Clase 2 Series Una serie de datos es un conjunto de valores consecutivos y correlativos que permite que Microsoft Excel 2007 rellene un rango de celdas con textos o valores de una forma rápida y fácil. Para ello utilizará el controlador de relleno de la celda y el menú contextual.
Rellenar con series un rango Microsoft Excel 2007 al igual que las versiones anteriores tienen por defecto un conjunto de series muy útiles tales como los Meses y los Días de la semana, pero también permiten realizar series numéricas, o bien textos con números correlativos. Para ello realice los siguientes pasos: -En la primera celda del rango a rellenar ingrese el primer dato de la serie. -En la celda siguiente ingrese el segundo componente de la lista. De esta manera Excel reconocerá la diferencia entre los dos datos. -Seleccione ambas celdas. -Posicione el puntero del Mouse sobre el controlador de celdas, observará como el puntero adquiere la forma de una cruz negra. -Manteniendo presionado el botón derecho del Mouse arrastre hacia las demás celdas ubicadas por debajo, al soltar el botón del Mouse le aparecerá un menú contextual con las siguientes opciones de relleno:
-Copiar celdas: es la opción que aparece por defecto cuando arrastra, y simplemente se limita a copiar el valor de la celda original en el resto de las celdas seleccionadas. -Rellenar serie: si elige esta opción Excel incrementa de forma automática el valor de la primera celda en el resto. -Rellenar formatos sólo: al seleccionar esta opción, Excel se olvida de los datos y copia sólo el formato de la celda origen. -Rellenar sin formato: al elegir esta opción se copia el dato de origen en el resto de las celdas pero sin respetar el formato. -Series: si hace clic en esta opción aparecerá el cuadro de diálogo Serie que le permitirá controlar de forma mucho más precisa el resultado de la serie, indicar los valores de incremento, etc. -Seleccione el tipo de relleno serial que desee. Relleno automático de celdas y series Para rellenar celdas y series de manera automática realice los siguientes pasos: -En la primera celda del rango a rellenar ingrese el primer dato de la serie. -En la celda siguiente ingrese el segundo componente de la lista. De esta manera Excel reconocerá la diferencia entre los dos datos.
-Seleccione ambas celdas. -Posicione el puntero del Mouse sobre el controlador de celdas, observará como el puntero adquiere la forma de una cruz negra. -Manteniendo presionado el botón izquierdo del Mouse arrastre hacia las demás celdas ubicadas por debajo, al soltar el botón del Mouse aparecerán los datos en forma automática en las celdas seleccionadas. Al mismo tiempo, Excel muestra una Etiqueta Inteligente en la que encontrará las opciones de relleno de series vistas anteriormente.
Nota: En caso de querer colocar los días de la semana o los meses, solo debe ingresar un solo valor y luego arrastrar el controlador de relleno de la celda que lo contiene, con el botón Izquierdo. Si necesita realizar una serie numérica solamente ingrese dos valores en celdas separadas, y tenga en cuenta que la diferencia del segundo valor con el primero formará el incremento de la serie, una vez que complete el relleno. Por ejemplo:
Ejercicio: 1-Comience un libro nuevo. 2-Diseñe la siguiente planilla:
3-En la celda A3 ingrese 1 y en la celda A4 ingrese 2.
4-Seleccione el rango A3:A4. 5-Ubique el puntero en el controlador de relleno del rango. 6-Manteniendo presionado el botón secundario del Mouse arrastre hasta la celda A9. Al soltar el botón se desplegará el menú contextual. 7-Seleccione la opción “Rellenar serie”. 8-Observe como se completó el rango. 9-En la celda B3 ingrese JUEVES. 10-Ubique el puntero en el controlador de relleno del rango. 11-Manteniendo presionado el botón secundario del Mouse arrastre hasta la celda B9. Al soltar el botón se desplegará el menú contextual. 12-Seleccione la opción “Rellenar días”. 13-Observe que se completó el rango de datos y además se repitió el formato de la primera celda del rango. 14-Guarde la planilla en (A:) o en la carpeta Mis Documentos con el nombre Práctica de series. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje5.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Nota: Como habrá podido observar el contenido el menú contextual varía en relación con el contenido de la o de las celdas que comienzan el rango.
