UNIVERZITET U TUZLI EKONOMSKI FAKULTET SMJER: MENADŽMENT ŠK. 2013/2014
SEMINARSKI RAD IZ PREDMETA „DIGITALNA EKONOMIJA“ TEMA: UPRAVLJANJE DIGITALNOM FIRMOM
Predmetni nastavnik: Dr.sc. Edin Osmanbegović, Docent
Grupa: Lejla Dţinić I-2902/11 Azra Handţić I-2857/11
Tuzla, Mart, 2014.
SADRŽAJ
1.
INFORMACIONI SISTEMI .............................................................................................. 1
2.
UPRAVLJANE DIGITALNOM FIRMOM ....................................................................... 2 2.1.
POJAVA DIGITALNIH FIRMI ................................................................................. 3
2.2.
RAZVOJ DIGITALNIH FIRMI ................................................................................. 4
2.3.
PROGRAMI DIGITALIZACIJE I NAČELA ............................................................. 5
2.4.
PROCES DIGITALIZACIJE .................................................................................... 10
UTICAJ DIGITALIZACIJE NA MENADŢMENT ......................................................... 11
3.
MENADŢMENT ZNANJA - FOKUS USPJEŠNOG UPRAVLJANJA ..................... 12
3.1. 3.2.
UPRAVLJANJE DIGITALNIM ZAPISIMA ........................................................... 15
3.3.
UPRAVLJANJE DIGITALNOM IMOVINOM ....................................................... 15
3.4. UPRAVLJANJE SADRŢAJIMA NA WEBU .............................................................. 16 3.5. DIGITALIZACIJA DOKUMENATA .......................................................................... 16 4.
PRIMJERI IZ PRAKSE .................................................................................................... 17
5.
ZAKLJUČAK ................................................................................................................... 18 PITANJA .............................................................................................................................. 19
UVOD Predmet istraţivanja ove teme jeste upravljanje digitalnom firmom. Digitalna firma je takva firma gdje se skoro svi značajni poslovni procesi i odnosi sa potrošačima, dobavljačima i zaposlenima obavljaju korištenjem digitalne tehnologije. Da bi upravljali digitalnom firmom moramo se koristiti informacionim sistemima. U današnjem poslovnom okruţenju informacijski sistemi postali su jedan od ključnih pokretača uspjeha za bilo koju digitalnu firmu. Uz pomoć digitalizacije poslovni menadţeri su u boljim pozicijama za postizanje operativnih ciljeva, inovacija i razvoja novih proizvoda i usluga, što učinkovitije odluke za postizanjekonkurentne prednosti. Danas je nezamislivo upravljati digitalnom firmom na način kako upravljamo klasičnom firmom. Koristiti se savremenim dostignućima tehnologije i informatike znači štedjeti vrijeme i novac te u svakom trenutku imati ţeljenu informaciju i kontrolu kompletnog poslovanja. Imati kvalitetne informacijske sisteme gotovo je identično zapošljavanju uspješnog menadţera jer to unapreĎuje poslovanje u digitalnoj firmi i s manjim brojem zaposlenih stvara veći profit. Digitalizacija poslovanja jeste imperativ ali taj proces je stalan, softveri se gotovo svakodnevno usavršavaju i sve više olakšavaju poslovanje. Cilj istraţivanja ove teme jeste naučiti kako upravljati digitalnom firmom te koliko je to danas rasprostranjeno prvenstveno u našoj drţavi zatim u cijelom svijetu. Digitalna firma se prvi puta pojavila 1980. Godine u SAD-u te od tada se sve više razvijala i širom svijeta. Pojava digitalnih firmi se zapaţa najviše u spoljnoj trgovini, uvozu i izvozu razvijenih zemalja, jer se pomoću informacijskih sistema u firmi omogućava digitalno poslovanje. Tradicionalne firme su bile i još uvijek su hijerarhijske, centralizovane sa struktuiranim upravljanjem koje se zasniva na fiksnim standardnim procedurama za isporuku masovnih proizvoda ili usluga izmeĎu kupaca i prodava na velikim udaljenostima. Suprotno tome, novi stil upravljanja digitalnih firmi je linearan, decentralizovan i fleksibilno organizovan. Digitalne firme odgovaraju na izmjenje u njihovoj okolini mnogo brţe nego tradicionalne firme, što im daje veću fleksibilnost da opstanu u turbulentnim vremenima.
1. INFORMACIONI SISTEMI Nalazimo se usred vremena gdje tehnologija i poslovne inovacije mnogo utiču na globalno poslovanje. Nove Internet poslovne kulture nastaju s dubokim implikacijama za voĎenje poslovanja. Moţete vidjeti svaki dan kako poslovni ljudi koriste Internet veze velike brzine i e-mail za prikupljanje informacija, prenosne računare povezane sa beţičnim mreţama imobilne telefone povezane sa Internetom. Internet i računari imaju moć da uveţu sve mobilne i globalne radne snage. Nastajanje Internet poslovne kulture je skup očekivanja koja svi dijelimo. Svi očekuju online usluge za kupovinu roba i usluga, očekuju da će poslovne kolege biti na raspolaganju putem e-maila i mobilnih telefona, a očekujemo da bi mogli komunicirati sa našim dobavljačima, kupcima i zaposlenim u bilo koje doba dana ili noći na Internetu. Čak očekujemo da smo sa našim poslovnim partnerima širom svijeta potpuno povezani. Informaciona tehnologija je postala najveća komponenta kapitalnih investicija za firme u SAD-u i mnogim industrijskim društvima. U 2005. US firme potrošile su gotovo 1800000000000 $ na IT i telekomunikacijsku opremu i softvere. Investicije u informacione tehnologije su udvostručene kao postotak ukupnog poslovnog ulaganja od 1980. i sada čine više od jedne trećine svih uloţenih kapitala u SAD-u i više od 50 posto uloţenog kapitala u informacijsko-intenzivne industrije, kao što su finansije, osiguranja, i nekretnine. Kao menadţeri, mnogi od nas će raditi za firme koje se intenzivno koriste podacima sistema i ulaganjem velikih investicija u informacijske tehnologije. Ako napravimo mudar izbor, naša firma moţe nadmašiti konkurente. Ako napravimo loše izbore moţemo izgubiti uloţeni kapital. Kombinacija informacionih tehnologija i inovacija u domaćem i globalnom poslovanju čini ulogu IT u poslovnom okruţenju još vaţnije za menadţere od prije nekoliko godina. Postoji pet faktora koje treba uzeti u obzir pri procjeni rastućeg uticaja IT-a u poslovanju firmi i danas i u narednih deset godina: 1. 2. 3. 4. 5.
Rast i tehnologija Internet konvergencije Transformacija poslovnog poduhvata Rast globalno povezani ekonomije 4.Rast znanja i informacija zasnovane ekonomije Pojava digitalne firme
Informacioni sistem je integrisani skup komponenti za sakupljanje, snimanje, čuvanje, obradu i prenošenje informacija. Poslovna preduzeća, druge vrste organizacija i pojedinci u savremenom društvu, zavise od informacionih sistema za upravljanje svojim operacijama i djelovanjima, odrţavanje konkurentnosti na trţištu, ponudu različitih usluga i unaprijeĎivanje ličnih sposobnosti i kapaciteta. Informacijski sistemi sadrţe informacije o značajnim ljudima, mjestima i stvarima unutar organizacije ili u okruţenju koje ga okruţuju.1
1
http://www.singipedia.com/, 31.03.2014.
