AUDITOR NOCTURNO 1. El Auditor Nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales departamentales y otros reportes re portes que le permiten cerciorarse que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas por la empresa. En tal sentido, el Manual de Contabilidad Contabilidad otelera del !NCE "#$%&'$(), define la auditoría nocturna de la siguiente manera' “Es la verificación de la exactitud del registro de las cuentas de los huéspedes y particulares o visitantes del hotel. Se llama nocturna porque el trabajo del Auditor octurno comien!a a las "" pm.# ya ya que a esta hora o un poco m$s tarde es cuando llegan a la caja de recepción los %ltimos diarios de ventas y sus respectivos respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas.&
*or lo tanto, el auditor nocturno es la persona encargada de hacer el cierre del día, cuando se han terminado todas las operaciones en las cajas de los distintos puestos de ventas del hotel. +a auditoria nocturna se realia con la finalidad de facilitar el trabajo del auditor de ingresos, ya que el auditor nocturno realia el cuadre de los ingresos obtenidos de las ventas hechas durante la noche, para que el auditor de ingresos verifique y pueda hacer m-s f-cil la contabilidad, contabilidad, es decir, el auditor nocturno canalia la operacin de los cargos de los l os ingresos por ventas y el auditor de ingresos hace la verificacin y contabiliacin de dichos ingresos del hotel.
2. Audi Audito torr de ing ingre reso soss +as empresas hoteleras incluyen la figura del Auditor de !ngresos debido a la complejidad en el manejo de las entradas de dinero producto de la actividad a que se dedica dicho recinto, dicha dicha figura llevar- a cabo sus labores dentro del departamento de Contraloría /eneral, específicamente en la 0eccin de Auditoría de !ngresos. El auditor de ingresos ser- la persona encargada de llevar un mejor control
de las entradas de dinero que de manera diaria se perciben por la prestacin de servicios de alojamiento, alojamiento, venta de alimentos alimentos y bebidas, así como todos aquellos servicios que represente un ingreso para la empresa, todo a trav1s de la verificacin de los comprobantes emitidos en los diferentes puntos de venta, para determinar su veracidad y de haber alguna inconformidad en los datos, realiar los ajustes que considere prudentes. En tal sentido, el Manual de Contabilidad otelera del !NCE "#$%&'#23) e4presa' “'a auditor(a de ingresos es la verificación de las ventas totales del hotel correspon correspondien dientes tes al d(a anterior. anterior. )ara reali!arl reali!arla a es indi indisp spen ensa sabl ble e
que que
todo todos s
los los
comp compro roba bant ntes es
de
ingr ingres esos os
debidamente debidamente revisados por el auditor nocturno se encuentren en el escritorio del auditor de ingresos# as( como también el informe de Ama de 'laves# en el cual aparecen indicadas las habitaciones ocupadas la noche anterior.&
En este mismo orden de ideas, se puede decir que es fundamental que al momento de comenar el proceso de verificacin de las ventas, cuentas por cobrar, el auditor de ingresos tenga a su disposicin todos los reportes e informacin necesaria para llevar a cabo un e4amen e4haustivo y asegurar que el procedimiento de revisin sea m-s efectivo y r-pido. Es importante resaltar que si el Auditor de !ngresos desea obtener resultados precisos y confiables deber- aplicar una serie de principios generales generales esenciales esenciales para realiar realiar la revisin, revisin, registro registro y control control de la informacin referente a los ingresos.