Crear series de datos personalizados Hasta ahora se ha visto cómo generar series de información con datos provistos automáticamente por Microsoft Excel 2007. Sin embargo, muchas planillas que utiliza habitualmente pueden llegar a requerir de listados con datos personalizados. Para crear este tipo de series deberá realizar el siguiente procedimiento:
-Haga clic en el Botón de Office y seleccione el Botón Opciones de Excel.
-Se presentará el Cuadro Opciones de Excel en el que deberá seleccionar desde el sector izquierdo la opción Más Frecuentes.
-Dentro de esta ventana, seleccione el botón Modificar listas personalizadas… para visualizar el siguiente cuadro de diálogo:
-Seleccione la opción nueva lista del listado de Listas personalizadas. -En el cuadro Entradas de lista ingrese (Enter de por medio) cada uno de los elementos que conformarán la serie de datos personalizada. -Una vez ingresado el listado haga clic en el botón Agregar y luego en el botón Aceptar. Ingresar en la planilla una serie de datos personalizada -En la celda inicial del rango que contendrá la serie ingrese el primer elemento del listado. -Ubique el puntero en el controlador de relleno de la celda. -Manteniendo presionado el botón izquierdo del Mouse arrastre sobre las celdas adyacentes. Cuando llegue a la última celda del rango suelte el botón del Mouse. -Observe como se completó el rango. Ejercicio: 1-En caso de no tenerlo en pantalla, abra el archivo creado anteriormente y guardado en su disquete con el nombre “Práctica de series”. 2-Haga clic en el Botón de Office–Opciones de Excel–Seleccione la opción más Frecuentes. 3-Haga un clic en el botón Modificar Listas Personalizadas, seleccione la opción nueva lista. 4-En el cuadro Entradas de listas ingrese (Enter por medio) los siguientes datos: Fernández, Ruffini, Díaz, Presutti, López, Valladares, Morales. 5-Haga clic en el botón Agregar y luego en el botón Aceptar.
6-Active la celda C3 de la planilla. 7-Ingrese Fernández. 8-Posicione el puntero en el controlador de relleno y manteniendo presionado el botón primario del Mouse arrastre hasta la celda C9 y suelte el botón. 9-Observe cómo se completó todo el rango con la información del listado personalizado. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje6.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Fin del Tema "Series". Ingrese ahora al Tema "Fórmulas básicas", que encontrará en el Capítulo II.
Fórmulas básicas Como ya se había mencionado, Microsoft Excel 2007 le permite realizar diferentes operaciones en la planilla de cálculo. Para ello es muy importante considerar que la forma en que ingrese dichas operaciones, es decir su sintaxis, es la base primordial para obtener resultados correctos.
Sintaxis de fórmulas El orden de los elementos que conformarán la fórmula debe ser el siguiente: 1-En la celda donde quiere obtener el resultado de la operación ingrese el signo = (igual). Este signo está indicando que lo que se ingresará será una fórmula. 2-En segundo lugar se ingresan los elementos que participan en el cálculo (tales como números o nombres de celdas, por ejemplo: B3) separados por operadores matemáticos.
Nota: Recuerde no dejar espacio entre los elementos de la fórmula. 3-Una vez especificadas estas opciones se debe pulsar la tecla Enter para obtener el resultado. Nota: Las celdas que contienen algún tipo de cálculo se actualizan automáticamente cuando cambia el contenido de alguna de las celdas que intervienen en la operación.
