Tercera Entrega Distribución de Plantas

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico Gran colombiano.

ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO DE LA DISTRIBUCIÓN EN PLANTAS P LANTAS INDUSTRIALES DEL SECTOR LOGÍSTICO. CASO DISTRIBUYAMOS S.A

PRESENTADO A: Prof. Andrés Zamudio Castro

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE CIENCIAS INGENIERIA INDUSTRIAL DISTRIBUCIÓN DE PLANTAS BOGOTÁ

2017 1


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TABLA DE CONTENIDO

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INTRODUCCION .............................................................................................. 3

2

OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 4

3

JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 5

4

METODOLOGÍA............................................................................................... 6 4.1

ANÁLISIS METODOLOGÍA........................................................................ 6

5

ANALISIS DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO .................................................... 9

6

DIAGNOSTICO SITUACIÓN PROBLEMA .................................................... 10

7

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .................................................................. 12

8

RECOMENDACIONES................................................................................... 13

9

CONCLUSIONES ........................................................................................... 15

10 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 16

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INTRODUCCION

La revolución Industrial representa el nacimiento de las plantas automatizadas, la producción a mayor escala, la tecnología y la transformación de la población, ya que se inicia un proceso de transición de un sistema agrícola a una sociedad industrial. La aparición de máquinas y herramientas avanzadas que reemplazan la mano de obra rural, trae consigo la aparición del vapor, hierro, acero, electricidad, y sistemas de transporte para las materias primas; lo que conlleva a que se presente la concentración de personas en espacios destinados a la distribución de cargas operativas, instalación de máquinas y un lugar fijo donde la sociedad se concentre a trabajar. Con los años y la constante demanda de tecnología aplicada que mejore continuamente las maquinas industriales es que la revolución industrial, con otras características continua en el siglo XXI. Se analiza el caso de Distribuyamos, con la finalidad de establecer la manera más económica y efectiva de establecer el orden de la planta de producción (inventario, materiales, operarios, espacios, equipos, máquinas y herramientas). La necesidad establecer un diseño nuevo o de rediseñar el espacio existente inquiere que la compañía pueda obtener las diferentes metas planteadas por la dirigencia de la compañía. Se implementa la metodología planteada con la finalidad de dar una posible solución de mejoramiento a la problemática de inventarios, acopio y distribución, ya que a medida que la empresa crece, aumenta la necesidad de redistribuir y transformar los espacio s para optimizar la cadena de procesos, acortando distancias y optimizando recursos.

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OBJETIVO GENERAL

Analizar el caso Distribuyamos con la finalidad de implementar la metodología que pueda dar la posible solución a todos los problemas del modelo logístico con el que cuenta la compañía actualmente, logrando de esta manera el correcto funcionamiento de los productos que entran y salen de la compañía, sin generar pérdidas que afecten negativamente a la compañía y brindando un correcto funcionamiento de las diferentes áreas relacionadas.

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JUSTIFICACIÓN

Realizar la presente investigación buscar enfocarse en estudiar y analizar la problemática recurrente que se presenta en las empresas industriales, respecto a su organización de espacio y procesos, ya que la industria de la producción tiene alta participación e impacto social y económico, en la generación de recursos económicos y empleos para la sociedad Colombiana. Busca analizar los diferentes cambios en distribución de espacios y procesos que sufren las plantas industriales, al tiempo que aumenta su productividad. Además de dar solución a este problema específicamente, se hace necesario plasmar una nueva perspectiva sobre la temática, una nueva forma de observar, evaluar, plantear soluciones y con cluir; que una nueva vista encuentre aspectos relevantes que no se plantean a simple vista. Se busca que los resultados del análisis se tomen como introducción y referencia al momento de establecer el compromiso de la alta dirigencia en la planeación y evaluación de espacios y operaciones de plantas industriales, cuya eficiencia se estudia constantemente debido a la evolución permanente de la tecnología y a la creciente sociedad industrial. Es evidente que los mecanismos y procedimientos empleados en una infraestructura determinada con el pasar del tiempo o el crecimiento expansivo de una organización, en este caso de DISTRIBUYAMOS S.A. se vuelven obsoletos o muy deficientes para las necesidades que se van generando, es por eso indispensable realizar innovaciones tanto físicas como sistemáticas, es decir que se deben diseñar nuevos layouts que permitan minimizar costes en tiempo y transporte, al igual que manejar un sistema integrado de información que permita el control de las mercancías o servicios, porque bien es dicho que “lo que no se puede medir no se puede controlar”; Al final de la aplicación de la metodología descrita a 5


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continuación se obtendrá un solución alternativa pero detallada con temas de organización, planeación, ejecución y optimización en todas las actividades que realiza la empresa DISTRIBUYAMOS S.A. para que la empresa vea alcanzados sus metas propuestas y cada día sean mas retadoras.