3. Manual de contabilidad contabilidad hotelera del instituto instituto nacional de cooperacin educati!a "I.N.C.#$ +as empresas hoteleras, producto de sus actividades, generan una serie de operaciones administrativas que deben ser supervisadas con el fin de tener informacin precisa al final de un período contable. El manual de contabilidad hotelera describe la forma en la cual se puede implementar una serie de controles internos que le permitan evaluar y e4aminar el buen desempe5 desempe5o o de los procesos procesos de trabajo trabajo llevado llevado a cabo en cada uno de los departamentos departamentos que conforman conforman la empresa, esto esto con el fin de mantener un margen de eficiencia eficiencia de acuerdo a cuerdo con las normas, políticas, y planes
establecidos por la empresa. *ara un adecuado proceso de Auditoría de !ngreso, se debe cumplir con una serie de normas y procedimientos. El manual se5ala que' +o primero que debe hacer el auditor es efectuar los cargos de los comprobantes y recibos correspondientes a los consumos que no han sido anotados en el folio del hu1sped. 0eguidamente, 0eguidamente, el auditor hace la verificacin de todos los cargos realiados a la cuenta hu1sped, este proceso lo efect6a cotejando el monto asentado en la cuenta hu1sped con los comprobantes que lo respaldan, a fin de que no se haya omitido ninguno. 7e igual manera hace la comprobacin de las entradas a caja y los abonos a la cuenta hu1sped. *osteriormente, verifica los cambios de habitaciones que ocurran durante el día, así como tambi1n que las tarifas correspondientes correspondientes al tipo de habitaci habitacin n y servicio servicio ofrecido ofrecido est1 est1 debidame debidamente nte cargado al folio folio del hu1sped. El Auditor Nocturno debe verificar el monto de la cuenta hu1sped para luego proceder a elaborar el !nforme de Auditoría Nocturna. Nocturna. En tal sentido, se describe a continuacin el proceso para actualiar la cuenta. El auditor que lo elabora procede a determinar y registrar en el formato los saldos de la cuenta hu1sped que est-n en tr-nsito en hojas separadas. +uego que est-s se encuentran ya pasadas, hace la suma de cada una de las hojas colocando los totales en una 6ltima hoja donde se va a reflejar el resumen de las mismas. 7e igual forma, se asienta asienta en la hoja de resumen el total total corr corres espo pond ndie ient nte e a la hoja hoja de trans transcr crip ipci cin n de hu1s hu1spe pede dess
que que
han han
abandonado el hotel Es decir, que el Auditor Nocturno facilita las labores de revisin al Auditor de !ngresos, ya que 1ste efect6a una verificacin previa de la informacin que es emitida por los puntos de venta de la organiacin por concepto de ventas y una ve que esta informacin est- debidamente debidamente confirmada confirmada procede a realiar un informe de Auditoría Nocturna que sirve como base para el trabajo del Auditor de !ngresos. 8na ve culminado el trabajo del auditor nocturno, se procede a enviar la informacin recopilada recopilada y sus correspondientes correspondientes reportes a la oficina del auditor de !ngresos, para que este proceda a realiar la conciliacin de la
informacin allí contenida, es decir, que este 6ltimo deber- verificar que dicha informacin est1 en conformidad con los distintos reportes y soportes emitidos por el sistema y de haber una irregularidad que haya sido omitida, el auditor de ingresos deber- proceder a realiar la correspondiente investigacin.
%. Teor&as e'puestas por adol(o scheel Adolfo 0cheel Mayenberger, las teorías de este autor proporcionan un marco terico y de capacitacin practica en materia de informacin que permite un mejor y eficiente desempe5o profesional en la administracin hotelera, así como tambi1n, representa gran cantidad de informacin concerniente a la contabilidad hotelera, es por ello que las teorías de este autor son primordiales en el estudio de las actividades hoteleras. En una de sus teorías, el autor indica que para el desarrollo del proceso de revisin y registro de las ventas, ingresos y cuentas por cobrar es indispensable la recopilacin de toda la informacin que procede de los centros de facturacin, ya que esta informacin va a conformar una concentracin de datos de gran importancia para el Auditor de !ngresos, debido a que 1sta ser- base para el trabajo, para la revisin y posterior registro de los ingresos, para iniciar un control interno, ser- principio fundamental conocer de cada informacin suministrada su procedencia y soporte. +a informacin requerida para el registro de la venta se basar- en la procedencia de la venta, es decir, al servicio prestado, como lo son la venta de habitaciones, alimentos y bebidas, tel1fonos, lavandería, entre otros, ya que las ventas en el negocio hotelero presentan la particularidad de prestar diversidad de servicios. +a informacin requerida para el registro de cada una de las -reas del servicio del hotel es la siguiente' •
)enta de *abitaciones, se debe contar con reportes y soportes que avalen dichas ventas y faciliten las labores del personal involucrado en la revisin y registro de las ventas por este concepto.
•
)enta de Ali+entos , -ebidas, para realiar el registro de
la venta se debe establecer una metodología que permita el cruce dela informacin para comprobar la veracidad de las transacciones de alimentos y bebidas, el autor sugiere algunos reportes y formatos para el control de las ventas de alimentos y bebidas. El autor 0cheel, tambi1n sugiere una serie de procesos para la revisin y registros de los ingresos
.
