3. PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL Perencanaan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal paling tidak mencakup enam tahapan, sebagai berikut: 1) Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang ingkup tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan, ja!aban terhadap pertanyaan"pertanyaan seperti: apa yang diinginkan#, berapa banyak#, mengapa#, dan kapan# $kan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan ruang lingkup keterbatasan %dana dan !aktu), dan judul suatu laporan&
') $nalisis Audience $nalisis terhadap penerima atau audience merupakan tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis& (eseorang yang perlu menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut baik dari segi pendidikannya, pengalamannya maupun emosionalnya& al ini bertujuan agar laporan bisnis yang diinginkan disampaikan dapat mengenai sasaran& *) Menentukan +dea tau agasan Dalam tahap ini, semua ide yang terlintas di tulis secara umum& -emudian, laporan dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci& .ntuk beberapa laporan, rumusan hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan& /) Mengumpulkan 0ahan yang Diperlukan Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber"sumber yang dapat dipercaya& Data"data tambahan dapat diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder %mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia) dan penelitian primer %mencari data dari catatan organisasi, surat"surat, catatan harian, laporan"laporan, !a!ancara, dan daftar pertanyaan)& ) Menganalisis dan Menafsirkan Data .ntuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan !aktu yang sangat singkat& 2amun untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan !aktu yang lebih lama& $nalisis atau penafsiran harus obyektif, jujur, dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang rele3an& 4) Mengorganisasikan Data dan Mempersiapkan Outline $khir (etelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati"hati, hasil temuan diorganisasikan dan dibuat outline akhir& (ebelum menyiapkan outline, perlu dipertimbangkan sebagai metode pengorganisasian&
4. BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL (etelah menyelesaikan enam tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian pokok laporan atau proposal, yang mencakup pendahuluan, teks %body), dan penutup&
1) 0agian Pendahuluan Pada bagian ini terdapat sebelas hal yang dipertimbangkan, antara lain: a& Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan& b& Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahasa dalam laporan& c& Masalah biasanya didefinisikan bagian a!al bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan& d& Maksud penulisan laporan harus nampak dalam bagian pendahuluan& 5lemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan& +stilah lain untuk maksud penulisan antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran& e& Ruang lingkup berkaitan dengan lua s cakupan atau batas su atu pokok bahasan untuk sebuah laporan& f& Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi& Data dapat dikumpulkan dengan membaca bahan"bahan diperpustakaan, melakukan !a!ancara, sur3ei, atau eksperimen& g&
(umber"sumber primer atau sekunder, meliputi antara lain: publikasi %majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, memo, surat, hasil !a!ancara, karya!an, dan sebagainya& 6ika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka pernyataan yang ditulis dalam laporan adalah sumber& h& atar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh, dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan& i& Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran& j& -eterbatasan, misalnya dalam hal dana, !aktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia& (eseorang penulis tidak perlu malu"malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut& k& Rekomendasi menjelaskan tentang keput usan yang per lu dilaporkan di dalam suatu laporan& .ntuk laporan singkat, beberapa unsur diatas dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraph dengan atau tanpa judul 7Pendahuluan8& 0ahkan dalam laporan berkala judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama, dan pembaca telah mengetahuinya& ') Tubuh dan +si % Body and Text) 0agian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks& Dalam bagian ini, dikembangkan dan diuraikan hal"hal yang penting secara rinci& Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan rele3an dan
membuang hal"hal yang tidak perlu dan tidak rele3an dengan maksud penulisan laporan tersebut& *) Penutup 0agian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau member rekomendasi& Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya, dan tidak memasukkan bahan"bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bab pembahasan& 0agian penut up pada informational reports disebut rangkuman& Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh& -adangkala rangkuman berisi poin"poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian& 0agian penutup pada Analytic reports disebut simpulan, rekomendasi, atau simpulan dan rekomendasi& (impulan berisi fakta"fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapatan pribadi penulis& Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat& 0agian penutup sendiri terkadang diberi judul rencana tindakan atau proposisi& Rencana tindakan adalah pernyataan terakhir yang mencakup !aktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang"orang yang bertanggung ja!ab terhadap program9proyek yang akan dilakukan& +stilah proposisi belakangan ini digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel&
