Ceremonial Etiqueta y Protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

VENEZUELA, 2002

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA MODO: HABILITACIÓN

Caracas, Julio 2002

Dirección General de INCE Turismo Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo Lic. Ada Rizzo Rizzo Asesoría Técnica Lic. Encarnación Barreto Analista Integral T.S.U. Lucía Torrealba Analista Productor de Medios José Gerardo León Plaza Transcriptora T.S.U. Lucía Torrealba Especialistas en Contenido Lic. Ludmila Calvo Colaboradores en la Validación Sobeida Velázquez Profesora Colegio Universitario de Caracas Carlos Alarico Gómez Gerente General Plain Art Eleana Gerardi Organizadora de Eventos AVOCA Víctor Mendoza Director de Protocolo Asamblea Nacional Isabelita Gónzalez Profesora Instituto Pedro Gual –Ministerio de Relaciones Exteriores Coordinación Técnica Estructural División de Recursos para el Aprendizaje Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Gerencia de Tecnología Educativa Primera Edición 2.002 Copyright INCE

CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA

CONTENIDO -

¿Qué es INCE TURISMO? Presentación Introducción Objetivo

- UNIDAD I CEREMONIAL - Concepto Etimológico........................................................................................9 - Ceremonial en la Actualidad..............................................................................13 - El Ceremonial en las Relaciones Públicas.........................................................14 - Diferencia entre Ceremonial y Relaciones Públicas...........................................14 - UNIDAD II PROTOCOLO - Concepto Etimológico............. ..........................................................................17 - Clasificación del Protocolo.................................................................................18 - La Precedencia................. ................................................................................23 - Precedencias en Venezuela.......... ..................................................................24 - Tratamiento Protocolar......................................................................................37 - La Comisión Protocolar ...................................................................................42 - Acto Protocolar....................................................................................................47

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- Acto Inaugural....................................................................................................49 - Presentaciones...................................................................................................53 UNIDAD III RECURSOS OPERACIONALES - Recursos Operacionales.....................................................................................55 UNIDAD IV ETIQUETA -

Etiqueta.............................................................................................................59

- Tipos de Etiqueta...............................................................................................60 -

Las Recepciones..............................................................................................70

-

Desarrollo de una Recepción............................................................................76

- Etiqueta en las mesas..... ..................................................................................80 - Armado o Montaje de las mesas..... ..................................................................84 - Invitaciones.................. ......................................................................................99 - Bibliografía.......................................................................................................113


¿QUÉ ES EL INCE TURISMO? El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS? El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación, adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas a la Hotelería y al Turismo. Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado laboral.



PRESENTACIÓN Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeño.



INTRODUCCIÓN El manual de Protocolo Ceremonial y Etiqueta es elaborado con la finalidad de orientar a los participantes del curso para asistir en las funciones que requieren los actos protocolares, el cual contempla el Ceremonial, el protocolo y la Etiqueta. El PROTOCOLO (la norma) y el CEREMONIAL (la forma) serán los elementos que fundamentarán el ejercicio del especialista de protocolo en los actos público y privados, conservando el “uso y la costumbre” en la realización de toda actividad humana. Los términos “Ceremonial” y “Protocolo” en lato sensu, son sinónimos, no así tomando en consideración la etimología y los diferentes conceptos manejados por los autores porque difieren. El Ceremonial se entiende como actos reglamentados por la ley, la tradición y ambientados por la pompa que los rodea. El Protocolo codifica las normas que son destinadas a designar a cada quién su lugar. La Etiqueta valoriza el trato entre las personas. Se concluye que las diferencias existentes entre estos términos son de naturaleza histórica, normativa y social. Ceremonial se refiere a la solemnidad del acto, Protocolo a la normativa establecida y la Etiqueta al comportamiento y vestimenta en determinados actos. En definitiva se pueden considerar las tres expresiones de “orden”. Estudiar esta materia y trabajar desde guía o asistente hasta jefe o director de Protocolo promete ser, una profesión con interesante campo, Además de ser específicos por los términos que se utilizan y ejecución de prácticas dinámicas, que ofrece un incentivo a la educación y cultura general del participante. A través de estos conocimientos de formación integral contribuirá para desempeñarse en el campo de la aplicación del Ceremonial y el Protocolo; El manual está estructurado en cuatro unidades programáticas desarrolladas de forma coherente de manera tal que le sirva al participante como herramienta que le permitirá consultar y mejorar para utilizarla durante el ejercicio de su trabajo.



OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos prácticos para aplicar las funciones protocolares de acuerdo al ceremonial y la etiqueta establecida con un alto sentido de responsabilidad, cumpliendo las normas de seguridad.


UNIDAD I - CEREMONIAL CEREMONIAL Concepto Etimológico Ceremonial (del latín ceremonialis) “perteneciente o relativo al uso de la ceremonias”. Es la serie de formalidades para cualquier acto público y solemne. También es el libro o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben observar en los actos públicos”. (Labariega Villanueva, Pedro G, Derecho Diplomático. Editorial Trillas.1989. México. Pág., 69).

Concepto Doctrinal Hoy día no se concibe un Estado sin ceremonial, se refiere directamente al comportamiento de los ciudadanos en esa sociedad. Representa y manifiesta la dignidad de las naciones y la garantía de respeto entre ellos. Permite vigilar y celar el cumplimiento de esas normas establecidas a través de los convenios internacionales. Más allá de la normativa existente, está la compostura donde el ceremonial refleja las tradiciones de trato social inherentes a cada país. En Venezuela el ceremonial se clasifica en: CEREMONIAL PÚBLICO •

Ceremonial de Estado o de Corte

•

Ceremonial Diplomático

•

Ceremonial de Cancillería

•

Ceremonial Marítimo

•

Ceremonial Militar

•

Ceremonial Eclesiástico

•

Ceremonial Socia 9

Ceremonial de Estado o de Corte Llamado también Ceremonial Político de Corte o Extranjero. Es el conjunto de normas que rigen el trato formal entre las naciones, particularmente en lo referente a los honores de los jefes de Estado y de Gobierno. Atienden las diferentes manifestaciones cómo las felicitaciones, condolencias, distinciones o presentes que se otorguen entre ellos. Ceremonial Diplomático Ceremonial de Embajadas el cual se ocupa de los honores y preeminencia debido a los agentes diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. El Ceremonial Diplomático reglamenta la recepción de embajadores y los demás Ministros Públicos. Le concede las credenciales propias del país para ese cuerpo y acordadas en convenios internacionales, su colocación en la precedencia en las ceremonias oficiales y en fin, todo lo relacionado con las materias anexas con los agentes diplomáticos. Ceremonial de Cancillería Es considerado por todos los tratadistas como parte integrante del Ceremonial Diplomático, llamado también Ceremonial de Protocolo. Se ocupa de las redacciones y correspondencia que se observan de cualquier naturaleza. Interpreta el Derecho Internacional Público y su propio orden jurídico, según el principio de la reciprocidad. Ceremonial Marítimo “El Ceremonial Marítimo es la suma de las reglas de cortesía que usan las marinas de guerra para honrar y saludar a las personalidades oficiales nacionales o extranjeras que las visitan” (Armando Pesantes García Relaciones Internacionales, Eclesiástico y practica diplomática Quito, 1969). La notable unidad espiritual que liga a esta institución en todo el mundo se refleja en la mayoría de los reglamentos y hasta en los uniformes. El 10

ceremonial marítimo tiene perfectamente normados los saludos correspondientes a otros buques como a las diferentes personalidades que lo puedan visitar. Este Ceremonial es regulado por la Armada de Venezuela. Los usos y costumbres están estipulados por las leyes nacionales e internacionales, por la Constitución Nacional, la ley de Navegación, el Reglamento Interno a bordo y los convenios y tratados firmados por la República. Ceremonial Militar Establecido en el artículo Nº 2 del reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar, “Tiene como finalidad solemnizar todos aquellos actos de significación histórica, oficial o militar y demostrar públicamente la moral, la educación de las tropas; y el Protocolo determina el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre autoridades civiles, eclesiásticas y militares y miembros del Cuerpo Diplomático” El reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar se basa en las siguientes Leyes Orgánicas: •

Artículos 55 y 391 de la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas Nacionales

•

Ordinal 14 del artículo 27 de la Ley Orgánica de la Administración Central.

Fechas de celebración Nacional y los diferentes Actos Protocolares •

12 de Marzo: Día de la Bandera.

•

19 de Abril: Aniversario de Declaración de la Independencia.

•

24 de Junio: Aniversario de la Batalla de Carabobo y día del Ejército.

•

05 de Julio: Aniversario de la Firma del Acta de la Independencia.

•

24 de Julio: Natalicio del Libertador, Aniversario de la Batalla Naval del Lago de Maracaibo y Día de la Armada Venezolana. 11

•

12 de Octubre: Día de la Raza y Aniversario del Descubrimiento de América.

•

04 de Agosto: Aniversario de la Guardia Nacional.

•

10 de Diciembre: Aniversario de la Aviación Venezolana.

•

17 de Diciembre: Conmemoración de la Muerte del Padre de la Patria.

Las ofrendas florales ante estatuas o monumentos nacionales, pueden ser realizadas por: 1) Autoridades nacionales, civiles o militares. 2) Autoridades extranjeras, diplomáticas o militares residentes en el País o de visita oficial. Ceremonial Eclesiástico Ceremonial estricto en su cumplimiento y representado por las más altas personalidades dentro de la Iglesia. En Venezuela, la mayor representatividad es la “Conferencia Episcopal Venezolana” (CEV) compuesta por una directiva que la integran: un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario General y unas Comisiones Episcopales. Son ellos los que tienen la responsabilidad en la organización de los servicios religiosos del País. Las relaciones entre el Vaticano (territorio donde reside la máxima representación; Su Santidad el Papa) y Venezuela se establecieron con un convenio no concordato, éste es más amplio y amistoso, data de Marzo de 1964, es ratificado en Octubre por el Congreso de la República y consta de 17 artículos en tiempos del Presidente Rómulo Betancourt. En la Iglesia no hay antigüedad es potestad del Papa:

Ceremonial Social 12

El ser humano es sociable por naturaleza y en virtud de este principio, el continuo trato está supeditado a unas normas fundamentales basadas en el equilibrio constante de la balanza de equidad, en cuyos brazos se apoyan los deberes y en otro los derechos. El respeto y consideración que los demás nos deben implicar en igual grado, nuestro respeto y consideración hacia ellos. Estas estrictas normas son las que por el hecho de pertenecer a una sociedad organizada estamos obligados a cumplir. Por encima de cualquier norma positiva de vida en sociedad, existen unas reglas hijas de la educación, tanto más sutiles y minuciosas cuanto mayor es el grado de cultura y delicadeza espiritual de las personas que a ella se sientan irremisiblemente sometidas, puesto que su observancia y estricto cumplimiento es actitud espontánea de su propia idiosincrasia. Estas reglas constituyen lo que podemos llamar “Cortesía o Protocolo Social”.

El Ceremonial en la Actualidad En la actualidad se encuentran solicitudes de asesoramiento en el área de Ceremonial y Protocolo por parte de las oficinas creadas para tal fin en los organismos del Estado como en la Empresa Privada.

Hoy día es mayor el personal que recurre a

prepararse, intercambiar opiniones e información en relación con la toma de decisiones sobre algún caso específico. La interrelación y comunicación ha permitido en la vida moderna el aumento de las actividades en el Gobierno, en las instituciones, en las representaciones de organismos internacionales en todas partes del mundo, con lo que refleja la necesidad de normar las actuaciones en todo momento; por lo tanto es necesario especializarse en la materia para actuar en el campo del Ceremonial con todas las herramientas que permitan el buen desarrollo de un acto en particular. Aunque existe una clasificación de los tipos de Ceremonial y que se ha revisado, se afirma que se está manifestando, a considerar, más dinámica su participación en los actos protocolares, pero lo que no se puede obviar es su base que está fundada en el principio universalmente reconocido “la igualdad jurídica de los Estados y la reciprocidad en el trato”. 13

El Ceremonial en las Relaciones Públicas Las Relaciones Públicas

son aquellas que determinan las actividades y políticas

dirigidas a influir positivamente sobre las personas mediante la persuasión y la comunicación. Transmiten una información que causa efecto a mejorar la imagen de una empresa u organismo. Las oficinas dedicadas a las Relaciones Públicas se dedican en especial a las campañas de difusión ante la opinión pública o al buen funcionamiento de las relaciones internas de una empresa. ÁMBITO DE ACTIVIDAD El Ceremonial en las Relaciones Públicas cada día está más patente por la necesidad de actuación conjunta. El especialista en Ceremonial que trabaja en el campo privado no difiere del que se dedica al Ceremonial y Protocolo Oficial, precisamente lo que le abre ese campo es el dominio del conocimiento de lo público u oficial para adaptarlo al campo empresarial privado.

Diferencias entre Ceremonial y Relaciones Públicas Las Relaciones Públicas se dedican a las políticas y actividades dirigidas a prestigiar una empresa, un producto ante la opinión pública y es, a través de esta compostura, que encontramos una vinculación entre las dos disciplinas, Relaciones Públicas y Ceremonial. La actitud asumida por el relacionista va directamente proporcional a su amplitud de criterio para las comunicaciones, a diferencia del Ceremonialista que actúa basándose en el formalismo establecido y campo de acción limitado a ese orden establecido. Tomando en consideración estas dos premisas podemos afirmar que la necesidad del conocimiento compartido favorece la actuación en el mejoramiento de la imagen de toda 14

institución, organismo o empresa. Al contrario los especialistas se complementan y ambos deben conocer y manejar las dos disciplinas. EL CEREMONIAL ESCRITO EN LAS RELACIONES PÚBLICAS Siempre que se utiliza una comunicación escrita se evitan inconvenientes por la mala interpretación, tanto en el ámbito empresarial como en el oficial. La comunicación escrita revierte un compromiso de conocimiento sobre todo para el desempeño de las relaciones profesionales. A diferencia de la escritura en las Relaciones Públicas que es más abierta y con estilos variados, cada país tiene su escritura y formatos en la Administración Públicas. Y por lo tanto tiene un ceremonial escrito propio que hace de la comunicación un estilo rígido y conocido. Como norma general, en todas estas comunicaciones debe haber claridad, objetividad y uso correcto del idioma, en este caso el castellano. Se deben evitar expresiones en extranjero, así como para comunicarse con autoridades extranjeras será en perfecto castellano, respetuosamente y con el tratamiento correspondiente. En Venezuela, encontramos en nuestra Constitución Nacional que el tratamiento es de “ciudadano” y “usted”, a menos que se trate del Señor Presidente de la República, Presidente de la Asamblea General, Presidente de los Poderes Públicos, Ministros, Autoridades Militares y Eclesiásticas que se le darán las de cortesía y jerarquía correspondiente en voz y correspondencia.

