Ceremonial y Protocolo

CEREMONIAL Y PROTOCOLO (Resumen) ANTECEDENTES. Las normas de Ceremonial y Protocolo Protocolo han estado históricamente históricamente unidas a las de la diplomacia, produciéndose por supuesto una evolución en su formalismo. Desde el origen del hombre, toda norma de conducta que busque formas de acercamiento por medios pacíficos entre las tribus primitivas, desarrollará una labor elemental de diplomacia y con ella, reglas de procedimiento del ceremonial para llevarlas a cabo. El Ceremonial y Protocolo diplomático, basado en normas consuetudinarias o costumbristas, adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad.

DEFINICIONES. 1. Ceremonial. Para el diccionario de la Real Academia Española, el Ceremonial es "una serie o conjunto conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne". Sin embargo para nuestro caso de estudio será el conjunto de reglas prácticas que deben observarse en las relaciones oficiales de los jefes de Estado, sus representantes, ejecutivos, directivos y en general de todos aquellos que deben mantener relaciones de carácter público con otros personeros similares.

2. Protocolo. "Es la regla ceremonial, ceremonial, diplomática diplomática o palatina, palatina, establecida establecida por decreto o por costumbre". Aplicación práctic tica y concreta del ceremonial. El necesariamente pensar y no sólo aplicar reglas mecánicas.

protocolo

implica

El protocolo reconoce las jerarquías del ordenamiento institucional. Al efectuarlo, instituye el rango de las autoridades y sus precedencias. Tanto el ceremonial como el protocolo norman la relación entre quienes alternan en una ceremonia oficial. "Preem emin inen enci cia a o pref prefer eren enci cia a en el luga lugarr y asie asient nto. o. Prim Primac acía ía,, Precedencia. "Pre superioridad..." Es el orden y ubicación que le corresponde a una autoridad, en un acto o ceremonia, de acuerdo a su categoría. La precedencia es el punto crucial y la base del ceremonial, ya que ésta respeta las jerarquías y categorías de las personas y establece su ubicación y orden de la estructura interna, tanto de los estados como en el ámbito internacional. La precedencia desde tiempos antiguos y en todas partes es motivo de normas estrictas que de no acatarse produce desavenencias y ofensas. Ceder el paso o el lugar de honor en toda la escala de las jerarquías es un derivado del orden de precedencia. Ejemplo y enseñanza acerca de la precedencia se encuentra en la Biblia en la siguiente parábola: "Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado por él y, viendo el

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que te convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON VERGÜENZA A OCUPAR OCUPAR EL ULTIMO ULTIMO LUGAR. Más, cuando fueres convidado, ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, LUGAR, para que cuando venga el que te convidó te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENAL ENALTECE, será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO". Es importante señalar que el ceremonial no crea jerarquías, sólo las reconoce. Tampoco inventa honores ni los otorga, ni fomenta el boato, sólo establece un orden que haga posible las más libres y cómodas relaciones. No complica, simplifica. No crea problemas, solamente los evita. Ahor Ahora a bien bien,, en el caso caso de las las ubic ubicac acio ione ness téng téngas ase e pres presen ente te que que el luga lugar r preferencial, reservado para el principal invitado, o sea quien preside el acto, es el centro. Esto obliga a tener una fila de asientos impares. Siguen en importancia inme inmedi diat ata a del del cent centro ro la ubic ubicac ació ión n a la dere derech cha, a, lueg luego o la izqu izquie ierd rda, a, lueg luego o la derecha, y así sucesivamente.

EL CEREMONIAL PÚBLICO Y SU CLASIFICACIÓN. Diversos tratadistas concuerdan en dividir el ceremonial público en tres ramas: 1. Ceremonial de Estado o Extranjero 2. Ceremonial Diplomático o de Embajada 3. Ceremonial de Cancillería de Protocolo 1.

El cere ceremo moni nial al de esta estado do atie atiend nde e fund fundam amen enta talm lmen ente te a los los hono honore ress y pree preemin minen enci cias as corre corresp spon ondi dien ente tess a los los Jefe Jefess de Esta Estado dos, s, tant tanto o en sus sus actividades internas, como en sus contactos con otros Jefes de Estados.

2. El ceremon ceremonial ial diplomá diplomátic tico o compre comprende nde lo relati relativo vo a las dignid dignidade adess y honor honores es debidos a los Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. 3. El ceremonia ceremoniall de cancillería cancillería es parte parte integrante integrante del del ceremonial ceremonial diplomáti diplomático co en lo que se refiere a las formalidades para la redacción de documentos y oficios diplomáticos de cualquier naturaleza. Si bien bien esta esta clas clasifi ifica caci ción ón es útil útil en tant tanto o que que cont contrib ribuye uye a sist sistem emat atiz izar ar sus sus diferentes actividades no hay que olvidar que en la práctica se tienden a asimilar en una sola y que no es otra cosa que el ceremonial. En este este sent sentid ido, o, se debe debe comp compre rend nder er nece necesa sari riam amen ente te la im impo port rtan anci cia a del del ceremonial en la vida institucional de la organización, ya que, su adecuado uso le proporcionará un valor de formalidad y respeto a la imagen que posee el público de su empresa. La precedencia constituye la parte más esencial del protocolo, de tal modo que sin la previa precedencia el protocolo no es posible. Los caracteres definitorios del protocolo son: • •

