Studi Kasus : Summit Electric Lights Up with wi th A New ERP System
Makalah
Disusun Oleh : Febiasty Nur Maharani
F0314034
Rima Tri Utami
F0314085
PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015
A. Pendahuluan
Summit Listrik Supply Co, Inc bergerak dalam distribusi grosir peralatan listrik, perlengkapan, dan solusi untuk para profesional listrik di Amerika Serikat dan internasional. Perusahaan ini merupakan salah satu distributor grosir atas. Summit memperoleh barang jadi dari produsen dan menjualnya kepada kontraktor listrik yang bekerja di proyek-proyek mulai dari pekerjaan konstruksi kecil sampai proyek-proyek industri canggih. Perusahaan ini dikenal sebagai bagian tengah pada rantai pasokan, sehingga harus mampu menangani volume tinggi transaksi dan perputaran persediaan cepat. Namun, informasi yang dibangun pada 1980-an tidak bisa mengikuti dengan pertumbuhan bisnis, hanya bisa menangani sejumlah tetap lokasi dan membatasi kisaran angka yang dapat digunakan pada dokumen. Misi Summit Listrik Supply Co. :
Melayani pelanggan dengan menambahkan nilai terbaik dengan keahlian industri, sistem yang inovatif dan komitmen kepada pelanggan
Melayani rekan dan keluarga mereka dengan memberikan kesempatan bagi perusahaan asosiasi untuk tumbuh, maju dan mengamankan masa depan yang sejahtera
Melayani pemasok melalui hubungan yang saling menguntungkan
Melayani masyarakat di mana perusahaan hidup dan bekerja
Visi : Menjadi tempat terbaik untuk bekerja dan melakukan bisnis di industri listrik
B. Kasus
Summit Electric Supply merupakan salah satu wholesale (grosir) distributor listrik industri yang teratas di Amerika Serikat. Mempunyai berbagai produk mulai dari komoditas dasar sampai komponen listrik canggih.Memberikan banyak nilai tambah layanan yang membantu kontraktor listrik membeli pasokan listrik secara efisien.
Didirikan pada tahun 1977 di Albuquerque, New Mex ico dan telah berkembang sangat cepat. Sayangnya, sistem informasi lama tidak bisa bersaing dengan bisnis.Sistem lama tidak bisa lagi memproses persediaan setiap malam dan update keuangan. Summit membutuhkan sistem yang bisa menangani jumlah yang sangat besar dari SKU (stock-keeping-unit, nomor atau kode untuk mengidentifikasi setiap produk yang unik atau barang untuk dijual), dan transaksi, lead time yang sangat singkat untuk pemrosesan order, persediaan didistribusikan di berbagai model, produk yang dijual di satu kuantitas yang bisa dijual di tempat lain, dan tidak berhubungan dengan persediaan.Perubahan ke sistem ERP baru dimana memerlukan SAP (System Application and Product in data processing) untuk meningkatkan proses bisnis dan cara orang bekerja
C. Pertanyaan Studi Kasus
1. Proses bisnis mana yang paling penting di Summit Electric Supply? Mengapa? 2. Apa masalah yang dimiliki Summit dengan sistem lama? Apa dampak bisnis dari masalah tersebut? 3. Bagaimana sistem ERP Summit meningkatkan efisiensi operasional dan membuat keputusan? Berikan beberapa contoh 4. Jelaskan dua cara di mana manfaat bagi pelanggan Summit dari sistem ERP baru. 5. Diagram Summit yang lama dan proses baru untuk menangani chargebacks .
D. Pembahasan Studi Kasus 1. Proses bisnis yang mana yang paling penting di Summit Electric Supply?
Perusahaan ini dikenal sebagai salah satu distributor atas, manajemen rantai suplai merupakan proses bisnis yang paling penting pada Summit Electric. Supply Chain Management (SCM) atau Manajemen rantai suplai adalah pengelolaan arus barang. Ini termasuk pergerakan dan penyimpanan bahan baku persediaan barang dalam proses, dan barang jadi dari titik asal ke titik konsumsi.
Mengapa?
Alasan proses bisnis yang paling penting adalah baik produsen dan pengguna akhir mengandalkan distributor untuk secara efisien membawa produk ke pasar. Sebagai 'orang tengah' dari rantai pasokan, distributor berkembang pada volume transaksi yang tinggi dan perputaran persediaan cepat. Industri distribusi memili ki beberapa aspek unik yang mendorong bisnisnya. Perusahaan ini memiliki jumlah yang sangat besar dari SKU (Stock-Keeping-Units) dan transaksi (lead time yang sangat singkat). Persediaan didistribusikan dalam berbagai model, termasuk di tempat kerja pelanggan. Dalam bisnis distribusi, lead time hanya membutuhkan waktu beberapa menit untu memenuhi pesanan
Sistem ERP Sistem ERP adalah paket sistem perangkat lunak bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggunaan sumber daya secara efisien dan efektif. Sistem tersebut berjalan otomatis dan terintegrasi dalam mayoritas proses bisnis organisasi. Hal ini berfungsi dalam penjualan dan distribusi, pengelolaan bahan (manajemen material) dan keuangan. Selain itu, bisa juga berbagi data dan praktek secara umum di seluruh perusahaan, memproduksi dan menilai informasi di lingkungan real-time.
