AUDITORIA INTERNA METODOLOGIAS E FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA INTERNA
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Planeament Planeamentoo e Prepara Preparação ção de de Auditoria Auditoria Interna Interna Prep Prepar araç ação ão da Audi Audito tori riaa Exam Examee preli prelimi mina nar r Descrição Descrição,, análise análise e avali avaliação ação de de controlo controlo intern internoo Exame Exame e aval avalia iação ção de de in!orm in!ormaçã açãoo #onclu #on clus$e s$ess e recom recomend endaç$ aç$es es #onclu #on clus$e s$ess e recom recomend endaç$ aç$es es 'ollo()up
1. Planeamento de Auditoria Interna •
Plan Planea earr um tra* tra*al al+o +o de audi audito tori riaa inte intern rnaa sin sini! i!ic icaa dese desenv nvol olve verr uma uma estrat estrat-i -iaa eral eral e uma a*o a*orda rdaem em pormen pormenori oriad adaa /ua /uanto nto 0 nature naturea, a, oportunidade e extensão esperadas da auditoria de uma maneira e!iciente e oportuna.
m ade/uado planeamento da auditoria contri*ui para /ue e asseurar /ue se dedica atenção apropriada as áreas importantes da mesma Potenciais pro*lemas se5am identi!icados 6 tra*al+o se5a completado dentro dos praos esta*elecidos As tare!as se5am devidamente distri*u7das pelos diversos t-cnicos e, caso se5a necessário, em coordenação com o tra*al+o desenvolvido por outros auditores e peritos •
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Matéria a !oniderar no "lano de auditoria •
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Dimensão de empresa a extensão do planeamento varia de acordo com a dimensão da empresa a auditar, a complexidade da auditoria e a experi8ncia /ue o auditor tem /uer da empresa, /uer do con+ecimento do ne9cio /ue a mesma desenvolve #on+ecime #on+ec imento nto do :e :e9ci 9cio o !act !actor ores es econ econ9m 9mic icos os era erais is e cond condiç iç$e $ess sectoriais /ue a!ectam o ne9cio da empresa, caracter7sticas importantes da empresa, o seu ne9cio, o seu desempen+o !inanceiro e os seus re/uisitos de relato incluindo alteraç$es desde a data da auditoria anterior e o n7vel eral da compet8ncia do 9rão de estão
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A identi!icação das !unç$es mais relevantes dentro da empresa e os pro*lemas cr7ticos /ue as podem a!ectar e a empresa - o o*5ecto de auditorias externas peri9dicas 6 correcto tratamento da in!ormação A !iloso!ia do 9rão /uanto 0s pol7ticas erais A situação !inanceira da empresa #on+ecimento dos istemas #onta*il7sticos e de #ontrolo Interno pol7ticas conta*il7sticas adoptadas pela empresa e alteraç$es a essas pol7ticas, o e!eito das novas tomadas de posição conta*il7sticas ou de revisão, o con+ecimento do auditor dos sistemas conta*il7sticos e de controlo interno >isco e ?aterialidade as avaliaç$es esperadas dos riscos inerentes e de controlo e a identi!icação das áreas de auditoria, o esta*elecimento dos n7veis de materialidade para !ins de auditoria, a possi*ilidade de distorção materialmente relevante, incluindo a experi8ncia de per7odos passados, ou !raude, a identi!icação das áreas conta*il7sticas complexas incluindo as /ue envolvam estimativas conta*il7sticas :aturea, 6portunidade e Extensão dos Procedimentos poss7vel alteração de 8n!ase em áreas de auditoria @revis$es espec7!icas, o e!eito da tecnoloia de in!ormação na auditoria, o tra*al+o de auditoria interna e o seu e!eito esperado nos procedimentos de auditoria #oordenação, Direcção, upervisão e >everi!icação o envolvimento de outros auditores na revisão de componentes de auditoria, o envolvimento de peritos, o nBmero de localiaç$es, re/uisitos do preenc+imento de pessoal 6utras ?at-rias a possi*ilidade de o pressuposto da continuidade poder ser posta em causa, as condiç$es /ue exi5am atenção especial, a naturea e a oportunidade de relat9rios ou outras comunicaç$es com a empresa /ue se esperem de acordo com o compromisso.
