BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Presentasi bisnis adalah suatu bentuk komunikasi lisan yang berorientasi pada proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada peserta presentasi yang relatif
homogen
dari
berbagai
tingkatan.
Presentasi
bisnis
berfungsi
untuk
menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambilan keputusan. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis. Dewasa ini di dunia bisnis memerlukan presentasi bisnis baik dalam kegiatan internal perusahaan maupun kegiatan eksternal perusahaan, misalnya presentasi dalam Rapat Umum Pemegang Saham, presentasi kepada calon investor, dan presentasi kepada calon konsumen. Namun tidak sedikit orang yang kurang cakap atau tidak memiliki kemampuan yang baik dalam melakukan presentasi bisnis. Padahal presentasi bisnis sangat penting dalam menentukan jalannya bisnis suatu perusahaan. Oleh karena itu, kita harus mengetahui cara yang baik dan benar dalam presentasi bisnis. 1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana persiapan presentasi bisnis dilakukan ? 2. Bagaimana cara pengembangan presentasi bisnis? 3. Apa seni penyampaian dalam presentasi bisnis? 1.3 Tujuan 1. Untuk mengetahui persiapan presentasi bisnis.
2. Untuk mengetahui cara pegembangan persentasi bisnis. 3. Untuk mengetahui seni penyampaian dalam presentasi bisnis.
1
BAB II PEMBAHASAN Dalam kegiatan sehari-hari, hampir semua pelaku bisnis membuat laporan secara lisan dan melakukan presentasi. Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan informasi baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. 2.1 Persiapan Presentasi Bisnis Persiapan untuk berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis yang akan dikirimkan kepada audiens. Persiapan dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan mimilih saluran beserta medianya. 1. Menentukan Tujuan Di dalam bisnis secara umum, tujuan komunikasi bisa dibedakan menjadi 3 (tiga), yaitu itu memberikan informasi, untuk mempengaruhi (persuasi), dan untuk memaksa atau memberikan instruksi. Masing-masing tujuan komunikasi di atas akan menjadi dasar dalam menentukan isi pesan, gaya presentasi, dan tingkat interaksi antara pembicara dengan audiens. 1) Memberikan informasi Salah satu tujuan komunikasi bisnis adalah memberikan informasi. Harapan dari pemberian informasi adalah pemberian umpan balik (feed back) setelah informasi sampai pada orang yang dituju seperti yang diharapkan pembicara. Misalnya menimbulkan perubahan sikap, pendapat, perilaku, dan partisipasi. Dalam proses pemberian informasi, tekanan diletakkan pada pemilihan saluran yang tepat. Secara umum saluran komunikasi dibedakan menjadi tiga, yaitu lisan, tertulis, dan elektronik. Untuk mengirimkan pesan dalam bentuk gambar dipilih saluran eletronik dengan media televisi, informasi dalam bentuk isyarat bunyi dengan dikirim dengan media radio atau telepon, dan pesan yang panjang dan tertulis dapat dikirimkan menggunakan saluran tertulis dengan media surat kabar atau majalah.