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UNIDAD Nº II - PROTOCOLO PROTOCOLO Concepto Etimológico Protocolo (del bajo latín protocollum, y éste del bajo griego prótócollon) significa “la primera hoja encolada o pegada” de protos, primero, y kollan, pegar. Es la serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia, con ciertas formalidades. (Labariega Villanueva, Pedro G. Derecho Diplomático. Editorial Trillas

México 1989, pág, 69.)

Concepto Doctrinal Se encuentra una serie de conceptos que se aplican según el contexto del desarrollo de las funciones protocolarias. Se puede considerar como forma de procedimiento de las relaciones diplomáticas por extensión: •

A través del la Sección del Ministerio de Relaciones Exteriores o de una organización internacional que vela por las formas de los encuentros y de los acuerdos intergubernamentales esté conformes al derecho internacional. (Enciclopedia Mundial de las Relaciones Internacionales y Naciones Unidas. 1.976, FCE, México Pág.-218)

• •

Acta de un encuentro internacional bi o multilateral. (Op. Cit, Pág., 218). “Es en el medio social el arte de determinar y establecer todas aquellas normas a cumplir para el mejor desenvolvimiento de las actividades que ejercen y practican los seres humanos, no sólo en áreas oficiales, diplomáticas, eclesiásticas y militares, sino también y traducida en cortesía, respeto, buenas maneras y buen lenguaje en el área laboral, deportiva, familiar y social en general siendo el aceite que permite a tan 17

complicada maquinaria de las Relaciones Humanas marchar en armonía y eficiencia sin riesgos de choque, fricciones u oxidaciones.” (Protocolo Social.2001, Isabelita González, Caracas, pág.4.)

Clasificación del Protocolo El protocolo se clasifica en •

Protocolo Oficial.

•

Protocolo Militar.

•

Protocolo Diplomático.

•

Protocolo de Cancillería.

•

Protocolo Deportivo.

•

Protocolo en Eventos.

•

Protocolo Social.

•

Protocolo Empresarial.

•

Protocolo en los Negocios.

PROTOCOLO OFICIAL Dar a cada uno su lugar en las Ceremonias de Estado o donde participen las personalidades que representan al gobierno, como bien lo indica el concepto de “Protocolo” es sinónimo de orden. Las Ceremonias están institucionalizadas por los diferentes organismos del Estado, por las fechas conmemorativas o por las que necesariamente se tienen que celebrar. La Toma de Posesión del Presidente de la República, la del Gobernador, la del Alcalde, la visita de un Presidente de otro país y así unas cuantas más. Todas estas ceremonias o actividades

manejan

un protocolo especializado, con un personal conocedor y

profesionalmente preparado y siguiendo unas normativas que le permitirá establecer ese

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protocolo oficial. El Protocolo que se cumple en un determinado acto, está contenido en lo que llamamos Ceremonial de Estado, normalmente lo determina una Ley. PROTOCOLO MILITAR En su artículo 1º establece su objeto y se entiende que los planteamientos que en su reglamento expresa, es la institucionalidad de la normativa que priva en el “Ceremonial y Protocolo Militar”. Artículo 1º: El presente Reglamento tiene por objeto establecer las normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas Nacionales en general y sus miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares y actos oficiales en los cuales intervenga. En las disposiciones generales dice lo siguiente.......... y “el Protocolo determina el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre las autoridades civiles, eclesiásticas, militares y miembros del Cuerpo Diplomático.” PROTOCOLO DIPLOMÁTICO Ceremonial y Protocolo Diplomático es el que regula las relaciones existentes entre los agentes diplomáticos y el Estado receptor. El Protocolo lo determina el orden de precedencia entre los diversos agentes, según su clase o rango, el orden de colocación a las ceremonias que tengan que asistir, las visitas protocolares que realizan a las diferentes personalidades del Gobierno y en general de la sociedad como los representantes de la economía, de los gremios y de los artistas. Acotamos que la precedencia no sólo se refiere a la colocación física de las personas, sino que abarca al orden en que los países firman documentos internacionales. Es bueno recordar que el lugar de honor para la firma de un documento de esta categoría es a la izquierda del signatario.

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PROTOCOLO DE CANCILLERÍA Cancillería, sede del gobierno donde se tratan los asuntos Internacionales, las relaciones con todo el Cuerpo Diplomático acreditado en el País. Es el sitio donde se firman las correspondencias y comunicaciones destinadas a resolver o tratar los intercambios, prerrogativas, convenios, tratados, inmunidades o cualquier asunto que requieran los diplomáticos. Tienen una variedad extensa en estas comunicaciones tales como: Carta (leerte), Despacho (Dépeche), Oficio (office), Protocolo, Memorando (Pre-Memora), Conclusum, Nota Verbal, Nota Al Referéndum. PROTOCOLO DEPORTIVO En todo acto protocolar, sea de cualquier índole, es necesaria la planificación con la debida antelación, para llevar a cabo el mismo con el éxito asegurado. Los actos protocolares deportivos revisten una solemnidad específica, ya sea en; Instalación o inauguración, premiación o clausura. Tanto para los actos de Instalación, como los de Clausura, hay que preparar muy bien la “Tribuna de Autoridades”. Se debe tener en cuenta, en primer término, las autoridades que asistirán (invitadas y confirmadas) a dicho acto y si se trata de un evento deportivo nacional o internacional. Es de carácter obligatorio invitar al Presidente del Instituto Nacional del Deporte (I.N.D.) quién podrá asistir o no y en su defecto, enviar algún representante. La colocación de banderas lo determinará el tipo de evento, se colocarán la bandera de Venezuela, bandera de los países asistentes (por orden alfabético) del I.N.D, de la sede donde se realiza y la bandera de la Federación de la disciplina o especialidad a competir. Las premiaciones de estas actividades también son actos protocolares, amerita un desfile al sitio de premiación el cual será amenizado por una marcha y se procederá a

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colocar a los ganadores en los sitios correspondientes para ser impuestos de la medalla o trofeo ganado. PROTOCOLO EN EVENTOS Considerando que ésta es una de las áreas de gran responsabilidad dentro de un evento es necesario que actúen de una manera coordinada el Director de Protocolo conjuntamente con los organizadores o responsables del evento. Todo evento tiene su parte protocolar, en sus actos de inauguración, clausura, premiación si es deportivo, brindis, comidas, recibimiento de personalidades en aeropuerto etc. Deben estar debidamente preparados y planificados para atender y llevar a cabo el protocolo de cada actividad. El protocolo en eventos es una especialidad y como tal tiene sus especificidades que lo caracterizan. PROTOCOLO EN LO SOCIAL La aplicación del protocolo no sólo es para el ambiente oficial, es amplio y se identifica por el orden establecido en las diferentes manifestaciones que realiza el ser humano dentro de la sociedad en que vive. Socialmente también se aplica el protocolo, como extensión al orden, a la secuencia de normas que vienen del “uso y la costumbre”, al comportamiento del anfitrión que debe cuidar con exquisita exactitud la recepción de sus invitados y la correcta colocación de los comensales en las comidas. En la sociedad el Protocolo es mucho más flexible y se maneja diferente. Va al comportamiento y tiene que ver más con el “saber estar y saber llevar”. Hoy día se le considera como el conjunto de buenas costumbres en todos los sentidos, saber comportarse en la mesa, en la oficina o trabajo, con los niños, con los compañeros, con las personas mayores, en el metro, en la calle, con los padres y con todos los que nos rodean. Es saber vivir en Sociedad acatando ciertas normas y reglas establecidas con ese fin.

PROTOCOLO EMPRESARIAL 21

Actualmente se considera el protocolo Empresarial no sólo cuando efectúan actividades propias de la empresa sino las realizadas en conjunto con las autoridades gubernamentales y empresariales. Normalmente ocurre cuando el Señor Presidente visita para inaugurar una planta o fábrica de gran envergadura. Estos actos benefician tanto al Presidente como a la Empresa que los celebra; aprovecha la oportunidad de realizar diferentes actividades

(develación de placa conmemorativa, áreas físicas, etc.)

para publicitar luego por un tiempo extenso y para estar en el tapete empresarial. PROTOCOLO EN LOS NEGOCIOS En los negocios como cualquier trabajo deben tratarse todos, los subordinados, los superiores o iguales, pero con cortesía y respeto. Todas las normas de cortesía en este campo son las mismas para las mujeres que para los hombres. Ninguna mujer deja de serlo ni el hombre tampoco. Existe el protocolo en la presentación de las personas que están dentro de una oficina, el comportamiento debe ser igual que lo hace socialmente y con toda la educación que maneja, pero siempre será en función del cargo o actividad que realiza. Puede ser presentando a un conferencista como a la nueva secretaria de la oficina. El protocolo distingue el trato y le da a cada quién el puesto que por ese orden merece dentro de una estructura como son las relaciones de negocio. PROTOCOLO EN ACTOS ACADÉMICOS En las Instituciones de Estudios Académicos, se celebran los actos de graduación con riguroso ceremonial y protocolo. Quizás por el "Uso y la costumbre" de la tradición que nos viene de la misma Iglesia Católica que por un reglamento institucionalizado.

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Para estos actos se maneja la precedencia de las autoridades académicas internas, respetando “La juridiscionalidad” y si tienen invitados especiales como autoridades gubernamentales se procederá a preparar el sitio especial.

LA PRECEDENCIA Tomado en sentido estricto significa “preminencia o antelación” en un orden dado, se le puede relacionar con el honor que se le da a una persona de colocarla en un lugar muy destacado, de predominar, de ocupar un primer lugar. Los orígenes de la formula de aplicación de “La Precedencia” vienen desde la caída del Imperio Romano de Occidente cuando en Europa quedó disgregada en una serie de reinos, ducados que pretendían continuar el antiguo esplendor de títulos y dignidades. El hecho es que apartando el aspecto político y concentrándonos en lo protocolar, los monarcas cristianos de Europa occidental tuvieron una gran deferencia por el Obispo de Roma sobre todos los demás diplomáticos. Lo que llama la atención fue el tiempo que perduró este sistema. Ya para 1815 durante el Congreso celebrado en Viena se establece por primera vez las distintas categorías diplomáticas y regula las precedencias. Sólo es en 1961 en la Convención de Viena que se elabora el tratado sobre este punto en Derecho Diplomático y en 1963 sobre Relaciones Consulares. Venezuela lo ratifica en 1963. Modernamente se aplica este sistema de precedencia en todas las sociedades y en todos los campos donde se va a “sentar” o “colocar” personas en distintos escenarios. Es decir desde una “mesa” hasta una “tribuna”, pasando por un presidium, un carro, un avión o un teatro. Significa entonces “cómo sentar a las personas en un orden correcto en un sitio determinado”. El lugar de honor es la derecha, la persona de mayor rango o categoría se sienta o coloca a la derecha de la de menor rango o categoría.

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La Precedencia en Venezuela La precedencia en Venezuela la define el ordenamiento Jurídico en cada una de las instancias correspondientes y la aplica a través de los diferentes organismos que tienen injerencia al respecto. •

Constitución Nacional: Art, Nº 7, Art, Nº 136, Art, Nº 160, Art, Nº 161, Art, Nº 162, Art, Nº 168, Art, Nº186, Art, Nº 225, Art, Nº 235, Art, Nº273, Art, Nº 280, Art, Nº292.

•

Decreto con rango y Fuerza de Ley Orgánica de Administración Central: (Diciembre de 1999) Art, Nº 39, Art, Nº 55.

•

Decreto con rango de Ley sobre Adscripciones de Institutos Autónomos y Fundaciones de Estado (Agosto de 1999)

El Ministerio de Relaciones Interiores y Justicia, Dirección General de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación, se ocupa directamente de todas las ceremonias donde asiste el Ciudadano Presidente de la República Bolivariana de Venezuela y demás autoridades Gubernamentales. “El Presidente” tendrá precedencia ante todos los Poderes Públicos de la Nación a excepción donde prive el principio de jurisdiccionalidad como la Asamblea Nacional y los Consejos Municipales. La Dirección General de Ceremonial y Acervo Histórico de Nación le corresponde emitir el listado (compendio de todas las listas protocolares de los diferentes entes gubernamentales que la conforman) para la correcta posición de cualquier funcionario o personalidad que se necesite ubicar en determinado acto protocolar. ( anexo Nº 1) Este listado está sujeto a modificaciones todo el tiempo, ya que los cargos son constantemente removidos. Es recomendable que cada vez que se va a realizar un acto donde asistan personalidades se consulte a esta “dirección” y no cometer errores en los nombres y sitios.

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El Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la Dirección de Protocolo, emitirá la lista con las “Precedencias” establecidas para el Cuerpo Diplomático acreditado en el país. Esta “Precedencia” diplomática la establece la Convención de Viena, art. 13, que expresa: los representantes de los diferentes países tendrán su ubicación de acuerdo a la fecha de presentación de sus “Cartas Credenciales” ante el Gobierno Venezolano. Este “Cuerpo Diplomático” tiene su “Decano” y será el Nuncio Apostólico, representante de su Santidad el Santo Padre. Cuando se celebra un acto Protocolar que asiste el Presidente de la República y demás autoridades del gobierno, debe utilizarse la “equivalencia” de cargos para su correcta colocación. Será el Ministerio de la Defensa los encargados de suministrar la lista protocolar de sus representantes a través de la Dirección de Relaciones Públicas y Protocolo. El Protocolo Eclesiástico está establecido y lo informan en la Oficina de su Excelencia Reverendísima El Cardenal Arzobispo de Caracas. Las Instituciones Académicas y los Consejos Municipales tienen su propia normativa para su precedencia establecido por el principio de autonomía. PRECEDENCIA PROTOCOLAR EN MESAS Es el orden de colocación material de los individuos o fijación de nombres, firmas en documentos internacionales, en los lugares considerados como preferenciales y con relación a los estados representados. Antokolez la define como “ el derecho de pasar primero u ocupar un lugar más honroso” Precedencia (del verbo latín “preaecedentia), anterioridad o prioridad, antelación al orden, preeminencia, primacía.

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SISTEMA DEL RELOJ Se le dice el “sistema del reloj” porque sigue el movimiento de las agujas de este instrumento, alrededor del anfitrión o de los anfitriones, se coloca al lado derecho del anfitrión (primera presidencia) a la persona de mayor rango y al lado izquierdo, (de la misma primera presidencia) quien le sigue en jerarquía, se puede de esa manera hasta agotar los comensales. Si se tiene una señora cómo anfitriona también se procede de la misma manera, alrededor de ella se van colocando los invitados por el orden establecido en la lista de precedencia de los invitados. Se irán combinando de una presidencia a otra en la misma forma, girando alrededor de cada presidencia, se va despejando la lista de invitados.

