Auditoria Al Area de Ventas

SOCIEDAD AUDITORA: ¨ LAM & ASOCIADOS”

EMPRESA: FULL FERRETERIA S.A.C

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO FACULTA FACUL TAD D DE CIENCIAS CONTA CONTABLES BLES Y ADMNISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES

TRABAJO DE INVESTIGACION CURSO: AUDITORIA DE GESTION Y SISTEMAS DOCENTE: DR.CPC GUSTAVO TORRES ORIHUELA TEMA: AUDITORIA A LA EMPRESA COMERCIAL FULL FERRETERIA S.A.C PRESENTADO POR:     

DELGADO ARENAS, Leydi Lucia HUAMANI QUISPE, Noemi Araceli MAMANI CENTON, María Angélica MAMANI QUISPE, Edith Mayumi MENDOZA QUISPE, Marilyn

SEMESTRE: IX GRUPO: B



TEORIA DEL AREA A AUDITAR 1. AUDITORIA DE VENTAS

1.1.

Concepto de Auditoria de Ventas Una auditoria de ventas es un examen detallado, sistemático, independiente y periódico del entorno de ventas de una empresa, así como sus objetivos, estrategias y actividades, con un enfoque que pretende determinar áreas problemáticas y oportunidades y sugerir un plan de acción para mejorar la eficiencia de ventas de la empresa. La auditoría de ventas es un estudio de los resultados monetarios en volumen de las ventas por producto, territorio de ventas, por vendedores/as, y a veces por clientes /as; el análisis de ventas nos suministra respuestas en cuanto a lo que se ha venido en cada uno de los departamentos y que productos particularmente, brindando información de quien fue el comprador y se toma como base de comparación los registros de la empresa en cada uno de los epígrafes y las cifras pronosticadas que fueron incluidas en la planeación de ventas.

1.2.

Características de la Auditoría de Ventas 

Detallada: La auditoría de ventas cubre todas las principales actividades de ventas de una empresa y no solo aspectos problemáticos de tal forma suele ser más eficaz para localizar el verdadero origen de los problemas de la empresa.



Sistemático: la auditoria de ventas involucra una secuencia ordenada de etapas de diagnóstico que cubren el entorno de la empresa, los objetivos y estrategias de las ventas, sistemas, sistemas y actividades de ventas específicos.



2. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1.

ANTECEDENTES

2.1.1. Base Legal FULL FERRETERIA S.A.C., se constituyó en la ciudad de Juliaca a los dieciséis días del mes de septiembre de 2011, como una empresa

comercial

de

Sociedad

Anónima

Cerrada

de

nacionalidad peruano sujeta a las normas y leyes de la República del Perú que tiene su domicilio en la ciudad de Juliaca, Para otorgar la escritura de constitución comparecieron los señores, Gustavo Álvarez Mamani, Luis Enrique Guzmán, Maricela Vargas Mendes, y el señor Francisco Jiménez Robles todos de nacionalidad peruano. La Compañía se constituyó con el objeto de dedicarse a la comercialización de materiales de construcción y ferretería en general. La empresa se encuentra ubicado en la ciudad de juliaca Av. Circunvalación N° 500

MISION Una empresa dedicada a la comercialización eficiente de materiales de construcción incursionando en varias líneas y familias de productos, brindando a sus clientes un servicio de excelencia; contribuyendo con esfuerzo, entusiasmo, para ser líderes en un mercado competitivo y de esta manera apoyar al progreso y desarrollo de la sociedad.

VISION Nuestra visión y reto, es ser un proveedor ferretero eficaz en cuanto a la atención al cliente mediante la innovación de las instalaciones existentes para un mayor acceso a los productos, fortaleciendo cada una de las líneas comerciales que manejamos.



2.1.2. Objetivos de la empresa 

Alcanzar la fidelidad de nuestros clientes y colaboradores en un entorno laboral que permita un desarrollo eficiente.



Satisfacer a nuestro consumidores brindándoles productos de calidad, aspirando siempre entre los mejores



Ofrecer materiales con precios accesibles y económicos.



Trabajar por la satisfacción de nuestros clientes.





PLAN DE AUDITORIA DE GESTION DE VENTAS DE LA EMPRESA FULL FERRETERIA S.A.C A. ORIGEN DE LA AUDITORIA -

¿Quién lo convoco? La empresa Comercial FULL FERRETERIA S.A.C

-

¿Qué tipo de auditoría? Auditoría de Gestión del área de Ventas

-

¿Qué áreas solicitan que revisemos? Nos solicita la revisión del Área de Ventas

B. RESULTADO DE LA REVISION DEL CONTROL INTERNO EVALUACION GLOBAL AREA DE VENTAS De acuerdo a la evaluación realizada de control interno a la empresa FULL FERRETERIAS S.A.C podemos verificar que existe una gestión eficiente, representando el 62% de aceptación (con 24% de Bueno y 38% de regular) de como se ha ido realizando las metas y objetivos planteados por la empresa y el debido cumplimiento de ellas, no desmereciendo que existe un 38% de ineficiencias en algunas elementos que significan y pueden ser de riesgo para la empresa.

EVALUACION POR CADA ELEMENTO 

PLANEAMIENTO: En la evaluación al elemento de planificación se refleja un 43% de aceptación (con un 14% de lo bueno y 29% regular), con logros eficientes dentro de los objetivos propuestos por la empresa, esto significa que no existe buena organización desde la Gerencia,



resultado negativo, frente a un 57% de ineficiencia en aspectos muy relevantes. Se puede concluir que la empresa no tiene buenas políticas para realizar sus planes de acción, para hacer frente a los problemas que puedan presentarse. 

CONTROL: En la evaluación al elemento de control refleja el 100% de aceptación (con un 33% de bueno y 67% de regular), con logros eficientes dentro de los objetivos propuestos por la empresa, esto significa que existe una buena organización, resultando negativo, frente a un 0% de ineficiencia. Se puede concluir que la empresa maneja de forma adecuada el control mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la ejecución de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.



ORGANIZACIÓN: En la evaluación al elemento de organización se refleja un 50% de aceptación, con logros eficientes dentro de los objetivos propuestos por la empresa, esto significa que no existe una buena organización desde Gerencia, resultado negativo frente a un 50% de ineficiencia en aspectos muy relevantes. Se puede concluir que en la empresa la organización es ineficiente los cuales no ayudan a conocer y establecer el manual de funciones de manera adecuada.



DIRECCION: En la evaluación al elemento de dirección se refleja un 50% de aceptación, con logros no muy eficientes dentro de los objetivos propuestos por la empresa, esto significa que no hay buena ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, ni mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación,



comunicación y la supervisión, resultando negativo, frente a un 50% de ineficiencia en aspectos muy relevantes. Se puede concluir que la dirección en la empresa es deficiente debido al mal manejo de capacitación al personal de venta e inexistencia de sistemas de incentivos y comisiones para los vendedores.

C. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA



ELEMENTO DE PLANEAMIENTO: Determinar las causas y soluciones de la inexistencia de estudio del mercado, sistema de publicidad, políticas de cobranza y entre otros puntos críticos.



ELEMENTO DE ORGANIZACION Determinar las causas y soluciones de manual de funciones y el orden que se maneja en el almacén.



ELEMENTO DE DIRECCION Determinar las causas y soluciones de las capacitaciones al personal de ventas y sistema de incentivos y comisiones.

D. ALCANCE(área) y METODOLOGIA (procedimientos) A UTILIZAR Evaluación de la estructura de control interno; verificando el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables a las empresas. Recomendar las medidas correctivas para la solución de las deficiencias encontradas en elemento de planeación, organización y dirección del área de ventas.

ELEMENTO DE PLANEAMIENTO



ALCANCE: 2016



METODOLOGIA



a) crecimiento de ventas anuales(comparación) b) cumplimiento de estrategias de expansión del negocio. c) público objetivo clientes potenciales. d) Conseguir indicios de política de mercadeo e) Número de actividades que se realizaron para incrementar las ventas. f) Revisar los plazos de crédito estipulados en políticas de comercialización y crédito. g) N° de ventas al crédito mensual y anual ,sus plazos h) Lista clientes con facturas pendientes de cobro i) Revisar el presupuesto de ventas calculado para este periodo.

