamento y nótese que, aún perteneciendo a una misma organización, sólo se avizora lo general dejando lo particular de lado; y no quiere decir que esté mal hecho. Es por esto que un Diagrama de Procesos del Negocio (BPD por sus siglas en inglés) se utiliza para modelar gráficamente las operaciones de los procesos del negocio, de forma que los usuarios que no tenga instrucción formal en lo que versa el proceso (como ya se explicó en párrafos anteriores) puedan leer y comprender hasta los procesos más complejos.

Elementos de un BPD Un BPD se estructura a partir de un grupo de elementos gráficos base, que son: • Objetos de flujo • Objetos de conexión • Carriles • Artefactos En el desarrollo de la unidad actual se te ha insistido mucho que el resultado de modelar procesos debe ser un producto fácil de manejar/entender pero al mismo tiempo que abstraiga la complejidad inherente de la consecución de cualquier proceso, grande o pequeño. Entonces los elementos que comprenden un BPD están limitados a un número pequeño, de esta manera quienes tengan la responsabilidad de modelar el proceso del negocio no tendrán que recordar un gran número de elementos o variables y así al ser compacto el número de elementos de entrada, la salida será igual; aunque la combinación de ellos es suficiente para modelar cualquier proceso de cualquier tamaño. Enseguida se describen cada uno de los elementos gráficos de un BPD

Objetos de Flujo BPD tiene 3 elementos centrales que comprenden los Objetos de Flujo: •

Evento, su representación es a través de un círculo y quiere decir “algo que pasa” durante la consecución de un proceso de negocio, afectan al flujo del proceso y tienen un evento disparador y un resultado; causa y efecto. Este tipo de objetos de flujo acepta tres estados válidos con su respectiva representación.


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Figura de Eventos del Objeto de flujo •

Actividad, su representación es a través de un rectángulo con las esquinas redondeadas y en general describe el trabajo que se hace; puede ser una sola actividad (básica) o conformarse de un conjunto de actividades básicas (compuesta). Este tipo de objetos de flujo acepta dos estados válidos con su respectiva representación.

Figura de Representación de Actividad •

Decisión, su representación es familiar para las personas acostumbradas a crear diagramas de flujo pues es un rombo y tiene la misma funcionalidad, decisión de la divergencia o convergencia del flujo de la información. Puede crear nuevos caminos o hacer que se fundan a través del resultado de la evaluación lógica (lógica booleana con verdadero o falso) de sus enunciados.

Figura de Representación de decisión


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Objetos de Conexión Para poder hacer la descripción del flujo de la información se hace uso de estos elementos que describen el sentido, desde dónde y hacia dónde, fluirá. Los tres conectores que hacen esta función son: •

•

•

Flujo de secuencia, se representa con una línea lisa y con una terminación en la punta de flecha igualmente lisa (rellena) y denota la secuencia en que se ejecutan las tareas del proceso. Flujo de mensaje, se representa con una línea entrecortada (discontinua) y con una terminación en la punta de flecha sin relleno (sólo el contorno de la punta de flecha); su uso es para denotar el flujo de mensajes entre dos actores (pero no limitado) del o de los procesos. Se usa igual para unidades funcionales del negocio separadas. Asociación, se representa por una línea punteada (formada por puntos) sin terminación en punta de flecha; su uso es para asociar textos, datos, entre otros artefactos con los objetos de flujo, además de mostrar las entradas/salidas de las actividades.

Figura de Representación de Asociación A simple vista puede pensarse que los elementos son insuficientes para poder describir procesos de negocio, pero debe recordarse que la experiencia del diseñador es lo que dará la correcta combinación de elementos para describir el proceso que se necesite. Carriles Por definición los carriles usados en la metodología de modelado de procesos, se han utilizado para hacer la descripción separada de distintas acciones de varios roles; propone gráficamente una idea clara de los límites de las responsabilidades y sobre todo la secuencia de ellas. BPD no es ajena a esta representación ni al significado de ella, de tal modo que hace uso de igual manera. Los tipos de carriles que BPD soporta son dos:


•

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Pool, actúa como delimitador (contenedor) gráfico de un actor o a un proceso único, diferencia las distintas actividades únicas del actor o de la unidad funcional con el de otros pools. Lane, es pool que conforma otros pools. Es decir, es una partición y extiende la longitud y el alcance del pool padre; se usa para organizar y categorizar actividades.