SAP Application SAP adalah inti dari aplikasi ERP. Fungsi praktik SAP terbaik terjadi dalam proses penjualan dan distribusi, pengelolaan bahan, Sumber Daya Manusia dan Keuangan dan pengetahuan dalam bisnis distribusi. Dukungan SAP Net Weaver Summit Electronic lebih mengatur dan dapat mengontrol berapa banyak yang dibutuhkan untuk diproduksi dan didistribusikan. Ini berguna untuk pelaporan dan analisis intelijen bisnis. Hal itu membantu perusahaan untuk mengevaluasi profitabilitas penjualan, dengan menggunakan solusi apa yang diberikan.
Batch Management Kawat dan kabel merupakan kategori produk yang paling penting bagi Summit. Ini membeli produk ini di gulungan panjang 5000 kaki dan kemudian memotong
mereka ke dalam berbagai panjang dan menjual kepada pelanggan yang membuatnya sulit untuk mempertahankan persediaan produk ini. Proses manajemen batch dihapus masalah menjaga persediaan produk tersebut.
2. Apa masalah yang dimiliki Summit dengan sistem lama? Apa dampak bisnis dari masalah tersebut?
Summit telah menghadapi masalah dengan sistem lama di mana sistem telah mencapai titik kehancuran mereka. Sistem lama tidak bisa lagi memproses persediaan tiap malam dan update keuangan dalam jumlah waktu yang tersedia. contoh : a) Pemisahan antara sistem untuk penjualan dan order pembelian serta integrasi back-end-reporting- antara sistem ini dilakukan secara manual dalam batch. b) Sistem ini hanya bisa menangani sejumlah tertentu lokasi dan membatasi kisaran angka yang dapat digunakan pada dokumen. c) Sistem informasi Summit harus menggunakan kisaran yang sama dari nomor dokumen sampai beberapa bulan lagi. d) Summit tidak mampu menangani volume dan kompleksnya perjanjian t agihan balik(chargeback) perusahaan serta kemampuan pelaporan terbatas. e) Mengumpulkan dan meninjau faktur sebulan penuh — faktur yang berusia 2-3 bulan Dampak bisnis dari masalah tersebut
bahwa sistem itu tidak mampu bersaing dengan bisnis yang berkembang pesat. Hal ini mengakibatkan bisnis terbatas seperti itu hanya mampu menangani beberapa kisaran angka dan lokasi pada suatu waktu. Selain itu, menyebabkan penundaan dan memakan waktu tugas yang tidak diperlukan untuk mengambil waktu sebanyak itu dalam operasi bisnisnya.
3. Bagaimana sistem ERP Summit meningkatkan efisiensi operasional dan membuat keputusan? Berikan beberapa contoh
ERP meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan skalabilitas dan kemampuan dalam proses bisnis Summit, terutama di daerah-daerah rantai
pasokan seperti penjualan dan distribusi, manajemen persediaan dan pelaporan keuangan sistem-sebagai perusahaan mengharapkan pertumbuhan yang kuat di daerah-daerah. Contoh: a. Menjalankan update persediaan lebih sering Itu berjalan pembaruan persediaan yang lebih kecil dan sering sepanjang hari, bukan malam-yang menyebabkan penundaan. Sistem baru memberikan informasi yang akurat dari pengiriman pesanan, yang Summit mampu kirim segera. b. Beradaptasi proses pelacakan persediaan Untuk mengisi kawat dan kabel, batch ERP manajemen material diidentifikasi jumlah pembelian pelanggan, panjang kawat dan produsen produk. Setiap kali pelanggan membeli panjang kawat, panjang yang dimasukkan ke dalam sistem untuk melacak berapa banyak "batch" dijual. c. Mengubah cara persediaan dikelola di situs pekerjaan Untuk mengamankan persediaan untuk pelanggan khusus, dengan proyek-proyek jangka panjang, Summit menciptakan "orangtua-anak" hubungan gudang dalam sistem ERP untuk mengamankan bahan dalam persediaan serta di tempat. d. Intelijen bisnis Untuk membuat pengelolaan yang lebih baik sistem keuangan dan pemesanan nya, Summit menerapkan SAP / NetWeaver BW gudang data dan intelijen bisnis. Dengan mengintegrasikan NetWeaver itu, Summit mampu menganalisis keuntungan setiap penjualan perorangan, produsen, pelanggan dan cabang. Menggunakan perangkat lunak SAP, Summit mampu meningkatkan ROI-nya, dengan mengotomatisasi pajak penjualan dan chargeback. Aplikasi SAP / paybacks dan Chargeback mampu mengidentifikasi aktivitas penagihan, jika ada chargeback, sistem SAP secara otomatis akan mengirimkan informasi tersebut untuk tagihan chargeback- yang meningkatkan klaim chargebacknya hingga 118%. Pengambilan keputusan Summit untuk menerapkan sistem ERP baru
didasarkan pada pertumbuhan organisasi, kompleksitas memproses pesanan, menganalisis keuangan dan kembali dan pelaporan. Setelah ERP baru / SAP berada di tempat, manajemen Summit mampu fokus pada penjualan dan pesanan dan kutipan, kinerja pemasok dan jadwal pengiriman. SAP baru / ERP telah memungkinkan Summit untuk menjalankan operasinya dengan fleksibilitas dan memungkinkan SAP untuk beroperasi secara efisien. Sistem ERP baru memungkinkan manajemen untuk memiliki visi yang lebih besar untuk membuat keputusan dan mengelola operasinya. 4. Jelaskan dua cara di mana manfaat bagi pelanggan Summit dari sistem ERP baru.