ELEMENTO DE ORGANIZACION ALCANCE: 2016



METODOLOGIA



a. Verificar si hay un documento que contenga indicaciones de obligaciones y funciones b. Calculo de capacidad de almacén en N° de productos que puede almacenar el almacén, c. Técnica de acomodación de productos empleadas por el encargado de acomodación.(stock). d. Cronograma de capacitaciones al personal(pedirle al gerente información respecto a las capacitaciones del personal)

ELEMENTO DE DIRECCION



ALCANCE: 2016



METODOLOGIA



a) Cronograma de capacitaciones al personal(pedirle al gerente información respecto a las capacitaciones del personal) b) Indicios de programas de incentivos a los trabajadores o premios por sus méritos. c) Escala de sueldos del personal de venta Vs ventas alcanzadas por cada agente de ventas.

E. CRITERIOS DE AUDITORIA A AUDITARSE POR ELEMENTOS ELEMENTOS ELEMENTO DE PLANEAMIENTO

INDICADORES a) crecimiento de ventas anuales(comparación) b) cumplimiento de estrategias de expansión del negocio. c) público objetivo clientes potenciales. d) Conseguir indicios de política de mercadeo e) Número de actividades que se realizaron para incrementar las ventas. f) Revisar los plazos de crédito estipulados en políticas de comercialización y crédito. g) N° de ventas al crédito mensual y anual

,sus

plazos h) Lista clientes con facturas pendientes de cobro i) Revisar el presupuesto de ventas calculado para este periodo. a. Verificar si hay un documento que contenga

ELEMENTO DE ORGANIZACION

indicaciones de obligaciones y funciones b. Calculo de capacidad de almacén en N° de productos que puede almacenar el almacén, c. Técnica de acomodación de productos empleadas



por el encargado de acomodación.(stock).

a) Cronograma de capacitaciones al personal(pedirle

ELEMENTO DE DIRECCION

al

gerente

información

respecto

a

las

capacitaciones del personal) b) Indicios de

programas de incentivos a los

trabajadores o premios por sus méritos. c) Escala de sueldos del personal de venta Vs ventas alcanzadas por cada agente de ventas.

F. RECURSOS DE PERSONAL 

FIRMA: “ASOCIADOS LAM “



Auditores: Leydi Lucia Delgado Arenas, Marilyn Mendoza Quispe, Edith Mayumi Mamani Quispe, María Angélica Mamani Centón, Araceli Noemi Huamani Quispe.



Solicita la revisión de los elementos de: Planeamiento, Organización y Dirección.

G. ELEMENTOS CRITICOS SELECCIONADAS PARA LA AUDITORIA 1. ELEMENTO DE PLANEAMIENTO OBJETIVOS: Determinar las causas y soluciones del estudio del



mercado, sistema de publicidad, políticas de cobranza y entre otros puntos críticos. ALCANCE: 2016





CRITERIOS DE LA AUDITORIA A UTILIZAR: a. crecimiento de ventas anuales(comparación) b. cumplimiento de estrategias de expansión del negocio. c. público objetivo clientes potenciales. d. Conseguir indicios de política de mercadeo



e. Número de actividades que se realizaron para incrementar las ventas. f. Revisar los plazos de crédito estipulados en políticas de comercialización y crédito. g. N° de ventas al crédito mensual y anual ,sus plazos h. Lista clientes con facturas pendientes de cobro i. Revisar el presupuesto de ventas calculado para este periodo. 

FUENTE DE OBTENCION

INDICADORES

FUENTE

a. crecimiento de ventas anuales

Área de ventas historial de ventas. Área planeación: plan anual

b)cumplimiento de estrategias de Área administración o gerencia: plan expansión del negocio

estratégico de la empresa

c)público objetivo-nuestros clientes

Área: plan de negocio-segmentación de mercado.

d) Conseguir indicios de política de Área ventas: Marketing mercadeo. e) Número de actividades que se Área ventas: realizaron

para

incrementar

las Información de actividades

ventas f) Revisar los plazos de crédito Área gerencia: políticas de la empresa, estipulados

en

políticas

de reglamento.

comercialización y crédito g) N° de ventas al crédito mensual y Área ventas: reporte de ventas al crédito anual ,sus plazos h) Lista clientes con pendientes de cobro

mensuales, y anuales facturas Área contabilidad: registro de ventas Caja, estado de cuenta corriente.



i) Revisar el presupuesto de ventas Área de gerencia: presupuesto de ventas. establecido para ese periodo.



EQUIPO DE TRABAJO: “ ASOCIADOS LAM” AUDITORES: Leydi Lucia Delgado Arenas, Marilyn Mendoza Quispe, Edith Mayumi Mamani Quispe, María Angélica Mamani Centón, Araceli Noemi Huamani Quispe.

2. ELEMENTO DE ORGANIZACION OBJETIVOS: Determinar las causas y soluciones de manual de



funciones y el orden que se maneja en el almacén. ALCANCE: 2016





CRITERIOS DE LA AUDITORIA A UTILIZAR: a. Verificar si hay un documento que contenga indicaciones de obligaciones y funciones b. Calculo de capacidad de almacén en N° de productos que puede almacenar el almacén, c. Técnica de acomodación de productos empleadas por el encargado de acomodación.(stock). d. Cronograma de capacitaciones al personal(pedirle al gerente información respecto a las capacitaciones del personal)



FUENTE DE OBTENCION

INDICADORES a) Verificar

FUENTE si

hay

un Área de RR.HH.: manual de obligaciones y

documento que contenga funciones tentativas o reglamento de trabajo; indicaciones

de aun si es indicado de manera verbal.

obligaciones y funciones de los empleados



b) Calculo de N° de productos Área ventas: documento informativo acerca que puede

almacenar el de la capacidad del almacén de productos.

almacén.

c) Técnica de acomodación Área

ventas:

documento

informativo

de productos empleadas almacenero por

el

encargado

de Área gerencia o administrativa:

acomodación.




3. ELEMENTO DE DIRECCION OBJETIVOS: Determinar las causas y soluciones de las capacitaciones



al personal de ventas y sistema de incentivos y comisiones. ALCANCE: 2016





CRITERIOS DE LA AUDITORIA A UTILIZAR: a. Cronograma de capacitaciones al personal(pedirle al gerente información respecto a las capacitaciones del personal) b. Indicios de programas de incentivos a los trabajadores o premios por sus méritos. c. Escala de sueldos del personal de venta Vs ventas alcanzadas por cada agente de ventas.



FUENTE DE OBTENCION

INDICADORES

FUENTE

al



a) cronograma de capacitaciones al Área gerencia o administrativa: personal(pedirle información

al

gerente Información

respecto

a

de

cronograma

de

las capacitación y su aplicación.

capacitaciones del personal)

Área de RR.HH.: Programa de capacitación

b) Indicios

de

programas

de Área gerencia :

incentivos a los trabajadores o Información de existencia de algunas premios por su méritos

prácticas de

incentivos hacia el

personal de ventas, a causa de su buena labor.

Área RR.HH.: escala de sueldos Rendimiento de cada agente vendedor. c) Escala de sueldos del personal de venta Vs ventas alcanzadas por cada agente de ventas.




B.INFORMACION ADMINISTRATIVA. a) INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA INFORMES A EMITIR

FECHA DE ENTREGA

1

CARTA DE CONTROL INTERNO

22 JUNIO

2

INFORME DE AUDITORIA DE GESTION

28 JUNIO



b) ESTRUCTURA DEL INFORME A EMITIR. SINTESIS INTRODUCCION OBSERVACIONES RECOMENDACIONES    

PRESUPUESTO DE TIEMPO (HORAS DE TRABAJO) (35 DÍAS) DAL HQA MQM MCM MQM actividades planeamiento revisión de áreas criticas evaluación por áreas sobre(economía, eficiencia y efectividad)

total horas 40 30

40 30

40 30

40 30

40 30

200 150

25

25

35

30

35

150

elaboración del borrador del informe Resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones.

