CONTABILIDAD HOTELERA Sánchez Garay Felipe Joel
Contabilidad Hotelera
ÍNDICE
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1.- DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD HOTELERA
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1.1 Importancia y especificidad del sector hotelero
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1.2 La naturaleza del producto hotelero
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2. COSTOS
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2.1 Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos.
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3.-Departamentos Operativos
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4.- Departamentos Funcionales
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5.-Cargos Fijos
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6.- Esquema del funcionamiento de un sistema de costos directos.
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7.- Asientos contables
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8.- Estados Financieros
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9.- Bibliografía
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Contabilidad Hotelera I. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD HOTELERA La actividad de hotelería, es una actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento a factores exógenos y demanda elástica.
1.1. Importancia y especificidad del sector hotelero El sector turístico tiene gran importancia en México. Por eso se destaca la competencia entre las empresas hoteleras. La hostelería es un servicio perecedero, por eso, tener información en tiempo real es imprescindible. Igualmente, existe simultaneidad entre el consumo y la producción de servicio. Los activos fijos son muy significativos cuando la empresa operadora es propietaria del hotel, es decir, cuando es la mayor parte de la inversión (terrenos, edificios, instalaciones, mobiliarios). En cuanto a la actividad no se puede hablar de uniformidad, puede ser estacional (Semana, año) y depende del lugar (Ciudad vs. lugares turísticos).
1.2 La naturaleza del producto hotelero La naturaleza o características del producto vendido por una industria cualquiera es de considerable importancia para ésta por un buen número de razones; un producto duradero (jabón, ropa, televisiones etc.) Puede almacenarse por largos períodos de tiempo y mantenerse en grandes cantidades para asumir los picos en la demanda; durante los períodos de alza de precios existe la posibilidad de vender a un precio aumentado un producto que fue producido algunos meses atrás a un costo relativamente bajo. El producto del hotel es enteramente diferente. En el área de alojamiento una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperable. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como elaborada. La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los ingresos, con las consiguientes implicaciones en el resultado final de la actividad. La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económico sociales, (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o de su área geográfica de emplazamiento. 3
Contabilidad Hotelera Esta estructura de operación, con altibajos cíclicos da lugar a las denominadas temporadas altas o de máximo nivel de producción y a las temporadas bajas con escaso o ningún nivel de ingresos, lo que produce en muchos casos la necesidad del cierre total o parcial de la instalación hotelera durante la temporada baja.
2. COSTOS La estructura de costos de un hotel: El costo de la operación de un hotel, es decir el costo de la producción o prestación de sus servicios puede definirse: como la expresión monetaria de los recursos de todo tipo empleados en el proceso de atención a los huéspedes y usuarios de los servicios del hotel; incluye: a) los gastos por concepto de comestibles, bebidas, materiales de todo tipo, b) combustibles, energía y otros objetos de trabajo consumidos en el proceso, c) los gastos por la remuneración del trabajo, d) la depreciación de equipos, edificios y otros medios, la promoción y el marketing, e) el mantenimiento de las instalaciones, f) los impuestos y otros gastos que se originen como resultado de las actividades que desarrolle la entidad hotelera.
2.1 Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Costo directo, es aquél que puede identificarse directamente con un proceso, producto, trabajo, o servicio. Como ejemplo de costos directos puede citarse el costo de los comestibles que se consumen en un restaurante o el salario del cantinero de un bar.
Un costo indirecto es aquél que no puede atribuirse directamente a una producción o servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel que se basa en comisiones. Mientras mayor sea el porcentaje de costos fijos, será más difícil mantener una adecuada productividad mediante la manipulación o control de los costos variables. En tales circunstancias, además de prestar una adecuada atención al control de los costos, debe existir una mayor preocupación por el incremento de los ingresos del hote l Los Departamentos o Centros de Costo que considera el sistema, como una relación general de posibilidades, son los siguientes:
3.-Departamentos Operativos: 1.- Alojamiento 2.- Gastronomía 3.- Teléfono 4.- Garaje y Parqueo 5.- Lavandería para huéspedes 6.- Campo de Golf 7.- Tienda Artículos y suvenir 4
Contabilidad Hotelera 8.- Canchas de Tenis 9.-Gimnasio 10.- Piscina, Cabañas y Baños
4.- Departamentos Funcionales:
Alquileres y otros ingresos
Administración
Compras y Almacenes
Procesamiento de Datos
Recursos Humanos (Atención al personal)
Transportación
Marketing
Recreación
Energéticos
Operación y Mantenimiento Instalaciones
5.-Cargos Fijos: a. Alquileres b. Impuestos distintos de utilidades c.
Primas de Seguros
d. Gastos de intereses e. Depreciación Activo Fijo f.
Amortización Gastos Pre Apertura, Intangibles y otros
g. Impuestos sobre utilidades h. Gastos Distribuidos: i.
Sueldos y Salarios
j.
Impuestos sobre nóminas y beneficios a trabajadores
k.
Lavandería hotel
l.
Imprenta Hotel
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Contabilidad Hotelera 6.- Esquema del funcionamiento de un sistema de costos directos. Ejemplo de cálculo del costo directo de un producto. Seguidamente, se calcula el costo directo de un plato en un restaurante (Langosta a la Italiana). Para realizar este cálculo se debe conocer la cantidad y precio de cada uno de los ingredientes del plato. MATERIA PRIMA
PRECIO ($/kg.)