Algunas fórmulas básicas A continuación se presenta la sintaxis de cada una de las formulas más utilizadas en Excel, cada una con un ejemplo donde podrá practicar. SUMA 1-Previamente debe tener una planilla creada que contenga valores (números). 2-Active la celda donde quiere el resultado. 3-Ingrese el signo = 4-Ingrese la celda que contiene al primer valor que participará en la operación (por ejemplo A1). 5-Ingrese el operador de cálculo correspondiente a la suma (+). 6-Ingrese el resto de las celdas separándolas por los operadores matemáticos (por ejemplo B1+C1+D1). 7-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-Abra el archivo Ejemplo 2 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 1 del libro. En esta planilla es necesario calcular el total de ventas por sucursal y el total de ventas por mes. 3-Active la celda E3 para calcular el total del mes de Enero. 4-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3+C3+D3
5-Teclee Enter. 6-Repita la operación para calcular el total del resto de los meses. 7-Active la celda B9 para calcular el total vendido por la Sucursal 1 8-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3+B4+B5+B6+B7+B8 9-Teclee Enter para obtener el resultado. 10-Repita la operación para calcular el total del resto de las sucursales y el total general. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje7.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Un mecanismo rápido muy utilizado en las planillas de cálculo es copiar las fórmulas a las celdas adyacentes. Este procedimiento ahorra tiempo puesto que si una operación debe aplicarse a todo un rango de celdas no es necesario hacerla una por una, sino simplemente repetirla. Para ello deberá hacer lo siguiente: 1-Seleccione la primera celda del rango, que posee la estructura de la fórmula. 2-Posicione el puntero en el controlador de relleno de la celda. 3-Mantenga presionado el botón primario del Mouse y arrastre sobre las celdas adyacentes en las que desea repetir la operación. 4-Suelte el botón del Mouse, ahorra la realización de la misma formula en diferentes celdas. RESTA 1-Previamente debe tener una planilla creada que contenga valores. 2-Active la celda donde quiere el resultado. 3-Ingrese el signo = 4-Ingrese la celda que contiene al primer valor que participará en la operación (por
ejemplo: A1) 5-Ingrese el operador matemático correspondiente a la resta (-) 6-Ingrese la celda que contiene el valor a restar. (Por ejemplo: B1) 7-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-En el archivo Ejemplo 2 active la Hoja 2. Aquí es necesario calcular la ganancia obtenida cada mes y la ganancia general del semestre. Para ello tendrá que obtener la diferencia entre los ingresos (Ventas) y los egresos (Compras) 2-Active la celda D3. De esta forma obtendrá la ganancia del mes de Julio. 3-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3-C3 4-Repita la operación para el resto de los meses. 5-Active la celda B9 para calcular el total de Ventas. 6-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3+B4+B5+B6+B7+B8 7-Teclee Enter para obtener el resultado. 8-Repita la operación en las celdas C9 y D9. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje8.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. MULTIPLICACIÓN 1-Active la celda donde quiere el resultado. 2-Ingrese el signo = 3-Ingrese la celda que contiene al primer valor que participará en la operación (por ejemplo: A1) 4-Ingrese el operador matemático correspondiente a la multiplicación (*)
5-Ingrese la celda que tiene el valor por el cual efectuará la multiplicación (por ejemplo: B1) o bien escriba el número. 6-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-En el archivo Ejemplo 2 active la Hoja 3. En esta planilla se deberá calcular el total de viáticos considerando la cantidad de viajes realizados por cada cadete y la asignación por viaje que tiene cada uno de ellos. Además hay que calcular los totales generales. 2-Active la celda D3 para conocer el total de viáticos del primer cadete. 3-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3*C3 4-Teclee Enter para obtener el resultado. 5-Repita la operación para cada uno de los cadetes. 6-Active la celda B8 para calcular el total de viajes realizados. 7-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3+B4+B5+B6+B7 8-Teclee Enter para obtener el resultado. 9-Repita el procedimiento para calcular el total de Asignación por viaje y el de viáticos. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje9.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. DIVISIÓN 1-Como en los pasos anteriores, previamente debe tener una planilla creada que contenga valores o al menos una serie de valores. 2-Active la celda donde quiere el resultado. 3-Ingrese el signo = 4-Ingrese la celda que contiene al primer valor que participará en la operación (por ejemplo: A1)