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METODOLOGÍA

El problema que presenta actualmente la operación logística del CEDI de San Bernardo de Viento es preocupante y con urgencia necesita una alternativa de solución ya que se esta situación ha generado grandes pérdidas en la compañía. Como factor principal al problema se puede concluir el uso de un modelo logístico el cual ya no se adapta a las necesidades de la compañía, por esta razón y una vez realizado el análisis se hace necesario ejecutar una metodología que permita abordar los aspectos principales y logran definir alternativas de solución para la compañía. A continuación se expone inicialmente un análisis de la problemática para así mismo realizar la elección de la metodología más adecuada para dar una solución óptima solución según nuestro criterio.

4.1 ANÁLISIS METODOLOGÍA La logística en la agencia de San Bernardo del Viento está pasando por una situación difícil ya que el inventario, que es un tema sensible está siendo amenazado por falta de control que empieza a manifestarse en actividades como el acopio y el despacho así como en el almacenamiento en el cual se evidencian situaciones críticas debido a que no se halla la mercancía fácilmente; el transporte es tercereado y susceptible de tener personal medianamente idóneo y confiable 6


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además se presentan falencias en la trazabilidad, por lo tanto, se presenta acumulación de tareas que atiborran los escritorios del personal. El alcance de las decisiones del director de agencia no ha sido definido desde el comienzo del ejercicio de su cargo más aún cuando una de las directrices del presente periodo es la estandarizar los procesos, los procedimientos y los ciclos de operación en cada una de las regionales. De acuerdo al anterior análisis presentado procedemos a plantear la siguiente metodología para dar una solución óptima a la problemática de la sede de san Bernardo del viento.

1. Definir el objetivo principal que se busca solucionar, en este caso la optimización y el correcto funcionamiento de la operación logística en el CEDI de San Bernardo del Viento.

2. Definir y analizar la problemática que se presenta en la compañía a través de un diagrama de Causa y efecto, o modelo Ishikawa.

3. Realizar un diagnóstico de acuerdo al análisis de los problemas evidenciados en el diagrama de causa y efecto, que permitan conocer con claridad cada uno de los aspectos identificados.

4. Plantear Alternativas de solución que permitan mitigar cada uno de los problemas identificados en las diferentes áreas de la compañía.

5. Definir cada uno de los recursos que son necesario para el desarrollo de las alternativas de solución como lo son personal humano y recursos locativos.

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La Aplicación de esta metodología busca brindar una solución óptima que se vea representada en el modelo logístico de la compañía, el cual es tan importante para su desarrollo, esta metodología nos permite visualizar la importancia de la distribución de plantas en cualquier empresa, ya que de esto dependen factores como la eficiencia y el rendimiento económico. Es importante resaltar el beneficio que trae actualizar los mecanismos de trabajo con el cambio del tiempo ya que no siempre funcionaran de la misma manera se debe estar a la vanguardia de la nuevas tecnologías y estrategias que ofrece el mercado.

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ANALISIS DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

CAUSAS

EFECTOS 



Toma de decisiones sin análisis previo Falta de Planeación y Gestión del ries o

Falta de Personal Funciones no definidas

Falta de comunicación entre los car os directivos Deficiente Gestión del Dto. de Recursos