SISTEMA DEL RELOJ MOVIMIENTO DE COLACIÓN

- IZQUIERDA

- DERECHA

- 2da PRESIDENCIA

- 1ra PRESIDENCIA

- DERECHA

- IZQUIERDA

“El Sistema del reloj, es válido para las comidas con señoras. Para las comidas de señoras o caballeros solos, pero únicamente cuando la primera presidencia tiene un rango superior a la segunda presidencia, de tal modo que la izquierda de la primera presidencia pasa por delante de la derecha de la segunda presidencia” (El Arte de Invitar, su Protocolo”, Urbina, José Antonio de, Segunda Edición, 1990 España).

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Anfitriones = a Presidencias. Comida con Señoras. 1ª Derecha de la 1ª P (anfitrión) 2ª Izquierda de la 1ª P 1º Derecha de la 2ª P (anfitriona) 2º Izquierda de la 2ª P 3ª Derecha de la 1ª P 4ª Izquierda de la 1ª P

ENTRADA DE INVITADOS 2a P

3

4

7

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5

2

1

1a P

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ENTRADA DE INVITADOS 2a PRESIDENCIA 2

1

4

3 5

6

7

8

9

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12

12

11 9

10 8

7

6

5

4

3

2

1

1a PRESIDENCIA A

SISTEMA CARTESIANO 28

El sistema “Cartesiano” sigue la colocación en dirección de las aspas de una equis, es válido para las comidas de señoras o caballeros sólos. Para las comidas con señoras solamente es válido si presiden dos personas del mismo sexo. Los comensales son sentados de la siguiente manera: Derecha 1ª P ____>Derecha 2ª P____>Izquierda 1ª____>Izquierda 2ª P y así sucesivamente.

MOVIMIENTO DE COLACIÓN 1ra DERECHA

4ta IZQUIERDA

2da PRESIDENCIA

1ra PRESIDENCIA

3ra IZQUIERDA

2da DERECHA

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2a PRES.

1a PRES.

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Comida con señoras. 1º Derecha 1ª P (anfitrión) 2º Derecha 2ª P (anfitriona) 3º Izquierda 1ª P 4º Izquierda 2ª P 5º Derecha 1ª P 6º Derecha 2ª P 7º Izquierda 1ª P 8º Izquierda 2ª P

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ENTRADA DE INVITADOS 2a PRESIDENCIA

2

4

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1 1a PRESIDENCIA

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PRESIDENCIAS PROTOCOLAR EN MESAS El término de “presidencia” es para identificar quién representa la cabecera de la mesa, quién es el anfitrión o anfitriona de una mesa. El anfitrión es la persona que invita. Es la que debe recibir, presentar a los invitados, escoge a los invitados y el menú o lo que se va a servir, el (los) que inicia una línea de recepción para recibir a los invitados en fin el responsable en todo momento de lo que sucede en el sitio de la reunión o comida. USOS EN LOS DOS SISTEMAS Para colocar a los invitados en la mesa ya explicamos los dos sistemas, el del reloj y el cartesiano, pero ahora vamos a explicar cómo vamos a sentar a los anfitriones e invitados especiales si lo tenemos o sea, si tenemos una, dos o cuatro presidencias. Una Presidencia = Un anfitrión Dos Presidencias = Un anfitrión, una anfitriona. Cuatro Presidencias = Un anfitrión, una anfitriona, una invitado de “Honor y una invitada de “Honor”” SISTEMA “FRANCÉS” El “Sistema Francés” ubica a las presidencias en el centro, el anfitrión se sienta siempre de espalda a la pared y mirando hacia la puerta de ingreso del servicio. De esta manera le favorece porque se tiene el control del servicio de la comida de principio a fin. Puede dar señales si es necesario. Este sistema tiene como ventaja que al estar situados los anfitriones frente a frente y los invitados a los lados, con la precedencia establecida; por supuesto se hace más importante la conversación. Tiene como desventaja que los invitados de menor categoría se sientan en los polos de la mesa.

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33

ENTRADA PRINCIPAL

ANFITRIÓN

LUGAR DE HONOR

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SISTEMA “ANGLOSAJÓN” En el “Sistema Anglosajón” las presidencias están colocadas a los extremos de la mesa, por lo tanto separa a los anfitriones y también a los invitados especiales o de mayor jerarquía. Permite hacer la conversación más amplia con el grupo que rodea a los importantes. De esta manera queda más disimulada la jerarquía de los invitados. Para el (los) anfitrión (es) es un poco incómodo con respecto al invitado especial, ya que queda sentado a mucha distancia de él. En el Sistema Francés la colocación de las presidencias, permite servir mejor a los comensales y

el

tiene

visión

una

amplia de la

anfitrión más

atención y de

ENTRADA PRINCIPAL

lo que sucede

en la mesa.

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ANFITRIÓN

LUGAR DE HONOR

TRATAMIENTO PROTOCOLAR 36

La historia documental señala que, los usos y las tradiciones, indican la antigüedad y la variedad de los Tratamientos con que se ha distinguido a personas e instituciones a lo largo de los siglos sin límites fronterizos. Los Tratamientos tienen carácter honorífico y van unidos al rango del beneficiario o a título personal, pudiendo tener condición temporal o permanente (vitalicio), su uso contempla varios medios de utilización verbal o escrita. Quien los recibe podrá ser una persona física (un diputado) o un colectivo impersonal o institucional (un Concejo Municipal). A su vez, el beneficiario a título personal podrá serlo por distintas razones: por

el cargo que ocupa (Alcalde), o por méritos subjetivos (condecoraciones, título

académico, etc).

Tipos TRATAMIENTOS OFICIALES Los Tratamientos usuales en Venezuela para cargos civiles y castrenses son, por orden de dignidad. De acuerdo a la Constitución Bolivariana de Venezuela, el tratamiento oficial para toda persona es el de “ciudadano”, salvo aquella fórmula que por jerarquía de uso verbal y obligado escrito corresponda al Presidente de la República, Presidente de la Asamblea Nacional, Ministros, Autoridades Militares y Eclesiásticas; también se conservarán las de uso común con el Cuerpo Diplomático y Personajes Reales de visita en nuestro país, dependiendo su posición. Ejemplos: Ciudadano Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, y para trato oficial o social o dirigir correspondencia, Excmo. Sr. Presidente de la República Bolivariana de Venezuela y Sra. de (apellidos completos del esposo) y para trato de presentación de la personalidad, se realiza de la siguiente manera: El Señor Presidente de la República Bolivariana de Venezuela. La Señora de (apellidos completos del esposo). 37

Ministros del Gabinete Ejecutivo y Sras. Para el trato oficial, social o dirigir correspondencia: Cddno. Ministro de (Ministerio que ejerce) y Sra. de (apellidos completos del esposo) o Excmo. Sr. Ministro de (Ministerio que ejerce) y Sra. (apellidos completos del esposo). Trato para presentación de la personalidad; El Ministro (Ministerio que ejerce o representa). La Señora de (apellidos del esposo). Así sucesivamente con los diferentes cargos de las personalidades de la lista protocolar. En caso de ser mujer casada quien ostente el cargo de Ministra del Gabinete, tendrá el mismo tratamiento en cuanto a su rango, pero no así con el esposo que se denominará por su nombre y apellido con respecto al tratamiento verbal. Si es escrito debe ser a nombre de la Ministra (palabra aceptada por el DRAE) y si el esposo va a ser invitado (oficial o institucionalmente) se debe enviar una invitación por separado. En algunos casos se estila que se le agrega “ESPOSO” a la invitación de ella, siendo esta una nueva modalidad. TRATAMIENTO DE LA REALEZA En el caso de los Tratamientos Reales, se denominan como Majestades, Vuestra Majestad, Su Majestad, en el curso de conversación el de “Señor”, por escrito es igual y se puede abreviar: S.M. y en plural, SS.MM o VV.MM si es en plural. A los miembros de la Familia Real se les da tratamiento de Alteza Real y en el curso de la conversación Vuestra Alteza o Señor. Jamás se debe acoplar el título de nobleza con el tratamiento de “señor”. O uno u otro. Si se dice “señor” es más que suficiente. No obstante, si insistimos en dirigirnos utilizando el tratamiento nobiliario, diremos “Majestad” o “Alteza”, pero bajo ningún concepto se dice, por ejemplo: “Señor Rey” TRATAMIENTO ECLESIÁSTICO

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Para las autoridades Eclesiásticas, el tratamiento de acuerdo a su jerarquía es al PAPA; Al Romano Pontífice se le otorga el tratamiento de Santo Padre, Beatísimo Padre, Su Santidad. Los Cardenales tienen tratamiento de Eminencia Reverendísimo, abreviado: Su Emecía. Revdma. Los Monseñores de Monseñor, abreviado: Mons. -Papa, “Su Santidad” (S.S) / Santo Padre-Cardenal; “Su Eminencia Reverendísima el Señor Cardenal” (S:Emcia Revma). Se señala que no es correcto tratar de “Monseñor” a esta categoría. -Nuncio Apostólico,/ Arzobispo/ Obispo; “Su Excelencia Reverendísima Monseñor”, (S.E. Rvdma Mons) -Internuncio, “Su Excelencia” (S.E) -Auditor,”Su Señoría” (S.Sa) TRATAMIENTOS VITALICIOS Se le otorga el tratamiento de Excelentísimo y lo conserva de modo vitalicio: a los Reyes, los

primogénitos

de

la

casa

Real,

los

Presidentes

de

Gobierno

electos

democráticamente, los Embajadores, los Miembros de Número de las Academias, Los Generales de Brigada, de División, los Almirantes, Vice-Almirantes, lo Contralmirantes y a las personas que hayan sido galardonadas con el Gran Cordón de la Orden del Libertador. TRATAMIENTOS DIPLOMÁTICOS Al Cuerpo Diplomático se le trata de Excelentísimo a los Embajadores agregándole el nombre del país que representa o de origen. Ejemplo: Excmo Sr. Embajador (nombre del país de origen) Sra. (apellidos del esposo). Si son Ministros Consejeros, Consejeros o Encargados de Negocios, se le antepone el título de “Honorable” para el trato oficial y escrito.

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TRATAMIENTOS ACADÉMICOS A los Rectores de las Universidades se les debe tratamientos de: Señor Rector (nombre de la Universidad que representa) y en algunos casos de Honorables. Tratando de emplear el título de Doctor a quien verdaderamente lo ostenta. En las profesiones liberales se le dará a cada persona el tratamiento que le corresponda según sus méritos adquiridos: médicos, veterinarios, abogados, economista, arquitectos y todas las profesiones que se incluyan en este campo.

TRATAMIENTO CIENTÍFICO Y ARTÍSTICO En el campo de las Ciencias y de las Artes a los que se hayan destacados por sus propios méritos se les reconoce con el tratamiento de MAESTROS. TRATAMIENTO SOCIAL Socialmente tenemos tratamientos especiales sobre todo con personas que se les debe respecto por su edad, sean de cualquier clase social y se les denomina: Señor Don o Señora Doña. A las damas, “Señoras” y a los caballeros,”Señores” TRATAMIENTO MILITAR En la Fuerza Armada el tratamiento oral entre un subalterno y un superior se hace anteponiendo la “MI” al grado Superior a quien se dirige la voz; Ejemplo: MI GENERAL; MI CAPITAN y quien es nombrado se dirige al subalterno por su grado y apellido; Ejemplo: General Aponte, Capitán Arocha, etc. A todos los oficiales se le antepone el tratamiento de correspondencia y social de presentación el de “Ciudadano”, abreviado Cddno. Si la correspondencia social es dirigida al oficial y su esposa, se le pone el grado y el cargo que desempeña más …... y Sra.

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Los Tratamientos correctos en otros países pueden ser distintos a los utilizados en Venezuela, es conveniente conocerlos antes de ser usados en correspondencias o por Tratamientos verbal, para eso es recomendable investigarlo en las cancillerías del país al cual se va hacer uso. TRATAMIENTO EN OTRAS PARTES DEL MUNDO Con frecuencia se establece relaciones con personas de otros países, por lo tanto es conveniente saber cómo es el trato correcto para evitar situaciones embarazosas. Cuando se le dirige una correspondencia a una persona con varios cargos o títulos, se escogerá el de mayor importancia. A continuación se señalan los siguientes: Arabia Saudita: Al Rey se le tratará como Majestad igual que en otros países que existen monarcas. Los Ministros de más alta jerarquía se les trata de Excelencia Suprema. A los líderes religiosos o Jeques se les otorga de “Sheik” Japón Su Majestad al Emperador y de Su Alteza a los Príncipes herederos. El tratamiento que se les da a las personalidades en general es el mismo del país de origen. México En todos los casos se le antepone el tratamiento de “Ciudadano” y por escrito una “C”. Ejemplo; C:;Ministro. A las personalidades extranjeras se les trata de Excelentísimo Señor y no se utiliza el de Ilustrísimo.

Gran Bretaña 41

El tratamiento en Gran Bretaña es muy protocolar con respecto a los Reyes y miembros de la Familia Real tienen la misma connotación que el tratamiento que se le da a los Monarcas en España.

Se utiliza el de honorable a todos los que han recibido

Condecoraciones, Títulos Nobiliario y ostenta un Cargo Público. Socialmente se usan el de señor y señora.

OTROS Por lo general existen diferencias en todos los países lo más recomendable es darle “más” que ningún tratamiento. En Suecia por ejemplo no se utiliza absolutamente nada, sólo el nombre.

La Comisión de Protocolo Parte integrante del Comité Organizador de un evento, sus funciones son puntuales e indispensables en todo acto. La Comisión está representada por su Jefe de Protocolo. Las funciones las determina

en primera instancia el tipo de eventos a desarrollar:

Congreso, Seminario, Foro, deportivo, oficial, académica o social entre otros. Crea una estrecha relación entre el Comité Organizador y los participantes. Es la “imagen viva”. A través de su personal es quién produce el efecto de coordinación y desarrollo del tiempo que dure el evento. Identificando el tipo de evento, el lugar donde se va a ejecutar el mismo y la clase de público al que va dirigido, se procede a organizar la Comisión. Se planifica el personal necesario y el entrenamiento o pautas a dictarles. Este debe ser dictado a todo el personal, y en especial a los guías que deben conocer la logística y las necesidades del evento permitiendo así su rotación o sustitución si se presentará el caso.