Plano de auditoria
6 plano de auditoria deverá compreender A de!inição do pro5ecto de auditoria, tanto a n7vel conta*il7stico)!inanceiro como operacional, detal+ando os sectores da empresa a serem o*5ecto da mesma, *em como a descrição dos o*5ectivos /ue se pretendem alcançar. 6 cálculo aproximado dos custos a incorrer em conse/u8ncia da execução da auditoria •
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6 cálculo do tempo necessário /ue se irá despender para a execução a auditoria.
#. Pre"ara$%o da Auditoria
A preparação da Auditoria Interna inclui m prorama de tra*al+o ) plano detal+ado de práticas comuns de auditoria e de avaliação pr-via do controlo interno e do risco, *aseado nas normas e pol7ticas esta*elecidas pela empresa e as :ormas e Práticas Pro!issionais de Auditoria Interna Prorama de Cra*al+o para Auditoria #onta*il7stico)!inanceiro /ue está intimamente relacionado com o o*5ecto de controlo e a !ia*ilidade das D' Prorama de Cra*al+o para Auditoria 6peracional - um plano detal+ado de práticas comuns de auditoria e de avaliação do controlo interno, *aseadas nas normas esta*elecidas pela empresa e nos procedimentos t-cnicos e /ue visa medir e avaliar a e!ici8ncia de estão das di!erentes áreas ou actividades !uncionais da empresa. •
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6 prorama de tra*al+o deverá conter •
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?anual de Auditoria /ue deve conter as instruç$es, pol7ticas e procedimentos conta*il7sticos e das medidas de controlo interno utiliados pela empresa e /ue a e/uipa de auditores deverá ter em conta na execução do seu tra*al+o Descrição do istema de #ontrolo Interno o auditor deve con+ecer e avaliar as caracter7sticas dos controlos /ue interam o sistema de controlo interno da empresa, 5á /ue - ele /ue imp$e o alcance e o conteBdo do exame de auditoria Determinação do alcance uma ve preparado e actualiado o manual de auditoria e avaliado o !uncionamento dos sistemas de controlo interno, o auditor 5á está em condiç$es de poder de!inir o alcance da auditoria Pap-is de tra*al+o o rau de con!iança no #I determina a amplitude e a minuciosidade dos procedimentos de auditoria a aplicar.
Pa"éi de tra&al'o
ão documentos preparados ou o*tidos pelo auditor !ormando um reisto de in!ormação utiliada e dos procedimentos de auditoria e!ectuados na realiação da mesma *em com as decis$es por si tomadas a !im de atinir a sua opinião. 6s pap-is de tra*al+o deverão evidenciar a in!ormação o*tida e as análises e!ectuadas e suportar as conclus$es e recomendaç$es a relatar O&(e!ti)o do Pa"éi de Tra&al'o
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Auxiliar o auditor na realiação do seu tra*al+o, nomeadamente planeamento, realiação e revisão das auditorias #on!irmar e apoiar as opini$es e os relat9rios do auditor Proporcionar prova do tra*al+o de auditoria realiado e do modo como o auditor c+eou 0 sua opinião Documentar se os o*5ectivos de auditoria !oram atinidos Documentar o exame e a avaliação da ade/uação e e!icácia dos sistemas do controlo interno 'acilitar as revis$es das auditorias internas por terceiros A5udar na !ormação pro!issional dos auditores internos 'ornecer documentos de suporte em determinadas circunstncias, reclamaç$es de seuros, casos de !raudes e acç$es 5udiciais Demonstrar o cumprimento das normas e procedimentos internos.