Atraso en Herramientas utilizadas en los procesos



Descuido direccionamiento estratégico



Falta de Control de Inventarios

Falta de seguimiento logístico para optimizar los procesos

Mal Manejo de los recursos de la empresa





La Metodología de capacitación no es eficiente

Personal de transporte sin las competencias y confiabilidad suficiente



Falencias en la Trazabilidad en la cadena de abastecimiento Dificultad de control de las operaciones y del personal. El sistema de control de inventarios no brinda la ayuda suficiente para la interpretación de datos lo que hace la tarea más extensa y con mayor probabilidad de equivocación Sobrecarga Laboral lo cual ocasiona bajo rendimiento No se cumplen los procedimientos establecidos correctamente. La distribución se ve afectada por la falta de control. Perdida de la mercancía. Se generan mas costos en la compañía al no optimizar los recursos correctamente. 9


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DIAGNOSTICO SITUACIÓN PROBLEMA

Una vez realizado el análisis a partir del diagrama de causa y efecto se pueden identificar varios aspectos importantes para la empresa uno de estos es el mal manejo por parte de las directivas en el direccionamiento estratégico de la compañía, lo cual como consecuencia genera una serie de fallas que impactan cada uno de sus procesos, adicionalmente no se asumen las responsabilidades correspondientes a los problemas generando una falta de interés por controlar las situaciones que generan errores y faltas graves en sus procesos. De acuerdo a lo anterior es evidente que el problema se presenta a partir de las cabezas a cargo de la compañía, por ende se presentan dificultades en la administración del personal, no se trabaja en equipo por un mismo objetivo, no se


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DIAGNOSTICO SITUACIÓN PROBLEMA

Una vez realizado el análisis a partir del diagrama de causa y efecto se pueden identificar varios aspectos importantes para la empresa uno de estos es el mal manejo por parte de las directivas en el direccionamiento estratégico de la compañía, lo cual como consecuencia genera una serie de fallas que impactan cada uno de sus procesos, adicionalmente no se asumen las responsabilidades correspondientes a los problemas generando una falta de interés por controlar las situaciones que generan errores y faltas graves en sus procesos. De acuerdo a lo anterior es evidente que el problema se presenta a partir de las cabezas a cargo de la compañía, por ende se presentan dificultades en la administración del personal, no se trabaja en equipo por un mismo objetivo, no se tienen planeados nuevos proyectos para la expansión, optimización y el mejoramiento de los procesos, igualmente ineficiencia en la toma de decisiones, lo cual se ve totalmente reflejado en la administración de los despachos y almacenamiento del producto es por esta razón que se hace necesario realizar cambios que generen oportunidades de mejora. Se puede percibir en la mayoría de falencias que está teniendo la compañía que no existe una debida distribución organizacional tanto física como en procedimientos manuales, sistemáticos y metódicos, lo cual causa confusión en la ejecución de actividades y en consecución no se alcanzan las metas trazadas, no se tiene en cuenta el confort de cada uno de los empleados tanto en entrenamientos como en condiciones de trabajo que es indispensable para obtener el mejor rendimiento de la mano de obra; La categorización de los productos y una distribución más flexible para atender la demanda de los productos con mayor rotación permitirán obtener una mayor eficiencia en los despachos y almacenamientos de los productos. La 10


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compañía no cuenta con sistemas integrados de información lo cual genera una perdida notable en el control y manejo de toda la mercancía dando así oportunidad a las diferentes dificultades presentes en la crisis actual de la organización.

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ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

PROBLEMA

SUGERENCIA DE MEJORA 

El entrenamiento que se les brinda a los empleados no es el adecuado, ya que se realiza dentro de su jornada laboral, y en el tiempo que está ejecutando sus labores diarias. Funciones no definidas.





El sistema de control de inventarios y logística es obsoleto.







Falta de Planeación y Gestión del riesgo 

No hay comunicación efectiva entre jefe y empleado y asi mismo entre los directivos.