Integrantes de la Comisión de Protocolo 42

DIRECTOR O JEFE DE PROTOCOLO Es la persona responsable de dictar las normas y pautas a seguir en todo acto protocolar. Debe reunir unas condiciones personales especiales, conocimiento y cultura general. Sus funciones exigen una imagen y comportamiento que en todo momento denoten seguridad y conocimiento de las normas que debe hacer cumplir. El difícil arte de ser un buen Jefe de Protocolo es reconocido no sólo por el manejo de las herramientas o experiencia, sino por un carácter que defina a la persona con “autoridad” bien entendida, para solventar las situaciones que a menudo se presentan. El ejercer un cargo de esa magnitud no es comprendido por la generalidad del público, se le tilda hasta del “aguafiestas de todo acto” por su intervención haciendo cumplir las normas del protocolo. Debe reunir una serie de cualidades aparte de ser profesional, su integridad y rectitud personal como discreción, tolerancia, ecuanimidad, educación, el “saber estar” con su imagen impecable y don de gente, en fin ser un poco psicólogo, abogado, comunicador social, maravilloso anfitrión y por supuesto la puntualidad como meta en todo momento. Lo deseable es que domine por lo menos otro idioma. Realmente es todo un “Arte”. JEFE DE PROTOCOLO Sus funciones pueden estar o no comprendidas dentro de una Comisión de Protocolo. Es la persona responsable de dictar las pautas y normas a seguir en el pre-evento y durante el mismo a todos los integrantes de la Comisión. •

Asesora al Comité Organizador en lo concerniente a la elaboración del programa definitivo y a los contactos necesarios para la consecución de los invitados especiales para el acto protocolar.

•

Coordina y hacen los contactos con las diferente instancias gubernamentales tales como: el Ministerio de Relaciones Interiores y Justicia, Dirección del Acerbo Histórico de la Nación, Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de la Defensa, estos 43

organismos e institutos le permitirá actualizar la precedencia respectiva de los invitados especiales. El Instituto Autónomo Aeropuerto Internacional Simón Bolívar, si el caso lo requiere . •

Elabora la Lista Protocolar, invitaciones y confirmaciones de los actos

protocolares

a realizarse durante el evento. •

Planifica el acto protocolar de instalación, clausura y otros.

•

Asesora y organiza todo lo relacionado con los recesos, café, almuerzos, meriendas, cenas y brindis.

•

Organiza y planifica la atención social de las damas (cónyuges) de los invitados especiales.

•

Hace los contactos con los organismos extranjeros y embajadas.

•

Asesora a las autoridades respectivas acerca de las normas a seguir en un “Acto Protocolar”.

•

Debe tener el debido conocimiento sobre el “Tratamiento Protocolar” a las personalidades que atiende.

• •

Debe conocer y manejar la “Precedencia” establecida en sus diferentes instancias. Elabora las invitaciones, coordina el chequeo, entrega y seguimiento para su confirmación.

•

Organiza y coordina el recibimiento y traslado de las personalidades, autoridades o invitados VIP (Personas muy importantes).

•

Organiza y coordina el trabajo de los diferentes escenarios a utilizar; recinto, auditórium, banderas, presidium, decoración (pendones, pancartas, flores,) podium, equipos de sonido, alfombras sitio de los medios de comunicación, lumínicos, audiovisuales) etc.

•

Planifica e instruye al personal de apoyo a su cargo según el acto y el tipo de invitados (guías, personal de seguridad, personal de limpieza, técnicos de sonido, técnicos de audiovisuales, porteros).

•

Prepara el Salón Protocolar si es menester, la atención personalizada a los visitantes, ambientación, obsequios, aperitivos etc. 44

•

Es el responsable del recorrido por los espacios de la Sede, visitas guiadas y presentaciones.

•

Designa al Maestro de Ceremonias si el caso lo requiere (con la debida precaución de no cometer el error de contratar a un “animador”).

•

Organiza con la correcta precedencia la “Línea de Recepción”.

•

Ubica a las personalidades en el “Presidium” según precedencia.

•

Planifica la distribución del auditórium según los invitados o participantes, tomando en cuenta la lista elaborada por la precedencia e importancia de los presentes.

COORDINADOR (ES) •

Tendrán a su cargo la supervisión del personal destinado a las diferentes áreas de trabajo.

•

Área de recibimiento en aeropuerto, atención al participante o invitado especial.

•

Coordinará con el personal bajo su cargo, la ejecución de lo relativo al transporte del aeropuerto al sitio de alojamiento.

•

Asistirá al escritorio de información en aeropuerto.

•

Área de recibimiento en Hotel, bienvenida, rooming list del hotel, etc.

•

Área de atención directa al invitado especial o participante durante el evento, información, inscripción, acreditación etc.

•

Área de espacio físico de actos protocolares.

•

Área de auditórium y presidium.

LOS GUÍAS •

Respetando

la

jerarquía,

estarán

bajo

la

coordinadores de áreas, cumpliendo las funciones asignadas.

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dirección

de

los

•

Oficiales de Sala, distinción que se hace con este nombre a ciertos guías que cumplen funciones estrictamente de salas.

•

Attachês: Encargados a atender a los invitados especiales durante el tiempo que dure el evento.

EL MAESTRO DE CEREMONIA El trabajo de Maestro de Ceremonia no se debe confundir con el de un animador o locutor, el perfil del candidato (a) debe estar muy bien definido en su rol o participación en un acto protocolar. Tanto el hombre como la mujer deben tener una presencia sobria y adecuada para el momento del trabajo, elegancia en su comportamiento, actuar totalmente natural para no caer en excentricidades y seguridad en el dominio del público por ser la primera persona que atrae su atención. Si es mujer, preferiblemente vestir traje de dos piezas (traje sastre) en colores oscuros (negro o azul marino) un peinado sencillo y nada estrambótico, un maquillaje adecuado y largo de falda “chanel”. Si se trata de hombre, debe usar traje oscuro, perfectamente peinado e impecable en toda su imagen. La vestimenta la determina el tipo de acto, pero no así el sitio, ya que puede ser al aire libre pero de gran solemnidad.

Funciones del Maestro de Ceremonias: •

Excelente dicción, hablar pausado pero no muy lento.

•

Dirigir y ejecutar el guión establecido del programa desde el inicio o apertura, hasta la clausura del mismo. 46

•

Conocer y manejar las reglas o pautas fijas para la conducción del acto.

•

Nombrar por orden de precedencia a las personalidades que conforman el Presidium.

•

Manejar correctamente el “Tratamiento Protocolar” a las personalidades.

•

Tomar previsiones en la reproducción de la lista de personalidades presentes que van a ser nombradas en el acto.

•

Estar pendiente de atender al ponente o próximo al uso del micrófono.

•

Al inicio del acto debe saludar brevemente.

•

Informar a los asistentes el objetivo o motivo del acto.

ACTO PROTOCOLAR

En el libro “Tratado de Protocolo del Estado Internacional” (1994), Felio A. Vilarrubias, dice, “un acto protocolar se conjuga en todo momento sobre estas dos bases: La filosofía del Acto (imagen) y la Ejecución (Técnica)”. Aplicar estas dos premisas lleva a la tarea de planificar, estudiar y organizar para luego ejecutar las decisiones emanadas de la actividad. Lo primero y conociendo el lugar donde se va a realizar el acto, el horario a seguir y los integrantes del mismo, podremos definir un guión que nos permita con toda seguridad el desarrollo del acto. Un “Acto Protocolar” tiene un mismo perfil en todas sus manifestaciones, varía por el sitio a celebrarse, (recinto cerrado,

auditórium, en una plaza, en un estadio) y por la

solemnidad con respecto a la naturaleza del acto, (personalidades, autoridades) cada una en el medio donde se desenvuelve. Se puede escenificar en cualquier ambiente que 47

se prepare para tal fin. Todo acto conlleva una secuencia de planificación y ejecución. Lo ideal es tener el tiempo suficiente para lograr una planificación acorde con las necesidades del mismo. Como parte importante de la ejecución del “Acto”, es la presencia de los medios de comunicación, quienes

serán los responsables del

éxito total de la “imagen y

repercusión” del mismo. Está de parte de los organizadores darles todo tipo de facilidades en cuanto a la logística y ubicación, así como el material que requieran para la promoción y la programación de todo evento. Luego de manejar en lo posible toda la información, se procederá a realizar el programa del acto, llegando a concretar el tiempo, espacio físico y situación de cada uno de las personalidades que protagonizarán Lo ideal es informarlo o mejor aún ensayarlo.

Acto Inaugural Este acto requiere especial coordinación se debe tomar en consideración los siguientes aspectos:

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- Confirmar la asistencia de la autoridad gubernamental o personalidad correspondiente y coordinación del aspecto protocolar. En este sentido la Dirección Ejecutiva deberá nombrar una persona para que se encargue del protocolo correspondiente. - Designar al Maestro de Ceremonias que va a conducir el programa durante el acto. - Elaborar una lista con integrantes del presidium (vocativo) para suministrarla a los oradores. - Preparar el programa en orden riguroso y presentarlo con anterioridad a los participantes. - Confirmar la asistencia de todas las personas que van a tomar la palabra. - Decidir el área protocolar y su precedencia. - Preparar y colocar las tarjetas con el nombre de las personalidades invitadas. - P rever los equipos de audio y video que se requieran. - Preparar lo relativo al brindis. - Tener transporte a disposición de los invitados protocolares.

.Tomado del libro: “La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas” Carlos Alarico Gómez , Oswaldo Visla Bermudez.. Caracas 1989.

OFICINA DE PROTOCOLO DE UN ORGANISMO

Toda organización por muy pequeña que sea, debe tener un personal con conocimientos de “Protocolo”. Estas dependencias del estado o grandes empresas, tienen unas características especiales que se enuncian a continuación: La oficina que se ocupa de los asuntos protocolares deben estar dotada del material que le solucione cualquier situación o actividad a realizar, ejemplo de ello son las listas protocolares actualizadas de cada uno de los organismos. 49

Debe tener desde un mapa del país como de las localidades relacionadas con las actividades que se supone debe realizar. Biblioteca básica de la legislación estatal, municipal y local (Constitución Nacional). Diccionarios, manuales de Ceremonial y Protocolo, bibliografía sobre Heráldica, etc. Archivo de tarjetas, de planos de mesa, credenciales y todo lo relativo a materiales de imprenta. Un maletín para trasladar implementos o útiles necesarios de la oficina y viajar con ellos como tarjetas, tijeras planos etc. La oficina de Protocolo debe estar situada estratégicamente para dominar y apoyar directamente a los superiores. Corresponde a esta oficina organizar cualquier acto del organismo o empresa y disponer de un personal idóneo fijo (Tratado de Protocolo del Estado e Internacional” Felio A. Vilarrubias. Ediciones Nobel1994, España).

PLAN OPERATIVO DE UN JEFE DE PROTOCOLO

Es la serie de actividades que debe realizar un Jefe de Protocolo según el evento y el tiempo que dure el mismo. Debe incluir todas las necesidades, desde espacio físico hasta el “guión de protocolo” del acto de inauguración y clausura. Este plan se desarrolla simultáneamente en varios aspectos. Espacio físico

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Conocer todos los pormenores del sitio. Identifica el espacio donde se va a escenificar el acto, las necesidades de instalación, sonido, muebles banderas, ornamentación etc. Se trabaja desde el pre-evento y durante el evento. Personal Contar con el personal adecuado y en el sitio indicado para la organización del evento (pre-evento) hasta el día que se inaugura o comienza. Puede necesitar más personal y debe estar preparado con antelación. Tiempo Cronometrar lo que sucederá durante el evento. El tiempo de preparación de un evento en esta área es de gran importancia. Debe considerarse cubiertas todas las necesidades y deben cumplirse las pautas establecidas para lo que fue previsto. De este plan o programa que realice un Director de Protocolo será su tranquilidad “entre comillas” o del organismo o empresa. En ésta área es muy difícil hacerlo plenamente pero no imposible poder organizarlo por lo menos los actos que con seguridad se realizan cada año. De la misma manera que puede organizar su oficina podrá escenificar estos actos para preparar con el suficiente tiempo y cubrir los imprevistos que se puedan presentar. Disponer de un guión del acto es necesario, ya que permite informar a sus superiores y realizar los cambios pertinentes con el tiempo suficiente. Debe ser la “BIBLIA” y así se ahorrará problemas innecesarios. Hacer un guión, es necesario para cada actividad LISTA PROTOCOLAR “Es el compendio de nombres de las personalidades que se invitan a los actos que se realicen”.

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Estas listas son la herramienta que se manejan todo el tiempo en una oficina de Relaciones Públicas o de Protocolo, se cambiarán tantas veces como sea necesario para mantenerlas actualizadas con los nombres de las personas que ostentan cargos gubernamentales u oficiales,

nuevos embajadores o personal diplomático. Se

conservaran los nombres de las personalidades que por su situación especial que representan no varían, cómo un artista o catedrático. En la medida que sea más completa y actualizada “la lista” será en esa misma proporción la utilidad que se le de. Los actos por muy planificados que se tengan pueden tener cambios y acomodos que no dependen del organizador como tal (director de protocolo) sino de los superiores que lo ordenan. RELACIONES INTERPERSONALES DEL RESPONSABLE DEL PROTOCOLO Según el Diccionario de la Real Academia Española cortesía es: “la demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene una persona a otra”. Las personas que viven en sociedad están constantemente actuando con los demás, en la casa, en el trabajo, en los colegios o instituciones universitarias, en la calle; en mil sitios. Aunque se dice que el trato debe ser igual, se debe pensar que “lo cortés“ en todo momento nos va a sacar de apuros. En las relaciones sociales y profesionales siempre se debe actuar con el convencimiento de hacerlo bien. No por hacerlo “meloso” es hacerlo correcto. Cuando tratamos a los clientes y le decimos “mi amor” no lo estamos haciendo bien, lo hacemos así porque se ha creado una costumbre que confunde entre ser “más” educado con galanterías que con buenas y simples palabras. Él pedirle a persona, sea de cualquier edad, un favor y contestarle correctamente, no es ser más o menos educado y cortés. Las personas que tratan con diferentes públicos en el trabajo diariamente deben tener siempre presente al relacionarse con a los

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demás, en especial si se está en el campo del protocolo, no ser “meloso” para ser cortés y demostrar educación. No se debe olvidar: LOS BUENOS DÍAS, TARDES, NOCHES. LAS GRACIAS. POR FAVOR. PERMÍTAME. LE AGRADEZCO. CEDER EL PASO. ABRIR UNA PUERTA Y ESPERAR QUE PASEN. RETIRAR UNA SILLA. EN LA ESCALERA (SI ES HOMBRE LE CEDEN A LAS DAMAS AL BAJAR Y LO CONTRARIO AL SUBIR). EN EL ASCENSOR

Presentaciones Para realizar las presentaciones de una persona a otra se deben tomar en cuenta las siguientes normas básicas que ayudarán en cualquier momento. El hombre siempre se le presenta a la mujer, salvo lo que va a explicar: - Entre iguales se presenta al que llegue de último - Entre jóvenes lo correcto es que se presenta la persona más joven a la mayor. - En los trabajos se presenta primero la persona de menor jerarquía a la de mayor. Al nivel de trabajo se debe presentar con el cargo que representa o la profesión que tiene.

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En la casa son los dueños de la misma quienes deben hacer las presentaciones de los que van llegando. Se debe tener como premisa que, la persona de más categoría ha de ser la primera que se entere de quién tiene por delante. Existen personas que son muy conocidas y no necesitan presentación, entonces se le presentan los demás a éstas. Hoy día, a nivel profesional las presentaciones han variado con respecto a la mujer, ya que lo pueden hacer solas y se identifican por el

sitio de trabajo o cargo que

desempeñan.

