Definición de los papeles de trabajo.
Son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen. Deberán ser custodiados, controlados, clasificados y archivados de tal forma que se garantice la salvaguarda, orden y accesibilidad a la información que contienen.
Importancia
os papeles de traba!o son de suma importancia para el auditor ya que de ellos obtendrá toda la información que requiere para proceder a lo siguiente" #laborar el dictamen$ #laborar la carta de observaciones$ Sirven de fuente de información posterior a las autoridades fiscales$ %omprobar que el auditor reali&ó un traba!o de calidad profesional$ Demostrar que cumplió con toda la normatividad establecida$ Sirven de gu'a para la reali&ación de futuros traba!os, etc.
Contenido de los papeles de trabajo: los papeles de trabajo como mínimo deben contener lo siguiente
Encabezamiento (ombre
de la compa)'a *itulo de la cédula cédula +echa de la auditoria (ombre del auditor +echa del traba!o %antidad de ho!as de cada cédula
Evidencia del trabajo realizado arcas #xplicaciones (otas -eferencias
cru&adas
%onclusión
Evidencia de la revisión y supervisión +irma
de los que efectuaron la revisión senior, supervisor, gerente gerente y socio/ %ualquier aclaración y0o ampliación efectuada por los revisores.
Generalidades:
os papeles de traba!o representan una una historia permanente del traba!o reali&ado por el auditor y sirven de base para las conclusiones e informes.
os papeles de trabajo deben ser completos y deben mostrar como mínimo lo siguiente: #l alcance del traba!o, as informaciones y hechos concretos, as fuentes de donde se obtuvo la información, as conclusiones a que se llegaron.
!bjetivos
•%onstituyen
evidencia el traba!o reali&ado y de las conclusiones a que llegaron y que sirvieron de base para una opinión sobre los estados financieros. •+uente de información para obtener detalles de los saldos de las diferentes cuentas del balance y estado de pérdidas y ganancias. •+uente para obtener información histórica de la compa)'a, como constitución, modificaciones al capital y estatutos, contratos de préstamos, de traba!o etc. •1n medio que permita a través de su revisión " ♦edir la efectividad y suficiencia del traba!o reali&ado. ♦#valuar la solide& de las diferentes conclusiones consignadas en los papeles de traba!o. ♦Determinar posibles modificaciones a los alcances consignados en los programas de auditor'a.
"ipos:
#apeles de auditoría del periodo corriente: Son los que se utili&an para registrar la evidencia de las operaciones del periodo en revisión.
E$pediente permanente de auditoría: #s donde se registra información relacionada a la estructura de organi&ación e información de constitución de la empresa en revisión, la misma que en el tiempo no cambia estructuralmente.
%e&uisitos de los papeles de trabajo
os papeles de trabajo deben ser: !rganizados 2 para facilitar el 'ndice o referencia cru&ada de las cifras que guardan relación.
Completos2 #s decir que el alcance fi!ado en los programas de auditoria debe ser cumplido en su totalidad. egibles2 os papeles deben ser escritos con suficiente claridad que permita su posterior revisión. !rdenados2 Dependiendo del volumen de la auditoria, los papeles deben separarse por lega!os que permitan su cómodo mane!o$ además las cédulas que integran cada uno de los lega!os deben archivarse en secuencia lógica y ordenada.
'rc(ivos de los papeles de trabajo y contenido de cada uno de ellos.
'rc(ivo permanente) %ontiene información que permite mantener un conocimiento 3permanente4 y actuali&ado de las actividades o hechos de la
compa)'a auditada relacionada con el tipo de servicio ofertado. a información tiene vigencia por más de un periodo.
Estos papeles de trabajo deben contener como mínimo lo siguiente: %evisión e los procedimientos de separando cada una de las *reas.
contabilidad y de control interno
♦%iclo
de ingresos o de ventas. ♦%iclo de compras o desembolsos. ♦%iclo de personal o de planillas. ♦%iclo de producción o de costos. ♦Activo fi!o. ♦5ntangibles. ♦#tc.