6

5

7

5

7

30

4

4

4

4

4

reunión preliminar

2

2

2

2

2

20 0 10

informe final

8

8

8

8

8

40

115 114

126

119

126

600

total horas (*)(ver: e) recursos de personal: código)

E. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (DEL 12 DE MAYO A 28 DE JULIO) ACTIVIDADES



ACTIVIDADES

revisión de áreas críticas

FECHAS

13 Mayo al 30 Mayo

evaluación por áreas sobre (economía, eficiencia y efectividad )

31 Mayo al 16 de Junio

elaboración del borrador del informe

17 Junio-20 Junio

resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones

21Junio-22 Junio

reunión preliminar

23 Junio.

entrega informe final

24 Junio-28 Junio





CUESTIONARIO

1. ¿Se cumplen los objetivos y metas previstos? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Si claro pero no siempre se llega a cumplir las metas y objetivos al 100% ya que en tiempo siempre se presentan imprevistos que evitan que los objetivos se cumplan.

2. ¿Se conoce las normas y procedimientos del departamento de ventas? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Para que un trabajador ingrese a trabajar en el área de ventas necesariamente tiene que conocer los procedimiento de las ventas pero no siempre se realizan como debe ser a veces se omiten ciertos procedimientos.

3. ¿La empresa realiza estudios de mercado? Si ( ) No (x) n/a ( ) explique su respuesta Bueno al parecer la empresa no realiza estudios de mercado porque hay mes que se genera buenas ventas como también otros meses las ventas son bajos esto debido a que se desconoce el movimiento del mercado.

4. ¿La empresa cuenta con políticas de ventas? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Como es de entender el área de ventas si tiene sus políticas a nivel general es decir engloba lo particular de las ventas.

5. ¿Existen en la empresa sistemas publicidad? Si ( ) No (x) n/a ( ) explique su respuesta Según lo que pude observar no se hacen publicidad para los productos pienso que no se hacen porque la empresa no cuenta con los recursos necesarios o tal vez los gerentes piensan que un aspecto no muy relevante.

6. ¿La empresa cuenta con las políticas de cobranza dentro del área de ventas? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Si contamos con políticas de cobranza pero al parecer los gerentes no lo establecieron de una manera adecuada ya que algunos aspectos dentro de estas



políticas no se entienden como por ejemplo hasta que tiempo se puede dar crédito a los clientes.

7. ¿Los presupuestos de ventas establecidos se cumplen? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Generalmente los presupuesto si llegan a cumplirse pero en esa ocasión las ventas que se pronosticaron no resultaron ser como era y es por ello que las ventas bajaron.

8. ¿Se envían los resúmenes de ventas al área de contabilidad? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Toda la información que se genera en el área de ventas se envía diariamente al área de contabilidad para que haya un mejor manejo y control de los productos que se venden.

9. ¿Existe un control en las sucursales de la empresa? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Si porque cada cierto tiempo las sucursales hacen llegar sus informes a la oficina central para un mejor control económico que realizan las empresas.

10. ¿Existe un adecuado control del stock en los almacenes de la empresa? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Si claro como cualquier empresa realizamos un control de los stocks pero no se realizan de forma eficiente ya que los almacenes no son los adecuados para poder controlar los productos.

11. ¿El área de ventas tiene un control sus clientes? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Como área encargada de las ventas claro que se tiene un registro de nuestros clientes que sirven de guía para realizar un control de créditos que se pueda dar a ciertos clientes

12. ¿Se realizan supervisiones a los procesos de ventas? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta La empresa tiene supervisores los cuales cada cierto vienen a verificar los procedimientos de las ventas para ver que se cumplan estos procesos establecidos por la empresa.



13. ¿Se realizan un control de la demanda de pedidos de los clientes? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Si claro para tener en cuenta cuanto de producto se debe de adquirir para luego venderlas y no sufrir de escases de productos al momento de vender a nuestros clientes

14. ¿Las remuneraciones del personal de ventas son adecuados? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Si claro pero no muchos trabajadores están conformes con la remuneración que se pagan ya que no es suficiente a la labor que se realiza en la empresa.

15. ¿La empresa tiene un manual de funciones en el área de ventas? Si ( ) No (x) n/a ( ) explique su respuesta No existe y es

por ello que las personas están haciendo una doble labor

ocupándose de diferentes actividades en la empresa y a consecuencia de esto es que a veces se genera cierto desorden.

16. ¿Existe un organigrama adecuado en la empresa? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta La empresa si cuenta con su organigrama pero no aparecen las áreas de soporte con las áreas principales.

17. ¿Los productos están ordenados adecuadamente en el almacén? Si ( ) No (x) n/a ( ) explique su respuesta Esto se debe a que las instalaciones de la empresa no son acorde para almacenar un producto y eso causa desorden en los almacenes y también en la información que se debe manejar de los productos.

18. ¿Se realizan capacitaciones al personal de ventas? Si ( ) No (x) n/a ( ) explique su respuesta Al parecer se tenía planificado las capacitación y la empresa no considero las capacitaciones para el personal de ventas no se sabe los motivos tal vez no hay recursos para realizar las capacitaciones

19. ¿Existe un adecuado ambiente laboral? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta Las personas que trabajamos dentro del área de ventas nos llevamos bien y a su vez nos entendemos en las labores que hace cada uno



20. ¿Existe una correcta c orrecta comunicación entre la gerencia gerenc ia y el personal del área de ventas? Si (x) No ( ) n/a ( ) explique su respuesta La comunicación por parte de la gerencia es buena porque siempre que vienen a nuestra área a verificar cómo van los procesos hay una buena forma de comunicación ya que los gerentes son bien sociables.

21. ¿La empresa emp resa cuenta cuen ta con un sistema de incentivos inc entivos y comisiones para p ara los vendedores? Si ( ) No (x) n/a ( ) explique su respuesta Actualmente no nos dan incentivos por la labor que realizamos y esto como que nos desmotiva ya que en las otras empresas existen incentivos comisiones y todo los demás



TABULACION DEL CUESTIONARIO EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA DE SISTEMAS ELEMENTOS PARA LA EVALUACION E VALUACION

¿Se cumplen los objetivos y metas previstos? ¿Se conoce las normas y procedimientos del departamento de ventas? ¿La empresa realiza estudios de mercado? ¿La empresa cuenta con políticas de ventas? ¿Existen en la empresa sistemas publicidad? ¿La empresa cuenta con las políticas de cobranza dentro del área de ventas? ¿Los presupuestos de ventas establecidos se cumplen? ¿Se envían los resúmenes de ventas al área de contabilidad? ¿Existe un control en las sucursales de la empresa? ¿Existe un adecuado control del stock en los almacenes de la empresa? ¿El área de ventas tiene un control sus clientes? ¿Se realizan supervisiones a los procesos de ventas? ¿Se realizan un control de la demanda de pedidos de los clientes? ¿Las remuneraciones del personal de ventas son adecuados? ¿La empresa tiene un manual de funciones en el área de ventas? ¿Existe un organigrama adecuado en la empresa? ¿Los productos están ordenados adecuadamente en el almacén? ¿Se realizan capacitaciones al personal de ventas? ¿Existe un adecuado ambiente laboral? ¿Existe una correcta comunicación entre la gerencia y el personal del área de ventas? ¿La empresa cuenta con un sistema de incentivos y comisiones para los vendedores? TOTAL

EXISTENCIA SI

NO

EVALUACION

TOTAL % BUENO REGULAR MALO

x

1

1

x

1

1

x x

1 1

1 1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

x

1

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x 5

8

1

1

8

21



HALLAZGOS DE AUDITORIA N°1 OBSERVACIONES SUMILLA Los estudios de mercado no se realizan

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que no se realizan investigaciones ni estudios de mercado lo cual influye negativamente en las ventas.

HALLAZGOS: CONDICION La Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C no realiza investigaciones ni estudios de mercado ya que estas no se encuentran dentro de las normas o políticas de la empresa y claramente esto repercute en el accionar del área de ventas.

CRITERIO La empresa debió establecer dentro de sus políticas realizar investigaciones y estudios de mercado y de esta manera manera permiten definir el tipo de clientes al que queremos llegar con nuestro producto, la ubicación ideal para abrir el negocio, el precio más conveniente, para que la empresa establezca

CAUSA Este problema se da porque la gerencia de la empresa no dio importancia al incluir planes de estudio de mercado y tampoco previó como esto puede afectar en las ventas de la empresa ya que no se tendrá un panorama claro sobre las necesidades de nuestros clientes al momento de adquirir un producto

EFECTO



Esta situación de no realizar investigaciones ni estudios de mercado trae como consecuencia la disminución de

las ventas de productos

y por ende la

rentabilidad de la empresa disminuye considerablemente.

