TUGAS MATA KULIAH PEMERIKSAAN MANAJEMEN LAPORAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Studi Kasus Pada PT. Solusindo Bintang Pratama
OLEH :
FOTO
MUHAMMAD YUSUF LUBIS (12401867)
PROGRAM PENDIDIKAN S1 AKUNTANSI SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SULTAN AGUNG PEMATANGSIANTAR 2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT, karena telah memberikan kesehatan dan kesempatan sehingga kami bisa menyelesaikan tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen dengan judul Laporan Audit Sistem Kepastian Kualitas. Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang kami hadapi. Namun, kami menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang-orang disekitar kami, sehingga kendala-kendala yang kami hadapi teratasi. Oleh karena itu, kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Supitriyani SE, MSi selaku dosen matakuliah Pemeriksaan Manajemen yang telah memberikan tugas dan petunjuk kepada kami, sehingga kami termotivasi dalam menyelesaikan tugas ini. Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi kami sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
Pematangsiantar, Januari 2016 Penulis,
Muhammad Yusuf Lubis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..........................................................................................i DAFTAR ISI.........................................................................................................ii A. Informasi Latar Belakang..........................................................................1 B. Kesimpulan Audit .....................................................................................5 C. Daftar Ringkasan Temuan Audit ..............................................................9 D. Rekomendasi .............................................................................................14 E. Ruang Lingkup Audit................................................................................16 F. Daftar Pustaka ...........................................................................................17 G. Identitas Auditor........................................................................................18
ii
Pematangsiantar, 16 Januari 2016 No.
: 025/ KAP/ I/ 2016
Lampiran
: 3 Eksemplar
Perihal
: Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada Yth,
Direktur PT. Solusindo Bintang Pratama
Di Pematangsiantar
Saya telah melakukan audit atas Sistem Kepastian Kualitas pada PT. Solusindo Bintang Pratama untuk periode tahun 2015/ 2016. Audit Saya tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya Saya tidak memberikan pendapat atas Laporan Keungan tersebut. Audit Saya hanya mencakup bidang Sistem Kepastian Kualitas yang dimiliki (terjadi pada) Perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna).
Sistem Kepastian Kualitas yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan
3
2
dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit Saya sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
BAB I
: Informasi Latar Belakang
BAB II
: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
BAB III
: Rekomendasi
BAB IV
: Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit, Saya telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran Direksi maupun Staff yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu, Saya mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik
Muhammad Yusuf Lubis dan Rekan
Muhammad Yusuf Lubis
3
Bab I Informasi Latar Belakang PT. Solusindo Bintang Pratama (selanjutnya disebut “Perusahaan”) yang ber-lokasi di Jl. Sisingamangaraja no.93 Pematangsiantar, didirikan pada tanggal 10 Maret 2004 oleh para pendiri yang terdiri atas :
1. Ir. Parulian Situmorang
3. Amin Sentosa, SE
3. Dewi Maharani, ST
PT.Solusi Indo Pratama bergerak dalam bidang jasa pelayanan dan produksi IT serta internet service provider. Tujuan dari didirikannya Perusahaan adalah untuk mengembangkan jasa maupun produk berbasis IT di wilayah Pematangsiantar dan juga untuk memperoleh keuntungan, dengan hasil jasa dan produksi yang baik, bermutu dan juga berkualitas.
4
Susunan Struktur Perusahaan, sebagai berikut : Komisaris
:
Amin Sentosa SE
Direktur Utama
:.
Ir. Parulian Situmorang
Manajer Keuangan
:
Ainul Yaqin, SE
Manajer Operasional
:
Wahyudi, ST
Manajer Umum
:
Iskandar Nasution, Amd
Manajer Pemasaran
:
Wiliam Hutabarat, Amd
Sedangkan Tujuan Dilakukannya Audit, adalah untuk :
1. Menentukan ketidaksesuaian 2. Menentukan efektivitas sistem kualitas 3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistematis 4. Memenuhi persyaratan peraturan 5. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas 6. Menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya 7. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri
5
Bab II Kesimpulan Audit Berdasarkan temuan (bukti) yang Saya peroleh selama berlangsungnya audit yang Saya lakukan, Saya dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
A. Kondisi
1. Sistem manajemen kualitas yang dimiliki oleh PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA belum cukup baik. 2. Perusahaan memiliki panduan kualitas, dan Perusahaan juga sudah memiliki pengendalian terhadap dokumen yang ada. 3. Manajemen
telah
menberikan
bukti
dari
komitmennya
untuk
pengembangan dari penerapan sistem manajemen kualitasnya secara terusmenerus untuk meningkatkan efektivitasnya yang didasarkan pada data yang telah kami kumpulkan dan telah kami simpulkan. 4. PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA telah menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjaga kualitasnya dan meningkatkan kepuasan pelanggan . 5. PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA telah merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk memperlihatkan kesesuaian produk dengan sistem manajemen kualitas, dan untuk melakukan peningkatan berkelanjutan.
