PROCESO DE AUDITORIA AL PATRIMONIO PRESENTADO POR: LEIDY JOHANA MELO PÉREZ HAROLD OSPINA ACOSTA NÉSTORADRIÁN OSORIO MUÑOZ PRESENTADO A: BEATRIZ EUGENIA GÓMEZ AUDITORIA INSTITUTO DE EDUCACIÓNTÉCNICA PROFESIONAL PROFESIONAL - INTEP CENTRO REGIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR – CERES UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA EL DOVIO 2011. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA AL PATRIMONIO Concepto de Patrimonio
Se define como Patrimonio el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante el reembolso o distribución. El grupo de patrimonio comprende las cuentas que representan el capital, las utilidades o las perdidas y las reservas que posee la empresa. Estas recogen el efecto del movimiento del resto de las cuentas de Activo, Pasivo, Ingreso y Egreso. Alcance y limitaciones
Se refieren al patrimonio de entidades establecidas con fines de lucro, principalmente sociedades mercantiles así como también de otro tipo de entidades, cuyo patrimonio se integre en forma similar al de éstas. Objetivos de auditoria al Patrimonio Objetivo General
Asegurar que el patrimoni patrimonio o total y los cambios habidos son consistentes consistentes con el negocio y su actividad, realizando seguimiento que permita establecer mejoras al proceso. Objetivos Específicos
Los objetivos de los procedimientos de auditoria relativos al patrimonio son los siguientes: a. Comprobar que los saldos y movimientos estén de acuerdo con
la escritura constitutiva y sus modificaciones, el régimen legal aplicable y los acuerdos de los accionistas y de la administración. b. Verificar que los saldos de las cuentas de patrimonio estén debidamente registrados y valorados y que correspondan a saldos con transacciones reales c. Verificar que los conceptos que integran el capital contable estén debidamente valuados. d. Verificar que los movimientos de capital y reservas estén debidamente autorizados y se hayan realizado conforme a la normatividad vigente. e. Verificar que las cuentas estén correctamente descritas y verificadas, se presentan con conforme a normas de contabilidad generalmente aceptadas aplicados de manera uniforme de acuerdo a ejercicios anteriores. f. Determinar la eficiencia de las restricciones y controles que existan y ayudar a implementar lo que falten. g. Determinar las restriccione restriccioness que existan. h. Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros. Control interno
Deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación. a. Existencia de registros de la emisión de los títulos que amparen las partes del capital social. b. Custodia y arqueo de títulos. c. Existencia de un registro de accionistas, así como de un control apropiado de las acciones nominativas y al portador. d. Control de las reservas restringidas. e. Vigilancia de las distintas restricciones aplicadas a algún tipo de acciones. f. Autorización y procedimientos adecuados para el pago de dividendos. g. Información oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del patrimonio. h. Comparación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondie correspondiente. nte. i. Información sistematizada sobre cifras actualizada actualizadas. s.
j. Los movimientos movimientos deben estar autorizados autorizados por la la junta general de accionistas u órgano competente. k. Las propuestas de distribución de ganancias se revisan para asegurarse el máximo aprovechamiento de cualquier ventaja con relación a impuestos. Importancia relativa y riesgo en auditoria
La planeación de las pruebas de auditoria en el rubro de patrimonio, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que puedan influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden referir tanto al riesgo de error inherente, como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no lo descubra. Ejemplos: * Cotización de acciones en bolsa. * Gran volumen de acciones en circulación. * Negociación para venta de acciones o fusión. * Acciones en tesorería. * Amortización de acciones. * Derechos de acciones preferentes. * Restricciones legales, estatutarias o contractual contractuales. es. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Planeación
El auditor debe obtener información sobre las características de cada uno de los reglones del patrimonio, tales como: régimen legal y estatutario del capital social, derechos y limitaciones de las acciones, tipos de superávit, políticas de dividendos, reglas particulares de evaluación y presentación. Revisión Analítica
Para conocer la importanci importancia a relativa del patrimoni patrimonio o dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos significativos no usuales, etc., el auditor deberá aplicar, entre otras, las siguientes técnicas: a. Comparación de valores históricos y actualizados con los de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, para juzgar
si las variaciones y las de tendencia son lógicas. b. Análisis de razones financieras.
