Clase 1 Introducción Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel 2007 es un programa que forma parte del paquete Microsoft Office 2007 cuya función es la creación de Planillas de cálculos. Esta aplicación, permite crear todo tipo de planillas y tablas utilizando diferentes fórmulas para obtener resultados, teniendo la posibilidad de representarlos a través de gráficos. Con esta aplicación se puede realizar un sin fin de trabajos específicos tales como Liquidaciones de sueldos, Planillas de Stock, Planillas de Entrada y Salida, Base de Empleados entre otras. Esta versión de Excel incorpora multitud de asistentes y ayudas que facilitarán todas las tareas con un acceso mucho más rápido y sencillo. Con respecto a las versiones anteriores, esta presenta un cambio muy importante, ya que se han reacomodado los comandos y herramientas tal como lo iremos observando en el transcurso de esta capacitación.
Ingreso a Excel Para ingresar al programa, desplace el puntero hasta la opción Programas dentro del botón Inicio, luego seleccione Microsoft Office y haga un clic en Microsoft Office Excel 2007.
Nota: Es importante considerar que en algunas computadoras el ingreso a esta aplicación se efectúa directamente desde el grupo Programas, o bien en alguna otra
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carpeta tal como se haya estipulado en la instalación del mismo.
Partes de la ventana La apariencia de la ventana de Microsoft Excel 2007 es similar a la de todas aquellas que trabajan bajo el entorno gráfico de Windows. Y con respecto a las versiones anteriores presenta una serie de cambios en cuanto a los nombres. A saber:
Cada vez que abra Microsoft Excel aparecerá en pantalla el programa conjuntamente con una Planilla en blanco para trabajar. Estas Planillas reciben en forma predeterminada el nombre de "Libros", sin embargo, al guardarlos puede cambiar esta denominación por otra que le parezca más conveniente y que le permita poder identificar cada uno de los Archivos o Planillas que genere.
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Estos Libros están formados por un conjunto hojas de cálculo, cada una de las hojas se encuentra dividida en un conjunto de columnas, representadas por letras y un conjunto de filas representadas por números. La intersección de las columnas con las filas forman casilleros que se denominan celdas. Las celdas reciben el nombre compuesto por la letra de la de la columna y el número de la fila correspondiente, por ejemplo C3, A4, L8, etc. Esta manera de trabajar permite estructurar de manera coherente la información teniendo la posibilidad de utilizar e interrelacionar los datos de todas las hojas que compongan el libro de trabajo.
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Nota: Al seleccionar cualquier celda de la planilla de cálculos, automáticamente podrá visualizar el nombre de la misma (por ejemplo B3) en el Cuadro de Nombres.
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Archivos Nuevos Excel permite trabajar con varios archivos o libros al mismo tiempo. En caso que necesite abrir otro libro nuevo, ya sea porque cerró el anterior o simplemente porque realizará otra tarea simultáneamente, para ello realice los siguientes pasos: -Haga clic en el Botón Office y seleccione la opción Nuevo.
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-Aparecerá el cuadro Nuevo Libro mostrando las distintas posibilidades para crear un nuevo archivo. -Desde el sector izquierdo seleccione la opción En Blanco y reciente, elija el icono Libro en blanco, y pulse el botón Crear, tal como se observa en la siguiente imagen:
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Otra forma de presentar un libro nuevo es utilizando el menú contextual, para ello debe pulsar el botón derecho del mouse sobre la aplicación y elegir la opción Nuevo, luego realice los mismos pasos que con la opción anterior.
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Nota: Otra variante de crear un nuevo libro de trabajo, es utilizando la combinación de teclas Ctrl+U.
Formas de Selección Existen varias formas de selección, a saber: -Para seleccionar toda una fila, debe hacer un clic sobre el número de fila correspondiente, este se encuentra sobre la parte izquierda de la pantalla. -Para seleccionar toda una columna, debe hacer un clic sobre la letra de la columna correspondiente, esta se ubica sobre la parte superior. -Para seleccionar un conjunto de celdas consecutivas, ubíquese sobre la primera celda y con el botón izquierdo del Mouse presionado arrastre hasta la última celda. -Para seleccionar celdas no consecutivas debe mantener presionada la tecla Ctrl, presionando al mismo tiempo el botón izquierdo del Mouse para ampliar dicha selección, en caso de necesitarlo. -Para seleccionar toda la hoja de cálculos, haga un clic en el botón Seleccionar todo.