Realizar un cronograma de capacitaciones incluyendo la inducción y re inducción, estableciendo los tiempos fuera de la jornada laboral y asumiendo los costos que estos tengan, con el fin de que todo el personal de la empresa reciba entrenamiento y capacitación frente a sus labores y a las que se encuentran en el plan de SST. Con el fin de que cumplan con un perfil idóneo para el cargo que desempeñan. Establecer los perfiles, funciones y responsabilidades de cada cargo. Solicitar a la transportadora un estudio de perfil de cada conductor y auxiliar que trabaje como tercero, así como estudios de seguridad para determinar el grado de confiabilidad de los transportadores. Determinar e implementar un sistema de control de inventarios y logística nueva y así mismo establecer los procesos y sub procesos de la empresa, asignando un líder idóneo y capacitado estos, con el fin de mantener una mejora continua en cada proceso y que estos no se vean afectados. Plantear el rediseño del plan estratégico logístico, de acuerdo a un modelo más acorde a la operación logística actual, teniendo en cuenta los perfiles de los colaboradores, flujo de movimientos en el picking de la mercancía, tiempos de entrega, nivel de cumplimiento a nuevos clientes, así como establecer cuantas personas son necesarias para desarrollar la operación de forma idónea. Divulgación de los manuales de procedimiento para cada colaborador según su función, tanto a nivel administrativo como a nivel operativo Contar con una persona idónea para realizar la planeación y gestión de riesgos de la empresa, con el fin de proteger la vida y salud de todos los trabajadores, coordinar el plan de acción y su desarrollo para la prevención de riesgos e incidentes, capacitar a los trabajadores en los factores de riesgo a los que se encuentran expuestos. Estructurar un sistema de seguridad que garantice la protección de los activos de la compañía, así como auditorías a los proveedores del sistema de monitoreo. Capacitar a los líderes y directivos en comunicación asertiva, con el fin de contar con una comunicación eficaz entre ellos mismos y por ende con los trabajadores, sensibilizar en relaciones humanas.

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RECOMENDACIONES

Como se puede evidenciar existen grandes falencias, irregularidades, no conformidades en la empresa DISTRIBUYAMOS S.A, SEDE SAN BERNARDO DEL VIENTO por ende buscando el mejoramiento continúo en cada una de las etapas del proceso empezando por la recepción de materia prima, pasando por prod ucción, almacenamiento, distribución, ventas y logística se sugiere implementar controles internos para obtener una buena trazabilidad y estandarización de los productos. Para que DISTRIBUYAMOS S.A. Sea una empresa competitiva en el mercado debe sensibilizarse y tener en cuenta que los procesos de Gestión de transporte, almacenamiento, inventarios y distribución, también son considerados procesos crítico en la gestión y administración de las Cadenas de Logística y además, representan el mayor e importante costo del total del costo logístico. Por tal consideración se hace prioritario en las cadenas de logística de las empresas el manejar y planificar adecuadamente sus redes de transporte y distribución. Es por ello que se recomienda: 

Mejorar los niveles de servicios a los clientes



Aportar valor agregado a los clientes a través de los servicios de transporte y distribución



La racionalización de las redes de distribución



La exploración de los servicios compartidos



La reducción del ciclo de tiempo de la distribución



Implementación de indicadores de calidad y control interno de cada proceso.



Establecer estándares de desempeño



Realizar el seguimiento de los procesos actuales. 13


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

Realizar evaluaciones mensuales a cada proceso.



Realizar actividades de motivación a cada departamento de la empresa



Cotejar los resultados con los estándares establecidos.



Puntualidad en despachos.



Cumplimiento en promesa de entrega.



Cumplimiento en presupuesto de ventas.



Cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes.



Implementar sistema para control de inventarios.



Realizar planes de acción de mejoras correctivas y preventivas.

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

CONCLUSIONES

Se concluye que efectivamente existe un gran problema en el sistema productivo, es allí donde se concentra el análisis de todas las variables que incurren en dicho proceso y así poder aumentar tal productividad en la empresa. Para nuestra solución planteada es vital la colaboración entre áreas (jefatura y operarios), dejar los puntos claros y estándares operativos que se van a utilizar acorde a la producción; esclarecer seguimiento y resultados, la mejor manera de revaluar los procesos y montar nuevos estándares de trabajo según la necesidad, minimizando siempre el riesgo de poner la producción en peligro.

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10 BIBLIOGRAFIA 1. https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3& cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwi71drQoNrTAhVHeCYKHVogBTcQFgg0MA I&url=http%3A%2F%2Fribuc.ucp.edu.co%3A8080%2Fjspui%2Fbitstream% 2Fhandle%2F10785%2F499%2Fcompleto.pdf%3Fsequence%3D1&usg=AF QjCNFiONJVeBSCKjYteAFb6ZS_kQm__A 2. José Ramirez recuperado de http://www.monografias.com/trabajos42/diagrama-causa-efecto/diagramacausa-efecto2.shtml

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