CONTENIDO

1. CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN. 4 2. OBJETIVOS 5 2.1. OBJETIVO GENERAL 5 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 5 3. METODOLOGÍA 6 4. DIAGNÓSTICO CASO DISTRIBUYAMOS DISTRIBUYAMOS S.A………………………………………………………………………….6 4.1. DIAGNÓSTICO GENERAL DIFICULT DIFICULTAD AD DE CONTROL DE OPERACIONES Y DEL PERSONAL……6 4.2. AN!LISIS DEL CASO PABLO LLEGA A LA REALIDAD" LA INAUGURACIÓN #UE DESENCADENA EVIDENCIAS…………………………………………………………………………………… ………………………………………………$ 4.2.1. E%&'(&)*+(% , -,/&+0(% -',-)%&(%…………………………………………………………………………………….. 4.3. AN!LISIS DEL CASO #UE PASÓ EN SAN BERNANDO DEL VIENTO....................................11 4.3.1. E%&'(&)*+(% , -,/&+0(% -',-)%&(%……………………………………………………………………………………12 4.4. AN!LISIS DEL CASO CASO EL VIAJE DE CARLOS" NO FUE LA MEJOR BIENVENIDA……………………..12 4.4.1. E%&'(&)*+(% , -,/&+0(% -',-)%&(%……………………………………………………………………………………13 4.5. AN!LISIS DEL CASO CUANDO PABLO LLEGA A LA COMPAÍA" ESTRUCTURA ORGANIACIONAL…………………………………………………………………………… ………………………………………….13 4.5.1. E%&'(&)*+(% , -,/&+0(% -',-)%&(%…………………………………………………………………………………..14 5. M)&,7,,*/(% )8-)(7(% -('( ) 7)%('',, 7) 0(%,

2. LISTA DE TABLAS

T(9( 1. F(%)% 7) ( 8)&,7,,*/( -('( ) -',:)0&, 7) ( )0&'( 0(%, DISTRIBUYAMOS. 6 T(9( 2. A;<+%+% C,;&', 7) I;=);&('+,%………………………………………………...> T(9( 3. E%&'(&)*+(% -('( ) 0,;&', 7) 7+%&'+9:(8,%………………………………14 6. DIAGNOSTICO………………………………………………………………………………… …………………………..…15

3. 4. INTRODUCCIÓN.

El siguiente informe está relacionao con un caso !resentao en la em!resa DI"TRI#U$%&O" ".% en el área e log'stica( la lectura nos e)iencia *ue se !resentan gran )ariea e falencias en cuanto al control e in)entarios (almacenamiento( trans!ortes( el no seguimiento o!ortuno e los !rocesos( esconocimiento e los !roceimientos (falta e tra+a,ilia - los ecesos e con/an+a en la toma e ecisiones *ue les 0a generao un sinf'n e situaciones !ro,lemicas( !ara ar una !osi,le solucin *ue sea o!tima - se aa!te al sistema( se re*uiere 0acer un análisis - !osterior a esto un iagnstico general *ue !ermita ienti/car cuáles son las !osi,les causas( *ue

afectan

el

,uen

funcionamiento

el

sistema

log'stico.

as em!resas en las ltimos tiem!os 0an tratao e mantenerse en el mercao - !ara esto se 0an ao a la tarea e meorar consiera,lemente sus !rocesos !roucti)os( tecnolog'a - o!timi+ar los recursos a utili+ar e acuero a su ca!acia econmica( lo *ue les lle)a a reucir sus costos( aumentar la !roucti)ia( meorar la calia - ser más e/cientes efecti)os en caa una e las eta!as e los !rocesos5 El uso e estas estrategias ,lanas les !ermite ma-or 6ei,ilia - aa!ta,ilia a los cam,ios !resentaos en el mercao( e tal forma se !uean satisfacer las necesiaes e los clientes -a *ue ellos son el !ilar funamental e toa

organi+acin.

ener claro el conce!to e og'stica - *ue meios se )an a utili+ar !ara ar soluciones o!ortunas - e/caces a las iferentes situaciones - circunstancias a)ersas en el esarrollo normal e las o!eraciones - !rocesos en la com!a7'a - irigio a garanti+ar el cum!limiento - total satisfaccin el cliente con la entrega e los !rouctos a su estino /nal en las coniciones !actaas

entre

las

2.2.

!artes

ese

el

comien+o.