UNIDAD Nº III - RECURSOS OPERACIONALES RECURSOS OPERACIONALES Son las herramientas de trabajo que se utilizan para el mejor desempeño de un acto protocolar

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Tipos TARJETAS PROTOCOLARES Instrumento que se utiliza para identificar el puesto o silla de la persona en un acto. Usualmente llevan el escudo del Organismo o Institución. IDENTIFICADORES Se utiliza en un acto con la identificación correspondiente. Nombre del evento, nombre del participante y algunas veces cuando son internacionales el país de origen. VOCATIVOS Tarjeta que se utiliza para identificar a los ponentes o personalidades que se sientan en un presidium. Deben llevar el nombre, título o profesión, y nombre del evento se lo considera pertinente o logo del mismo. TARJETA – PLANO Es la tarjeta que se entrega al comensal para que pueda ubicarse correctamente en la mesa del banquete o comida. Estas tarjetas suele usarse cuando son muchas personas y de esta manera facilita la colocación de ellas.

LOS PANELES Se utilizan para identificar la mesa de un banquete con la debida distribución de los comensales, se colocan a la entrada del salón o comedor para que sea visto por todos los invitados. También se usa para una “asamblea” o actividad de una empresa particular. TARJETA PERSONAL DEL PLATO 55

Se utiliza para identificar el sitio preciso de cada invitado en la mesa. Esta tarjeta se coloca delante del plato o a un lado. Lleva el nombre del invitado y el escudo si es oficial. El tamaño suele ser menor que la tarjeta de presentación. MENÚ Es la información que se le da al invitado de la comida que se va a servir. Por lo general se coloca encima de la servilleta o a un lado. También debe llevar el escudo si es una comida oficial.

MINUTA A veces se le da el mismo significado que el menú. Se puede utilizar como recordatorio de las actividades que se van a realizar en una cocina. FICHERO DE COMIDAS El fichero de comidas es muy conveniente tenerlo, permite saber lo que se ha servido en cada caso y los invitados que lo han comido. Se reúnen los diferentes menús que se han preparado y las combinaciones que puedan darse. Se estudian las horas que se sirvieron y las temporadas de los alimentos, para utilizar los más convenientes. INVITACIÓN OFICIAL Invitación que se recibe con carácter especial por ser de un organismo del Estado. INVITACIÓN DIPLOMÁTICA Invitación que se recibe de algún integrante del Cuerpo Diplomático. INVITACIÓN SOCIAL Aunque el aspecto social puede venir de cualquier institución, embajada, familia, gobierno es el carácter que se le da a la invitación. Lo determina el motivo de la invitación.

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INVITACIÓN PERSONAL Es la que se recibe o da de persona a persona y tiene diferentes de motivos, de negocio, de trabajo, de amistad y de amor. PLANO DE ACTO PROTOCOLAR Se elabora cuando ya se tiene planificado el acto en sí. Se conoce el lugar, el motivo, los asistentes y se procede a escenificar el acto por el dibujo o por el plano del sitio con todos sus componentes.

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UNIDAD IV - ETIQUETA ETIQUETA En estricto sentido, “Etiqueta” es el Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que deben observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como en las manifestaciones externas de la vida social. Dicho de otra manera, la “Etiqueta” es la reglamentación de ciertas normas del Ceremonial Extranjero y Nacional. Desde tiempos remotos ya se observaban modalidades en demostrar el conocimiento de la etiqueta. Nos refiere De Urquiza en su libro “Que en Alto Nilo vio condenar a unos salvajes porque estando agachados en presencia del Rey osaron avanzar unos milímetros la punta de los pies”.

La normativa de la “Etiqueta” adquiere mayor

compostura cuando las sociedades son más aristócratas. Igualmente desde la Edad Media lo estricto del comportamiento lo vemos en abundantes ejemplos, se cumplía con todo el rigor durante esa época y sobretodo en los regímenes absolutistas. Hoy día en las sociedades democráticas la “Etiqueta” ha variado sustancialmente. En las propias monarquías han aceptado cambios significativos en la aplicación de sus prácticas, actualizándolas en el día a día. Hasta la Reina Isabel de Inglaterra ha cambiando su comportamiento hacia sus súbditos “se está acercando un poco más al pueblo” como se dijo en la televisión. Se debe tener presente que, aunque existen y se reconocen reglas universales de la “Etiqueta”, éstas varían según el uso y la costumbre con que se aplican en los diferentes países, así, cada país tiene total autonomía para realizar los cambios que crea pertinente hacer en determinadas circunstancias.

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“La diplomacia es ciencia y el arte de la representación” según la clásica definición de Rivier . La diplomacia es el “Arte” y el “Protocolo” son la normas, “Ceremonial” el cumplimiento y ejecución de esas normas, la “Etiqueta” podemos afirmar que son la maneras, la aceptación, el comportamiento y demostración del buen gusto para implementar esas normas.

Tipos de Etiqueta La etiqueta, tiene que ver con el “saber estar”, “saber comportarse”. Define su ambiente, su vestir, su desempeño, dependiendo de lo que se va a realizar. Se clasifica de la siguiente manera: Estricta Etiqueta. Etiqueta Simple Etiqueta en el vestir. Etiqueta en la mesa. ESTRICTA ETIQUETA La determina el acto al cual se asistirá y la invitación que se reciba. Tiene que ver directamente con la vestimenta de la persona y el sitio donde se celebre el ceremonial o acto.

ETIQUETA SIMPLE Se aplica en las normas del vestir que pueden estar regidas por la misma persona. Es decir, la etiqueta simple la define el buen saber y entender de cada cual cuando no lo determina expresamente una invitación. Todo conocedor del ceremonial social está en capacidad de poder vestirse según la hora y sitio donde es invitado, esto lo llevará a 60

estar elegantemente presentable y a la vez cumpliendo con las normas de etiqueta. Si es regido por una gala u ocasión especial vendrá especificado directamente en la tarjeta de invitación. ETIQUETA EN EL VESTIR Como bien indicamos puede ser estricta o simple. Cuando se determina que es “estricta etiqueta” debe llevarse de la siguiente manera: El hombre ---------------------- Frac La dama

---------------------- Traje Largo

¿Qué indica que se debe llevar “FRAC” en la estricta etiqueta? La hora de invitación o porque viene señalado en la tarjeta de invitación. La hora que lo determina es después de las 19 horas ó 7 pm en adelante. Lo usual es encontrar al pie de la tarjeta de invitación la recomendación del traje a usar, tanto para las damas como para los caballeros. Cuando es estricta se debe observar la vestimenta del “Frac” y también las condecoraciones y cuando es Etiqueta simple, según la hora el Paltó Levita (Chaqué) o Smoking. En las tarjetas también se encontrarán las siguientes expresiones para las damas:”Señoras, traje de noche” o “Señoras traje largo” o “corto”. Vale un recordatorio para las damas en cuanto a etiqueta se refiere: -El maquillaje está permitido y se ve bien en la noche, pero no muy fuerte para el mediodía. -El vestir de largo o corto de noche se recomienda usar las carteras o bolsos pequeños, son más elegantes. -No se debe llevar reloj de pulsera a menos que sea tipo joya. -Si la temperatura es fría o lluviosa, se recomienda usar capas (de nuevo de moda) o abrigos, pero nunca chaquetas tipo sastre. 61

-Si la invitación define “cena” debe evitarse los perfumes fuertes, ya que molesta y es muy desagradable para el resto de los comensales. -Los guantes largos se usan si el vestido que lleva la dama es largo y sin mangas. Se quita el guante derecho para saludar en la “Línea de recepción” y los dos cuando se va a comer. -Si es estricta etiqueta y la invitación lo indica, la dama puede llevar sus condecoraciones igual que el hombre. La “Banda” se coloca del hombro derecho a la cadera izquierda. Las condecoraciones suelen colocarse en el lado izquierdo sobre el pecho. -El Panteón Nacional como sitio histórico de nuestra Nación amerita vestimenta especial dependiendo del acto a realizarse. Ejemplo; la conmemoración de la muerte del Padre de la Patria, Libertador Simón Bolívar, el 17 de Diciembre. A ese acto en especial debe llevarse traje sastre y de color negro o azul marino, siempre vestido oscuro.

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En esta gráfica se aprecia sus Majestades Los Reyes Don Juan Carlos y Doña Sofía que posan junto al Presidente de Ecuador, Rodrigo Borja y su esposa, Carmen Calisto, antes de iniciarse en el salón del trono la recepción de invitados a la cena de gala. Revista Hola, 1992. Las damas visten traje de gala largo y llevan colocadas su condecoración. Los caballeros sus respectivas condecoraciones por su alta investidura del cargo que ostentan. Nótese que la banda del Presidente la lleva por debajo del saco y el gran collar por los hombros. El Rey viste su uniforme de gala con su máxima condecoración.

Frac: Vestimenta de estricta etiqueta para los hombres. La parte superior delantera del “Frac” es corta y llega hasta la cintura y la posterior larga terminando con dos faldones, todo el traje es negro. Tiene solapas que pueden ser de raso o seda, pero negras. -El chaleco es blanco y sobresale 2 a 3 dedos por delante. Se puede usar negro en ocasiones especiales como actos religiosos de la Iglesia o actos de la Realeza. -El pantalón debe ser negro con un galón o franja negra de seda que cubre la costura exterior de la pierna. -La camisa blanca almidonada, normalmente se usa botonadura especial, de perlas, doradas o negras de material muy fino. -La corbata o corbatín se usa blanca. -Los zapatos de patente o charol, nunca tipo “sport” o de cuero y las medias de seda negra. -Cuando la ocasión lo requiera llevará las condecoraciones que normalmente se colocan del lado izquierdo del pecho. Foto Nº 1 -Los guantes son el complemento y de color blanco o marfil.

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Paltó Levita -Chaqué o Jaquette en francés. Usado en la ceremonias oficiales o sociales de día o antes de las 7 pm, ó 19 horas de la tarde. -La “Levita” tiene un faldón posterior partido por la mitad, largo y estrecho, de color negro. -Lleva un chaleco negro con ribetes blanco y se usa gris para actos familiares. -El pantalón es gris con rayas negras o gris muy oscuro. -Lleva camisa blanca con corbata gris o negra (nunca pajarita o mariposa). -Se utiliza banda o faja de seda en combinación con la corbata. -Los zapatos y medias son de color negro.

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En Venezuela se usó el “Paltó Levita” en las celebraciones del 5 de Julio, con chaleco y corbata gris, siendo de mucha solemnidad y dándole gran prestancia al acto. También para el 17 de Diciembre conmemoración de la muerte del Libertador, con chaleco gris y corbata negra en señal de luto. Estas vestimentas imprimen un carácter de distinción para las ceremonias oficiales, esta costumbre se abolió hace poco tiempo y hoy día se 65

cae en el error de no respetar ni asegurarse de cómo ir vestidos a determinados sitios o actos.

Smoking Llamado también “Black Tie” (corbata negra en inglés). Traje que se usa normalmente para reuniones formales en la noche, después de las nueve (9 pm). Es usual por pedido de los anfitriones que venga impreso en las tarjetas de invitación. Cortesía por demás aceptada por el invitado. -Lleva chaqueta negra con solapas en seda negra brillante. -Pantalón con las mismas cintas negras de seda cubriendo las costuras que el pantalón del frac. -Camisa blanca con pliegues o alforzas en el pecho, (la pechera puede ser de tela de “piqué”) -Pajarita o mariposa negra y zapatos negros.

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En Venezuela es poco conocido el “Smoking Tropical”, éste se usa con chaqueta blanca, pajarita negra o corbata blanca larga y como su nombre lo indica su uso lo determina el medio ambiente caluroso o país de diferentes estaciones.

Baile Benéfico de la Cruz Roja celebrado en el Principado de Mónaco en el mes de Agosto. Revista Hola. Como podemos observar vemos al Príncipe Rainiero con el smoking negro y al Príncipe Alberto con el smoking “Tropical” muy usado en la época de verano, igualmente es un traje de etiqueta. Las Princesas Carolina y Estefanía con Trajes Largos.

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Tarjeta de invitación Diplomática. Modelo polivalente con la tachadura del R.S.V.P. y colocado el P.M. para recordar. Observamos que lleva las indicaciones del traje a usar, “Black-Tie.

UNIFORMES El reglamento militar, por demás estricto señala a los tipos de uniformes que se deben usar en los actos, ceremonias y hasta en las presentaciones sociales que lo ameriten. A efectos de equivalencia entre las vestimenta civil y la de los militares (oficiales), el uniforme de gala para actos sociales equivale al “Frac”, (estricta etiqueta) y el media gala al “Smoking”. O sea el uso del Frac con condecoraciones equivale al uso del uniforme de gala con condecoraciones también en las diferentes “Fuerzas”.

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CIVILES

EJERCITO

ARMADA

AVIACION

F.A.C.

FRAC Condecoraciones ( Joyas )

Uniforme 1 Gala Condecoraciones ( Joyas )

Uniforme 1 - A* 2 - A* Condecoraciones ( Joyas )

Uniforme 1 Condecoraciones ( Joyas )

Uniforme 1 Gala Condecoraciones (Joyas )

Jaquette o Paltó Levita Condecoraciones ( Joyas )


Frac Naval Condecoraciones ( Miniatura)

Smoking Condecoraciones ( Miniatura )

Uniforme 2 Social Condecoraciones ( Miniatura )

Traje oscuro Condecoraciones ( Botones ) Traje formal Condecoraciones ( Botones )

Traje formal Condecoraciones ( Botones )

Uniforme 2 Condecoraciones ( Miniatura )


Smoking Naval 1-C* Condecoraciones ( Miniatura )

Uniforme 2 Condecoraciones ( Miniatura)

Uniforme 2 Social Condecoraciones ( Cintas )

Uniforme 1 y 2 Condecoraciones ( Cintas )


Uniforme 2 Condecoraciones (Cintas )

Uniforme 2 Condecoraciones ( Cintas )



Uniforme 2- A Blanco Condecoraciones ( Cintas )





Uniforme 2 Condecoraciones ( Miniaturas )

LAS RECEPCIONES Recepción “acción y efecto de recibir” “acto solemne en que desfilan ante un Jefe de Estado u otra autoridad los representantes de cuerpos o clases” “reunión con carácter 69

de fiesta que se celebra en algunas casas o salones”. El tema que nos ocupa es el referente a las recepciones de contenido formal u oficial especialmente, no sin dejar de mencionar las de tipo social o empresarial.