5-Ingrese el operador matemático correspondiente a la división (/) 6-Ingrese la celda que contiene al divisor (por ejemplo: B1) o bien escriba el número 7-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-En el archivo Ejemplo 2 active la Hoja 4. En esta planilla es preciso conocer cuál es el valor de cada cuota en el caso que se quiera financiar una de las promociones de la Sucursal 3. Para ello hay que considerar el precio al contado y la cantidad de cuotas en las que se puede financiar cada promoción. 2-Active la celda D3. 3-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3/C3 4-Teclee Enter para obtener el resultado. 5-Repita el procedimiento para calcular los resultados para las demás Promociones. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje10.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. PORCENTAJE La sintaxis para calcular un porcentaje depende del tipo de información que necesite. Puede averiguar el valor porcentual que representa un número sobre la base de un total general (100%) utilizando una regla de tres simple, o simplemente calcular qué valor numérico representa un determinado porcentaje. Cálculo de porcentaje 1-Como en los pasos anteriores, previamente debe tener una planilla creada que contenga valores o al menos una serie de valores. 2-Active la celda donde quiere el resultado. 3-Ingrese el signo = 4-Ingrese la celda que tiene el valor del que quiere conocer el porcentaje y divídalo por
la cantidad de porcentaje que desea averiguar. Por ejemplo: (A1*5%) o (A1*5)/100 Ejercicio: 1-En el archivo Ejemplo 2 active la Hoja 5. En esta planilla tendrá que calcular la comisión de los vendedores. Ésta es del 5% del Total de sus ventas. 2-Active la celda C3. 3-Ingrese la siguiente sintaxis: =B3*5% 4-Teclee Enter para obtener el resultado. 5-Repita la misma operación para averiguar la comisión del resto de los vendedores. Cálculo del valor porcentual que representa un número sobre un total 1-Active la celda donde quiere el resultado. 2-Ingrese el signo = 3-Abra paréntesis y multiplique la celda que tiene el valor que quiere representar porcentualmente por 100%, cierre el paréntesis y divida el resultado por la celda que contiene el valor total. Por ejemplo: (A1*100%)/B1 4-Teclee Enter para obtener el resultado. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje11.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Ejercicio: 1-En el archivo Ejemplo 2 active la Hoja 6. En esta hoja encontrará una planilla en la que tiene el total del presupuesto asignado al sector administrativo y un detalle con la asignación del mismo. Se necesita saber cuánto representa (en porcentaje) cada valor de gasto asignado. 2-Active la celda C3. 3-Ingrese la siguiente sintaxis: =(B3*C12)/B12
4-Teclee Enter para obtener el resultado. 5-Aplique al resultado un formato porcentual. 6-Repita la operación para averiguar cuánto representa porcentualmente cada uno de los demás gastos. 7-Cierre el archivo Ejemplo 2 sin guardar los cambios. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje12.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Fin de Tema "Fórmulas Básicas" Ingrese ahora al Tema "Funciones", que encontrará en el Capítulo II.
Funciones Función Se conoce con el nombre de funciones a aquéllas fórmulas que están predefinidas y que permiten ampliar de forma notable las posibilidades de cálculo de las expresiones. Es importante aclarar las similitudes y diferencias que existen entre una fórmula y una función. Ambas comienzan con el signo igual, ésta es una forma de indicarle al programa que lo que viene no es un dato sino una fórmula o función y permiten realizar cálculos utilizando argumentos que respetan una estructura. Las fórmulas utilizan operadores matemáticos y trabajan directamente con números o nombres de celdas (B3, C9, D20). Las funciones se componen de dos partes; el nombre de la función (SUMA, MAX, MIN) y los argumentos que serán rangos o nombres de rangos. Con Excel podrá trabajar con una gran cantidad de funciones, desde las simples funciones matemáticas y trigonométricas (suma, producto, raíz, etc.), hasta estadísticas y lógicas entre otras.