6
B. Kriteria 1. Perusahaan
harus
menetapkan,
mendokumentasikan,
mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-menerus memperbaiki efektivitasnya . 2. Perusahaan harus memiliki dokumen yang terdokumentasi serta mencakup prosedur terdokumentasi yang diwajibkan. 3. Tanggung
jawab
manajemen
terhadap
Perusahaan
harus
dilaksanakan dengan baik. 4. Perusahaan harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan operasinya. 5. Perusahaan perlu melakukan audit terhadap sistem kualitas setiap satu bulan sekali dan dilaksanakan oleh auditor internal.
7
C. Penyebab 1. PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA belum menggunakan standar ISO dalam sistem manajemen kualitasnya. 2. Perusahaan sudah memenuhi seluruh persyaratan umum. 3. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi telah dilaksanakan dengan semestinya . 4. Sumber daya manusia yang dimuliki PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA sudah cukup baik karena PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA selalu melakukan Pelatihan untuk karyawan agar dapat bekerja sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. 5. Perusahaan telah menentukan, mengumpulkan, dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas.
8
d. Akibat 1. Perusahaan dapat mengidentifikasi proses yang dibutuhkan yaitu kegiatan manajemen, penyedia sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisis, dan perbaikan. 2. PT.
SOLUSINDO
BINTANG
PRATAMA
telah
mendokumentasikan sistem manajemen kualitasnya dengan baik. 3. Perencanaan telah dipenuhi bahwa tujuan kualitas yang diperlukan dan rencana sistem manajemen kualitas telah dilaksanakan secara terpadu dengan pemeliharaan manajemen kualitas. 4. Perusahaan dapat menyediakan berbagai barang dan jasa yang berkualitas agar dapat menarik pelanggan. 5. PT. SOLUSINDO BINTANG PRATAMA selalu berupaya untuk meningkatkan
kualitasnya
dengan
menerapkan
peningkatan
berkelanjutan, melaksanakan tindakan koreksi dan melakukan tindakan pencegahan sehingga dapat meningkatkan kualitas produk yang ditawarkan.
9
DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT NO KONDISI
KRITERIA
1
Sistem
Perusahaan
manajemen
menetapkan,
PENYEBAB harus PT.
AKIBAT Perusahaan
SOLUSINDO
mengidentifikasi
BINTANG
proses
yang
dibutuhkan
yaitu
kualitas
yang mendokumentasikan,
dimiliki
oleh mengimplementasikan, PRATAMA
PT.
dan memelihara sistem belum
kegiatan
SOLUSINDO
manajemen
manajemen,
BINTANG
dan
PRATAMA
memperbaiki
belum
kualitas menggunakan
terus-menerus standar dalam
cukup efektivitasnya .
baik.
dapat
ISO penyedia
sumber
sistem daya,
realisasi
manajemen
produk, pengukuran,
kualitasnya.
analisis,
dan
perbaikan.
2
Perusahaan
Perusahaan
memiliki
memiliki
panduan
yang
kualitas,
dan serta
harus Perusahaan
BINTANG
terdokumentasi memenuhi
PRATAMA
mencakup seluruh
sudah memiliki terdokumentasi
terhadap
SOLUSINDO
dokumen sudah
Perusahaan juga prosedur
pengendalian
PT.
diwajibkan.
persyaratan yang umum.
telah
mendokumentasikan sistem
manajemen
kualitasnya dengan baik.
10
dokumen yang ada.
3
Manajemen
Tanggung
telah
manajemen
menberikan
Perusahaan
bukti
dari dilaksanakan
komitmennya
baik.
jawab Tanggung terhadap jawab,
Perencanaan
telah
dipenuhi
bahwa
harus wewenang, dan tujuan kualitas yang dengan komunikasi
diperlukan
dan
telah
rencana
sistem
untuk
dilaksanakan
manajemen kualitas
pengembangan
dengan
telah
dari penerapan
semestinya .
secara
dilaksanakan terpadu
sistem
dengan
manajemen
pemeliharaan
kualitasnya
manajemen kualitas.
secara
terus-
menerus untuk meningkatkan efektivitasnya yang didasarkan pada data yang telah
kami
kumpulkan dan
11
telah
kami
simpulkan.