Rango 8
Se denomina rango a un conjunto de celdas seleccionadas. Estos rangos se identifican con un nombre que está formado por el primer y último nombre de celdas que comprende la selección, separados por (:) dos puntos. Por ejemplo, si un ejercicio le indica que seleccione el rango A1:C4 deberá marcar el siguiente conjunto de celdas:
Ingreso de Información Ingresar información en un libro es similar a colocar un texto en una tabla de Word, es decir que solo debe seleccionar la celda deseada haciendo un clic con el botón izquierdo del Mouse y escribir la información correspondiente. Es posible que la información que ingrese, sea de un tamaño superior que la celda y cuando cambie de celda no observe toda la información, por ello Microsoft Excel 2007 permite cambiar el tamaño de las celdas, modificando el ancho de las columnas y el alto de las filas.
Ejercicio:
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1-Ingrese a Microsoft Excel 2007. 2-Observe que automáticamente Excel le abrirá el Libro 1. 3-En la celda A1 escriba “Código”, en B1 “Nombre y Apellido”, en C1 “Fecha de Ingreso”, en D1 “Cargo” y en E1 “Sueldo”. 4-Salga de Microsoft Excel.
Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje1.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Word2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Tamaño de filas y columnas Para cambiar el tamaño de las celdas debe modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas. Para ello puede utilizar dos métodos diferentes: A través del menú contextual: -Seleccione las filas o columnas que desea modificar. -Presente el menú contextual y seleccione la opción Alto de fila o Ancho de columna según corresponda. -En el cuadro que se presenta deberá ingresar el tamaño correspondiente. Teniendo en cuenta que si posee coma o punto, es por la configuración de la máquina, para reconocer la separación de los números enteros de los decimales.
-Luego pulse Aceptar para confirmar. Nota: si desea saber el tamaño actual de una fila o columna debe colocar el puntero sobre la división de los encabezados correspondientes y hacer un clic para que aparezca la medida exacta que presenta.
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A través de las divisiones: -Ubique el puntero sobre la división de los encabezados de filas o columnas según corresponda. -Arrastre el borde inferior de la fila o el borde derecho de la columna hasta que tenga el alto y ancho que desee.
Para hacer que el alto de la fila o el ancho de la columna se ajuste al contenido de las celdas: -Haga doble clic en la línea de división del encabezado que corresponda. De esta manera el contenido de la celda seleccionada se ajusta en forma automática a la columna o fila según corresponda. Para cambiar el alto de varias filas o columnas: -Seleccione las filas o columnas que desee cambiar y, a continuación, arrastre la división del encabezado de columna o fila seleccionado. Para cambiar el tamaño de todas las filas o columnas de la hoja de cálculo:
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-Haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre la división del encabezado correspondiente.
Ocultar Filas y Columnas Para ocultar filas o columna con todo su contenido: -Seleccione las filas o columnas que desea ocultar. Puede seleccionar varias si lo desea. -Presente el menú contextual con el botón derecho del Mouse y seleccione la opción Ocultar. De esta manera se ocultara la información con la posibilidad de volver a presentarla en el momento que considere necesario. Para volver a mostrar las filas o columnas que están ocultas en el libro de trabajo: -Seleccione las filas o columnas entre las que se encuentran aquellas que se han ocultado previamente. Por ejemplo si ha ocultado la columna B y quiere volver a mostrarla, tendrá que seleccionar las columnas A y C. En el caso de las filas es lo mismo pero tendrá que seleccionar los números que las representan. -Presente el menú contextual y seleccione la opción Mostrar, de esta forma logrará visualizar nuevamente toda la información. Ejercicio
1-Continuando con el ejercicio anterior, observará que el texto que ingresó en las celdas B1 y C1 no entra, por lo tanto: 2-Cambie el ancho de la columna B de manera que se vea todo el contenido. 3-Realice doble clic sobre las divisiones de las columnas, de manera que se ajusten al contenido. 4-Luego complete la planilla con los siguientes datos, en las celdas correspondientes:
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5-En caso que el contenido que ingrese no entre en las celdas establezca el tamaño correcto. 6-Modifique el alto de la fila 1, y colóquele un alto de 18. 7-Este ejercicio continuará con los próximos temas, por ese motivo guárdelo en su disquete.
Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje2.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Formato de Celdas Si desea lograr un mejor aspecto de la planilla debe colocarle un formato a las celdas, para ello primero seleccione el rango de celdas que desea modificar, y luego realice los siguientes pasos:
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-Desde la Cinta de Opciones haga un clic sobre Inicio, para visualizar las siguientes herramientas:
-En esta cinta encontrará las diferentes herramientas y cuadro de diálogo que permitirán modificar el aspecto de la selección. -Para presentar el cuadro de diálogo, haga un clic sobre el botón que se indica en la siguiente imagen:
De esta manera observará el cuadro de diálogo con las diferentes fichas las cuales se detallan a continuación: Ficha Fuente Las fuentes o tipos de letras son los diferentes conjuntos de caracteres utilizados para la presentación del texto. En esta ficha podrá modificar la tipografía (Fuente), el estilo, subrayado, tamaño y color del texto seleccionado. Puede mirar la vista previa que tiene en la parte inferior derecha de la ficha para conocer el aspecto de los cambios antes de aplicarlos.
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Para agilizar el trabajo, también puede utilizar los iconos de la Cinta de Opciones, teniendo en cuenta que si coloca el puntero del Mouse sobre cualquiera de ellos, le indicará la acción que realiza cada uno.
Ficha Relleno
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Además del color de fondo, en esta ficha podrá elegir un determinado motivo como relleno para las celdas seleccionadas, utilizando el botón de Efectos de Relleno o bien las listas desplegables de Color de Trama y Estilo de Trama, como se observa en la siguiente figura:
Otra Forma de acceder a este Cuadro de Diálogo, es seleccionando las celdas que desea modificar y elegir la opción Formato de celdas, del menú contextual. Ficha Bordes Los bordes son líneas que rodean la celda o celdas seleccionadas, diferenciándolas del resto. Esta solapa le permitirá elegir el estilo y color del borde y establecer que bordes desea modificar.
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Para agilizar la tarea puede utilizar el icono Bordes de la Cinta de Opciones y seleccionar alguna de las posibilidades que muestra. Una de ellas, la opción Dibujar bordes, convertirá el cursor en un pequeño lápiz con el que podrá añadir bordes fácilmente con tan solo hacer clic con el botón izquierdo del Mouse.
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Ficha Alineación
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En esta solapa o ficha, puede realizar varias modificaciones con respecto a la posición del contenido de la celda seleccionada.
En el sector Alineación del texto podrá alinear el texto que se encuentra dentro de una celda en forma vertical y horizontal. Si es necesario también puede establecer una sangría dentro de la celda. Además de las opciones de alineación vistas (izquierda, derecha y centrar) la lista desplegable Alineación Horizontal, ofrece las siguientes opciones: -General: Es la opción por defecto y aplica la alineación predeterminada en Excel; izquierda para el texto, derecha para número y fechas y central para valores de error. -Rellenar: Esta opción repite el contenido de las celdas tantas veces como sea necesario hasta rellenar todo el espacio disponible. -Justificar: Aplica el valor de sangría introducido en la casilla de la derecha, tanto a la izquierda como a la derecha del texto. -Centrar en la selección: Esta opción es similar a la combinación de celdas, pero en este caso, no se unen las celdas seleccionadas sino que sólo se aplica el centrado del
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texto. Las opciones de Alineación Vertical le servirán para determinar cómo se ajustará el contenido de la celda con respecto a los límites superior e inferior de la misma. Desde el sector Orientación podrá establecer un giro de texto en la celda seleccionada. Si utiliza un número positivo en el casillero Grados podrá girar el texto seleccionado de la parte inferior izquierda a la parte superior derecha en la celda. En cambio si utiliza grados negativos el texto girará de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en la celda seleccionada. La sección Control del texto contiene tres casillas de verificación y una lista desplegable, las mismas son: -Ajustar texto: Al seleccionar este casillero se ajustará el texto de la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. -Reducir hasta ajustar: Esta opción le permitirá reducir el tamaño de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de la celda seleccionada se ajusten a la columna. -Combinar celdas: Esta opción le permitirá combinar dos o más celdas seleccionadas en una sola pero sin centrar el contenido como ocurre cuando utiliza el botón Combinar y centrar de la Cinta de Opciones. Nota: Para Combinar y centrar varias celdas podrá realizar los siguientes pasos: -Seleccione las celdas que desea combinar -Haga un clic en el icono Combinar y centrar de la Cinta de Opciones.
Si hace clic nuevamente en el botón Combinar y centrar podrá desactivar la combinación de las celdas eligiendo la opción Separar Celdas.
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-Dirección del texto: Esta opción determina el orden de lectura del texto. Otra opción para modificar la alineación y las sangrías, es utilizando los iconos de la Cinta de Opciones.