Funciones Matemáticas y trigonométricas Dentro de esta categoría encontrará un grupo de funciones que se utilizan habitualmente para realizar operaciones matemáticas. Es importante recordar que como está trabajando con funciones tendrá que respetar su estructura. Ésta puede cambiar de acuerdo con la función y los datos que necesite obtener. Las funciones matemáticas más comunes se detallarán a continuación: SUMA Esta función suma los valores de un rango de celdas. La sintaxis de la función Suma es: =SUMA(rango de celdas) 1-Seleccione la celda en la que desea que aparezca el resultado. 2-Ingrese el signo igual (=) y el nombre de la función, en este caso SUMA 3-Abra un paréntesis e ingrese el argumento, seleccionando el rango de celdas que desea sumar. 4-Cierre el paréntesis y pulse la tecla Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-Abra el archivo Ejemplo 2 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 1 del libro. En esta planilla calculó el total de ventas por sucursal y el total de ventas por mes, utilizando la fórmula SUMA. 3-Ahora trabajará con la función SUMA para agilizar el cálculo y para ver la diferencia entre ambas operaciones. El resultado será el mismo, sólo cambiará la manera de realizar la operación. 4-Antes de comenzar borre las fórmulas que haya ingresado anteriormente. 5-Active la celda E3 para calcular el total del mes de Enero. 6-Ingrese la siguiente sintaxis: =Suma(B3:D3) 7-Teclee Enter. 8-Repita la operación para calcular el total del resto de los meses. 9-Active la celda B9 para calcular el total vendido por la Sucursal 1 10-Ingrese la siguiente sintaxis: =Suma(B3:B8) 11-Teclee Enter para obtener el resultado. 12-Repita la operación para calcular el total del resto de las sucursales y el total general.
Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje13.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Nota: Si desea sumar un conjunto de celdas consecutivas también puede utilizar el icono Autosuma que se encuentra en la Cinta de Opciones de Fórmulas. Este botón le permite generar distintas funciones en forma más rápida y ágil, con lo cual podrá ahorrar tiempo al realizar diversas operaciones. Para ello sólo tiene que seleccionar un rango de celdas, hacer clic en la lista desplegable del botón Autosuma y elegir la operación que desee efectuar: Suma, Promedio, Contar, Max o Min.
SUMAR SI Esta función suma los valores de un rango de celdas especificado siempre que cumplan con un criterio o condición establecida. 1-Active la celda donde quiere obtener el resultado. 2-Ingrese la siguiente estructura: =SUMAR.SI(Rango de celdas a sumar;"Condición") 3-Teclee Enter para conocer el resultado. Ejercicio: 1-En la Hoja 2 active la celda D11. Aquí es necesario calcular el total de ganancias siempre que sea mayor a $1700, es decir que debe sumar las ganancias pero basándose en un criterio. 2-Ingrese la siguiente estructura: =SUMAR.SI(D3:D8;">1700”).
3-Teclee Enter. Observe la diferencia con el total de la celda D9. Ésta está considerando todos los valores de ganancia, en cambio el último cálculo efectuado solamente considera los que cumplen con la condición. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje14.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. PRODUCTO Esta función permite multiplicar todos los números o nombres de celdas especificados como argumentos. La sintaxis de esta función es: =PRODUCTO(rango de celdas a multiplicar) 1-Como en los pasos anteriores, previamente debe tener una planilla creada que contenga valores para multiplicar. 2-Active la celda donde quiere obtener el resultado. 3-Ingrese el signo igual (=) y el nombre de la función PRODUCTO. 4-Abra un paréntesis e ingrese el argumento; seleccionando el rango de celdas consecutivo que desee multiplicar. Nota: También puede colocar los números o seleccionar las celdas que desea multiplicar separándolas por punto y coma (;) 5-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: Para practicar el uso de esta función, desde el archivo Ejemplo 2 active la Hoja 3 y calcule el total de viáticos a través de la función PRODUCTO. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje15.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
RAIZ Esta función permite obtener la raíz cuadrada de un número. La sintaxis es la siguiente: =RAIZ(número) 1-Active la celda donde quiere que aparezca el resultado. 2-Ingrese el signo igual (=) y el nombre de la función RAIZ 3-Abra un paréntesis y coloque el número del que desea obtener la raíz cuadrada. 4-Cierre el paréntesis y pulse la tecla Enter para obtener el resultado. POTENCIA Al realizar esta función obtendrá el resultado de elevar un número real a una potencia. La sintaxis es la siguiente: =POTENCIA(número; potencia) 1-Active la celda donde quiere que aparezca el resultado. 2-Ingrese el signo igual (=) y el nombre de la función POTENCIA 3-Abra un paréntesis y coloque el número base que desea elevar. 4-Luego coloque punto y coma (;) y el número de la potencia (por ejemplo: 2, 3, 10) 5-Cierre el paréntesis y pulse la tecla Enter para obtener el resultado.