Figura de Representación de Carriles Los procesos de alto nivel son aquellos vistos de manera resumida o corta, todos los diagramas en su fase de inicio comienzan con este nivel, pues es donde se van identificando de manera general los posibles componentes que deberá contener el modelo. Cuando se comienza a realizar la especificación de los diagramas, es decir que se realiza el modelado de los pequeños detalles y componentes, suele llamarse procesos de bajo nivel o diagramas extendidos.

Modelo de Casos de Uso del Negocio Según Gibert (2005) “los casos de uso permiten expresar gráficamente las relaciones entre los diferentes usos del sistema y sus participantes o actores. El resultado es un conjunto de diagramas muy fácilmente entendibles tanto por el cliente, como por los analistas del proyecto”.

Objetivo de los Casos de Uso en el Modelado del Negocio De manera general los casos de uso son de ayuda para comprender lo que un usuario requiere de un sistema. Y los objetivos que se deban conseguirse para una correcta función de la organización.

Elementos del Modelo de Casos de Uso del Negocio Un caso de uso es básicamente una representación gráfica entre un usuario y un sistema, en nuestro caso, relación con la empresa. Por tanto los casos de uso en el ámbito de los negocios son de ayuda para la identificación de las funciones que realizan las personas en la organización.


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Es importante resaltar el hecho de que un caso de uso puede ser muy pequeño o extenderse mucho, todo depende de la cantidad de funciones que deba realizar cada usuario. En la tabla. Se muestran los artefactos básicos que se requieren para la construcción de un diagrama de casos de uso y su descripción.

Forma de uso:

Imagina que tienes la lista de las actividades que hace cada rol tomando el ejemplo que se ha venido trabajando desde la Unidad 1. Solicitante de venta (cliente): Realiza una petición. Envía petición Aprueba pedido Responsable de ventas: Decide Discrimina Encamina Aprueba o rechaza Procesa Operario: Entrega Los diagramas de caso de uso que se representan en las actividades que realiza el cliente a nivel macro, se podrían englobar en realizar la compra de un producto, donde el cliente da información y también es quien la recibe del negocio por internet tal como se ve en la figura. • • • • • • • • • • • •

Figura del Caso

Relaciones de Inclusión, Extensión y Generalización

de uso nivel macro


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Para entrar en detalle de las actividades se deben realizar diferentes tipos de relaciones, UML cuenta con: inclusión, extensión y generalización, las cuales se muestran en la

siguiente tabla.

Figura de Relaciones de los casos de uso Atendiendo a las definiciones mencionadas en la tabla anterior, el caso de uso puede contener otros casos de uso que tienen la funcionalidad como parte integrante suya, es decir, que se pueden crear sub-divisiones del caso de uso general que en conjunto describan el caso de uso global. Por ejemplo, para la compra de un producto se puede crear casos de uso dependientes de la compra y que si se une todo se muestra esa acción; en la figura siguiente, se puede descomponer la compra de un producto en las siguientes actividades: • • • • • •

Analizar productos. Elegir productos. Solicitar productos. Enviar los datos de compra. Analizar los cargos del pedido. Enviar los datos de pago y entrega.


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Aprobar los cargos del pedido.

Figura de Caso de uso con inclusión Por su parte la extensión indica actividades similares a la actividad global, pero de manera especializada, es decir, este tipo de relación es útil cuando se pretende mostrar diferentes opciones de la misma actividad. Para el ejemplo de la compra de un producto, se está suponiendo que se venden camisas, pantalones y zapatos, por lo que se coloca a

manera de extensión estas opciones de compra, tal como se muestra en la siguiente figura.


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En otro ejemplo, la relación de generalización para los casos de uso, es utilizada para mostrar que un caso de uso puede tener relación con otro que a su vez podría llegar a sustituirlo sin mayor problema, para este ejemplo se muestran dos casos de uso con relación de generalización a la compra de un producto, las cuales son tal como se muestra en la figura 3.9, la compra de un producto nuevo y la compra de un producto usado, las cuales si lo analizas realmente podrías sustituir sin ningún problema con la compra de un producto; pues, la acción de realizar la compra es la misma, solo cambiaría el tipo de producto que se adquiera, pero las acciones serían las mismas.

Figura de Caso de uso con generalización Por último se muestra el mismo caso de uso pero con una visión micro, es decir a detalle, donde se muestran todas las relaciones, tanto de inclusión, extensión y generalización. Tal como se muestra en la figura siguiente.


