TEMA 29
Objetivos
Excel 2013: Hojas de cálculo: Principales funciones y utilidades. util idades. Libros, hojas y celdas. Introducción Introducción y edición de datos. Formatos. Configuración e impresión de la hoja de cálculo. Fórmulas y funciones. Gráficos. Vínculos
Saber cómo funcionan las hojas de cálculo Conocer las principales características y utilidades de las hojas de cálculo Aprender a editar datos, utilizar fórmulas y funciones y crear gráficos Estudiar cómo gestionar los datos
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1. HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIP PRINCIPALES ALES FUNCIONE FUNCIONESS Y UTILIDADES 1.1 Definición, instalación e inicio de la aplicación Una aplicación de hoja de cálculo es un programa que permite la realización de cálculos de forma sencilla. Para facilitar estos cálculos, las hojas de cálculo están formadas por filas y columnas cuya intersección, las celdas, contienen los datos con los que se realizarán las operaciones. La instalación de la aplicación es un proceso sencillo que se realiza una sola vez al instalar el paquete Office y que basta hacer doble clic sobre un archivo ejecutable instalándose así de forma automática. Una vez instalado el inicio de la aplicación se puede realizar de varias formas: -
Pulsando el botón de Inicio, que se muestra en la parte inferior izquierda del escritorio. Al hacerlo, se muestra un menú en el que se pueden visualizar todas las aplicaciones instaladas en el ordenador. Es posible que aparezca en este menú el icono Microsoft Excel, tal que al pulsarlo, se procede a la entrada en la aplicación y se puede visualizar la interface sobre la que se trabajará con los datos. Si no aparece este icono en el menú, se procederá a escribir en el cuadro de búsqueda la palabra Excel, para que de este modo nos aparezca el icono de la aplicación en la parte superior que muestra el resultado de la búsqueda. También, se puede pulsar sobre “Todos los programas” que se muestra en la parte inferior, justo antes del cuadro de búsqueda. En este caso, se muestra un listado alfabético, con todas las aplicaciones instaladas en el ordenador.
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Haciendo doble clic clic sobre sobre un acceso directo que se encuentra en el escritorio.
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Haciendo clic clic sobre sobre el icono que se encuentra encuentra en la barra de tareas.
Existen diferentes aplicaciones de hojas de cálculo tales como Microsoft Excel, Open Office Cal (Software libre). En este se explicarán las características y funcionalidades de Microsoft Excel, por su amplia difusión empresarial. Sin embargo, conociendo los conceptos y la forma de proceder con Excel, es muy fácil utilizar cualquier aplicación de hoja de cálculo, ya que sus propiedades son muy similares.
1.2 Entrada y salida del programa Además de los procedimientos explicados también se puede entrar al programa haciendo doble clic sobre un archivo o documento creado previamente con el programa. Para ello, se podrá utilizar el explorador de Windows y navegar hasta la carpeta que contenga el documento a abrir, de esta forma, se entra al programa y se abre el archivo.
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La salida de la aplicación también puede realizarse siguiendo cualquiera de estos pasos: -
Pulsar sobre sobre el botón botón de cierre cierre de ventana, que se se encuentra en la esquina superior derecha derecha de la pantalla.
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Pulsar sobre la pestaña “Archivo” y escoger escoger la opción “Salir”. (Si se escoge escoge la opción “Cerrar”, se cierra el archivo sobre el que se está trabajando, pero no se cierra la aplicación). Otra forma rápida para cerrar la aplicación es pulsar la combinación de teclas ALT y la tecla de función F4. (Alt+F4).
1.3 Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo Al abrir la aplicación Microsoft Excel se muestra una pantalla o interface sobre la que se trabajará con los textos. En esta pantalla pan talla se muestran diferentes partes: -
La barra de título, muestra el nombre del archivo. archivo.
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La banda de opciones, que se organiza en pestañas. Al acceder a cada una de estas pestañas, se muestran distintas funcionalidades y utilidades que se muestran accesibles a través de botones, que se agrupan en secciones.
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Las barras de desplazamiento lateral e inferior permiten, pulsando sobre el botón de scroll, desplazar el documento para mostrar las partes que están ocultas porque no caben dentro de la pantalla.
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La barra de estado, que se sitúa en la parte inferior inferior izquierda de la pantalla y que muestra información sobre el modo de introducción en la esquina inferior izquierda (Listo o introducir).
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La sección de vistas del documento que se sitúa a continuación de la barra de estado y que, pulsando sobre los diferentes iconos, nos mostrará una vista distinta del documento: normal, diseño de página y vista previa d e saltos de página.
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La barra de zoom, que se muestra muestra a continuación continuación de las vistas del documento y que permite definir el tamaño en el que se mostrará el documento, alejando y acercando o bien definiendo el nivel de zoom con respecto al tanto por ciento.
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La barra de herramientas de acceso rápido, que se muestra muestra en la parte superior, contiene los botones utilizados más habitualmente tales como deshacer y rehacer. La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar para añadir los iconos o botones deseados.
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La barra de fórmulas que muestra muestra información sobre la celda en la que se encuentra el cursor y su contenido.
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La barra de etiquetas que se encuentra dividida en dos secciones. La parte izquierda que contiene contiene los botones que me permiten realizar desplazamientos entre las hojas. Y a continuación, se muestran las etiquetas correspondientes correspondientes a los nombres de cada una de las hojas que componen la hoja de cálculo. Y el último botón, que permite insertar una nueva hoja de cálculo.
Por defecto, al abrir la aplicación la interface muestra tres hojas de cálculo, identificadas con los nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Se podrán eliminar o insertar nuevas hojas dependiendo de las necesidades.
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1.4 Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo La ayuda de la aplicación de hoja de cálculo de Microsoft Excel ofrece información, apoyo o refuerzo sobre las funcionalidades del programa. La utilización de este soporte de guía es muy sencilla. Para acceder a la ayuda se debe pulsar sobre el icono, que se encuentra en la parte superior derecha. Al pulsar sobre el botón de “ayuda”, se muestra la ventana “Ayuda de Excel”. En esta ventana se muestra, en la parte superior, una barra con diferentes botones. Debajo un cuadro de búsqueda y en la parte central de la ventana una serie de enlaces a través de los cuales se puede acceder directamente a los temas de ayuda que se listan. Los botones tienen las funcionalidades siguientes:
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Botones que se utilizan para navegar en las ventanas de ayuda que van mostrando mostrando los temas y que sirven respectivamente para ir atrás, hacia adelante, detener la búsqueda, actualizar e ir a la pantalla de inicio.
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Botón Tamaño de fuente, que permite seleccionar el tamaño en el que se muestra la fuente dentro de la ventana de ayuda, pudiendo elegir entre Más grande, grande, mediana.
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Botón de tabla de contenidos, contenidos, que permite permite mostrar mostrar la tabla de contenidos en la que se encuentra organizada la ayuda. Al pulsarlo, el aspecto de la ventana cambia y no sólo se muestran los enlaces con los contenidos, sino que aparece un listado en la parte izquierda, con entradas de los contenidos y pulsando sobre estas entradas, se despliegan los temas asociados a esos contenidos. También, al pulsar sobre este botón, cambia de aspecto. En este caso, al pulsar sobré él se ocultará la tabla d e contenidos.
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Para buscar sobre un tema en concreto, se tecleará un texto relacionado con lo que se desee buscar. A continuación, se pulsará sobre el botón de búsqueda o se pulsará la tecla “Intro”. Entonces, se mostrarán unos resultados en los que se muestran una serie de enlaces relacionados con el texto introducido. Otra forma rápida de acceder a la ayuda es pulsando la tecla de función F 1. Asimismo, se mostrará la pantalla de ayuda pulsando sobre la pestaña “Archivo” y haciendo clic sobre la opción “Ayuda”.
1.5 Desplazamiento por la hoja de cálculo A. Mediante teclado Los desplazamientos por la hoja de cálculo a través de sus celdas, filas, columnas y hojas se pueden realizar siguiendo diferentes metodologías. En este epígrafe se explicará cómo realizar los desplazamientos mediante el teclado. En la siguiente tabla se muestran las teclas que se deben emplear para realizar los movimientos que se indican: TECLA
DESPLAZAMIENTO
FLECHA ARRIBA
Celda hacia arriba
FLECHA ABAJO
Celda hacia abajo
FLECHA DERECHA
Celda hacia la derecha
FLECHA IZQUIERDA
Celda hacia la izquierda
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CTRL+INICIO
+
Celda A1
Avance página
Pantalla hacia adelante
Retroceso página
Pantalla hacia atrás
Tabulador
Se desplaza hacia la siguiente celda a la derecha
Existen algunas otras combinaciones de teclas que permiten posicionarse, por ejemplo, en la primera celda o última de la columna activa pulsando la combinación de teclas FIN+Flecha arriba y FIN+Flecha abajo, respectivamente, pero no son tan utilizadas como las anteriores. Otro modo de posicionarse directamente en una celda concreta es escribiendo en la barra de fórmulas la letra y el número correspondientes correspondientes a la columna y la fila (haciendo clic en el cuadro y pulsando la tecla Enter para posicionarse en dicha celda):
B. Mediante ratón Otra forma de desplazarse es mediante el ratón, pulsando directamente sobre las celdas y utilizando la rueda de desplazamiento del ratón hacia arriba y hacia abajo, para realizar desplazamientos verticales sobre las celdas de la misma columna, varias filas hacia arriba o hacia abajo. Haciendo doble clic con el ratón se activa el modo edición de la celda. Para recorrer una hoja de cálculo se puede utilizar también la rueda de desplazamiento, pulsándola. Entonces el puntero del ratón cambia de aspecto. Manteniendo pulsada la rueda de desplazamiento y arrastrando hacia derecha e izquierda se avanza rápidamente a través de la hoja en los sentidos indicados.
C. Grandes desplazamientos En ocasiones, es deseable realizar grandes desplazamientos a través de la hoja de cálculo. Para ello, se deberá pulsar la combinación de teclas Bloque desplazamiento + tecla CTRL+ tecla de dirección (arriba, abajo, derecha o izquierda) dependiendo de hacia dónde se desee realizar el desplazamiento.
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Pulsando la combinación de teclas CTRL+teclas de dirección se accede a la última celda de la fila o columna.
D. Barras Barra s de desplaza desplazamiento miento Utilizando las barras de desplazamiento lateral y horizontal, también es posible desplazarse a través de las hojas de cálculo. Pulsando en los botones que aparecen en la barra lateral, se desplaza una fila hacia abajo y hacia arriba respectivamente. En el caso de la barra horizontal, se desplaza la columna hacia la derecha o izquierda. También, pulsando con el ratón directamente sobre el elemento (3) y sin soltar el ratón arrastrándolo a lo largo de la barra de desplazamiento, se puede realizar el desplazamiento deseado a través de filas y columnas.
2. LIBR L IBROS, OS, HOJA HOJAS S Y CEL CELDAS DAS 2.1 Trabajo con libros A. Creación de un nuevo libro La creación de un nuevo n uevo libro en Microsoft Excel se puede realizar abriendo directamente la aplicación y empezando a escribir en la primera hoja, en cualquiera de sus celdas.