2) Memengaruhi (Persuasif) 2
Asumsi dasar dalam proses memengaruhi/membujuk adalah bahwa pembicara-audiens dengan sengaja berkomunikasi untuk saling memengaruhi. Dalam hal ini, sikap, pendapat, perilaku, dan partisispasi dapat dipengaruhi. Presentasi dimulai dengan memberikan fakta-fakta atau gambaran yang meningkatkan pemahaman audiens tentang masalah/hal yang dikomunikasikan. Dilanjutkan dengan penyampaian argumentasi/alasan-alasan yang mendasari pengaruh/bujukan tersebut atau diakhiri dengan kesimpulan atau rekomendasi tertentu. Dalam hal ini, pembicara mengajak audiens untuk berpartisipasi dengan mengekspresikan kebutuhan mereka, menyarankan solusi, dan menyusun kesimpulan atau rekomendasi. 3) Memberikan Instruksi Pemberian instruksi hanya dilakukan oleh mereka yang memiliki wewenang, Misalnya atasan memberikan instruksi kepada bawahannya. Komunikasi dengan tujuan instruktif terjadi pada interaksi pembicara-audiens tingkat sedang sampai tingkat rendah. Interaksi sedang terjadi bila pembica memberikan instruksi-instruksi tindakan yang harus dilakukan , alasan tindakan tersebut harus dilalukan, kapan dilakukan, dan bagaimana melakukannya. Sementara itu, interaksi tingkat rendah terjadi jika audiens tidak memberikan tanggapan (respons), baik dengan pertanyaan maupun komentar tertentu. Pada tingkat interaksi yang rendah sebagian besar hasilnya kurang memuaskan. Tidak adanya pertanyaan atau tanggapan menunjukkan audiens kurang antusias dengan instruksi yang diberikan. 2. Menganalisis Audiens Secara umum, analisis audiens yang pertama kali dilakukan akan menyangkut latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang tersebut dapat diketahui kebutuhan dan keinginan audiens. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audiens selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Setelah ditentukan latar belakangnya, kemudian dianalisis ukuran/jumlah (size), komposisi, dan reaksi. Secara garis besar, perencanaan presentasi sama dengan perencanaan dalam pesan tertulis. Dimulai dengan menentukan ide pokok/utama, menyusun garis besar (outline) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi, dan menentukan gaya/pendekatan. 3
1) Menentukan Ide Pokok/Utama Ide pokok merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif. Jika tujuan merupakan sesuatu yang harus diraih atau menjadi sasaran, maka ide pokok adalah cara untuk mencapai tujuan. 2) Menyusun Garis Besar (Outline) Langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis besar atau pokok-pokok pikiran (outline)
presentasi. Garis besar atau pokok pikiran
presentasi akan membentuk kerangka pesan yang akan disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan, atau memperjelas ide pokok. 3) Memperkirakan Panjang/Lama Presentasi Waktu untuk presentasi sering kali sangat dibatasi secara ketat. Dengan demikian pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang tersedia. Untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/garis besar presentasi. Caranya, kerangka/garis besar yang sudah disusun dicoba untuk dipresentasikan. Pada umumnya, presentasi yang singkat membutuhkan waktu sekitar 10 menit, sedangkan presentasi yang panjang membutuhkan waktu sekitar 60 menit. Hal yang perlu diperhatikan, baik presentasi dalam waktu yang singkat maupun presentasi yang panjang, adalah bahwa presentasi harus mengandung unsur pendahuluan, isi atau batang tubuh, dan penutup. Jika memungkinkan, dilakukan tanya jawab dengan audiens. 4) Menentukan Gaya/Pendekatan Secara umum, presentasi bisa dilakukan dengan pendekatan formal maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk menyampaikan halhal yang penting. Misalnya, dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Direktur mempresentasikan kinerja perusahaan selama satu tahun. Selain itu, dalam presentasi dengan audiens yang jumlahnya banyak sebaiknya juga digunakan pendekatan formal. Untuk presentasi dengan audiens yang jumlahnya sedikit, cukup digunakan pendekatan informal. Antara pembicara dengan audiens maupun antara audiens dengan audiens dapat berinteraksi secara langsung sehingga penggunaan pendekatan informal menjadi lebih efektif. 2.2 Cara Pengembangan Presentasi Bisnis Di dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa yang akan dipresentasikan. Seperti halnya laporan tertulis, sebagian 4
besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi presentasi bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum, format presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup. 1. Bagian Pembukaan Bagian
pembukaan
berisi/bertujuan
mendapatkan
perhatian
audiens,
membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima presentasi. 1) Menarik perhatian audiens Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh karena sebaik apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens, presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties et. All. 1996:311). 2) Intensitas Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik perhatian dengan intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik melalui OHP maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki audiens. 3) Gerakan Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik perhatian audiens. 4) Keakraban Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi. 5) Kebaruan 5
Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu yang sudah dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan Bovee & Thill yang menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik untuk membahas materi yang sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee & Thill, 1995:601). 6) Humor Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian, humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang baik. Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka jumlahnya relatif kecil. 7) Ketegangan Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens. Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun dengan komentar-komentar. 8) Membangun kredibilitas Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens daripada berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih tinggi. 9) Peninjauan audiens Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami isi presentasi secara keseluruhan.
