KOMBIS KELOMPOK 3

BAB I

RAP RAPAT BISNI BISNIS S

A. Peng Pengert ertia ian n Rapa Rapatt Bisn Bisnis is

P

ada ada dasar dasarnya nya istila istilah h rapa rapatt tentu tentu bukan bukanla lah h hal hal yang asing dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan  pada umumnya umumnya melibatkan melibatkan dua orang atau lebih untuk  memb membah ahas as sesua sesuatu. tu. Oleh Oleh kare karena na itu peng pengert ertia ian n Rapat Rapat Bisnis (busi (busine ness ss meet meeting ing)) adala dalah h seba sebaga gaii bentu ntuk   pertemuan  pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik  didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang yang berkaitan berkaitan dengan dengan kegiata kegiatan n bisnis tertent tertentu. u. Dalam Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor   perusahaan.  perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan diselenggarakan didalam  perusahaan  perusahaan pada umumnya umumnya membahas membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daera daerah, h, meny menyiap iapkan kan berba berbagai gai kebut kebutuha uhan n baha bahan n baku baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-

1

alat tulis kantor (A!". #edangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang si$atnya khusus dan bersi$at strategis serta  %umlah pesertanya pesertanya yang cukup banyak, biasanya biasanya rapat  bisnis diselenggarakan diselenggarakan di hotel. Dengan kata lain,  pemilihan  pemilihan tempat penyelenggaraan penyelenggaraan sebuah pertemuan pertemuan (Rapat (Rapat Bisni Bisnis" s" apaka apakah h didal didalam am atau atau dilua diluarr perus perusah ahaa aan n dapat dila ilakuka ukan berda rdasark sarkaan urgensi atau tin tingkat kepe kepenti nting ngann annya ya,, %umla %umlah h peser pesertan tanya ya,, dan dan kete keterse rsedia diaan an $actor $inancial (dana" pendukungnya. B. Perb Perbed edaa aan n Rapa Rapatt Bisn Bisnis is de deng ngan an Rapa Rapatt NonNonBisnis. A pa yang membedakan membedakan antara Rapat Bisnis

dengan dengan Rapat &on-Bisni &on-Bisniss (nonbusiness meeting)!  meeting)!   #alah satu $actor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tu%uan atau orientasi penyelenggaraan sebua sebuatt perte pertemu muan an.. Dalam Dalam dunia dunia ini rapat rapat bisni bisniss tentu tentu orie orient ntas asii atau atau tu%u tu%uan an nya nya adal adalah ah bisn bisnis is yaitu aitu deng dengan an memp memper erol oleh eh keun keuntu tung ngan an (lab (laba" a",, disa disam mping ping itu itu rapa rapatt  bisnis umumnya umumnya bersi$at resmi atau $ormal dan cenderung protokoler seremonial. #edangkan non-bisnis orientasi atau tu%uannya adalah untuk tu%uan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan  pendidikan.  pendidikan. Berdasarkan Berdasarkan si$atnya rapat non-bisnis  bersi$at $ormal $ormal dan tidak tidak $ormal.

'

C. Tuju juan an Rap Rapat at Bis Bisni nis. s.

enurut )ocker dalam lam bukunya Busin siness *ommu *ommunic nicati ation on++ Build Building ing *ritic *ritical al #kills #kills menya menyatak takan an  baha sebuah rapat pada umumnya umumnya mempunyai mempunyai enam tu%uan. Antara lain+ 1. Berbagi in$ormasi Rapat bisnis yang diselenggarakan diselenggarakan oleh sebuah perusahaan perusahaan bisa sa%a hany hanyaa dima dimaks ksud udka kan n untu untuk k meng mengin in$o $orm rmas asik ikan an  berbagai in$ormasi penting yang harus diketahui diketahui oleh oleh pese pesert rtaa rapa rapat, t, diik diikut utii deng dengan an sesi sesi anya nya  %aab. *ontoh+ mana%er pemasaran pemasaran mengin$o mengin$orma rmasikan sikan kepada kepada peserta peserta rapat rapat baha baha  perkembangan  perkembangan pen%ualan pen%ualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup mengg enggem embi bira raka kan n bila bila diba diband ndin ingk gkan an deng dengan an  pen%ualan  pen%ualan semester lalu. lalu. '. Pen%a%a Pen%a%akan kan idegag idegagasan asan (brainst (brainstormi orming" ng" u%uan u%uan dari rapat bisnis tentang pen%a%akan idegagasan (bra brainst instor orm ming ing" biasa nya nya ber%a r%alan denga ngan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dike diker%a r%aka kan n oleh oleh perus perusah ahaa aan n yang yang akan akan datin dating, g, atau bisa %uga sebagai pertemuan antar karyaan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyaan untuk kema%uan perusahaan. . /0aluasi idegagasan u%uan u%uan e0aluasi idegagasan  biasanya  biasanya para karyaan karyaan diperbolehkan diperbolehkan mengeluarkan pendapat nya tentang idegagasan yang baru yang akan diker%kan untuk kema%uan  perusahaan  perusahaan pada aktu aktu yang yang akan mendatang. mendatang.



.

2.

3.

Pengambilan keputusan u%uan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang men%alankan rapat untuk membahas suatu idegagasan yang baru apakah idegagasan tersebut dapat di%alankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan. embuat dokumen u%uan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan di%alankan oleh  para karyaan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kema%uan perusahaan  ber%alan lancar. emoti0asi peker%a u%uan memoti0asi para  peker%a biasanya diselenggarakan oleh bos  perusahaan untuk mengumpulkan para karyaannya untuk memberikan moti0asi kepada karyaannya agar mereka lebih meningkatkan kiner%a ker%a mereka untuk kema%uan perusahaan tersebut.

D. Jenis-Jenis Rapat. Oli0er #errat dalam *onductin /$$ecti0e eetings mengelompokan rapat ke dalam lima %enis, antara lain+ 1. Pengarahan (Brie$ing" Brie$ing sering disebut  %uga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting". Dalam brie$ing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan in$ormasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyaan



'.

.

dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu brie$ing %uga dimaksudkan untuk  mengingatkan kembali para karyaan tentang  peran, tugas, dan tanggung %aab mereka dalam men%aga dan mengembangkan perusahaan kedepan. Dalam praktiknya, pelaksanaan brie$ing disuatu perusahaan dapat ber0ariasi. Ada  perusahaan yang melakukan brie$ing ter%adal secara rutin dan periodik (misalnya, setiap hari senin %am 45+44 hingga %am 46+44 atau setiap hari mulai %am 45+44 hingga %am 46+44". &amun, ada  %uga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan brie$ing yang bersi$at incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan brie$ing sesuai dengan kebutuhan dan aktunya tidak  teratur, mungkin seminggu sekali, dua kali atau  bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan  brie$ing. Atau bisa diartikan brie$ing yang dilakukan secara incidental tersebut aktu nya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu. Rapat konsultasi (advisory meeting)  Rapat konsultasi ini disebut %uga sebagai suatu rapat  berbagai in$ormasi (sharing information)  kepada  pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan ter%adi suatu proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain. Rapat komite (commite meeting) Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok 

2

.