Su sociabilidad Su oficialidad





a) Si estuvieren presentes dos o más, se les reconocerá en orden alfabético de

apellido. Si el apellido de ambos comienza por la misma letra, se sigue en orden alfabético de la segunda letra y, así sucesivamente. Si el apellido fuese idéntico, se sigue el mismo procedimiento con el nombre. Si el nombre es el mismo, entonces con el segundo nombre. En el raro caso de que todos sus nombres y apellidos sean iguales, se reconocerá primero al que más tiempo lleva como socio b) Si estuvie estuviere ren n presen presente te dos o más, más, se le dará precede precedenci ncia a al que que ejerci ejerció ó su cargo más recientemente reciente mente y, así sucesivamente. sucesivament e. c) Si estuvie estuvieren ren presen presentes tes dos o más, más, se da precede precedenci ncia a de la misma manera manera como a los ex president presidentes es internaciona internacionales les (véase (véase el punto b.). En caso de estar presentes dos o más ex directores internacionales que ejercieron durante los mismos años, se seguirá el procedimiento explicado en el punto a.

Planos Sobre Aplicación de la Precedencia En Vehículos o Carruajes: En el asiento de fondo, a la derecha, irá la persona de más alto rango, por ser el lugar de honor. Si son tres las personas:

Si son cuatro los ocupantes:

Si son tres personas, de rango equivalente:

En Testeras En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa mesa.. El orad orador or prin princi cipa pall vend vendrí ría a a ocup ocupar ar el asie asient nto o núme número ro dos, dos, siguiéndole el resto en orden de precedencia.

AUDITORIO





En una testera en que se ha colocado un podio al centro:

AUDITORIO 7

5

3

1 PODIO 2

4

6

8

Cuando están presentes las esposas:

AUDITORIO 5 C 3 A

1 PODIO 2

B

4

D

6

En Estrados

En Mesas Diagrama de mesas rectangulares Mesa rectangular para comida de hombres solos.

En caso de que el número de invitados sea un múltiplo de 4.

Mesa rectangular para comida con señoras. (La precedencia de las señoras se han indicado con letras, por orden alfabético).





Mesas en Forma de “T”, en “U” Mesa con forma de "T" solamente hombres.

Mesa "T" con asistencia de señoras.

Mesa con forma de "U" solamente hombres.

Mesa "U" con asistencia de señoras.

MESAS CIRCULARES Mesa circular para hombres solos con una cabecera





Mesa circular para hombres solos con dos cabeceras.

Mesa circular con señoras.

Diagrama de mesas de dos, tres y cuatro personas: Dos personas.

Tres personas.

Cuatro personas.

ORGANIZACIÓN DE ACTOS, CEREMONIAS Y EVENTOS. 1.- Clasificación Para dar cierta uniformidad y otorgar a los actos la solemnidad inherente a su carácter, es necesario observar un procedimiento general que permita formalizar su realización. A continuación se ofrece una clasificación de los principales actos que se realizan normalmente.







• Entrega de Grados Académicos Académicos Honoríficos • Actos de inauguración o clausura • Ceremonias de inauguración de exposiciones y de presentación de libros o de productos • Firmas de convenios • Premiación por años de servicio • Actos de bienvenida a visitas oficiales 2. Actos o eventos institucionales de trabajo • Charla • Conferencia • Disertación • Cursillo • Curso • Taller • Seminario • Coloquio • Mesa redonda • Panel • Foro • Encuentro • Simposio • Congreso • Ciclo • Jornada 3. Manifestaciones de tipo social con comidas • Manifestaciones de pie: - Cóctel: de preferencia se ofrece en la tarde, de 19:00 a 21:00 horas - Vino de Honor: de preferencia se ofrece entre las 12:30 a 15:00 horas - Copa de Champagne: se ofrece al término de algún acto solemne • Manifestaciones Mixtas: - Recepciones: manifestación protocolar de 20:30 horas en adelante. Se inicia con un cóctel y luego sigue con una comida • Manifestaciones sentados:





• Imprimir invitaciones • Elaborar programa de la ceremonia • Escribir el libreto • Despachar invitaciones (respaldar por fax y/o e-mail) • Contar con un maestro de ceremonias • Elaborar y despachar invitación para la prensa • Confirmar a las autoridades o invitados • Confirmar a la prensa • Diseñar cuadro de precedencias • Definir un equipo para recibir a las autoridades o invitados • Coordinar la bendición (sí corresponde) • Coordinar la presentación artística (sí corresponde) • Considerar personas para izar el pabellón nacional (sí corresponde) • Visitar el lugar del acto y coordinar con autoridad local (cuando es en terreno) • Considerar toldos y sillas • Disponer de un podium • Revisar ubicación del mástil • Disponer de un equipo de amplificación • Elaborar folletos (sí corresponde) • Instalar paneles informativos (sí corresponde) • Disponer de tijeras y bandeja (sí corresponde) • Comprar Flores o galvano (sí corresponde) • Contratar Cóctel (sí corresponde) • Habilitar estacionamientos • Despachar o entregar comunicados de prensa • Disponer de soportes electrónicos (sí corresponde)