5. PENGORGANISASIAN LAPORAN DAN PROPOSAL 0entuk penyusunan suatu laporan atau proposal mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya& leh karena itu selain maksud dan subyek, kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal % body reports)& Cara Menyusun Tubuh Lapran !an Prpsa" (ebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif %langsung) dan induktif %tak langsung)& -ebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan&
a& Pendekatan Deduktif -ata deduktif atau langsung berarti menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal"hal yang rinci& Pendekatan deduktif dapat dipergunakan jika pembaca mempunyai karakteristik sebagai berikut: " 5ksekutif yang sibuk " " " " "
ebih suka menentukan sesuatu dengan segera +ngin mengetahui good news atau informasi netral +ngin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal ini a kan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada a!al laporan +ngin mengetahui pandangan penulis dengan segera ebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif
b& Pendekatan +nduktif Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif& Dengan cara induktif fakta"fakta yang ada dijelaskan sebelum ide"ide pokok dan simpulan atau rekomendasi dikemukakan& Pendekatan induktif dipergunakan, jika pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut: " +ngin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat me mahami simpulan dan rekomendasi " +ngin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan " Merasa simpulan tidak bisa dan dapat menerimanya " Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja " ebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif
Cara Menyusun Te#s Lapran !an Prpsa" Teks dapat disusun dengan cara"cara berikut ini: a& Membuat topik"topik atau criteria
b& Menyusun urutan suatu peristi!a atau kejadian"kejadian
c& d& e& f& g& h&
Mendeskripsikan lokasi atau tempat Menjelaskan suatu proses atau prosedur Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alphabet Menyusun urutan tingkat familiaritas Menyusun sumber"sumber yang digunakan Pemecahan masalah
Me$!e Outline (etelah menyusun atau mengorganisasikan body dan teks laporan, judul dan subjudul dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk menghemat !aktu, dan member tuntunan dalam menyusun laporan& Dalam suatu laporan panjang, outline juga akan menjadi daftar isi laporan& (ebelum menulis laporan dan proposal, outline akan membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih& Outline singkat9pendek, yang hanya terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana& (edangkan outline panjang, dapat menggunakan kominasi angka huruf, system decimal, atau kombinasi huruf angka& Dalam menyusun judul dan subujudul, perlu diperhatikan lima hal
berikut: 1& Tempatkan ide"ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkan panjang laporan, subyek, dan pembaca& '& -eseimbangan masing"masing bagian dijaga dengan baik& *& 6ika membagi suatu topic, paling tidak harus mempunyai dua subjudul& /& unakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu sedikit untuk subjudul& & 6angan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul %subjudul)& Pen%r%an&sas&an Lapran S&n%#a$ -ebanyakan laporan informal hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif& 0iasanya laporan singkat berbentuk memo atau surat sepanjang satu atau dua halaman& (ecara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang
dilengkapi dengan preliminary parts %seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak)&-arena hanya terdiri dari satu atau dua halaman, laporan singkat lebih menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan tertutup& 1& Pengorganisasian Memo dan aporan +nformasional aporan informas ional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaska n sesuatu dengan istilah yang tegas& Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu kha!atir terhadap reaksi pembaca& Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung& ;ang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian pembaca& +nformasi harus disajikan
secara logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis& aporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik %berkala) dan laporan akti3itas personal dalam suatu konferensi& a& aporan Periodik %0erkala) aporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau di3isi selama periode tertentu& Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu& -ebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut : 1) Peninjauan atas Tanggung 6a!ab Rutin ') Diskusi 9 Pembahasan Proyek -husus *) Rencana Periode yang akan Datang /) $nalisis Masalah 9 Problem b& aporan $kti3itas Personal %+ndi3idu) aporan akti3itas personal berisi suatu deskripsi indi3idual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, kon3ensi, atau dalam perjalanan& Tujuan laporan ini untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul& '& Pengorganisasian aporan $nalitikal 0erbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi&
2amun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional& 0eberapa laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra& aporan analitikal juga dapat disusun dengan membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada& ;ang terpenting adalah bah!a kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan
digunakan untuk memecahkan masalah& Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional&