2. Bagian Isi (Body) Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan6
alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens. 1. Penekanan struktur/format Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimatkalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (Curties at.al. 1996:316).sementara untuk menghubungkan paragraf saru dengan yang lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain dapat digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil. 2. Urut-urutan bagian isi Bagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logisuntuk mempermudah audiens dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal, pemecahan masalah, klimaks, dan antiklimaks. Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan situasinya. Dengan demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai tujuan. 3. Mempertahankan minat audiens Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ideide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu tertarik dengan presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi. Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens; 7
menggunakan bahasa yang jelas; dan menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604). 4. Menghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiens Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens memiliki suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut. 5. Menggunakan bahasa yang jelas Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan. Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusus (jargon). Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut. 6. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiar Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup memahami, dan sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topik dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat audiens. 3. Bagian Penutup Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2) menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif (Bovee & Thill, 1995:604). a. Meringkas pokok pikiran Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi. b. Menggarisbawahi tahap selanjutnya 8
Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya mungkin kurang merasa puas. 2.3 Seni Penyampaian Presentasi Bisnis 1. Penggunaan Visual Aid Dalam presentasi bisnis yang bersifat formal, pembicara memerlukan visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah: 1. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens. 2. Visual aid dpat membantu, baik pembicara maupun audiens, untuk mengingat informasi penting dari presentasi itu. 3. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Setelah membahas beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid yang telah dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton. 1) Menyusun Visual Aid Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu: 1. Visual aid dalam bentuk tulisan (text visual aid). Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau untuk menunjukkan garis presentasi. 2. Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid). Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing
visual
aid
dalam
bentuk
grafik
disesuaikan
dengan
kebutuhannya. Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat membantu presentasi sehingga didapatkan manfaat-manfaat seperti disebutkan di atas tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu dilakukan secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan visual aid yang sederhana adalah agar mudah dipahami oleh audiens. 2) Memilih Media Visual Aid Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya adalah memilih media untuk menyampaikannya dalam suatu 9
presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer. Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat. 1) Handout Handout merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya sehingga banyak digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Handout berisikan ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens. 2) Papan tulis dan whiteboard Papan tulis da whiteboard merupakan media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan. Namun untuk presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu tidak efektif. Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara memasrkan produk baru kepada stafnya. 2. Keterampilan Praktis dalam Presentasi Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam presentasi, diantaranya sebagai berikut: 1. Cara berpakaian Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya: a) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya. b) Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan lain-lain. c) Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju, kancing baju, tali sepatu dan lain-lain. d) Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal, dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat citra kurang profesional. 2. Pandangan mata Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi kalau sedikit, 10
pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama, dan juga tidak dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan secara terus menerus pada saat berbicara. Presentasi dengan sikap tubuh berdiriSikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka. Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis, membuka file presentasi, atau yag lain. Sikap yang harus dihindari adalah memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu secara terus-menerus, seperti memegang
dasi, taplak meja atau bahkan menggaruk-garuk kepala. Suara Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, harus mendapatkan perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan baik, maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara
dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat. Suara jelas dan keras Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, katakata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh
audiens. Suara tidak menoton Kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak menoton. Katakata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata lain
dapat lebih lemah. Suara bersemangat Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan
kata dengan bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat. Bahasa Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa formal. Pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari, karena akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan jargon karena tidak semua audiens mamahaminya.
