Tema: Informe de la Auditoria Operacional Integrantes: Lizbeth González Rodríguez Cristina Rodríguez Basurto Daniela Villarreal Fuentes Guillermo Jeziel Viruete Garza
Colaboración
Lizbeth González Rodríguez (Investigación del Temas 3 y 4) Cristina Rodríguez Basurto Daniela Villarreal Fuentes Guillermo Jeziel Viruete Garza (Diseño y estructura del Trabajo e Investigación del Tema 1 y 2)
Indicé 1. Concepto y Objetivo de Auditoria Operacional 1.1 Concepto de Auditoria Operacional……………………………………………………………………………………….2 1.2 Objetivo de la auditoria operacional………………………………………………………………………………………2
2. Aplicación de la Auditoria Operacional 2.1 La Auditoria Interna Y La Auditoria Operacional……………………………………………………………………..4
3. Metodología de la Auditoria Operacional 3.1 Directrices de Actuación…………………………………………………………………………..…………………………….5 3.2 Operaciones…………………………………………………………………………………………………………………………..5 3.3 Metodología de la Auditoria Operacional………………………………………………………………………………..5 3.3.1 Familiarización…………………………………………………………………………………………………………………….6 3.3.2 Investigación y Análisis…………………………………………………………………………………………………………6 3.4 Informe…………………………………………………………………………………………………………………………………..6
4. El Informe de Auditoría Operacional 4.1 Antecedentes del Informe de Auditoría…………………………………………………………………………………..7 4.2 Definición de Informe de Auditoría Operacional-Administrativa……………………………………………..7 4.3 Características…………………………………………………………………………………………………………………………7 4.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa………………………..9 4.5 Propósito del Informe de Auditoría Operacional……………………………………………………………………..9 4.6 Recomendaciones Básicas para La Redacción Del Informe De Auditoria Operacional…………….10 4.7 Anatomía del Informe de Auditoría Operacional…………………………………………………………………….12
5. Preparación del Informe de Auditoría Operacional 5.1 Tratamiento de la Información……………………………………………………………………………………………….16 5.2 Reuniones Preliminares con Auditores……………………………………………………………………………………17 6. Emisión del Informe Final…………………………………………………………………………………………………….19
7. Tipos de Informes 7.1 Informe Ordinario…………………………………………………………………………………………………………………..20 7.2 Informes Largos………………………………………………………………………………………………………………………20 7.3 Informes Especiales………………………………………………………………………………………………………………..20 7.4 Otros Informes……………………………………………………………………………………………………………………….21
Introducción
1. Concepto y Objetivo de Auditoria Operacional
Auditoria Operacional
Investiga, Revisa y Evalua
Areas Funcionales de la Empresa
Para Determinar
•Si se tienen controles adecuados. •Disminuir Costos e Incrementar la Produccion. •Si los Controles Permiten Operar con Eficiencia.
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1.1 Concepto de Auditoria Operacional Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
1.2 Objetivo de la auditoria operacional El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el contador público puede participar de apoyo en las entidades:
Primero. En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos).
Segundo. En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
Tercero. En la implantación de los cambios e innovaciones. (Implantación de sistemas, etc.)
La auditoría operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos; prever obstáculos a la eficiencia; Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad. En la práctica de una auditoria operacional, el contador público se circunscribirá al primer nivel de apoyo, ya que su participación en las demás niveles queda nula de la práctica de auditoria operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa. El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnóstica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. En relación con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisión debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeación, organización, dirección y control) y no-solo debe restringirse al control. Página | 2
La operación es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir. Las anteriores referencias son un antecedente del énfasis que se desea añadir para aclarar de mejor manera lo que es una opinión, evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples, que junto con las ya indicadas, faciliten la formación de un mejor juicio: 1. No es lo mismo un departamento que una operación. En una operación pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte de ellos. 2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administración con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que sí es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma que ellos son planeados, organizados, dirigidas y controladas. 3. Los límites que se establezcan a una operación en una entidad, deben dar consideración a la posibilidad de realizar una investigación completa y lógica, que aporte sugerencias integrales y no una visión parcializada y eventualmente errónea de los hechos. La segregación de operaciones en una entidad está más acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar, otorgar crédito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideración.