1
2. UPRAVLJANE DIGITALNOM FIRMOM Globalne promjene izazvale su promjene poslovnog okruţenja i razvoj digitalnih firmi. Najvaţnije promjene nastale su u prelazu industrijske ekonomije na ekonomiju zasnovanu na informacionim tehnologijama. Promjene u poslovnim sredinama postavljaju jedan broj novih izazova poslovnim firmama i njihovim menadţerima. Promjene u savremenom poslovanju mogle bi se nabrojati kao: - Globalizacija - Transformacija industrijskih ekonomija - Ekonomije zasnovane na znanju i informacijama - Konkurencija na svetskom trţištu - Menadzment i kontrola na globalnom trţištu - Decentralizacija - Transformacija preduzetništva - Promena stila upravljanja - Globalne radne grupe - Globalni sistemi za isporuku - Kolaboracija rada i radnih grupa - Novi proizvodi i usluge - Znanje - Centralna produktivna i strategijska imovina Pojava digitalnog poslovanja se intenzivno zapaţa u spoljnoj trgovini i ostvarenom uvozu i izvozu razvijenih zemalja. Danas uspjeh firmi zavisi od njihove sposobnosti da posluju globalno. Transformacija industrijskih ekonomija se odvija ka ekonomijama zasnovanim na informacionim tehnologijama. SAD, Japan, NJemačka i druge velike industrijske sile se transformišu od industrijskih ekonomija ka znanju i informacijama zasnovanim ekonomijama. PreraĎivačka industrija (i ne samo ona) se pomera prema zemljama sa malim zaradama zaposlenih. U ekonomijama zasnovanim na znanju i informacijama, znanje i informacije su ključni faktori u kreiranju bogatstva. Znanje i informacioni rad sačinjavaju značajnih 60% od američkog bruto nacionalnog proizvoda i skoro 55% radne snage. Znanje i informacije postaju osnova mnogih proizvoda i usluga. Čitavi novi servisi zasnovani na informacijama se pojavljuju, kao što su Lexis, Dow Jones, News Services i America Online. Ove oblasti zapošljavaju milione ljudi. Znanje se intenzivnije koristi i u proizvodnji tradicionalnoh proizvoda kao što su automobilska industruja. Dizajn i proizvodnja automobila, letjelica i drugih prozvoda se sada umnogome zasnivaju na znanju i informacionoj tehnologiji. U jednoj ekonomiji koja je zasnovana na znanju i informacijama, informaciona tehnologija i sistemi postaju sve vaţniji. Digitalizacija sačinjava preko 70% od investiranog kapitala u servisnim industrijama kao sto su finansije, osiguranje i prodaja imovine. Širom svih industrija, informacije i tehnologija koja ih isporučuje su postali kritični faktor, strategijska imovina poslovnih firmi i njihovih menadţera. U takvoj sredini transformacija upravljanja poslovnih procesa je neminovna.2
2
http://www.singipedia.com/, 31.03.2014.
2
Tradicionalne firme su bile i još uvek su hijerarhijske, centralizovane sa struktuiranim upravljanjem koje se zasniva na fiksnim standardnim procedurama za isporuku masovnih proizvoda ili usluga. Novi stil upravljanja poslovnih firmi je linearan (manje hijerarhijski), decentralizovan, fleksibilno organizovan. Zasniva se na skoro instantnim informacijama za isporuku masovno proizvedenih proizvoda i usluga koje su u potpunosti uskladjene prema zahtjevima trţišta i kupaca. Tradicionalno upravljanje se zasnivalo i još uvek se zasniva na formalnim planovima, rigidnoj podjeli radne snage i propisima. Novi menadţer se oslanja na neformalne veze i pristupe u ostvarivanju ciljeva, na fleksibilnu organizaciju timova i individualaca koji rade u specijalnim radnim grupama i usmjereni su prema kupcima. Novi menadţer zahtjeva novo znanje, učenje i odlučivanje od individualnih radnika da bi obezbjedio propisnu poslovnu operaciju. Informaciona tehnologija čini ovaj stil upravljanja mogućim.3
2.1. POJAVA DIGITALNIH FIRMI Prenošenje procesa poslovanja u digitalnu formu je rezultat razvoja informacione tehnologije i potrebe savremenog poslovanja. Osnovna premisa poslovanja jednog preduzeća je da sve informacije budu dostupne u digitalnoj formi. Drugim riječima, ništa nije dostupno na papiru što takoĎe nije dostupno i elektronskim putem. Digitalna informacija je mnogo efikasnija pri stvaranju i odrţavanju. Svaki podatak treba unijeti samo jedanput. One se mogu analizirati kreativno, pronalaziti brzo, analizirati lako i dijeliti naširoko. Intenzivno korištenje informacione tehnologije u poslovnim firmama, kombinovano sa značajnim redizajniranjem organizacija, kreiralo je uslove za novi fenomen u industrijskom društvu - potpuno digitalizovane firme koje mogu biti definisane preko nekoliko dimenzija. Digitalna firma je takva firma gde se skoro svi značajni poslovni procesi i odnosi sa potrošaima, dobavljačima i zaposlenima obavljaju korištenjem digitalne tehnologije. Takodje, gdje se upravljanje imovinom firme obavlja uz digitalnu tehnologiju. Osnovni poslovni procesi se ostvaruju putem digitalnih mreţa koje pokrivaju cjelokupnu organizaciju ili multi organizacije. Ključnom imovinom firme, intelektualnim vlasništvom, finansijskim izvorima i radnom snagom se upravlja putem digitalne tehnologije. U jednoj digitalnoj firmi, od jednog izvora informacija se zahteva da podrţava ključne poslovne odluke bilo kada i bilo gdje u firmi. Digitalne firme odgovaraju na izmjene u njihovoj okolini mnogo brţe nego tradicionalne firme, što im daje veću fleksibilnost da preţive u turbulentnim vremenima. Digitalne firme imaju izvanredne mogućnosti za globalnu organizaciju i upravljanje. Digitalne firme se razlikuju od tradicionalnih firmi po svom oslanjanju na informacionu tehnologiju za organizaciju i upravljanje. Za menadţere digitalnih firmi, informaciona tehnologija nije jednostavno ono što omogućava njihov rad već suština poslovanja i primarni upravljački alat.4
3
http://www.singipedia.com/, 31.03.2014.
4
Cerović Dijana, Uticaj novih medija na primjenu menadţmenta, Fakultet za pomorstvo Kotor str.23
3
2.2.RAZVOJ DIGITALNIH FIRMI Informacioni sistemi podrţani digitalnom tehnologijom obezbjeĎuju komunikaciju i analitičku moć koju firma zahteva da bi na primjer obavljala trgovinu i upravljala poslovanjem na globalnom nivou. Kontrolisanje globalne poslovne komunikacije sa distributerima i dobavljačima, 24 satno dnevno poslovanje u različitim nacionalnim sredinama, usluţivanje lokalnih i internacionalnih potreba za izvještajima je ogroman izazov koji zahtjeva moć, a ne informacione odgovore. Globalizacija i informaciona tehnologija takoĎe donose nove prijetnje domaćim poslovnim firmama; zbog globalne komunikacije i upravljačkih sistema, potrošači sada mogu da trguju na širokom svjetskom trţištu, obezbjeĎujući cijenu i kvalitet informacija 24 sata dnevno. Da se postane konkurentan učesnik na svjetskom trţištu, firmama su neophodni moćni informacioni i komunikacioni sistemi. Veliko-btitanski Institut direktora (2000) ukazuje slijedeće razlike izmeĎu tradicionalnlne poslovne strategije i digitalnog poslovanja: -
-
-
5
Planiranje horizonta: tradicionalna poslovna strategija je bazirana na predviĎanju, prognoziranju budućnosti nakon čega slijedi razvoj godišnjih, trogodišnjih, petogodišnjih i desetogodišnjih planova, dok se strategija digitalnog posla fokusira na adaptibilnost i odgovornost, sa vremenom implementiranja od tri meseca i manje kao i ograničenim predviĎanjem. Planiranje ciklusa: od jednokratnog napora za razvojem ka učestalim razvojem strategije, odkako je konkurentska prednost postala neophodna i tempo promjena tehnologije je veoma brz. Moćna baza: Od pozicione moći ili snage na trţištu ka informacionoj moći, gdje je uspjeh zasnovan na pristupu, kontroli i manipulaciji odgovarajućim informacijama. Fokusiranje na jezgro: fokusiranje od fabrike i proizvodnje dobara ka kupcima. U razvoju digitalnog poslovanja moţe se razmatrati etapni model. Etapni modeli su od pomoći u sagledavanju kako napredna firma moţe da koristi informacije i komunikacionu tehnologiju za podršku u poslovnim procesima. Kada firme odreĎuju strategiju i taktiku razvoja digitalnog poslovanja one mogu primjeniti etpne modele radi specifikacije nivoa inovacija koje će da postignu u budućnosti.5
http://www.singipedia.com/, 31.03.2014.