Normalmente, los libros de trabajo constan de varias hojas (aunque se puede trabajar con libros de trabajo que contengan una sola hoja).
Hojas de cálculo
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La creación de un nuevo libro se realiza siguiendo el siguiente procedimiento: -
Pulsar sobre sobre el botón botón “Libro en blanco”, al que se accede haciendo haciendo clic en la pestaña pestaña “Archivo” y seleccionando la opción “Nuevo”.
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A continuación, se pulsará en el botón botón “Crear”. Como se ha explicado, en el libro se muestran muestran por defecto tres hojas de cálculo, identificadas con las etiquetas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, que se muestran en la parte inferior de la pantalla. Pulsando sobre estas etiquetas se accede a cada una de las hojas de cálculo.
Crear un nuevo libro de trabajo
B. Abrir un libro ya existente Si se desea abrir un libro ya existente, para seguir editándolo o simplemente para visualizar su contenido se deben seguir los siguientes pasos: -
Pulsar sobre la pestaña “Archivo”.
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Escoger la opción “Reciente”. “Reciente”. Se muestra muestra entonces entonces un listado con los archivos archivos accedidos o creados recientemente (en la parte izquierda - “Libros recientes”) y de las últimas carpetas accedidas (en la parte derecha - “Lugares recientes”).
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Seleccionar el libro que se desee desee abrir, haciendo clic sobre él él y se abrirá la interface interface de la aplicación mostrando el contenido del libro.
También se puede abrir un libro directamente desde cualquier explorador de Windows, haciendo doble clic sobre el archivo y se abrirá tanto la aplicación (en caso de no estar abierta) como el libro. Asimismo, si no se muestra en la lista de recientes se puede pulsar sobre la opción “abrir” y navegar hasta la carpeta que contenga el archivo y hacer clic sobre él.
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Listado de documentos y lugares recientes
C. Guardado de los cambios realizados en un libro Para proceder al guardado de los cambios realizados en un libro se deberán realizar los siguientes pasos: -
Pulsar sobre la pestaña “Archivo”.
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Seleccionar la opción “guardar”.
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Si es la primera vez vez que realiza esta acción, acción, se abrirá abrirá el cuadro de diálogo “Guardar “Guardar como” en el que se deberá teclear el nombre del documento y navegar hasta la carpeta en la que se desee guardar el archivo que contiene el documento. Si previamente ya se ha nombrado al archivo que contiene el documento, simplemente pulsando en la opción “Guardar”, se guardarán los cambios realizados sobre él.
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Por último, pulsar sobre el botón “Guardar”.
Un método rápido para proceder a guardar un documento es pulsando directamente sobre el icono que se muestra en la barra de herramientas de acceso rápido, en la parte superior izquierda de la pantalla.
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Cuadro de diálogo “Guardar como”
D. Creación de un duplicado de un libro La creación de una duplica de un libro con guardar como es un procedimiento muy similar al explicado en el epígrafe anterior. En este caso, al utilizar la opción “Guardar como” se creará un documento exactamente igual al original, pero con distinto nombre. Para duplicar un documento utilizando la opción “Guardar como” se debe seguir el siguiente procedimiento: -
Pulsar sobre la pestaña “Archivo”.
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Seleccionar la opción “Guardar como”.
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Se mostrará el mismo cuadro de diálogo explicado en el anterior epígrafe, en el cual se deberá escribir en el cuadro de texto “Nombre”, un nombre diferente para el nuevo archivo duplicado. Y en caso de desear cambiarlo de ubicación se navegará hasta la nueva carpeta que contendrá el documento.
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Por último, pulsar sobre el botón “Guardar”.
Desde el cuadro de diálogo “Guardar como”, además de duplicar un documento, también se puede guardar el documento con formatos distintos tales como PDF, o bien en formato Excel, pero con formato de versiones versiones anteriores.
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E. Cerrado de un libro El cerrado de un libro es un proceso sencillo, que se puede realizar siguiendo varios procedimientos: -
El procedimiento más usual es pulsar directamente sobre el “aspa”, que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. Si no se ha guardado el documento, al realizar esta acción, se mostrará un cuadro de “Diálogo” que advierte de esta circunstancia y ofrece las opciones de “Guardar”, “No guardar” y “Cancelar”.
Advertencia al cerrar un libro que no s e ha guardado
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El otro procedimiento para para cerrar un libro es pulsar sobre la pestaña “Archivo” “Archivo” y seleccionar la opción “cerrar”.
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Un tercer procedimiento a utilizar para proceder al cierre de un libro es pulsando sobre el botón “cerrar”, que se encuentra en la esquina superior derecha de la interface de Microsoft Excel.
Pulsando la combinación de teclas ALT+F4 se cierra la aplicación y, por tanto, se cierran todos los libros de trabajo que se encuentren abiertos.
2.2 Hojas y celdas Una hoja de cálculo (también se le denomina hoja de trabajo) está organizada en filas y columnas. Cada fila se identifica con un número y cada columna con una letra. La intersección de una fila con una columna se denomina celda. Cada celda se identificará con la letra de la columna y el número de la fila. Cada celda contendrá datos (de cualquier tipo: numérico, moneda, fecha, texto…), funciones, fórmulas o referencias a otras celdas. Las hojas se identifican con una etiqueta. Para seleccionar una hoja, basta hacer clic sobre el nombre o etiqueta. En el caso de desear seleccionar varias hojas, pueden presentarse los siguientes casos: -
Las hojas de cálculo están contiguas: En este caso, se deberá hacer clic con el ratón sobre la primera hoja a seleccionar. A continuación, se pulsará sobre la tecla mayúscula y por último (sin dejar de pulsar la tecla mayúscula) se hará clic sobre la última hoja.
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Las hojas de cálculo no están contiguas: En este caso, se deberá hacer clic en cada una de las hojas, mientras se pulsa simultáneamente la tecla CTRL.
El nombre de una hoja no puede estar repetido dentro de un mismo libro. Por tanto, no es posible tener dos hojas de cálculo con la misma etiqueta ya que Excel muestra un mensaje de error.
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Un libro de trabajo está formado por un conjunto de hojas de cálculo que se encuentran agrupadas en un único documento o archivo. En Excel, los libros de trabajo se guardan con extensión.xlxs. Cada hoja de trabajo se identifica por una etiqueta dentro de cada libro. En Excel, los libros de trabajo se crean por defecto con tres hojas de cálculo.
3. INTRODU INTRODUCCIÓN CCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS 3.1 Introducción de datos en la hoja de cálculo A. Tipos de datos Los datos que se incluyen dentro de una hoja de cálculo pueden ser de muchos tipos. Para introducir datos en una celda, basta con escribir directamente sobre ella y para validar los datos introducidos, se pulsará la tecla “Enter”, la tecla “Tabulador” o las teclas de desplazamiento del teclado. Los tipos de datos que se incluyen en u n libro de trabajo pueden ser básicamente dos tipos: -
Constantes. Datos introducidos en la celda y que permanecerán permanecerán inalterables. inalterables. Se introducen directamente en la celda (sólo cambiarán en el caso en el que sean editados por el usuario). Existen varios tipos de valores constantes, estos pueden ser: numéricos, alfanuméricos y fecha/hora.
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Variables. Normalmente serán fórmulas, funciones o referencias a otras celdas. Se clasifican como variables porque su resultado dependerá del contenido de otras celdas y podrá variar si varían los contenidos de las celdas que incluyen datos constantes. Normalmente, serán una combinación de valores constantes con operadores y/o funciones y/o referencias a celdas. Para introducir este tipo de datos se debe anteponer el signo “=”. Estos datos variables pueden ser: funciones y fórmulas.
En los siguientes epígrafes se detallan las características de estos tipos de datos.
a. Numéricos Se consideran datos numéricos, los números formados por la combinación de cifras que van del 0 al 9. También se pueden incluir los siguientes símbolos o letras. -
Signo menos. “-“ o “()”. Para Para identificar identificar un número número negativo.
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Carácter E. Indica que el número se se expresa expresa en notación científica. científica. Ejemplo: Ejemplo: 1,22222E+20.
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Carácter €. Indica que el número se expresa expresa en formato formato moneda moneda (se deberá deberá teclear al final de los dígitos).
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Carácter %. Indica que el número se expresará en formato formato de porcentaje.
Para insertar números decimales en una celda, se podrá teclear la “,” o el “.” para separar los dígitos decimales. Los puntos que indican los millares no son necesario incluirlos, se pondrán automáticamente al aplicar los formatos apropiados
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b. Alfanumérico Alfanuméricoss Este tipo de dato podrán ser cualquier letra, dígito o carácter especial. Normalmente los datos alfanuméricos se utilizan para insertar rótulos o texto en las celdas que identificarán los datos que se muestran en las columnas o filas. Los datos alfanuméricos normalmente no intervienen en operaciones, operaciones, aunque sí que se pueden pu eden utilizar datos alfanuméricos con algunas funciones de texto. Si se introducen datos alfanuméricos de modo que no acaben en una celda, si la celda adyacente está vacía se visualiza todo el contenido de la celda (aunque se visualiza en las dos celdas, el contenido sólo corresponde a la primera). Si la celda adyacente contiene datos, entonces no se visualizará por completo el dato. Por tanto, se deberá agrandar el tamaño de la celda para visualizar el dato completo.
c. Fecha/ho Fecha/hora ra Estos tipos de datos contienen fechas u horas, por ejemplo 26/07/72 y 09:3 0:00. Las fechas se pueden introducir escribiendo el signo “/” entre los días, meses y años. También se puede utilizar el signo “-“, aunque en este caso, al introducirse el dato tipo fecha se pondrán los signos “/”, entre los días, meses y años. Para introducir un dato tipo hora, se deberá teclear el signo “:”, para separar las horas, de los minutos y segundos. Para introducir el año correspondiente a un dato tipo fecha, se pueden teclear sólo las dos últimas cifras del año, siempre y cuando el año esté comprendido entre 1929 y 2029. Si son años anteriores a 1929 o posteriores a 2029, entonces se deberán teclear las cuatro cifras.
d. Fórmulas Una fórmula está compuesta por valores contantes, combinados con operadores, con funciones, referencias a celdas o con otras fórmulas. En la celda se escribirá la fórmula, comenzando con el signo “=” y a continuación, los valores constantes, las referencias a celda y los operadores. Al pulsar la tecla “Enter”, se mostrará el resultado de la fórmula, es decir, el resultado de aplicar la operación marcada por los operadores. Existen distintos tipos de operadores: aritméticos, relacionales, etc. En la barra de fórmulas podrá visualizarse la fórmula, mientras que, en la celda, se visualizará el resultado de realizar las operaciones indicadas. Para editar una fórmula, se puede teclear directamente sobre la barra de fórmulas o hacer doble clic sobre la celda:
e. Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos específicos. Las funciones se identifican a través de un nombre. Todas las funciones tienen la misma estructura: comienzan por el signo
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“=”, a continuación, el nombre de la función, después los argumentos (pueden aparecer o no, en cualquier caso, se deberán presentar, entre paréntesis). Ejemplo: =Suma (A1:A2). Los argumentos de las funciones pueden ser tipos de datos constantes o variables. Existen algunas funciones que requieren más de un argumento. En este caso los argumentos deben ir separados por el símbolo “;”.