Tipos de Recepciones Hay recepciones que ofrecen las Cortes

Reales, los Jefes de Estado, los Jefes de

Gobierno, los Cancilleres, los Jefes de Misión (Embajadores), los Empresarios, la Sociedad, las Académicas, las de ámbito Cultural. No es el caso detallar los motivos especiales de las recepciones ofrecidas por los Reyes en los diferentes países que todavía existen. La invitación debe ser aceptada como una deferencia especial y por un motivo excepcional sería válido no aceptar. Se deben seguir todas las indicaciones, conocer ciertos detalles para comportarse correctamente, protocolarmente y es permitido preguntar lo que no se sabe a sus organizadores. Uno de esos detalles importantes es el saludo. Cuando es una “señora” que saluda a sus “majestades” o algún miembro de la familia real de cualquier sexo, debe hacerse inclinando la pierna izquierda hacia atrás, manteniéndose erguida y mirando a la persona a quien saluda. Si es un “Señor” quien saluda, inclina la cabeza al dar la mano. RECEPCIONES DE LOS JEFES DE ESTADO Se realizan para celebrar fechas importantes. El Jefe de Estado es la máxima autoridad gubernamental, además el representante de la Nación. Cuando se ofrecen estas recepciones el Jefe de Estado puede llegar después de los invitados y colocarse en el lugar indicado por el Jefe de Protocolo para comenzar los saludos de rigor. Dependiendo del lugar de la recepción se acostumbra colocar los invitados por grupos, es decir, el cuerpo diplomático en un salón, en otro se colocan las autoridades gubernamentales, en otro los empresarios, académicos, artistas, para organizar el paso por la “Línea de Recepción”. Esto no quiere decir que se continúa de esta manera la recepción, ya que es 70

en este momento que verdaderamente comienza el brindis y la cordialidad entre los invitados. Normalmente estas personalidades, tanto el Jefe de Estado como los invitados especiales (los homenajeados), cuentan con el apoyo necesario del protocolo a seguir. Les indican dónde colocarse, cómo colocarse y estar pendiente de cualquier necesidad que se le presente a alguno de ellos. Es el Jefe de Protocolo el encargado de pasar la información del nombre de los invitados que van saludando a las máximas autoridades, aunque las personalidades conocedoras de este protocolo casi siempre al saludar, simplifican este momento presentándose ellas mismas dando su cargo al cual representan. Entre las recepciones más conocidas y divulgadas por ser de carácter nacional, del Presidente de la República Bolivariana de Venezuela tenemos las siguientes: -Celebración del 5 de Julio, Firma del Acta de Independencia. -Recepción que ofrece el Presidente el 1ro de Enero a los miembros del Gobierno y al Cuerpo Diplomático acreditado en el país. -Recepción que ofrece el Presidente en el mes de Marzo para presentar el mensaje anual. -Conmemoración en el Panteón Nacional de la muerte del Libertador Simón Bolívar, el 17 de Diciembre. También se realizan otras recepciones por parte del Presidente de la República, como las militares o las que decidan por un motivo en particular. Como por ejemplo podemos citar las que se le ofrecen a un Presidente de otro País de visita en el nuestro. RECEPCIONES DE LOS JEFES DE GOBIERNO Es conveniente aclarar la diferencia existente entre Jefe de Estado y Jefe de Gobierno.

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El Jefe de Estado es la máxima autoridad gubernamental y el Jefe de Gobierno o Primer Ministro, es quien ejerce la autoridad en Sistema de Gobierno parlamentario manejando las cuestiones políticas y administrativas y las protocolares las ejerce el Monarca o Rey. Ejemplo de ello son: •

Jefe de Estado; Venezuela, Estados Unidos de América

•

Jefe de Gobierno o Primer Ministro en Monarquía: Gran Bretaña, España, Bélgica.

•

Jefe de Gobierno o Primer Ministro en República: Italia, Israel.

De igual manera al asistir a estas recepciones como invitado se deben cumplir con toda la rigurosidad los requisitos exigidos en las tarjetas de invitación realizadas por estas personalidades, tales como puntualidad a la hora señalada, vestimenta indicada y comportamiento protocolar. RECEPCIONES DE CANCILLERES Anfitrión por excelencia y naturaleza del cargo. El Canciller es el representante del Presidente de la República ante todo el Cuerpo Diplomático acreditado en el País, le corresponde ofrecer diferentes recepciones para agasajar las visitas especiales, reuniones de alto nivel, firmas de convenios, o cuando es visitado por otro Canciller, y apoyar en todas las celebraciones que realiza el Presidente de la República donde asiste el Cuerpo Diplomático. RECEPCIONES DE JEFES DE MISIÓN (EMBAJADORES) Los Embajadores dignos representantes de su gobierno, celebran una serie de recepciones que son comunes para todos los integrantes del Cuerpo Diplomático. La celebración del Día Nacional, donde invitan a las autoridades civiles y militares, personalidades de los distintos ámbitos del país como académicos, empresarios, artistas y muy especialmente los ciudadanos coterráneos residenciados en el territorio nacional.

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Normalmente estas recepciones se festejan en la residencia del Embajador, a excepción de algunos países que por diferentes motivos necesitan mayor espacio y tienen que hacerlo en salones preparados para tal fin. Es el caso de la celebración del Día Nacional de Colombia, que por ser país vecino, tener estrechas relaciones comerciales y una comunidad tan extensa viviendo en el país que se le hace insuficiente el espacio físico de la Embajada. Una de las recepciones que les exige más en cuanto a preparación e importancia es la visita de su Presidente al país donde ejercen, les corresponde fungir de anfitriones y organizadores de esa gran recepción. Otras recepciones privadas o con motivo muy definidos también son celebradas, las comerciales, las culturales y hasta deportivas o estudiantiles. RECEPCIONES EMPRESARIALES Ofrecidas en el campo empresarial, muy difundidas y con diferentes objetivos. Pueden ser en beneficio de su imagen o de

su personal para estrechar las relaciones

interpersonales de sus colaboradores o el aniversario de Empresa. RECEPCIONES SOCIALES Familiares, de gremio, estudiantiles, en fin un sin número de festejos que caben dentro de este rubro. Las familiares relativas a las celebraciones como bodas, bautizos o cumpleaños. RECEPCIONES ARTÍSTICAS O CULTURALES Para agasajar a uno o varios representantes del ámbito cultural. Las inauguraciones de exposiciones, los inicios de festivales, la apertura de temporadas de música, de ópera, de cine, de conciertos y otras muchas relacionadas al área. Estas recepciones como tal, son también llamadas “Vinos de Honor”. 73

RECEPCIONES DEL ÁMBITO ACADÉMICO Celebraciones excepcionales, por ser especiales y actividades muy puntuales, tales como, un nombramiento de Individuo de una Academia, un grado universitario o un Doctorado.

Tarjeta de invitación Académica de una actividad social. Modelo impresa. Medidas 13 cms x 18,5 cms.

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Desarrollo de una Recepción Las recepciones se diferencian de los cócteles por tener un invitado de honor a quien se agasaja y tiene carácter formal. (En el fondo es la misma recepción en cuanto a su organización) Las recepciones aún siendo de carácter oficial son también de tipo social. Se invitan a personalidades del Cuerpo Diplomático, autoridades del País, (gobierno, militares, jueces, asambleístas, gobernadores, alcaldes) representantes de la empresa privada, del mundo de las artes, letras, científicos, académicos y medios de comunicación. Las recepciones al igual que los cócteles tienen un tiempo establecido, 2 horas por lo regular, rara vez excede a 3 horas. Lo correcto es llegar a la hora indicada en la tarjeta o dentro los primeros 20 minutos. Esto permitirá saludar al anfitrión y al homenajeado quienes estarán en la “Línea de Recepción” recibiendo. La puntualidad es esencial en este tipo de invitaciones, denota respeto a los que nos han invitado y también conocimiento del mundo de las relaciones sociales, sobretodo tratándose de Ceremonial y Protocolo. Al cumplirse el tiempo estipulado, los anfitriones y homenajeado pueden retirarse sin que se tome este detalle como símbolo de descortesía. Si la recepción es ofrecida por el Presidente de la República o alta personalidad, los invitados serán presentados al pasar a saludar en la “Línea de Recepción”. Este tipo de recepción se diferencia al servir la bebida y comida desde las mesas de buffets. Suele atenderse con mesoneros también. 75

PLANIFICACIÓN DE UNA RECEPCIÓN Según el tipo de recepción que se dé, será la planificación de la misma. El éxito de la reunión estará asegurado si se maneja todo lo que se ha planificado. La siguiente lista ayudará a planificar mejor la recepción: •

Motivo de la recepción: Es muy importante conocer porqué y a quién se la va a dar una recepción. Esto permitirá definir los interrogantes que ayudarán a continuar la planificación.

•

Lugar de la recepción: Concierne directamente en saber quién es el homenajeado y el tipo de recepción, cantidad de invitados como factores que determinen el espacio físico.

•

Lista de invitados: Depende de la Dirección de Protocolo u Oficina de Relaciones Públicas de la Empresa o del propio anfitrión que maneje la lista con los relacionados y compromisos que tenga.

•

Fecha y hora: Tendrá que ser consultada directamente con la agenda del homenajeado o si se realiza por un acto con fecha establecida, se adaptará a ella.

•

Tipo de invitación: Según la recepción que se realice y la importancia de la misma.

•

Traje (formal e informal): Lo determinará el tipo de recepción y la hora que se decida, para ser impreso en la invitación e informarlo si se realiza por teléfono.

•

Línea de Recepción: Estará el anfitrión con su homenajeado

recibiendo a los

invitados.. •

Música: Si en la recepción se va a ofrecer un concierto o es música para amenizar, se tomarán las previsiones necesarias para cada caso. Si es un concierto de cámara por ejemplo se debe tener las sillas adecuadas para la cantidad de personas invitadas y además con su tarjeta de identificación con la precedencia establecida. Estas sillas se retirarán al concluir el concierto para despejar el área, o se pasarán los invitados a otro sitio para el brindis. Todas estas son situaciones que se tienen que estudiar y planificar, y es de tomar en consideración que si son invitados de alta jerarquía no se 76

les puede estar moviendo y cambiando de lugar. No es correcto y se tendría que tener una logística mayor en cuanto a la seguridad. •

Prensa: Casi todas estas actividades oficiales-sociales están enmarcadas en los cánones de las costumbres sociales en que vivimos en el mundo hoy, y una de esas tantas es la participación y aceptación de los medios de comunicación. Es parte de ese mecanismo para completar la planificación de la recepción con la divulgación e información de la actividad. Es bien aceptado y permite cumplimentar con todas las partes involucradas en la recepción, anfitrión, invitados y homenajeado.

•

Seguridad: Previsto bajo cualquier circunstancia, tratándose de recibir personalidades será mucho mayor y tendrá una planificación y estrategia especial, contará con apoyo de la seguridad del Estado o los organismos competentes.

•

Estacionamiento: Espacio físico que se debe tener en cuenta para cuando se va a organizar una recepción. Este es un motivo más por el cual se utilizan salones especiales para ofrecer estas recepciones, ya que lo tienen previsto y facilita la llegada y salida de los invitados.

Tarjeta que fue incluida en el sobre de la tarjeta de invitación con la recomendación del estacionamiento a utilizar. Medidas 4,5 cms x 9 cms.

Línea de Recepción “Es el conjunto de personas que se colocan en un lugar estratégico a la entrada del salón donde se va a realizar una recepción.” La conforman los anfitriones y según el caso varía su composición. Esta “Línea” que se denomina así se forma con un número 77

indeterminado de personas y conserva su horizontalidad, todo depende del motivo e invitados a recibir. Se conoce a nivel internacional como:”receiving line”. Veamos: a) Si la ofrece el Presidente de la República de Venezuela para otro Presidente o Primer Ministro, la conformaran conjuntamente con sus esposas, colocándose seguidos los Presidentes o alternándose con las señoras. Cuando se trata de estas personalidades que participan en la “Línea” tienen el apoyo del Director General Sectorial del Acervo Histórico de La Nación del Ministerio de Interior y Justicia quien maneja el Protocolo para darles la información de los invitados. b) Si es una recepción oficial que se celebra y sin invitados especiales, por ejemplo; recepción de las Fuerzas Armadas de Venezuela, serán las más altas autoridades que la integren, como se trata de una actividad oficial-social lo correcto es que estén presentes sus señoras esposas recibiendo también, comenzando la “Línea” con el anfitrión. c) La “Línea” en las recepciones diplomáticas la conforman sobretodo, en las recepciones especiales, el Jefe de misión y los más altos personeros de la embajada. Cabe señalar que la duración de esta “Línea” varía según las situaciones que se presentan en ella. Lo protocolar y correcto es de 20 a 25 minutos recibiendo a los invitados, pero si es mucha la gente y no han llegado los invitados especiales, como es el caso de la llegada del Presidente de la República, que fue confirmada su asistencia, se prolonga la permanencia de los anfitriones en ella. Cuando pasa este tiempo prudencial o llega el invitado de honor, los anfitriones rompen la “Línea” y se conforma de nuevo con los que sustituyen a las altas autoridades es decir, otros de la “casa” pasan a recibir a los rezagados que llegaron tarde. d) Aún en las recepciones sociales familiares como una boda, tiene su “Línea” de recepción, pues, se colocan los novios con sus respectivos padres para recibir las felicitaciones de rigor por el acontecimiento que sucedió en sus familias.

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ETIQUETA EN LAS MESAS Existe diversidad en las mesas por su forma, por menagë o montajes a continuación se señalan los tipos.

Tipos de Mesas RECTANGULAR La mesa rectangular permite lucirse por ser de gran tamaño, esta mesa también suele llamarse “IMPERIAL”. Es la más fácil para ubicar a los comensales y es colocándolos en las Presidencias a la Francesa, una frente a otra. Esta mesa normalmente ocupa un espacio de grandes proporciones, son pocos los sitios donde se pueden tener y a excepción de recintos oficiales y tradicionales hoy día no se acostumbran. Por ejemplo, la mesa del Comedor de Gala del Palacio Real de Madrid, puede sentar un máximo de ciento cuarenta comensales, según cuenta José Antonio Urbina en su libro “El Arte de Invitar”. OVALADA Esta mesa tiene las mismas aplicaciones y uso que la mesa rectangular, se debe tener en cuenta cuando se utilizan estos tipos de mesa donde están ubicadas las ventanas y la entrada de servicio. Esto permite planificar mejor la colocación de las presidencias. MESA REDONDA

La mesa redonda

son múltiples y permiten sentar a varias “presidencias” a la vez.

Siempre habrá una central que estará presidida por la persona de más alto rango, las otras estarán a su alrededor. Este tipo de mesa son las que ofrece las agencias de 79

festejos y tienen una capacidad de ocho a diez comensales. La ventaja de esta mesa es que permite la comunicación e interrelación de todos los que están sentados en ella.