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Figura de Caso de uso a nivel micro Definición de los actores del negocio Básicamente un actor es lo que se comunica con el sistema o negocio, no siempre son usuarios, pues los actores pueden representar diferentes roles dependiendo del caso de uso que se esté mostrando. Para lograr determinar los actores es más fácil pensar en los roles existentes no en las personas ni en los puestos (pues pueden existir varios puestos que realizan básicamente las mismas acciones y solo se modelaría un rol).

Conceptos Por lo general los actores en los casos de uso se utilizan para: •

•

•

•

Iniciar un caso de uso: un caso de uso debe ser inicializado por un actor, pues debe existir alguien o algo que provoque el inicio de actividades. Terminar un caso de uso: un caso de uso al final debe proveer información y es el actor con quien esta interactuando el que debe recibirla, por tanto es quien debe realizar la finalización. Solicitar información: es el actor con quien esta interactuando el caso de uso y por lo tanto es el actor quien provee de información al caso de uso para esperar su respuesta. Modificar la información: igual que el anterior.

Es muy importante identificar a los actores de un caso de uso, para así estar al tanto quién está relacionado con cada actividad que se deba realizar y saber quién debe proporcionar la información necesaria para que el caso de uso se efectué de manera correcta y quien será quien reciba la información con que retroalimenta el mismo caso de uso.

Tipos de actores Básicamente se tienen dos tipos de actores: 1. Primarios: son aquellos actores que tienen una interacción directa con el sistema o negocio. 2. Secundarios: son aquellos actores que sirven de ayuda a los actores principales para que puedan realizar sus actividades. Para dejar en claro los tipos de actores piensa en el ejemplo del negocio por internet, donde se tiene que el cliente compra un producto, y se tiene también el rol del operario, que solo se encarga de entregar el producto al cliente, en este caso el operario es un actor secundario, pues está sirviendo al cliente a completar su compra, pero el operario en sí mismo no tiene interacción con el negocio más allá de llevar productos (que serían información de respuesta).

Modelo Conceptual


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Introducción al modelo conceptual Hasta este punto se han abarcado temas para el modelado de un negocio, de manera que se ha logrado comprender de una mejor forma cómo funciona un negocio (procesos, tareas, actores y secuencias, entre otros). En esta última unidad se dará un pequeño giro a la materia viendo que, después de realizar todos los diagramas necesarios para describir, conceptualizar y abstraer un proceso de negocio, éstos deberán orientarse a la creación del modelo conceptual del sistema computacional que mejor se adapte al negocio. Ahora se utilizarán los modelos creados en las etapas anteriores para identificar los puntos clave del sistema que se deberá realizar. El modelo conceptual básicamente es el modelo visual que ilustra las interconexiones del modelo descrito.

Conceptos Cuando se actúa, sin saber la razón del por qué funcionan las cosas, se está actuando sin la base de tener un modelo conceptual. Un modelo conceptual correctamente construido permite al usuario predecir los efectos de sus actos. La falta de modelo conceptual conlleva actuar de memoria (Norman, 1990). Visto desde las perspectiva del modelado de los procesos del negocio, que es precisamente un modelo conceptual de la o las tareas que se hacen a diario en una empresa u organización, se deben plasmar de forma clara y consistente todas las acciones del trabajo diario, de esta forma se evitará la mecanización del trabajo que, llevará a no comprender la razón de la función de cada uno, ni las relaciones con otros roles o instancias de la organización. Cuando los procesos del negocio son modelados conceptualmente constituyen una abstracción externa que describe, mediante diagramas y notaciones con un alto grado de formalidad. La descripción de estos pasos mediante el modelo conceptual permitirá a casi cualquiera entender y hacer cualquier cosa que en ellos se encuentre, sin depender de nadie. Traerá beneficios para las personas y para las organizaciones.

Atributos Un atributo es una característica especial o definitoria de cualquier cosa o concepto al que se esté refiriendo, por ejemplo al hablar del modelado de los procesos del negocio, un atributo inherente a él es la claridad. Cuando se habla de atributos en el modelado del negocio se debe tener en cuenta que el principal objetivo es describir características únicas del modelo que se quiera describir. Gran parte de lo que se descubra en el modelado de los procesos del negocio servirá para la creación de la base de datos que soportará el sistema de información al que se quiere llegar; de esta manera un atributo descubierto en los modelos descritos puede perfectamente entenderse como un atributo propio del lugar donde se haya hecho el hallazgo.