Ejemplo de función
3.2 Edición y modificación de la hoja hoja de cálculo A. Selección de la hoja de cálculo Ya se ha explicado que las hojas de cálculo se pueden utilizar para realizar cálculos u operaciones con datos contenidos en sus celdas. También se podrán aplicar procedimientos para llevar a cabo la aplicación de formatos a los datos contenidos en la hoja de cálculo con la finalidad de hacerla más presentable, vistosa y fácilmente comprensible destacando títulos con letras de mayor tamaño, bordes y sombreado, etc. Para aplicar estos formatos a un grupo de celdas es necesario seleccionarlos previamente. En los epígrafes siguientes, se definirán los elementos que se utilizan en hojas de cálculo y los métodos de selección más convenientes dependiendo de los formatos a aplicar o de l a posición de las celdas.
a. Rangos Un rango es un conjunto de celdas adyacentes que forman un rectángulo. Este agrupamiento facilita la aplicación de formatos, además de permitir ordenar, aplicar filtros y realizar cálculos. Incluso, las funciones necesitan la especificación de un rango (o matrices) como argumento. Un rango puede identificarse o definirse de dos formas: -
Mediante la referencia de las celdas superior izquierda e inferior derecha del rectángulo, separadas por dos puntos. Por ejemplo, B2:D5.
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Asignando un nombre nombre al rango. rango. En lugar de referenciar referenciar las celdas, celdas, se definen nombres de rangos de celdas y posteriormente para referenciar el rango, se utiliza su nombre. Para definir nombres de rango se debe d ebe acceder a la sección Nombres definidos, dentro de la pestaña Fórmulas.
Para seleccionar un rango, se pulsa sobre la celda superior izquierda y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastrar hasta seleccionar todas las celdas que forman parte del rango, hasta la celda inferior derecha. Para seleccionar dos rangos se selecciona primero un rango, tal y como se ha explicado anteriormente y a continuación se pulsará la tecla CTRL y se seleccionará el otro rango
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Selección de un rango utilizando el cuadro de nombre de la barra de fórmulas
También se pueden seleccionar rangos sin utilizar el ratón. El procedimiento a seguir es muy sencillo y consiste en utilizar la barra de fórmulas y escribir directamente el rango en el cuadro de nombre y pulsar la tecla “Enter”. De este modo queda seleccionado el rango. Independientemente del método utilizado para seleccionar los rangos, la forma de identificar que se ha seleccionado un rango es marcando en blanco la celda de la esquina superior izquierda del rango y el resto de las celdas en color azul.
b. Columnas Una columna es la línea vertical que va de arriba abajo en la hoja de cálculo. Las columnas se identifican con letras mayúsculas de la A la Z. La primera columna que se muestra en la hoja de cálculo es la columna A, a continuación la B y así sucesivamente hasta llegar a la columna XFD (ya que cuando se llega a la Z las columnas se identifican con dos letras y cuando se llega a la ZZZ con tres letras). Por tanto, el número de columnas máximo que p odrá tener una hoja de cálculo son 16.384 columnas. Para seleccionar una columna se deberá hacer clic sobre la letra que identifica la columna que se muestra en la parte superior de la interface. Al hacerlo, el puntero del ratón cambia de aspecto pasando a visualizarse como una flecha negra que indica hacia abajo.
Selección de columnas
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c. Filas Una fila es la línea horizontal que va de izquierda a derecha en la hoja de cálculo. Las filas se identifican con números. La primera fila que se muestra en la hoja de cálculo es la fila 1, a continuación la 2 y así sucesivamente hasta llegar a la fila 1048576. Por tanto, el número de filas máximo que podrán tener una hoja de cálculo son 1.048.576 filas. Para seleccionar una fila se deberá hacer clic sobre el número que identifica la fila que se muestra en la parte derecha de la interface. Al hacerlo el puntero del ratón cambia de aspecto pasando a visualizarse como una flecha negra que indica hacia la derecha.
Selección de filas
B. Modificación de datos Para insertar datos en una hoja de cálculo, independientemente de su tipo, basta teclear directamente el dato en la celda, haciendo previamente clic sobre ella para seleccionarla o utilizando las teclas de dirección. Una vez insertado el dato, se pulsará la tecla “Enter” para validar la entrada de datos en la celda. Otra forma de validar la entrada de datos es pulsando la tecla “tabulador” o bien pasar a otra celda utilizando las teclas de dirección. Independientemente del método utilizado para validar la entrada de datos, en ocasiones será necesaria la modificación de los mismos. En los siguientes epígrafes, se explicarán los distintos métodos y tipos de modificación de datos.
a. Edición del contenido de una celda Una vez insertado un dato en una celda es posible que se haya cometido algún error, en cuyo caso se deberá proceder a la edición del contenido de la celda. Los procedimientos a seguir para realizar la edición pueden llevarse a cabo en los siguientes supuestos:
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Todo el contenido de la celda es erróneo. En este caso, basta con hacer clic sobre la celda y teclear el nuevo dato y pulsar la tecla “Enter”. De este modo se reemplaza el contenido previo.
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Sólo algún carácter carácter o signo es erróneo. En este caso, caso, se deberá activar el “modo edición”. edición”. El modo edición se puede activar de dos modos: haciendo doble clic sobre la celda o bien pulsando la tecla de función F2. Al hacer doble clic el cursor se posiciona en el lugar dentro de la celda sobre el que se ha hecho el doble clic y utilizando las teclas “suprimir” o “retroceso”, se modificará el contenido erróneo y se dejará el correcto. correcto. En el caso de pulsar pu lsar la tecla F2, el cursor se posiciona en el último carácter de la celda. Se pueden utilizar las teclas de dirección hacia la derecha y hacia la izquierda para avanzar y retroceder por los caracteres y editar los que sean erróneos.
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b. Borrado del contenido de una celda o rango de celdas El método más sencillo para proceder al borrado del contenido de una celda o rango de celdas es seleccionar la celda (haciendo clic sobre ella) o rango (utilizando cualquiera de los métodos explicados en el epígrafe 1.1) y pulsar la tecla “Suprimir”. En este caso, la celda queda vacía. También se puede utilizar la tecla retroceso. De forma similar al anterior método, se seleccionará la celda o rango y a continuación se pulsará la tecla retroceso. En este caso, la celda también queda vacía, pero el cursor se muestra parpadeando y se puede teclear un nuevo contenido. Existe un tercer método que permite el borrado del contenido de una celda o rango de celdas. Para ello, se debe acceder a la pestaña “Inicio” y hacer clic sobre el botón “Borrar”, que se muestra dentro de la sección “Modificar”. Al pulsar sobre este botón se muestran varias opciones: “borrar todo”, “borrar formato”, “borrar contenido”, “borrar comentarios” y “borrar hipervínculos”. Para borrar el contenido de la celda, se podrá elegir entre las opciones “Borrar todo” o “Borrar contenido”.
Opciones comando borrar
c. Uso del corrector ortográfico El uso del corrector ortográfico es una de las funcionalidades con las que cuentan la s aplicaciones de hojas de cálculo. Esta revisión la realizan atendiendo a un idioma concreto. Las palabras que se incluyen en las celdas se comparan con las palabras incluidas en el diccionario de la aplicación. Si no se encuentran las palabras en el diccionario, se marcan como erróneas. El procedimiento a seguir para activar el corrector ortográfico es el siguiente: -
Pulsar sobre sobre el botón “Ortografía”, “Ortografía”, que se encuentra encuentra dentro de la sección sección “Revisión” “Revisión” en la pestaña “Revisar”. Al pulsarlo, pulsarlo, comienza comienza la correcc corrección ión y si se encuentra alguna palabra errónea se mostrará mostrará el cuadro cuadro de diálogo “Ortografía” (a continuación, se muestra el idioma que se está utilizando para realizar la corrección). En este cuadro de diálogo, se muestra la palabra supuestamente errónea y debajo en el cuadro “Sugerencias”, un listado de posibles palabras correctas, para sustituir la palabra errónea por alguna de las palabras sugeridas, haciendo doble clic sobre ellas o pulsando sobre el botón “Cambiar”.
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Cuadro de diálogo “Ortografía”
Asimismo, en el cuadro de diálogo “Ortografía” se muestran unos botones que tienen las siguientes funcionalidades: -
Omitir una vez: vez: Si se pulsa sobre esta opción, opción, se deja la palabra tal cual. Esta Esta opción se utilizará cuando se incluyen por ejemplo nombres propios o palabras en otros idiomas que no estén incluidas en el diccionario.
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Omitir todas: En caso de tener muchas apariencias de la palabra a lo largo de la hoja de cálculo si elegimos esta opción se omitirán los errores.
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Agregar al diccionario: Si la palabra que se ha marcado como errónea errónea es correcta se puede agregar al diccionario, de modo que al escribirla de nuevo no se vuelva a marcar como errata. Esto opción se suele escoger cuando por ejemplo se está incluyendo el nombre de una empresa en la hoja de cálculo.
También se puede activar el corrector ortográfico pulsando la tecla de función F7.
d. Uso de las utilidade utilidadess de búsqueda y reemplazo En muchas ocasiones es necesario sustituir un texto que aparece repetidas veces dentro de la hoja de cálculo. Para ello, es necesario hacer uso de l as utilidades de búsqueda y reemplazo. Cuando se desee activar esta funcionalidad se debe pulsar sobre el botón “Buscar y seleccionar”, que se encuentra en la pestaña “Inicio” dentro de la sección “Modificar”. Al pulsarlo, se muestran, entre otras las siguientes opciones: -
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Opción “buscar”. “buscar”. Al pulsar sobre esta esta opción opción se muestra el el cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”, donde se muestran dos pestañas. Se debe escribir el texto a buscar en el cuadro de texto “Buscar” y pulsar los botones “Buscar todos” o “Buscar siguiente”. Si se pulsa sobre el botón “Buscar todos” se muestra en la parte inferior del cuadro de diálogo un listado con la ubicación de las celdas donde se encuentra el texto a buscar. Si se pulsa sobre el botón “Buscar siguiente” el cursor se irá posicionando en la celda donde se encuentra la palabra.
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Cuadro de diálogo “Buscar”. Clic sobre el botón “Buscar todos”
También desde desde este este cuadro cuadro de diálogo se puede acceder acceder a la funcionalidad de reemplazar (que se explica a continuación), pulsando sobre la pestaña “Reemplazar”. -
Opción Reemplazar: Reemplazar: Al pulsar pulsar sobre esta opción, opción, se muestra el el cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”, en la pestaña “Reemplazar”. A través de él se podrán reemplazar las ocurrencias de una palabra o frase por otra. Para ello, en el cuadro de texto “Buscar”. Se debe escribir el texto a reemplazar y en el cuadro de texto “Reemplazar con”, se escribirá el texto por el que se reemplazará la palabra primitiva. En este cuadro de diálogo se puede optar por reemplazar todo el texto con un solo clic, pulsando el botón “Reemplazar todos”. Si se desea ir reemplazando cada ocurrencia del texto, se pulsará sobre el botón “Reemplazar” y “Buscar siguiente”, de este modo, se tiene un mayor control sobre los textos sustituidos.
Cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”. Pestaña “Reemplazar”
C. Inserción y eliminación En la mayoría de las ocasiones, mientras se está trabajando con hojas de cálculo, se hace necesaria la inserción y eliminación de los elementos que se muestran en la hoja de cálculo: celdas, filas, columnas y hojas. En los l os siguientes epígrafes se estudiarán los diferentes métodos métodos para llevarlo a cabo.
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a. Celdas La inserción de celdas se realiza siguiendo cualquiera de estos procedimientos: -
Pulsando sobre el botón “Insertar”, que se encuentra en la sección “Celdas” dentro de la pestaña “Inicio”. Al desplegarlo, se deberá escoger la opción. Al hacerlo, se mostrará el cuadro de diálogo “Insertar celdas”, que ofrece las opciones “Desplazar las celdas” hacia la derecha o hacia abajo. Una vez escogida la opción deseada se pulsará sobre el botón “Aceptar”.
Cuadro de diálogo “Insertar celdas”
Si se marca la opción “Insertar “Insertar toda una fila”, se se insertará insertará una fila completa. completa. Si se marca marca sobre sobre la opción “Insertar toda una columna”, se in sertará una columna. -
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Otro método para insertar una celda consiste consiste en situarse en una celda y pulsar sobre el botón derecho del ratón y en el menú contextual que se muestra, escoger la opción “Insertar”. Se mostrará el cuadro de diálogo “Insertar celda”. Se insertará una celda por encima de
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la celda en la que se encuentre el puntero del ratón (en el caso de escoger la opción “Desplazar las celdas hacia abajo” o bien a la izquierda en caso de escoger la opción “Desplazar “Desplazar las celdas hacia la derecha”). Para proceder a la eliminación de una celda también existen varios procedimientos: -
El procedimiento más rápido a realizar para el borrado de una celda, es hacer clic derecho sobre la celda y en el menú contextual que aparece escoger la opción “Eliminar”. Se mostrará el cuadro de diálogo “Eliminar celdas” y se escogerá la opción “Desplazar las celdas hacia la izquierda” o “Desplazar las celdas hacia arriba”, según las necesidades. Si en el cuadro de diálogo “Eliminar celdas” se marca la opción “Toda la fila”, se eliminará la fila completa. De modo similar, si se marca la opción “Toda la columna” se eliminará la columna completa.
Cuadro de diálogo “Eliminar celdas”
-
Otra forma es seleccionar seleccionar la celda, haciendo clic en en ella y pulsar sobre el botón botón “Eliminar”, que aparece en la sección “Celdas”, dentro de la pestaña “Inicio”. Posteriormente se escoger la opción “Eliminar celda”. También se muestra el cuadro de diálogo “Eliminar celdas”.
b. Filas La inserción de filas se realiza siguiendo cualquiera de estos procedimientos: procedimientos: -
Pulsando sobre el botón “Insertar”, que se encuentra encuentra en la sección “Celdas” “Celdas” dentro de la pestaña pestaña “Inicio”. Al desplegarlo, se deberá escoger la opción “Insertar filas de hoja”. Al hacerlo, se insertará una fila encima de la celda donde se encuentre el puntero del ratón.
-
Otro método método para insertar insertar una fila consiste en en seleccionar la fila (haciendo clic sobre el número de la fila en la parte izquierda de la pantalla) y pulsar sobre el botón derecho del ratón y en el menú contextual que se muestra escoger la opción “Insertar”. Se insertará una fila encima de la fila seleccionada.
Para preceder a la eliminación de una fila también existen varios procedimientos: -
El procedimiento más rápido a realizar realizar para el borrado de fila, fila, es hacer clic derecho sobre la fila seleccionada y en el menú contextual que aparece escoger la opción “Eliminar”.
-
Otra forma es seleccionar la fila, haciendo clic en ella y pulsar sobre el botón “Elimin “Eliminar”, ar”, que aparece en la sección “Celdas”, dentro de la pestaña “Inicio”. Posteriormente se escoger la opción “Eliminar filas de hoja”.
Hojas de cálculo
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c. Columnas La inserción de columnas se realiza siguiendo cualquiera de estos procedimientos: -
Pulsando sobre el botón “Insertar”, que se encuentra en la sección “Celdas” dentro de la pestaña “Inicio”. Al desplegarlo, se deberá escoger la opción “Insertar columnas de hoja”. Al hacerlo, se insertará una columna a la izquierda de la celda donde se encuentre el puntero del ratón.
-
Otro método método para insertar una columna consiste consiste en seleccionar la columna (haciendo clic sobre la letra de la columna en la parte superior de la cuadrícula) y pulsar sobre el botón derecho del ratón y en el menú contextual que se muestra escoger la opción “Insertar”. Se insertará una columna a la izquierda de la columna seleccionada.
Para proceder a la eliminación de una columna también existen varios procedimientos: -
El procedimiento más rápido a realizar para el borrado de columna es hacer clic derecho sobre la columna seleccionada y, en el menú contextual que aparece, escoger la opción “Eliminar”.
-
Otra forma forma es seleccionar la columna, haciendo clic en ella y pulsar sobre el botón “Eliminar”, que aparece en la sección “Celdas”, dentro de la pestaña “Inicio”. Posteriormente se escoge la opción “Eliminar columnas de hoja”.
d. Hojas de cálculo La inserción de una hoja de cálculo, se puede realizar siguiendo varios métodos: -
Pulsando sobre el botón “Insertar hoja de cálculo”, que aparece justo al final de la Hoja3. Al pulsarlo automáticamente se añade una nueva hoja de cálculo que se identifica con el nombre Hoja4 (o cualquier otro número dependiendo de las hojas insertadas).
-
Haciendo clic derecho sobre sobre cualquiera de las hojas hojas de cálculo cálculo y escogiendo la opción “Insertar” del menú contextual que se muestra. En este caso, aparece un cuadro de diálogo, en el que aparecen diferentes opciones. Se pulsará sobre “Hoja de cálculo” para insertar una nueva hoja.
Cuadro de diálogo “Insertar”
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-
Otra opción opción para insertar insertar una hoja hoja es pulsando pulsando sobre el botón “Insertar”, que se encuentra en en la sección sección “Celdas” dentro de la pestaña “Inicio”. Al desplegarlo, se deberá escoger escoger la opción “Insertar Hoja”.
Asimismo, para proceder a la eliminación de una hoja de cálculo se pueden seguir varios métodos. -
El procedimiento más rápido a realizar para el borrado de una hoja es hacer hacer clic derecho sobre sobre la etiqueta de la hoja y en el menú contextual que aparece, escoger la opción “Eliminar”.
-
Otra forma es seleccionar seleccionar la hoja a borrar, haciendo clic en su etiqueta y pulsar sobre el botón “Eliminar”, que aparece en la sección “Celdas”, dentro de la pestaña “Inicio”. Posteriormente se escoge la opción “Eliminar hoja”.
D. Copiado Copiad o o reubica reubicación ción En innumerables ocasiones, durante los traba jos realizad realizados os con hojas de cálculo, se realiza realizan n copiado o reubicación tanto de celdas como de rangos, así como de hojas de cálculo. De esta forma, se ahorrará mucho tiempo en la confección de las hojas de cálculo porque bastará con escribir el contenido de una celda (normalmente funciones o fórmulas) y se copiarán al resto de celdas de forma rápida, mediante unos clics o sólo arrastrando el ratón. En los siguientes epígrafes se explicarán los diferentes métodos a utilizar para copiar o reubicar celdas, rangos y hojas.
La operación de copiar celdas o rangos rangos de celdas implica la duplicación de los datos. En cambio, la funcionalidad de mover las celdas consiste en la reubicación de los datos a otras celdas.
a. Celdas o rangos de celdas Para copiar celdas o rangos de celdas, se pueden seguir varios procedimientos: -
Seleccionar la celda o rango de celdas y a continuación continuación pulsar la combinación de teclas CTRL+C. CTRL+C. Posteriormente, hacer clic con el ratón en la celda donde se deseen copiar los datos y pulsar la combinación de teclas CTRL+V. Al pulsar CTRL+V, se pegan directamente los datos, con el mismo formato que las celdas originales. Al copiar o cortar cortar se marca marca con una línea punteada punteada el rango rango de celdas celdas a copiar. copiar. Al pegar los datos copiacopiados o cortados se muestra el icono “Copiar”, que al pulsarlo muestra las distintas opciones de pegado.
Opciones de pegado
Hojas de cálculo
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Otro método consiste en, en, una vez seleccionado seleccionado la celda o rango rango de celdas, celdas, pulsar sobre sobre el botón derecho del ratón y en el menú contextual que se muestra, escoger la opción “Copiar”. Posteriormente, Posteriorme nte, hacer clic con el ratón en la celda donde se deseen copiar los datos y pulsar de nuevo el botón derecho del ratón y escoger de entre las opciones de pegado la que se adapte a las necesidades. Entre las opciones de pegado que se muestran se encuentran las siguientes: ·
Todo. Esta opción permite permite copiar tanto la fórmula o dato contenido contenido en la celda o rango de celdas y además el formato.
·
Valores. Sólo Sólo pega el resultado resultado de la fórmula. No se se copia el formato. formato.
·
Fórmulas. Sólo copia la fórmula. fórmula. No se copia el formato.
·
Formato. Mantener formato de origen.
Un tercer tercer método, muy similar al anterior, consiste en una vez seleccionada la celda o rango de celdas, pulsar sobre la opción “Copiar” que se muestra en la sección “Portapapeles” dentro de la pestaña “Inicio”. Posteriormente, hacer clic con el ratón en la celda donde se deseen copiar los datos y pulsar sobre el botón “Pegar”. Las opciones de pegado son l as mismas que se han explicado anteriormente. Sin embargo, en este caso se puede acceder a las opciones de “Pegado especial”, que se muestran al final de las opciones. Al pulsar sobre “Pegado especial” se muestra el cuadro de diálogo “Pegado especial”, que permite acceder a todas las posibles opciones de pegado. Por ejemplo, permite copiar fórmulas y formatos, pero no los bordes de las celdas copiadas, marcando la opción “Todo excepto bordes”.
Cuadro de diálogo “Pegado especial”
-
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Un cuarto método consiste consiste en utilizar el ratón ratón para copiar celdas. Este método método es muy utilizado sobre todo cuando se desean copiar fórmulas a rangos de celdas contiguos. Una vez seleccionada la celda o rango de celdas a copiar se deberá situar el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda. Se debe hacer clic izquierdo y, sin soltar, arrastrar hacia abajo o hacia la derecha y soltar el clic del ratón para completar la acción de copiar. En este momento se mostrará el icono de opciones de relleno, que al pulsar sobre él aparecen las distintas opciones de relleno. Se deberá seleccionar la opción “Copiar celdas”.