11
BAB III PENUTUP 3.1 Simpulan Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level atau tingkatan dalam suatu perusahaan menengah dan besar merupakan hal yang biasa, baik dalam hal pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi. Dalam melakukan presentasi bisnis seorang pembicara sebaiknya melakukan persiapan dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta medianya. Secara umum, presentasi bisnis harus mencakup 3 format presentasi yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup. Dan salah satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam presentasi bisnis adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis yang baik. 3.2 Saran Sebagian besar orang yang bekerja di dunia bisnis, bahkan di sebagian besar organisasi, pasti sudah mengenal presentasi. Membuat presentasi adalah kegiatan yang nyaris terpisah dari tujuan utama sebuah organisasi. Kemampuan membuat presentasi yang baik adalah sebuah keterampilan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan bisnis manapun, tapi kalau anda benar-benar harus membuat presentasi, di bawah ini ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan. Pertama, pikirkan dengan hati-hati tentang harapan para pemirsa anda. Rancanglah presentasi anda agar hanya berisi informasi yang paling baik disampaikan secara lisan. Sebagian besar informasi mendetail akan jauh lebih baik bila disampaikan lewat tulisan. Jadi, buatlah handout, dan berikan kepada pemirsa anda setelah presentasi selesai. Kedua, pikirkan tentang peranan alat bantu visual. Kalau anda benar-benar yakin bahwa kata-kata anda akan makin jelas atau kuat bila dibantu dengan visual, maka 12
buatlah visual tersebut. Tapi, ingat selalu bahwa kata-kata anda lebih penting dari visual tadi. Salah satu alat untuk menciptakan visual adalah Microsoft PowerPoint. Penggunaan PowerPoint yang salah dapat menjadi penyebab rusaknya presentasi, jauh lebih banyak dibandingkan penyebab lain. Kita manusia sangat pandai memahami gambar dengan cepat, dan sebaliknya, kita tidak begitu cepat membaca tulisan. Makin banyak kata yang harus kita baca, makin lama waktu yang dibutuhkan, dan semakin besar pula gangguan terhadap pemahaman kita akan apa yang sedang diucapkan. Ketiga, latihlah apa yang ingin anda ucapkan. Hitung waktu yang anda butuhkan, dan pastikan bahwa waktu tersebut lebih rendah dari jatah yang anda miliki. Ketika anda menyajikan presentasi, anda akan bicara lebih lambat, dan butuh waktu lebih lama dibandingkan saat latihan. Keempat, tulislah teks akhir anda, buatlah ringkasan dengan bullet-point, dan berlatihlah menyajikan presentasi memakai catatan tadi. Bila anda merasa visual bisa meningkatkan kesan atau pemahaman, berlatihlah menggunakan visual. Jangan pernah satu kalipun berbicara ketika anda sedang menatap visual. Selalu tatap pendengar anda ketika berbicara. Milikilah kepercayaan diri: jangan pernah menatap visual anda. Kelima, ingat bahwa anda perlu memulai presentasi anda dengan ringkasan berisi apa yang akan anda bicarakan, dan akhiri dengan ringkasan tentang apa yang telah anda ucapkan. Keenam, dan terakhir, kalau anda perlu membuat atau menyajikan presentasi dalam bahasa yang bukan bahasa asli anda, anda harus meminta penutur asli mendengarkan presentasi anda lebih dulu untuk memastikan bahwa bahasa, nada, dan pilihan kata yang anda pakai sudah tepat.
DAFTAR PUSTAKA
13
Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 1995. Business Communication Today. Fourth Edition. New York: McGraw-Hill, Inc. Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2002. Komunikasi Bisnis, Buku Pertama, Edisi Bahasa Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia. Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2003. Komunikasi Bisnis, Buku Kedua, Edisi Bahasa Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia. Curties, B. dan et.al. 1996. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Jakarta: Rosda Jayaputra. Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. http://purebonline.blogspot.com/2010/05/presentasi-bisnis.html; (Diakses pada tanggal 10 Mei 2015). http://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/; (Diakses pada 21 November 2013 pukul 14.00 WITA).