O#8ETI9O"

E":ECI;ICO".

Conocer la e/nicin - caracter'sticas e a
el

9iento.

%nali+ar las falencias en la !lani/cacin - istri,ucin e funciones. %nali+ar

las

circunstancias

eternas

*ue

generan

las

fallas.

%nali+ar las res!ecti)as cargas e tra,ao e caa cola,oraor. De/nir los actores e las áreas in)olucraas en los !rocesos - conocer su cuota

e

res!onsa,ilia

en

las

falencias

e

los

resultaos.

Re)isar la metoolog'a e tra,ao !ara reali+ar correcciones o acciones e meora. %nali+ar la efecti)ia e los sistemas e informacin - la tecnolog'a em!leaa

en

los

!rocesos

o!erati)os

-

aministrati)os.

 Tener clara la normati)ia en el maneo e in)entarios - la is!osicin f'sica el almac=n( !ara !oer confrontar toas las e)entualiaes *ue se !resenten garanti+ano la is!oni,ilia - /a,ilia e la informacin. concretas >o m=toos? acerca el !roceimiento !ara reali+ar las tareas )inculaas

con

la

in)estigacin(

0tt!@AAe/nicion.eAmetoologiaA

el

tra,ao

o

el

!ro-ecto.

 Ta,la 1. ;ases e la metoolog'a !ara el !ro-ecto e la lectura caso DI"TRI#U$%&O".

4.

DI%
C%"O

DI"TRI#U$%&O"

".%.

4.1 DI%
:ER"ON%.

%nali+ano este caso se !uee ar un iagnstico general el !ro,lema( los in)entarios *ue im!actan nota,lemente el :B<( son amena+aos !or falta e control *ue se mani/esta en el aco!io - el es!ac0o( el almacenamiento e)iencia situaciones cr'ticas e,io a la i/culta e 0allar la mercanc'a 0a- falencia en la tra+a,ilia. Esto i/culta las o!eraciones e la com!a7'a !or lo cual la estructura organi+acional se encuentra sensi,le en toos sus !rocesos. :ara ienti/car estas causas )amos a anali+ar los iferentes temas *ue a!ortan a la ,s*uea e factores *ue generaron esta situacin. 4.2 %NI"I" DE C%"O@ :%#O E<% % % RE%ID%D( % IN%U
DE"ENC%DEN%

E9IDENCI%"

:a,lo en ,s*uea e su crecimiento !rofesional - e nue)os 0ori+ontes ecie 0acer !arte el e*ui!o e tra,ao e Distri,u-amos ".% en el *ue se encargará el análisis - control e in)entarios. El maneo no ser'a sencillo -a *ue solo con el nmero e referencias o suFs *ue integra el in)entario tenr'a una la,or arua - solo en el 'a a 'a comen+ar'a a escu,rir )eraeramente el alcance e sus res!onsa,iliaes - la forma e resol)er los !ro,lemas - tomar las ecisiones correctas. El in)entario estar'a integrao !or más e 11GGG suFs. %icionalmente tener un gru!o e tra,ao a su cargo e,er'a aumentar el ni)el e res!onsa,ilia com!romiso con su área - con las metas en comn e otras e!enencias e la com!a7'a. a !erce!cin so,re la la,or e sus su,orinaos no ser'a e)aluaa en el momento -a *ue le fue esignaa tareas e inmeiato

cum!limiento. a com!a7'a 0a,r'a escuiao el control el in)entario( no se reali+a el seguimiento aecuao( no 0a- cum!limiento con los cronogramas - !or eso se ecie arle ma-or im!ortancia a efectuar los controles necesarios. os conteos f'sicos - los registros iarios( c'clicos o mensuales e in)entario no se

esta,an

reali+ano

e

acuero

a

lo

esta,lecio.

El área re*uer'a con !rontitu el esarrollo e estrategias *ue !ermitieran cum!lir con los cronogramas e tra,ao esta,lecios - con los inicaores *ue se ten'an esta,lecios sin tener ningn ti!o e contratiem!os. El control e las a)er'as - e la og'stica e re)ersa era un as!ecto im!ortante en el área - se 0a,'a u,icao en un seguno !lano e,io a los incon)enientes

*ue

se

esta,an

!resentano.

a inter)encin e :a,lo era urgente en las meoras !ro-ectaas !ara el área - a !esar e su corta e!eriencia - conocimiento( en meio e los !ro,lemas internos en la com!a7'a lo !resiona,a el o,tener resultaos satisfactorios. :ara cum!lir con los o,eti)os tra+aos se e,e seguir la siguiente metoolog'a e tra,ao - cum!lir caa !unto e forma estricta. %icionalmente es e,er e caa uno e los efes o aministraores e áreas

!ro!oner

-

esarrollar

meoras

en

la

o!eracin.