Ficha Número En esta ficha o solapa, podrá elegir el formato numérico de las celdas seleccionadas, modificando la cantidad de decimales, colocando símbolos monetarios o porcentuales, entre las más importantes. Para ello realice los siguientes pasos: -En el casillero Categoría elija alguna de las siguientes opciones: Número: Le permite modificar la cantidad de decimales, el formato de números negativos, y activar la separación de miles. Moneda: Se utiliza para modificar la cantidad de decimales, agregar el símbolo monetario, y modificar el formato de números negativos. Fecha: Le permiten cambiar el formato de la fecha. Hora: Se utiliza para cambiar el formato de la hora. -Luego realice las modificaciones correspondientes. -Haga un clic en Aceptar. Nota: Si desea sacar el formato numérico de una celda primero debe seleccionarla, luego acceda al cuadro de diálogo de Formato Celdas, seleccione la ficha Número y elija la categoría General.
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También puede utilizar los iconos de la Cinta de opciones para los formatos numéricos más utilizados.
Ejercicio:
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1-Continuando con el ejercicio anterior, observará cómo se puede mejorar el aspecto de la planilla.
2-Seleccione toda la planilla y establezca el siguiente formato: a.Tipo de Letra: Comic Sans MS b.Tamaño: 12 c.Color de texto: Automático
3-Luego seleccione el rango A1:E1, y colóquele el siguiente formato:
a.Estilo: Negrita b.Color de fondo: Celeste c.Alineación: Centrada en forma Vertical y Horizontal
4-Seleccione toda la planilla y coloque un borde a su elección.
5-Seleccione el rango C2: C11, y modifique el formato de la fecha.
6-Seleccione la Fila 1, presente el menú contextual y elija la opción Insertar. De esta manera abra colocado una fila en la parte superior de la selección para poder colocar el título general de la planilla. 7-En la celda A1 escriba el siguiente texto: “Planilla de Empleados”
8-Seleccione el rango A1: E1, combine las celdas utilizando el icono de la cinta de Opciones y luego colóquele un formato a su elección con Bordes, Rellenos y Fuentes.
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Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje3.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Nota: Esta versión de Excel también le brinda una herramienta denominada Estilos de celda, que se encuentra en la Cinta de Opciones Inicio, que le permite aplicar rápidamente un formato a una celda o rango de datos con una serie de estilos predefinidos.
Fin del Tema "Introducción". Ingrese ahora al Tema "Guardar y Abrir Libros", que encontrará en el Clase I.
Guardar y Abrir Libros
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Guardar Archivos Cada vez que genera una información en Microsoft Excel 2007 debe guardarla para generar un archivo y resguardar el trabajo realizado. Toda información guardada genera un "Archivo". Los archivos deben tener asignado el lugar específico donde localizarse, es decir su ubicación, y el nombre con el que serán reconocidos en la computadora. Nota: Recuerde que toda denominación de archivo contiene dos partes: el Nombre que es asignado por el operador y la Extensión que es asignada directamente por el programa, pero que puede ser modificada por Ud., y que indica de qué tipo de archivo se trata. Para guardar la información generada realice lo siguiente:
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-Haga clic en el Botón de Office y elija la opción Guardar como...
-De esta manera observará diferentes opciones que le permitirán guardar el archivo generado en otros formatos para su mejor utilización, por el momento seleccione la opción Libro de Excel, que le permitirá utilizar el archivo solamente en esta versión, o bien la opción Libro de Excel 97-2003 para que sea totalmente compatible con las versiones anteriores. -Aparecerá un cuadro de diálogo Guardar como en el que debe determinar la ubicación para el archivo (unidad de almacenamiento, carpeta, subcarpeta, etc.) y el nombre con el que identificará el archivo.
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Nota: En la parte izquierda del cuadro de diálogo Guardar como… encontrará la Barra de ubicaciones. Esta barra muestra los íconos de distintos lugares dentro de la computadora en los que puede guardar la información, en el caso que no tenga ninguna ubicación más específica. -Una vez determinada la ubicación y el nombre, haga clic en el botón Guardar De esta manera observará que en la barra de título de la ventana, aparecerá la denominación completa del archivo. Ejercicio:
1-Continuando con el ejercicio anterior. 2-Guarde el archivo, con el nombre “Practica 1” en la Unidad (A:) 3-Cierre el libro.
Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje4.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta
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de descarga virtual.