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2. Aplicación de la Auditoria Operacional Aunque no pueden establecer reglas fijas que determinen cuando debe practicarse la auditoria operacional, si se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como más frecuentes: 1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido. 2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y 3. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. La auditoría operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.
2.1 La Auditoria Interna Y La Auditoria Operacional En los últimos años se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el término “Auditor Operacional”. Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la auditoría financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es también operacional, se ha rezagado en su práctica profesional. Desde luego debe entenderse que el auditor interno siempre deberá estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de información financiera, particularmente cuando en esta área se detecten fallas de consideración.
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3. Metodología de la Auditoria Operacional 3.1 Directrices de Actuación La auditoría operacional no es privativa del contador público, ni tiene que ser desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quién se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del contador público, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente. Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador público a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su ejecución a colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores. Por último, es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones.
3.2 Operaciones En auditoria operacional se define a una operación con el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. La investigación deberá determinar si el personal encargado capacidad para ejecutar las operaciones.
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la operación tiene
3.3 Metodología de la Auditoria Operacional Se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico, tiene un carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.
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3.3.1 Familiarización El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto dela empresa que está auditando. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que se revisará en particular.
Estudio ambiental Estudio de la gestión Administrativa visita a las Instalaciones
3.3.2 Investigación y Análisis El objetivo de esta segunda fase dela metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas con las que enseguida se mencionan. Entrevistas Evaluación de la gestión administrativa examen de la documentación
3.4 Informe El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad. Para que la auditoria operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
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4. El Informe de Auditoría Operacional 4.1 Antecedentes del Informe de Auditoría. En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría operacional. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia. La evolución del informe de auditoría se dio en cuatro etapas: 1. La misión del auditor era buscar si se habían cometido errores y fraudes. 2. Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la información que se les presenta sea veraz. 3. El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo. 4. El auditor ya elabora un informe en el que emite su opinión.
4.2 Definición de Informe de Auditoría Operacional-Administrativa. El informe de auditoría operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad. Se le conoce también como el diagnóstico por ser ésta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciación sobre la eficiencia con que se efectúan las operaciones de la empresa, que se acompaña de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carácter específico. Es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentación debe causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su importancia.
4.3 Características. El informe debe reunir principalmente las siguientes características: A) Oportunidad. Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas. B) Integridad. Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
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C) Competencia. Presentar la información de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditoría. D) Relevancia. Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operación del área auditada. E) Objetividad. Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que deberán estar respaldados con evidencia indudable. F) Convicción. Hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. G) Claridad. Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas, permitan que la información que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deberá tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendrá que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos. H) Utilidad. Aportar elementos que contribuyan a la mejor administración y utilización de los recursos de la entidad. I) Precisión o Corrección. La precisión está determinada fundamentalmente por el uso de palabras, según su significado. Entre mayor número de palabras ambiguas, más peligro de distorsión por parte del receptor. La eliminación de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo, etc.). La conclusión de los detalles significativos. J) Concisión. Por concisión se debe entender que cada idea se exprese con el menor número de palabras posible, siempre y cuando ésta quede completa. Ser conciso no implica la omisión de asuntos importantes, pero sí de los que son relativamente importantes. La concisión no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso. La concisión es una forma de llegar más rápidamente a la comprensión del lector. K) Sencillez. La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditoría adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia. L) Adecuación. La adecuación se define como una actitud de lógica armonía con el destinatario. ¿Quién o quiénes van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redacción a las necesidades del lector. Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fácilmente lo que se le quiere decir.
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M) Cortesía. Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy común que como resultado de la auditoría algún elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc. Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesía; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades. N) Originalidad. Aunque a veces resulte difícil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
4.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa. El objetivo es analizar las condiciones en que el contador público pueda emitir un informe desde el punto de vista de su profesión precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propósito de proteger los intereses de los usuarios del mismo.
Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditoría son: Informar. Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia). Persuadir. Demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. (Aceptación). Obtener Resultados Presentar recomendaciones para cambios constructivos. (Acción).
4.5 Propósito del Informe de Auditoría Operacional Es informar en forma clara, pero concisa, el ¿por qué? y ¿cómo? de la auditoría. Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoría y en la determinación de cómo redactar el documento señalado.
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1.- Conclusiones basadas en la auditoría. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría. 2.- Reportar condiciones. Éste, reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala qué áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar. 3.- Marco de referencia de la acción administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. 4.- Aclarar puntos de vista del auditor. Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que está en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
4.6 Recomendaciones Básicas para La Redacción Del Informe De Auditoria Operacional Atendiendo a la definición y objetivos del Informe, en cuanto a informar, persuadir y obtener resultados, y en función de los requisitos analizados (identificación clara y directa de las observaciones; presentación adecuada del origen y trascendencia de las observaciones y sugerencias prácticas y constructivas para producir los cambios deseados) y desde luego, considerando sus características (oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad, convicción, claridad y utilidad) se presenta a continuación un mínimo de recomendaciones técnicas para la óptima redacción del Informe de auditoría operacional-administrativa.
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Redactar. Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma que de su lectura se concluya única y exclusivamente aquello que se planeó expresar. La redacción consiste en combinar palabras, frases, oraciones y párrafos para expresar ideas previamente elaboradas. Al elaborar un informe de auditoría, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma. El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la elaboración del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y conclusiones. Una de las limitaciones más severas a que se enfrenta un auditor, es su falta de capacitación y preparación adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redacción y ortografía. Es impresionante ver que en la práctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y contenido por la pobre redacción con que son formulados y salpicados con faltas de ortografía. Recomendaciones. 1. - Antes de iniciar la redacción de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en él. 2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas. 3. - Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. 4. - Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresión. 5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma más directa y breve posible. Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto. 6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fonética. De esta forma se localizará la repetición de ideas o palabras. Si éste es el caso, se recomienda seguir, en el orden en que se indican los siguientes procedimientos: a) Eliminar la idea o palabra repetida. b) Sustituirla. c) Dar otro giro a la construcción de la frase. 7. - Evitar que los términos que puedan originar duda o confusión en los lectores y el uso innecesario de tecnicismos.
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8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensión de las ideas que expresa en el informe. 9. - La redacción del Informe debe caracterizarse por la cortesía. Expresar con tacto los asuntos delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distinción.
10. - Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o codificación que se utiliza para ellos en el área auditada. 11. - Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente. 12. - Cerciorarse del uso correcto de la ortografía y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras innecesarias.
4.7 Anatomía del Informe de Auditoría Operacional El informe de auditoría está integrado por varias secciones, que dan como resultado un documento o diagnóstico útil para la toma de decisiones. Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuación se mencionará una de ellas la cual se divide en:
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A) De Identificación. 1. -Carátula interior. Presenta un resumen de los datos más importantes de la auditoría para su fácil e inmediata identificación. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deberá de reunir como mínimo: Titulo (Informe de auditoría), área o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusión del informe, numero de la revisión, si corresponde, especificación de “reservado o confidencial”. 2. Índice. En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la página en que se encuentra. 3. Objetivos. Obedece a una finalidad o intención. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, enseñar, etc. Para el caso del informe de auditoría su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aquí se señalan los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un área de la entidad. 4. Alcance. Señala las áreas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodología utilizada así como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se dió a las pruebas. Dado que no es práctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habrá de aplicar sus procedimientos de revisión a sólo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. El alcance también llamado extensión del número de muestras a seleccionar y revisar se hará aplicando el plan de muestreo que más se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en función a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su criterio profesional. B) De Contenido. 1. Destinatario. Definido el propósito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. ¿Para quién o para quiénes se escribe? ¿Quién o quiénes serán los lectores potenciales del informe? El auditor asume que los resultados de su trabajo atañen fundamentalmente a la administración de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados.