2.

orang yang memiliki latar belakang pro$esi atau  peker%aan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (0oting". !elompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai  pro$esi, tidak mengherankan apabila dalam proses  pengambilan keputusan ter%adi diskusi atau  perdebatan yang berkepan%angan (debat kusir" dan tanpa hasil. &amun yang terp7enting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan  bersama tersebut. Rapat dean (council meeting) Rapat dean merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka. engingat baha diantara  peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin  berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada %alan pan%ang dan berliku menu%u sebuah keputusan consensus bersama. &egosiasi (negotiation) Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak  dapat dihindari. &egosiasi bukanlah monopoli  perusahaan yang bersekala menenah dan besar.

3

Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun ter%adi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tu%uan yang  berbeda-beda. elalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik  temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. #edangkan menurut 8#treibel dalam he anager9s :uide o /$$ecti0e eetings;, rapat dapat dikelompokan kedalam tiga %enis, yaitu+ 1. Rapat in$ormasional (informational meeting) Rapat in$ormasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan in$ormasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis.
>

'.

.

ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta  perubahan 0isi dan misi perusahaan. Rapat moti0asional (motivational meeting) Rapat moti0asional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat untuk  memoti0asi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. *ontoh+ pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang mana%er pemasaran memoti0asi  para peserta rapat bisnis untuk beker%a dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan ker%a, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi. Rapat partisipati$ (participatory meeting)  Rapat  partisipati$ merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk  meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat  bisnis. #alah satu bentuk partisipasi peserta rapat  bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. !arena pendengar yang baik dapat memahami cara ber$ikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapatbisnis yang lain. E. Perencanaan Rapat Bisnis

?ntuk menghasilkan sebuah keputusan rapat  bisnis yang baik dan pelaksanaannya ber%alan dengan  baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu

5

mempermudah pencapaian tu%uan yang di kehendaki. ?ntuk memberikan arahan selama rapat bisnis  berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat  bisnis mulai dari aal hingga akhir (selesai". Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain+ a. *antumkan tanggal, tempat, aktu mulai, dan aktu selesai.  b. *antumkan rumusan tu%uan atau maksud rapat. c. *antumkan siapa sa%a yang hadir. d. Da$tar topic yang akan dibahas e. Alokasi aktu untuk setiap topic yang dibahas. $. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai. g. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap  peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan. Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi anda yang  bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain+ 1. ?ndangan. ?ndangan rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat  bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
6

'.

.

.

2.

tersebut. @aktu dan tempat. @aktu dan tempat  pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan keseluruh  peserta rapat. Dalam hal ini aktu menun%ukan tanggal, bulan, tahun dan %am berapa rapat bisnis dilaksanakan. #edangkan mengenai tanggal  pelaksanaan nya rapat bisnis perlu dicantumkan secara %elas dan terinci. isalnya tempat  pelaksanaan rapat bisnis diruang ar%una iaha, lantai ' hotel permata indah, %alan kusuma bangsa no. '' telp. (4'>1"1'23 #ukarta 2>1'3. Berapa lama aktu rapat bisnis. Dalam hal ini menu%uk pada aktu mulai dan berakhirnya rapat  bisnis. Penetapan aktu akan dimulainya dan  berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis. #ebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan  %elas baha rapat bisnis akan berlangsung mulai  %am 45+44 hingga %am 13+44. Pembaa acara. Adakalanya, pembaa acara (*" diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar ber%alan dengan lancar, pembaa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis. !etua panitia penyelenggaraan. Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas  pelaksanaan rapat bisnis. isalnya, maksud dan tu%uan rapat bisnis, %umlah peserta dan bidang $ungsional (misalnya departemen pemasaran,

14

3.

>.

5.

6.

 produksi, keuangan, sumber daya manusia dan teknologi in$ormasi". umlah peserta. Perlu dipastikan %umlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat  bisnis tersebut. !epastian %umlah peserta tentu  berkaitan erat dengan %umlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar   penginapan yang disediakan (bila harus menginap dihotel", dan konsumsi yang harus disediakan  bagi para peserta rapat bisnis. Peserta yang diundang. Peserta rapat bisnis bisa  berasal dari berbagai de0isi, departemen, atau  bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini  perlu dipastikan nama peserta dan %abatan $ungsional dalam suatu perusahaan, misalnya+ #dr. uhammad Ri$ai
11

14.

11.

1'.

men%adi narasumber (presenter" dalam rapat  bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak  mana%emen internal perusahaan, apakah nara sumbernya berasal dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. #iapa sa%a yang diminta men%adi nara sumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnsi tentunya adalah para pro$essional atau para ahli dibidannya. Alokasi aktu untuk narasumber. Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan %elas berapa aktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa aktu yang disediakan untuk  sesi anya %aab. @aktu istirahat. Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan aktu khusus untuk   beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam. @aktu istirahat sangat diperlukan bagi  para peserta untuk menyegarkan kembali energy yang terkuras selama ber%am-%am disalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang sear diharapkan dapat membantu memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kema%uan perusahaan kedepan. Presensi peserta. Petugas yang diberi tugas untuk  mengecek presensi (kehadiran" peserta sudah selayaknya dating lebih aal disbanding dengan  peserta rapat bisnis. Dalam hal ini tetugas  presensi sudah menyiapkan semua da$tar peserta

1'

1.

1.

12.

13.

dengan benar, baik %umlah maupun penulisan nama nya. Akomodasi. Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini  bidang akomosdasi mencangkup kesiapan  penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat  bisnis. #ound system. #ebelum kegiatan rapat bisnis  berlangsung, patikan semua komponen sound system ber$ungsi dengan baik dan tidak ada yang  bermasalah. Pastikan baha mikro$on bagi narasumber dan peserta ber$ungsi dengan baik. Patikan tata suara dalam ruangan ber$ungsi dengan sangat baik, tidak ada suara $eedback atau gema. *omputer portable, )*D pro%ector dan $lip charts. Diera teknologi dan in$ormasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable (laptop", )*D pro%ector, dan $lip charts untuk   penyelanggaraan rapat bisnis sudah men%adi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. Casilitas pendukung lain nya. Casilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia  penyelenggaraan tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet" dan mushola.
1

F. Pea!sanaan Rapat Bisnis.

#etelah penitia penyelenggara melakukan  berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar   ber%alan dengan lancar dan e$ekti$. /$ekti0itas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen  penting, yaitu+ Panitia Penyelenggara (Organier" a. Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.  b. #emua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir  lebih aal. c. elakukan registrasi peserta. d. Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun. e. Pembaa acara dapat memulai rapat tepat aktu dan selesai tepat aktu. $. Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan. g. #emua $asilitas (me%a, kusi, laptop, )*D  pro%ector, $lip charts, konsumsi" tersedia cukup dan dalam kondisi siap digunakan dengan baik. h. oderator siap memandu rapat bisnis. i. #iapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.  %. #iapkan dokumentasi audio-0isual. k. Dokumentasi hasil rapat bisnis. &arasumber 

1

(presenter" l.
12

rapat bisnis, antara lain+ 1. :aya persegi empat (Boardroom style)  #usunan tempat duduk yang berbentukgaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat  bisnis denan %umlah peserta rapat bisnis yang relati0e terbatas. '. Bentuk huru$ 8?; (“U” Shape Style)  #usunan tempat duduk yang berbentu huru$ 8?; (U shape) lebih sesuai digunakan untuk %umlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat. . :aya ruang kelas (classroom style)  #usunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat  bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam %umlah yang bisa mencapai ratusan orang. . :aya melingkar (circular style) #usunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular   style) memberikan peluar interaksi antar peserta men%adi lebih baik dan dalam %umlah yang relati0e sedikit. #elain itu, susunan (layout)  tempat duduk %uga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk" lain, 1. :aya che0ron (chevron style) tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan  bagi audiens untuk dapat lebih memuaskan  perhatian atau $ocus pada pembicara yang berada didepan. #usunan tempat duduk pada gaya ini  berbentuk huru$ 8G;. '. :aya modi$ikasi (modified style)  empat duduk  dengan gaya seperti ini sama dengan gaya

13

.