Funciones estadísticas Dentro de esta categoría encontrará un grupo de funciones que se utilizan habitualmente con el fin de conocer datos estadísticos. Como se ha mencionado anteriormente, es importante recordar que como está trabajando con funciones tendrá que respetar su estructura. Ésta puede cambiar de acuerdo con la función y los datos que necesite obtener. Las funciones estadísticas más comunes se detallarán a continuación: PROMEDIO Esta función devuelve el valor medio de un grupo de valores seleccionados. 1-Como en los pasos anteriores, previamente debe tener una planilla creada que contenga valores o al menos una serie de valores. 2-Active la celda donde quiere obtener el resultado.
3-Ingrese el signo igual (=) 4-Ingrese la estructura de la función: =PROMEDIO(Rango a promediar) 5-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-Abra el archivo Ejemplo 2 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 7. 3-Active la celda E3 para calcular el promedio del mes de Enero. 4-Ingrese la siguiente estructura: =PROMEDIO(B3:D3) 5-Teclee Enter para obtener el resultado. 6-Repita el procedimiento con el resto de los meses. 7-Active la celda B9 para calcular el promedio de la sucursal 1 8-Ingrese la siguiente estructura: =PROMEDIO(B3:B8) 9-Teclee Enter para obtener el resultado. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje16.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. MAXIMO Esta función le permite conocer el valor más alto de un grupo de valores seleccionados. 1-Como en los pasos anteriores, previamente debe tener una planilla creada que contenga valores o al menos una serie de valores 2-Active la celda donde quiere obtener el resultado. 3-Ingrese la siguiente estructura: =MAX(Rango a calcular) 4-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio:
1-En la Hoja 8 del archivo Ejemplo 2 observará una planilla con las ganancias de cada sucursal en el primer semestre del año 2004. Es necesario averiguar cuáles fueron las ganancias máximas de cada sucursal. 2-Active la celda B9 3-Ingrese la siguiente estructura: =MAX(B3:B8) 4-Teclee Enter para obtener el resultado. 5-Repita el procedimiento para el resto de las sucursales. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje17.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. MINIMO Esta función le permite conocer el valor más bajo de un grupo de valores seleccionados. 1-Active la celda donde quiere obtener el resultado. 2-Ingrese la siguiente estructura: =MIN(Rango a calcular) 3-Teclee Enter para obtener el resultado. Ejercicio: 1-En la Hoja 8 ahora es necesario averiguar cuáles fueron las ganancias mínimas de cada sucursal. 2-Active la celda B10. 3-Ingrese la siguiente estructura: =MIN(B3:B8) 4-Teclee Enter para obtener el resultado. 5-Repita el procedimiento para el resto de las sucursales. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje18.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. CONTAR Esta función le permite conocer la cantidad de celdas del rango seleccionado que contiene valores numéricos. 1-Active la celda donde quiere obtener el resultado. 2-Ingrese la siguiente estructura: =CONTAR(Rango de celdas a contar) 3-Teclee Enter. Ejercicio: 1-En la Hoja 9 del archivo Ejemplo 2 observará una planilla con datos de los empleados por sector. Se necesita conocer cuántos empleados hay en cada uno de estos sectores. Para ello utilizará el código del personal. 2-Active la celda Administración.
D18
para
conocer
la
cantidad
de
empleados
de
3-Ingrese la siguiente sintaxis: =CONTAR(B3:B6) 4-Teclee Enter para conocer el resultado. 5-Repita el procedimiento para los demás sectores de la sucursal. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje19.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. CONTAR SI Esta función le permite contar celdas estableciendo una condición y en base a ésta calcular la cantidad de celdas cuyo contenido cumple con el criterio determinado.