 Ta,la 2. %nálisis Control e In)entarios. 4.2.1 :ara

Estrategias este

!unto

se

o ise7aron

!ol'ticas las

siguientes

!ro!uestas. estrategias@

Reali+acin e cronograma !ara el control e in)entarios en los *ue incluir'a5 conteos f'sicos( in)entarios c'clicos( in)entario mensual o !eriico(

in)entarios

!or

familias.

os conteos f'sicos - los in)entarios c'clicos( se e,en 0acer en ornaa contraria al turno 0a,itual e tra,ao !ara e)itar retrasos en acti)iaes e la o!eracin como el reci,o o es!ac0o e la mercanc'a. De ninguna manera se e,en reali+ar la toma f'sica en meio e la o!eracin 0a,itual con el /n e e)itar *ue las referencias !uean trocarse urante el

in)entario - garanti+ar la eactitu e los mismos. a toma iaria e in)entario se !ueen 0acer sin !ro,lema urante la ornaa la,oral seleccionano referencias *ue no se re*uieran !ara es!ac0o u otro !roceso - )eri/cano la )eracia e los registros tanto en sistema como en

f'sico.

"e e,e crear un área e H:roucto No conforme en la ,oega el cual e,e ser un es!acio en la estanter'a e,iamente u,icaa - rotulaa - el control el in)entario se 0ace igual a los emás !rouctos. % esta área entrarán las referencias a)eriaas !ro)enientes e los es!ac0os - las *ue ingresaron en mal estao e las im!ortaciones o las *ue etermine el !ersonal e calia - *ue no contina en el !roceso !or *ue son catalogaas como ,aas.  Toos los mo)imientos - los austes reali+aos e,en tener el )isto ,ueno e los efes e área - ninguno e,e 0acerse sin el consentimiento conocimiento

e

ellos.

"e e,e reali+ar la e)aluacin e esem!e7o e los funcionarios el área e too el !ersonal( con el a)al el área e Recursos Jumanos con el ánimo e ienti/car las falencias - esta,lecer o,eti)os ini)iuales en !ro e cum!lir con los o,eti)os generales el área - e la com!a7'a. "e e,e !oner en !ráctica los !rinci!ios - )alores !romo)ios !or la em!resa - *ue e,en ser e conocimiento general. "e e,e reali+ar cam!a7as e res!eto( res!onsa,ilia( 0onestia - cola,oracin ,uscano interiori+ar estos

conce!tos

en caa

uno e

los

cola,oraores.

"e e,e continuar reali+ano las auitor'as internas en toos los !rocesos a los )e0'culos e carga )eri/cano el contenio f'sico - ocumental urante los cargues res!ecti)os - !aulatinamente en algn !unto el recorrio o ruta esta,lecia con el /n e e)itar las fugas e mercanc'a. El monitoreo - tra+a,ilia e las mercanc'as se e,en 0acer sin falta. El !ersonal *ue eecute esta la,or e,e estar mu- ,ien ca!acitao entrenao - e,e ser e con/an+a o 0a,er !asao !or )arios /ltros e seguria *ue garantice el total cum!limiento e sus funciones. a eecucin e caa una e las acti)iaes e,e estar res!alaa !or el

