Laporan
Audit Manajemen pada SDM Atas Pelatihan Karyawan PT Indojewel Disusun untuk memenuhi tugas presentasi mata kuliah Audit Manajemen yang diampu oleh Ibu Nurul Fachriyah, MSA., Ak.
Oleh : 1. Gita Sarastya W
115020300111047
2. Fery Handoko
115020300111053
3. DitaWidyaPutri
115020300111059
4. Nurvita Anggraeni
115020300111070
5. Maria Meilina Inge
115020300111115
Kelas CC
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Malang, 01 April 2008 No
: 018/KAP/IV/2008
Lampiran
: 3 Eksemplar
Perihal
: Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada Yth. Direktur Utama PT. Indojewel Di Malang
Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang dilaksanakan (terjadi pada) PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I
: Informasi Latar Belakang
Bab II
: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit dan Rekomendasi
Bab III
: Ruang Lingkup Audit Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.
KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partner
Tn. Kris Palguna
BAB I INFORMASI LATAR BELAKANG
PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan. Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut: Direktur Utama
: Tn. Kevin Suparno
Direktur Akuntansi dan Keuangan
: Tn. Cecep Mulyadi
Direktur Pemasaran
: Nn. Sandra Gultom
Direktur Produksi
: Tn. Steve Handayana
Manager SDM
: Tn. Syam Nugroho
Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk: 1. Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan. 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah dilaksanakan. 3. Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang ditemukan
BAB II KESIMPULAN AUDIT DAN REKOMENDASI
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi : 1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan. 2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan. 3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar. 4. Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja). 5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan. 6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut: a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan. b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan. c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.
d. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut. 7. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta. 8. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.
Kriteria: 1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk: a. Meningkatkan keterampilan karyawan. b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%. c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya. d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya. 2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan. 3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi: a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan. b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat. c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya. d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan. 4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai. 5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.
Penyebab : 1. Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai
dengan
standar
manual
perlu
dilakukan
pelatihan
intensif
dengan
mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. 2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan. 3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan. 4. Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru. 5. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan produk.
Akibat : 1. Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan. 2. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan. 3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas produk. 4. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses. 5. Banyak tercipta produk yang gagal. 6. Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun. 7. Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan. 8. Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar. Rekomendasi : Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah: 1. Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru.
2. Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan karyawan.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Rekomendasi: 1. Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan 2. Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250% 3. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan karyawan 4. Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan. 5. Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya mengefisienkan penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal. 6. Memproduksi sedikit terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesin baru agar tidak terjadi pemborosan sumber daya.
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa yang akan datang.
DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT
Nama Perusahaan
: PT INDOJEWEL
Daftar
: Temuan dan Rekomendasi
No. 1.
Kondisi Pelatihan bersifat Situasional
Periode Audit : 2007/2008
Kriteria Pelatihan harus dilakukan secara periodic atau terstruktur
Penyebab
Tidak ada rencana pelatihan secara periodik Pelatihan disusun berdasar permintaan departemen yang membutuhkan Waktu pelatihan terlalu singkat
Akibat
2.
Pelatihan Manajemen bersifat Klasikal mengharapkan pelatihan di lapangan dan kelas
Anggaran tidak digunakan secara efektiv dan efisien
-
-
Terjadi 40% kegagalan produksi Pelatihan hanya dilakukan jika ada permintaan departemen Karyawan tidak menguasai penggunaan mesin baru Karyawan mengeluh atas kurangnya waktu pelatihan Tidak maksimalnya produksi yang menyebabkan kegagalan produksi 35% Karyawan kurang menguasai
Rekomendasi
-
-
-
-
Penyusunan jadwal pelatihan karyawan yang dilakukan setahun sekali atau dua kali Waktu pelatihan dilakukan selama ± 2 minggu Pelatihan karyawan dilaksanakan dengan jadwal terstruktur
Pengiriman perwakilan karyawan dalam satu kelompok beranggotakan 5-10 orang untuk mengikuti pelatihan dalam kelas maupun lapangan di pabrik pembuatan mesin baru Pemanggilan tim pelatihan dari
penggunaan mesin baru
3.
Penurunan produk gagal menjadi 18%
Menurunkan tingkat kegagalan sampai 2,5%
4.
Tidak ada dokumen penilaian atas hasil pelatihan
Perusahaan harus mempunyai laporan hasil pelatihan karyawan
Karyawan tidak memahami secara keseluruhan pengoperasian mesin baru Pelatihan dirasa mengalami kegagalan
Tidak ada aturan yang menetapkan perlunya laporan hasil pelatihan karyawan Manajemen tidak meminta laporan
-
-
Retur produk tetap tinggi yaitu 7,5% Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.
Manjemen tidak mempunyai arsip hasil pelatihan karyawan Manajemen tidak dapat mengetahui perkembangan karyawan setelah pelatihan
pembuat mesin untuk melakukan pelatihan lapangan di perusahaan - Pemilihan karyawan yang dilatih dilakukan secara acak dan independen - Perusahaan meimilih tim trainer yang sekaligus memberikan sesi training motivation pada sesi-sesi tertentu - Tim trainer memberikan sesi outbond untuk meningkatkan kerjasama antar karywan Rekomendasi auditor samadengan angka (2)
-
-
Tim panitia pelatihan karyawan membuat laporan hasil pelatihan Manajemen meminta dokumentasi atas pelatihan karyawan pada tim trainer Manejemen membuat aturan tim panitia trainer maupun tim trainer untuk memberikan laporan hasil pelatihan serta laporan
-
perkembangan sebelum dan sesudah pelatihan yang dilakukan karyawan
BAB III RUANG LINGKUP AUDIT
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.