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Para hacer distinción, un atributo en base de datos puede tomar muchos matices ya que hace referencia a cada una de las características que describen una tupla cualquiera, por ejemplo la tupla representativa de una persona podría tener los atributos siguientes: • • • • •

Edad Peso Talla Raza Nombre

Entre muchos otros que se deberán tomar en cuenta respecto del problema específico al que se enfrente el lector. Se debe tomar en cuenta que los atributos no siempre serán cuantificables o medibles sobre una unidad de medida estándar. Poner valores a los atributos del tipo numérico siempre será fácil -como la estatura de la persona del ejemplo anterior- pero si se quiere cuantificar su nivel de aceptación sobre algún tema moral de moda, la unidad de medida estará completamente sujeto a la interpretación y al criterio de quien emite el juicio de valor. Un atributo debe representar sólo una característica del modelo del negocio, no debe haber más de dos características en un solo atributo, se debe llevar la misma atomicidad descrita en la teoría de base de datos. Esto con el fin de evitar la duplicidad de información o la incoherencia de los datos que se están manejando. La estrecha relación que se puede encontrar entre los atributos de los modelos del negocio y los atributos descritos en la teoría de las bases de datos es innegable de tal forma que podrá pasarse sin dificultad los atributos del modelo del negocio a su equivalente en entidades de base de datos.

Relaciones del modelado Negocio Una relación es un vínculo entre dos o más entidades. Cuando se lleva al ámbito del modelado de negocios se puede entender como el flujo de información que se pone en los conectores que conforman los diagramas, por ejemplo la relación que hay entre el departamento de Finanzas y el departamento de Recursos Humanos será la información que fluye desde Finanzas hacia Recursos Humanos sobre los sueldos del personal de la empresa. Es importante identificar claramente las relaciones que se den a lo largo de la elaboración de todo el modelado del proceso del negocio, ya que de cierta manera terminarán siendo la principal fuente de información al momento de elaborar la base de datos; el modelo conceptual que se desprenda podrá tomarse como base (aunque no como producto terminado) del modelo físico de base de datos. Las relaciones se describen en las bases de datos utilizando un modelo de datos que se puede asemejar como una colección de conceptos que se emplean para describir la estructura de una base de datos. Recuérdese por favor que esa colección de conceptos fue igualmente utilizada para crear el modelo del proceso de negocio, por lo tanto se presenta de nuevo la semejanza entre el concepto modelado de negocio y la teoría de base de datos referente a las relaciones.


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Dependiendo del ámbito donde se aplique esta relación la colección de conceptos cambiará, por ejemplo para modelado de los procesos del negocio –la colección de conceptos específicos para BPMN visto en la unidad 2- será diferente a la presentada por las bases de datos. La mayoría (o su totalidad) de la colección de conceptos tienen en su definición un conjunto de operaciones básicas para poder especificar su función y tener claro para qué se utilizará, no confundir los elementos específicos según su función. Un elemento para declarar o citar una tarea, un elemento para declarar o citar una relación, un elemento para citar o declarar una sub-tarea hasta hacer la totalidad de sus descripciones y operaciones. Visto desde el punto de vista expuesto en temas anteriores, todos los elementos tienen funciones específicas necesarias para poder describir con alto grado de abstracción y fineza cualquier ejemplo de proceso del negocio. La clasificación de este tipo de relaciones, para el caso específico del que se trata sólo es uno, por la naturaleza propia del concepto: Modelo relacional de modelado del negocio

Nótese que se está planteando una buena (y tal vez nueva) combinación entre las relaciones clásicas (inclusive en su definición matemática más pura) y los conceptos presentados en unidades anteriores, pues si bien quien ejecuta la labor involucrada en el modelo que se describe, debe quedar claro para cualquier persona no versada en el tema. Se hace uso de distintas disciplinas (como la teoría de base de datos) para hacer este complemento de conceptos útiles para el responsable de modelar estas relaciones. El trabajo de modelar relaciones no es aislado y se debe tener en cuenta que el resultado de modelar los procesos de negocio (con las relaciones entre las unidades operativas descubiertas en la organización) servirá en pasos posteriores como entrada para nuevos procesos, de tal modo que la calidad del resultado de este punto impactará en la calidad del proceso siguiente (hablando en términos de fabricación de software con calidad).