*. E+ame Preliminar,
F o exame /ue o auditor interno !a 0 área operacional su5eita a auditoria com o o*5ectivo de con+ec8)la mel+or. 6 exame preliminar permite ao auditor 6*ter a descrição preliminar do sistema, da actividade ou do processo, de acordo com o tra*al+o a realiar #on+ecer as pessoas, a naturea das operaç$es, o am*iente do tra*al+o, as caracter7sticas !7sicas, a interliação com as restantes áreas da empresa, entre outros. •
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-. De!ri$%o An/lie e A)alia$%o do Controlo Interno
6 auditor /uando o*tiver a compreensão dos sistemas conta*il7sticos e de controlo interno a !im de planear os tra*al+os de auditoria o*t-m tam*-m o con+ecimento da concepção dos sistemas e de controlo interno e do seu !uncionamento. 6 auditor /uando o*tiver a compreensão dos sistemas conta*il7sticos e de controlo interno a !im de planear os tra*al+os de auditoria o*t-m tam*-m o con+ecimento da concepção dos sistemas e de controlo interno e do seu !uncionamento. Forma de re0itar o Controlo Interno
- um con5unto mais ou menos extenso de procedimentos conta*il7sticos e de medidas de controlo interno /ue se dese5a este5am em e!ectividade numa empresa minimamente oraniada. Estes uetion/rio Padroni2ado 3C'e!4 Lit5,
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/uestionários são preparados atendendo aos randes ramos de actividade a /ue as empresas se dedicam @indBstria, com-rcio e serviços. Este m-todo consiste em numa s-rie de /uest$es acerca dos aspectos *ásicos do sistema. ;eralmente uma resposta neativa evidencia uma !ra/uea no controlo e cada procedimento tem tr8s +ip9teses de resposta Sim, N%o e N%o A"li!/)el. 6s /uestionários padroniados são *astante importantes pelas ideias de oraniação /ue conseuem transmitir @vantaem mas são menos ade/uados pela !alta de visão lo*al e rápida /ue proporcionam @desvantaem. Narrati)a 3Método De!riti)o
#onsiste na descrição relativamente detal+ada das tare!as, dos procedimentos conta*il7sticos e das medidas de controlo interno /ue estão a ser adoptados em cada uma das áreas operacionais da empresa. Esta !orma pode ser utiliado em pe/uenas empresas por não existir em rera, rande complexidade no controlo e em situaç$es de pouca sereação de !unç$es ou de simplicidade do processo operacional Em*ora esta !orma de reisto do controlo interno ten+a inBmeras vantaens relativamente 0 anterior, apresenta aluns inconvenientes como por exemplo, a tend8ncia para a demasiada pormenoriação e conse/uente perda de visão rápida e lo*al do con5unto da área descrita e dos seus aspectos mais sini!icativos. Flu+o0rama
m !luxorama - uma !orma de representação rá!ica /ue se socorre de vários s7m*olos para apresentar os diversos procedimentos conta*il7sticos e medidas de controlo interno existentes em cada uma das di!erentes áreas operacionais da empresa. Esta !orma de reisto do controlo interno pode representar de !orma clara, simples e concisa /ual/uer es/uema por mais complexo /ue se5a. A utiliação dos !luxos ramas - de rande importncia para os tra*al+os de análise desenvolvidos pelos t-cnicos da empresa incluindo os de in!ormática, da7 /ue a sua ela*oração re/uer um rande detal+e. Ti"o de Flu+o0rama
apresentam a sucessão de procedimentos de !orma vertical, eralmente descendente, dando en!o/ue especial aos documentos em detrimento das áreas de actividade em /ue os mesmos são oriinados ou por onde vão circulando. Flu+o0rama 6erti!ai,
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apresentam a sucessão de procedimentos de !orma +oriontal os /uais atravessam duas ou mais colunas cada uma delas representando as áreas de actividade. Flu+o0rama 7ori2ontai,
6anta0en e De)anta0en do Flu+o0rama •
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Gantaem os !luxoramas t8m a vantaem de apresentar os procedimentos seuidos em cada uma das áreas operacionais com mais clarea e num espaço mais reduido. Desvantaem ão de di!7cil preparação, exiem o con+ecimento de t-cnicas muito espec7!icas e o*riam, eralmente, 0 utiliação pr-via de umas das t-cnicas anteriores dado /ue s9 com muita experi8ncia se conseue traduir de imediato um sistema de controlo em !luxorama. Esta !orma de reisto do sistema de controlo interno consiste em com*inar duas ou mais !ormas de reisto. A necessidade de reistar um sistema em !orma mista resulta do !acto de ser *astante di!7cil representar uma operação atrav-s de um !luxorama ou, mesmo sendo poss7vel, o mesmo resultar de tal !orma con!uso /ue tornaria di!7cil a sua interpretação. Forma Mita 3Método Mito5,
8. E+ame e A)alia$%o
Ap9s a avaliação do controlo interno, a reavaliação do risco e o rea5uste do prorama preliminar de auditoria, o auditor procede ao exame propriamente dito, decidindo se vai analisar todo o universo ou vai recorrer 0 amostraem, utiliando as t-cnicas ade/uadas aos testes. A amostraem consiste na aplicação de procedimentos a menos de 1==H da população a !im de permitir ao auditor avaliar a prova de auditoria, a certas caracter7sticas dos elementos seleccionados para poder extrapolar as conclus$es da população. 6 auditor procede 0 revisão detal+ada das operaç$es, processos e respectivo #I, recorrendo para o e!eito a testes /ue permitam avaliar a concepção e e!icácia do sistema. A recol+a da in!ormação deverá ter em conta os destinatários, os o*5ectivos pretendidos e o produto !inal do tra*al+o @>elat9rio.