/ROC#DIMI#NTO D# AUDITORIA A/0ICADO #N #0 AR#A D# AUDITORIA D#
INR#O
0O
CONTRO0#
INT#RNO
UTI0I4ADO #N #0 R#ITRO CONTA-0# En esta fase se describir-n los procedimientos utiliados para realiar la auditoría de ingresos, conjuntamente con el sistema de control interno, así como todo el procedimiento de recoleccin y revisin de la informacin procedente de los distintos puntos de venta, para realiar el registro contable.
.1. Descripcin de los procedi+ientos de auditor&a +os procedimientos de auditoría son el conjunto de t1cnicas de evaluacin de un hecho en específico de gran relevancia. Esta evaluacin se realia mediante la inspeccin, observacin, indagacin y confirmacin de los hechos econmicos ocurridos en la organiacin.
.1.1. Organi5acin , re!isin de los reportes de auditor&a 0e realia la revisin y supervisin diaria de los ingresos por distintos conceptos que tenga el hotel, por medio de reportes y recibos emitidos por cada uno de los cajeros en sus respectivos turnos de trabajo. En el -rea de recepcin se realian auditorías por el hecho de estar implicado directamente en el manejo de los ingresos percibidos por la venta de habitaciones. En esta -rea, los cajeros9recepcionistas se encargan de realiar el chec:9in "entrada al hotel), donde ingresan la tarifa de la habitacin, los cargos a la cuenta hu1sped del cliente, por todos aquellos consumos que realicen durante su estadía en el hotel, así como.los pagos que realice el cliente "Ane4o N; #). Al momento del chec:9out "salida del hotel) los cajeros recepcionistas se encargan de entregar a los hu1spedes sus cuentas y cobrarles los saldos pendientes.
Cuando los cajeros9recepcionistas terminan su turno realian el cuadre de sus movimientos, registrando el dinero recibido durante el día y proceden a desglosarlo e introducirlo en un sobre de remisin, de acuerdo con las denominaciones de los billetes, monedas, cheques, tarjetas de cr1dito o d1bito. "Ane4o N; () Estos reportes, así como los soportes son revisados por el auditor nocturno, quien realia las siguientes actividades' o o
o
En este 6ltimo reporte, elaborado por el auditor nocturno, se refleja los cargos y abonos por cada uno de los consumos hechos por los hu1spedes. =oda la informacin recopilada del movimiento de las salidas se entrega al Auditor de !ngresos, donde se reflejan las habitaciones que salieron con los nombres de los hu1spedes y fecha de entrega. Con esta informacin, el auditor de ingresos efect6a un cotejo de los saldos de los hu1spedes. rea de rea de Cuentas por Cobrar es responsable de gestionar todas las cobranas de agencias de viajes, y todas aquellas empresas o clientes corporativos que goan de cr1dito en el hotel, para lo cual toma en consideracin las condiciones establecidas en el contrato.
.1.2. Re!isin del e(ecti!o El efectivo es el activo que requiere de mayor atencin en las empresas, ya que 1ste se presenta, generalmente cuando ocurren hechos de errores o fraudes financieros en las organiaciones. El efectivo esta referido a los billetes y monedas nacionales, billetes y monedas internacionales, certificados de depsitos, cheques, títulos y valores negociables. *ara se5alar los procedimientos referidos a la revisin del efectivo que recibe el otel Cooperativa @amarata sttc producto de sus operaciones ordinarias y e4traordinarias, se utilio un modelo de flujograma de proceso de BBB.slideshareflujograma.net e informacin suministrada por el otel, en los cuales se podr- observar las unidades que intervienen en el proceso así como las actividades que realia cada unidad " Dlujograma #, (, )
6lu7ogra+a n8 1. /roceso de re!isin de los saldos de e(ecti!o en las ca7as
6lu7ogra+a n8 2. /roceso de re!isin de los ingresos del e(ecti!o
.
6lu7ogra+a n8 3. /roceso de re!isin de los saldos de e(ecti!o en banco
Es importante se5alar que estas actividades se muestran por unidades diferentes, pero como se mencion anteriormente las funciones del auditor de ingresos est-n siendo realiadas por el administrador.