.

che0ron, hanya perbedaannya menempatkan  barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum tampilannya masih berbentuk huru$ 8G;. :aya setengah melingkar (semi-circular style) empat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk   bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. :aya kelompok (cluster style) empat duduk  seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk  dikursi yang telah disusun secara melingkar. ". Tinda! #anjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetu%ui bersama, semua  bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung  perlu ditin%au ulang, baik pidato pengarahan pimpinan  perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi anya-%aab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio0isual. im perumus yang telah disepakati dalam  pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklan%uti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat  bisnis tersebut hingga men%elang usai. #elan%utnya,  begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat

1>

 bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-0isual. Dalam hal ini tim perumus perlu melibatkan  berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. #elan%utnya, secara $ormal  pihak-pihak yang bertanggung %aab dalam  penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan  perusahaan untuk men%adi dokumentasi penting yang harus ditindak lan%uti dikemudian hari. Apabila rapat  bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis.
15

BAB II

#AP$RAN DAN PR$P$SA#

A. Penuisan #aporan dan Proposa Bisnis daa% &onsep

16

P

enulisan laporan dan proposal bagaikan dua

 sisi

mata

uang dalam

perusahaan

atau

lembaga bisnis. !eduanya bisa dibedakan namun tidak dapat dipisahkan. )aporan dan

 proposal bisnis saling terkait satu sama lain. #aban hari, mau tidak mau, suka tidak suka, perusahaan atau lembaga bisnis senantiasa bergelut dan berhubungan dengan

penulisan

laporan

dan

proposal

demi

meningkatkan e$isiensi dan e$ekti0itas pelayanan apalagi  berkeingingan men%adi ‘leader   dalam pasar yang penuh  persaingan. Penulisan laporan dan proposal yang e$ekti$  dirasakan semakin urgen bagi perusahaan atau lembaga  bisnis

=ndonesia

berhadapan

langsung

dengan

asyarakat /konomi A#/A& (/A" '412. ?ntuk dapat melakukan kegiatan operasi secara e$isien, perusahaan perlu berbagai macam %enis laporan (D%oko Puranto, '44+ '4". )aporan mempunyai  peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan  baahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan

'4

antara atasan dan baahan, ataupun antara sesama karyaan yang ter%alin baik maka akan bisa meu%udkan suatu

sistem delegation

of

authority dan

 pertanggung%aaban akan terlaksana secara e$$ekti$ dan e$isien. !er%a sama diantara atasan baahan bisa dilakukan, dibina

melalui

komunikasi baik komunikasi yang

 berbentuk lisan maupun tulisan (laporan". Agar laporan tersebut bisa e$ekti$ mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana  pembuatan $ormat laporan yang sempurna. #ehingga dengan

laporan

yang

ter$ormat

bagus

akan

bisa

 berman$aat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tu%uan organisasi. Dalam suatu organisasi atau perusahaan biasanya diadakan aneka macam program kegiatan guna mencapai tu%uan perusahaan tersebut. Dengan kata lain, setiap kegiatan

yang

dilakukan

oleh

sekelompok

orang

(perusahaan" dilakukan sebagai upaya untuk memenuhi tu%uan yang telah disepakati bersama. Dalam kegiatan itu tentunya ada hal yang harus dilengkapi sebagai prasyarat yang bisa memudahkan dalam men%alankan kegiatan

'1

yang akan dilaksanakan. Prasyarat yang dimaksud adalah  proposal kegiatan. Proposal dibuat sebagai rencana atau garis besar kegiatan yang akan di%alankan alaupun terkadang masih ada beberapa hal yang kurang sesuai dengan implementasinya di lapangan. Proposal sebagai rencana yang sudah tersusun rapi akan sangat memudahkan dalam men%alankan kegiatan yang akan dilakukan. #ebab proposal merupakan sebuah tulisan yang dibuat untuk men%elasan sebuah tu%uan kepada si pembaca (indi0idu atau kelompok" sehingga mereka

memperoleh

pemahaman

mengenai

tu%uan

tersebut secara lebih mendetail. Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan in$ormasi yang sedetail mungkin

kepada

si

pembaca,

sehingga

akhirnya

memperoleh persamaan 0isi, misi, dan tu%uan. Penulisan )aporan dan Proposal dalam perusahaan atau lembaga bisnis memiliki konsep atau pengertian yang beragam tergantung persepsi dan pemahaman setiap  pakar

bisnis

menyorotinya.

?ntuk

memudahkan

 pemahaman tentang hal ini maka dalam penulisan makalah ini perlu pembatasan pengertian atau konsep yang men%adi titik aal pembahasan lebih lan%ut.

''

B. #aporan Bisnis

!onsep atau pengertian tentang )aporan Bisnis tidak   pernah seragam dan tuntas bahkan menimbulkan diskusi yang pen%ang. #etiap pakar atau ahli memberikan de$enisi masing-masing sesuai kemampuan ataupun keahlian

yang

dimiliki.

@alau

pun

demikian,

 beragamnya de$enisi ini semkain menambah kekayaan khasanah intelektual dalam bisnis atu perusahaan.
mereka, “ffective

Business

"ommunications” seperti dikuti$ D%oko Puranto ('44+ '4" memberikan de$enisi laporan bisnis (business reports" sebagai suatu laporan yang memiliki si$at netral, tidak memihak, memiliki tu%uan yang %elas dan rencana  penya%ian $akta kepada seorang atau lebih untuk tu%uan  bisnis tertentu. #edangkan menurut
'

 pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. CH #oed%adi mende$enisikan laporan bisnis sebagai suatu  bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggung%aaban dari baahan kepada atasan

sesuai

dengan

hubungan

eenang

dan

tanggung%aab yang dimiliki. Berdasarkan de$inisi di atas, maka dapat disimpulkan  baha

suatu

karakteristik

laporan seperti

bisnis netral,

mempunyai ob%ekti$,

berbagai

penyampaian

in$ormasi baik intern maupun ekstern, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki keenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tu%uan tertentu yaitu membantu  pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. C. Proposa Bisnis

Berdasarkan makna etimologis, kata proposal berasal dari bahasa

inggris “propose;

mengusulkan,

mengemukakan,

yang atau

berarti

menaarkan.

