1. Entende Entenderr que las organi organizac zacione ioness son sistema sistemass y que el analista analista debe debe analiza analizarlas rlas desde una perspectiva sistémica. 2. Describir Describir sistema sistemass de manera manera gráfica gráfica mediant mediantee diagramas diagramas de flujo flujo de datos datos de contexto y modelos entidad-relación. 3. Reconoce Reconocerr que los divers diversos os niveles niveles de admini administr stración ación requie requieren ren siste sistemas mas diferentes. 4. Entende Entenderr que la cultura cultura organi organizac zacional ional influy influyee en el diseño diseño de los sistema sistemass de información.
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Lass Or La Orggani anizzac acion iones es co como mo Si Sist stem emas as Sistemas diseñados para cumplir metas y objetivos predeterminados con la intervención de la gente y otros recursos de que disponen. Las organizaciones se componen de sistemas más pequeños e interrelacionados interr elacionados que se encargan encargan de funciones especializadas. especializadas. Entre las funciones comunes están: Contabilidad Marketing Producción Finanzas Administración.
Las Organizaciones como Sistemas Es muy importante considerar a la organización como un todo, con el fin de averiguar adecuadamente los requerimientos de información y de diseñar sistemas de información apropiados. Todos los sistemas se componen de subsistemas; por lo tanto, al estudiar una organización también examinamos cómo influyen los sistemas más pequeños y cómo funcionan.
Interrelación e Interdependencia de los Sistemas Los sistemas y subsistemas están caracterizados por su ambiente interno, en un continuo que va desde abiertos a cerrados. Un permite el paso libre de recursos (personas, información y materiales) a través de sus fronteras. Los
no permiten el libre flujo de entrada o salida.
Interrelación e Interdependencia de los Sistemas . Por naturaleza, los procesos cambian o transforman esa información entrante en información de salida.
Interrelación e Interdependencia de los Sistemas La retroalimentación constituye un mecanismo de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones utilizan . es aquel que se corrige y regula por sí mismo de tal manera que no es necesario tomar decisiones sobre situaciones comunes
Interrelación e Interdependencia de los Sistemas El entorno de la comunidad en la cual se localiza físicamente la organización, conformado por el tamaño de su población y su perfil demográfico, el cual incluye factores como la educación y el ingreso promedio; El entorno económico, influido por factores de mercado, como la competencia, y El entorno político, controlado por los gobiernos estatales y locales.
Organizaciones virtuales y Equipos virtuales Las organizaciones y los equipos también se pueden organizar virtualmente mediante la conexión electrónica de sus miembros remotos ubicados en diferentes espacios de trabajos físicos. En la actualidad, organizaciones completas o unidades de éstas pueden tener componentes virtuales que les permiten cambiar su configuración para adaptarse a proyectos cambiantes o a demandas del mercado.
Organizaciones virtuales y Equipos virtuales Reunir, por medio electrónicos, a individuos con habilidades específicas con el propósito de que trabajen en proyectos que no se localizan físicamente en el mismo lugar. Entre los beneficios potenciales para las organizaciones virtuales se encuentran: Posibilidad de reducir costos derivados de instalaciones físicas. Respuesta más rápida a las necesidades de sus clientes. Contribuir a que sus empleados virtuales satisfagan sus compromisos familiares con sus hijos o sus padres ancianos. .
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Adopción de una perspectiva de sistemas Adoptar una perspectiva de sistemas da a los analistas la oportunidad de poder clasificar y así comprender los diversos aspectos con los que se tendrán que enfrentar. Es de gran importancia que los que son pertenecientes a los subsistemas se den cuenta que su trabajo esta interrelacionado. Ninguno de ellos puede alcanzar su meta sin el otro. Los problemas surgen cuando cada gerente tiene un concepto diferente de la importancia de su subsistema funcional.
Planeación de Recursos Empresariales: La Organización como Sistema Sistemas de información organizacional (empresarial) integrados, desarrollados mediante software comercial personalizado, que ayudan al flujo de información entre las áreas funcionales de la organización. Permiten obtener una vista de los sistemas de la organización. Implementar este sistema puede ser desgastante ya que es difícil de analizar un sistema en uso y luego ajustar el modelo ERP a dicho sistema. Esta labor de rediseñar tiene el nombre de reingeniería de los procesos de negocios.