.1.3. Re!isin de las cuentas por cobrar. =oda empresa que realice operaciones de ventas de bienes o servicios a cr1dito, con objeto de aumentar su cartera de cliente, debe contabiliar cuentas y documentos por cobrar. Estas cuentas y documentos constituyen el derecho de la empresa de reclamar a todos los clientes deudores, así como directivos, empleados, entre otros, que han obtenido pr1stamos de la empresa. En tal sentido, este es otro procedimiento de auditoría aplicado por el -rea de auditoría de ingresos, en el proceso de revisin de las cuentas por cobrar, "Dlujograma N; F), el administrador del hotel debe determinar que la gestin
de cobro se est1n llevando de acuerdo con lo establecido en las políticas de la empresa, así mismo el administrador eval6a la situacin de los cr1ditos otorgados en un periodo
6lu7ogra+a n8 %. /roceso de re!isin de las cuentas por cobrar
%.1.%. Re!isin del in!entario , el costo. 7espu1s del efectivo, el inventario es el activo que necesita mayor atencin en las empresas, debido a que para muchas organiaciones constituye el corriente m-s representativo, y es susceptible a grandes errores o fraude, el inventario lo conforma? todos los bienes listos para la venta, todos los bienes en proceso de produccin, todos los bienes consumidos como parte de la produccin o servicio, entre otros. *or lo general los hoteles, cotejan toda la informacin de los reportes de venta de los diferentes cajeros9 departamentales "A y G) con los inventarios de productos en los almacenes. "Dlujograma N; H)
6lu7ogra+a n8 . /roceso de re!isin del in!entario , el costo
.1.%. /rocedi+ientos 9ue reali5a el auditor de ingresos de un hotel de 3 estrellas En el proceso de auditoría de ingresos se verifica que todos los ingresos tengan sus soportes y que las ventas se hayan registrado apropiadamente. El encargado de la auditoría de ingresos es el administrador, por el tama5o del hotel y volumen de las transacciones. Este realia los siguientes procedimientos' #.
actividades. .
.2. Descripcin de los controles internos para el registro contable. =oda empresa necesita controlar sus transacciones que afecten su posicin financiera o los resultados del periodo para ello se llevan los
el fin de brindar una confiana raonable, por ser los registros contables el reflejo de las transacciones que la empresa lleva a cabo, tambi1n representan una herramienta en el momento de realiar una auditoría dentro de la empresa. Estos registros contables son llevados en el
otel , por el administrador el
cual bas-ndose en toda la informacin que le proporcionan las diferentes -reas que componen el hotel y cotej-ndolos con los reportes que emite el sistema operativo 0*E0, realia los registros de la informacin en el sistema de contabilidad 0A!N=.
.2.1. iste+a auto+ati5ado usado por algunos hoteles para el +ane7o de sus operaciones. Actualmente, con tantos adelantos tecnolgicos no se puede concebir una empresa sin la ayuda de estos sistemas automatiados, que permiten manejar y agiliar sus operaciones. En este sentido
que trabajan
en
forma
independiente "ingenieros,
arquitectos, economistas, contadores, m1dicos, entre otros.) y para las peque5as y medianas empresas que no pueden permitirse el lujo de soportar los costos de preparacin y puesta en marcha de un softBare propio. En algunos hoteles, se ha optado por llevar sus operaciones de manera automatiada a trav1s de dos sistemas operativos computariados, facilitando así la obtencin de informacin, la cual ser- emitida de manera r-pida y oportuna. +os dos "() sistemas automatiados empleados son'
.2.1.1.
iste+a ad+inistrati!o interdependiente "AINT$.
Este sistema es uno de los m-s utiliados para satisfacer las necesidades
de las empresas, el cual funciona como un programa de aplicaciones administrativas multiempresarial, cuyo objetivo es registrar, controlar, administrar y automatiar todas las operaciones contables Este sistema es utiliado por algunas empresas hoteleras, ya que por medio de 1ste se pueden obtener de manera oportuna toda la informacin, el sistema le brinda al hotel un plan de cuentas fle4ible que le permite gestionar la informacin y clasificar los asientos, haciendo m-s f-cil la agrupacin de la informacin contable al momento de generar los comprobantes contables. Al realiar dichos comprobantes contable el administrador puede trasladar la informacin del sistema de nmina y sistema de costos, ya que el sistema contable se encuentra integrado a estos sistemas.
.2.1.2.
erencia hotelera +oderna "*O/#$.
El sistema 0*E0 es, para la industria de la hotelería, m-s que un conjunto de sistemas de computacin que ayudan a agiliar los procesos operacionales y administrativos, es en realidad un conjunto de m1todos, procedimientos y t1cnicas que mejoran la atencin a los clientes, apoyan los est-ndares operacionales y aseguran el control interno. Muchas empresas hoteleras utilian este sistema específicamente en las -reas de recepcin y reserva, donde se realia el registro de hu1spedes, reservas, cargos a folios y reportes. El sistema 0*E0 se encarga del manejo de la informacin de la parte operativa del hotel. Es por ello que el recepcionista nocturno realia su reporte bas-ndose en toda la informacin que le suministra este sistema.