HALLAZGOS DE AUDITORIA N°2 OBSERVACIONES SUMILLA Inexistencia de un sistema publicitario

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que cuentan con sistema publicitario es decir realizan el marketing en la empresa

HALLAZGOS: CONDICION La empresa no cuenta con un sistema publicitario con el cual promocionar los servicios y productos ofertados por la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C y por ende es un punto deficiente en el área de ventas ya que las ventas juega un papel crucial a la hora de aumentar el volumen de ventas.

CRITERIO La empresa Comercial Full Ferretería S.A.C debió establecer políticas dentro del área de ventas donde se establezca la necesidad de contar con un sistema publicitario que respalde el accionar del área de ventas y de esa manera lograr un buen anuncio con un mensaje directo dirigido a nuestro público objetivo y así mejorar la rentabilidad de la empresa.

CAUSA



Este problema se da porque en la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C. existe una gran carencia y descuido por parte de la gerencia y la falta de recursos. Situación que trae consigo el desconocimiento por parte de la comunidad y posibles compradores de los artículos y productos ofrecidos por la empresa.

EFECTO El no tener un adecuado sistema de publicidad en el que se pueda promocionar los servicios y productos ofertados, es muy preocupante, pues sin la publicidad el área de ventas no cumple eficiente sus laborares y por ende la empresa no crece ni cumplen sus metas económicas

HALLAZGOS DE AUDITORIA °3 OBSERVACIONES SUMILLA Inadecuadas políticas de cobranza

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que las políticas de cobranza son inadecuados y por ende se representas casos de que los clientes no pagan a tiempo sus obligaciones.

HALLAZGOS: CONDICION En base a la revisión exhaustiva que se realizó a los documentos y facturas se ha podido determinar que los clientes no pagan a tiempo sus obligaciones para con la empresa por lo tanto afecta directamente a los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan.

CRITERIO



La empresa debe establecer bien de manera adecuada sus políticas de cobranza y manejo

de cartera para evitar clientes morosos que no cumplan con lo

establecido por la empresa y por ende se evitan ciertas pérdidas para la empresa en caso de que no se paguen los créditos otorgados.

CAUSA Este problema se da a consecuencia de que la gerencia de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C no elaboró adecuadamente las políticas de cobranzas y ende se incumple las políticas por que no están bien establecidas y como resultado es que los clientes no pagan los créditos otorgados por la empresa.

EFECTO Al no tener una política bien establecida para las ventas a crédito y recuperación de cartera hace que los clientes no paguen dentro de los plazos establecidos sus deudas trae consigo la posibilidad de pérdidas económicas para la empresa.

HALLAZGOS DE AUDITORIA N°4 OBSERVACIONES SUMILLA Incumplimiento del presupuesto de ventas

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que no se ha llegado a cumplir con el presupuesto de ventas del año 2015 y a si disminuyendo las ventas.

HALLAZGOS: CONDICION



El Presupuesto de Ventas establecido por la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C para el ejercicio económico 2015, no se ha llegado a cumplir, bajando las ventas en comparación con el año anterior.

CRITERIO La Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C debió elaborar un presupuesto anual de ventas asentado en bases históricas reales, con revisiones mensuales para la elaboración de los correspondientes ajustes, de la misma manera se debió tener como fuente la cantidad que genera cada agente vendedor de la empresa.

CAUSA Este problema se da acusa de que la gerencia de la empresa no trabajo con datos reales históricos y a su vez también un factor importantes es que los vendedores bajaron su desempeño laboral y es por ello que al ejercicio actual no se cumplió con el presupuesto económico del 2015

EFECTO El no cumplir con el presupuesto de ventas establecido por la gerencia de la empresa claramente se tendrá como consecuencia disminución de la rentabilidad o utilidad esperada y esto puede generar

que se recorte el personal en la

empresa ya que no se generó el dinero que se esperaba



HALLAZGOS DE AUDITORIA N°5 OBSERVACIONES SUMILLA Falta de un manual de funciones

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que no existe un manual de funciones para el personal en el área de ventas y por ende el desempeño de los trabajadores es deficiente.

HALLAZGOS: CONDICION Los empleados de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C realizan múltiples funciones debido a que no cuentan con un manual de funciones en donde especifique las obligaciones de cada uno, tal es el caso del Sr. Walter Carmona que aparte de desempeñarse como vendedor del almacén también maneja la bodega y hace la gestión para el cobro de la mercadería vendida a crédito.

CRITERIO La empresa debió establecer un manual de funciones adecuados para los trabajadores en el área de ventas de la empresa y de esta manera evitar la duplicidad de trabajo y pérdida de tiempo en las actividades de la empresa

CAUSA Tal situación se debe por el desconocimiento de la Gerencia de la empresa del talento humano, así como al descuido de la gerente en elaborar y socializar un manual de funciones. El no rectificar dicha situación conlleva a que exista una



duplicidad de funciones, mal clima laboral y a pérdidas de tiempo de los empleados al realizar más de una actividad al mismo tiempo EFECTO En tal caso, la falta de la dirección del talento humano hace que los empleados no cumplan su trabajo a cabalidad, pues direccionan sus esfuerzos a diferentes áreas de la empresa sin concretarse en una sola actividad, a su vez, se generan diversos desacuerdos por la falta de información oportuna.

HALLAZGOS DE AUDITORIA N°6 OBSERVACIONES SUMILLA Almacenes inadecuados

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que los almacenes son inadecuados para el almacenamiento de los productos y artículos y además cabe recalcar que no existe un control de la mercadería fisca disponible que sea de ayuda al área de ventas.

HALLAZGOS: CONDICION El almacén no se encuentra ordenada, además no se distribuye bien la capacidad instalada de la infraestructura de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C lo cual es imposible hacer un buen almacenamiento de los productos y artículos de la ferretería y a su vez esta acción obstruye un buen desarrollo del área de ventas al momento de atender a nuestros clientes.

CRITERIO



El gerente debe contratar a una persona que se encargue del área de almacenamiento especialmente y también elaborar un manual de almacenamiento y operación de bodega, utilizar la infraestructura disponible, organizar y arreglar la bodega y, finalmente, dotar de la respectiva señalización al área en cuestión y a asi evitando contratiempo en el área de ventas.

CAUSA Este problema se da a consecuencia de la gerencia de la empresa no tomo en cuenta ciertos aspectos como la falta de una persona exclusivamente encargada del área de almacenamiento, lo cual trae consigo a que no se utilice el espacio disponible adecuadamente, a las pérdidas o robos de mercadería, al deterioro de mercadería y objetos, así como al retraso en la entrega de productos

EFECTO Al contar con una bodega en completo desorden se corre el riesgo de atrasarse en las entregas ya que resulta difícil encontrar determinados artículos, , además de que no se tiene un control de la mercadería física disponible, originándose con todo ello el riesgo de tener pérdidas significativas en la empresa y así mismo ofrecer un mal servicio a nuestros clientes.

HALLAZGOS DE AUDITORIA N°7 OBSERVACIONES SUMILLA Trabajadores no capacitados

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró que no se realizan las capacitaciones establecidas, incumpliendo el plan estratégico de la empresa.



HALLAZGOS: CONDICION Las capacitaciones planificadas para el personal del área de ventas no se realizaron, contradiciendo a lo establecido en la planificación estratégica de la Empresa Comercial Full Ferretería donde se fijó como uno de los objetivos para el 2010 el capacitar en su totalidad a los colaboradores, trabajadores de la empresa.

CRITERIO La Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C debió de cumplir con el plan estratégico capacitacitando a los empleados de una manera eficiente ya que de esta manera se eleva el nivel de profesionalismo mediante sus formaciones para el personal de la empresa que los mismos redundan en beneficios para la empresa

CAUSA Este problema se da a consecuencia del descuido y desconocimiento por parte de los gerentes de las ventajas de las capacitaciones, que a su vez contribuyen al desarrollo personal y profesional de los empleados enfocada en aspectos transcendentales para el negocio y para el incremento de ventas como son: atención al cliente marketing, y técnicas de venta.