4
2.3. PROGRAMI DIGITALIZACIJE I NAČELA Izvedbu i rezultate programa digitalizacije uvjetuju različiti faktori, od pojedinačnih operativnih i tehničkih pitanja do ciljeva i politike ukupne djelatnosti ustanove. Naročito oni programi digitalizacije, koji imaju većeg utjecaja na način obavljanja osnovnih funkcija ustanove, trebaju paţljivo razmotriti sve njihove predvidive posljedice i načela kojima će se ravnati, kako u odluci da krenu u digitalizaciju graĎe, tako i u planiranju i izvedbi pojedinih segmenata programa. Načelo 1: Ustanova koja ţeli digitalizirati svoju graĎu ili na drugi način graditi vlastite digitalne zbirke treba razmotriti i usvojiti politiku digitalizacije. Nesustavna i neintegrirana digitalizacija ili nizanje pojedinačnih projekata zatvorenih u sebe dugoročno neće donijeti onaj rezultat koji se moţe postići jasnom politikom i sustavnim planiranjem digitalizacije. Politika digitalizacije treba postaviti jasne dugoročne ciljeve koji se ţele postići digitalizacijom, dati dobra obrazloţenja zašto je baš digitalizacija odabrana za postizanje tih ciljeva, a ne neka druga tehnika ili način postizanja istoga cilja. Valja ocijeniti i obrazloţiti i utjecaj planirane digitalizacije na ukupnu djelatnost i obavljanje pojedinih, naročito temeljnih funkcija ustanove. Obrazloţenje usvojene politike digitalizacije sadrţavat će i procjenu drugih mogućnosti i scenarija, uključujući i analizu prednosti, nedostataka i rizika koji proizlaze iz prihvatanja ili neprihvatanja odreĎene opcije. Takva analiza pomaţe boljem razumijevanju smisla usvojene politike i daje odreĎenu sigurnost da su donijete odluke dobro promišljene i ispravne. S politikom digitalizacije trebaju biti upoznati i razumjeti je svi zaposlenici i suradnici kojih se tiče, kako oni koji na bilo koji način sudjeluju ili mogu sudjelovati u projektima digitalizacije, tako i oni na čije će područje odgovornosti i rad utjecati proizvodi digitalizacije (npr., osoblje koje se bavi zaštitom graĎe, korisnička sluţba i dr.). Politika digitalizacije treba sadrţavati kriterije, ili barem mogućnosti izvoĎenja dovoljno jasnih kriterija, pomoću kojih će ustanova moći procijeniti i odlučiti koje i kakve projekte će provoditi, koje su ključne osobine projekata koje pri tome treba razmotriti i zašto dati prvenstvo digitalizaciji odreĎene graĎe ili odreĎenom projektu, a ne nekom drugom. U politici digitalizacije valja razmotriti i pitanje resursa koji su potrebni za njeno provoĎenje, dugoročni razvoj potrebnih resursa i organizacijskih i stručnih sposobnosti, identificirajući ključne tačke i rizike koji se tu mogu pojaviti, te utjecaj koji će osiguranje resursa i organizacijskih sposobnosti imati na usmjeravanje ukupnih resursa ustanove. Sastavni dio politike digitalizacije bit će i odreĎivanje odgovornosti za samu politiku, njenu provedbu i evaluaciju. Poslovodstvo ustanove ne smije previdjeti da je ono samo odgovorno za donošenje politike, njezino razumijevanje na svim razinama organizacije i za osiguranje podrške. 6
6
www.prenhall.com/laudon, 24.03.2014.
5
Ne treba, meĎutim, smatrati da politika digitalizacije nuţno traţi potpuno zasebnu obradu ili oblikovanje u zasebnom dokumentu. Moţe se uklopiti i u politiku ustanove na onom području djelatnosti radi kojeg se obavlja digitalizacija, što će ponekad moţda biti i primjerenije kako bi se snaţnije naglasio njezin smisao i kontekst. Teško da bi se našao priručnik za digitalizaciju koji ne skreće pozornost na vaţnost dobrog planiranja i upravljanja projektom.Dobro planiranje povećava izglede za uspješan završetak projekta, ali i pomaţe da se smanji broj nepredviĎenih pitanja koja će se pojaviti tijekom projekta. Projekti digitalizacije ponešto se svojom strukturom i pitanjima koja treba riješiti razlikuju od projekata na koje su navikli djelatnici u ustanovama u kulturi. Uključuju sudjelovanje stručnjaka iz različitih područja, a često i vanjskih suradnika, te je vrlo vaţno od početka osigurati da svi sudionici u projektu jasno i na sličan način razumiju i tumače smisao i sadrţaj projekta i da se zna što, kako i kada tko treba urediti. Na sloţenost projekata digitalizacije utječe i to što u pravilu sadrţe aktivnosti iz različitih segmenata djelatnosti ustanove: osim tehničkih i sličnih aspekata same izrade digitalnih preslika i pitanja vezana uz zaštitu, obradu i prezentaciju sadrţaja. Načelo 2: Aktivnost na digitalizaciji treba biti uobličena u projekte s jasno specificiranim ciljevima i proizvodima projekta, planom aktivnosti, odgovornostima, resursima i postupkom evaluacije. Teško je očekivati da projektni plan iscrpi sva pitanja koja se mogu pojaviti u projektu, no vaţno je da granice i struktura projekta budu što precizniji i što manje podloţni različitim interpretacijama te postavljeni u realne okvire. Kao što je već rečeno, svojstva izvornika koji se digitaliziraju višestruko utiču na različite aspekte digitalizacije: od postavljanja ciljeva i planiranja resursa do odabira tehnologije i specifikacije pojedinih postupaka. Načelo 3: GraĎu za digitalizaciju treba paţljivo odabrati i temeljito pripremiti, polazeći od cilja i tijeka postupka digitalizacije. Priprema za digitalizaciju uvijek uključuje i pripremu podataka. Jedan od ciljeva pripreme sistema za digitalizaciju je osigurati tečnost postupka izrade digitalnih preslika i primjerenu kvalitetu snimaka. Što se smatra dobrom pripremom ovisi o tome kroz kakav će postupak i ureĎaje izvornici proći i kakav učinak odreĎeno stanje sistema moţe imati na tok i rezultate tog postupka. Da bismo sistem znali pripremiti za digitalizaciju moramo podrobno definirati i poznavati tok postupka i specifičnosti pojedinih ureĎaja ili sustava za digitalizaciju koje ćemo koristiti. Drugi vaţan cilj pripreme za digitalizaciju je omogućiti što lakše uspostavljanje primjerene strukture proizvedenih digitalnih objekata. Digitalne preslike uvijek jesu u nekoj strukturi, no u odreĎenim fazama postupka ona moţe biti izvedena i iz toka i segmentiranja samog radnog procesa, a ne iz izvorne ili ciljane strukture. 7
7
www.prenhall.com/laudon, 24.03.2014.