#edangkan dalam !amus Besar Bahasa =ndonesia (!BB=", proposal berarti rencana yang dituangkan dalam  bentuk rancangan ker%a# Pengertian proposal bila dika%i

'

dengan ka%ian praktis maka akan menghasilkan beberapa  pendapat tentang pengertian proposal. Riee$ky dalam &inis #o$i ('41", proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam  bentuk $ormal dan standar. Rieeke %uga berpendapat  baha

penulisan

proposal

adalah

suatu

langkah

 penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya. Proposal berarti suatu konsep pemikiran dalam bentuk tulisan tentang sesuatu proyek kegiatan yang akan dilaksanakan. !era$ dalam &inis #o$i ('41" mempunyai  pende$inisian yang agak berbeda. !era$ mende$enisikan  proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk menger%akan atau melakukan suatu peker%aan. Berdasarkan beberapa  pendapat diatas maka dapat disimpulkan proposal adalah suatu rancangan kegiatan atau ker%a yang disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau sekelompok orang untuk dia%ukan kepada pihak yang dikehendaki dalam mendapatkan persetu%uan bisnis.

'2

D. Tujuan dan 'an(aat #aporan Bisnis

Bagi suatu perusahaan atau lembaga bisnis, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk  memenuhi berbagai keperluan (Puranto,'44" antara lain+ untuk memonitor dan mengendalikan operasional  perusahaan kegaitan

misalnya

laporan

personal

mengimplementasikan

operasional, untuk

laporan

membantu

kebi%akan-kebi%akan

dan

 prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan misalnya kebi%akan penempatan ker%a untuk memenuhi  persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan yang  berlaku bagi perusahaan misalnya laporan pa%ak, laporan dampak lingkungan, laporan ketenagaker%aan untuk  mendokumentasikan prestasi ker%a yang diperlukan baik   bagi keperluan internal maupun eksternal misalnya laporan

perkembangan

akhir

kegiatan

untuk 

menganalisis in$ormasi dan memberikan bimbingan bagi  pengambilan keputusan atau isu-isu tertentu misalnya laporan riset untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. ?ntuk aliran laporan bisnis dapat dilihat pada tabel berikut+ (maaf tabel ta$ bisa dibaca tida$ ditampil$an% bisa lihat pada bu$u &o$o 'uranto) .

'3

E. Tujuan dan 'an(aat Proposa Bisnis

 &inis #o$i ('41" merumuskan tu%uan dan man$aat  penulisan proposal bisnis sebagai berikut+ men%adi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Proposal digunakan sebagai pegangan  pelaksanaan, sehingga acara atau kegiatan tersebut dapat  ber%alan dengan baik dan sistematis sesuai dengan rencana dan agar tu%uan dari acara tersebut memperoleh hasil

yang

diharapkan

men%elaskan

secara

tidak 

langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan

tersebut.

Proposal

disusun

untuk 

memberitahukan kepada donatur kegiatan apa sa%a yang akan dilakukan pada aacara tersebut untuk meyakinkan  para donatur atau sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun $inansial dalam meu%udkan kegiatan yang telah direncanakan. Proposal dibuat sebagai alat untuk meyakinkan donatur agar pihak dari donatur mau untuk men%alin ker%asama

kepada

pihak

penyelenggara

sebagai

gambaran aal sebuah kegiatan. Pada dasarnya sebuah  proposal diuraikan secara rinci mengenai aal kegiatan,

'>

mulai dari tu%uan kegiatan hingga dana kegiatan sebagai alat

untuk

memperoleh

persetu%uan

dari

pihak 

 berenang. Proposal digunakan sebagai usulan atau  per%an%ian untuk melegalkan suatu kegiatan sehingga  perlu mendapatkan persetu%uan terlebih dahulu dari pihak  yang berenang sebagai alat pengontrol %alannya kegiatan.

Proposal

 pelaksanaan

digunakan

sebagai

setiap tahapan kegiatan

pegangan

sebagai alat

e0aluasi kegiatan. Proposal digunakan sebagai alat e0aluasi kegiatan yaitu sebagai cerminan sukses tidaknya suatu kegiatan yang dapat dilihat dari rancangan yang ada di dalam  proposal sebagai salah satu alat untuk memperluan  %aringan ker%a dan komunikasi. Dilihat dari segi hubungan sosial, proposal tidak hanya ber$ungsi sebagai alat untuk memperoleh persetu%uan dari pihak lain melainkan sebagai alat yang mendukung hubungan ker%a yang lebih komunikati$. F. Jenis)Raga% #aporan Bisnis

ernyata laporan bisnis ada banyak %enis atau ragamnya. Puranto ('44" menulis baha %enis atau

'5

ragam laporan bisnis dibedakan menurut $ungsinya, menrut sub%eknya, menurut $romalitasnya, menurut keasliannya, menurut $rekuensinya, menurut %enisnya, menurut kegiatan proyeknya dan menurut pelaksanaan  pertemuan. enurut $ungsinya, laporan bisnis dapat dibedakan apakah memberi in$ormasi atau untuk analisis menurut sub%eknya laporan bisnis dapat dibedakan  berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh, menurut $ormalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar $ormal atau non-$ormal. )aporan  bisnis $ormal biasanya disebut %uga laporan pan%ang sementara non-$ormal disebut %uga laporan pendek. Pan%ang-pendeknya laporan bisnis tergantung pada kondisi dan situasi yang ada menurut keasliannya, laporan bisnis dibedakan atas dasar oritas atau sukarela dan

apakah

berasal

sasta menurut $rekuensinya,

dari laporan

public bisnis

atau dapat

dibedakan atas dasar berkala atau khusus menurut  %enisnya, laporan bisnis dipengaruhi $ormalitasnya dan  pan%angnya laporan, menuru kegiatan proyek, laporan  bisnis terdiri atas tiga tahap yakni laporan pendahuluan, laporan perkembangan dan laporan akhir serta menurut  pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan

'6

kedalam

agenda,

resolusi,

notulen

dan

laporan

 pertemuan. ". Jenis)Raga% Proposa Bisnis

#ebagaimana laporan bisnis %uga terdapat pada  penulisan proposal bisnis. Angga !usumanegara ('411" menulis baha ragam atau %enis penulisan proposal dibagi atas lima bagian penting yakni pemasaran, operasional, sumber daya manusia, teknologi in$ormasi dan keuangan. 'emasaran membuat analisis lingkungan  bisnis termasuk segementasi pasar yang ditu%u, trend  pengembangan pasar, proyeksi pen%ualan, produk dan  %asa

yang

dihasilkan,

strategi

pemasaran,

saluran

distribusi serta strategi penetapan harga. perasional  meyangkut rencana proses produksi, rencana arus kas, rencana pengembangan produksi serta rencana in0estasi dan pengembangan usaha. #umber daya manusia berbicara tentang analisis kompetensi, analisis kebutuhan dan pengembangan #D serta tahapan pengemabangan =. !euangan menyoroti tentang

rencana

arus

kas

yang

meliputi

rencana

kebutuhan in0estasi, analisis dampak dan resiko usaha,

4

rencana pengembangan dana pina%am dan rencana kebuhuan pin%aman termasuk agunan yang dimiliki sementara tahapan

teknologi

in$ormasi

pengembangan

adalah

teknologi

menyangkut

in$ormasi

yang

mendukung proses produksi dan pengembangan bisnis  berbasis =. *. Perencanaan+

Pengorganisasian+

Penuisan

#aporan Bisnis

Persiapan

(perencanaan,

pengorganisasian"

merupakan bagian yang sangat penting bagi proses  penulisan laporan bisnis. Bagian ini meleati beberapa tahap sebagai berikut+ de$enisikan masalah, tu%uan dan ruang lingkup pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan menentukan ide atau gagasan mengumpulkan  bahan yang diperlukan mengnalisis dan men$sirkan data mengorganisasi data dan mempersiapkan outline akhir. Bagian ini %uga menentukan pokok-pokok laporan bisnis yang memuat pendahuluan, teks dan penutup. Bagian  pendahuluan mengorganisasikan pemberi kuasa, layout atau rencana presentasi, masalah, maksud, ruang lingkup, metodologi, sumber-sumber primer atau sekunder, latar 

