GUIA PARA LA ELABORACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL EN EL AREA DE PRODUCCION La administración del área de Producción es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar la producción (existencia de materia prima, materiales y suministros) en la cantidad y oportunidad necesaria. necesaria.
ACTIVIDADES BASICAS DEL AREA 1.
Incluir los objetivos, estructura organizacional, organizacional, políticas y procedimientos procedimientos de la
Administración de Producción, Producción, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. 2.
Definir las actividades y funciones que integran la operación y asignar los recursos
materiales y humanos necesarios. necesarios. 3.
Notificar a ventas y contabilidad contabilidad la aceptación de los pedidos en términos de factibilidad de
producción. 4.
Analizar los pedidos para determinar las materias primas y partes que se necesitaran para
su terminación. 5.
Determinar las herramientas necesarias requeridas para la fabricación.
6.
Emitir requisiciones para la compra ( o fabricación ) de las herramientas necesarias. necesarias.
7.
Mantener existencia de materiales y partes.
8.
Formular programas cronológicos cronológicos para designar cuando deben principiar y terminar
determinados trabajos. 9.
Ayudar en la planeación de las necesidades de potencial humano y en la asignación de
hombres a determinados puestos. 10.
Producir órdenes de trabajo para iniciar las actividades de producción. producción.
11.
Dirigir y controlar el movimiento de materiales a través del proceso de producción.
12.
Recibir y evaluar los reportes de progreso sobre determinadas ordenes e iniciar en su caso,
la acción correctiva. 12.
Iniciar cambios en las órdenes, según lo soliciten los clientes cuando estas estén en
proceso. 13.
Revisar los planes cuando las actividades de la producción no pueden conformarse a los
planes originales y cuando sean necesarias revisiones en la producción programada debido al acumulamiento de órdenes. 14.
Controlar la existencia de partes y productos terminados.
15.
Mantener registros al día de todas las órdenes programadas y en proceso.
16.
Ayudar a la estimación de costo sobre las órdenes.
17.
Contestar a las preguntas de los clientes y de los vendedores relativos al estado que
guardan sus pedidos. 18.
Coordinar actividades con áreas relacionadas como compras, almacén, ventas, control de
calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.
Objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración de Producción El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración de Producción, es examinar las actividades que la integran, con el propósito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.
1°FAMILIARIZACIÓN. Como primer paso en la realización de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco económico y legal en que se desenvuelve, asimismo, con la actividad específica de administración de Producción, referente a los siguientes aspectos: La operación de Producción comprende las siguientes actividades: 1. Objetivos, políticas, sistemas y procedimientos.
2. Estructura organizacional de las áreas o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administración de Producción. 3. Procesos realizados por el área de Producción y su actividad. 4. Importancia de la Producción en relación a la situación financiera de la empresa y del costo de ventas en relación a los resultados de operación de la misma. 5. Recomendaciones o sugerencias de auditorías o revisiones anteriores, cuando esto sea aplicable. 6. Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicación y características de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con la Producción.
2°INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS. Análisis de Información 1 Asimismo deberá efectuar análisis comparativos de la información. El auditor deberá obtener la información necesaria para formularse un juicio de la situación operacional de los Producción, rotación de Producción, tendencias y otras razones financieras. Analizar la función de producción en la empresa, los costos incurridos en producción, la capacidad instalada en función a la realmente utilizada, análisis del cumplimiento del programa de producción y controles para determinar y valorar la producción en proceso. 2 Recabada, con periodos anteriores y de ser posible con empresas similares .
3° ELABORACION DE CUESTIONARIOS Y GUIAS DE ENTREVISTAS Que permitan conocer como se realiza la operación de producción deberá establecer el énfasis necesario para el enfoque operativo que logre investigar si las producciones textiles se efectúan eficientemente. En su caso, las entrevistas y cuestionarios serán una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar la operación.
4º ENTREVISTAS Mediante entrevistas, el auditor deberá: 1 Conocer al detalle cómo se llevan a cabo las diferentes actividades, relacionadas con la operación de los Producción. 2 Enterarse de las políticas de Producción con el personal que ejecuta las actividades y también con personal de otras arreas o departamentos relacionados, como compras, ventas, almacén, investigación, desarrollo de productos nuevos, etc.
Examen de documentos e investigaciones especificas Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el análisis de información y en las entrevistas, así como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deberá examinar la documentación selectivamente y realizar las investigaciones específicas que considere necesarias. A continuación se mencionan algunas de ellas. 1. Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su actualización y cumplimiento. 2. Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad. 3. Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de Producción. 4. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren gráficamente la secuencia que sigue la operación en sus diferentes fases. 5. Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad de recursos humanos. 6. Determinar los costos administrativos del manejo y control de Producción y evaluar su razonabilidad. 7. Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos manejos de existencias y posibles siniestros.
8. Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a la Producción en casos de siniestros. Estudiar endosos y reclamaciones.
6° COMPROBACION DE LOS DATOS OBTENIDOS En los procesos de familiarización en los análisis estadísticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran la producción, se cumplen en la práctica.
7° ESTUDIO DE LOS DIVERSOS REGISTROS Y ARCHIVOS DE INGRESO DE MATERIAL AL AREA DE PRODUCCION Es importante llevar un control de los materiales que ingresan a la planta de producción.
8° DIAGNOSTICO. Resumen de observaciones y discusión previa 1. Conceptuar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto, considerando los siguientes aspectos: a) Asegurar que se trate de problemas cuya solución es factible, en las circunstancias prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato; b) Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operación y resultados de la empresa. c) Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras áreas operativas; d) Considerar el costo- beneficio de los cambios o mejoras a sugerir; e) Asignar a las recomendaciones prioridades para la implementación. 2. Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la interpretación del auditor.
9° REVISION DE LAS FORMAS EN USO, LOS METODOS DE TRABAJO Manuales de procedimientos e instructivos que regulen la operación de producción.
10°ESTUDIO DE LA INFORMACION OBTENIDA
Esta para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el área de producción.
11° PREPARAR EL INFORME Informe. El Informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la Empresa de la labor del auditor. A continuación se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden informarse como resultado de la auditoria operacional de Producción
Inadecuada coordinación del área de Producción con las áreas de compras, almacén, ventas, control de calidad, etc.
Fallas en la estructura orgánica del Departamento de Producción.
Falta de definición, carencia o cumplimiento de objetivos y política para la operación de Producción.
Deficiencia en el control físico en producción.
Falta de planeación de requerimientos de materiales.
Alto costo en la administración de los niveles de Producción.
Inadecuada información para toma de decisiones.
Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y mantenimiento.
Falta de manuales de operación.