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto Uno de los primeros modelos que se utilizan para la realización de gráficas, es el Diagrama de Flujo de Datos de contexto o también conocido como modelo del entorno. Los DFD se enfocan en el flujo de datos que entran y salen del sistema y en el procesamiento de datos. Los componentes básicos de cada programa de cómputo se pueden describir en detalle y utilizar para analizar la precisión y plenitud del sistema.
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto Se emplean con los 3 siguientes tres símbolos: Representa un proceso de una acción realizada en un sistema, en pocas palabras define la ejecución de alguna acción o grupo de acciones en un sistema. Los procesos transforman los datos entrantes en información de salida, y el nivel de contexto sólo tiene un proceso, que representa el sistema completo.
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto Representa la entidad externa. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información del sistema pero que no forma parte del mismo. La entidad podría ser una persona, un grupo de personas, un puesto o departamento de una corporación, u otros sistemas.
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto Representa un flujo de datos. Muestra la información remitida a otras entidades del sistema indicando quien recibe la información ordenando los entes que gestionan el funcionamiento del sistema. Las líneas que conectan a las entidades externas con el proceso se denominan flujos de datos, y representan datos.
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto Sistema de reservación de una aerolínea. El pasajero (una entidad) llena una solicitud de viaje (flujo de datos). El diagrama de contexto no muestra suficientes detalles para indicar con exactitud lo que sucede (ese no es su propósito), pero las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles se envían al agente de viajes, quien a su vez envía información sobre la venta de boletos al proceso. También podemos ver que la reservación del pasajero se envía a la aerolínea.
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto
Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación Una forma en que un analista de sistemas puede definir fronteras de sistema apropiadas es mediante el uso de un modelo de . Los elementos que conforman un sistema organizacional se pueden denominar . es la asociación que describe la interacción entre las entidades. Los diagramas entidad-relación ayudan a que el analista de sistemas comprenda las entidades y relaciones que integran el sistema organizacional.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación Los cuatro tipos diferentes de relaciones en los diagramas E-R son: Relación uno a uno Relación uno a muchos
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación Relación muchos a uno Relación muchos a muchos
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación Los diseñadores de sistemas utilizan con frecuencia los diagramas entidad-relación para modelar archivos o la base de datos. 1. Enumerar las entidades de la organización para comprenderla mejor. 2. Seleccionar entidades clave para reducir el alcance del problema a una dimensión manejable y que tenga sentido. 3. Identificar cuál debe ser la entidad principal. 4. Confirmar los resultados de los pasos 1 al 3 a través de otros métodos de recopilación de datos. .
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación Dos entidades se conectan mediante una línea. En este ejemplo, los extremos de la línea se marcan con dos líneas paralelas cortas, lo cual denota que esta relación es de uno a uno. La frase del lado derecho de la línea se lee de la siguiente manera, de arriba hacia abajo: “un EMPLEADO es asignado a una EXTENSIÒN TELEFONICA”. Del lado izquierdo, al leer de abajo hacia arriba, la flecha dice: “Una EXTENSION TELEFONICA se registra a nombre de un EMPLEADO”.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación Al leer de izquierda a derecha, la flecha significa: “muchos EMPLEADOS son miembros de un DEPARTAMENTO”. Al leer de derecha a izquierda, indica: “Un DEPARTAMENTO contiene muchos EMPLEADOS”.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
Un EMPLEADO es asignado a una Oficina; es una relación de uno a uno.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
Un AVIÓN DE CARGA dará servicio a uno o más Centros de Distribución; es una relación de uno a muchos.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
Un ANALISTA DE SISTEMAS podría ser asignado a Muchos Proyectos, lo que significa que el analista podrá ser asignado a ningún proyecto (eso es lo que significa el circulo (O), de cero); a uno o a muchos proyectos; de igual manera, el circulo indica que en la relación próxima cabe la posibilidad de que no haya nada.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
Una MÁQUINA podría o no recibir Mantenimiento Programado. Las marcas al final de la línea indican que en realidad no se recibe mantenimiento (O) o si se recibe mantenimiento (I).