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Opciones de relleno
Si las celdas a copiar no son adyacentes entonces, para copiar las celdas, se deberá pulsar la tecla CTRL. Al pulsar sobre la esquina inferior derecha y, manteniéndola pulsada, arrastrar hasta donde se copiarán los datos. Para mover o reubicar celdas o rangos de celdas, se pueden seguir varios procedimientos: -
Seleccionar la celda o rango de celdas y a continuación pulsar la combinación combinación de teclas teclas CTRL+X. Posteriormente, hacer clic con el ratón en la celda donde se deseen mover los datos y pulsar la combinación de teclas CTRL+V. Al pulsar CTRL+V se pegan directamente los datos con el mismo formato que las celdas originales. Si se desea que desaparezcan las marcas marcas punteadas que se muestran al copiar o cortar celdas o rangos de celdas, se puede pulsar la tecla “Escape” o bien hacer clic con el ratón en cualquier celda.
-
Otro método método consiste en, una vez seleccionada la celda o rango rango de celdas, celdas, pulsar sobre sobre el botón botón derecho del ratón y en el menú contextual que se muestra, escoger la opción “Cortar”. Posteriormente, hacer clic con el ratón en la celda donde se deseen mover los datos y pulsar de nuevo el botón derecho del ratón y escoger de entre las opciones de pegado la que se adapte a las necesidades. Entre las opciones de pegado que se muestran, se encuentran las ya mencionadas anteriormente con la opción de copiado.
-
Un tercer tercer método, muy similar al anterior, consiste consiste en una vez seleccionada seleccionada la celda celda o rango de celdas, pulsar sobre la opción “Cortar” que se muestra en la sección “Portapapeles” dentro de la pestaña “Inicio”. Posteriormente, hacer clic con el ratón en la celda donde se deseen mover los datos y pulsar sobre el botón “Pegar”. Las opciones de pegado son las mismas ya explicadas anteriormente.
-
Un cuarto método consiste consiste en en utilizar el ratón para mover celdas. celdas. Una vez seleccionadas las celdas o rango de celdas se deberá situar el ratón sobre el borde inferior de la celda o rango. Se pulsará sobre el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, se arrastrará hasta la posición donde se desee mover las celdas o rango de celdas.
b. Hojas de cálculo Las hojas de cálculo también se pueden mover y colocar en distintas posiciones. Esto se puede realizar de dos formas. -
Haciendo clic sobre la etiqueta etiqueta de la hoja, el puntero puntero del ratón ratón cambia de aspecto aspecto y pasa a tener tener la apariencia de una hoja. Entonces, sin soltar el botón, arrastrar el ratón sobre las etiquetas de las hojas hasta la posición donde se desee colocar la hoja.
-
Pulsando el botón derecho del ratón y en el menú contextual que aparece, escoger la opción “Mover o copiar”. Al escoger esta opción, se muestra el cuadro de diálogo “Mover o copiar”, que
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permite mover al final, en cuyo caso se situaría la hoja al final de las existentes o colocar la hoja entre cualquiera de las otras.
Menú contextual opción “Mover o copiar”
Cuadro de diálogo “Mover o copiar”
Si en lugar de mover la hoja se desea crear un duplicado, se realizará una copia de la misma marcando la casilla de verificación “Crear una copia” del cuadro de diálogo “Mover o copiar”. Otro procedimiento que permite realizar copias de una hoja es el siguiente: -
Posicionarse en la hoja a copiar y pulsar la tecla tecla CTRL. CTRL.
-
Sin soltar la tecla CTRL, CTRL, hacer clic clic sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrar, arrastrar, soltando cuando nos posicionemos en el lugar donde se desee situar la copia. (En este caso, el puntero del ratón adquiere el aspecto de hoja y se añade el signo +).
4. FOR FORMAT MATOS OS Además de las distintas opciones estudiadas, Microsoft Excel ofrece la posibilidad de aplicar un formato a la hoja de cálculo de forma rápida sin tener que acceder a todas las opciones de formato comentadas, aplicando estilos de celda predefinidos.
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Para aplicar estilos de celda predefinidos a la hoja de cálculo se deberá seguir el siguiente procedimiento: -
Seleccionar toda la hoja de cálculo pulsando sobre (esquina superior izquierda, también se pueden seleccionar sólo ciertos rangos sobre los que aplicar el estilo).
-
Pulsar sobre sobre el botón botón de “estilos “estilos de celda”, que se se encuentra dentro de la sección “Estilos”, en la pestaña “Inicio”. Se muestra una galería con los estilos disponibles, seleccionando el que mejor se ajuste a las preferencias y necesidades del usuario. Cada uno de los estilos de celda engloba un conjunto de formatos relativos al número, alineación, tipo y tamaño de la fuente y configuración de los bordes y sombreado.
Galería de estilos de celda
4.1 Formatos condicionales Además de aplicar formatos que permiten realizar un diseño de la hoja de cálculo más atractivo, también se pueden utilizar formatos condicionales, que ofrecen un análisis de los datos de forma visual y rápida, ya que los formatos sólo se aplicarán a aquellas celdas que cumplan ciertos criterios. Por ejemplo, se asignarán ciertos colores de relleno o de la fuente en relación al valor que tenga la celda. Para aplicar formatos condicionales se debe seguir el siguiente procedimiento: -
Seleccionar las celdas celdas a las que se desea desea aplicar aplicar formato formato condicional.
-
Pulsar sobre sobre el botón botón “Formato condicional”, condicional”, que se se encuentra en la sección sección “Estilos” dentro de la pestaña “Inicio”.
-
En el desplegable desplegable se deberá seleccionar seleccionar la opción “Resaltar reglas de celdas” y, dependiendo de lo que se desee resaltar, se deberá optar por el criterio más adecuado.
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Opciones “Resaltar reglas de celdas”
-
Dependiendo de la opción elegida se mostrará el el cuadro de diálogo correspondiente, sobre el que se deberá configurar las opciones de formato pulsando en el desplegable con: Relleno rojo claro con texto rojo oscuro e indicando lo valores de comparación.
Ejemplo cuadro de diálogo “Es menor que”
4.2 Autoformatos o estilos predefinidos Microsoft Excel ofrece una serie de autoformatos o estilos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas de forma automática. Esta funcionalidad es muy útil cuando se tienen datos organizados en forma de tabla, de modo que se cuente con una columna para un tipo de datos. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento:
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-
Seleccionar el rango de celdas y pulsar sobre el el botón “Dar formato formato como tabla”.
-
Se muestra muestra una galería galería de formatos formatos sobre sobre el que se deberá seleccionar seleccionar el deseado. A continuación, aparece el cuadro de diálogo “Dar formato como tabla”, que permite modificar el rango seleccionado (o seleccionar un rango, en el caso de no haberlo seleccionado previamente) pulsando sobre el botón de selección de rango.
-
Al pulsar en el botón “Aceptar”, “Aceptar”, se aplica el formato seleccionado y se añaden encabezados a las columnas, en el caso de no marcar la casilla de verificación “La tabla tiene encabezados”.
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Galería de formatos de tabla
5. CONFIGUR CONFIGURACIÓN ACIÓN E IMPRE IMPRESIÓN SIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO 5.1 Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla, permitiéndonos ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para realizar esta operación, nos situaremos en el menú Archivo, donde elegiremos la opción Imprimir. Otra manera de poder obtener una vista preliminar del documento es a través del menú Diseño de página, opción Configurar página y pulsamos el icono iniciador, donde nos aparece la ventana Configurar página y pulsamos el b otón Vista preliminar.
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5.2 Configurar página Para modificar esta configuración seleccionaremos seleccionaremos el menú Diseño de página, opción Configurar página, icono iniciador. A continuación, aparecerá la ventana de diálogo Configurar página que describiremos a continuación. La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros. Podremos seleccionar
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como los encabezados, orientación, pies de página, tamaño del papel, etc.
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que tipo de orientación daremos al papel, vertical u horizontal. En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja).También nos encontramos con 3 botones, uno para ir directamente a la Vista preliminar, otro para ir a la impresión, y por último el botón de opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
En esta ventana podrás modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, así como encabezados y pies de página. Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página. En esta ficha aparecen dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparecerán una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
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En el recuadro Encabezado aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Si queremos modificar el encabezado, haremos clic sobre el botón Personalizar encabezado. En el recuadro Pie de página aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Si queremos dar otro formato al pie de página, haremos clic sobre el botón Personalizar pie de página. Se pueden modificar tanto los encabezados como o el pie de página. Una vez dentro de la figura anterior, abriremos el desplegable o bien encabezado o bien pie de página en función de cuál de los dos queramos modificar. Si queremos modificar el encabezado, hacemos clic sobre el botón Personalizar encabezado o modificar el pie de página, hacemos clic sobre el botón Personalizar pie de página. En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuación son los mismos. Aparecerá una nueva ventana, dividiendo el encabezado o el pie de página en tres secciones. Escribiremos en aquel recuadro a modificar, o dar el formato que queramos por medio de los iconos que aparecen en la parte superior.
La última opción de la ventana es Hoja, la cual nos permitirá definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. Dentro de la opción hoja encontramos varias opcio-
nes como Área de impresión, impresión, donde podremos podremos indicar qué rango de celdas celdas quieres imprimir. 494
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Otro es la opción Imprimir títulos, donde activaremos cualquiera de las siguientes opciones. En primer lugar, repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro Imprimir, podremos activar cualquiera de las siguientes opciones. La primera de ellas es la llamada líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja
5.3 Imprimir Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, y antes de la realización de la impresión, es aconsejable guardarla. El siguiente paso será hacer clic sobre el botón Imprimir de la l a barra de herramientas de acceso rápido, siempre que lo hayamos incluido. Con ello se inicia directamente la impresión. Para el caso de querer cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde la ventana de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir del menú Archivo o bien al presionar a la vez los botones CTR+P.
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En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora, considerada con la impresora predeterminada. Si quisiéramos cambiar esta impresora, haremos clic sobre la flecha derecha del Nombre, donde nos aparecerá una lista desplegable para elegir otra impresora diferente a la predeterminada. Con el botón Priopiedades, podemos cambiar algunas característic características as de la impresora. En el recuadro Imprimir hojas activas, nos servirá para indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde y hasta. En el recuadro Intercaladas, permite intercalar las hojas a imprimir. En el recuadro Orientación vertical, permite orientar la hoja de impresión. En el recuadro A4 permite seleccionar el tipo de papel. El recuadro Margen personalizados, permite establecer los márgenes de impresión. En el recuadro Ajustar hoja, permite ajustar la hoja a la impresión.
6. FÓRMULAS FÓRMULA S Y FUNCION FUNCIONES ES 6.1 Fórmulas A. Operadores y prioridad Los operadores son elementos fundamentales dentro de las hojas de cálculo, ya que con ellos se realizan las operaciones con los datos incluidos en las celdas.
Un operador es un símbolo que se utiliza para realizar cierta operación y que, en combinación con los datos, formarán una fórmula. En una misma fórmula, pueden encontrarse varios y distintos operadores. Por Por ello se debe tener en cuenta la prioridad de los mismos, ya que ciertas operaciones tienen precedencia sobre otras. Los tipos de operadores utilizados con datos numéricos en hojas de cálculo son dos: aritméticos y lógicos. -
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Los operadores aritméticos permiten realizar operaciones operaciones aritméticas entre valores numéricos o referencias a celdas que contengan datos numéricos. Estos son los siguientes:
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-
Operador
Operación
Descripción
+
Suma
Suma de los operandos
-
Resta
Resta de los operandos
*
Multiplicación
Producto de los operandos
/
División
División de los operandos
^
Potencia
Eleva la base al exponente
%
Tanto por ciento
Realiza la división entre 100.
