Makalah Perencanaan Pesan-pesan Bisnis Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas perkuliahan Komunikasi Bisnis Dosen Pengampu Mata Kuliah Ari Irawan, SE, MM
oleh: 1. Dienanta ulia !ardani '. Popp* Dermawan &. issa A--ulaila ur-itria
"1#$%&%'%(111%$1) "1#$%&%'%1111%+() "1#$%&%'%11111%1)
Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis /akultas Ilmu Administrasi 0niersitas Brawi2a*a Malang 3ahun Akademik '%1#4'%1$
PEMBAHASAN A. Pemahaman Proses Komposisi Proses komposisi pesan5pesan 6isnis adalah proses peren7anaan, pengorganisasian,
dan mereisi pesan5pesan 6isnis *ang akan di6uat oleh suatu perusahaan. Proses komposisi meliputi tiga tahap,*aitu peren7anaan, pengorganisasian, dan reisi. 1. Peren7anaan Dalam -ase peren7anaan terdapat tiga tahapan *ang perlu diperhatikan, *akni mende-inisikan tu2uan, menganalisis audiens, dan memilih saluran atau media *ang akan digunakan. '. Pengorganisasian Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragra-, dan memilih ilustrasi *ang diperlukan untuk mendukung ide pokok 6ahasann*a. Kemudian disusun dan diatur se6aik mungkin agar si penerima pesan mudah memahamin*a. &. eisi Setelah men*usun paragra-, pesan5pesan harus ditelaah kem6ali dari sisi su6stansi pesan *ang ingin disampaikan maupun dari ga*a penulisann*a, struktur kalimat *ang digunakan , dan 6agaimana tingkat pemahamann*a. 8ika 6elum sesuai, perlu dilakukan penge7ekan sekaligus mereisi seperlun*a.
B. Penentuan Tujuan
3ahap pertama dalam meren7anakan suatu pesan 6isnis adalah memikirkan maksud atau
tu2uan komunikasi. 9al
penting
se6elum men*ampaikan
pesan5pesan,
diantaran*a apakah tu2uan terse6ut realistis, apakah waktu itu sudah tepat, apakah tu2uann*a dapat diterima organisasi terse6ut. 0ntuk dapat melakukan hal itu, pertama Anda harus menentukan tu2uan *ang 2elas dan diukur, sesuai dengan tu2uan organisasi.
1. Mengapa Tujuan harus Jelas
3u2uan *ang 2elas akan mem6antu mengarahkan Anda men7apai tu2uan *ang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tu2uan *ang 2elas 6agi suatu organisasi akan dapat mem6antu proses pengam6ilan keputusan *ang men7akup antara lain: a. Keputusan untuk meneruskan pesan Pesan5pesan harus dipikirkan terle6ih dahulu. 8ika pesan terse6ut memiliki pengaruh *ang 6esar, pesan segera disampaikan ke pihak *ang 6ersangkutan.
Se6alikn*a 2ika pesan *ang akan disampaikan diduga memiliki pengaruh *ang ke7il kepada audiens se6aikn*a pen*ampaian ditahan dulu. 6. Keputusan untuk menanggapi audiens 0ntuk memutuskan 7ara ter6aik dalam menanggapi audiens, komunikator perlu mempertim6angkan moti-5moti- para audiens. 3anpa mengetahui moti- audiensn*a, komunikator tidak akan dapat menaggapi mereka dengan 6aik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan apa *ang mereka inginkan 6ila harapan mereka tidak sesuai atau se2alan. 7. Keputusan untuk memusatkan isi pesan Menetapkan tu2uan *ang 2elas akan mem6antu memusatka isi pesan. Isi pesan harus memuat in-ormasi *ang relean dengan pen7apaian tu2uan *ang ditetapkan, agar pen*ampaian pesan men7apai sasaran *ang dikehendaki. d. Keputusan untuk menetapkan media *ang akan digunakan Penentuan saluran atau media *ang akan digunakan untuk men*ampaikan pesan sangat 6ergantung pada tu2uan *ang dikehendaki. Media komunikasi 6isa 6erupa lisan atau tulisan. 2. Tujuan Komunikasi Bisnis Ada tiga tu2uan komunikasi 6isnis, *aitu mem6eri in-ormasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kola6orasi. a. Mem6eri In-ormasi 3u2uan pertama dalam komunikasi 6isnis adalah mem6erikan in-ormasi *ang 6erkaitan dengan 6isnis kepada pihak lain. 0ntuk men*ampaikan pesan 6isnis perusahan
menggunakan
media
komunikasi.