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
Uno o muchos AGENTES DE VENTAS (plural de AGENTES DE VENTAS) son asignados a uno o muchos clientes; es la clásica relación de muchos a muchos.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
La OFICINA EN CASA puede tener uno o muchos Empleados, o uno o muchos empleados podrían ser o no asignados a la OFICINA EN CASA; la I y O juntos implican uno o cero.
Sistemas y el Modelo Entidad-Relación
Muchos PASAJEROS vuelan a muchos DESTINOS, muchos destinos serán visitados por muchos pasajeros.
Niveles de Administración • • •
Control de operaciones Planeación y control administrativo Administración estratégica
Cada nivel implica sus propias responsabilidades y todos se enfocan, a su manera, en conseguir las metas y objetivos de la organización.
Niveles de Administración El conforma la última capa de la administración de tres niveles. Los gerentes de operaciones toman decisiones aplicando reglas predeterminadas que producen resultados predecibles cuando se implementan de manera adecuada. Asimismo, supervisan los detalles de las operaciones de la organización. Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones cuyo trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de toma de decisiones.
Niveles de Administración Los toman decisiones de planeación y control a corto plazo respecto a cómo asignar, de la mejor manera, los recursos para cumplir los objetivos de la organización. La administración media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones.
Niveles de Administración La es el tercer nivel del control de administración de tres niveles. Los gerentes estratégicos voltean hacia fuera de la organización para visualizar el futuro. Dependen de información proveniente de fuentes externas que proporcionan noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de la competencia. Los administradores estratégicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto.
Implicaciones para el desarrollo de Sistemas de Información El horizonte de tiempo para la toma de decisiones es diferente en cada nivel. Los administradores de operaciones necesitan: Información interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva. Información que captura el desempeño actual y son grandes usuarios de recursos de información en línea de tiempo real. Información sobre el desempeño pasado y la información periódica es solamente moderada. Ellos tienen poco uso para información externa que les permita proyecciones futuras o creación de escenarios "qué pasa si".
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Implicaciones para el desarrollo de Sistemas de Información En el siguiente nivel de administración, la administración media, que tanto planea como controla, se necesita: Información de corto y largo plazo. Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de información en tiempo real. Para poder controlar adecuadamente también necesitan información actual del desempeño medido en comparación a estándares. Información interna e histórica, para predecir eventos futuros y simular escenarios posibles.
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Implicaciones para el desarrollo de Sistemas de Información Los administradores estratégicos difieren, en buena medida, de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de información. Información de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten. Gran necesidad de información de naturaleza predictiva e información que les permita la creación de muchos escenarios "qué pasa si". Grandes necesidades de información reportada periódicamente cuando buscan adaptarse a cambios rápidos.
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Implicaciones para el desarrollo de Sistemas de Información Los planeadores estratégicos necesitan: Información general resumida, en vez de los datos burdos altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel. La información para los planeadores estratégicos puede ser más antigua y estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan información precisa y actual. Por último, el planeador estratégico necesita información cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la información cuantitativa de fuentes internas requerida por la administración de operaciones.
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Cultura Organizacional Estas son áreas de investigación que han crecido de manera notable en la última generación. Tanto las culturas y las subculturas son de gran importancia. Determinan la manera en cómo los usuarios o la gente utilizan la información y los sistemas de información. Enlaactualidadsehanrealizadoestudiosparapoder determinarsilasorganizacionesyequiposvirtuales tienenefectosenlacreacióndelassubculturas,cuando losintegrantesdellugarnocompartenelmismoespacio detrabajoperosícompartentareas.
Cultura Organizacional Es más útil considerar los factores determinantes de las subculturas, como los simbolismos verbales y no verbales compartidos. Los simbolismos verbales incluyen el lenguaje compartido para construir, transmitir y preservar los mitos, metáforas, visiones y estados de ánimo de las subculturas. Las subculturas coexisten dentro de las culturas "oficiales" de la organización.