1

 belakang, de$enisi istilah, keterbatasan, rekomendasi sementara teks membahas dan mengembangkan hal-hal  penting dan rinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan $akta yang penting dan rele0an serta penutup  ber$ungsi untuk merangkum laporan bisnis secara menyeluruh,

mengambil

kesimpulan

atau memberi

rekomendasi. Bagian penutup diberi %udul rencana tindakan atau proposi. Pengorganisasian tubuh laporan  bisnis memuat cara menyusun tubuh laporan bisnis yang  bersi$at dedukti$ atau indukti$ cara menyusun teks laporan bisnis yang berisikan membuat topic-topik atau criteria,

menyusun

urutan

suatu

peristia,

mendeskripsikan lokasi atau tempat, men%elaskan suatu  proses, men%elaskan urutan tingkat pentingnya secara alphabet,

menyusun

tingkat $amiliaritas,

menyusun

sumber-sumber yang digunakan dan pemecahan masalah serta metode outline yang berisikan %enis-%enis %udul, $ormat outline dan paralelisme dalam %udul. I. Perencanaan+

Pengorganisasian+

Penuisan

Proposa Bisnis

'

Persiapan

yang

menyangkut

perencanaan,

 pengorganisasian penulisan proposal bisnis yang baik  harus memenuhi syarat-syarat antara lain sistematis,  berencana, mengikuti konsep ilmiah serta %elas dan dapat dimengerti. #istematis artinya proposal disusun secara  berurutan menurut pola tertentu dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks. Berencana artinya

proposal

dibuat

sesuai

langkah-langkah

 pelaksanaan serta mengacu pada tu%uan yang ingin dicapai. engikuti konsep ilmiah artinya penger%aan  proposal dari aal hingga akhir harus sesuai cara atau metode ilmiah yang suda ditentukan serta %elas dan mudah dimengerti artinya proposal yang dibuat harus  %elas dan menggambarkan keseluruhan kegiatan yang akan

dilaksanakan

sehingga

dapat

diterima

dan

dimengerti dengan baik. J. Pe%an(aatan Du!ungan ,isua daa% #aporan dan Proposa Bisnis

Penulisan laporan dan proposal bisnis akan lebih mengena dan e$ekti$ apabila dikmunikasikan secara 0isual dengan memberikan tabel, gra$ik, bagan, diagram



atau gambar yang dibutuhkan. *isual aid atau peraga dalam bentuk table, gra$ik, gambar, diagrambagan,  peta(map" dan $oto sangat membantu pelaku bisnis dalam menyampaikan pesan agar lebih %elas dan mudah diterima.

*ontohnya,

data

perkembangan

aset

ditampilkan dalam bentuk gra$ik sebagai berikut+ (maaf  tabel ta$ bisa dicopy)

&. Conto #aporan Bisnis Pende! 

)aporan bisnis pendek menurut Puranto ('44" adalah nama lain dari laporan non $ormal yang mencakup  %udul halaman, pengiriman, catatan akhir dan lampiran. ?ntuk memudahkan pemahaman contoh laporan bisnis  pendek adalah laporan harian yang singkat berkisar  antara '- halaman yang berisikan poin-poin penting dalam perusahaan atau bisnis. )aporan bisnis pendek   bersi$at memorandum atau notulen.

#. Conto #aporan Bisnis Panjang



)aporan bisnis pan%ang adalah nama lain dari laporan $omal yang berisikan body te+t  memuat pendahuluan, isi dan penutup prefatory parts memuat sampul, %udul, halaman, surat keenangan, penerimaan, persetu%uan,  pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman abstraksi, rangkuman eksekuti$, da$tar isi, da$tar tabel serta supplemental parts memuat lampiran, data pustaka, catatan akhir, da$tar istilah dan indeks. )aporan bisnis  pan%ang adalah laporan yang lebih kompleks dan lengkap misalnya laporan akhir tahun pada saat Rapat Anggota ahunan (RA bagi koperasi kredit" atau Rapat ?mum Pemegang #aham (R?P# bagi perusahaan". )aporan  bisnis pan%ang bersi$at manuscript. enurut ary /llen :u$$ey, et al ('443" menulis laporan bisnis pan%ang atau $ormal menya%ikan in$ormasi lengkap secara berurut bagi  pengambil keputusan dalam bisnis, industri, pemerintah dan pendidikan.

'. Conto Proposa Bisnis Pende! 

2

Berikut ini ditampilkan contoh penulisan proposal  pendek sebagai berikut+ (maaf demi $erahasiaan, tida$  $ami tampil$an pada media ini).

N. Conto Proposa Bisnis Panjang

Penulisan proposal bisnis pan%ang sesungguhnya hampir sama dengan proposal usaha (bisnis" pendek  hanya gambarannya lebih detail dan lengkap serta %umlah halamannya lebih dari  hingga '4. Bagian I #atar Bea!ang  berisikan dasar gagasan

usaha, da$tar riayat hidup pengelola serta 0isi dan misi  perusahaan. :agasan usaha menyangkut prospek pasar, man$aat

ekonomi

da$tar

riayat

hidup pengelola

menyangkut nama, tempattanggal lahir, agama, alamat rumah, alamat tempat

usaha,

pendidikan terakhir,

 pelatihan yang telah diikuti, pengalaman, ketrampilan,  bakathobi, kegiatan sosial sementara 0isi dan misi  berisikan 0isi dan misi lembaga yang menga%ukan  proposal. Bagian II Aspe! Pe%asaran berisikan gambaran

umum pasar, permintaan (%umlah permintaan terhadap

3

 produk, proyeksi permintaan selama 2 tahun mendatang",  penaaranpesaing, rencana pen%ualan dan pangsa pasar, strategi

pemasaran

pesaing,

strategi

pemasaran

 perussahaan, strategi segmentasi, targeting, promosi,  positioning,

analisis pesaingm,

metode dan

biaya

 promosi dan penetapan harga %ual. Bagian III Aspe! Produ!si menyangkut produk,

 proses produksi, kapasitas produksi, lokasi usaha, rencana kebutuhan bahan baku, utilitassarana, mesin dan  peralatan,

kendaraan,

maintenance,

rencana

 pengembangan usaha, limbah. Bagian I, Aspe! $rganisasi dan SD' menyankut

gambaran

umum,

 periinan,

kegiatan

baganstruktur, pra

uraian

operasional

dan

%abatan, %adual

 pelaksanaan, analisis pengembangan #D. Bagian , Aspe! &euangan beriisikan asumsi-

asumsi, initial in0estasi, sumber pembiayaan proyek, laba-rugi, arus kas dan $easibiliti usaha. Pada saat menya%ikan rencana usaha kepada para in0estor maupun para kreditor, hal-hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaanpengusaha adalah sebagai  berikut +

>

1. ?sahakan rencana bisnis yang disusun tidak terlalu tebal tetapi lengkap, artinya mencakup  berbagai in$ormasi yang dibutuhkan oleh e0aluator baik dari piahk in0estor maupun kreditor untuk melakukan pengambilan keputusan. ?raian lebih rinci sebaiknya dibuat dalam bentuk lampiran. !uratko dan
5

 perusahaan atau pada saat mereka memberikan  %aaban balasan terhadap rencana bisnis yang disampaikan perusahaan. Pada bagian dalam dari sampul, harus dituliskan %umlah salinancopy  bisnis yang diedarkan.
6

2. Penyusunan rencana bisnis harus diorganisasikan dengan baik. Rencana usaha yang baik akan mencantumkan risiko utama dari suatu bisnis yang akan di%alankan.