Media
komunikasi
*ang
digunakan pun ergantung pada ke6i2akan perusahaan. 6. Melakukan Persuasi 3u2uan kedua komunikasi 6isnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa *ang disampaikan dapat dipahami dengan 6aik dan 6enar. 9al ini sering dilakukan, terutama 6erkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain. 7. Melakukan Kola6orasi 3u2uan ketiga dalam komunikasi 6isnis adalah melakukan kola6orasi atau ker2a sama 6isnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi 6isnis suatu perusahaan dapat melakukan ker2a sama dengan perusahaan5perusahaan domestik maupun perusahaan5perusahaan asing. Ker2a sama 6isnis di 6elahan dunia dewasa ini relatie mudah seiring pekem6angan teknologi komunikasi.
3. Cara Menguji Tujuan 0ntuk mengu2i apakah tu2uan telah ditetapkan dengan 6aik atau 6elum, perlu
dilakukan pengu2ian tu2uan dengan empat pertan*aan 6erikut ini. a. Apakah tu2uan terse6ut realistis 3u2uan *ang realistis 6erarti 6ahwa ide5ide atau gagasan *ang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan *ang ada, seperti kemampuan -inansial, mana2erial, sum6er da*a, dan teknis operasional. 6. Apakah waktun*a tepat Dalam men*ampaikan suatu ide atau gagasan, hendakn*a mempertim6angkan masalah ketepatan waktu. 7. Apakah orang *ang mengirimkan pesan sudah tepat Ketidaktepatan dalam menentukan siapa *ang la*ak men*ampaikan suatu pesan akan 6erpengaruh terhadap e-ektiitas pen*ampaian suatu pesan. d. Apakah tu2uann*a selaras dengan tu2uan organisasi perusahaan Pen*ampaian pesan5pesan 6isnis hendakn*a sesuai dengan ke6i2akan organisasi.
C. Analisis Audiens ;angkah 6erikutn*a dalam 6erkomunikasi dalam dunia 6isnis adalah memperhatikan
audiens *ang akan dihadapi. 1. Cara Mengembangkan Profil Audiens Mengem6angkan suatu pro-il audiens memang 6ukan permasalahan *ang mudah, 3erle6ih 2ika audiens adalah orang5orang *ang 6elum dikenal. Berikut adalah 7ara mengem6angkan pro-il audiens. a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens Materi dapat dikemas dalam se6uah
laporan
sederhana
kemudian
dipresentasikan kepada para audiens *ang 2umlan*a ke7il. Sedangkan audiens *ang 2umlahn*a 6an*ak, materi dikemas dalam 6entuk makalah dengan ga*a pengorganisasian dan penulisan *ang le6ih -ormal. 6. Siapa audiensn*a Apa6ila penerima terdiri dari 6e6erapa orang, perlu dikenali orang5orang terpenting *ang 6erpengaruh atau 6ertindak se6agai pengam6il keputusan. Biasan*a, orang *ang 6erkedudukan tinggi 6ertindak se6agai pengam6il keputusan. amun, adakalan*a 2ustru orang *ang 6erkedudukan rendah *ang 6erpengaruh terhadap pengam6ilan keputusan tertentu. 7. eaksi Audiens
*ang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. 0ntuk menghindari kritik dan perde6atan, pesan 6isnis se6aikn*a dilengkapi dengan argumentasi *ang
didukung dengan 6ukti56ukti *ang 7ukup dan pen2elasan *ang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi. d. 3ingkat pemahaman audiens
*ang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. 0ntuk menghindari kritik dan perde6atan, pesan 6isnis se6aikn*a dilengkapi dengan argumentasi *ang didukung degnan 6ukti56ukti *ang 7ukup dan pen2elasan *ang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi. e. 9u6ungan komunikator dengan audiens Audiens *ang 6elum mengenal komunikator harus dapat di*akinkan se6elum pen*ampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan me*akinkan
akan
mem6uat
audiens
termotiasi
untuk
men*imak
pem6i7araan, sehingga pesan tersampaikan dengan 6aik. 2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebuuhan !nformasi 1. 3emukan apa *ang ingin diketahui audiens. 3idak semua audiens pandai mengungkapkan apa *ang ingin diketahuin*a.