MESA EN U Este tipo de mesa no se utiliza actualmente en banquetes como hace algún tiempo, para ello: -

Se necesita un espacio muy grande

y no siempre se hace en un hotel o salón

especial. -

La colocación de los comensales en los laterales es incómoda por cuanto siempre quedarían algunos dando la espalda al resto de ellos.

-

Si se sentaran solo por los laterales quedarían como si estuvieran recibiendo una clase o reunión de trabajo y no disfrutarían de la comida

-

Su uso no es del todo recomendada a menos que sea solicitada expresamente.

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MESA EN HERRADURA Posición que para llegar a ella se tiene que poner mesones especiales, prácticamente tiene la misma utilidad que la mesa tipo U, a diferencia que las esquinas son redondeadas y que cuando se sentaban nunca lo hacían por todo el contorno sino hasta la mitad, como en las mesas tipo “Peine” que en la parte del frente a la “Presidencial” o de los anfitriones no se sienta nadie.

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MESA EN PEINE Es la misma mesa en U pero añadiendo otros brazos en el medio para sentar a más comensales, conservando la peculiaridad de no sentar a nadie de frente a los anfitriones u homenajeados. Esta mesa se utiliza cuando asisten un gran número de personas a un banquete en especial.

MESA PRESIDENCIAL Es una mesa de características únicas porque no tiene anfitriones sino solamente al Presidente, por lo tanto, debe ver a todos y todos lo deben ver a él. No solamente va dirigido a una sola persona, pueden ser varios pero, en este caso son todos del mismo rango e importancia por eso se le denomina “Mesa Presidencial”.

MESAS SEPARADA Varían desde una mesa Presidencial (de diferente tamaño y estructura) con otras ubicadas alrededor (todas de iguales dimensiones). Estas mesas separadas permiten 82

lucirse en la decoración de todo el salón y también es más flexible en la colocación de los invitados. Con solo preparar dos o tres mesas con sus respectivas precedencias es suficiente, dejando las demás libres para que los invitados se sitúen con toda libertad.

Armado o Montaje de las Mesas La mesa parte importante en un banquete o cena forma, para ser servida se debe disponer de una serie de elementos que a continuación se mencionan. MANTELERÍA Lo usual para colocar en las mesas formales y nunca dejan mal son los manteles blancos, sirven a cualquier hora del día y en especial de noche. Existen desde los más sencillos hasta los bordados, en diferentes telas y texturas. Se debe tener en cuenta el juego que hace el mantel con la vajilla, cristalería y demás detalles. El mantel debe cubrir la mesa por completo y como mínimo bajar unos 30 centímetros a los lados. Es conveniente poner debajo del mantel una base de tela gruesa o mullida que sirva de forro para evitar que suenen los platos y cubiertos al ser cambiados. Si es mesa forrada por las Agencias de Festejos porque se ha solicitado sus servicios, se debe estar pendiente al escoger la mantelería, mientras más formal sea el evento a realizar en mejores condiciones deben estar.

SERVILLETAS Normalmente los manteles traen sus servilletas del mismo color o combinadas. Las servilletas elegantes deben medir 60 x 60 cms. Lo común son de 45 x 45 cms. Las de merienda o aperitivo suele ser de 22 x 22 cms.

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Las servilletas pueden ir colocadas encima del plato, si es que no tiene ninguna entrada servida, dobladas en infinidad de formas (es un arte que algunos practican), o al lado izquierdo de los tenedores cuando no se sirve sopa. Se recuerda que la servilleta debe usarse para limpiarse la boca y no “estrujársela” o frotarla. Limpiarse la boca antes y beber en el vaso o copa para no ensuciarla de grasa o de “pintura de labios” el cristal y al finalizar para secársela. Cuando la persona se va a parar de la mesa, la servilleta no se dobla como que si no la hubiera utilizado se deja sobre la mesa al lado derecho “doblada al descuido”.

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CUBERTERÍA Los cubiertos que se utilicen deben ser acordes con la vajilla, es decir, si va a servir en una vajilla fina de porcelana puede utilizar cubiertos de plata o acero inoxidable como se acostumbra, mientras más formal sea la comida más cuidado hay que tener con todos estos detalles. Los cubiertos se colocan según el menú que se va servir, no se debe agregar cubiertos de más, puede confundir al comensal. Si la comida a servir tiene tres platos se colocaran cubiertos para tres platos, no es correcto dejar los mismos cubiertos para los diferentes platos, ni traer los cubiertos con cada plato. Se van usando de afuera hacia adentro, es decir, se comienza con los de los extremos y se termina con los que están colocados más cerca del plato. Si es buffet o mostrador no es necesario colocar los diferentes tipos de cubiertos para la variedad de comida a seleccionar por el comensal. La base de cubiertos en una mesa es la siguiente: 12 cucharas de sopa 12 cucharas de postre 12 cucharas de té o dulce 12 cucharas de café 12cuchillos grandes de carne 12 cuchillos de pescado 12 cuchillos de fruta 12 tenedores de comida grandes 12 tenedores de pescado 12 tenedores de frutas A estos cubiertos base se le pueden agregar otros especiales si se desea, tenedores de caracol, cucharas de consomé, cucharadas de helado, de frutas, de mango largo para merengadas o copa flauta, pinzas de espárragos, cubierto de melón, cubiertos de ostras, etc. 86

Existen una serie de cubiertos que son especiales para servir, el cucharón para sopa, los de trinchar carne, los de pescado y las paletas o pinzas.

Cubiertería: 1.- Cuchara de café negro. 2.- Cuchara dulcera. 3.- Cuchara de almuerzo o de postre. 4.- Cuchara de sopa. 5.- Tenedor de a lmuerzo o de postre. 6.- Tenedor de ensaladas o de pesca do. 7.- Tenedor grande comida. 8.- Paleta de mantequilla. 9.- Cuchillo de pescado. 10.- Cuchillo de almuerzo o fruta.

11.- Cuchillo grande comida. 12.- Paleta para pastelería. 13.- Paleta para ponqué. 14.- Tenedor de servir. 15.- Cuchara para salsas dulces. 16.- Cuchara salsera. 17.- Tenedor para servir ensaladas. 18.- Cuchara para servir ensaladas. 19.- Cuchara para servir. 20.- Cuchara de sopa o cazo.

CRISTALERÍA No hay mesa bien servida si no está adornada con cristalería, por sencilla que ésta sea, preferiblemente debe ser de buen cristal y no de vidrio. 12 copas para agua 12 copas de vino tinto 87

12 copas de vino blanco 12 copas de champaña 12 copas pequeñas de licores 12 vasos de agua Copas adicionales: las de jerez o las de brandy. La copa de agua debe estar servida antes de sentarse los comensales en la mesa, no así las de vino, estas se irán sirviendo a medida que se sirven los respectivos platos. Se acostumbra servir el vino blanco con las carnes blancas o pescado y el vino tinto con las carnes rojas. La champaña se sirve al final con los postres o durante toda la comida si es el gusto del anfitrión, aunque no se estila en las comidas formales. Una copa de vino se llena a ¾ de la medida de la copa o un poco menos a la mitad. El brandy se sirve en pequeñas cantidades (menos de dos dedos). Tipos de copas.

Cristalería en el siguiente orden. De izquierda a derecha, copas de: 1. Flauta de champaña 2. Vino rojo 3. Vino blanco 4. Vino blanco a color 5. Claretes y vinos dulces 6. Licor 7. Cocteles 8 y 9. Brandy

VAJILLAS

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La vajilla como parte principal del tendido de la mesa será, de acuerdo a las necesidades y gusto de los anfitriones, de porcelana, losa, cerámica o a las que nos ofrecen las Agencias de Festejos. Siempre será la necesidad que vamos a tener la que nos determine el tipo de vajilla que vamos a utilizar.

Estará conformada por: 12 platos para comida (llanos) 12 platos hondos para sopa 12 platos para pan 12 platos para ensalada o postre (las de ensalada pueden ser también en forma de riñón) 12 tazas para consomé (las de dos asas) 12 tazas de café con sus platos Las piezas de servir son: dos bandejas redondas y hondas, dos bandejas ovaladas, una ensaladera, una sopera. Por supuesto que todas estas cantidades varían según las necesidades familiares, empresariales, hoteleras, de agencias de festejos, de compañías de organización de eventos como las que venden “catering” etc.

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Normas Generales Fijas Se

consideran los elementos necesarios para montar la mesa, existe una serie de

normas que son fijas y ayuda para cualquier situación, a diferencia de otras que varían de acuerdo a las necesidades y circunstancias de la actividad. Como regla general, la mesa se pone siguiendo el movimiento de lo que se va a servir. Las reglas pueden parecer rígidas o complicadas pero ayudarán a ofrecer un servicio perfecto. Sobre los cubiertos: -

Las cucharas se colocan hacia arriba.

-

Los cuchillos con el filo hacia adentro y en el lado derecho.

-Los tenedores en el lado izquierdo y con los dientes hacia arriba, a menos que se monte la mesa estilo francés donde se colocan con los dientes hacia abajo. Las dos formas son permitidas. -El plato de pan se coloca delante de los tenedores, un poco más hacia la izquierda. -Los cubiertos de postre y frutas se colocan desde un principio en la mesa, ha cambiado un poco la costumbre francesa de traerlos encima del plato de postre cuando se hace el servicio o el cambio del segundo plato en el menú. -Los cubiertos se nivelan cuando se van a colocar en la mesa por la parte de abajo, quedando diferentes por arriba. -Si la entrada es de mariscos, se coloca el tenedorcito especial del lado derecho para darle preferencia y armonía a todos los demás cubiertos y porque se utiliza sólo con la mano derecha. Sobre las copas: -Las copas se colocan delante del plato llano de izquierda a derecha, comenzando por la copa de agua, vino tinto, vino blanco, oporto (en algunos países como Japón la utilizan para ofrecer la bebida típica) y la de champaña que se coloca un poquito retirada hacia atrás. -Se sirve por el lado izquierdo todo lo que sea comida y salsas y por el lado derecho los vinos y el agua. 90

Otras recomendaciones: -Cuándo se hace el servicio de mesa, se retiran los platos por la derecha y con la misma mano se coloca el limpio por la izquierda que lo debe llevar en la mano izquierda. -Se acostumbra en las comidas formales a usar el plato de “fondo” que puede ser de plata, bronce, cobre o porcelana es un poco más grande que el plato normal de comida y se utiliza desde un principio de la comida hasta antes de los postres, cuando se retira. Nunca se sirve comida sobre ellos y se le coloca un pañito bordado o tejido, de colores o tipo servilleta de papel decorada, al gusto de la anfitriona. 91

-Otros platos poco usados son los “lavadedos”, se traen con el servicio y se acostumbra colocar también una toallita húmeda caliente para secarse los dedos. Esto se utiliza cuando se sirve en especial alcachofas o langosta entera. Como se aprecia este tipo de servicio sólo se sirve en comidas más íntimas. -Entre cada comensal debe haber unos cincuenta centímetros de distancia y el plato debe estar colocado casi al borde de la mesa. -La mantequilla sólo se ofrece en los almuerzos, en plato pequeño separado o sobre del plato del pan. También se acompaña con la paleta de mantequilla. Este plato se recoge cuando se retira el plato de comida antes del postre. -Se le sirve primero a la dama invitada de honor luego las otras damas y por último la anfitriona, por supuesto que se van sirviendo simultáneamente a los caballeros, si se cuenta con un buen servicio de mesoneros, cuando es formal la comida. -El tenedor, si se utiliza para cortar y se tiene que cambiar de mano nunca lo haga con la comida trinchada, hágalo sin el alimento ensartado. -El cuchillo, luego de cortar la comida lo debe colocar en la parte derecha superior del plato. -Los codos nunca se recuestan de la mesa y se sube la copa o el cubierto con el alimento para introducirlo en la boca. -Sírvase la comida con los cubiertos de la bandeja, no lo haga con los suyos, aún si no ha empezado a comer. -Cuando se termina de comer, se colocan los cubiertos paralelos en posición de las 4 y 20 minutos sobre el plato (cuarto inferior derecho) Esto tiene su razón de ser, de esa

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manera el mesonero puede llevarse el plato mucho más seguro y lo levanta correctamente. -La comida siempre se ofrece por la izquierda y se recoge por la derecha y los que vienen ya servidos se colocan por la derecha. Cuando se sirve el plato de esta forma es porque trae una decoración especial o porque no se cuenta con el servicio de mesoneros completo. -Se recomienda colocar pequeños saleros y pimenteros con cierta cercanía entre los invitados. ORNAMENTACIÓN DE LA MESA La mesa se debe adornar con flores o frutas, arreglos hechos dependiendo de la mesa. Las frutas o los arreglos de estas, preferiblemente se usan para los almuerzos y los de flores para la cena. -Se debe considerar la altura de estos arreglos, los cuales no deben sobrepasar la mirada del comensal a menos que sea una mesa con base muy ancha y permita hacerlos altos para que no moleste a los invitados. -Si la mesa es tipo rectangular, ovalada y larga en general puede llevar varios arreglos. -Los candelabros sólo se usan en cenas, no en almuerzos, y deben estar encendidos antes de que se sienten los invitados. -Las flores del arreglo no deben tener olores fuertes (como nardos), ya que interfiere con los olores de la comida y puede molestar el ambiente.

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ORNAMENTACIÓN DEL SALÓN -Puede ser desde una alfombra especial para la entrada hasta el sitio de la reunión o todo lo que se necesite para ambientar el sitio, pero siempre con toda mesura y no exagerar para no caer en el error de la saturación. -Es bueno y permitido colocar plantas en el salón, le da un frescor y un colorido muy agradable pero no es conveniente transplantar un bosque en el sitio, no queda bien. Se pierde el esfuerzo del resto de la decoración y puede producir alergia a los invitados. Sea comedido y estudie la ornamentación. -Si es necesario colocar banderas debe seguirse la reglamentación al respecto y no improvisar para evitar males mayores con los invitados y los anfitriones. ATENCIÓN DE LOS INVITADOS Atender a los invitados desde el momento que se les envía la tarjeta de invitación es compromiso de todo anfitrión u organizador. Existen invitados que entienden perfectamente las indicaciones de la misma como: la vestimenta a usar o la hora de 94

llegada o la colocación en determinado sitio mientras se espera para pasar a saludar en la “Línea de Recepción”, hasta el inconforme de todo lo antes mencionado o que se pasa de tragos y empieza a comportarse de manera descortés e insultante y que nos pone en situación de mandarlo a sacar de la recepción. Pero como anfitriones u organizadores tenemos que correr con este tipo de riesgos. Es deber del personal que trabaja en el área protocolar estar pendiente en todo momento, del desarrollo de la actividad y poder resolver cualquier imprevisto que se presente; pero habiendo planificado y atendido todos los requerimientos con anterioridad, debe salir todo perfecto. FICHERO DE LOS INVITADOS En toda organización o empresa debe tener un “fichero” que nos permita guardar la información de toda actividad que se realiza en este sentido. 1- Lista de invitados (a quién se invitó y con qué motivo). 2- Qué tipo de invitación se le hizo. 3- La fecha de esa invitación. 4- Qué se sirvió, comida sentada o tipo buffet 5- El menú y las clases de vino. 6- Comentarios del invitado, si los hubo o le llegó cuando llamó para agradecer. 7- La decoración que se utilizó, los colores o el mantel o algún detalle en especial. 8- Si el invitado se disculpó y lo ha hecho en varias oportunidades. 9- Cualquier otro detalle que sea para guardar y sirva de referencia. Toda esta lista está sujeta a cambios o revisión por parte del organizador, se trate de una anfitriona en su casa, embajadora, jefe de protocolo, gerente de una gran empresa o compañía de organización de eventos. Sirve para todos por igual.