CANTIDAD (Kg)
Costos de raciones.
Masa de Langosta
27.500
5.000
137.50
Queso
1.650
0.250
0.4125
Papas
0.450
1.000
0.450
Cebollas
0.250
0.800
0.200
Costo Total
---
--
138.56
Número de raciones
10
10
10
Costo unitario por ración
--
--
13.86
10
Según Amat, al costo de la ración anterior (materias primas) también podría añadirse el costo del personal de cocina que ha intervenido directamente en su elaboración.
7.- ASIENTOS CONTABLES
habitaciones de forma múltiple a un precio correspondiente a la tarifa de cliente. Asignación rápida de cargos y extras, incorporar cargos de otras áreas de venta (p.ej. restaurante, barra, etc.) Gestionar entregas a cuenta Hacer traspaso de cargos entre habitaciones Conocer con el saldo del cliente/empresa Elaboración de tablas de: Reservas con entrada hoy, reservas con entrada mañana, Estancias con salida hoy, estancias con salida mañana y Estancias para hoy.
EJEMPLO:
8.- ESTADOS FINANCIEROS Importancia de los estados financieros La importancia en estos documentos radica en que informan una serie de datos útiles a los ejecutivos para la toma de decisiones y facilitan el establecimiento de algunas decisiones.
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Contabilidad Hotelera Los estados financieros le informan: -Situación financiera del hotel -El resultado de la operación del hotel en conjunto durante un mes o año -El origen y aplicación de los recursos -Algunos datos estadísticos del hotel que permiten compararlo consigo mismo en otros periodos y con otros hoteles -Las bases para la determinación del punto de equilibrio -El importe de las obligaciones de carácter fiscal
Los estados financieros facilitan: -Planeación financiera -Planeación fiscal -Planeación estratégica -Planeación de inversiones -Detección de áreas o puestos que requieren capacitación -Revisión de precios de los diferentes servicios -Aplicación de medidas correctivas oportunas en las áreas que lo necesitan -Aplicación de presupuesto
Estado de resultado Se integran con los informes departamentales en que se determina la utilidad o pérdida por cada área y se adiciona con los ingresos y gastos que no son asignados a departamentos específicos sino al hotel en su conjunto.
Balance general Frecuentemente se confunde con el inventario físico de la mercancía que se encuentra en los almacenes, pero cabe aclarar que el dato que se obtiene en el último caso se utiliza para determinar el costo de alimentos y bebidas, como medida de control general del inventario. A partir del formato anexo puede presentarse información comparativa mensual, anual, con porcentajes que satisfaga la información de cada hotel en particular. -Es importante que al estado de resultado debe anexarse el detalle de cada una de las cuentas que así lo requieran a juicio de los usuarios de esta información.
EJEMPLO:
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Contabilidad Hotelera
BIBLIOGRAFIA AMAT ORIOL y SOLDEVILA GARCIA PILAR: "Contabilidad y Gestión de Costes", Editora Gestión 2000, España, 1997. ARMENTEROS DIAZ MARTA: " Sistemas de costos en Cuba, Hay que ponerse al día, Revista El Economista de Cuba, No. 9, ANEC, Cuba, 1999. GARBEY CHACON NORGE: " Marco teórico para la implantación del costeo basado en la actividad (ABC) en la empresa hotelera." Ponencia presentada en el I Evento Internacional de Economía del Turismo, Santiago de Cuba, Noviembre del 2000. (Publicada en el Libro de Resúmenes). GARBEY CHACON NORGE y SARMIENTO SANTANA JOSE: " Propuesta de una metodología para la implantación del costeo basado en la actividad en la hotelería cubana. Experiencias practicas alcanzadas." Ponencia presentada en el II Evento Internacional Contabilidad y Finanzas en el Tercer Milenio, La Habana, Abril del 2001. (Publicada en el Libro de Resúmenes.) GARBEY CHACON NORGE: "Costeo Basado en las Actividades: Una propuesta para su aplicación en la Hotelería Cubana", Tesis en Opción al título académico de Máster en Gestión Turística, Santiago de Cuba, 2001. HOTEL ASSOCIATION OF NEW YORK CITY, INC.: “Uniform System of Accounts for Hotels" EEUU,
Sixth Revised Edition, 1971. HOTEL ASSOCIATION OF NEW YORK CITY, INC.: “Uniform System of Accounts for Hot els" EEUU,
Eighth Revised Edition, 1986. KAPLA ROBERT S y COOPER ROBIN: " Coste y Efecto" Editora Gestión 2000, España, 1999. KAPLA ROBERT S y NORTON DAVID P: " Cuadro de Mando Integral" Editora Gestión 2000, España, 1997. MFP: "Normas Generales de Contabilidad Actividad Empresarial. Lineamientos Generales para la Planificación y Determinación del Costo de Producción", Cuba, 1997. MIJUS: "Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial", Gaceta Oficial de la República de Cuba, 14 de Septiembre de 1998. PPC: " Resolución Económica V Congreso del Partido Comunista de Cuba", Editora Política, La Habana, CUBA, 1998.
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