#lan de cuentas contable y manual e contabilidad . Información (istórica de la compa+ía auditada tales como : ♦#scritura
de constitución. ♦odificaciones en el capital y estatutos de la compa)'a. ♦6rincipales actividades de la compa)'a. ♦-elación de los principales e!ecutivos y sus firmas. ♦-elación de socios y directores. ♦-elación de principales clientes. ♦-elación de principales proveedores. ♦%apacidad instalada de la compa)'a. ♦#tc.
'n*lisis de las diferentes cuentas cuya información se va completando cada a+o, tales como : ♦%apital
y utilidades retenidas. ♦%argos diferidos y sus respectivas amorti&aciones. ♦Activos intangibles y su respectiva amorti&ación. ♦#tc.
Copias o e$tractos de los principales contratos por " ♦7bligaciones
contra'das. ♦#misión de bonos. ♦%ompras importantes de activo fi!o. ♦*raba!o con personal extran!ero y 0 o contratado. ♦Asesor'a técnica. ♦Acuerdos importantes de !untas de accionistas y 0 o directorio. ♦Alquiler.
♦#tc.
!tros. ♦eyes
especiales para la compa)'a. ♦#xoneraciones tributarias. ♦Acotaciones fiscales en reclamo. ♦7tros asuntos de interés. ♦#tc.
'rc(ivo administrativo) %ontiene información relacionada con la administración del traba!o de la auditor'a, cuyo uso y vigencia está limitado solo al per'odo o e!ercicio del examen de auditor'a.
'rc(ivo corriente: %ontiene la información que soporta el resultado del traba!o la opinión/ del auditor independiente sobre la información financiera examinada. os papeles de traba!o del periodo corriente deben contener como m'nimo la siguiente información"
'. -ECCI/ GE/E%': 8alances de traba!o, Asientos de a!uste y reclasificación, 6untos de control interno, 8alance de comprobación firmado por el cliente, %arta de 9erencia, #tc.
0. 'C"I1!: %édulas matrices o sumarias de las diferentes cuentas del activo como " %a!a 8ancos, :alores negociables, %uentas por %obrar, #xistencias, 9astos pagados por anticipado, 7tros activos, 5nmuebles maquinaria y equipo.
C. #'-I1! 2 #'"%I3!/I!: %édulas matrices o sumarias de las diferentes cuentas del pasivo como " Sobregiros bancarios, %uentas por pagar comerciales, 7tras cuentas por pagar, 6asivos acumulados, %uentas por 6agar a argo pla&o , %apital, -eservas, -esultados acumulados, #tc. D. #4%DID'- 2 G'/'/CI'-: %édulas matrices o sumarias con los análisis de las diferentes cuentas de resultados como" :entas, %osto de ventas, 9astos de administración, 9astos de ventas, 7tros ingresos, 7tros egresos. Además en cada una de las secciones debe anexarse el correspondiente programa de auditoria a desarrollar en el examen de cada uno de los rubros que conforman los estados financieros.
Cedulas sumarias y de detalle, ejemplo de cada una de ellas.
C5dulas sumarias o de resumen: #n las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas su!eto a examen$ por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales. as cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones$ pero conviene que en
ellas apare&can las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.
C5dulas analíticas o de detalle: Se detallan la información obtenida, las pruebas reali&adas y los resultados obtenidos. as pruebas que deben consignarse en las cédulas anal'ticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los ob!etivos establecidos en los programas de traba!o, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria. #n dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras espec'ficas o la verificación de alg;n cálculo, que son ;tiles para refor&ar el resultado de las pruebas. Su aplicación parte de ra&onamientos de tipo financiero o estad'stico$ algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a ra&ones de rentabilidad o producción per cápita, la determinación del costo2beneficio, las variaciones entre el gasto e!ercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.
Confirmaciones o circularizaciones. Definición y tipos.