4

BAB III

/A/ANCARA DA#A' #IN"&0N"AN BISNIS

A. /A/ANCARA S0AT0 &ETERA'PI#AN 'ANAJE'EN

D

alam men%alankan setiap kegiatan bisnis,  para pelaku yang ada di dalamnya tentunya akan selaku berhadapan dengan laan  bisnisnya. Pada saat ter%adi interaksi diantara mereka, sering kali kita %umpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan atau aancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik aancara dapt di%umpai terutama  pada kegiatan sumber daya manusia, yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan aancara ker%a.

1

u%uan dilakukannya aancara adalah untuk mengumpulkan data atau in$ormasi yang akan sangat  berguna bagi kegiatan perusahaan. Pada kegiatan  pemasaran adanya bagian riset memungkinkan untuk memperoleh ind$irmasi mengenai konsumen, pasar  produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya, yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan aancara dengan  pihak terkait. Dalam setiap kegiatan aancara terdapat dua  pihak yang terlibat didalamnya yaitu peaancara (intervieer) dan yang diaancarai (intervieee)# Pada komunikasi timbal balik =nter0ieer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan aancara. u%uan bisnis dari kegiatan aancara biasanya lebih bersi$at $ormal, %ika dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap sa%a. Bagi seorang inter0ieer  bisnis, ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan aancara antara lain pembukaan (opening), inti aancara (body), dan penutup (closing)# @aancara bisnis merupakan keterampilan mana%emen (management s$ill) yang a%ib dipela%ari dan dilatih apabila seseorang ingin men%adi inter0ieer yang  pro$esional.

'

@aancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa si$at yang menyangkut interaksi antara  peaancara dan yang diaancarai, yaitu + 1.

Direkti$ (perintah", dalam hal ini peaancara menetapkan tu%uan-tu%uan situasi pada aal interaksi. #ehingga peaancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan aancara tersebut.
'.

&on direkti$ (nonperintah", dalam hal ini  peaancara membiarkan orang yang diaancarai mengendalikan tu%uan, langkah dan masalah pokok suatu aancara.

B. JENIS /A/ANCARA BISNIS

@aancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan men%adi beberapa %enis aancara, antara lain +



1. @aancara seleksi pelamar peker%aan (personnel  selection intervie) @aancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyaan. Dengan aancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon  pelamar peker%aan yang nantinya diharapkan dapat  berguna bagi perusahaan. '. @aancara e0aluasi kiner%a karyaan (performance appraisal intervie) @aancara ini dilakukan sebagai tindak lan%ut dari  proses penilaian atau e0aluasi hasil yang telah diker%akan oleh karyaan. @aancara ini biasanya dilakukan di tiap-tiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan aancara seperti ini, organisasi dapat mengetahui seberapa besar kiner%a serta prospek dari karyaan yang bersangkutan. # @aancara pemberian nasehat (coucelling intervie) @aancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya (councelor.psi$iater)#



/# @aancara peringatan (correction intervie) @aancara yang dilakukan dengan tu%uan yang  bersi$at mengingatkan seseorang akan sesuatu hal,  biasanya aancara ini ter%adi diakibatkan adanya  pelanggaran-pelanggaran terhadap peraturan yang  berlaku. @aancara ini bertu%an untuk membuat  pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali men%alankan akti0itas sesuai dengan peraturan. 2. @aancara untuk tu%uan khusus (specific purpose intervie) @aancara ini biasanya dilakukan pada peristia peristia yang si$atnya khusus seperti aancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta  pembahasan masalah-masalah yang dianggap khusus.

C. PEN"0'P0#AN INF$R'ASI 'E#A#0I /A/ANCARA

u%uan dari setiap aancara adalah memperoleh data atau in$ormasi yang dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. u%uan tersebut dapat tercapai apabila aancara yang

2

dilakukan berpedoman pada tahapan-tahapan sebagai  berikut + 1. enentukan tu%uan aancara #etiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tu%uan, begitu pula halnya dengan aancara. Para pihak utama dalam proses aan0ara ini harus mampu menentukan tu%uan tersebut. aksud dan tu%uan aancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi. '. embaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipela%ari mengenai suatu topik  Agar proses aancara memiliki makna dan arti  penting, maka perlu diperhatikan mengenai topik atau  bahasan yang akan di%adikan pokok pembahasan dalam aancara tersebut. @aancara yang tidak  berisikan suatu topik uang %elas hanya akan men%adi  pembicaraan yang 8ngalor ngidul; tidak %elas maksud dan tu%uannya. . enyeleksi sumber yang tepat #etelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah mencari sumber atau re$erensi dari pokok bahasan tersebut. ?ntuk

3

mendapatkan sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternati$ sumber agar nantinya menghasilkan nilai aancara yang berbobot. Penyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam aancara. .

embuat %an%i @aancara biasanya melibatkan dua pihak, masingmasing pihak harus dapat memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya aancara dilakukan bagi mereka. Oleh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan aancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta aktu pelaksanaan aancara.
2. erencanakan bentuk pertanyaan ?ntuk menggali in$ormasi dari yang diaancarai,  biasanya pihak peaancara harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tu%uan ter sebut dapat tercapai. Bentuk pertanyaan yang

>

dia%ukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh peaancara. Pertanyaan dapat  bersi$at umum sampai dengan pertanyaan yang  bersi$at khusus. 3. embuat kesan yang positi$  #elama aancara berlangsung peaancara harus mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan bersahabat. Perlu dihindari suasana yang si$atnya kaku, agar yang diaancarai tidak merasa %enuh dan bosan. ?sahakan menghindari memberikan  pertanyaan yang bersi$at mendikte yang diaancarai, karena hanya kan membuat orang yang diaancarai terpo%ok dan akan men%aab seadanya sa%a. Berikan pertanyaan yang si$atnya menggali keterangan dari yang diaancarai,  biarkan orang yang diaancarai berekspresi dengan  %aabann, %uga %angan pernah membatasi %aaban orang yang diaancarai. >. erencanakan perekaman mencatat Agar peaancara memiliki gambaran tentang isi dari aancara yang telah dilakukan, ada baiknya dalam aancara tersebit peaancara mencatat hal-hal penting yang men%adi %aaban orang yang