dapat diterima audiens dengan mudah.
'. Menggunakan pendekatan 6erupa argument *ang rasional dan pendekatan emosi audiens.
. Penentuan !de Pokok Setelah menganalisis tu2uan dan audiens, selan2utn*a adalah menentukan ide pokok.
Ide pokok dapat memotiasi orang5prang untuk melakukan apa *ang diinginkan dengan mengga6ungkan tu2uan pengiriman pesan dengan tu2uan mereka. 1. Teknik Curah Pendapa #Brainsorming$ aitu penentuan ide pokok dengan mem6iarkan pikiran men7ari 6er6agai kemungkinan ide pokok se7ara leluasa. Ide *ang diperoleh dengan 7ara terse6ut akan le6ih 6erariati-, 6aru dan orisinil. Be6erapa teknikn*a adalah se6gai 6erikut: •
Storyteller’s Tour Dengan menggunakan tape recorder . Anda mendengarkan dan menelaah
•
pesan5pesan *ang disampaikan dan menemukan ide5ide pokokn*a. Random List Dengan menulis segala sesuatu *ang ada di pikiran Anda, kemudian susun
•
men2adi kelompok5kelompok, dan temukan 6utir ide *ang penting.
•
"conclusions), dan rekomendasi "recommendations) *ang akan di6erikan. Journalistic Approach Pendekatan 2urnalistik untuk menentukan ide pokok. Biasan*a
menggunakan $!=19. uestion and Ans!er Chain • Menggunakan pendekatan dari sisi perspekti- audiens. 2. Pembaasan Cakupan Pen*a2ian in-ormasi kepada audiens hendakn*a menggunakan kata5kata *ang singkat
agar audiens
memperhatikan
komunikator. Ide5ide
pokok
*ang
disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
E. Seleksi Saluran dan Media a. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran *ang palinhg 6an*ak di gunakan dalam 6isnis, komunikasi itu antara lain, per7akapan antara dua orang se7ara langsung "tatap muka), melalui telpon, wawan7ara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi 6isnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, n*aman, praktis, ekonomis
dan memiliki kemampuan *ang le6ih tinggi dalam mem6erikan umpan 6alik "-eed 6a7k). 6. Saluran komunikasi tertulis Pesan5pesan tertulis dalam 6isnis di 6uat dalam 6er6agai 6entuk, misaln*a surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati5hati untuk mempertahankan nada sopan dan 6ersaha6at, kekurangann*a adalah umpan 6alik se7ara langsung *ang tidak 6ias di peroleh dengan waktu 7epat.
KES!MP"#AN
Peren7anaan pesan5pesan 6isnis adalah suatu langkah strategis 6agi pen7apaian tu2uan suatu organisasi se7ara men*eluruh, dan merupakan salah satu -aktor penentu ke6erhasilan komunikasi. Pesan5pesan 6isnis *ang teren7ana dengan 6aik akan mempermudah pen7apaian tu2uan komunikasi. Proses peren7anaan pesan5pesan 6isnis diantaran*a adalah se6agai 6erikut: A. B. <. D. E.
Pemaham proses komposisi Penentuan tu2uan Analisis audiens Penetuan ide pokok Seleksi saluran dan media