Los operadores lógicos, permiten realizar comparaciones y ofrecen como resultado los valores lógicos verdadero o falso. Por ejemplo, la operación 3<5 da como resultado el valor verdadero porque el número 3 es menor que el número 5. Se muestran a continuación los operadores lógicos y su descripción: Operador
Descripción
=
Igual a
<>
Distinto
<
Menor que
>
Mayor que
<=
Menor o igual que
>=
Mayor o igual que
Al introducir una función o fórmula, si esta no es correcta, Excel muestra un mensaje de error y en ocasiones propone la solución para que de manera automática se corrija dicho error y la fórmula realice correctamente el cálculo. Como ya se ha comentado, comentado, una fórmula puede estar formada por por más de un operador y por ello cada operador tiene su prioridad de modo que unas operaciones se realizan antes que otras en función de su precedencia para mostrar un resultado correcto. Se muestra a continuación el orden de prioridad de los operadores. Operador
Operación
Prioridad
^
Potencia
1
*
Multiplicación
2
/
División
2
+
Suma
3
-
Resta
3
<, <=,>, >=, <>, =
Operadores de comparación
5
La utilización de paréntesis permite asignar mayor prioridad a aquellas operaciones que se incluyen dentro del paréntesis independientemente de su orden de prioridad. Por ejemplo: = (5+5) /10. Aunque la prioridad del operador de división “/” es mayor, se realiza antes la suma, ya que están dentro del paréntesis.
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B. Escritura de fórmulas Una fórmula es una combinación de operadores y datos o referencias a celdas que contienen datos y que al realizar el cálculo que se indica se obtiene un resultado. Una fórmula es un elemento esencial e imprescindible dentro de las hojas de cálculo. Para que una fórmula realice correctamente los cálculos deseados es necesario conocer la prioridad de los operadores (estudiada en el epígrafe anterior) y la sintaxis que deben seguir. La escritura de fórmulas comienza siempre con el signo “=”. A continuación, se deberán escribir la combinación de operadores y operandos que intervienen en la fórmula. En la mayoría de las ocasiones los operandos serán referencias a celdas, que no es necesario teclear, simplemente haciendo clic con el ratón sobre la celda que contiene el operando, se escribirá dicha referencia.
Ejemplos de funciones
En una fórmula los operandos además de corresponder a referencias a celdas, también pueden ser valores constantes o bien funciones.
C. Copia de fórmulas En los trabajos con hojas de cálculos es muy habitual realizar copia de fórmulas, de modo que la fórmula sólo se escribirá una vez y se copiará a otras celdas para que realicen los cálculos con otros datos. Se explican a continuación los siguientes métodos que permiten copiar fórmulas: -
Utilizando el teclado. Se deberá seleccionar seleccionar la celda que contiene la fórmula y pulsar la combinación de teclas CTRL+C para copiar la fórmula y a continuación se deberá situar el puntero del ratón sobre la celda (o seleccionar un rango de celdas), en la que se desee colocar la fórmula y pulsar la combinación de teclas CTRL+V para pegar dicha fórmula. Al pegar la fórmula, se cambian las referencias a las celdas (ya que por defecto se utilizan referencias relativas, que se explicarán en el epígrafe siguiente). Este método se puede utilizar tanto para copiar fórmulas en celdas adyacentes como a celdas no adyacentes.
-
Utilizando el ratón. Este Este método es muy utilizado para copiar fórmulas fórmulas en celdas adyacentes. adyacentes. Para ello, se debe seleccionar la celda a copiar y situar el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha, se hace clic y se arrastra hacia abajo o hacia la derecha (dependiendo de donde se desee copiar la fórmula), seleccionando el rango sobre el que se copiarán las fórmulas. En este caso, también se copian las fórmulas utilizando referencias relativas.
En los métodos explicados anteriormente, se copiarán no sólo las fórmulas sino también los formatos. En caso de desear copiar sólo las fórmulas, se puede utilizar la opción de pegado (botón de pegado de fórmulas)
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D. Referencias relativa relativas, s, absoluta absolutass y mixtas Las celdas de las hojas de cálculo, pu eden contener como ya se ha explicado, datos o fórmulas. Independientemente de su contenido, las celdas se pueden copiar, cortar y pegar, como se ha referido en el epígrafe anterior. Cuando las celdas contienen funciones, fórmulas o referencias a otras celdas, al copiarlas, no se copia exactamente el contenido de la celda, sino que las copias se hacen en función de las posiciones de las celdas. En este caso se utilizan referencias relativas. En el ejemplo se ha copiado la fórmula =Suma (A2:B2), al utilizar referencias relativas y encontrarse los operandos en las siguientes filas, van cambiando las referencias a las filas. La copiada, estaba en la fila 2 y sumaba el rango A2:B2. Por tanto, la fila 3, sumará el rango A3:B3 y así sucesivamente. Las referencias que se aplican por defecto son las relativas.
Ejemplo de referencias relativas
Al utilizar referencias absolutas y copiar las celdas, las referencias se mantienen fijas y no se cambian según la posición. Para indicar que se van a utilizar referencias absolutas, es necesario anteponer el símbolo de dólar “$” delante de la fila y columna que se desea mantener fija. Por ejemplo: $B$7, al copiar esta celda a otra celda, el contenido de la celda será $B$7, referenciando a esa misma celda independientemente de la posición que ocupe.
Ejemplo de referencias absolutas
Al utilizar referencias mixtas y copiar las celdas, las referencias de la fila o de la columna cambiarán si no tienen delante el símbolo “$”, mientras que no variarán aquellas que tengan delante el símbolo “$”; a diferencia de las absolutas ab solutas en las que tanto fila como columna permanecen fijas. Normalmente, las referencias mixtas se utilizan cuando se van a realizar operaciones con matrices, en las que los operandos están distribuidos en filas y columnas.
Ejemplo de referencias mixtas
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E. Resolución de errores en las fórmulas En los epígrafes anteriores se ha explicado la sintaxis o forma que tienen que seguir las fórmulas y referencias. En dicha sintaxis, intervienen signos (“=”, paréntesis, “!” y operadores), que deben estar colocados de manera apropiada ya que en caso contrario se presentarán mensajes de error. Aunque en algunas ocasiones la corrección de estos errores se realiza de forma automática mediante la validación, por parte del usuario, de la sugerencia que se ofrece para su corrección. Es importante conocer los tipos de errores, los métodos de resolución de errores en las fórmulas y las herramientas de ayuda que se proponen en la resolución de dichos errores. En los epígrafes siguientes se detallarán estos contenidos.
a. Tipos de errores En el caso de escribir en una celda una fórmula o función no correcta, Microsoft Excel puede informar que se ha cometido un posible error siguiendo alguna de estas formas: -
Mostrar un cuadro de diálogo en el que se se indica que ha ocurrido un error en la fórmula fórmula y en algunos casos propone una corrección. Normalmente, estos cuadros de diálogo se mostrarán cuando se cometan errores comunes, tales como la inclusión de un operador al final de la fórmula. Algunos errores se corrigen automáticamente, como por ejemplo si falta un paréntesis al final de una fórmula, se añade al validar la fórmula.
Cuadro de dialogo que informa sobre error pero no sugiere corrección
Cuadro de diálogo que informa sobre error y propone corrección
-
Mostar un pequeño triángulo en en la esquina superior izquierda de la celda (normalmente de color verde) y un código que identifica el tipo de error. Se muestra a continuación, una relación con los códigos de error más frecuentes y su significado.
En la siguiente tabla se muestran los tipos de errores:
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Código de error
Significado El texto no se corresponde con ninguna fórmula o función. Se realizan cálculos con tipos de datos distintos entre sí. Por ejemplo, se suma un número con un texto. Se detecta que se ha introducido dentro de una fórmula o función un dato no numérico. Se produce cuando se realizan cálculos de división entre 0 o referencias a celdas vacías. Se hacen referencias no válidas dentro de funciones o fórmulas. Se relacionan rangos dentro de una fórmula o función que no se interseccionan. Se produce con una función especial de búsqueda, cuando se intenta buscar datos que están contenidos en los rangos de búsqueda.
En ocasiones se muestra en la celda la apariencia siguiente:
Esto no significa que se haya cometido ningún error, simplemente, que el dato que se incluye en la celda es demasiado ancho para su tamaño. Por tanto, lo único que se deberá hacer será aumentar la anchura de la columna.
b. Herramient Herramientas as de ayuda en la resolució resolución n de errores Tal y como se ha descrito en el apartado anterior, cuando se produce un error en una fórmula o función se muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda. Al pulsar sobre dicha marca se muestra el icono de acceso a las herramientas de ayuda, que permite acceder a las herramientas de ayuda en la resolución de errores. Dependiendo del tipo de error, se ofrecen diferentes posibilidades. Aunque en general se muestran las siguientes opciones: -
Identificación del tipo de error. La primera línea del menú menú indica el tipo de error: Error Error de nombre no válido, Error de división entre cero, etc.
-
Ayuda sobre este error. error. Al pulsar sobre esta opción se abre abre la “Ayuda” de Excel, donde se se ofrece la ayuda necesaria para explicar y subsanar el error cometido.
-
Mostrar pasos pasos de cálculo. Al pulsar sobre sobre esta opción, opción, se abre el cuadro de diálogo “Evaluar fórmula”, que permite ejecutar paso a paso cada una de las operaciones que se indican en la fórmula, indicando el resultado. De este modo, se identifica más fácilmente en qué parte de la fórmula se encuentra el error. Sobre todo en fórmulas o funciones anidadas o que contienen muchas operaciones o referencias a celdas.
-
Omitir error. error. Si se ha comprobado que la fórmula fórmula es correcta correcta se escogerá escogerá esta opción para que desaparezca la marca de error.
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-
Modificar en la barra de fórmulas. Al pulsar sobre esta opción el cursor se posiciona en la barra de fórmulas donde se visualiza la fórmula y se puede proceder a su edición.
Herramientas de ayuda
6.2 Funciones A. Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo Las funciones se clasifican en categorías, dependiendo de los cálculos que realicen. La función matemática más usual y utilizada en las hojas de cálculo es “SUMA”, cuya sintaxis es la siguiente: =SUMA (número1; número2;…numero-n). Donde número1, número2…numero-n, pueden ser valores constantes o referencias a rangos o celdas) Esta función suma los números contenidos en un rango de celdas. Para insertar esta función, y cualquier otra en general, existen varias posibilidades: -
La primera de ellas es escribir directamente el nombre de la función y sus argumentos (en este caso, se activa un desplegable del que se puede elegir la función).
Las funciones permiten la realización de cálculos, siguen una estructura y deben cumplir unas reglas de sintaxis para su correcto funcionamiento. Están formadas por la combinación combinación de valores constantes y operadores o referencias a otros rangos. La diferencia entre las fórmulas y las funciones es que éstas últimas están predefinidas.
Escribir directamente la función en la celda
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-
Otra forma es pulsar sobre el botón “Autosuma” , que se encuentra en la pestaña “Inicio” dentro de la sección “Modificar”. Al pulsar sobre el botón, se escribe directamente la fórmula y basta seleccionar el rango a sumar dentro de los paréntesis.