6
Osoblju koje obavlja neku fazu postupka treba biti poznato u kakvoj strukturi rezultat te faze treba isporučiti u daljnju obradu i kako to valja označiti i prikazati. Treći i ništa manje vaţan segment pripreme sistema za digitalizaciju je priprema podataka o sistemu. Uloga podataka koji će se zajedno s sistemom proslijediti u postupak digitalizacije moţe biti dvojaka: neki su podaci nuţni za identifikaciju, organizaciju, opis i korištenje digitalne zbirke koja će nastati, dok su drugi potrebni za sam postupak digitalizacije. Planiranje i voĎenje projekta digitalizacije: brojna, naročito tehnička pitanja vezana uz digitalizaciju graĎe već su našla (ne uvijek identične) odgovore u obliku tehničkih normi, preporuka ili smjernica. Ovakve su norme proizvod intenzivnog bavljenja odreĎenim problemom i pruţaju razumno jamstvo da će postupci u digitalizaciji biti korektno izvedeni, a njihov rezultat primjeren svrsi. PošteĎuju ustanovu često zahtjevnog i mukotrpnog rada na razvoju vlastitih specifikacija i postupaka, koje ne moraju biti i najprimjerenije. Načelo 4: Gdje god je moguće treba utvrditi i primjenjivati standardizirane postupke i norme. MeĎu aspektima digitalizacije za koje postoji osobit interes i mogućnost za normizacijom mogu se istaknuti: 1. postupak digitalizacije, odnosno prijenosa izvornika u digitalni oblik, 2. formati datoteka i mediji za trajnu pohranu, 3. specifikacije metapodataka o resursu (identifikacijski, tehnički, opisni i drugi metapodaci), 4. funkcionalna specifikacija sistema za trajnu pohranu i upravljanje digitalnim objektima (uključujući i postupak zaprimanja). Norme za postupak prijenosa graĎe u digitalni oblik nastoje dati odgovor na pitanje kako digitalno snimiti odreĎene vrste predloţaka, npr. tekstualne predloške, slike i druge grafičke sadrţaje, predloške velikog formata, karte i planove, filmove i mikrofilmove, crnobijele i predloške u boji i dr. Cilj ovih normi je utvrditi parametre postupka snimanja i svojstva digitalne preslike (veličina, razlučljivost, boja i dr) koja treba postići kao rezultat snimanja da bi preslika dobro predstavljala izvornik. Norme i preporuke koje obraĎuju ovo područje nisu uvijek iste, a često niti do kraja odreĎene. Raniji su se pristupi problemu dugotrajnog čuvanja digitalnih zapisa obično usredotočivali na formate datoteka i medije za pohranu. U analogiji s konceptom čuvanja tradicionalnih oblika i nosača zapisa, kao što je papir, traţilo se sredstvo pohrane i prijenosa što duljeg vijeka trajanja i format što otporniji na tehnološke promjene. Za razliku od toga, noviji pristupi naglašavaju vaţnost odrţavanja funkcija dostupnosti, upravljanja i očuvanja svojstava digitalnih objekata, kao funkcija informacijskog sistema u cjelini, dok je odabir medija izgubio značenje ključnog foktora.8
8
www.prenhall.com/laudon, 24.03.2014. 7
Što se tiče medija za pohranu, vijek trajanja više se ne smatra osobito značajnim jer zapise ionako u razmjerno kratkom roku treba prenijeti u drugo informatičko okruţenje, prebaciti u drugi format ili na drugi medij, te je dovoljno napomenuti da se prednost daje medijima koji su u širokoj uporabi, koji su pouzdani nosači zapisa na kraći rok (desetak godina) i povoljnog odnosa cijene i kapaciteta, ili pak namjenskim sisitema za masovnu pohranu i upravljanje digitalnim zapisima. Specifikacije metapodataka o digitalnoj graĎi i objektima nešto su zahtjevniji predmet normizacije jer ovise o vrsti graĎe i načinu na koji je izvorno obraĎena i opisana, o uvrijeţenim pravilima ili pristupima u izradi obavijesnih pomagala, o svrsi digitalizacije, o okruţenju u kojem će se nastala digitalna graĎa koristiti te o načinu kodiranja. Zbog toga norme i ponuĎene specifikacije, često izraĎene za potrebe nekih većih projekata, rijetko teţe da budu sveobuhvatne i iscrpne, ostavljajući ustanovama koje upravljaju digitalnim sadrţajima da u odreĎeni okvir ili koncept organizacije metapodataka uklope vlastite i druge specifikacije koje se ocijene nuţnima ili prikladnima s obzirom na prirodu i svrhu toga sadrţaja. Upravljanje metapodacima digitalnih objekata i graĎe sloţenije je u odnosu na tradicionalnu graĎu iz dva razloga. Prvo, upravljanje digitalnim objektima praktički je neizvodivo bez organiziranog sistema metapodataka kao podrške - u mnogim slučajevima objekt i neće biti moguće identificirati osim putem odgovarajućih ili odgovarajuće organiziranih metapodataka. Drugo, količina metapodataka koje treba zabiljeţiti i čuvati uz digitalni objekt u pravilu će biti znatno veća, s većim brojem tehničkih i transakcijskih podataka koje valja zahvatiti i organizirati u sisitem metapodataka od same izrade objekta. Nekoliko je pitanja na koja treba odgovoriti svaka specifikacija metapodataka o digitalnim objektima i resursima: - kojim će se podacima identificirati digitalni objekti - koje tehničke metapodatke o objektu (datoteka, skup datoteka, segment podataka) treba zabiljeţiti - koje transakcijske podatke (nastanak, obrada, povijest i dr.) treba zabiljeţiti - koje podatke treba zabiljeţiti kao potporu upravljanju resursom (podrška postupcima provjere, pristupa i isporuke, kopiranja, promjene formata i sl.) - koje indeksne i opisne podatke zabiljeţiti radi pretraţivanja i razumijevanja objekta, njegova konteksta i sadrţaja - čime osigurati usklaĎenost i traţenu razinu interoperabilnosti s drugim sustavima, odnosno podršku za gradnju kooperativnih usluga - u kojem obliku kodirati metapodatke, kako bi se potpomoglo učinkovito i racionalno upravljanje metapodacima i njihova iskoristivost - kako osigurati trajnost metapodataka. Razumijevanje potrebe za dugotrajnim čuvanjem i zahtjeva koji su s njime povezani preduvjet je za dugoročno graĎenje i razvoj elektroničkih sadrţaja i usluga. 9
9
www.prenhall.com/laudon, 24.03.2014. 8
Načelo 5: Program digitalizacije treba razmotriti i ponuditi odgovor na pitanja vezana uz dugotrajno čuvanje i upravljanje digitalnim zbirkama. Više je uzroka slabe osposobljenosti za dugotrajno čuvanje i upravljanje digitalnim zbirkama. Ako i dotiču pitanje dugotrajnog čuvanja, projekti digitalizacije to često čine parcijalno i u mjeri koja je nuţna za sam projekt, odnosno da bi se proizvod projekta po njegovu okončanju spremio. Čuvanje je, meĎutim, daleko širi koncept od same pohrane. Ako se odluči da negdje treba prikupljati, obraĎivati i učiniti dostupnom neku graĎu, smatramo da je samo po sebi razumljivo da treba osigurati dovoljne i odrţive organizacijske pretpostavke (ponekad i kroz osnivanje nove ustanove), osposobljeno osoblje, prostor i opremu, imati barem okvirni poslovni plan i razraĎenu organizaciju poslovanja. U projekte digitalizacije iz nekih razloga često ulazimo s izrazito privremenim i djelomičnim odgovorima na zahtjeve ove vrste, očekujući vjerojatno da će to biti nekako riješeno u budućnosti. Na problem dugotrajnog čuvanja i upravljanja digitalnim zbirkama nije, moguće odgovoriti tako jednostavnim odlukama kao što bi bila odgoditi digitalizaciju dok se ne postigne potrebna funkcionalnost i pouzdanost sistema za