uso - registro e ocumentos - el correcto iligenciamiento e estos( tanto el !ersonal e la com!a7'a como el e trans!ortaores - !ro)eeores !ara garanti+ar la )eracia e la informacin recolectaa.  Ta,la 3. Estrategias !ara el control e in)entarios. 4.3 KUE :%"Ó EN "%N #ERN%NDO DE 9IENTOL KDONDE E"T%N $ :%R% DONDE 9%NL "i miramos !rofunamente )amos a 0allar *ue la see e "an #ernaro el )iento( tiene i/cultaes *ue a,arcan e forma general toas las inconsistencias *ue se )ienen !resentano en este lugar( las cuales se a)ecinan !rinci!almente !or la falta e una !ol'tica e in)entario - maneo e reser)as( los cuales son mu- im!ortante a la 0ora e manear un centro e istri,ucin -a *ue se e,e mantener al 'a los in)entarios - tener organi+ao - controlao toos los art'culos *ue se almacenan !ara ic0a istri,ucin. En la see se !resentan inconsistencias como incum!limientos( esorenes e mercanc'a( a7os o !osi,iliaes e !=rias en los art'culos( cosa *ue se !uee e)itar im!lementano nue)as !ol'ticas - reistri,u-eno el sitio e almacenamiento *ue se organice e tal moo *ue sea fácil - 6ei,le la locali+acin e ic0as eistencias - no generar esorenes e es!ac0os ni e mercanc'a. 4.3.1. &arcos :ol'ticos $ "oluciones :ro!uestos. ;iar criterios - !ol'ticas organi+acionales *ue a-uen a !lani/car( controlar - e igual manera los momentos >enti=nase !or is!oni,iliaes e !rouctos?. Crear nue)as !ol'ticas e in)entarios *ue a-uen a minimi+ar los costos e maneo e material - e igual manera *ue facilite la su!er)isin seguimiento e ic0os art'culos o !rouctos( etc. o anterior !ara mantener las eistencias - a,astecimiento meiante una aministracin e/ciente.

 Tener una ma-or 6ei,ilia a la 0ora e tomar ecisiones con e*ui)alencia a los in)entarios -a *ue se relacionan las cantiaes eistentes !ara ic0o es!ac0o !or )entas( consumo o transformacin. 4.4 %NI"I" DE C%"O@ E 9I%8E DE C%RO"( NO ;UE % &E8OR #IEN9ENID%. El )iae reali+ao !or Carlos al eterior lo !oemos inter!retar como una gira o intercam,io e e!eriencia *ue e,er'an reali+ar frecuentemente las em!resas con el /n e e)olucionar en sus moelos e !rouccin( consecucin e nue)as tecnolog'as - e*ui!os *ue a-uen a agili+ar los !rocesos sin !erer e )ista la calia el !roucto o ser)icio /nal( en el caso e Distri,u-amos como com!a7'a grane en log'stica es una o!ortunia e utili+ar el conocimiento a*uirio en esa gira( !ara 0acer inter)encin en caa una e las áreas *ue están !resentano i/cultaes !or su e)olucin a corto tiem!o( one se continua im!lementano m=toos *ue resultan o,soletos !ara las nue)as necesiaes( la utili+acin e estos m=toos in6u-e en el caso *ue se !resenta en la see e "an #ernaro el 9iento( one los lineamientos en el cam!o e log'stica o in)entarios no son claros( son e!enientes e ecisiones e !ersonal *ue no se 0a !re!arao en meora continua e !rocesos( lle)ano al gran !ro,lema *ue es la istri,ucin el tra,ao - la ,s*uea e soluciones o!erati)as( -a *ue los !artici!antes el !roceso no tienen e/nio un rol en la organi+acin es ecir( falta e control( no eiste una coorinacin e !rocesos !ara *ue el 6uo el !roceso sea !timo en aco!io( es!ac0o almacenamiento( se toman ecisiones sustentaos en su!uestos generano am,ientes la,orales mu- !esaos. 4.4.1 Estrategias o !ol'ticas !ro!uestas. :ara este !unto se ise7aron las siguientes estrategias@ Inicialmente 0a- *ue 0acer un iagnstico el !ro,lema causao. Construir una ruta con un margen e error mu- reucio !ara e)itar la re!eticin e e)entos infortunitos como los ocurrios en "an #ernaro el 9iento - entregarla al e*ui!o en general *ue conforma esta see !ara su conocimiento - asimilacin.