1-Active la celda donde quiere obtener el resultado. 2-Ingrese la siguiente estructura: =CONTAR.SI(Rango de celdas a contar;"Condición") 3-Teclee Enter para conocer el resultado. Nota: Las funciones que presenten más de un argumento en su estructura, como es el caso de la función Contar.Si, utilizan como separador de términos o separador de listas el signo punto y coma (;). En caso que al teclear Enter en lugar del resultado aparezca un error es probable que el separador de listas de la computadora sea una coma (,) en lugar de un punto y coma. Ejercicio: 1-En la Hoja 9 active la celda D22. En ella debe calcular la cantidad total de empleados que viven en Capital Federal. 2-Ingrese la siguiente sintaxis: =CONTAR.SI(E3:E17;”Capital Federal”) 3-Teclee Enter. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje20.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. CONTAR BLANCO Esta función le permite conocer la cantidad de celdas de un rango seleccionado que no contienen información (ni textos ni números, o sea celdas vacías). 1-Active la celda donde quiere el resultado. 2-Ingrese la sintaxis =CONTAR.BLANCO(Rango de celdas a contar) 3-Teclee Enter. Ejercicio: 1-Active la celda D23 de la Hoja 9. Aquí es necesario saber cuántos de los empleados de la sucursal no tiene teléfono. 2-Ingrese la siguiente sintaxis: =CONTAR.BLANCO(D3:D17)
3-Teclee Enter para obtener el resultado. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje21.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. CONTARA Con esta función logrará conocer la cantidad de celdas de un rango seleccionado que contienen solamente texto. 1-Active la celda donde quiere el resultado. 2-Ingrese la sintaxis =CONTARA(Rango de celdas a trabajar) 3-Teclee Enter. Ejercicio: 1-Active la Hoja 3 del archivo Ejemplo 2 2-Active la celda C10. La incógnita a resolver es la cantidad de cadetes que tiene la sucursal. Para ello simplemente tendrá que contar la cantidad de nombres. 3-Ingrese la siguiente estructura: =CONTARA(A3:A7) 4-Teclee Enter. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje22.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. MODA Esta función permite conocer cuál es el valor que se repite más frecuentemente en un
rango de celdas seleccionado. 1-Active la celda donde quiere obtener el resultado 2-Ingrese la siguiente estructura: =MODA(Rango de celdas a trabajar) 3-Teclee Enter. Ejercicio: 1-Active la Hoja 10. En ella podrá observar una planilla con los datos de los llamados recibidos por el Centro de Atención al cliente de la Casa Central. Lo que se necesita saber es qué día se recibieron más llamados. 2-Active la celda D13 3-Ingrese la siguiente sintaxis: =MODA(A3:A11) 4-Teclee Enter. 5-Cierre el archivo Ejemplo 2 sin guardar los cambios Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje23.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Fecha y Hora Dentro de esta clasificación encontrará un grupo de funciones que aportan información sobre fechas y horas. Las más utilizadas dentro de ésta categoría se detallarán a continuación: AHORA Esta función devuelve la fecha y hora actual con formato fecha y hora. 1-Active la celda donde desea que aparezca la fecha y la hora actual 2-Ingrese la siguiente estructura: =AHORA() 3-Teclee Enter para obtener el resultado
HOY Esta función devuelve la fecha actual y se utiliza sobre todo en combinación con las funciones Mes, día y año. Para tener en una planilla la fecha actual, realice lo siguiente: 1-Active la celda donde desea que aparezca la fecha actual. 2-Ingrese la siguiente estructura: =HOY() 3-Teclee Enter para obtener el resultado DIA Esta función se utiliza en combinación con la función HOY y permite obtener el día actual del mes. 1-Active la celda donde desea que aparezca el día actual. 2-Ingrese la siguiente estructura: =DIA(hoy()) 3-Teclee Enter para obtener el resultado MES Al igual que el caso anterior, esta función se utiliza en combinación con la función Hoy y permite obtener el valor numérico que corresponde al mes en curso. 1-Active la celda donde desea que aparezca el mes actual. 2-Ingrese la siguiente estructura: =MES(hoy()) 3-Teclee Enter para obtener el resultado Fin de Tema "Funciones" Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo II.