4
PT.
Perusahaan
SOLUSINDO
menetapkan,
BINTANG
menyediakan,
PRATAMA
memelihara
telah
infrastruktur
yang BINTANG
menentukan
dibutuhkan
untuk PRATAMA
dan
menjalankan kegiatan sudah
menyediakan
operasinya.
sumber
daya
harus Sumber
daya Perusahaan
manusia
yang menyediakan
dan dimuliki
PT. berbagai barang dan
SOLUSINDO
jasa yang berkualitas agar dapat menarik
cukup
baik karena PT. SOLUSINDO
yang
BINTANG
dibutuhkan
PRATAMA
untuk menjaga
selalu
kualitasnya dan
melakukan
meningkatkan
Pelatihan untuk
kepuasan
karyawan agar
pelanggan .
dapat
bekerja
sesuai
dengan
kriteria
dapat
yang
pelanggan.
12
telah ditetapkan.
5
PT.
Perusahaan
perlu Perusahaan
PT.
SOLUSINDO
melakukan
audit telah
BINTANG
BINTANG
terhadap
PRATAMA
kualitas
telah
bulan
merencanakan
dilaksanakan
dan
auditor internal.
sistem menentukan, setiap sekali
SOLUSINDO
PRATAMA
satu mengumpulkan, berupaya
selalu untuk
dan dan
meningkatkan
oleh menganalisis
kualitasnya dengan
data yang tepat menerapkan
menerapkan
untuk
proses
memperlihatkan berkelanjutan,
pemantauan,
kesesuaian dan melaksanakan
pengukuran,
efektivitas
tindakan koreksi dan
sistem
melakukan tindakan
pengembangan
manajemen
pencegahan
untuk
kualitas.
sehingga
analisis
dan
peningkatan
dapat
memperlihatkan
meningkatkan
kesesuaian
kualitas produk yang
produk dengan
ditawarkan.
sistem manajemen
13
kualitas,
dan
untuk melakukan peningkatan berkelanjutan.
14
Bab III Rekomendasi Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus segera menjadi perhatian pihak manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua), yakni :
1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur kriteria standar kualitas yaitu ISO (International Standard Operation). 2. Perusahaan
belum
ketidaksesuaian,
menetapkan
menentukan
prosedur
penyebab
tertulis
untuk
ketidaksesuaian,
meninjau
mengevaluasi
tindakan yang dibutuhkan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang, penerapan tindakan yang diambil, serta meninjau tindakan perbaikan yang diambil. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
15
Rekomendasi : 1. Perusahaan harus memiliki sistem dan prosedur yang terkait dengan standar kualitas ISO (International Standard Operation) untuk meningkatkatkan kualitas produknya . 2. Perusahaan harus memverifikasi kembali persyaratan fungsional dan kinerja serta persyaratan lainnya yang berkaitan dengan desain dan pengembangan produk. Seluruh input harus ditinjau kembali agar lengkap, jelas dan tidak ada pertentangan. 3. Perusahaan harus menganalisis kembali data-data yang ada sehingga dapat menunjukkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas sistem manajemen kualitas . 4. Perusahaan juga harus memeriksa penyebab ketidaksesuaian persyaratan output terhadap input. 5. Perusahaan perlu melakukan analisis data dan peningkatan kualitas , pencegahan, dan tindakan koreksi.
16
Bab IV Ruang Lingkup Audit Sesuai dengan penugasan yang Saya terima, audit yang Saya lakukan hanya meliputi masalah Sistem Kepastian Kualitas PT. Solusindo Bintang Pratama untuk periode tahun 2015/ 2016.
17
DAFTAR PUSTAKA Bayangkara, IBK. Audit Manajemen.2014. Jakarta: Salemba Empat Studi Kasus: Hari/Tanggal : Sabtu, 16 Januari 2016 Informan : Bapak Wahyudi ST, Manajer Umum PT. Solusindo Bintang Pratama.
18
Identitas Penulis
Nama Lengkap
:Muhammad Yusuf Lubis
Tempat/Tangal Lahir : Pematangsiantar, 10 Oktober 1994
Pendidikan
: SDN. 125549 Pematangsiantar (2006)
: SMP Negeri 4 Pematangsiantar (2009)
: SMK N 1 Pematangsiantar (2012)
Organisasi
:PHBI SMK Negeri 1 Pematangsiantar