"e e,e reali+ar una actuali+acin e contenios >Jerramientas e tra,ao( e*ui!os( tecnolog'a entre otras? a las iferentes áreas !ara aumentar la ca!acia intelectual - o!erati)a e la em!resa. De/nir manual e funciones *ue facilite la comunicacin entre los integrantes e la organi+acin( resaltano el organigrama e la em!resa. 4.M %NI"I" DE C%"O@ CU%NDO :%#O E<% % % CO&:%%( E"TRUCTUR% OR<%NIP%CION%. 1. :a,lo es no)ato e Ingenier'a Inustrial - con !oca e!eriencia en in)entarios. "u e!eriencia es en em!resas !e*ue7as. 2. :oca ca!acitacin !ara asumir el cargo. 3. No se cum!le con los cronogramas e entrenamiento. 4. Inaecuao sistema e almacenamiento( -a *ue no se encuentra la mercanc'a fácilmente. M. No eiste una unia e mano en la estructura erár*uica. Q. &aneo e arc0i)os e forma f'sica. 4.M.1 Estrategias o !ol'ticas !ro!uestas. :ara este !unto se ise7aron las siguientes estrategias@ 1. Too tra,aaor *ue ingrese a la com!a7'a ine!enientemente e la la,or a esem!e7ar entro e la em!resa tiene *ue reali+ar inuccin general - ca!acitacin es!ec'/ca e su !uesto e tra,ao( acom!a7amiento e una !ersona *ue cono+ca !erfectamente el !roceso - tener un !erioo e aa!tacin en el cargo tenieno en cuenta su e!eriencia. 2. "e e,e esarrollar un cronograma e ca!acitacin *ue arroe !timos resultaos irigio a too el !ersonal !ara refor+ar( recorar( mantener actuali+ar al !ersonal so,re los !rocesos e la em!resa tenieno en cuenta las funciones esem!e7aas !or área o !uesto e tra,ao. Too esto se e,e reali+ar e tal forma *ue no afecte las metas( !rouccin( renimiento e caa uno e los em!leaos. 3. Im!lementar la reorgani+acin el almac=n tenieno como !rioria los art'culos e ma-or emana !or los clientes( estos e,en !ermanecer en constante monitoreo !ara *ue no se !resenten cuellos e ,otella al

es!ac0ar uno o más !eios( asegurar *ue toos los tra,aaores asociaos al es!ac0o e mercanc'a sean el !ersonal ineo !ara esem!e7ar la la,or )eri/cano *ue est=n ca!acitaos( cum!lan con las normas e oren - aseo el almac=n - est=n contrataos !or la em!resa -a *ue esto garanti+a un ma-or sentio e !ertenencia 0acia la com!a7'a. 4. De/nir e forma concreta las tareas - metas a reali+ar !or caa uno e los tra,aaores e la com!a7'a ese el irector nacional 0asta el encargao e trans!ortar los !eios. a ireccin e,e im!lementar la sistemati+acin e in)entarios( es!ac0os( almacenamiento - trans!orte e esta forma se garanti+a el aumento e la !roucti)ia( *ue se )e re6eao en la isminucin e costos( tiem!o e entrega - entrega o!ortuna e la informacin. M &etoolog'as em!leaas !ara el esarrollo el caso istri,u-amos ;luo grama e :rocesos Diagramas Causa  Efecto o moelo e Is0iaSa istas e )eri/cacin o e C0e*ueo

Q DI%
%ministraor e In)entarios. 1. :ersonal no cuenta con la aecuaa ca!acitacin en el maneo e los a!licati)os em!leaos !or la organi+acin >Re!roceso en las o!eraciones( aumento e los tiem!os en el esarrollo e las acti)iaes?. 2. ;alencias en el control e in)entarios - esoren en los mismos In)entarios no eactos :eria e elementos - materiales Director e og'stica - E*ui!o e Tra,ao. 1. ;alta e !ol'tica en el maneo el stoc. ;alta e seguimiento cronograma e in)entarios.
1. ;alta e control e las o!eracin !ara cum!lir con la !ol'tica e maneo e "TOC  2. ;alta e seguimiento - control en los in)entarios. 3. ;alta e estructura erár*uica. ;alencias en la tra+a,ilia( mercanc'a e if'cil u,icacin

 Ta,la M. :ro,lemas !resentaos en los !rocesos :RO#E&%" :RE"ENT%DO" EN O" :ROCE"O" :%NE%CION %&:I%CION &ERC%DEO CON"ECUENCI%" No control e las acti)iaes "e encuentran faltantes en los art'culos no se esta,lece en control corres!oniente &aterial !u,licitario sin recoger. :eria e 9alores cor!orati)os. :=ria e control e la o!eracin utilia sanciones( multas( emanas !enales( cierre el esta,lecimiento Iniscuti,lemente la em!resa l'er Distri,u-amos tiene gra)es incon)enientes *ue ocasionan granes !=rias econmicas e,io al incum!limiento !or retrasos en la o!eracin - falta e coorinacin !or !arte e los l'eres e los !rocesos.