Clase 8 Plantillas Las plantillas son archivos modelo que guardan la configuración básica de una planilla utilizada habitualmente por el operador de Excel. De esta manera le ahorra muchísimo tiempo de trabajo ya que no diseña la planilla desde cero sino que trabaja con una base ya hecha.
Trabajando con Plantillas Excel presenta plantillas ya creadas que podrá utilizar directamente o modificar para adecuarlas a sus necesidades. Para ello realice el siguiente procedimiento: -Haga un clic en el Botón de Office - Nuevo.
-Del cuadro Nuevo libro que se presenta, seleccione la opción Plantillas Instaladas desde el sector izquierdo, y observará las planillas disponibles en el sector central del cuadro. -Al seleccionar cada una de las diferentes plantillas preestablecidas, observará una muestra previa en el sector derecho del mismo cuadro. -Seleccione la plantilla que desee utilizar. -Una vez seleccionada la plantilla haga clic en el botón Crear.
Nota: En el sector izquierdo del cuadro Nuevo Libro, encontrará mas opciones que le permitirán utilizar diferentes plantillas a saber: -Mis Plantillas: permite visualizar y utilizar las plantillas creadas por los usuarios, si desea saber cómo guardar un archivo creado por usted como plantilla, lea los pasos que figuran dentro de la siguiente imagen:
-Nuevo a partir de existente: al utilizar esta opción se le presentará el cuadro de Abrir, el cual le permitirá elegir un archivo existente y comenzar un libro nuevo con determinada información.
-Microsoft Office Online: si tiene conexión a Internet podrá utilizar las diferentes plantillas preestablecidas que se encuentran en la web. Ejercicio: 1-Vaya al Botón de Office - Nuevo. 2-En el cuadro que se presenta seleccione la opción Plantillas Instaladas. 3-Seleccione la Plantilla “Extracto de Facturación” y haga clic en el botón Crear. 5-Observe la solapa de la hoja. Notará la presencia de una sola hola de cálculo llamada “Ejemplo de Factura”.
Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje53.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Completar o modificar una plantilla En esta versión de Excel, los libros de plantillas traen una única hoja para adaptar directamente los datos de la plantilla a sus necesidades. Lo único que debe hacer es efectuar las modificaciones en la hoja correspondiente. Para ello deberá hacer lo siguiente:
-Active la hoja de cálculo en donde se encuentra la plantilla a modificar. -Active las celdas correspondientes a cada dato que desee actualizar e ingrese el dato que corresponda. -Tenga en cuenta que una vez que tenemos la plantilla abierta, Usted puede realizarle cualquier tipo de modificación, ya sea para agregar información que no poseía, o bien para eliminar datos que le hacen falta de la misma manera que hemos visto a lo largo de este curso. -Por último guarde el archivo con el nombre que Usted decida. Ejercicio: 1-Continuando con el ejemplo anterior, haga clic en la hoja “Ejemplo de Factura”. 2-Active las celdas correspondientes y complete la información que usted necesita. 3-Realice las modificaciones que considere necesarias, Formulas, Formatos, cantidad de filas, etc. 4-Una vez finalizada la adaptación de la plantilla guarde el libro en la Unidad A:. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje54.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Fin del Tema "Plantillas". Ingrese ahora al Tema "Guardar como Página Web", que encontrará en el Capítulo XI.
Guardar como página Web Libro de Microsoft Excel en Internet Los archivos que podrá trabajar desde Internet tienen características especiales. Si por algún motivo en particular necesita que los navegantes de la Web dispongan de una de sus planillas tendrá que guardarla especificando esta finalidad. Para ello deberá realizar lo siguiente: -Haga clic en el Botón de Office - Guardar como - Otros formatos
-En el cuadro que se presenta Especifique: Nombre del archivo: denominación que desea asignarle. Ubicación: dentro de qué unidad de almacenamiento, carpeta, subcarpeta, etc. Desea guardarlo. Tipo de archivo: desde esta lista desplegable será necesario seleccionar la opción Página Web, es decir con la extensión HTM (extensión propia de los archivos de Internet). Al seleccionar la opción Página Web se habilitarán opciones nuevas entre las que podrá disponer si quiere guardar todo el libro o solamente la hoja activa.
Nota: Es muy importante que tenga el paquete Office instalado en forma completa, puesto que de lo contrario no podrá encontrarse la opción de Página Web en el desplegable Guardar como tipo. -Una vez especificadas estas opciones haga clic en el botón Guardar. De esta manera su hoja de cálculo estará disponible para el trabajo en la Web. Fin del Tema "Guardar como Página Web". Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo XI.
Repaso General Práctica laboral Para repasar los temas desarrollados a lo largo de este capítulo hará de cuenta que su empresa consultora laboral está creando su página Web y que le han solicitado que confeccione una planilla estadística en la que los navegantes que ingresen puedan ver los resultados favorables de trabajar con Ud. 1-Inicie un archivo nuevo. 2-Diseñe la siguiente planilla:
3-Aplique formato de bordes, fuente, alineación, rellenos y número a la planilla. 4-Guarde el archivo como página Web en la Unidad (A:) 5-Ingrese los datos de la cantidad de currículums recibidos y calcule el total correspondiente usando la fórmula adecuada. 6-Ingrese la cantidad de personas ubicadas en puestos fijos (deben ser valores inferiores a los de la cantidad de currículums recibidos). Luego calcule el total con la fórmula correspondiente. 7-Calcule el total de personas ubicadas en puestos temporales. Para ello considere que tendrá que restarle a la cantidad de currículums la cantidad de personas ubicadas en puestos fijos. Luego calcule el total correspondiente. 8-Cree un gráfico para cada dato, es decir, uno para la cantidad de currículums, otro para los puestos fijos y otro para los puestos temporales. Use gráficos que permitan ver la variación a lo largo del período de tiempo considerado. 9-Personalice cada gráfico modificando su formato. 10-Actualice el archivo incorporando los cambios. 11-Ingrese debajo de "TOTALES" el cálculo de los valores promedio, máximo y mínimo de cada campo. 12-Vuelva a actualizar el archivo.