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9. Con!lu:e e Re!omenda$:e •
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As recomendaç$es são o resultado de auditoria e *aseiam)se nas o*servaç$es e conclus$es o*tidas durante a realiação do tra*al+o As recomendaç$es devem ser oportunas, viáveis, !undamentais, !acilmente compreens7veis e diriidas a pessoas ou +ierar/uias /ue ten+am compet8ncia su!iciente para as implementar 6 seu cumprimento deve ser um dos o*5ectivos de auditoria.
;. A Comuni!a$%o do Reultado 3Relat
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A comunicação dos resultados - uma declaração !ormal da re!lexão do auditor, conse/u8ncia directa da sua *ase de dados. 6s resultados da auditoria devem ser comunicados atrav-s do relat9rio ela*orado ap9s a conclusão dos tra*al+os. 6 relat9rio representa um dos documentos mais relevantes do auditor interno, dado /ue por este meio /ue comunica ao 9rão de estão as conclus$es do seu tra*al+o.
O&(e!ti)o do Relat
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>eportar a in!ormação necessária e relevante /ue permita conduir as recomendaç$es suscept7veis de a5udar na tomada de decisão 'ornecer um relato permanente, lo*al e coerente de uma investiação, tra*al+o, estudo ou pes/uisa Identi!icar com clarea as mel+orias necessárias 0 empresa Induir os destinatários para a necessidade da implementação das recomendaç$es. Avaliar o tra*al+o do auditor.
Relatuiito Gerai
#onstrutivo Btil para a tomada de decisão e - a *ase para a implementação de mel+orias necessárias. Preciso isento de erros e distorç$es e - !idedino aos !actos /ue descreve. #ompleto inclui toda a in!ormação e o*servação relevante para apoiar as conclus$es e recomendaç$es. 6*5ectivo o conteBdo deve ser expresso sem pre5u7os, parcialidade, interesses pessoais e sem in!lu8ncia de terceiros, #onciso vai directo ao assunto, evitando detal+es desnecessários. Expressar o pensamento com o m7nimo de palavras
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6portuno - emitido sem atrasos indevidos e permite o arran/ue da acção e!ectiva #laro - !acilmente entendido e l9ico, evitando)se linuaem t-cnica desnecessária e dando su!iciente in!ormação de suporte.
?. Follo@=u" 3e0uimento5
'ollo()up - um processo atrav-s do /ual os auditores internos avaliam a ade/uação, a e!icácia e oportunidade das medidas tomadas pelo 9rão de estão em relação 0s o*servaç$es e recomendaç$es relatadas, incluindo as e!ectuadas pelos auditores externos e outros. 6s o*5ectivos de !llo()up são o e!eito das recomenda$es de auditoria, o !ollo()up das decis$es da estão e uma avaliação da correcta implementação das recomenda$es. 6 auditor interno deverá veri!icar a ade/uação das medidas correctivas, tomadas como conse/u8ncia dos seus relat9rios. 6 auditor deve ainda !aer acompan+amento cont7nuo do tra*al+o de !orma a asseurar /ue, em devido tempo !oram tomadas as medidas correctivas necessárias e alcançados os resultados esperados ou então, o 9rão de estão assumiu o risco de não tomar as medidas correctivas indicadas pelo auditor.
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