.2.2. Auditor&a nocturna. +a auditoría nocturna tambi1n es considerada como un procedimiento de control, ya que realia una revisin contable de las operaciones, reporta las actividades de los cajeros y realia un an-lisis detallado de los cargos realiados. El manual de contabilidad hotelera del !NCE "#$%&'$(), establece que el n6mero de auditores nocturnos depende' 7e la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas. *or ejemplo' para un hotel de 22 habitaciones con un &2 J u %2J de ocupacin se requiere de un auditor nocturno? para un hotel de (22 o menos
habitaciones, el mismo recepcionista nocturno se encarga del trabajo del auditor? en hoteles muy grandes generalmente hay un auditor para el -rea de alojamiento y otro para alimentos y bebidas. *or lo antes e4puesto, se puede afirmar que el numero auditores nocturnos depender- directamente del tama5o del hotel y de el porcentaje de ocupacin que este puede llegar a tener. Específicamente, en un hotel de estrellas el trabajo del auditor esta siendo
realiado por
el recepcionista
nocturno
que le corresponda el
turno de la noche "recepcionista nocturno), ya que en muchos casos el hotel es peque5o y no tiene mucha magnitud de trabajo. Adem-s de cumplir con sus funciones como auditor, tambi1n est- encargado de la caja de recepcin durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepcin. Este, bas-ndose en el sistema 0*E0 realia las siguientes actividades' #.
.2.3. Ca7a general. Esta representa un control interno, ya que es la encargada de recibir todos
los
sobres
de
remisin
de
los
cajeros
recepcionistas
y
departamentales. En dichos sobres se encuentran toda la informacin por concepto de los servicios prestados y la forma de pago de los mismos ya sean en efectivo, tarjetas de cr1dito o debito, cheques entre otros. 0eg6n orBath "#$%#'() KEl cajero general recibe el dinero de todos los cajeros y
hace el deposito en el banco? tambi1n
distribuye los cheques de
salarios y hace otro desembolsos en efectivoL. *or lo tanto, el cajero general es el encargado de recoger y hacer los depsitos de los ingresos. +os procedimientos que lleva a cabo el Cajero /eneral de hoteles estrellas son los siguientes' #. E4trae los sobres de remisin que se encuentran en la caja de seguridad, a primeras horas del día. (. En su oficina verifica que el desglose hecho por los cajeros departamentales y recepcionistas en el sobre de remisin concuerde con el dinero contenido en el mismo. .
todas las
herramientas
necesarias
a
los
cajeros
departamentales para que desempe5en sus labores.
.2.%. Registro de la !enta de habitaciones. Cuando un hotel ofrece los servicios con los que cuenta a sus clientes,
generan una serie de ingresos, los cuales requieren de su inmediato registro. Estos ingresos representan la base fundamental para su sustento. A continuacin se describir-n estos tipos de ventas a trav1s de flujogramas de procesos bas-ndose en el manual antes dicho.
.2.%.1. )#NTA D# *A-ITACION# D# CONTADO Esta venta se origina en el momento que el cliente realia el pago en la recepcin del hotel "Dlujograma N; 3),
para recibir alojamiento de forma
inmediata en las instalaciones.
6lu7ogra+a n8 :. /roceso para registrar la !enta de habitaciones al contado
Continuacin del Dlujograma N; 3
.2.%.2.
)enta de habitaciones por adelantado "reser!acin$
Esta operacin viene dada a trav1s de los depsitos realiados por los clientes del hotel "Dlujograma N; &), para garantiar así su estadía en las instalaciones del mismo, en un futuro inmediato determinado por el cliente.
6lu7ogra+a n8 ;. /roceso para registrar la !enta de habitaciones por adelantado
Continuacin del Dlujograma N; &
.2.%.3. )enta de habitaciones a cr
6lu7ogra+a n8 =. /roceso para registrar la !enta de habitaciones a cr
Continuacin del Dlujograma N; %
.2.. Registro de la !enta de ali+entos , bebidas. +a venta de Alimentos y Gebidas es un servicio que ofrece el hotel para hacer m-s agradable la estancia de los clientes. Este tipo de operacin esta determinada para clientes for-neos y hu1spedes que est-n alojados en el hotel y no disfrutan de la modalidad todo incluido. +a venta de alimentos y bebidas establecida por la administracin del hotel es de dos tipos'
.2..1. )enta de ali+entos , bebidas al contado. Esta operacin viene dada por el pago, por parte de los clientes del hotel, para recibir el servicio de alimento y bebida en forma inmediata. "Dlujograma N; $),
6lu7ogra+a n8 >. /roceso para registrar la !enta de ali+entos , bebidas al contado
.2..2.
