Laporan Audit Manajemen PT Indojewel

Malang, 01 April 2008 No

: 018/KAP/IV/2008

Lampiran

: 3 Eksemplar

Perihal

: Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada Yth. Direktur Utama PT. Indojewel Di Malang

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang dilaksanakan (terjadi pada) PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit Bab III : Rekomendasi Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partner

Tn. Kris Palguna

BAB I INFORMASI LATAR BELAKANG PT. Indojewel (selanjutnya disebut “perusahaan”) bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya.

Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.

Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut: Direktur Utama

: Tn. Kevin Suparno

Direktur Akuntansi dan Keuangan

: Tn. Cecep Mulyadi

Direktur Pemasaran

: Nn. Sandra Gultom

Direktur Produksi

: Tn. Steve Handayana

Manager SDM

: Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk: 1. Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan. 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah dilaksanakan. 3. Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang ditemukan

BAB II KESIMPULAN AUDIT

No. Kondisi 1. Pelatihan bersifat Situasional

Kriteria Pelatihan seharusnya dilakukan secara periodik dan harus direalisasi dalam waktu singkat

2.

Pelatihan bersifat Klasikal

Perlu adanya praktek lapangan

3.

Penurunan produk gagal menjadi 18%

Menurunkan tingkat kegagalan sampai 2,5%

4.

Tidak ada dokumen penilaian atas hasil pelatihan

Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi

Pejabat yang bertanggung jawab: Direktur Human and Resources Development

Penyebab  Tidak ada rencana pelatihan secara periodik  Kurangnya dana  Pelatihan disusun berdasar permintaan departemen yang membutuhkan Anggaran hanya 0,25% dari laba

 Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru  Pelatihan gagal meningkatkan keterampilan karyawan  Tidak ada SOP yang mengharuskan demikian  Tidak ada penilaian keberhasilan secara formal

Akibat  Terjadi 40% kegagalan produksi  Waktu pelatihan terlalu singkat

Tidak maksimalnya produksi yang menyebabkan kegagalan produksi 35% Retur produk tetap tinggi yaitu 7,5%

Tidak diketahui apakah pelatihan dilakukan secara maksimal atau tidak

BAB III REKOMENDASI

Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah: 1. Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru. 2. Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan karyawan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi: 1. Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan 2. Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250% 3. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan karyawan 4. Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa yang akan datang.