5

diaancara. Atau dapat %uga dengan merekam hasil dari aancara tersebut untuk kemudian dilakukan  proses penganalisaan hasilnya. 5. enutup aancara #etelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau in$ormasi yang dibutuhkan, peaancara dapat segera menutup aancara. Pada menutup aancara tersebut %angan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang diaancarai atas kehadirannya melakukan aancara, %uga yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang disancarai. 6. elakukan e0aluasi hasil aancara ahap terakhir dari aancara adalah menge0aluasi hasil aancara, hal ini merupakan bahan  perimbangan untuk menindak lan%uti ($ollo up" hasil dari aancara serta sebagai dasar dalam  pengambilan keputusan. D. TE&NI& 'EN"AJ0&AN PERTAN1AAN

Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian  besar aancara, apakah itu pada saat memimpin

6

sur0ey, menyeleksi pegaai, melakukan pen%ualan, atau mengumpulkan in$ormasi untuk artikel surat kabar. !unci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan menggunakan  pertanyaan-pertanyaan secara e$ekti$. Bentuk pertanyaan dalam aancara, antara lain + 0# Pertanyaan terbuka (open 1uestions) Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yang diaancarai untuk men%aab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini  %uga cukup luas. Orang yang diaancarai diberikan kesempatan untuk men%aab pertanyaan sesuai dengan  persepsi dan in$ormasi yang mereka miliki. *ontoh dari  bentuk pertanyaan terbuka, yaitu + a. *eritakanlah hal-hal yang menyangkut diri Anda  b. *eritakan apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami c. enurut Anda apa yang men%adi kelebihan dan kekurangan dari diri Anda d. Apakah menurut Anda perusahaan kami akan menerima Anda

24

e. Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusahaan Anda, dan sebagainya. Pertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan  bagi yang diaancari dalam men%aab setiap  pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang dimilikinya. '. Pertanyaan tertutup (closed Euestions" Pertanyaan ini membatasi %aaban yang diberikan orang yang diaancari. Dengan pertanyaan tertutup arah %aaban berada dalam kendali peaancara. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh in$ormasi yang berdasarkan hasil Euestioner, angket ataupun sur0ey. *ontih dari  pertanyaan bentuk tertutup antara lain + a. Agar tugas ini ber%alan dengan baik, sebaiknya Anda memilih partner siapaI Rudi atau AntoI  b. Apakah %umlah penghasilan Anda dibaah ' %uta atau diatas ' %utaI c. #etu%uhkah anda %ika para karyaan diberikan tambahan $asilitas, dan sebagainyI

21

. Pertanyaan yang engarah (leading Euestions" Pertanyaan semacam ini mengandung %aaban yang diarahkan pada suatu maksud atau tu%uan tertentu. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk men%a%aki  persamaan pendapat antara peaancara dengan yang diaancarai tentang sesuatu hal. Pertanyaan ini %uga digunakan untuk mengu%i konsistensi %aaban yang duberikan sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk  pertanyaan tersebut + a. adi Anda menginginkan atasan yang dapat memahami diri AndaI  b. #eperti kebanyakan orang kain, apakah Anda %uga akan menghimbau pemerintah untuk tidak korupsi I c. Dari berbagai pilihan tersebut Anda menilai pilihan yang pertama merupakan pilihan yang terbaik buat AndaI dan sebagainya . Pertanyaan bermuatan (loaded Euestions" aaban yang diinginkan peaancara dengan  pertanyaan bermuatan lebih men%urus dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. Pertanyaan ini biasanya  bersi$at keras dan sensiti$. u%uan digunakannya  pertanyaan ini untuk mengu%i daya tahan orang yang

2'

diaancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. @aancara dengan menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. *ontoh dari bentuk  pertanyaan tersebut antara lain + a. Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang telah banyak dilakukan oleh para pe%abat kita  b. Apakah anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan sebagian besar rekan se%aat Anda, dan sebagainya. 2. Pertanyaan lan%utan (mirror Euestions" Pertanyaan lan%utan merupakan pertanyaan terhadap  %aaban dari pertanyaan sebelumya. u%uannya adalah menggali lebih dalam in$ormasi yang telah diberikan orang yang diaancarai. *ontoh dari pertanyaan ini antara lain + Peaancara  berkenan beker%a di

+ 8adi anda #udah merasa tidak 

perusahaan tempat anda  beker%a I; Jang diaancarai + 8#ebenarnya saya tidak masalah beker%a di perusahaan

2

saya, hanya pada saat  pergantian  pergantian super0isor super0isor bulan lalu, lalu, suasana ke%a men%adi tidak  baik.; Peaancara yang baru itu I;

+ 8Ada apa dengan #uper0isor

Jang diaancarai + 8 Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti.;

/.

!O?&=! !O? &=!A#= A#= @A@A&*ARA !/RA !/RA

 @aancara dalam konteks aan0ara ker%a merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu  perusahaan  perusahaan dalam menyaring menyaring %umlah %umlah pelamar pelamar yang ada. ada. !egiatan aancara ker%a ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karyaan. Dalam suatu penarikan tenaga ker%a aancara digunakan untuk menilai capability calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi. Pada proses aancara ker%a ini bagi pihak yang diaancarai harus mempersiapkan diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan 0erbal dan non0erbal.

2

Biasanya aspek yang akan mendapatkan perhatian pada saat aancara adalah aspek kepribadian (personality aspect", yang meliputi + 1. Penampilan anda secara $isik anggap dan ker%a sama

>.

'. :erak-gerik dan sopan santun /kspresi a%ah

5.

. &ada suara (tone 0oice" !emampuan berkomunikasi

6.

.

Rasa percaya diri 14. #ikap terhadap peker%aan

2.

=nisiati$ 11. #elera humor 

3.

!ebi%aksanaan

Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas,  peaancara  peaancara akan akan mendapatkan mendapatkan gambaran gambaran mengenai mengenai calon yang akan terpilih. @aancara tahap aal sering disebut %uga dengan aancara pendahuluan. Pada tahap ini, aancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat pelamar.
22

kesesuaian antara kuali$ikasi yang dimiliki oleh pelamar dengan syarat yang dia%ukan untuk mengisi suatu posisi  %abatan.  %abatan. Bagi seorang pelamar, pada saat aancara berlangsung hendaknya memberikan keterangan secara, %elas, singkat,  padat dan tidak berbelit-belit. berbelit-belit. angan angan sesekali sesekali memberikan %aaban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang dia%ukan. #etelah aancara pendahuluan, maka dillan%utkan dengan aancara tahap selan%utmya yaitu aancara seleksi. Dalam aancara ini biasanya orang yang diaancarai (calon pelamar" akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang mencakup kuali$ikasi,  pengalaman  pengalaman ker%a, pelatihan pelatihan dan dan semangat semangat ker%a yang yang secara umum untuk mengetahui in$ormasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada  posisi tertentu. tertentu. C.

P/R# P/R#=A =APA PA& & @A@ @A@A&*ARA A&*ARA

Agar proses aancara ker%a berhasil ada beberap hal yang harus diperhatikandipersiapkan antara lain + 1.

Datang tepat aktu

'.

Bersikap yakin (Optimis"

23

.

#iapkan serti$ikat, serta surat penghargaan

.

Berpakaian rapi dan sopan

2.

Bersikap tenang

3.

!etuk pintu sebelum memasuki ruangan

>.

ersenyum

5.

unggu sampai dipersilahkan duduk 

6.

=ngat nama peaancara dengan benar 

14.

ataplah peaancara %ika anda berbicara

11.

un%ukkan kemampuan diri

1'.