-
Una tercera tercera forma consiste consiste en acceder a este botón botón desde la pestaña “Fórmulas”, dentro de la “Biblioteca de funciones”.
Biblioteca de funciones
B. Reglas para utilizar las funciones predefinidas La sintaxis de cualquier función es la siguiente: =nombre_función (argumento1;argumento2;…ar (argumento1;argumento2;…argumenton) gumenton) Hay que tener en cuenta una serie de reglas para utilizar con respecto a las funciones predefinidas: -
El número de argumentos argumentos es variable y dependerá de la función. Algunas funciones no requieren requieren la introducción de argumentos, en este caso, se pondrá el nombre de la función y a continuación los paréntesis, sin ningún argumento. Por ejemplo, la función “Hoy” que devuelve la fecha actual del sistema, se escribiría así: =HOY().
-
Los argumentos de la función pueden ser valores constantes, referencias a celdas o rangos u otras funciones o fórmulas.
-
Los argumentos se separan unos de otros por el el símbolo “;”.
C. Utilización de las funciones más usuales Las funciones más usuales se encuentran en el desplegable que se muestra al pulsar sobre el botón “autosuma” y por ello se encuentran en la pestaña “Inicio” dentro de la sección “Modificar”.
Funciones más usuales
En la siguiente tabla se muestra la sintaxis y descripción de estas funciones más usuales.
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Función
Descripción
Sintaxis
Ejemplo
Suma
Calcula la suma de los argumentos
=SUM =S UMA( A(nu nume mero ro1; 1;nu nume mero ro2; 2;… …nu nume mero ron) n)..
=Sum =S uma( a(A4 A4:B :B6) 6)
Promedio
Calcula la media de los argumentos
=PROMEDIO(numero1;numero2;…numeron).
=Promedio (A4:B6)
Contar
Cuenta el número de celdas de un rango que contiene números
= CO CONTAR (r (r an ango1 :r :rango2; …r …r an angon ).).
=C ON ONT AR AR(G3 2: 2:G34)
Max
Devuelve el valor máximo de un rango
=MAX(rango1rango2;…rangon).
=MAX(G34:G35)
Min
Devuelve el valor mínimo de un rango
=MIN(rango1rango2;…rangon).
=MAX(G34:G35)
D. Uso del asistente para para funciones funciones Una forma de insertar una función, es hacer uso del botón de asistente para funciones que se encuentra en la pestaña “Fórmulas”, dentro de la sección “Biblioteca de funciones”. Este mismo icono se muestra sobre la barra de fórmulas (en esta barra que muestra el contenido de la celda, también se puede escribir directamente y se verá el resultado en la celda seleccionada), y al pulsarlo se accede al cuadro de diálogo “Insertar función”.
El cuadro de diálogo “Insertar función” permite localizar la función deseada. Se puede buscar introduciendo una descripción, dentro del cuadro de texto “Buscar una función” de lo que se desea hacer y a continuación pulsar el botón “Ir”. Asimismo, también se puede seleccionar una categoría del desplegable o “seleccionar una categoría”. Las opciones posibles dependen del tipo de cálculo que se realizará. Las posibilidades son las siguientes:
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-
Usadas recientemente. Muestra las funciones funciones que se han empleado últimamente.
-
Todo. Muestra todas las funciones disponibles ordenadas alfabéticamente.
-
Financiera. Muestra las funciones relacionadas con el ámbito ámbito económico. económico.
-
Fecha y Hora. Muestra las funciones que permiten realizar operaciones operaciones con tipos de datos datos fecha y hora.
-
Matemáticas y trigonométricas. trigonométricas. Muestra las funciones ya expuestas expuestas en el apartado anterior.
-
Estadísticas. Muestra funciones relacionadas con el ámbito estadístico.
-
Búsqueda y referencia. Muestra las funciones que permiten localizar datos en la hoja de cálculo.
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-
Bases de datos. Muestra Muestra las funciones funciones que permiten realizar realizar operaciones operaciones de bases bases de datos.
-
Texto. Muestra las funciones funciones que realizan realizan acciones acciones básicamente básicamente con texto. texto.
-
Lógica. Muestra las funciones que permiten permiten realizar operaciones con operadores operadores lógicos.
-
Información. Muestra las funciones que permiten obtener obtener información información sobre sobre las hojas de cálculo y su contenido, tales como su formato, el tipo de dato que contienen, etc.
-
Ingeniería. Muestra Muestra las funciones funciones que permiten realizar cálculos relacionados relacionados con el campo de la ingeniería.
Cuadro de diálogo “Insertar”
Todas estas categorías también están accesibles directamente desde la pestaña “Fórmulas”, dentro de la sección “Biblioteca de funciones”. Al seleccionar una función se ejecuta el cuadro de diálogo “Argumentos de la función”, que permite acceder al asistente para funciones que va guiando e informando sobre la sintaxis de la función y el resultado y, pulsando sobre el enlace “Ayuda” sobre esta función, se accede a la ayuda en caso de querer consultar cualquier duda con respecto a dicha función.
Cuadro de diálogo “Argumentos de función”
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En el cuadro de diálogo “Argumentos de función” se muestra el nombre de la función y a continuación, los argumentos obligatorios y opcionales (estos aparecen entre corchetes) que es necesario añadir para obtener el resultado. También se muestra al lado de cada argumento los datos contenidos en el rango, una vez seleccionado, y el resultado de la fórmula. Dependiendo de la sintaxis de la función variará la apariencia de este cuadro de diálogo. Al pulsar sobre el argumento, aparece debajo de la descripción de la función el nombre del argumento, una especificación del requerimiento del argumento y el tipo de datos necesarios. Muchos de los argumentos de las funciones se refieren a rangos de celdas. Para añadir un argumento, se debe pulsar sobre el botón de selección de rango, que aparece al lado de cada argumento, Al hacerlo, desaparece el cuadro de diálogo y se muestra la hoja de cálculo donde, utilizando el ratón, se seleccionará la celda o rango. También se puede escribir directamente sobre el cuadro de texto del argumento, aunque es totalmente desaconsejable. Para terminar la introducción de la función se pulsará sobre el botón “Aceptar”. En la celda aparecerá el resultado de la función. Si se desea editar la fórmula o función, se pulsará sobre la celda con doble clic o bien se accederá a la barra de fórmulas.
7. GRÁ GRÁFICO FICOS S 7.1 Elementos de un gráfico Los gráficos generados en Excel posibilitan representar datos numéricos vinculados a los datos de la hoja de cálculo. Si los datos se modifican, automáticamente se modificará el gráfico creado. Una vez creado el gráfico, a partir de los mencionados datos, todos los elementos del gráfico se podrán tratar individualmente para aplicarles los formatos deseados. Incluso se podrán o eliminar elementos del gráfico. A continuación, se especificarán cuáles son los elementos que forman un gráfico, cómo configurar y modificarlos, las reglas a seguir en el momento de su creación, los tipos de gráficos, cómo crearlos, modificarlos y borrarlos. Un gráfico está formado por una serie de elementos (algunos estarán siempre presentes y otros serán opcionales su inclusión en el gráfico, dependiendo del tipo de gráfico). Los elementos de un gráfico son los siguientes:
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Rangos o series series del del gráfico. gráfico. Es el rango que corresponde corresponde al origen de los datos que se van a representar. Estos rangos contienen por tanto los datos que se presentarán, por ejemplo: en los ejes, bien como series o bien como categorías, dependiendo del tipo de gráfico elegido y de cómo se pretende mostrar la información para que sea más eficaz su visualización.
-
Título. Texto Texto que se incluye en el gráfico y que muestra la denominación, descripción o temática referente a la infor-
Es muy importante elegir bien el tamaño y la posición de la leyenda dentro del gráfico, de modo que no sea ni demasiado grande, ni demasiado demasiado pequeña, situarla en la parte superior del gráfico si contiene pocos elementos y en el lateral derecho si contiene muchos elementos. Incluso no integrarla en el gráfico si únicamente se está representando una serie.
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mación que se muestra en el gráfico. Normalmente, si se incluye se suele situar en la parte superior central. -
Leyenda. Indica, mediante la asignación normalmente normalmente de colores u otros símbolos, la correspondencia con las series de datos representadas. Por ejemplo, se suele incluir un cuadrado con un color y un rótulo que identificará cada una de las series.
-
Ejes. Estos elementos elementos no aparecen aparecen en todos todos los tipos de gráficos. Hay dos, el eje horizontal o X y el eje Vertical o Y. Normalmente, en el eje horizontal se representan las categorías en las que se distribuyen los datos. En el eje vertical, se muestra una escala y sirve de referencia para mostrar los valores de las categorías.
-
Líneas de división. Son líneas líneas horizontales horizontales y verticales verticales que se muestran muestran en el área del gráfico gráfico y que se utilizan con la finalidad de facilitar la visibilidad de la correspondencia de los valores representados de los datos con los ejes. Normalmente, las líneas verticales se utilizan en gráficos del tipo líneas o áreas y las horizontales con gráficos de barras o columnas.
-
Escala. Este elemento se muestra en los ejes horizontal o vertical, dependiendo dependiendo del tipo de gráfico. gráfico. Informa sobre cuánto de una unidad se está midiendo. El intervalo de una escala es la cantidad de unidades que hay entre una unidad y su siguiente. Habitualmente, la escala cuenta con un valor mínimo y un valor máximo.
-
Rótulos. Los ejes pueden incluir un título que describa lo que se se está mostrando en en ellos. De este modo se etiquetan los ejes.
-
Fuentes. Se refiere a la tabla de datos que contiene contiene los datos numéricos representados y que son son la fuente a partir de la cual se ha creado el gráfico. Normalmente, si se incluyen se sitúan en la parte inferior del gráfico debajo del eje horizontal.
-
Representación. Se pueden incluir o no las etiquetas de los datos que permitan la representación de los valores numéricos que se están mostrando en una serie en un punto concreto.
7.2 Creación de un gráfico Para elaborar gráficos de calidad se aconseja seguir las siguientes reglas sobre la creación de un gráfico: -
Seleccionar adecuadamente el el tipo de gráfico, gráfico, dependiendo dependiendo de los datos a representar. representar.
-
Utilizar fuentes fuentes de estilos estilos y tamaños adecuados de forma que sean legibles, legibles, tanto para los rótulos, rótulos, como para las leyendas y en su caso para las etiquetas de datos.
-
Incluir leyendas solamente cuando sea imprescindible.
-
No utilizar fondos oscuros sobre el área de trazado.
-
Elegir las escalas adecuadas adecuadas para los ejes, dependiendo de los valores máximo y mínimo mínimo del rango rango de valores a representar.
-
Agregar los rótulos y unidades de los ejes.
Los pasos a seguir para la creación de un gráfico son: -
Organización de los datos que se desean graficar, graficar, en la hoja de cálculo. cálculo. Es importante, importante, establecer establecer cuáles serán las series y las categorías para representar, para que de este modo se posicionen los
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datos correctamente en las filas y columnas adecuadas (aunque luego se pueden modificar y cambiar series por categorías). -
A continuación, marcar los datos que se incluirán en el gráfico, seleccionando los rangos arrastrando el ratón sobre ellos.