)enta de ali+entos , bebidas cargada a la cuenta hu
Este tipo de facturacin est- determinada e4clusivamente para los hu1spedes del hotel que reciben los servicios de comida y bebida, luego autorian que el monto por estos conceptos se cargue a sus cuentas, con el compromiso de realiar el pago posteriormente. +a administracin establece que estos clientes deben tener activa Kuna cuenta hu1spedL para garantiar el pago de sus consumos. "Dlujograma N; #2)
6lu7ogra+a n8 1?. /roceso para registrar la !enta de ali+entos , bebidas cargada a la cuenta hu
.2.:.
Re gis tro de la !e nt a de otr os se r!i cio s co + ple+entarios.
Algunos hoteles cuentan
en
sus
instalaciones
con
servicios
complementarios que representa otros ingresos, y le permite satisfacer las necesidades de sus hu1spedes o clientes que necesiten de estos servicios. Entres ellos se encuentra los servicios de fa4 e internet, transporte "ta4i o turístico), tambi1n ofrece en alquiler sus instalaciones para eventos, reuniones, conferencias, seminarios, cursos, convenciones, entre otras.
.2.:.1. )enta del ser!icio tele(nico@ (a' e internet. Estos servicios prestados por el hotel buscan hacer m-s grata la estancia de los hu1spedes en el mismo, el cual genera una fuente de ingreso constante para la organiacin. Esta operacin viene determinada por el consumo de uno de estos servicios por parte del hu1sped con la obligacin de cancelar la tarifa establecida por el hotel. +a venta de los servicios de tel1fono, fa4 e internet establecidas por la administracin del hotel son de dos tipos' al contado y cargada a la cuenta hu1sped. El proceso de estas ventas se mostrar- en t1rminos generales para la venta al contado y cargada a la cuenta hu1sped. "Dlujograma N; ##)
6lu7ogra+a n8 11. /roceso para registrar la !enta del ser!icio tele(nico@ (a' e internet al contado , cargada a la cuenta hu
.2.:.2. )enta del ser!icio de transporte. El servicio de transporte que presta el hotel a los hu1spedes. =iene como objeto brindarles la facilidad y comodidad de poder trasladarse. Este servicio se presta con unidades de ta4is y de transporte turístico "coaster) a aquellos turistas y agencia de viajes que a si lo requieran. +as ventas de este servicio de ta4i o transporte turístico, establecida por la administracin del hotel, son de dos tipos' al contado y cargada a la cuenta hu1sped. "Ane4o N; F) *ara el proceso de registro de la venta del servicio de transporte, se mostrar- en t1rminos generales para la venta al contado y cargada a la cuenta hu1sped. "Dlujograma N; #()
6lu7ogra+a n8 12. /roceso para registrar la !enta del ser!icio transporte al contado , cargada a la cuenta hu
.2.:.3. Al9uiler de las instalaciones. En algunos hoteles el alquiler de las instalaciones para eventos y actividades recreacionales, constituyen una fuente constante de ingreso
para la organiacin "Dlujograma N; #). Estas facturaciones vienen dadas a trav1s de los depsitos que realian los clientes, para garantiar el alquiler de las instalaciones.