DESARROLLO DE UNA CEREMONIA 1.- El programa La estructura del programa es el primer paso y es por lo tanto, un elemento central para el correcto desarrollo de una ceremonia y es al mismo tiempo, la guía para la elaboración del libreto. La falta de conocimiento respecto del orden de los oradores cuando pronuncian un discurso es posiblemente uno de los errores más comunes, es por esto, que es preciso señalar que corresponde que haga uso de la palabra, en primer término,





• Introducción • Himno Nacional • Palabras Bienvenida autoridad local • Palabras representante comunidad • Presentación artística • Palabras autoridad regional • Bendición • Corte de cinta

2.- El libreto A continuación se presenta el esquema de un libreto, señalándose al mismo tiempo, como se debe ir estructurando su contenido: • Saludo Muy buenos días ( o tardes o noches) Señoras y Señores ( en este punto sí es necesario se resalta la presencia de la persona que da realce a la ceremonia) • Introducción Breve resumen del motivo que convoca a los asistentes. • Himno Nacional • Inicio del programa En este punto comienza a desarrollarse el programa. En prim primer er luga lugarr entr entreg ega a las las pala palabr bras as el dueñ dueño o de casa casa y las las últi última mass palabras son de la persona con mayor ma yor rango. • Número artístico Si la situación lo amerita se puede incorporar un número artístico, claro que éste deberá ser sobrio y por sobre todo, tener correspondencia con el acto. El libreto debe estar escrito con mayúsculas y debe ser entregado al maestro de Ceremonia el día anterior de la misma.

3.- El maestro de ceremonias El encargado de leer el libreto es el maestro de ceremonias, el cual debe poseer ciertas características tales como: • Buena pronunciación y dicción





Antes de la ceremonia se debe revisar la nómina de connotados que darán realce al acto, así no se nombrará a aquellos que a última hora no asisten. Hay que destinar un espacio físico para el maestro de ceremonias, idealmente se le debe ubicar a un costado del podium, así se evita mantenerlo de pie detrás del podio, aparte que es incómodo, éste se transforma en un elemento de distracción para el público. Las palab palabras ras y frases frases:: “A contin continuac uación ión”, ”, “Enseg “Enseguid uida”, a”, “prosi “prosigui guiend endo o con esta esta ceremonia”, “Verán – o escucharán- Uds. a continuación, etc”., ayudan a hilar el acto. Ejemplo: “Enseguida, hará uso de la palabra el Pastor Mariano del templo...” El maes maestr tro o de cere ceremo moni nias as no debe debe sali salirs rse e del del libr libret eto, o, ni meno menoss cali calific ficar ar el disc discur urso so de los los orad orador ores es.. Jamá Jamáss debe deberá rá deci decir: r: “Des “Despu pués és de las las herm hermos osas as palabras pronunciadas por...”ºº

TITULOS Y TRATAMIENTO TRATAMIENTO A AUTORIDADES Corresponde un tratamiento especial, según su rango y jerarquía, a las altas autoridades nacionales y extranjeras. En algunos casos, el tratamiento epistolar varía del trato personal o verbal.

Autoridades Nacionales. •

•

•

•

Presidente de la República. o (Epistolar) "Excelentísimo señor" o "Su Excelencia". o (Verbal) (Verbal) "Excelencia" o "Señor "Señor Presidente". Congreso Nacional. Senadores y Diputados. o (Epistolar) ”Honorable". o (Verbal) (Verbal) "Señor Senado?' o "Señor Diputado". Poder Judicial. Corte Suprema. "Excelentísima". o o Cortes de Apelaciones. “llustrísima". Miembr Miembros os de estos estos tribuna tribunales les y Juece Jueces. s. "Señor "Señoría" ía".. Minist Ministros ros de o estado. "Señor Ministro” Autoridades Eclesiásticas. o Card Carden enal al.. (Epi (Epist stol olar ar". ". "Emi "Emine nenc ncia ia Reve Revere rend ndís ísim ima" a".. (Ver (Verba bal). l). "Monseñor". Arzo Arzobi bisp spos os y Obis Obispo poss (Epi (Epist stol olar ar). ). "Exc "Excel elen enci cia" a".. (Ver (Verba bal) l).. o





• •

Encargado de Negocios. "Honorable Señor". Representante de Organismos Internacionales. 'Honorable Señor”

COMERCIO INTERNACIONAL PROTOCOLO Y CEREMONIAL (Resumen)

DOCENTE:

Dr. Oscar Landivar.

ASIG ASIGNA NATU TURA RA::

Rela Relaci cion ones es Inte Intern rnac acio iona nale les s

EST ESTUDIA DIANTE: TE:

Ferna ernand ndo o Es Espino pinoz za R. R.

Ceremonial y Protocolo

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