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2. Resumen. Es un indicador importante a través del cual se cumplen los objetivos del informe. En él se sintetizan los principales problemas detectados en la revisión con la finalidad de atraer la atención del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolución. Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son: A) Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el informe. B) Atrae la atención del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron en la revisión. La importancia del resumen radica en: A) Despertar el interés del titular de la entidad por conocer, con más detalle, lo problemática planteada. B) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.
3. Resultados. En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoría operacional-administrativa pero como una transcripción o síntesis de las observaciones determinadas. Los resultados deben de proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vinculará las diferentes desviaciones para mostrar cómo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación, programación, y ejecución para el logro de objetivos. Es la formulación de recomendaciones en el ámbito de sugerencia como posible solución a la problemática detectada. Y están integrados por: 1) Título.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar que el título debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atención y el interés del lector. 2) Observación.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejoría, su relación y alcance de la revisión. La observación debe incluir el criterio establecido, que son aquellos lineamientos, norma y políticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones. 3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones. 4) Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que están expuestas las entidades como consecuencia de las observaciones detectadas. 5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solución a las causas que dieron origen a las situaciones observadas. Página | 14
C) De Complemento. 1. Anexos. Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclarar al lector los aspectos que por su extensión e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: gráficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc. Su finalidad es:
Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del informe, con el propósito de contribuir la mayor concisión del texto, hacer del mismo un material de lectura más fácil. Facilitar la agrupación ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribución entre los empleados responsables de su corrección y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones.
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5. Preparación del Informe de Auditoría Operacional 5.1 Tratamiento de la Información. La información es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho surgen las siguientes preguntas: ¿Qué información se debe buscar?, ¿Dónde se encuentra esta información?, ¿Cómo darle una coherencia? Y otras más. El auditor antes de iniciar la recopilación de información necesita:
Saber qué información es significativa y cuál no lo es. Tener un esquema conceptual con el cuál ordenarla y clasificarla. Saber cuáles son los medios para obtenerla. Saber cómo se puede obtener al menor costo posible.
La información para la auditoría se recoge con el objeto de poder realizar un diagnóstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener información más elaborada y ajustada a nuestros propósitos. El tratamiento no es otra cosa que la aplicación de técnicas específicas para cada nivel de la organización las técnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.
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En la fase de capturación de información es recomendable recopilar la información de las variables de los tres niveles; aquí ya se verifica una primera selección de la información, posteriormente habrá que analizar los procesos a fondo con las técnicas correspondientes. Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrán la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
5.2 Reuniones Preliminares con Auditores. Una vez que el auditor anotó en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen crítico sobre cada observación y cada sugerencia. La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditoría y /o en reuniones posteriores a la terminación de la auditoría (entrevistas finales). Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoría por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Este examen debe incluir un estudio integral de cada observación con los papeles de auditoría en que se apoyan los comentarios, la descripción de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que no estén respaldadas por evidencia suficiente y competente en cédulas de auditoría. 1. Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de auditoría. Esta es una norma de carácter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna circunstancia. 2. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de los métodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa. Página | 17
3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observación incluida en los papeles de trabajo. 4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad. 5. Los papeles de auditoría deben incluir no sólo descripciones de problemas, sino sugerencias útiles, claras y objetivas para corregirlos. 6. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los problemas detectados. 7. Es más importante estar convencido de que las sugerencias de auditoría están bien estructuradas y serán de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas. 8. En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoria sean: a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la práctica y no solo quimeras obtenidas de manuales que nunca se han puesto en operación. b) Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad económica. c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de área en la que se van a implantar y con la estructura del área en la que se van a implantar y con la estructura de otras áreas que se relacionen con ésta. En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparación del informe, el auditor y sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el señalamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse. Combinarse. Transferirse. Cambiarse. Corregirse.