El glosario del negocio Una explicación nunca será suficiente. Se debe ser totalmente claro a la hora de presentar la información, muchas veces se cae en el error de pensar que todo es claro por que quien explica las cosas es normalmente quien las ha hecho. Al utilizar un catálogo de palabras auto descriptivo respecto a la disciplina del modelado de los procesos del negocio se estará asegurando que cada término, tecnicismo, neologismo o cualquier elemento desconocido que se incluya en los diagramas estará perfectamente claro para quien sea. Debe ser utilizada a manera de complementar el texto o diagrama principal y no tomar protagonismo más allá del estrictamente necesario, colocándolo al final del texto a manera de información tabular donde se describa el concepto más su definición o significado. Su elaboración estará a cargo de un grupo experto (o una persona solamente) pero sin perder el enfoque principal que es un público general sin formación (inclusive) en los temas tratados, es decir, su objetivo principal es trascender el círculo de personas especializadas en una materia.


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Modelado de los recursos del negocio Para una empresa u organización conocer cuáles son sus recursos es primordial, haciendo la aclaración que no se hace referencia a los recursos financieros, si no a aquellos recursos que son parte de sus procesos. La unión de estos recursos (sus modelos) son los que ayudarán a poder llevar la consecución de la integración para dar como resultado sus modelos de negocio. Hablando de manera global, la unión de recursos mediante un modelo darán ideas claras de lo que se tiene y en qué se está usando (cómo coopera este recurso en el modelo global). Estos recursos deberán identificarse con base en las actividades que se realizan en la organización, de manera que quede especificado quien las realiza (recursos humanos) y los elementos que se requieren para realizar dichas actividades (recursos físicos, de datos y/o materiales). Revisa el ejemplo que se ha venido trabajando desde la primera unidad.

Solicitante de venta (cliente): o

Realiza una petición.

•

Revisa el catálogo de productos existentes.

•

Analiza los productos de su interés.

•

Si el producto le convence realiza la solicitud del producto mediante la compra.

o

Envía petición

•

Envía los datos de su compra.

•

Envía sus datos personales para la entrega y pago.

o

•

Aprueba pedido Analiza la lista de cargos por la compra.

Si la lista de cargos es correcta aprueba los cargos y el pedido, de lo contrario cancela la compra. 

Responsable de ventas (vendedor): o

Decide

•

Revisa la solicitud de compra.

•

Analiza la fecha de entrega solicitada

o

•

Discrimina Identifica si es pedido especial o normal en base a la fecha de entrega requerida.

Manual de diagramas del modelado del negocio o

•

o

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Encamina Se envía el pedido a que se surta. Procesa

•

Se revisa la existencia de los productos solicitados.

•

Si no hay existencia de productos se cancela la compra.

•

Si se cuenta con existencia se reúnen los productos solicitados (se surte).

Operario: o

Entrega

•

Revisa que el pedido corresponda con los productos solicitados.

•

Si el surtido del producto es correcto se entrega al cliente.

•

Si el surtido es incorrecto se regresa al paso de encaminamiento del pedido.

Con base en este ejemplo se tienen los siguientes recursos humanos: •

Cliente

•

Vendedor

•

Operario

Quienes deberán laborar dentro de la empresa son solo el vendedor y el operario pues son quienes tienen relación directa con la organización. El cliente es un factor externo por lo que podría omitirse de los recursos de la organización. Si la venta se realizara en un local, se debería añadir al cajero, pero como el ejemplo es de ventas por internet, el sistema es quien realiza el cobro. En cuanto a los recursos físicos, de datos y/o materiales en el ejemplo se pueden identificar los siguientes: •

Pedido (datos)

•

Productos (material)

•

Equipo de cómputo (físico)

•

Sistema de ventas por internet (datos)

En la lista de actividades queda explicito el uso del pedido y de los productos que se venderán, y de manera implícita se tiene el equipo de cómputo y el sistema de venta por internet, para poder realizar las compras.