Circularizaciones: %onsiste en obtener una manifestación de un hecho o una opinión de parte de un tercero independiente al ente pero involucrado con las operaciones del mismo. a obtención de este tipo de confirmación, que normalmente es escrita, es por lo general, una forma muy satisfactoria y eficiente de obtener evidencia de auditor'a, ya que habitualmente es de esperar que el informante sea imparcial.
as circularizaciones pueden ser: #ositivas: #s aquella manifestación solicitada que proporcionan evidencia de auditor'a sólo en caso de ser recibida la respuesta.
/egativas: #s aquella manifestación de conformidad sobre un saldo o transacción que se solicita y proporciona evidencia de auditor'a a pesar de no ser recibida la respuesta. #n las solicitudes de este tipo se incorpora una leyenda en la cual se aclara que en el caso de no ser respondida se la considerará conforme sin observaciones.
Ciegas: %orresponde a las confirmaciones en las cuales se solicita que se informen los saldos pendientes a una fecha o las transacciones reali&adas en un per'odo. #ste tipo de confirmación se utili&a generalmente para la validación de pasivos y saldos con entidades financieras.
/aturaleza y confidencialidad de los papeles de trabajo de una auditoria.
Naturaleza: De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. l dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar!
ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional e"cepto con el consentimiento del cliente. #i el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir $y en algunos casos se ve obligado$, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. Control o Confidencialidad de los papeles de trabajo %os papeles de trabajo son propiedad de la firma auditora. •Deben ser protegidos adecuadamente y mantener control sobre ellos en todo momento. •#i fuese necesario deben guardarse en caja fuerte o en bóveda con puertas de metal y & o combinación. •Debe evitarse que personas ajenas tengan acceso a los papeles de trabajo. •s necesario implantar todas estas medidas de control para impedir la divulgación de la información confidencial y para evitar la posibilidad de alteración o sustracción de las evidencias e"istentes en los papeles de trabajo. •De ser posible y cuando los papeles se trasladen fuera de la oficina 'a provincias y&o e"tranjero( debe tomarse un seguro que luego facilite su búsqueda. Cuando los papeles sean enviados por correo, es preferible que estos sean enviados por partes y en forma escalonada que evite la perdida total •
3emor*ndum de control interno o carta a la gerencia.
#s un documento escrito que se utili&a para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el ob!etivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. a estructura del documento consta de las siguientes partes" (ombres/ de a quien se dirige , (ombres/ del remitentes/ , +echa , Asunto, #scrito redactado brevemente, +irmas/
'sientos de ajustes y reclasificaciones, diferencias entre ambos. ejemplos.
'sientos de ajustes: #s un asiento que se propone para corregir la contabilidad y que da lugar a modificaciones de activos y0o pasivo de las cuentas de resultado.
%eclasificación: Se reali&an cuando hay errores de clasificación. Se transfieren cantidades entre cuentas de distintos grupos y subgrupos de la misma agrupación del balance o de la cuenta de resultados.
%eferencias, la referenciacion cruzada y marcas de auditoria.
%eferencia: os papeles de traba!o se marcan con 'ndices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán locali&arse cuando se le necesite. #n términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. As' los relativos a ca!a estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. os 'ndices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este ob!eto, n;meros, letras o la combinación de ambos.
3arcas de auditoría: Son s'mbolos empleados en las ho!as de traba!o, las cuales indican ciertos procedimientos reali&ados por el auditor en un área particular o serie de áreas. *ambién pueden utili&arse las marcas de auditor'a para identificar observaciones, halla&gos durante una auditor'a.
%eferencias Cruzadas: Dentro de los papeles de traba!o también tendremos que mencionar los famosos cruces de 'ndices, que no es más que cru&ar cifras y datos que apare&can simultáneamente en dos o más cédulas sumarias :.S. anal'ticas/, cualquier operación reali&ada por una empresa, afecta simultáneamente a dos renglones de sus estados financieros, por lo que es frecuente que una cifra anotada en una cédula apare&ca en otra que tenga relación con una que a su ve& conste en otra cédula