6lu7ogra+a n8 13. /roceso para registrar el al9uiler de las instalaciones
.2.;. Registro contable de los ingresos. En la mayoría de hoteles por la cantidad de transacciones que se originan día a día, maneja libros au4iliares los cuales permiten registrar las operaciones que se repiten con demasiada frecuencia, lo cual se hace para descongestionar y reducir el volumen de trabajo en el libro diario principal y mayor principal. +os diarios au4iliares registran las operaciones específicas, día por día y desde ellos se pasa los asientos a los respectivos mayores au4iliares, tambi1n día por día. Al final del mes, se totalian los diarios au4iliares y se efect6a un pase a diario principal mediante un asiento resumen por dichos totales, con cargo o abono a la cuenta gen1rica de control. 7e esta forma, las cuentas de control en el libro mayor principal, muestran los saldos iguales a los de los libros au4iliares al final de cada período contable. Ahora bien, los rea de
Auditoría
de
!ngresos
de hoteles , se presentar-n seg6n las
transacciones contables que se generen por los distintos conceptos de operaciones del hotel. *ara el registro de las ventas de habitaciones se emplea el +ibro 7iario de !ngresos, el cual debe estar dise5ado de manera que sea f-cil el registro de la informacin contable, de igual forma este diario sirve de soporte de los ingresos. 8na ve revisada y verificada toda la informacin, el administrador procede a registrar las ventas de habitacin. Con el propsito de registrar la apertura de la cuenta hu1sped realia el siguiente asiento'
N; de Cuenta
7escripcion
7ebe
4.4.44.444.444 Ca a *rici al
Cuenta u1sped
4.4.44.444.444
aber
*ara registrar Ienta de abitaci.n al Contado
*ara el registro de la venta por adelantado "
7escripcion
aber
4.4.44.444.444 Ca a *rici al 4.4.44.444.444
7ebe
7ep.sito recibido por reservacin *ara registrar venta por reservacin
Al momento de cancelar alguna diferencia cuando se tiene un depsito de reservacin, se registra así' N; de Cuenta
7escripcion
7ebe
4.4.44.444.444 Ca a *rinci al
4.4.44.444.444 7ep.sito recibido por reservacin
4.4.44.444.444
aber
Cuenta u1sped
*ara registrar cancelaci.n de diferencia en dep.sito de reservacin
Con la finalidad de registrar la apertura de cuenta en cr1dito se realia el siguiente asiento' N; de Cuenta
7escripcion
4.4.44.444.444 Cuenta Ciudad 4.4.44.444.444
7ebe
aber
Cuenta u1sped
*ara registrar apertura de cuenta a cr1dito.
+as ventas de alimentos y bebidas del hotel pueden ser de contado o cargada a la cuenta hu1sped. En la primera, el restaurant realia los comprobantes "factura) de todos aquellos consumos de comida y bebidas que los clientes decidan pagar de contado. Esta factura es enviada junto con la comandera del restaurant a la recepcin, donde se realia la cancelacin
del servicio. El asiento contable realiado para reflejar esta venta es realiado por el administrador de la siguiente forma' N; de Cuenta
7escripcion
4.4.44.444.444 Ca a *rinci 4.4.44.444.444
7ebe
aber
al
Ienta de alimentos y bebidas
*ara registrar la venta de alimentos y bebidas de contado.
Cuando la venta de alimentos y bebidas se carga a la cuenta del hu1sped, se contabilia en el siguiente asiento' N; de Cuenta
7escripcion
4.4.44.444.444 Cuenta 4.4.44.444.444
u1s ed
7ebe
aber
Ienta de alimentos y bebidas
*ara registrar la venta de alimentos y bebidas cargada a la cuenta hu1sped.
*ara registrar la venta de los servicios complementarios del hotel se realian de la siguiente manera' N; de Cuenta
7escripcion
4.4.44.444.444 Ca a *rinci 4.4.44.444.444 Cuenta
7ebe
aber
al
u1sped
4.4.44.444.444
Ienta de telefono, fa4 e internet
4.4.44.444.444
Ienta del servicio de transporte
*ara re istrar la venta de servicios al contado o car ado a la cuenta
Con la finalidad de registrar los ingresos obtenidos por el alquiler de las instalaciones del hotel, el administrador realia el siguiente asiento' N; de Cuenta
7escripcion
4.4.44.444.444 Caja *rincipal o
Ganco
7ebe
aber
4.4.44.444.444
!ngresos por Alquiler
*ara registrar los ingresos por el alquiler de las instalaciones.
Es importante destacar la necesidad que tiene el hotel de registrar el movimiento diario de la cuenta hu1sped, ya que se tiene que determinar el acumulado de la cuenta por cobrar al cliente. =ambi1n, es necesario mencionar que el recepcionista nocturno es el encargado de recopilar toda la informacin, organiarla, clasificarla y hacer una reconciliacin de los diferentes cargos de la cuenta hu1sped con su respectiva cancelacin. +o que le facilita al auditor de ingresos determinar los montos correctos y clasificados de los ingresos que percibe el hotel. 3. 6A# ). COM/ARACIN D# 0O /ROC#DIMI#NTO D#
AUDITORIA D# INR#O CONTRO0
INT#RNO
A/0ICADO #N #0 R#ITRO CONTA-0# D#
0O1
INR#O D# 0O *OT#0# CON 0A T#ORBA #C/U#1TA1.