Fin del Tema "Repaso General". Ingrese ahora al Tema "Trabajando con Ventanas", que encontrará en el Capítulo XII.
Trabajando con ventanas Trabajar con varios libros simultáneamente Dentro de la labor con las planillas de cálculo se le puede presentar muchas veces la necesidad de incorporar en el libro de trabajo información de otro u otros archivos, o manejar datos que se encuentran en lugares distantes dentro de la misma hoja o dentro del mismo libro con diferente hojas (una hoja de cálculo tiene una capacidad muy amplia debido a la cantidad de columnas y filas que posee y la variedad de hojas de las que podrá llegar a disponer). Para ello debe utilizar diferentes metodologías.
Trabajando dentro de una misma hoja En el caso que necesite observar información que se encuentra en lugares diferentes dentro de la misma hoja, Excel le brinda la posibilidad de dividirla. De esta forma podrá buscar en cada una de las divisiones los diferentes datos que estaban dispersos en la hoja. Para ello deberá realizar lo siguiente: -Abra el archivo Ejemplo 10 que se encuentra en C:\Ejemplos\Excel, y seleccione la Hoja Egresos. -Active la celda que tomará como referencia para la división de la hoja. -Presente la cinta de opciones Vista y haga un clic sobre el icono Dividir.
Podrá observar como automáticamente la hoja se divide en cuatro paneles y que en cada uno podrá, utilizando las barras de desplazamiento, desplazarse sin inconvenientes efectuando todas las operaciones que necesite. Si sólo quiere utilizar la división vertical u horizontal, arrastre la barra de división que no necesite hasta que se encuentre fuera de la hoja.
-Para quitar la división y llevar la hoja a su apariencia habitual, vuelva a la cinta de opciones Vista, y haga un clic sobre el icono Dividir nuevamente. Esta opción es sumamente útil, sin embargo no es la única posibilidad que le brinda Excel. También podrá trabajar la hoja manteniendo fija una zona en particular. Para ello: -Seleccione las filas o columnas que tomará como referencia para mantener una parte de la planilla fija. -Desde la cinta de opciones Vista, seleccione el icono Inmovilizar paneles y seleccione la opción Inmovilizar paneles.
-De esta manera logrará mantener visibles las filas o columnas seleccionadas, mientras se desplaza por la hoja de cálculo.
-Cuando intente desplazarse utilizando la barra de desplazamiento vertical podrá notar que todo se moverá en la dirección indicada excepto la zona inmovilizada. -Para trabajar la planilla normalmente, vuelva a seleccionar esas filas o columnas, haga un clic sobre el icono Inmovilizar paneles de la cinta de opciones Vista y seleccione la opción Movilizar paneles.
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro Si la información que necesita compartir se encuentra en hojas diferentes del mismo libro, Excel le permite generar diferentes ventanas para observar en cada una el sector del libro que le interese. Para ello: -Haga clic en la cinta de opciones Vista y seleccione el icono Nueva ventana.
-De esta manera observará una nueva ventana con la vista del documento actual. Nota: Tenga en cuenta que no es una copia, solo esta visualizando el mismo archivo en dos ventanas separadas. -Luego haga desde la cinta de opciones Vista haga un clic en el icono Organizar todo y seleccione cualquiera de las opciones de organización (Mosaico, vertical, horizontal, cascada) que se presentan en el cuadro Organizar ventanas. Luego haga clic en el botón Aceptar.
-Aparecerán en pantalla las ventanas del libro desde las cuales puede manejarse sin problemas para realizar todas las modificaciones que desee. -Para volver a trabajar con una sola ventana solamente deberá cerrar la que no le sea útil.
Trabajar con varios libros En caso que la información que necesite se encuentre en libros diferentes podrá trabajarlos simultáneamente sin ningún tipo de inconvenientes. -Abra los archivos entre los que desea compartir la información. -Desde la cinta de opciones Vista, haga un clic sobre el icono Cambiar ventanas y seleccione el libro de la lista que desea utilizar en forma independiente, u organice las ventanas utilizando la opción Organizar todo.
Fin del Tema "Trabajando con Ventanas". Ingrese ahora al Tema "Propiedades del archivo", que encontrará en el Capítulo XII.
Propiedades del archivo Configuración de Propiedades (Sin abrir el archivo) Si desea configurar las propiedades del archivo no necesita abrirlo. Para ello debe realizar los siguientes pasos: -Abra Microsoft Excel 2007 (si no lo tiene abierto). -Haga clic en el Botón de Office-Abrir. -Seleccione el archivo al que desee configurar sus propiedades. -Haga clic en botón Herramientas-Propiedades (del cuadro de diálogo Abrir).
-En el cuadro que se presenta introduzca la información y seleccione las opciones que desee.
-Haga clic en Aceptar. -Y por último haga clic en Cancelar. Fin del Tema "Propiedades del archivo". Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo XII.
Repaso General En este capítulo no se establecerán prácticas sino que Ud, deberá aplicar los conocimientos aprendidos en los libros que Ud, haya creado a lo largo del curso.
Nota: Una vez terminado este capítulo usted habrá concluido el curso de Microsoft Excel 2007, en el cual aprendió las herramientas básicas y fundamentales para el manejo de este utilitario en cualquier área laboral. Por lo tanto si tiene algún interrogante puede revisar la información que corresponda.