dugotrajno čuvanje. Takav bi pristup imao za posljedicu smanjenje aktivnosti na digitalizaciji i općenito na graĎenju digitalnih sadrţaja i usluga, a time i na samo razvijanje sposobnosti za njihovo dugotrajno čuvanje. Upravo sve većoj količini i značaju digitalnih sadrţaja za koje nismo sigurni do kada će se moći odrţati u iskoristivom i pouzdanom obliku, moţemo zahvaliti sve šire razumijevanje ovoga problema, sam razvoj koncepata i tehnologija za dugotrajno čuvanje digitalnih sadrţaja te stručnih i organizacijskih sposobnosti i resursa. Načelo 6: Dobar program digitalizacije predviĎa i podrazumijeva sistemski razvoj organizacijskih sposobnosti i resursa, visoku uključenost osoblja i suradnju s drugim organizacijama. Sistemskim razvojem stručnih i organizacijskih sposobnosti i resursa ustanove dolaze u priliku da planiraju i oblikuju ambicioznije i kvalitetnije programe digitalizacije, koji će snaţnije podrţavati ostvarenje mandata i ciljeva ustanove. Pod tim sposobnostima i resursima podrazumijeva se u prvom redu sposobnost da digitalni sadrţaji i usluge budu proizvedeni i odrţavani, a ne nuţno i posjedovanje vlastite opreme i infrastrukture. Taj se zaključak moţe pokazati osobito primjerenim kada su u pitanju ustanove u kulturi koje su većinom razmjerno male, s malim proračunom i brojem zaposlenika pa bi osiguranje cjelokupne vlastite infrastrukture bilo prezahtjevno u odnosu na ukupne resurse kojima raspolaţu. Saradnja sa srodnim i drugim ustanovama ili ponuduĎačim usluga ili kooperativni razvoj infrastrukture i sposobnosti u ovakvim se slučajevima nameću kao logično, dugoročno odrţivo rješenje. 10
10
www.prenhall.com/laudon, 24.03.2014. 9
Načelo 7: Program digitalizacije bi trebao uključiti i norme i postupke za praćenje i osiguranje kvaliteta. Kvalitet je moguće pratiti i odrţavati tek ako je definiran. Praćenje kvaliteta se temelji na mogućnosti usporeĎivanja ili mjerenja odnosa proizvoda digitalizacije i njegovih tačno odreĎenih svojstava u odnosu na zadane, neovisno utvrĎene parametre i kriterije i na ciljeve samoga projekta digitalizacije. Poţeljno je takoĎer pratiti i kvalitet samoga procesa digitalizacije, meĎutim, i za to je potrebno definirati predmet praćenja i kriterije, odnosno norme za ocjenu usklaĎenosti. Načelo 8: Program digitalizacije treba voditi računa o zaštiti autorskih prava skladno vaţećim propisima. Predmetom digitalizacije mogu biti autorska djela i slobodna djela. Autorsko pravo prema Zakonu o autorskom pravu i srodnim pravima traje za ţivota autora i sedamdeset godina nakon njegove smrti, bez obzira kada je autorsko djelo zakonito objavljeno. Dosadašnji programi digitalizacije mahom obuhvataju staru graĎu, tj. onu za koju ne treba platiti naknadu nositelju autorskog prava. U kasnijim fazama razvoja projekti digitalizacije u cilju postizanja sveobuhvatnosti obuhvataju i zaštićena autorska djela što pred ustanovu koja poduzima projekt postavlja posebna pitanja. 11
2.4. PROCES DIGITALIZACIJE Kod digitalizacije, a osobito kod digitalizacije veće količine gradiva, potrebno je definirati ključne korake u procesu digitalizacije i slijediti ih kako bi se osigurao kvalitetan rezultat. Proces digitalizacije najčešće se sastoji od sljedećih sedam faza: 1. Odabir gradiva - gradivo je potrebno sagledati sa svih aspekata; konzervacijskog, pravnog, etičkog i tehnološkog. 2. Digitalizacija gradiva - odrediti cilj digitalizacije, format digitalnog gradiva, mjesto digitalizacije. 3. Obrada i kontrola kvalitete - obraća se paţnja na kalibraciju ureĎaja i komprimiranje sadrţaja, ovisno o vrsti gradiva . 4. Zaštita - fizička i intelektualna zaštita; šifriranje, vodeni ţigovi, autentičnost 5. Pohrana i prijenos - odabir sistema za pohranu (izravni, poluizravni, hijerarhijski, neizravni) 6. Pregled i korištenje - pogled na rezultat procesa digitalizacije iz perspektive ciljne korisničke skupine 7. Odrţavanje digitalnog gradiva - zadnji korak procesa digitalizacije kojim započinje proces očuvanja.12
11
www.prenhall.com/laudon, 24.03.2014.
12
http://liderpress.hr/, 31.03.2014.
10
3. UTICAJ DIGITALIZACIJE NA MENADŽMENT U teoriji modernog menadţmenta, digitalna dimenzija javlja se kao podrška u procesima planiranja, organizovanja, kontrole, a u cilju poboljšanja efikasnosti organizacije i ostvarenja organizacionih ciljeva. Digitalna dimenzija se u novije vrijeme odnosi na onaj segment modernog menadţmenta koji se fokusira na menadţment aktivnosti kroz primjenu Interneta i slične napredne tehnologije. Zajedničkii uticaj svih ovih faktora mijenja način funkcionisanja trţišta, dovodi do sve veće integracije pojedinih oblasti i potpuno brisanje granica, što na kraju u potpunosti internacionalizuje poslovanje. Uočava se tendencija koncentracije na one oblasti poslovanja koje obiluju intezivnim znanjem i kreativnim radom, gdje se tehnološka promjena ostvaruje kroz novi proizvod, uslugu ili model obavljanja posla. Nova mentalna revolucija mijenja okruţenje u kojem ţivimo, a samim tim i način razmišljanja. Globalno selo postaje sudbina čovječanstva, ali i pokazatelj za menadţere da iskoriste nove mogućnosti koje takva budućnost donosi. “Mentalna geografija elektronskog poslovanja ne poznaje granice, postoji samo jedna ekonomija i jedno trţište”, a sposobnost i nivo prihvatanja ovakvih tendencija su mjera efikasnosti kompanija. Novi oblici menadţmenta i organizovanja zahtijevaju “redizajniranje“ postojećih poslovnih procesa, odnosno novi način razmišljanja, planiranja, alokaciju odgovornosti, koordinaciju izmeĎu različtih grupa ili odjela kompanije, inicijativu zaposlenih i nove načine komunikacije koji su od esencijalne vaţnosti za uspjeh poslovanja nove “elektronske kompanije“. Elektronsko poslovanje sve više zahtijeva novi pristup menadţmentu, manje krut i radikalan, više otvoren i konstruktivan. Jedino razmjena znanja i iskustva kako zaposlenih, tako i stručnjaka i konsultanata omogućava rješavanje problema i automatsko reagovanje na izazove sa trţišta. U transformisanju organizacije menadţment mora voditi rauna o balansu potrebe za brzom i radikalnom promjenom i stabilnom organizacionom strukturom i kulturom. Neophodno je biti što fleksibilniji, ali ne po cijenu gubljena stabilnosti. Ovaj problem je posebno izraţen u velikim organizacijama gdje se promjene moraju temeljno pripremiti i implementirati, pa se često preduzima segmentaciona primjena elektronskog poslovanja na pojedine djelove kompanije. Tek nakon potpune implementacije moţe se preći na neke sljedeće korake poput stvaranja nove organizacione kulture i vrijednosti jer menadţeri novog doba, virtuelni menadţeri smatraju da je struktura i organizacija u potpunosti privremena i podloţna stalnim izmjenama. Naročito je vaţno upoznati zaposlene sa strategijom, planovima, njihovom ulogom i prenijeti im poruku kolike benefite za zaposlene i organizaciju nosi sa sobom elektronsko poslovanje. Često kada se radi o ljudskom resursu postoje mnoge barijere oko prelaska na nove vrste poslovanja iz straha od nepoznatog, nedovoljnog znanja, straha od gubitka posla i slično. Za menadţere to je i najveći izazov. Motivacija i dodatna edukacija su prvi koraci ka smanjenju otpora promjenama, povećanju kredibiliteta i meĎusobnog povjerenja. 13