EFECTO El no contar con un personal capacitado trae desventajas a la empresa ya que los trabajadores no se desempeñan bien las labores designadas ocasionando una disminución en la rentabilidad de la empresa como resultado futuro perdida de clientes. .



HALLAZGOS DE AUDITORIA N°8 OBSERVACIONES SUMILLA Falta de un plan de incentivos y comisiones

PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION En la auditoría realizada a la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C se encontró la inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los vendedores de la empresa.

HALLAZGOS: CONDICION No se ha planificado un sistema establecido de incentivos y comisiones para los vendedores de la empresa lo cual afecta directamente en el mal desempeño de los trabajadores y por ende afecta en una mala atención a nuestros clientes y a si bajando las ventas de la empresa.

CRITERIO La empresa debió establecer una tabla de comisiones de carácter progresivo, es decir, que a menor volumen de venta menor comisión y a mayor volumen, mayor comisión. Los porcentajes deben partir del promedio de los precios con que son comprados los productos a las distribuidoras.

CAUSA Esto se da a consecuencia del desinterés por parte de los gerentes de la empresa por no incentivar económicamente a sus colaboradores lo cual perjudica en el rendimiento eficiente de los trabajadores lo conlleva a que exista una desmotivación y por ende una disminución de las ventas.

EFECTO



La inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los vendedores conlleva a que exista una desmotivación para los empleados de la empresa y por ende una disminución de las ventas



III. INFORME DE AUDITORIA DE GESTION DEL AREA DE VENTAS EMPRESA COMERCIAL FULL FERRETERIA S.AC

NOMBRE:

FULL FERRETERIA S.A.C

DIRECCION: AV.

CIRCUNVALACION N° 500

PERIODO DE EJECUCION: “13

MAYO – 28 JUNIO 2016”

EJECUTADO POR: “LAM & ASOCIADOS”

AUDITORES:

11. 12. 13. 14. 15.

DELGADO ARENAS LEYDI LUCIA MAMANICENTON MARIA ANGELLICA MAMANI QUISPE EDITH MAYUMI MENDOZA QUISPE MARILYN HUAMANI QUISPE ARACELI NOHEMI



INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE VENTAS SINTESIS Según la auditoría realizada en el Área de Ventas a la empresa FULL FERRETERÍA S.A.C., realizada en los periodos del 13 de ma yo al 28 de junio del 2016, observamos los siguientes elementos críticos: Planeamiento, organización y dirección, de los cuales se encontraron las siguientes deficiencias: 1. Los estudios de mercado no se realizan 2. Inexistencia de un sistema publicitario 3. Inadecuadas políticas de cobranza 4. Incumplimiento del presupuesto de ventas 5. Falta de un manual de funciones en el área de ventas 6. Almacenes inadecuados 7. Trabajadores no capacitados 8. Falta de un plan de incentivos y comisiones Para lo cual se recomienda lo siguiente:

1. Se recomienda realizar estudio de mercado, para analizar a los clientes y a los competidores de la empresa.

2. Se recomienda invertir en los medios publicitarios más idóneos en precios y públicos objetivo

3. Evaluar y reestructurar las políticas de crédito y cobro establecidas en la empresa y capacitar al personal del área de créditos y cobranzas.

4. Se recomienda elaborar un presupuesto anual de ventas asentado en bases históricas reales, con revisiones mensuales. De la misma manera se elaborará un presupuesto individual para cada agente vendedor.

5. Se recomienda al gerente, elaborar un manual de funciones y,



consecuentemente, socializarlo entre cada uno de los colaboradores.

6. Contratar una persona que se encargue exclusivamente del área de almacén, y elaborar un manual de almacenamiento donde este reglamentado la utilización de la infraestructura disponible correctamente, organizar los productos adecuadamente.

7. Establecer programas de capacitación para todo el personal en especial para el personal de ventas de la empresa.

8. Establecer una tabla de comisiones de carácter progresivo para el personal de ventas es decir, que a menor volumen de venta menor comisión y a mayor volumen, mayor comisión.

INTRODUCCIÓN La empresa FULL FERRETERÍA S.A.C. nos convocó para realizar una Auditoría de Gestión al Área de Ventas y por ende se aplicarán los procedimientos adecuados y necesarios para evaluar los aspectos críticos que se encuentran en esta área. Así mismo cabe recalcar que la empresa cuenta con las siguientes áreas como: Finanzas, Ventas Servicio Técnico, Logística y Sistemas; en este caso se evaluará el área de ventas de la empresa. Por ello la función que se desempeñará será de mucha importancia para la evaluación del área, teniendo en cuenta que los efectos que se tendrá en el área mejorará de forma apreciable el desempeño de la entidad. El objetivo principal de la presente auditoría es plantear medidas para obtener una ventaja competitiva ante la competencia, ofreciendo productos con altos estándares de calidad y así posicionarse como líderes en el mercado.



La Empresa FULL FERRETERÍA S.A.C. tiene sus orígenes, el 28 de marzo del 2001, se creó con la finalidad de ofrecer a la población de Juliaca, la oportunidad de adquirir productos de buena calidad y con precios que los vuelvan asequibles a todos, decide ofrecer a su clientela productos como lubricantes y artículos de ferretería, tanto en el local como a domicilio, siempre considerando y brindando el mejor servicio y trato a los clientes.

OBSERVACIONES (HALLAZGOS) 1. LOS ESTUDIOS DE MERCADO NO SE REALIZAN CONDICION La Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C no realiza investigaciones ni estudios de mercado ya que estas no se encuentran dentro de las normas o políticas de la empresa y claramente esto repercute en el accionar del área de ventas.

CRITERIO La empresa debió establecer dentro de sus políticas realizar investigaciones y estudios de mercado y de esta manera permiten definir el tipo de clientes al que queremos llegar con nuestro producto, la ubicación ideal para abrir el negocio, el precio más conveniente, para que la empresa establezca

CAUSA Este problema se da porque la gerencia de la empresa no dio importancia al incluir planes de estudio de mercado y tampoco previó como esto puede afectar en las ventas de la empresa ya que no se tendrá un panorama claro sobre las necesidades de nuestros clientes al momento de adquirir un producto

EFECTO Esta situación de no realizar investigaciones ni estudios de mercado trae como consecuencia la disminución de

las ventas de productos

rentabilidad de la empresa disminuye considerablemente.

y por ende la



2. INEXISTENCIA DE UN SISTEMA PUBLICITARIO CONDICION La empresa no cuenta con un sistema publicitario con el cual promocionar los servicios y productos ofertados por la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C y por ende es un punto deficiente en el área de ventas ya que las ventas juega un papel crucial a la hora de aumentar el volumen de ventas.

CRITERIO La empresa Comercial Full Ferretería S.A.C debió establecer políticas dentro del área de ventas donde se establezca la necesidad de contar con un sistema publicitario que respalde el accionar del área de ventas y de esa manera lograr un buen anuncio con un mensaje directo dirigido a nuestro público objetivo y así mejorar la rentabilidad de la empresa.

CAUSA Este problema se da porque en la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C. existe una gran carencia y descuido por parte de la gerencia y la falta de recursos. Situación que trae consigo el desconocimiento por parte de la comunidad y posibles compradores de los artículos y productos ofrecidos por la empresa.

EFECTO El no tener un adecuado sistema de publicidad en el que se pueda promocionar los servicios y productos ofertados, es muy preocupante, pues sin la publicidad el área de ventas no cumple eficiente sus laborares y por ende la empresa no crece ni cumplen sus metas económicas.

3. INADECUADAS POLÍTICAS DE COBRANZA CONDICION En base a la revisión exhaustiva que se realizó a los documentos y facturas se ha podido determinar que los clientes no pagan a tiempo sus obligaciones para con la



empresa por lo tanto afecta directamente a los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan.

CRITERIO La empresa debe establecer bien de manera adecuada sus políticas de cobranza y manejo

de cartera para evitar clientes morosos que no cumplan con lo

establecido por la empresa y por ende se evitan ciertas pérdidas para la empresa en caso de que no se paguen los créditos otorgados.

CAUSA Este problema se da a consecuencia de que la gerencia de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C no elaboró adecuadamente las políticas de cobranzas y ende se incumple las políticas por que no están bien establecidas y como resultado es que los clientes no pagan los créditos otorgados por la empresa.