Repaso General Práctica Laboral En este Tema realizará una ejercitación que le permitirá aplicar los temas vistos a lo largo de este Capítulo. Para ello simulará estar trabajando en una empresa en la que debe realizar la liquidación de sueldos de los empleados. 1-Cierre cualquier archivo en pantalla. 2-Comience un libro nuevo.
3-En la celda A1 de la Hoja 1 ingrese: LIQUIDACIÓN MENSUAL DE SUELDOS DEL PERSONAL 4-Seleccione el rango de celdas A1:L1. 5-Haga clic en el botón "Combinar y centrar" de la Cinta de Opciones de Inicio. 6-A partir de la celda A2 hasta la celda L2 ingrese los siguientes rótulos de columnas: LEGAJO, NOMBRE COMPLETO, SECTOR, SUELDO BASICO, HS EXTRAS TRABAJADAS, PAGO POR HS EXTRAS, TOTAL PARCIAL, OBRA SOCIAL 3%, SINDICATO 3%, JUBILACIÓN 11%, TOTAL DE DESCUENTOS, SUELDO NETO. 7-Seleccione el rango de celdas A1:L2 8-Vaya a la Ficha de Alineación del cuadro de diálogo Formato de Celdas. 9-Determine alineación del texto Centrada tanto vertical como horizontalmente y active la opción "Ajustar texto". Luego haga clic en el botón Aceptar. 10-En la celda A3 ingrese 1 11-En la celda A4 ingrese 2 12-Seleccione el rango A3:A4. 13-Ubique el puntero del Mouse en el manejador de relleno de las celdas y arrastre hasta que se haya ingresado el número 15. 14-Haga un clic en el Botón de Office, seleccione el botón Opciones de Excel, elija del sector izquierdo la opción más frecuentes y pulse el botón Modificar Listas personalizadas. 15-Cree una Nueva Lista con 15 nombres de personas. 16-Guarde el libro en (A:) o en la carpeta Mis documentos con el nombre Práctica Laboral 2. 17-Active la celda B3 e ingrese los nombres de los empleados utilizando la lista personalizada creada anteriormente. 18-Asígnele a cada empleado un sector en la empresa: Administrativo, Contable, Transporte, Atención al cliente, Ventas, etc. 19-Asígnele a cada empleado un sueldo básico. Recuerde colocarle formato monetario. 20-Asígnele la cantidad de horas extras trabajadas por cada uno. 21-Calcule el total a pagar por las horas extras considerando que cada hora
extra se paga $12. 22-Calcule el total parcial considerando el sueldo básico y el pago por horas extras. 23-Calcule el descuento por obra social, sindicato y jubilación considerando el porcentaje determinado sobre el total parcial. 24-Calcule el total de descuentos. 25-Actualice el archivo guardando los cambios. 26-Calcule el Sueldo Neto considerando el total parcial y los descuentos realizados. 27-Debajo de la planilla, en la celda A18 ingrese TOTALES y sume los valores de las columnas: SUELDO BASICO, HS EXTRAS TRABAJADAS, PAGO POR HS EXTRAS, TOTAL PARCIAL, OBRA SOCIAL 3%, SINDICATO 3%, JUBILACIÓN 11%, TOTAL DE DESCUENTOS, SUELDO NETO. 28-En la Hoja 2 calcule: Cantidad total de empleados, Cantidad de empleados del sector administrativo, Sueldo básico más frecuente, Promedio del sueldo básico, Cantidad máxima de horas extras trabajadas, Mínimo del total de descuentos, Promedio del sueldo neto, Total de sueldo neto mayor a $700 (compare este último resultado con el total general de la Hoja 1). 29-Aplique formato de Fuente, Número, Alineación, Bordes y Rellenos a ambas planillas. 30-Actualice los cambios en el libro. Fin de Tema "Repaso General" Ingrese ahora al Tema "Funciones Lógicas", que encontrará en el Capítulo III.