c. Obtener explicaci explicación ón de variacion variaciones es importantes e investigar cualquier relación no usual o inesperada entre el ejercicio auditado y el anterior, entre períodos intermedios, contra presupuestos, etc. Estudio y evaluación preliminar del control interno
Habiéndose determinado en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en Habiéndose el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones de la existencia de los controles claves y considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el rubro de patrimonio. El auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimie procedimientos ntos de auditoria, tanto de cumplimien cumplimiento to como sustantivos, con el alcance y objetivid objetividad ad que considere necesarios en las circunstancias. Pruebas de cumplimiento
Desarrollar pruebas de cumplimiento, que proporcione el grado de seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que se deposita confianza, existen y se aplican efectivamente. Dichas pruebas son necesarias, ya que se relacionan con procedimientos claves de control, que han sido considerados en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. Pruebas sustantivas
Como resultado de la planeación que debió incluir, entre otros aspectos el estudio y evaluación del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento y considerando nuevamente factores de importancia relativa y riesgo de auditoria el auditor deberá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias. Propiedad Para comprobar la propiedad, se deberá: * Verificar que los movimientos del patrimonio estén autorizados y debidamente respaldados. * Inspeccionar el registro de acciones nominativas o de partes sociales y, en su s u caso, el registro de variaciones de capital, para comprobar que reflejen correctamente la estructura de capital. Existencias o integridad
* Contar los títulos en tesorería o en su caso confirmación
* Verificar que los cupones por dividendos pagados y los de acciones canjeadas hayan sido canceladas. * Examinar los testimonios notariales de la escritura constitutiva y sus modificacione modificaciones. s. * Verificar que el pago de dividendos se haya efectuado con base en el acuerdo de accionistas. * Comprobar que el capital suscrito se haya exhibido en la forma acordada por los accionistas * Verificar que las aportaciones para futuros aumentos de capital hayan sido acordadas en ese sentido por la asamblea de socios accionistas. Valuación
Para el examen de la valuación deberá llevarse a cabo lo siguiente: * Cerciorarse que los valores y todos los conceptos de patrimonio estén determinados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. * Adicionalmente a la verificación de la razonabilidad de los saldos históricos de las cuentas del patrimonio. * Comprobar que cuando se reciban en pago de acciones suscritas cantidades superiores a su valor nominal o a su valor teórico, se reconozcan en cuenta por separada, como prima en venta de acciones, más su actualización. * Verificar que las donaciones recibidas por la entidad formen parte del capital contribuido y se exprese a su valor de mercado al momento en que se percibieron, más su actualización. * Verificar las reducciones de capital. * Cerciorarse que la amortización de acciones con utilidades retenidas haya sido acordada por los accionistas y cumpla con las disposiciones legales y estatutarias respectivas. * Cuando exista capitalización de efectos inflacionario, verificar que se realiza de acuerdo a los principios de contabilidad y cumpliendo con los requisitos que establece la ley general de sociedades mercantiles. * Verificar que en el caso de ajustes a resultados de ejercicios anteriores hayan sido aprobados por los accionistas. * Comprobar que cuando los accionistas reembolsen pérdidas de la entidad en efectivo o en bienes, dichos importes se consideren como una reducción de las pérdidas acumuladas.
* Cerciorarse que los dividendos comunes pendientes de pago, así como los dividendos preferentes, una vez que las utilidades correspondientes hayan sido aprobadas por los accionistas, formen parte del pasivo a cargo de la entidad.
Declaraciones
Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administración se indiquen los aspectos relevantes del patrimonio, y que en la carta del secretario del consejo se incluya las fechas de todas las sesiones celebradas durante el período auditado y hasta la fecha del dictamen. Presentación y revelación
Cerciorarse que se haga una presentación y revelación adecuada de los estados financieros, entre otros, de los siguientes aspectos: * Detalle de los conceptos que integran el patrimonio, incluyendo en primer lugar los que forman el capital contribuido, seguidos de los de capital ganado. * Cuando existan diferencias entre el importe de las acciones suscritas y el importe pagado, ésta deberá considerarse como capital suscrito no pagado. * En caso de que exista anticipos de los socios o accionistas para futuros aumentos al capital social de la entidad deberán presentarse en un renglón por separado dentro del capital contribuido, siempre y cuando exista resolución en la asamblea de que se aplicará para aumento de capital social en el futuro. f uturo. * Los movimientos registrados durante el período en los conceptos del capital contribuido y del capital ganado se mostrará en el estado de variaciones en el patrimonio. * Importe del dividendo por acción y de los dividendos pagados en forma distinta a efectivo. Importancia Relativa