LAMPIRAN KASUS – RADJA CENDOL
14
Perusahaan waralaba yang bergerak dibidang makanan dan minuman ini menyuguhkan sesuatu yang unik dan berbeda, yang kemudian terkenal dengan ciri khasnya yaitu produk minuman olahan cendol. Mungkin saat ini di Indonesia sedang digemari produk olahan coffee atau bubble drink yang cenderung kami nilai kurang melestarikan budaya masyarakat Indonesia. Cendol merupakan minuman yang tidak lekang oleh waktu meski harganya kalah jauh bersaing dengan produk olahan yang berasal dari luar negeri. Berikut merupakan Sembilan varian rasa yang ditawarkan pada outlet Radja Cendol: 1. SUNDOL BOLONG (Tiramisu Pake Cendol Boleh Dong) Susu dengan essence tiramisu kemudian dipadukan dengan lembutnya pudding tiramisu. 2. ORIGINAL Buat yang pengen mencoba keoriginalitasan dari sebuah minuman cendol susu. Rasa cendolnya dijamin gurih, terasa sekali daun suji dan pandannya yang wangi. Apalagi ditambah dengan susu. 3. BARBIE DOLL (Strawberry Cendol) Perpaduan menarik antara susu strawberry dengan pudding strawberry. 4. ALPUNDOL Perpaduan buah alpukat dan cendol gurih serta gula jawa yang asli dicampur susu UHT full cream dijamin pasti tidak akan move on dari sedotan anda. 15
5. SI BONDOL (Isi Bulat Oreo Cendol) Perpaduan biscuit yang sudah tidak asing
lagi
minuman,
buat nah
dicampur patut
dalam
dicoba
pas
dicampur sama cendol. 6. SI QUEEN DOLL (Isi Silverqueen Cendol) Coklat merek ‘Silverqueen’ dengan kacang metenya yang khas dicampur dengan gurih cendol dan gula aren dari RANDOLL dijamin kelezatannya. 7. KEJENDOL (KEju En Cendol) Ini
adalah
menu
yang
sangat
direkomendasikan untuk para pecinta keju, keju yang dipakai itu keju kraft yang diparut sampai setinggi gunung. 8. SI ANDOL (Isi Astor Cendol) Yang dipakai adalah astor asli bukan produk KW atau tiruan. 9. SI TONDOL (Isi Toblerone Cendol) Selama ini cuma martabak yang familiar dengan topping cokelat ‘Toblerone' dan sekarang coklat toblerone akan melumer dalam cendol. INFO KEMITRAAN Mengapa harus RANDOL? a) Memiliki bisnis yang murah tetapi dengan keuntungan yang sangat besar. b) Bukan minuman musiman. c) Banyak digemari oleh masyarakat karena harganya terjangkau, rasanya nikmat dan produknya sangat inovatif. d) Margin yang tinggi e) Kerjasama yang sangat mudah dan simple, bisnis adalah milik sendiri dan para panglima diharuskan menganggap RANDOL sebagai usaha jatuh bangun milik sendiri. f) Membudidayakan minuman tradisional asli serta mengemasnya secara segar dan modern. g) Proyeksi ROI yang amat sangat cepat, ± 1 bulan – 3 bulan. 16
h) Inovasi berorientasi kepada kepuasan pelanggan, keunikan dan ciri khas yang membuat brand RANDOL begitu dilirik dan diminati. Kuatnya logo karakter serta logo font yang modis ini mampu memikat anak-anak muda yang konsumtif. i) Bahan baku murah dan supply terjamin, kami sudah menyediakan segala macamnya, agar memudahkan para panglima atau mitra. j) Sistem teruji dan mudah diaplikasikan, strategi marketing unik yang sudah kami sediakan dan harus diterapkan bagi para panglima. k) Tim manajemen handal, muda, dan professional, kami akan terus mengontrol seluruh panglima kami dan melakukan evaluasi untuk terus meningkatkan penjualan dari wkatu ke waktu. Kekompakan serta keharmonisan adalah kunci yang akan selalu kami junjung tinggi. l) Pangsa pasar yang luas dan terus berkembang, selalu akan ada yang baru dari kami, topping-topping baru yang lezat sudah kami persiapkan matang dimulai dengan cara taste market ke berbagai golongan. Produk kami dapat mencakup berbagai lapisan masyarakat:
Orang tua banyak yang suka dengan cendol tapi menghindari santan, jadi bisa meminum cendol karena RANDOL memakai susu UHT full cream bergizi tinggi, jadi sangat aman juga bagi lambung.
Anak kecil yang suka dengan topping seperti astor dan oreo.
Para wanita yang suka dengan keju, atau anak muda urban yang senang dengan topping cokelat toblerone.
Bapak-bapak dan ibu-ibu yang juga menghindari santan pun bisa meminum RANDOL dan mereka lebih senang memilih topping buah-buahan seperti alpukat dan nangka.
m) Raza lezat dan gurihnya cendol kami tidak peru diragukan lagi, karena kami menghire SDM pembuat cendol kami yang sudah puluhan tahun membuat cendol terbaik dan nikmat. No franchise fee No supporting fee No royalty fee Langsung jualan Low maintenance - Low investment - High profile - High profit
17
18