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Entonces para este ejemplo los recursos quedarían como sigue:

Modelado de las metas del negocio La utilización del modelado del negocio es una herramienta muy importante para alinear lo que se hace en la organización con las metas y objetivos de ésta. Un gran porcentaje de las empresas u organizaciones trabajan sin tener un objetivo claro, no saben específicamente qué meta están persiguiendo (ventas, producción, reducción, entre otras). Al hacer el modelado del negocio se podrán detectar muchas carencias o fortalezas y a partir de este punto se podrá saber qué tanto se están encaminando los esfuerzos al cumplimiento de las metas o si definitivamente se navega sin rumbo fijo. El poder plasmar las metas en algo concreto, interpretable y comprensible por todos, posibilitará saber “leer” lo que pasa en la empresa u organización y se podrán tomar decisiones respecto al re encaminamiento (si así se precisa) para poder perseguir objetivos claros y bien delimitados. Los diagramas serán un punto de partida importante pues presentan a primera vista lo que se hace, dejando al descubierto el incumplimiento respecto de “lo que se debería hacer”. Darán, los diagramas desprendidos del BPMN, la pauta para aplicar la premisa indiscutible de “se documenta lo que se hace y se hace lo que está documentado” y así poder llegar a descubrir las metas y su cumplimiento parcial o total en el mejor de los casos.

Diagramas Los diagramas tienen como objetivo modelar el trabajo que se realiza dentro de la organización, son representaciones gráficas de las actividades que se realizan al interior de las empresas. Los siguientes diagramas son similares a los vistos en las unidades anteriores; es importante resaltar que solo es necesario crear un diagrama que modele las actividades y otro que modele los procesos de la empresa para comprender como funciona la organización. El que se realice dependerá de la organización donde se realice pues cada empresa define sus formas y estilos de trabajo es por ello que se abarcan diferentes diagramas para que sean conocidos y puedan llegar a ser desarrollado en el ambiente de trabajo, cuando se soliciten cualquiera de ellos. A continuación se describen los diagramas más usados.


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Interacción Estos diagramas (también llamados de secuencia) modelan la lógica del negocio, por lo general se utilizan para modelar los escenarios del negocio, se realiza un diagrama de interacción por cada caso de uso creado. Estos diagramas se componen de los siguientes

elementos:

En la siguiente figura se muestra el diagrama de interacción del ejemplo mostrado previamente, donde se tiene al cliente, quien solicita un pedido, estos datos deben ser validados y entonces de surten los productos solicitados para poder realizar la entrega de los productos, estos pasos son una descripción más global que la lista de tareas previa. Este punto es importante de considerar, pues en los diagramas que se abarcan en esta unidad el modelado de las actividades se realiza a nivel macro, que como deben recordar, es a un nivel de actividades globales, sin entrar en detalle. Como se puede ver en este diagrama intervienen solo dos objetos que son el pedido y el producto, los mensajes indicarán las acciones que se realizan para pasar de un objeto a otro, así pues no se puede pasar directo a los productos si antes no se solicitó un pedido que fue previamente validado. Y es esto precisamente lo que indican las activaciones pues, como puede verse en la imagen, el pedido existe hasta que se valida y pasa a ser productos por ello la activación del pedido termina cuando inicia el producto.


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Figura de Diagrama de interacción de una compra

Comunicación Los diagramas de comunicación (también llamados de colaboración) modelan la interacción entre actores para llevar a cabo las actividades de la empresa, este tipo de

diagramas requiere de los siguientes elementos:


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En la siguiente figura se muestra el diagrama de comunicación de la compra por internet, donde el cliente solicita un pedido, el cual es notificado al vendedor, quien a su vez lo valida y surte los productos, que son entregados al operario para que realice la entrega del pedido.

Diagrama de comunicación de una compra por internet

Transición de Estados Los diagramas de transición de estados son de ayuda para comprender los diferentes “estados” por los que pasan los objetos y los eventos que provocan dichos cambios de estado. Estos diagramas utilizan los siguientes elementos:

En el siguiente ejemplo se muestran los estados por los que pasa un pedido, al inicio el pedido es solicitado y se envía al vendedor, después el pedido se encuentra en revisión, se valida y por último el pedido es surtido. Por tanto los estados tal como se ve en la figura son: solicitado, en revisión, y surtido. Y las transiciones están dadas por los eventos de enviar al vendedor y la validación.


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Mis conclusiones: En la realización de un proyecto de negocio, nuevo o para su mejoramiento son muy útiles y necesarias las herramientas planteadas en este documento, así mismo su complemento sería con el apoyo en el conocimiento de los manejos administrativos y financieros, claro que esto ya es fuente de otras materias como Contabilidad y Manejo de Recursos Humanos.

Manual de Diagramas Del Modelado Del Negocio

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