EFECTO Al no tener una política bien establecida para las ventas a crédito y recuperación de cartera hace que los clientes no paguen dentro de los plazos establecidos sus deudas trae consigo la posibilidad de pérdidas económicas para la empresa.



4. INCUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS CONDICION El Presupuesto de Ventas establecido por la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C para el ejercicio económico 2015, no se ha llegado a cumplir, bajando las ventas en comparación con el año anterior.

CRITERIO La Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C debió elaborar un presupuesto anual de ventas asentado en bases históricas reales, con revisiones mensuales para la elaboración de los correspondientes ajustes, de la misma manera se debió tener como fuente la cantidad que genera cada agente vendedor de la empresa.

CAUSA Este problema se da acusa de que la gerencia de la empresa no trabajo con datos reales históricos y a su vez también un factor importantes es que los vendedores bajaron su desempeño laboral y es por ello que al ejercicio actual no se cumplió con el presupuesto económico del 2015

EFECTO El no cumplir con el presupuesto de ventas establecido por la gerencia de la empresa claramente se tendrá como consecuencia disminución de la rentabilidad o utilidad esperada y esto puede generar

que se recorte el personal en la

empresa ya que no se generó el dinero que se esperaba



5. FALTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES CONDICION Los empleados de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C realizan múltiples funciones debido a que no cuentan con un manual de funciones en donde especifique las obligaciones de cada uno, tal es el caso del Sr. Walter Carmona que aparte de desempeñarse como vendedor del almacén también maneja la bodega y hace la gestión para el cobro de la mercadería vendida a crédito.

CRITERIO La empresa debió establecer un manual de funciones adecuados para los trabajadores en el área de ventas de la empresa y de esta manera evitar la duplicidad de trabajo y pérdida de tiempo en las actividades de la empresa

CAUSA Tal situación se debe por el desconocimiento de la Gerencia de la empresa del talento humano, así como al descuido de la gerente en elaborar y socializar un manual de funciones. El no rectificar dicha situación conlleva a que exista una duplicidad de funciones, mal clima laboral y a pérdidas de tiempo de los empleados al realizar más de una actividad al mismo tiempo

EFECTO En tal caso, la falta de la dirección del talento humano hace que los empleados no cumplan su trabajo a cabalidad, pues direccionan sus esfuerzos a diferentes áreas de la empresa sin concretarse en una sola actividad, a su vez, se generan diversos desacuerdos por la falta de información oportuna.

6. ALMACENES INADECUADOS CONDICION El almacén no se encuentra ordenada, además no se distribuye bien la capacidad instalada de la infraestructura de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C lo cual es imposible hacer un buen almacenamiento de los productos y artículos de



la ferretería y a su vez esta acción obstruye un buen desarrollo del área de ventas al momento de atender a nuestros clientes.

CRITERIO El gerente debe contratar a una persona que se encargue del área de almacenamiento especialmente y también elaborar un manual de almacenamiento y operación de bodega, utilizar la infraestructura disponible, organizar y arreglar la bodega y, finalmente, dotar de la respectiva señalización al área en cuestión y a asi evitando contratiempo en el área de ventas.

CAUSA Este problema se da a consecuencia de la gerencia de la empresa no tomo en cuenta ciertos aspectos como la falta de una persona exclusivamente encargada del área de almacenamiento, lo cual trae consigo a que no se utilice el espacio disponible adecuadamente, a las pérdidas o robos de mercadería, al deterioro de mercadería y objetos, así como al retraso en la entrega de productos

EFECTO Al contar con una bodega en completo desorden se corre el riesgo de atrasarse en las entregas ya que resulta difícil encontrar determinados artículos, , además de que no se tiene un control de la mercadería física disponible, originándose con todo ello el riesgo de tener pérdidas significativas en la empresa y así mismo ofrecer un mal servicio a nuestros clientes.

7. TRABAJADORES NO CAPACITADOS CONDICION Las capacitaciones planificadas para el personal del área de ventas no se realizaron, contradiciendo a lo establecido en la planificación estratégica de la Empresa Comercial Full Ferretería donde se fijó como uno de los objetivos para el 2010 el capacitar en su totalidad a los colaboradores, trabajadores de la empresa.

CRITERIO



La Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C debió de cumplir con el plan estratégico capacitacitando a los empleados de una manera eficiente ya que de esta manera se eleva el nivel de profesionalismo mediante sus formaciones para el personal de la empresa que los mismos redundan en beneficios para la empresa

CAUSA Este problema se da a consecuencia del descuido y desconocimiento por parte de los gerentes de las ventajas de las capacitaciones, que a su vez contribuyen al desarrollo personal y profesional de los empleados enfocada en aspectos transcendentales para el negocio y para el incremento de ventas como son: atención al cliente marketing, y técnicas de venta.

EFECTO El no contar con un personal capacitado trae desventajas a la empresa ya que los trabajadores no se desempeñan bien las labores designadas ocasionando una disminución en la rentabilidad de la empresa como resultado futuro perdida de clientes.

.



8. FALTA DE UN PLAN DE INCENTIVOS Y COMISIONES CONDICION No se ha planificado un sistema establecido de incentivos y comisiones para los vendedores de la empresa lo cual afecta directamente en el mal desempeño de los trabajadores y por ende afecta en una mala atención a nuestros clientes y a si bajando las ventas de la empresa.

CRITERIO La empresa debió establecer una tabla de comisiones de carácter progresivo, es decir, que a menor volumen de venta menor comisión y a mayor volumen, mayor comisión. Los porcentajes deben partir del promedio de los precios con que son comprados los productos a las distribuidoras.

CAUSA Esto se da a consecuencia del desinterés por parte de los gerentes de la empresa por no incentivar económicamente a sus colaboradores lo cual perjudica en el rendimiento eficiente de los trabajadores lo conlleva a que exista una desmotivación y por ende una disminución de las ventas.

EFECTO La inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los vendedores conlleva a que exista una desmotivación para los empleados de la empresa y por ende una disminución de las ventas

CONCLUSIONES 1. LOS ESTUDIOS DE MERCADO NO SE REALIZAN En la empresa FULL FERRETERÍA S.A.C. no se realizan estudios de mercado, que le aporte los datos necesarios para conocer como están evolucionando los clientes y competidores de la empresa. 2. INEXISTENCIA DE UN SISTEMA PUBLICITARIO



La empresa FULL FERRETERÍA S.A.C. no cuenta con un sistema publicitario con el cual promocionar los productos y servicios que ofrece, lo que es preocupante, pues sin la publicidad las empresas no crecen ni cumplen sus metas económicas. Detrás de esta carencia estaría el descuido por parte de la gerencia y la falta de recursos, situación que trae consigo el desconocimiento por parte de la población y posibles compradores de los productos y servicios ofrecidos por la empresa. 3. INADECUADAS POLÍTICAS DE COBRANZA

Se determinó que los clientes de la FULL FERRETERÍA S.A.C. no pagan a tiempo sus obligaciones para con la empresa, situación que contradice lo establecido por las propias políticas de créditos y cobranzas de la entidad. Ello se debería fundamentalmente a una falta de políticas de crédito y recuperación de cartera, lo que de no regularse podría conllevar a la existencia de una cartera de crédito incobrable, a una pérdida de clientes y, por ende, a pérdidas económicas para la empresa.

4. INCUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS El presupuesto de Ventas establecido por la gerencia de en el 2015, no se ha llegado a cumplir; bajando las ventas en comparación con el año anterior.

5. FALTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES EN EL ÁREA DE VENTAS Los empleados de la Empresa Comercial Full Ferretería S.A.C realizan múltiples funciones, en razón de que no cuentan con un manual donde se especifique las funciones de cada uno, situación que se debe a un cierto desconocimiento en la administración del talento humano, así como al descuido de la gerente en elaborar y socializar un manual de funciones. El no rectificar dicha situación conlleva a que exista una duplicidad de funciones y a pérdidas de tiempo de los empleados. En tal caso, la falta de la dirección del talento humano hace que los empleados no cumplan su trabajo a cabalidad, pues direccionan sus esfuerzos a diferentes áreas de la empresa sin concretarse en una sola actividad, generándose diversos desacuerdos por la falta de información oportuna.