Perhatikan setiap pertanyaan yang dia%ukan

1.

Berbicara dengan %elas

1.

Atur nada suara dan intonasi

12.

un%ukkan minat dan kesungguhan

13.

Bersikap %u%ur dan terbuka

#elain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu dihindari dalam suatu aancara yaitu +

2>

1.

angan datang terlambat

'.

erlihat kesal karena menunggu

.

Datang anpa Persiapan

.

Berpenampilan berlebihan (&orak"

2.

embaa tas belan%a atau se%enisnya

3.

enga%ak teman atau keluarga

>.

Duduk sebelum dipersilahkan

5.

eletakkan tas di me%a aancara

6.

embungkuk atau menundukkan kepala

14.

Bertopang dagu

11.

elipat tangan di dada

1'.

erokok atau makan saat aancara

1.

embuka percakapan

1.

emotong kalimat peaancara

12.

elebih-lebihkan diri anda

13.

endikte peaancaraperusahaan

25

1>.

angan membual

15.

engkritik diri sendiri

16.

engkritikmen%elekkan atasan tempat beker%a

'4.

emberikan in$ormasi yang tidak rele0an

'1.

emberikan kesan ditaarkan perusahaan

''.

Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi"

'.

/mosional

'.

embuka rahasia perusahaan yang lama

'2.

idak sabar 

:. *ARA /&:/&A)= P/!/RAA& DA& P/R?#A
26

Dalam aancara diperkenankan menanyakan tentang  peker%aan dan perusahaan kepada peaancara. Pertanyaan yang dia%ukan dapat berupa + 1.

ugas dan %aab peker%aan

'.

!ebi%akan perusahaan dalam hal promosi

.

!esempatan berkembangpeningkatan karir 

.

!etersediaan program pelatihan karyaan

2.

Produk unggulan perusahaan

3.

Pesaing perusahaan

>.

Pangsa pasar produk yang dihasilkan

<. P/RA&JAA& P/&=&: DA)A @A@A&*ARA Pada proses aancara akan ter%adi interaksi antara  peaancara dengan yang diaancarai, pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan dia%ukan antara lain + 1. Peker%aan yang Dilamar, bentuk-bentuk  pertanyaan yang sering disampaikan seperti +

34

a. engapa anda menginginkan beker%a di  perusahaan tersebut I  b. Apakah pengalaman ker%a Anda telah rele0an dengan posisi yang anda lamar saat ini I c. engapa Anda merasa tertarik dengan %abatan dan posisi tertentu yang anda lamar I d. ika Anda masih beker%a, mengapa Anda memetuskan untuk beralih peker%aan I e.

Apa yang anda ketahui tentang perusahaan iniI

dan sebagainya. '.

Pendidikan dan Pelatihan

a. ata kuliah apa yang paling Anda senangi, dan yang paling Anda tidak  senangi, mengapaI  b. Pembahasan apa sa%a yang paling menarik Anda dari mata kuliah I c. Apakah pendidikan dan pelatihan yang telah Anda peroleh dapat membantu pengembangan karir AndaI

31

d. andaI

Apakan ada keinginan untuk melan%utkan studi

dan sebagainya. .

)atar Belakang !eluarga

a.

Apa peker%aan orang tua AndaI

 b.

Apakah Pendidikan terakhir orang tua AndaI

c. Bagaimana pandangan orang tua Anda terhadap  peker%aan yang Anda pilihI dan sebagainya. . a.

!epribadian Bagaimana Anda men%elaskan tentang diri andaI

a. Apa yang men%adi kelebihan dan kekurangan AndaI  b.

Bagaimana Anda menilai orang lainI

dan sebagainya.

2.

Penilaian Pribadi

3'

a. enurut Anda, $aktor-$aktor apa sa%akah yang mampu mengembangkan karir AndaI  b. Caktor apa sa%a yang Anda rasa men%adi  penghambat karir AndaI c. Apa yang paling mengesankan, men%engkelkan dan menyebalkan bagi diri AndaI d. Pengalaman yang bagaimanakah yang menurut Anda mampu menyenangkan AndaI dan sebagainya. 3.

u%uan !arir 

a.

Apa yang men%adi tu%uan karir AndaI

 b. AndaI

Bagaimana Anda dapat mencapai tu%uan karir

c. AndaI

Posisi apakah kira-kira yang cocok dengan diri

d. engapa Anda merasa cocok dengan posisi tersebutI dan sebagainya. >.


3

a.

Apa yang Anda lakukan pada saat senggangI

 b. Apakah Anda pernah atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di masyarakat I c.

elaskan tetantang hobi AndaI

d. enis olahraga apa sa%a yang paling Anda gemariI e. Apakah anda selalu mengikuti perkembangan  berita akhir-akhir iniI $. Buku, ma%alah, surat kabar serta bacaan apa yang paling Anda sukai I dan sebagainya. =.

AR?# PRO#/# @A@A&*ARA P/!/RAA&

Proses aancara ker%a merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan penarikan (rekruitmen" tenaga kar%a.Dimana aancara berperan dalam menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu %abatan tertentu. #ecara umum arus proses aancara ker%a terbagi dalam  beberapa tahap, dapat di%elaskan sebagai berikut +

3

1. Pihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau kepentingan yang ada. Bagi pelamar pentingnya aancara ini sangat berguna  bagi perkembangan karir dan peker%aan yang akan diterimanya. #edang bagi perusahaan kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orangorang yang sesuai dan cocok dengan bidang peker%aan yang ditaarkan. '. #ebelum pelamar menga%ukan lmaran perke%aan sebaiknya perlu dilakukan penyelidikan terhadap bidang  peker%aan yang akan dilamar.
32

menggambarkan capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di dalamnya pendidikan,pengalaman ker%a,  pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersi$at 8men%ual; diri pelamar sehingga layak untuk dipertimbangkan. . setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari  perusahaan adalah menyaring atau menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi administrasi terhadap lamaran tersebut. enyangkut didalamnya kesesuaian antara syarat dalam loongan ker%a dengan berkas-berkas yang dilampirkan. =ni merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh  pelamar sebagai tahapan aal dalam melamar peker%aan. 2. #etelah secara administrasi lmaran yang dia%ukan telah memenuhi syarat, tahp selan%utnya adalah melakukan aancara pendahuluan, yang bertu%uan mengetahui pro$il pelamar secara $isik serta mencari in$ormasi mengenai minat pelamar, keahlian dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri  pelamar.

33

3. apabila telah dinyatakan berhasil pada aan0ara pendahuluan pelamar akan memasuki tahap selan%utnya yaitu aancara lan%utan, Pada tahap ini  peaancara akan memberikan pertanyan yang si$atnya lebih khusus seputar bidang peker%aan yang akan akan ditaarkan. . setelah dirasakan memenuhi kuali$ikasi bidang  peker%aan yang dibutuhkan, maka pada tahap selan%utnya akan dilakukan tindak lan%ut ($oloo up" terhadap hasil aancara pendahuluan dan lan%utan. Bentuk dari $ollo up tersebut biasanya diadakan seleksi lan%utan atau tes  penentuan yang bertu%uan untuk menyaring dan menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan  bidang peker%aan yang dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, aancara penentuan, atau penentuan akhir dari pihak mana%emen perusahaan.
3>