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PLANOS DE MESA Son planos que se hacen de las mesas cuando ya tenemos la confirmación de los invitados a asistir a la cena, banquete o almuerzo. Se ha hecho la invitación con el tiempo necesario (8 días mínimo, máximo 30 días) margen suficiente para recibir la confirmación de los invitados. Se debe contar primero con la confirmación del homenajeado si es en honor de alguien o si se tiene la fecha prevista, por tratarse de un aniversario, boda u otra celebración. Esto permite dibujar: -

La mesa con sus sillas o las mesas si son varias con sus sillas correspondientes (máximo 12 personas) si la mesa es redonda.

-

Sobre la base de la precedencia establecida por la jerarquía de los invitados se procede a ubicarlos.

-

En el dibujo del plano de la mesa o mesas se coloca el nombre completo de cada persona sea dama o caballero. Esto permitirá diferenciar si por casualidad existen dos nombres iguales como ha sucedido en alguna ocasión.

-

Este plano ya elaborado, se coloca a la entrada de la puerta o en un lugar visible (donde se va a efectuar el banquete) o si son pocas personas se puede tener en una carpeta para pasarlo de mano en mano y que lo vean todos los invitados.

-

Los invitados deberán estar atentos a identificar su puesto antes de entrar al comedor o al salón que haga su efecto, es muy desagradable no conocer el sitio que le corresponde y estar en carreras a última hora.

-

En algunas ocasiones se envía con anterioridad al invitado, pero esto trae como inconveniente la reconfirmación de los asistentes. El caso de Venezuela es de los más complicados ya que no existe “cultura del compromiso”

-

De igual manera sobre la mesa y delante del plato de cada comensal, se coloca una pequeña tarjeta con el nombre de la persona asignada, debe ser escrita a mano. 96

-

Para facilitar la interrelación de los comensales en especial si no se conocen, es colocar el nombre por los dos lados de la tarjeta que se coloca en la mesa.

-

Debemos recordar que, en el sitio donde van sentados los anfitriones y homenajeados no se le identifica.

-

Para más facilidad a la hora de colocar las mesas, debemos enumerarlas y este número debe también aparecer en el plano y en la mesa.

-

Otra modalidad es, ya confirmados los invitados, que al ir llegando se les entregue una tarjeta con la ubicación de la mesa que le corresponde y el asiento o silla marcados, además del plano de entrada de puerta.

-

Todo lo que facilite el mejor desenvolvimiento de los invitados ayudará al mejor flujo de la actividad.

-

Si es una comida formal y oficial se acostumbra que la tarjeta que se coloca en la mesa tenga el escudo del organismo. Figura Nº 3.

-

En comidas de gala se acostumbra colocarle a un lado (preferible el izquierdo) el menú.

Invitación

a

la

cena,

menú

ofrecido y la pequeña tarjeta manuscrita

que

identifica

el

lugar en la mesa. Como la cena se realizó en el comedor de la Residencia de la Embajada fue muy fácil identificar el sitio asignado.

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INVITACIONES Toda solicitud recibida de otra persona de manera amable es una invitación. Siempre que se hace una invitación existe un motivo, para agasajar a alguien, porque se celebra un acontecimiento o una fecha y se invita para compartir. Cuando se invita con carácter de “invitado especial”, aparte de ser un honor, existen maneras de agradecer la cortesía. Por lo tanto, hay deberes tanto para con los que invitan como para los invitados. Para los que invitan, si es una invitación formal, las invitaciones deben llevar el motivo impreso (si es cena, baile, boda), agregándole la fecha y la dirección e informando, cómo deben ir vestidos. -Las invitaciones deben hacerse con el tiempo que se estipula en estos casos, en algunos un máximo de 30 días y un mínimo 15 días, en Venezuela se acostumbra 8 días, hasta para un matrimonio; (no es lo correcto). - Varía el motivo y los días para hacer una invitación ya que, si es informal hasta el día anterior puede efectuarse la misma. Los invitados deben: -Confirmar su asistencia si lo solicitan en la tarjeta. -Atender el requerimiento del traje que le hacen. -Ser puntual - Si es una cena o recepción grande debe enviar un presente como agradecimiento por la invitación recibida. - Si por el contrario es una comida íntima o de pocas personas puede llevar el detalle personalmente (una botella de vino o unos chocolates). - Debe saber comportarse y no pedir nada de lo que no le ofrezcan, ni bebidas ni comida. A este punto vale una aclaratoria, cuando una persona es invitada con carácter de honor o sabe que son pocas personas a una comida , si tiene restricciones con ciertas comidas 98

debe notificarlo al anfitrión para no pasar un mal rato desechando lo que se sirve. Se siente mal usted y peor el que ofrece la comida.

Tipos de invitación OFICIALES Las invitaciones oficiales y formales tienen un diseño establecido y son mandadas a imprimir para la ocasión que se celebra. Si hay un invitado especial debe informarse. Llevan el escudo de la Nación. Corresponden al Presidente y los Poderes Nacionales. El Escudo en colores le corresponde al Presidente (a) de la República y al Presidente (a) de la Asamblea Nacional. El Escudo en dorado y relieve le corresponde a los Ministros y los de Escudo blanco y en relieve a los Presidentes de los demás entes del Estado cómo los Institutos Autónomos

Tarjeta de invitación del Presidente de la República. Modelo polivalente, manuscrita con el nombre de la persona invitada. Escudo a color y en relieve. Medidas 18,5cms x 13 cms.

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Tarjeta de invitación del Presidente de la República. Modelo impresa. Escudo a color y a relieve. Medidas 18,5 cms x 13 cms

Tarjeta oficial. Modelo impresa. Escudo al relieve. Medidas 18,5 cms x 13 cms.

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Tarjeta de invitación institucional con logo. Modelo impresa. Medidas 17 cms x 13 cms.

Tarjeta de invitación con la asistencia del Presidente de la República. Vale la nota de “asistir con puntualidad”.

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DIPLOMÁTICAS -

Las diplomáticas suelen estar impresas

con un espacio en blanco (modelo

polivalente, eficaces para diversos usos) para ser llenadas “a mano” con el motivo de invitación. Serán impresas si es muy importante el motivo de la invitación como la visita del Presidente de la República del país anfitrión.

Tarjeta de invitación Diplomática. La particularidad de esta tarjeta es la forma de invitar al cónyuge, esposo de la dama con cargo. Medidas 11 cms x 16 cms.

EMPRESARIALES

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Las empresariales no tienen un diseño preestablecido sino que pueden, con la creatividad del caso, diseñar cualquier modelo que deseen según el motivo de la invitación. SOCIALES -Las sociales con la gama tan extensas como motivos existen, varía siempre al gusto de la persona.

Tarjeta de invitación tipo social. Medidas 13,5 cms x 18,5 cms. Observamos que también lleva la solicitud de la confirmación.

Abreviaturas en las tarjetas de invitación:

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El francés es el idioma diplomático por excelencia (aunque por motivos prácticos es el inglés el que se ha generalizado), pero a la final, es el idioma del país el que se utiliza para realizar la invitación. En estas tarjetas se encuentran una serie de abreviaturas que son comunes. Es deber de los que trabajamos en este campo dominarlas, para cumplir con esa disposición y hacer quedar bien a la persona que la recibe. A continuación se mencionan: -R.S.V.P: “Response s´il vous plaît” significa «Responder por favor» esto se considera de cortés obligación responder, sobretodo si es comida formal, permite tener la seguridad de que el invitado va asistir. En castellano se pueden utilizar las siglas S:R:C: “Se ruega contestar”. En los cócteles o recepciones, normalmente no se usa porque se estima la invitación de muchas personas y es muy difícil poder llevar este tipo de control. En el caso de él o los invitados especiales, se le llamará por teléfono u otro medio para confirmar su asistencia. Hoy día se estila usar “regrest only” “Sólo excusas” lo que significa que nada más se llamará para informar que no se asistirá. Otra de las iniciales es la “P.M” “pour memoire” es decir “para recordar” y se tacha la de “responder por favor”, se usa de esta manera porque se supone que primero se ha llamado a la persona para invitarlo y comprometerlo y al mandarle la invitación sólo es para recordarle el compromiso realizado.

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Modelo de tarjeta de invitación con las siglas R.S.V.P. para confirmar.

Modelo igual a la anterior con las mismas siglas pero no lleva el teléfono para confirmar por tratarse de una tarjeta modelo polivalente y fue entregada en manos de la invitada. Este comentario permite aclarar que cuando en un sobre viene colocado las iniciales; E.S.M. quiere decir “En sus Manos”, para ser entregado en sus manos.

Modelo de tarjeta con las siglas “regrets only” como explicamos en el párrafo anterior. 105

El mismo modelo de la tarjeta anterior pero en castellano.

Modelo de sobre con las siglas de E.S.M.

Manera de Realizar Invitaciones Por teléfono: Es una manera de realizar invitaciones informales, no se estila para personalidades ni para ciertas invitaciones sociales como una boda. Se puede invitar por teléfono cuando es a personas de confianza y si son pocos los invitados. Si es de esta manera no se necesitan tantos días de anticipado. Siempre existen las excepciones y conservando la etiqueta y el protocolo se podría hacer. Impresas : 106

Toda invitación formal debe hacerse de manera impresa para eventos como una boda, una graduación si son estrictamente familiares o alguna recepción que puede ser oficial, empresarial o cultural. En este tipo de invitaciones suele usarse las iniciales vistas anteriormente R.S.V.P o P.M.. Estas tarjetas deben ser de buena calidad de papel o cartulina especialmente de hilo que es lo se estila. Formales Tienen que ver directamente con las impresas que se realizan con mayor formalidad y tiempo. Cada caso es especial por el motivo de la misma, sea oficial, diplomática, empresarial o social. Informales Son las más amplias y comunes, las que realizamos todos los días y de igual manera se puede hacer socialmente, como de negocios o institucionales. Tratamiento que se le debe dar a las Invitaciones: Aceptar Desde el momento que se recibe una invitación se puede decidir si se acepta o no. Los imprevistos, como bien dice la palabra no se pueden predecir. La manera correcta es llamando o enviando un fax, e-mail, o en algunos países todavía se

acostumbra enviar de vuelta la tarjeta que se recibe dentro de la invitación para informar que se acepta. Cancelar Por cortesía, si se recibe una invitación y la persona quien la recibe no puede asistir, lo correcto es cancelar inmediatamente la misma. 107

Cuando es el Presidente de la República quien invita no se debe cancelar, a excepción de tener la muerte de algún familiar o algún imprevisto de naturaleza mayor. Cuando se recibe una invitación del Presidente se debe cancelar cualquier otra que tenga para aceptar esta. Cuando se va a cancelar una invitación se debe decir la verdad, los imprevistos pueden presentarse y aunque complique la situación de los anfitriones, es preferible hacerlo. Agradecer Cuando se recibe una invitación, en el momento se debe agradecer de palabra, demostrar la satisfacción de haber sido invitado. Puede que luego tenga que cancelarla y después de haber asistido a día siguiente se debe llamar por teléfono y agradecer de nuevo. El agradecimiento va implícito en cualquier acto de otra persona , no sólo por una invitación. Se debe agradecer si le hacen un favor, si es invitado a dar una conferencia en el momento de comenzar a los organizadores. Cuando se es artista y es aplaudido este debe agradecer al público. Cuando le felicitan por el trabajo realizado se debe agradecer, así una infinidad de situaciones que es menester agradecer.

Tarjeta de una “Empresa” para agradecer apoyo recibido por una actividad realizada. Corresponder Las invitaciones que se reciben en lo posible se deben corresponder, se puede hacer con la(s) persona(s) de la misma manera como recibió la invitación, o sea, si fue en su casa o si lo hizo en un restaurante, aunque no es determinante. Algunas invitaciones no se pueden corresponder porque son institucionales u oficiales.

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Normas para el Envío de las Invitaciones: Tiempo previsto Varía según la invitación. Como regla general se estila el envío de las mismas máximo treinta días (30) y mínimo ocho (8) días. Las invitaciones para una boda deben enviarse con los treinta días de anticipación, cuando se organiza una recepción de boda se hace con mucho tiempo, se fijan carteles en la iglesia, (si es religiosa) se escoge el lugar, la agencia que prestará el servicio de la recepción etc. Se debe tener el tiempo suficiente para imprimir las tarjetas, y que sean entregadas en el lapso que estipulamos. Esto retrasa el proceso y luego toma su tiempo de llenar las mismas, la clasificación por área de la ciudad, el personal que se requiere para repartirlas, encontrar la dirección correcta del invitado, el extravío de algunas invitaciones o las que se pueden equivocar en la elaboración del sobre. Toda esta planificación debe hacerse con tiempo y es habitual que se contraten los servicios especializados de empresas que manejan estas operaciones con los mejores resultados. Esto se refiere a cuando son grandes recepciones que sobrepasa la capacidad del organizador el evento. Seguimiento Luego de seleccionado el motivo se toma la decisión de hacer la recepción, hay que realizar las invitaciones y comienza el seguimiento; •

Concretar la fecha.

•

Seleccionar la imprenta para la elaboración de las tarjetas.

•

Trabajar con el anfitrión que revise la lista de invitados.

•

Corregir direcciones por los cambios.

•

Contratar mensajeros o empresas que las distribuyan o entreguen.

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Confirmación Una condición por lo que se envía con tiempo la invitación es la confirmación por parte del invitado, permitiendo como organizador planificar el desarrollo del evento, la colocación con su debida precedencia si son sentados los invitados o prever cualquier imprevisto si el número sobrepasa lo estimado. Lista de chequeo Lista detallada de todas las necesidades relativas al evento. Esta lista permite atender, vigilar y supervisar todas las etapas de la actividad. No existe límite para anotar las necesidades, puede incluirse cualquier detalle que se piense y necesite de ese recordatorio. Es importante en la medida que se aplique su uso, se incluyan todas las acciones a seguir como las fechas para su cumplimiento. Cada recepción debe tener su “lista de chequeo”, en algunos se encuentran parámetros que son iguales para todas, pero cada una en particular anexa las diferencias o necesidades para lo que fue creada.

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