Pertama, pelanggan dapat mengandalkan perusahaan untuk kebutuhan mereka dan produk-perusahaan kini lebih efisien. Perusahaan ingin pelanggan merasa bahwa mereka dapat memberikan yang mereka telah produksi produk yang pelanggan inginkan dan dikirimkan kepada mereka dalam periode waktu yang singkat. Kedua adalah untuk mengakomodasi pelanggan besar dengan situs pekerjaan jangka panjang. SES menetapkan gudang sementara di lokasi untuk mensuplai pelanggan dengan produk listriknya. Hubungan gudang “orangtua-anak” bertujuan untuk dapat bekerja dengan pelanggan. Jika kantor SES memiliki lebih dari sebuah gudang penukaran sementara, gudang dapat dikendalikan se perti subparts dari SES gudang utama. Hal ini membantu untuk mencegah siapa pun dari penjualan persediaan lading dengan pengiriman ke gudang. 5. Diagram Summit yang lama dan proses baru untuk menangani chargebacks.
Chargeback adalah kembalinya dana untuk konsumen. Mekanisme chargeback ada terutama untuk perlindungan konsumen. Untuk perusahaan distr ibusi, chargeback terjadi ketika pemasok menjual produk dengan harga lebih tinggi untuk distributor dari harga yang telah mereka tetapkan dengan pengguna akhir.
Proses lama Dalam penanganan chargeback memiliki kelemahan dalam hal dimana perusahaan itu kehilangan uang dan kadang-kadang hampir tidak membuat keuntungan apapun. Pengolahan chargeback harus membandingkan penjualan dengan kontrak. Seorang distributor dapat memiliki hingga r atusan mungkin ribuan kontrak. SES perlu mengidentifikasi chargeback dan yang mana produsen dengan dokumentasi yang cukup dari kontrak atau banyak pekerjaan manual. SES perlu pergi melalui faktur pelanggan dengan diidentifikasi produsen yang rinci dan dimasukkan chargeback dalam Microsoft Excel. Proses baru Untuk penanganan chargebacks memiliki kelemahan yang lebih efisien. Secara otomatis meninjau aktivitas penagihan Summit secara harian. Semua perjanjian chargebacks dimuat dalam sistem SAP pada akhir setiap hari. Ada pertandingan dalam sistem dan mereka dapat mengklaim. Proses baru mampu membuat dokumen chargebacks terpisah di luar faktur pelanggan dan dapat memproses lebih cepat dengan ulasan pada hari yang sama. SES meningkat klaimnya dengan 118% diatas sistem yang lama.
Proses Lama
Melihat Faktur
Mengidentifikasi
Memasukkan data secara
Konsumen
produsen spesifik yang
manual ke worksheet
Chargeback Summit bisa
Excel
klaim
Proses Akhir
Menerima Respon dari
Menerima Salinan Faktur
Vendor
dari Vendor
Proses Baru
Mengumpulkan
Seluruh Persetujuan Chargeback dimasukan di sistem
Mereview Aktivitas
Informasi dan
Penagihan Sistem dan
Dokumen Chargeback
Melakukan
Secara Otomatis
Pencocokan untuk
untuk
Membuat Dokumen
Mengidentifikasi
Chargeback Terpisah
Vendor
SAP
Proses Akhir
E. Kesimpulan
Summit Electric light up dengan sistem ERP yang baru membawa lebih banyak pendapatan, efisiensi dan peningkatan perusahaan untuk industri global. Summit sekarang dapat melihat mana vendor, pelanggan dan produk yang paling menghasilkan pendapatan chargeback.
DAFTAR PUSTAKA
Laudon, Kennet C and Jane P. 2014. Management Information System. Thirteenth Edition. England:Pearson. Laudon, Kennet C and Jane P. 2011. Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. http://zarinsalim.blogspot.co.id/2014/04/case-study-summit-electric-lights-up.html diakses tanggal 15 November 2015 pukul 20.00