+uego de haber realiado la descripcin de los pasos establecidos en el procedimiento de la auditoría de ingresos y control interno aplicados a los registros contables de los ingresos de los oteles, se proceder- a comparar y analiar cada uno de estos procedimientos, con lo establecido en el Manual de Contabilidad otelera del !.N.C.E. Este manual representa una base terica primordial dentro de las empresas hoteleras del país, ya que este fue realiado por !nstituto de Capacitacin =urística "!NCE9C<*=8
descritos anteriormente para el registro contable de los ingresos del hotel y lo establecido en el Manual de Contabilidad otelera del !.N.C.E. *ara ello, el autor mostrar- las observaciones de la teoría con la realidad del hotel utiliando cuadros comparativos.
:.1. /rocedi+ientos de Auditor&a de Ingresos , Control Interno Aplicados en el Registro Contable con el Manual de Contabilidad*otelera del I.N.C.#. acti!idad /roceso Auditor&a Nocturna
Teor&a del +anual de contabilidad hotelera de El Auditor octurno comiena su trabajo un poco m-s tarde de de las ## p.m., ya que es cuando llegan a la caja de
recepcin los 6ltimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de A y G. =odos estos comprobantes llegan a la caja de la recepcin El Auditor octurno primero registra en la cuenta ciudad y hu1spedes, los cargos o abonos que se encuentren pendientes o que reciba hasta el momento del cierre diario de los servicios del hotel. 0i descubre cargos sin comprobantes, en alg6n -rea el auditor nocturno lo asienta anotando Ksin comprobanteL e informa al auditor de ingresos por medio de un memor-ndum /roceso de El Auditor octurno ingresa los cargos por concepto de Auditor&a Nocturna habitacin en las cuentas de los hu1spedes btiene un pre9balance de los montos totales que arroja la m-quina registradora de
/roceso Auditor&a Ingresos
de de
/roceso Registro Ingresos
de los
de
ingresos en funcin de la informacin reunida por el Auditor Nocturno. *ara las habitaciones se verifica que las habitaciones que aparecen en el reporte de auditoría nocturna concuerden con el reporte de habitacin. 0e debe verificar el total de entradas de habitaciones como de personas y compararlo con lo relacionado en llegadas del reporte de habitaciones? lo mismo ocurre con el total de salidas del reporte. E4aminar que el n6mero de habitaciones ocupadas emitidas por el reporte de Ama de 'laves sea igual a lo reportado en la auditoría nocturna y el reporte de habitaciones de recepcin. +os reportes de Ama de 'laves son remitidos al auditor de ingresos indicando el n6mero de habitaciones ocupadas. 0e revisa lo que relaciona el recepcionista nocturno en cuanto a habitaciones ocupadas y n6mero de personas alojadas corresponden a la revisin física de la habitacin que realian las supervisoras de piso. En Alimentos y -ebidas !nicia el chequeo verificando que los reportes de cajeros est1n debidamente elaborados? es decir, que los cargos y la suma est1n bien relacionadas. 0e confronta cada cheque de consumo con la respectiva comanda, revisando los precios registrados y si 1stos corresponden a la carta, centro de facturacin. Esta rutina debe aplicarse para cada cheque de consumo que soporta el reporte de cajeros. 0e verifica el consecutivo de los cheques de consumo relacionados con el reporte de cajeros? de esta forma confirma que todo cheque de consumo que haya sido elaborado se relacion en el reporte de cajeros y registrados en la m-quina. =ambi1n se verifica si lo que se factur realmente se carg como cuenta por cobrar o venta al contado. Esta revisin se realia constatando que el total de la columna del hu1sped de cada centro de facturacin, en el reporte diario de ventas de A y G, sea igual a lo registrado por el auditor nocturno en el movimiento y saldo correspondiente a cada rubro? es decir, restaurante, bar, cafetería. Adem-s, debe verificar que el total de lo asentado en contado y tarjeta de cr1dito coincidan con los resultados arrojados por las cintas de autoría de la m-quina registradora de cada centro de facturacin. +as ventas a contado deben corresponder a las registradas en el libro diario de ventas. Este movimiento es la traslacin de caja general a bancos. *ara el registro de depsitos 9cr1ditos se toma de la planilla de ingresos, depsitos pagados. 0e debe especificar los depsitos por reservas de habitacin y por eventos. En el caso del registro de otros ingresos se toma del resumen de caja principal de aquellas transacciones específicas, no muy frecuentes, que no se consideran que deban ser registradas en el libro diario de ventas, por comisiones o participaciones.