13
Nedţad Erdić, Efektivna elektronska vlada u javnim upravama u BiH, 29.12.2013. str.67
11
Posebno je vaţno razviti stalne edukativne programe koji razvijaju više vještina kod zaposlenih, neposredno povećavaju produktivnost i sklonost timskom radu, podizanju moralnih načela, osjećaju pripadnosti i učešću procesu odlučivanja, kao i efikasnosti rada uopšte. Razvoj nove organizacione kulture nosi sa sobom i novi način komunikacije. Brţa i efikasnija komunikacija kako unutar, tako i izvan kompanije je preduslov za smanjenje informacionog jaza meĎu zaposlenima, unapreĎenju odnosa sa kupcima i partnerima i stvaranja povjerenja neophodan za uspješnu primjenu elektronskog poslovanja. Top menadţment je nosioc procesa inovacija i njegova osnovna obaveza je da ubijedi sve strukture menadţmenta i zaposlenih u vaţnost i nedvojbenu korist elektronskog poslovanja. Upravo je podrška inovacija od strane top menadţmenta, koordinacija rada raznih timova, usvajanje inovacija elektronskog poslovanja duţ svih struktura organizacije jedini put u uspjeh elektronskog poslovanja. Top menadţment preuzima rizik usvajanja novih modela poslovanja, promjenu procesa i njihovo isticanje u prvi plan, novu podjelu odgovornosti i uvoĎenje timskog rada.14 3.1.MENADŽMENT ZNANJA - FOKUS USPJEŠNOG UPRAVLJANJA
Razvoj digitalne ekonomije uslovio je nove potrebe u procesu savremenog upravljanja ekonomija znanja je postala realnost na trţištu i u mnogim organizacijama, sljedeća etapa u razvoju digitalne ekonomije. Kvalitetno upravljanje znanjima svojstvenim pojedinoj kompaniji postaje imperativ uspješnog poslovanja. Prema procjenama većina znanja koje kompanije posjeduju nisu poznate okruţenju. U takvoj situaciji ne čudi što se sve više napora ulaţe u pokušaj da se znanje pretvori u konkretnu činjenicu koja moţe pomoći u stvaraju novih vrijednosti, odnosno kapitala. Novi načini poslovanja, prije svega elektronsko poslovanje značajno redefinšu kategoriju znanja. Kvalitetno iskorištavanje korporativnog znanja, njegovo lociranje i sistematizacija, moţe biti presudno za generisanje novih ideja, a samim tim i za komplikovani proces pretvaranja znanja u strateški resurs kompanije. Poslovanje po ovom principu upravo zahtijeva da korporativno znanje preraste u dinamički resurs koji će se neprestano koristiti u svrhu postizanja boljih performansi kompanije. Menadţment znanja je strateška primjena kolektivnog znanja kompanije u procesu poslovanja, u cilju stvaranja profita i povećanja udjela na trţištu. Znanje koje predstavlja resurs kompanije moţe se podijeliti u dvije kategorije - eksplicitno i implicitno znanje. Eksplicitno znanje se sastoji od svega što se moţe dokumentovati, dostići i kodirati, često uz pomoć informacionih tehnologija. Ono što je mnogo teţe shvatiti je koncept implicitnog znanja, ili onog što se veoma teško moţe kvantifikovati, a postoji i vrijednije je od bilo kog resursa koje kompanija ima je znanje ljudi. Izazov procesa menadţmenta znanja je upravo najvećim dijelom povezan sa implicitnim znanjem jer i odnosi se na shvatanje, prepoznavanje, stvaranje, dijeljenje i upravljanje tom vrstom znanja.15
14 15
Nedţad Erdić, Efektivna elektronska vlada u javnim upravama u BiH, 29.12.2013. str.67. Dašić, Šerifi, Dragošen, Znanje kao generator unapreĎenja kvaliteta ţivota, str.187.
12
Menadţment znanja ima za cilj da se poveća efikasnost i efektivnost jedne organizacije, omogućujući zaposlenima na svim nivoima da korišćenjem svog znanja, iskustva i svojih veština, doĎu do pravih informacija koje će omogućiti postizanje cilja organizacije. To je, zapravo, najefektivnije korišćenje intelektualnog kapitala u kompaniji, pa čak i van nje. Imovina ili vrijednost znanja (ideje, koncepti, know-how), stvaraju se elektronskim prikupljanjem, čuvanjem, podjelom i usmjeravanjem korporativnog znanja. U organizacijama gdje znanje predstavlja osnovni resurs, gdje se vrednuje i nagraĎuje znanje pojedinca značajno je utvrĎivanje kulture koja prepoznaje implicitno znanje i podstiče zaposlene da ga dijele. Menadţment znanja pokriva tri glavne aktivnosti znanja: generisanje, kodifikaciju i transfer. Generisanje znanja uključuje sve aktivnosti (stvaranje, pribavljanje, sinteza, fuzija i adaptacija) koje prenose novo znanje pojedincima, grupi ili organizaciji. Kodifikacija znanja je takva vrsta predstavljanja znanja koja omogućava pojedincima i organizacijama da ga ponovo koriste. Transfer znanja uključuje premještanje znanja sa jednog mjesta na drugo i njegovu apsorbciju. Generisanje, kodifikacija i transfer se stalno pojavljuju tako da menadţment ne stvara ove akcije. Snaga menadţmenta znanja je u tome što dopušta organizacijama da poboljšaju produktivnost svih aktivnosti i da pruţe na korišćenje njihovu vrijednost zaposlenima pojedinačno ili grupno. Uključivanje u proces elektronskog poslovanja i neminovnost korišćenja modernih komunikacionih tehnologija, Interneta prije svega, dovele su do tzv. umreţavanja znanja. Digitalno poslovanje olakšava distribuciju, sistematizaciju i generisanje znanja. Cijeli proces predstavlja i veliki izazov za menadţere, što zbog svoje kompleksnosti, što zbog samog karaktera znanja, jer proces upravljanja znanja predstavlja sistemsko obuhvatanje nedodirljivih, sloţenih i nedokumentovanih znanja u organizaciji. Upravljanje znanjem predstavlja multidisciplinarnu kategoriju koja se provlači kroz sve organizacione strukture. Kreativan pristup menadţmentu znanja rezultuje povećanom efikasnošću, većom produktivnošću i povećanim prihodima. Sam proces upravljanja znanjem veoma zavisi i od nivoa centralizacije i decentralizacije sistema upravljanja. Centralizacija omogućuje veći sinergetski efekat, ali predstavlja često nepremostiv problem u fazi implementacije. Nova organizacija, koja nastaje kao jedan od produkata digitalne ekonomije i podspješuje proces razmjene znanja je mreţnog tipa i podstiče proces upravljanja znanja. Virtuelna organizacija, kao najčeće prisutan tip mreţne orgnizacije je sistem baziran na znanju i korištenju savremenih komunikacionih tehnologija. Usvajanjem koncepta elektronskog poslovanja kompanija ima nove mogućnosti za što bolje koritenje šansi iz okruţenja koristeći Internet tehnologije, uključujući se u virtuelne alijanse, pruţajući mogućnost interakcije ljudi koji rade na istom projektu, bez obzira na vremensku i prostornu dimenziju i crpeći nova znanja bez obzira gdje se fizički nalaze. Znanje se prenosi putem razliitih vidova komunikacije, lično na sastancima, zajednikim projektima, elektronskom poštom, video ili telekonferencijama ili na sastancima. Riječ je o procesu distribucije znanja izmeĎu zaposlenih, projektnih timova, eksternih stručnjaka i razvojnih grupa, gdje se intenzivnom komunikacijom upravlja, proširuje i dijeli postojeće i stvara novo znanje.16
16
Dašić, Šerifi, Dragošen, Znanje kao generator unapreĎenja kvaliteta ţivota, str.187.