6. ALMACENES INADECUADOS El almacén de la empresa Comercial Full Ferretería S.A.C no se encuentra ordenada y no se aprovecha la capacidad instalada de infraestructura disponible para el almacenamiento de artículos de la ferretería. Ello se debería a la falta de una persona exclusivamente encargada del área de almacén, lo que trae consigo el aparecimiento de las situaciones siguientes: a que no se utilice el espacio disponible adecuadamente, a las pérdidas o robos de mercadería, al deterioro de mercadería y objetos, así como al retraso en la entrega de productos.

7. TRABAJADORES NO CAPACITADOS Las capacitaciones planificadas para el personal del área de ventas no se realizaron esto tiene como consecuencia que la empresa comercial full ferretería no cuenta con un personal capacitado. Tal situación se debe a que existe el desconocimiento por parte de los administradores de las ventajas de una capacitación enfocada en aspectos transcendentales para el negocio y para el incremento de ventas como son: atención al cliente. Al mismo tiempo el personal de ventas no tiene el conocimiento de las técnicas de venta, y el desconocimiento

de nuevas políticas de venta lo cual es

importante para la empresa

8 . FALTA DE UN PLAN DE INCENTIVOS Y COMISIONES Comercial full ferretería no cuenta con un sistema establecido de incentivos y comisiones para los vendedores lo cual no ayuda a estimular y aumentar su productividad y eficiencia del personal de ventas. En este sentido, la inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los vendedores conlleva a que exista una desmotivación y por ende hay una disminución de las ventas.



RECOMENDACIONES 1. LOS ESTUDIOS DE MERCADO NO SE REALIZAN Se recomienda realizar estudio de mercado, para detectar por qué se ha producido una disminución en las ventas y analizar a sus clientes reales y potenciales, sobre los comportamientos de estos y la competencia directa e indirecta.

2. INEXISTENCIA DE UN SISTEMA PUBLICITARIO Se recomienda invertir en los medios publicitarios más idóneos en precios y públicos objetivo. Asimismo, destinar un presupuesto mensual para publicidad. En este sentido, vale considerar las razones por las que la publicidad es de gran importancia: porque es parte de nuestro sistema de comunicación, porque informa a la gente de la disponibilidad de productos y servicios ofertados.

3. INADECUADAS POLÍTICAS DE COBRANZA Evaluar y reestructurar las políticas de crédito y cobro establecidas en la empresa, capacitar al personal del departamento de créditos para brindar los créditos a los clientes y efectuar y ejecutar un cronograma de cobro de créditos. Todo debe hacerse atendiendo las características y condiciones de la empresa y de los clientes habituales de la empresa FULL FERRETERÍA S.A.C., pues ello permitirá definir las políticas más adecuadas: montos máximos, plazos, requisitos, etc.

4. INCUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS Se recomienda elaborar un presupuesto anual de ventas asentado en bases históricas reales, con revisiones mensuales para la elaboración de los correspondientes ajustes, además se llamará a reunión para dar a conocer el presupuesto para el próximo año. De la misma manera se elaborará un presupuesto individual para cada agente vendedor. De la misma manera la



Administración tiene que elaborar, analizar y modificar constantemente el Presupuesto de Ventas, para saber si se está cumpliendo o no con las metas acordadas al inicio de cada periodo, ya que ayudará a mejorar las ventas, organizar efectivamente las cuentas de la entidad y volverse más competitivos en el mercado; porque el control riguroso de cada rubro y de cada acción permite tomar decisiones oportunas que afectan positivamente al proceso.

5. FALTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES Se recomienda al gerente, elaborar un manual de funciones y, consecuentemente, socializarlo entre cada uno de los colaboradores. Dicho manual debe ser realizado considerando no sólo lo establecido por la dirección administrativa, sino que bien podría enriquecerse con los puntos de vista y opiniones del resto de colaboradores. Con ello se concretaría un documento que aglutine las más diversas perspectivas, asegurando de tal manera su eficiencia.

6. ALMACENES INADECUADOS Contratar una persona que se encargue exclusivamente del área de almacén, y la empresa debe elaborar un manual de almacenamiento donde este reglamentado la utilización de la infraestructura disponible correctamente, organizar los productos adecuadamente y estos deben ser codificados. Sin embargo, en caso que el presupuesto de la empresa no permita dicha contratación habrá que organizarse para que un funcionario de la entidad desarrolle dicha actividad, estableciendo horarios y políticas claras en relación al mantenimiento de almacén. En este sentido,

también es recomendable que la empresa

elabore

un

reglamento interno con respecto al uso adecuado del almacén.

7. TRABAJADORES NO CAPACITADOS Establecer programas de capacitación para todo el personal en especial para el personal de ventas de la empresa

Comercial full ferretería, siendo estas

efectuadas de una manera eficiente ya que los mismos ayudan a elevar el nivel de profesionalismo mediante sus formaciones para el personal. A su vez, contratar personal comprometido y que cumpla con las actividades establecidas



por la empresa.

8. FALTA DE UN PLAN DE INCENTIVOS Y COMISIONES Establecer una tabla de comisiones de carácter progresivo para el personal de ventas es decir, que a menor volumen de venta menor comisión y a mayor volumen, mayor comisión. Los porcentajes deben partir del promedio de los precios con que son comprados los productos a las distribuidoras.

PLANES DE ACCIÓN 1. LOS ESTUDIOS DE MERCADO NO SE REALIZAN ¿QUÉ HACER? Realizar un estudio de mercado, que le permita a la empresa conocer a sus clientes reales y potenciales, y la competencia directa e indirecta.

¿CÓMO HACER? Buscar asesoramiento de un especialista. Elaborar un plan de estudio de mercado. Se debe analizar toda la información que ya existe en la empresa: contabilidad, informes sobre ventas, etc. Realizar entrevistas y encuestas a sus clientes y competidores.

¿CUÁNDO HACER? Del 29 de Junio - 13 de Julio.

¿DÓNDE HACER? En el Área de Gerencia General.

2. INEXISTENCIA DE UN SISTEMA PUBLICITARIO



¿QUÉ? Invertir en los medios publicitarios más idóneos en precios y públicos objetivo.

¿CÓMO? 

Crear un departamento interno de publicidad en la empresa.



Determinar el presupuesto mensual para realizar la publicidad.



Evaluar la publicidad realizada en la empresa.

¿CUÁNDO? Del 29 de Junio – 10 de Julio

¿DÓNDE? En el Área de Ventas

3. INADECUADAS POLÍTICAS DE COBRANZA

¿QUÉ? Evaluar y reestructurar las políticas de crédito y cobro establecidas en la empresa y capacitar al personal del departamento de cobranzas para brindar los créditos a los clientes

¿CÓMO? 

Establecer y redactar los procedimientos detallados para la concesión y control de los créditos y gestión de cobros.



Elaborar y ejecutar un cronograma de cobros de crédito.



Elaborar y ejecutar un programa de capacitaciones del personal del área de cobranzas, lo cual se llevará a cabo de manera trimestral.



¿CUÁNDO? Del 29 de Junio – 07 de Julio

¿DÓNDE? Área de Finanzas.

4. INCUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS ¿QUÉ HACER? Elaborar un presupuesto anual de ventas asentado en bases históricas reales.

¿CÓMO HACER? 

Hacer un pronóstico de ventas del sector y de la empresa de acuerdo a un estudio de mercado y datos estadísticos de ventas del periodo anterior.



Elaborar el presupuesto de ventas para la empresa.



Elaborar un presupuesto de ventas para cada agente vendedor.



Convocar a una reunión para dar a conocer el presupuesto de ventas.



Revisar mensualmente el presupuesto de ventas.



Evaluar mensualmente si se está cumpliendo o no con las metas de venta establecidos.

¿CUÁNDO HACER? Del 29 de Junio – 30 de Julio

¿DÓNDE HACER? En el Área de Ventas

5. FALTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES ¿QUÉ HACER?



Elaborar un manual de funciones, esto debe ser elaborado por el gerente de la empresa y sus colaboradores.

¿CÓMO HACER? EL manual de funciones es describe con claridad todas las actividades de la empresa y distribuye las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa: 

Definir estructura organizacional de la empresa



Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden



Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas.





Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos. Aprobar y divulgar el manual en la empresa

¿CUANDO HACER? 01 – 04 de julio

¿DONDE HACER? En la gerencia (debe ser realizado por el gerente y sus colaboradores)

6. ALMACENES INADECUADOS ¿QUE HACER?



Contratar una persona capacitada para el área de almacén y este se encargara exclusivamente del almacén, y la empresa debe elaborar un manual de almacenamiento donde este reglamentado las funciones del almacenero.

¿CÓMO HACER? Para facilitar la localización de los materiales almacenados en el almacén, la empresa debe utilizar sistemas de codificación de materiales. Así Facilitara la administración de los materiales, y deben ser clasificados para un control eficiente de existencias.

1. El almacenero debe realizar un inventario de todos los artículos que haya en el almacén. También se tiene que realizar una lista detallada de cada tipo de producto que se tiene y la cantidad que se dispone de cada artículo.

2. Quitar todos los artículos del almacén. Es una buena idea crear una zona de clasificación en otra parte, fuera del almacén, donde puedas dividir el inventario. Antes de colocar algo nuevo en el almacén, asegúrate de limpiar la zona a fondo para prepararla para la mercancía.

3. Dividir el inventario en categorías según el tipo, el tamaño o la frecuencia de uso. Todos estos son factores que influyen en cómo debe ser organizado el almacén. Por ejemplo, los artículos más grandes y más pesados deben colocarse en la parte inferior del almacén o en una estantería robusta de sobrecarga dónde se pueda acceder fácilmente con una carretilla elevadora.

4. Sitúa los elementos utilizados frecuentemente en el lugar más conveniente, de fácil acceso. Esto evitará que se muevan los elementos menos utilizados cada vez que intentes alcanzar uno que se use a menudo. Si es posible, coloca estos artículos en una zona donde no sea necesaria una carretilla elevadora para acceder a ellos.



5. Etiqueta los artículos por sección en el almacén. Si bien es bueno que sepas dónde está todo, las etiquetas grandes que identifican a los artículos ayudarán a otras personas que necesitan acceder a ellos. Simples pancartas manuscritas o impresas identificarán las categorías. También etiqueta cada elemento individual si el envase no describe lo que contiene.

6. Organiza el inventario y la información en un programa de computadora conocido como "sistema de gestión de almacenes". Estos programas pueden hacer el seguimiento del inventario y realizar los pedidos de productos nuevos. Los programas de hojas de cálculo en Internet deben ser una consideración para esta tarea.

¿CUANDO HACER? 6 – 7 DE JULIO

¿DÓNDE HACER? AREA DE ALMACEN

7. TRABAJADORES NO CAPACITADOS ¿QUÉ HACER? Establecer programas de capacitación para todo el personal, en especial para el personal de ventas de la empresa Comercial full ferretería.

¿COMO HACER? Capacitación es una actividad que debe ser sistémica, planeada, continua y permanente, que tiene el objetivo de proporcionar el conocimiento necesario y desarrollar las habilidades (aptitudes y actitudes) necesarias para que las personas que ocupan los puestos de vendedores, puedan desarrollar sus funciones y cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y efectiva. 

Establecimiento de objetivos de la capacitación


EMPRESA: FULL FERRETERIA S.A.C 

Estructuración de contenidos de la capacitación



Diseño de actividades de instrucción



Selección de recursos didácticos



Diseño de un programa o curso de capacitación

1. primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar técnicas adecuadas para este fin elimina las pérdidas de tiempo. 2. El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo. 3. El tercer paso es definir los objetivos de capacitación, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para más adelante, después de aplicar el programa, poder evaluar los resultados. 4. El cuarto paso es elaborar el programa de capacitación. En este momento se determina qué (contenido), cómo (técnicas y ayudas), cuándo (fechas,horarios), aquién (elgrupo), quién (instructores),cuánto (p resupuesto). 5. El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la práctica

¿CUANDO HACER? 11 – 13 DE JULIO

¿DONDE HACER? AREA DE RECURSO HUMANO

8. FALTA DE UN PLAN DE INCENTIVOS Y COMISIONES ¿QUÉ HACER? Establecer una tabla de comisiones de carácter progresivo para el personal de ventas es decir, que a menor volumen de venta menor comisión y a mayor



volumen, mayor comisión. Los porcentajes deben partir del promedio de los precios con que son comprados los productos a las distribuidoras

¿COMO HACER? Consiste en retribuir al vendedor, exclusivamente, según las ventas conseguidas, para ello se aplica un porcentaje previamente estipulado en la tabla de ingresos. 

El gerente de ventas tendrá que realizar una tabla de comisiones



El gerente de ventas tendrá un listado de los vendedores de la empresa. el cual contendrá el número de ventas realizada de cada vendedor(a) esto será registrado diario



Las comisiones deben ser retribuidas de acuerdo al volumen de ventas esto debe ser realizados mensualmente.

¿CUANDO HACER? 14 - 15 DE JULIO

¿DONDE HACER? AREA DE VENTAS



ANEXOS EMPRESA COMERCIAL FULL FERRETERIA S.AC



EMPRESA COMERCIAL FULL FERRETERIA S.A.C CONTROL INTERNO EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA DE SISTEMAS ELEMENTOS PARA LA EVALUACION

EXISTENCIA SI

NO

EVALUACION

TOTAL % BUENO REGULAR MALO

PLANEAMIENTO

¿Se cumplen los objetivos y metas previstos? ¿Se conoce las normas y procedimientos del departamento de ventas? ¿La empresa realiza estudios de mercado? ¿La empresa cuenta con políticas de ventas? ¿Existen en la empresa sistemas publicidad? ¿La empresa cuenta con las políticas de cobranza dentro del área de ventas? ¿Los presupuestos de ventas establecidos se cumplen?

x

1

1

x

1

1

x x

1 1

1 1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

SUB TOTAL

1

2

4

7

14%

29%

57%

100%

CONTROL

¿Se envían los resúmenes de ventas al área de contabilidad? ¿Existe un control en las sucursales de la empresa? ¿Existe un adecuado control del stock en los almacenes de la empresa? ¿El área de ventas tiene un control sus clientes? ¿Se realizan supervisiones a los procesos de ventas? ¿Se realizan un control de la demanda de pedidos de los clientes?

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

x

1

1

SUB TOTAL

2

4

0

6

33%

67%

0%

100%

ORGANIZACIÓN

¿Las remuneraciones del personal de ventas son adecuados?

x

¿La empresa tiene un manual de funciones en el área de ventas?

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¿Existe un organigrama adecuado en la empresa?

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¿Los productos están ordenados adecuadamente en el almacén?

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SUB TOTAL

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DIRECCION

¿Se realizan capacitaciones al personal de ventas? ¿Existe un adecuado ambiente laboral? ¿Existe una correcta comunicación entre la gerencia y el personal del área de ventas? ¿La empresa cuenta con un sistema de incentivos y comisiones para los vendedores? SUB TOTAL TOTALES

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38%

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EVALUACION GLOBAL AREA DE VENTAS De acuerdo a la evaluación realizada de control interno a la empresa FULL FERRETERIAS S.A.C podemos verificar que existe una gestión eficiente, representando el 62% de aceptación (con 24% de Bueno y 38% de regular) de como se ha ido realizando las metas y objetivos planteados por la empresa y el debido cumplimiento de ellas, no desmereciendo que existe un 38% de ineficiencias en algunas elementos que significan y pueden ser de riesgo para la empresa.

EVALUACION POR CADA ELEMENTO 

PLANEAMIENTO: En la evaluación al elemento de planificación se refleja un 43% de aceptación (con un 14% de lo bueno y 29% regular), con logros eficientes dentro de los objetivos propuestos por la empresa, esto significa que no existe buena organización desde la Gerencia, resultado negativo, frente a un 57% de ineficiencia en aspectos muy relevantes. Se puede concluir que la empresa no tiene buenas políticas para realizar sus planes de acción, para hacer frente a los problemas que puedan presentarse.

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CONTROL: En la evaluación al elemento de control refleja el 100% de aceptación (con un 33% de bueno y 67% de regular), con logros eficientes dentro de los objetivos propuestos por la empresa, esto significa que existe una buena organización, resultando negativo, frente a un 0% de ineficiencia. Se puede concluir que la empresa maneja de forma adecuada el control mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la ejecución de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

Auditoria Al Area de Ventas

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