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6. Emisión del Informe Final. Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades detectadas durante la práctica de la auditoría operacional-administrativa, así como las recomendaciones y sugerencias. La publicación definitiva del reporte de auditoría debe llevarse a cabo sólo si el cuestionario de control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del áreas o áreas examinadas. La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos: a) Mecanografía del borrador. b) Confronta. c) Envió a destinatarios. El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; sin embargo, el informe mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del departamento de auditoría interna o del despacho de contadores públicos. La mecanografía debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo con las técnicas y usos modernos para garantizar una presentación actualizada del reporte de auditoría. La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayoría de las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versión mecanográfica del informe de auditoría con el borrador correspondiente. En relación con la confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocación incorrecta de una “coma” o de un “punto” y la falta de un “acento” pueden cambiar radicalmente el sentido del informe de auditoría. Finalmente cabe señalar que es necesario que el gerente de auditoría, el director o socio lean con cuidado el informe mecanografiado que ya pasó la confronta; no es excepcional que en esta lectura se localizan algunos errores cuya corrección debe llevarse a cabo de inmediato. En la preparación del informe final el auditor trata de que éste tenga una calidad que satisfaga las normas apetecidas y gane la estima de la dirección. Una comunicación que realmente transmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la empresa. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, además de transmitir el mensaje de un modo objetivo y fácil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la dirección pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la acción e influye rotundamente en la decisión que se tome.
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7. Tipos de Informes El informe puede presentarse en varias formas, la forma en que se presente dependerá de las necesidades particulares de cada empresa, tomando en cuenta a quien se rendirá el informe.
7.1 Informe Ordinario. A) Se formula en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente y pueden ser: Periódicos.- Son los que se formulan conteniendo información sobre los trabajos desarrollados en determinado lapso con objeto de enterar a la dirección de los trabajos y avances de éstos. Finales.- Son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditoría operacional-administrativa. Circunstanciales.- Se originan por su condición espacial de la necesidad de hacer del conocimiento del cliente, aquellas situaciones sugeridas durante el proceso de investigación. B) De acuerdo a su presentación, los informes ordinarios se pueden clasificar en: Narrativo.- Aquel que cita en forma detallada y cronológica el trabajo efectuado con precisión de datos y circunstancias. Importancia.- Se detalla por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que queden en condiciones de interpretar fácilmente su contenido. Extractado.- Presenta de antemano una síntesis de cada tema para posteriormente explicarlo detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rápido conocimiento de las alternativas y problemas. 7.2 Informes Largos. Estos informes incluyen detalles, datos, estadísticos, comentarios explicativos, otros materiales de los cuales pueden no ser de naturaleza contable. El informe debe contener una indicación clara y precisa de tipo examen de auditor, así como el grado de responsabilidad que está asumiendo. El auditor debe precisar claramente su posición con respecto a otros datos del informe largo e indicar que su examen ha sido hecho fundamentalmente con el propósito de formular una opinión; el informe se presenta con fines de proporcionar un análisis, su opinión está razonablemente presentada en aspectos importantes. 7.3 Informes Especiales. Se refiere a los informes en los que la redacción del informe no es apropiado y que requiere Redacción especial en la sección relativa a la opinión. Los informes especiales pueden incluir:
Informes de entidades que llevan sus cuentas sobre la base de efectivo, lo cual difiera sustancialmente para la preparación de prácticas. Página | 20
Informes sobre algunas organizaciones no lucrativas que utilizan prácticas contables que difieren en algunos aspectos. Informes preparados con fines limitados se pueden presentar en forma de carta en la que se hace referencia a estudios especiales (emisiones de bonos) Informes orales este tipo de informe se da en muchas ocasiones, pero en cierto grado esto es inevitable debido a que parte del trabajo es llevado a cabo conjuntamente con personal de la organización.
7.4 Otros Informes.
Los informes preliminares. Delinean la finalidad y alcance de la auditoría y contribuyen a esclarecer la intención y amplitud del estudio. Los informes de progreso. Tienen por objeto mostrar lo que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha.
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