13
Ljudsko poimanje, sinteza i interpretacija raznih vrsta nestrukturiranog znanja, ne bi imalo smisla ukoliko to znanje ne bi bilo pravovremeno prikupljeno, distribuisano i transformisano u podesan oblik za korištenje i razumijevanje. U takvim uslovima uspješan sistem za upravljanje znanjem omogućava sintezu i korišćenje neraspoloţivih, a potrebnih znanja tamo gdje su najpotrebnija. Fleksibilnost virtuelne organizacije je prepoznata kao neformalna i polu-neformalna mreţa interno zaposlenih i eksternih individualaca na osnovu zajedničkog učeća i interesa. Znanje se generiše putem neformalnih samoorganizovanih komunikativnih mreţa unutar organizacije. Pojedinci i grupe, povezani različitim interesima i projektima komuniciraju meĎusobno Internet servisima u cilju razmjene informacija, znanja i rješavanja problema. Prednost rada virtuelnih timova je nemjerljiva u nestabilnom okruţenju, sa konstantnim, nepredvidivim promjenama, jer su troškovi radne snage manji, vremenski period rada na projektu se smanjuje, povećava se efikasnost i efektivnost, a mogućnost razmjene i usvajanja znanja se izdiţe na mnogo veći nivo. Menadţment, uključujući i top mendţment je prostorno udaljen, ali je svakodnevno u mogućnosti da upravlja kompanijom interaktivno, putem elektronske komunikacije. Olakšavanjem i ubrzavanjem komunikacionih kanala, raste količina i kvaliteta organizacionog znanja, čineći od njega značajan resurs kompanije, čime se povećava i vrijednost same organizacije. Digitalno poslovanje nastaje iz jednostavne potrebe da se sa što više znanja, prije svega, i boljim kompetetivnim prednostima nastupi na trţištu i što bolje izaĎe u susret novim potrebama potrošača. Smisao stvaranja virtuelne organizacije jeste da se poveća produktivnost ili konkurentska prednost firmi učesnica u zajedničkom projektu ili poslu. Firme učesnice udruţuju se da bi iskoristile odreĎene mogućnosti ili da bi ostvarile specifične strateške ciljeve, uz meĎusobnu razmjenu znanja, procedura, usvojenih vrijednosti i organizacionih kultura pojedini učesnica. U cilju što bolje informisanosti i ostvarivanja svojih prava pojavljuje se i sve veći broj virtuelnih zajednica potrošača i korisnika i to je jedan od ključnih prioriteta vertikalnih portala i specijalizovanih industrijskih portala, kao oni koje su razvili Ford i General Motors. Organizacijama je potrebno mnogo znanja da bi lansirali usluge i proizvode sa kojima klijentima pruţaju dodatnu vrijednost i da bi podsticale inovativnost. To je jedan od najvaţnijih razloga zašto se sve više kompanija udruţuju, pristup komplementarnim znanjima koje omogućuju novi kreativniji i inovativniji nastup na trţištu. Proces transformacije znanja u kapital, apstraktne kategorije u konkretnu, mjerljivu vrijednost je dugotrajan i kompleksan. Dok se tradicionalna logika poslovanja bazirala na visokom nivou strukture i kontrole, dinamičnost novog poslovnog okruţenja zahtijeva drugačiji model organizacionog dizajna. Često opisivan kao “ţivot na ivici haosa”, ovaj model je karakterističan po svom relativnom nedostatku strukture i nedostatku spoljašnje kontrole. Eksplicitnim podrţavanjem istraţivanja i preispitivanja premisa, ovaj proces promoviše proaktivno razmišljanje i kreiranje novog znanja. Ovakve nesrazmjerne promjene dovode u iskušenje i teorije menadţmenta i njegove glavne pretpostavke, izazivaju polemike skeptika, ali zasigurno postaju značajna stavka modernog menadţmenta. 17
17
Dašić, Šerifi, Dragošen, Znanje kao generator unapreĎenja kvaliteta ţivota, str.187.
14
Pojedine organizacije, posebno multinacionalne kompanije su u potpunosti prihvatile ovaj način upravljanja. Primjeri kompanija kao što su General Electric, Nike, Chlyser ili Cisco dokaz su da je savremeni menadţment pritisnut izazovima iz okruţenja i internim teškoćama, otkrio novu arhitekturu kompanije u obliku mreţe različitog oblika (i virtuelne organizacije kao njenog krajnjeg koncepta). Porast sve veće digitalizacije posla i uključivanje u online zajednicu sve više mijenja strukturu organizacije same kompanije jer se u proces kreiranja znanja, kao najvrijednijeg resursa u kompanijii, sve više pored zaposlenih uključuju i tzv. vanjski saradnici i potrošači.18
3.2.UPRAVLJANJE DIGITALNIM ZAPISIMA Sistem za upravljanje elektronskim zapisima omogućava organizacijama efikasnije korištenje vlastitih resursa zbog mogućnosti trenutnog pristupa informacijama, timskog rada i automatizacije poslovnih procesa. Postoji više kvalitetnih primjera kriterija za upravljanje zapisima. Bez obzira o kojem se modelu radilo, svima su zajednički osnovni zahtjevi prema sistemu za upravljanje zapisima. Da bi sistem elektronskog upravljanja zapisima mogao funkcionirati, mora imati podršku 3 poslovne razine koje se meĎusobno isprepliću i nadopunjuju: -
Organizacijska razina – definirani i postavljeni mehanizmi, procedure i kultura Procesna razina – integriranost ţivotnog ciklusa zapisa u poslovne procese IT razina – infrastrukturne pretpostavke kvalitetnog funkcioniranja sustava upravljanja zapisima Neupitne su koristi uspostavljenog sustava za upravljanje zapisima, Upravljanje „organizacijskom memorijom“ i njezin razvoj.19
3.3.UPRAVLJANJE DIGITALNOM IMOVINOM Marketinške organizacije traţe softver posebno dizajniran za upravljanje digitalnom imovinom kako bi učinkovito upravljali grafičkim, multimedijalnim datotekama, streaming audio, video zapisima i drugim multimedijalnim sadrţajima. DAM (digital asset management) donosi poslovnu vrijednost i ROI putem inovativnih metoda organizacije, distribucije i praćenja digitalnih i fizičkih media kroz višestruke kanale. DAM rješenja omogućuju napredne mogućnosti upravljanja multimedijalnim sadrţajem, dopuštajući kompanijama da pojednostavne i ujedine upravljanje svim multimedijalnim i slikovno-bogatim sadrţajem. 20
18
Dašić, Šerifi, Dragošen, Znanje kao generator unapreĎenja kvaliteta ţivota, str.187. http://www.efos.unios.hr/, 31.03.2014. 20 http://www.efos.unios.hr/, 31.03.2014. 19
15
3.4. UPRAVLJANJE SADRŽAJIMA NA WEBU Sistem za upravljanje web sadrţajem (engleski Web content management) predstavlja programsko rješenje za upravljanje sadrţajem na web stranicama novije generacije. Moţe se reći da je WCM modularna Internet bazirana aplikacija za upravljanje sadrţajima na internetu. Sisitem se sastoji od administrativnih modula i za njegovo korištenje nije potrebno poznavanje tehnologije izrade web stranica. Osnovna namjena sistema za upravljanje web sadrţajem ili WCM-a je mogućnost izmjene informacija na stranici bez potrebe za stranim ili internim tehničkim odjelom. WCM pojednostavljuje proces izmjene informacija na stranici, smanjuje troškove odrţavanja stranice stvarajući učinkovitiji i jednostavniji proces odrţavanja stranica omogucava povećanjen frekventnosti osvjeţavanja sadrţaja. 21
3.5. DIGITALIZACIJA DOKUMENATA Mnoge se organizacije (finansijske, osiguravateljske, vladine, zdravstvene) u pruţanju svojih usluga još uvijek oslanjaju na poslovne procese bazirane na manualnom radu i papirologiji. Dokumenti se moraju sakupljati u papirnate datoteke i usmjeravati kroz sloţeni radni tijek. Naţalost, rad s velikim volumenom papirnatih dokumenata i datoteka predstavlja nekoliko izazova: -
-
-
-
-
21 22
Upravljanje volumenom i raznolikošću: upravljanje samim volumenom moţe biti zastrašujući zadatak, posebno kada organizacija mora procesirati širok raspon tipova i formata dokumenata. Neučinkovitost i troškovi: U odnosu na digitalne slike, papirnati dokumenti su skupi za procesiranje, teško ih je traţiti, locirati, pronaći, dijeliti i upravljati njima u tijeku rada. Nadalje, papirnati dokumenti se mogu procesirati samo slijedno, jedan po jedan. Pristup informacijama: Dokumenti su pokretačka snaga vaše organizacije, upravljanje poslovnim informacijama putem papirologije ne pruţa vašim zaposlenicima globalan pristup informacijama na njihov zahtjev bez čega se ne moţe osigurati cjeloviti pogled na podatke o klijentima i na poslovne transakcije. UsklaĎenost sa standardima: U okruţenju koje se bazira na papirologiji moţe biti teško uspostaviti učinkovitu kontrolu i nadzor aktivnosti kako bi se osigurala usklaĎenost sa standardima. Sluţba za klijente/korisnike: poslovni procesi koji se temelje na papirologiji mogu produljiti vrijeme korisnikova odgovora te na taj način uzrokovati poslovni gubitak. 22
http://www.izradainternetstranica.net/, 31.03.2014. http://www.bug.hr/, 31.03.2014.