Actualizar Archivos Una vez guardado el archivo está en condiciones de cerrarlo sin correr riesgos de perder datos. También puede seguir trabajando, pero debe considerar que todo lo que haga luego de haber guardado el archivo no será incorporado a éste hasta que no actualice los cambios. Para actualizar un archivo debe realizar los siguientes pasos: - Haga clic en el Botón de Office - Guardar o en el icono Guardar de la Barra de Herramientas de acceso rápido.
Otra opción de ejecutar este comando es utilizando la combinación de teclas Ctrl + G Nota: La diferencia entre la opción Guardar como… y la opción Guardar radica en que la primera se utiliza cuando va a guardar un archivo por primera vez o bien realizar una copia del archivo, es decir, cuando necesita asignar el nombre y la ubicación. En cambio, Guardar se utiliza cuando debe incorporar los cambios en el archivo que ya había guardado, es decir, cuando desee actualizar el documento.
Cerrar archivos Cuando terminó de trabajar con su archivo debe cerrarlo. Para ello debe realizar lo siguiente: -Haga clic en el Botón de Office y elegir la opción Cerrar. -En el caso que no haya actualizado los cambios del libro, antes de completar la operación, Excel 2007 le preguntará si desea guardar los cambios, a esta pregunta responderá Sí para poder almacenar toda la información realizada. Nota: Con este procedimiento cerrará solamente el archivo que estaba utilizando dejando la ventana de aplicación de Excel 2007 abierta. En caso que necesite incluso cerrar el programa en lugar de seleccionar la opción Cerrar debe hacer clic con el botón izquierdo del Mouse, sobre el Botón Salir de Excel.
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Abrir Libros El procedimiento para abrir un archivo guardado o existente es el siguiente: - En la ventana de Excel haga clic en el Botón de Office - Abrir o clic en el icono Abrir de la Barra de Herramientas de acceso rápido.
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-Aparecerá en pantalla un cuadro Abrir en el que tendrá que especificar la ruta de acceso a su archivo, es decir, el camino que debe realizar Microsoft Excel 2007 para abrir la información necesitada, determinando la unidad de almacenamiento, carpeta, subcarpeta, etc. o bien la ubicación, directamente desde la barra de ubicaciones (en caso que el archivo se encuentre en alguna de estas carpetas). -Una vez abierta la ubicación, seleccione el archivo. -Haga clic en el botón Abrir.
Otra posibilidad que ofrece Microsoft Excel 2007 para abrir un archivo guardado es utilizar la lista de Documentos Recientes que se encuentra en el Botón de office. Para ello, realice el siguiente procedimiento: -En caso de no tenerlo en pantalla, haga un clic en el Botón de Office y seleccione el nombre del archivo correspondiente desde el sector Documentos recientes.
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Nota: Si desea agregar el icono de Abrir o cualquier otro comando a la Barra de Herramientas de acceso rápido, debe realizar los siguientes pasos: -Haga un clic sobre la Lista Desplegable que se encuentra a la derecha de la Barra de Herramientas de acceso rápido, y seleccione la opción Abrir o los comandos que considere necesarios. De esta manera elegir los comandos que le facilitan mas su trabajo.
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Fin del Tema "Guardar y Abrir libros". Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo I
Repaso General Práctica Laboral:
Una vez que haya terminado los temas de este capítulo, Usted estará en condiciones de realizar cualquier tipo de planilla, estableciendo su estructura y formato de acuerdo a sus necesidades.
Por lo tanto suponga que le solicitan realizar una planilla de todo el personal de una empresa, con los datos correspondientes a cada empleado.
1-Ingrese a Microsoft Excel 2007, y abra un Libro Nuevo.
2-Cree una planilla de personal que contenga las siguientes columnas, Código de empleado, Nombre y apellido, Fecha de nacimiento, Dirección, Localidad, DNI, Fecha de Ingreso, Cargo y Sueldo asignado.
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3-Complete la tabla con diez empleados como mínimo.
4-Modifique el tamaño de las columnas de manera que se observe toda la información en todas las celdas.
5-Modifique el formato de las celdas utilizando bordes, tramas, alineaciones, fuentes y formatos numéricos para lograr una mejor presentación.
6-Como título de la planilla escriba "Personal de la Empresa", y luego combine las celdas, de manera que se presente en la mitad de la planilla.
7-Guarde el libro en la Unidad A: con el nombre "Personal de la Empresa".
8-Cierre el libro.
Fin del Tema "Repaso General". Ingrese ahora al Tema "Series", que encontrará en el Capítulo II.
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