Para conocer la importancia relativa del capital contable dentro de la estructura financiera, el auditor deberá aplicar, entre otras, las siguientes técnicas: * Comparación de valores históricos y actualizados con los de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, para juzgar si las variaciones y las de tendencia son lógicas. * Análisis de razones financieras. * Obtener explicaci explicación ón de variacion variaciones es importantes e investigar cualquier relación no usual o inesperada entre el ejercicio auditado y el anterior, entre períodos intermedios, contra presupuestos, etc. PROGRAMA DE AUDITORIA AL PATRIMONIO
Procedimientos habituales
* Si las acciones son nominativas examinar el libro de registro de acciones. * Verificar autorización en los pagos de dividendos comprobando si se han efectuado las correspondientes retenciones fiscales. * En conexión con el trabajo realizado sobre hechos posteriores, investigar cualquier acuerdo que supongan modificaciones de capital o movimiento de reservas futuras. * Cada uno de los movimientos de acciones, deberán estar reflejados en las notas de los informes financieros financieros.. * Preparar un detalle de las cuentas que componen esta área al cierre del ejercicio. * En caso de ser la primera auditoria, obtener una evolución histórica de las cuentas que representan los fondos propios. * Comparar los movimientos durante el ejercicio en estas cuentas con las actas de las juntas de accionistas accionistas y concejos de administración. administración. * Para aumentos y disminuciones de capital, comprobar con las actas e inscripción en el registro mercantil, así como la liquidación de impuestos. Constitución y Estatutos
1) Obtenga una copia de la escritura de constitución y verifique si ésta expresa claramente: a) Si intervinieron personas naturales, se indicó su nacionalidad y el documento de identificación legal. b) Si intervinieron personas jurídicas se indicó la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia. 2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, conforme lo dispone el Código de Comercio. 3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establecen en la escritura. 4) El objeto social, enuncia en forma clara y completa las actividades principales de la empresa. 5) El capital social, el suscrito y el pagado por cada accionista. 6) La clase y valor nominal de las acciones representativas del capital. 7) La forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas de capital debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año. 8) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reservan los asociados, la asamblea, la junta de socios, conforme a la regulación legal de la sociedad que se constituye. 9) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en
sesiones ordinarias o extra ordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. 10) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con la indicación de las reservas que deben hacerse. | 11) La duración precisa de la sociedad y las causas de disolución anticipada de la misma. | 12) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o en que condiciones, a falta de indicación, puedan hacerse distribuciones en especie. 13) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral, o amigables componedoress y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de ellos. | componedore 14) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligacio obligaciones nes cuando esta función no corresponda, por ley o por el contrato a todos o algunos de los asociados. | 15) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos. | Administración | 1) Obtener una copia de los estatutos de la sociedad y tomar nota de la forma de administrar los negocios sociales: | a) Atribuciones y facultades del gerente o representante legal de la sociedad. | b) Atribuciones y facultades de la junta directiva. | c) Atribuciones que se reservan los asociados y que son facultades de la asamblea general. | d) La fecha y la forma de convocar y constituir la asamblea general en sesiones ordinarias o extraordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia | e) Las fechas en que deban hacerse inventarios y balances generales y la forma como han de distribuirse las utilidades en cada ejercicio social con indicación de las reservas que deben hacerse. | 2) Obtener los libros de actas de la asamblea general y de la junta directiva para comprobar: | a) Si las reuniones se efectuaron con el lleno de las prescripciones legales y estatutarias. | b) Si los acuerdos y decisiones tomadas se están cumpliendo a cabalidad. | c) Si las actas están firmadas por el secretario de la reunión y por quien la presidio. | Libro de Actas | 1) Revise el Libro o Libros de Actas de la asamblea general y de la junta directiva obteniendo la evidencia necesaria para redactar un memorándum con sus observaciones y recomendaciones acerca de los puntos siguientes y si: | a) Está el libro de actas debidamente registrado en la Cámara de Comercio | b) Están todas las actas debidamente sentadas en el libro correspondiente | c) Están las actas, debidamente firmadas por el Presidente y el Secretario de las reuniones respectivas respectivas o, en su defecto, por el Revisor Fiscal | d) El contenido de las actas se ajusta a lo dispuesto en los artículos pertinentes pertinentes del Código de Comercio |
e) La aprobación de las actas se ajusta a lo dispuesto en los artículos pertinentes del Código de Comercio | f) Fue inscrita en la Cámara de Comercio, la parte pertinente del acta en donde se eligió Junta Directiva, Representante Legal y Revisor Fiscal. | Registro de accionistas | 1) Revise el libro de inscripción de acciones y compruebe si: | a) Está debidamente registrado en la Cámara de Comercio | b) Llena los requisitos prescritos en los artículos pertinentes del Código de Comercio. |