16
4. PRIMJERI IZ PRAKSE Amazon.com je najveći trgovac na internetu, bavi se prodajom knjiga i cd-ova, izgubio je milione dolara godišnje, a ipak je ostvario najbolji uspjeh u elektronskom poslovanju. Najţešći rival Amazona je Barnes & Nobles books, koji je takoĎe potrošio milione dolara kako bi svoju maloprodaju obavljao na internetu. Naţalost, Barnes & Nobles su bili neuspješni zbog toga što nisu u potpunosti promijenili svoje temeljne procese kako bi se prilagodili zahtjevima poslovanja na webu. 23 Digitalna tržnica: Trgovina voćem i povrćem putem interneta bavi se uspostavom direktne komunikacije izmeĎu proizvoĎača i kupaca u različitim zemljama putem internet stranice www.service2fruit.com . Stranica predstavlja oblik "digitalne trţnice" i funkcionira slično portalu eBay, a specijalizirana je isključivo za trgovinu voćem i povrćem. Prema obavijesti koja je upućena Vanjskotrgovinskoj komori BiH iz Ministarstva vanjskih poslova BiH "Service 2 fruit" omogućava malim proizvoĎačima zemalja jugoistočne Evrope da plasiraju svoje proizvode na trţište Nizozemske i drugih zemalja. "Digitalna trţnica" omogućava lak i jasan uvid u ponudu i potraţnju voća i povrća na različitim evropskim trţištima, kao i brzu, učinkovitu, transparentnu i sigurnu trgovinu putem interneta. Jedini trošak, kako se navodi u dopisu Ministarstva vanjskih poslova BiH, je minimalna provizija koju kompanija naplaćuje na ostvarene kupoprodajne ugovore. Troškove ovih usluga snosi kupac. TakoĎer, u ponudi je i usluga transporta kupljene robe u slučaju kada prodavač nije sam u stanju osigurati prijevoz do kupca.24
Slika 1. Digitalna tržnica25
23
http://www.amazon.com/, 24.03.2014. http://www.kupujmodomace.ba/, 31.03.2014. 25 http://www.kupujmodomace.ba/, 31.03.2014. 24
17
5. ZAKLJUČAK Zaključili smo da se nalazimo usred vremena gdje tehnologija i poslovne inovacije mnogo utiču na globalno poslovanje. Nove Internet poslovne kulture nastaju s dubokim implikacijama za voĎenje poslovanja. Moţete vidjeti svaki dan kako poslovni ljudi koriste Internet veze velike brzine i e-mail za prikupljanje informacija, prenosne računare povezane sa beţičnim mreţama i mobilne telefone povezane sa Internetom. Iz svega navedenog vidimo da su globalne promjene izazvale promjene poslovnog okruţenja i razvoj digitalnih firmi. Najvaţnije promjene nastale su u prelazu industrijske ekonomije na ekonomiju zasnovanu na informacionim tehnologijama. Danas uspjeh firmi zavisi od njihove sposobnosti da posluju globalno. Proizvodi i usluge zasnovani na znanju su od ogromne ekonomske vrijednosti kao što su kreditne kartice, isporuke i svjetski rezervacioni sistemi bazirani na novim informacionim tehnologijama. Vidimo da je prenošenje procesa poslovanja u digitalnu formu rezultat razvoja informacione tehnologije i potrebe savremenog poslovanja. Digitalne firme imaju izvanredne mogucnosti za globalnu organizaciju i upravljanje. Zahvaljujući tome što je rad firme organizovan korektno, one imaju potencijal da postignu neprevaziĎene nivoe profitabilnosti i konkurentne prednosti. Globalizacija i informaciona tehnologija takoĎer donose nove prijetenje domaćim poslovnim firmama jer zbog globalne komunikacije i upravljačkih sistema, potrošači sada mogu da trguju na širokom svjetskom trţištu, obezbjeĎuju cijenu i kvalitet informacija 24 sata dnevno. U teoriji modernog menadţmenta, digitalna dimenzija javlja se kao podrška u procesima planiranja, organizovanja i kontrole, a u cilju poboljšanja efikasnosti organizacije i ostvarenja organizacionih ciljeva. Elektronsko poslovanje sve više zahtijeva novi pristup menadţmentu koji je više otvoren i konstruktivan. Kvalitetno upravljanje znanjima svojstvenim pojedinoj kompaniji postaje imperativ uspješnog poslovanja. Menadţment znanja je strateška primjena kolektivnog znanja kompanije u procesu poslovanja, u cilju stvaranja profita i povećanja udjela na trţištu. Upravljanje digitalnom firmom se sastoji od nekoliko procesa od kojih se meĎu najbitnijima navodi: upravljanje zapisima, upravljanje digitalnom imovinom, upravljanje sadrţajima na webu i digitalizacija dokumenata. Na kraju moţemo zaključiti da je za upravljanje digitalnom firmom potrebno da firma ima dobar informacioni sistem kao i osoblje kompetentno za korištenje tog sistema. Digitalizacijom postajemo konkurentniji na domaćem ali i na svjetskom trţištu, te sa korisnicima usluga ili proizvoda koje firma nudi ostvaruje se brţa komunikacija sa manje troškova. Digitalne firme su za razliku od klasičnih firmi fleksibilnije, ostvaruju bolju komunikaciju sa korisnicima te im pruţaju više informacije koje su im potrebne kako bi se odlučili za saradnju.
18
PITANJA 1. 2. 3. 4. 5.
Šta je informacioni sistem? Razlika izmeĎu tradicionalnih firmi i fimi sa novim stilom upravljanja? Šta menadţment ima za cilj korištenjem digitalizacije? Kako digitalizacija utiče na menadţment firme? Šta omogućava uspješan sistem kada je u pitanju upravljanje digitalnom firmom?
ODGOVORI 1. Informacioni sistem je integrisani skup komponenti za sakupljanje, snimanje, čuvanje, obradu i prenošenje informacija. Poslovna preduzeća, druge vrste organizacija i pojedinci u savremenom društvu, zavise od informacionih sistema za upravljanje svojim operacijama i djelovanjima, odrţavanje konkurentnosti na trţištu, ponudu različitih usluga i unaprijeĎivanje ličnih sposobnosti i kapaciteta. 2. Tradicionalne firme su bile i još uvek su hijerarhijske, centralizovane sa struktuiranim upravljanjem koje se zasniva na fiksnim standardnim procedurama za isporuku masovnih proizvoda ili usluga. Novi stil upravljanja poslovnih firmi je linearan (manje hijerarhijski), decentralizovan, fleksibilno organizovan. 3. Menadţment znanja ima za cilj da se poveća efikasnost i efektivnost jedne organizacije, omogućujući zaposlenima na svim nivoima da korišćenjem svog znanja, iskustva i svojih veština, doĎu do pravih informacija koje će omogućiti postizanje cilja organizacije. 4. U teoriji modernog menadţmenta, digitalna dimenzija javlja se kao podrška u procesima planiranja, organizovanja, kontrole, a u cilju poboljšanja efikasnosti organizacije i ostvarenja organizacionih ciljeva. 5. Uspješan sistem za upravljanje digitalnom firmom omogućava sintezu i korištenje neraspoloţivih, a potrebnih znanja tamo gdje su najpotrebnija, brţu komunikaciju izmeĎu zaposlenih, kao i sa dobavljačima i kupcima, smanjuje troškove komunikacije i dolazi efikasnije i brţe do informacija koje su potrebne za što bolje poslovanje.
19
LITERATURA 1. Cerović Dijana, Uticaj novih medija na primjenu menadţmenta, Fakultet za pomorstvo Jotor 2. Dašić, Šerifi, Dragošen, Znanje kao generator unapreĎenja kvaliteta ţivota. 3. Max Ugaz , Direktor Corvus USMP , Digitalna organizacija , MeĎunarodni centar Univerziteta San Martin de Porres 4. Radonjić Dijana, Preduzetnička ekonomija, Podgorica, 2004 5. http://www.ekapija.com/website/bih/page/598935/Digitalna-tr%C5%BEnicaTrgovina-vo%C4%87em-i-povr%C4%87em-putem-interneta 6. http://www.hroug.hr/hr/konferencije/prethodne_konferencije/2008_u_rovinju/predava nja_radionice_demogroundi/predavanja/specificni_podsustavi_dms_gis_rjesenja_i_isk ustva_iz_realiziranog/upravljanje_digitalizacijom_dokumenata_kroz_bazu_podataka 7. http://www.singipedia.com 8. www.prenhall.com/laudon
20