-
Posteriormente, seleccionar Posteriormente, seleccionar el tipo de gráfico, (dependiendo de lo que se desee representar o comparar, se seleccionará el tipo de gráfico más adecuado), para ello, se pulsará sobre la pestaña “Insertar” y dentro de la sección de “Gráficos”, se hará clic sobre el icono correspondiente al tipo de gráfico. Al pulsar cada uno de estos botones, se muestran una serie de modelos de la categoría o tipo de gráfico seleccionado. seleccionado. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos, se inserta el gráfico en la hoja de cálculo.
Tipos de gráfico
Por ejemplo, si se desea realizar un gráfico en el que se muestren y se haga una comparativa del número de alumnos matriculados en las diferentes provincias de Castilla La Mancha, se deberán posicionar los nombres de las provincias en una columna (que corresponderá a las series del gráfico) y los años en una fila (que corresponderá a las categorías). En el ejemplo, se seleccionará el rango A2:E7. En este caso, como queremos realizar un gráfico comparativo se ha seleccionado el tipo de gráfico de columnas, se pulsa sobre el botón “Columna” y se elige el modelo “Columna agrupada en 2D”.
Ejemplo creación de gráfico
7.3 Modificación de un gráfico
Una vez creado el gráfico, las opciones de modificación que ofrece son, por ejemplo, cambiar el tipo de gráfico si no muestra exactamente y de modo claro los datos. Para ello, se debe pulsar el
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botón “Cambiar tipo de gráfico”, que se encuentra en la pestaña “ Diseño de Herramientas de gráfico”, dentro de la sección “Tipo”. Al pulsar sobre este botón se muestra el cuadro de diálogo “Cambiar tipo de gráfico” que muestra todas las categorías de los gráficos disponibles y sus modelos. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos, se cambiará automáticamente la apariencia del gráfico con el nuevo tipo elegido.
Cuadro de diálogo “Cambiar tipo de gráfico”
Asimismo, los datos de origen se pueden modificar pulsando sobre el botón de origen de datos. Se muestra el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”, donde se pueden “Agregar”, “Editar” o “Quitar” series pulsando sobre los correspondientes botones. O bien, editar las categorías pulsando sobre el botón “Editar”. Igualmente, se pueden cambiar las series por las categorías, pulsando sobre el botón “Cambiar fila/columna”.
Cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”.
7.4 Borrado de un gráfico Para borrar un gráfico basta con seleccionar el gráfico y pulsar sobre la tecla “Suprimir” del teclado. Asimismo, se pueden borrar de forma in dividual algunos elementos del gráfico tales como los títulos
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de los ejes o el propio título del gráfico, incluso también seleccionando el elemento a borrar y pulsando la tecla “Suprimir”. Otra opción es, después de seleccionarlo, hacer clic derecho sobre el elemento y en el menú contextual que aparece pulsar sobre la opción “Cortar”. También se puede mover el gráfico dentro de la hoja seleccionándolo y arrastrando con el ratón hasta la nueva posición.
8. VÍN VÍNCUL CULOS OS En los epígrafes anteriores se han explicado los tipos de referencias que se pueden realizar dentro de un mismo libro de trabajo. En este epígrafe se tratarán los aspectos relativos a las referencias externas, es decir, referencias de rangos de hojas de cálculo entre los distintos libros. A las referencias externas también se les denomina vínculos.
Una referencia externa consiste en una referencia a una celda o rango de celdas que se sitúan dentro de una hoja de trabajo en otro libro diferente.
La forma en la que se muestra una referencia externa es la siguiente: primero deberá aparecer entre corchetes el nombre del libro de trabajo, incluyendo la extensión. A continuación (sin espacio), el nombre de la hoja, seguido del signo “!” y por último, la referencia a la celda. Ejemplo: =[Nombre_Libro.xlsx]Nombre_Hoja!$E$5 Para crear una referencia externa, no es necesario teclear estos datos, simplemente se deberá tener abiertos ambos libros (el que contiene los datos que se desean referenciar y el que contiene la referencia). Para insertar una referencia externa externa en una celda, se pulsará sobre dicha celda, a continuación, se escribe el signo = y posteriormente se accederá a la hoja del otro libro y se hará clic con el ratón sobre la celda que se desea referenciar. Al hacerlo se marca dicha celda (o rango de celdas) punteada (en la barra de fórmulas se visualiza la referencia siguiendo la sintaxis referida anteriormente, por ello se ha comentado, que no es necesario escribirla, ya que se escribe automáticamente al pulsar sobre la celda). Para validar la referencia se pulsará la tecla “Enter” y de este modo se vuelve automáticamente al primer libro, donde se visualizan los datos referenciados (en la barra de fórmulas se mostrará la referencia externa). Las referencias externas también se conocen como vínculos, ya que, si se modifica el contenido de la celda en el libro referenciado, automáticamente se actualizarán los datos en el libro en el que se ha insertado la referencia externa. Por defecto, al utilizar referencias externas el tipo de referencia de la celda se marca como absoluto, pero se puede modificar en función de las necesidades de los cálculos que se deseen realizar.
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HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES Definición, instalación e inicio de la aplicación Una aplicación de hoja de cálculo es un programa que permite la realización de cálculos de forma sencilla. Para facilitar estos cálculos, las hojas de cálculo están formadas por filas y columnas cuya intersección, las celdas, contienen los datos con los que se realizarán las operaciones
Entrada y salida del programa Además de los procedimientos explicados también se puede entrar al programa haciendo doble clic sobre un archivo o documento creado previamente con el programa. Para ello, se podrá utilizar el explorador de Windows y navegar hasta la carpeta que contenga el documento a abrir, de esta forma, se entra al programa y se abre el archivo
Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo La ayuda de la aplicación de hoja de cálculo de Microsoft Excel ofrece información, apoyo o refuerzo sobre las funcionalidades del programa. La utilización de este soporte de guía es muy sencilla. Para acceder a la ayuda se debe pulsar sobre el icono, que se encuentra en la parte superior derecha. Al pulsar sobre el botón de “ayuda”, se muestra la ventana “Ayuda de Excel”. En esta ventana se muestra, en la parte superior, una barra con diferentes botones. Debajo un cuadro de búsqueda y en la parte central de la ventana una serie de enlaces a través de los cuales se puede acceder directamente a los temas de ayuda que se listan
Desplazamiento por la hoja de cálculo Mediante teclado Los desplazamientos por la hoja de cálculo a través de sus celdas, filas, columnas y hojas se pueden realizar siguiendo diferentes metodologías. En este epígrafe se explicará cómo realizar los desplazamientos mediante el teclado
Mediante ratón Otra forma de desplazarse es mediante el ratón, pulsando directamente sobre las celdas y utilizando la rueda de desplazamiento del ratón hacia arriba y hacia abajo, para realizar desplazamientos verticales sobre las celdas de la misma columna, varias filas hacia arriba o hacia abajo. Haciendo doble clic con el ratón se activa el modo edición de la celda
Grandes desplazamiento desplazamientoss En ocasiones, es deseable realizar grandes desplazamientos a través de la hoja de cálculo. Para ello, se deberá pulsar la combinación de teclas
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Bloque desplazamiento + tecla CTRL+ tecla de dirección (arriba, abajo, derecha o izquierda) dependiendo de hacia dónde se desee realizar el desplazamiento
Barras de desplazamiento Utilizando las barras de desplazamiento lateral y horizontal, también es posible desplazarse a través de las hojas de cálculo. Pulsando en los botones que aparecen en la barra lateral, se desplaza una fila hacia abajo y hacia arriba respectivamente. En el caso de la barra horizontal, se desplaza la columna hacia la derecha o izquierda
LIBROS, HOJA HOJASS Y CELDAS Trabajo con libros Creación de un nuevo libro La creación de un nuevo libro en Microsoft Excel se puede realizar abriendo directamente la aplicación y empezando a escribir en la primera hoja, en cualquiera de sus celdas
Abrir un libro ya existente Guardado de los cambios realizados en un libro Creación de un duplicado de un libro La creación de una duplica de un libro con guardar como es un procedimiento muy similar al explicado en el epígrafe anterior. En este caso, al utilizar la opción “Guardar como” se creará un documento exactamente igual al original, pero con distinto nombre
Cerrado de un libro
Hojas y celdas Una hoja de cálculo (también se le denomina hoja de trabajo) está organizada en filas y columnas. Cada fila se identifica con un número y cada columna con una letra. La intersección de una fila con una columna se denomina celda
INTRODUCCIÓN INTRODU CCIÓN Y EDICIÓN EDICI ÓN DE DATOS DATOS Introducción de datos en la hoja de cálculo Tipos de datos Numéricos Alfanuméricos Fecha/hora Fórmulas Funciones
Edición y modificación de la hoja de cálculo Selección de la hoja de cálculo Rangos
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Columnas Filas
Modificación de datos Edición del contenido de una celda Borrado del contenido de una celda o rango de celdas Uso del corrector ortográfico Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo
Inserción y eliminación Celdas Filas Columnas Hojas de cálculo
Copiado o reubicación Celdas o rangos de celdas Hojas de cálculo
FORMATOS Además de las distintas opciones estudiadas, Microsoft Excel ofrece la posibilidad de aplicar un formato a la hoja de cálculo de forma rápida sin tener que acceder a todas las opciones de formato comentadas, aplicando estilos de celda predefinidos.
Formatos condicionales Además de aplicar formatos que permiten realizar un diseño de la hoja de cálculo más atractivo, también se pueden utilizar formatos condicionales, que ofrecen un análisis de los datos de forma visual y rápida, ya que los formatos sólo se aplicarán a aquellas celdas que cumplan ciertos criterios. Por ejemplo, se asignarán ciertos colores de relleno o de la fuente en relación al valor que tenga la celda.
Autoformatos o estilos predefinidos
CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla, permitiéndonos ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja
Configurar página Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como los encabezados, orientación, pies de página, tamaño del papel, etc.
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Imprimir Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, y antes de la realización de la impresión, es aconsejable guardarla. El siguiente paso será hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas de acceso rápido, siempre que lo hayamos incluido. Con ello se inicia directamente la impresión
FÓRMULAS Y FUNCIONES Fórmulas Operadores y prioridad Escritura de fórmulas Copia de fórmulas Referencias relativas, absolutas y mixtas Resolución de errores en las fórmulas Tipos de errores Herramientas de ayuda en la resolución de errores
Funciones Funciones matemáticas predefinidas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo Reglas para utilizar las funciones predefinidas Utilización de las funciones más usuales Uso del asistente para funciones
GRÁFICOS Elementos de un gráfico Los gráficos posibilitan representar datos numéricos vinculados a los datos de una hoja de cálculo. Si los datos se modifican, automáticamente se modificará el gráfico creado. Una vez creado el gráfico, a partir de los mencionados datos, todos los elementos del gráfico se podrán tratar individualmente para aplicarles los formatos deseados. Incluso se podrán o eliminar elementos del gráfico
Creación de un gráfico Modificación de un gráfico Borrado de un gráfico
VÍNCULOS En los epígrafes anteriores se han explicado los tipos de referencias que se pueden realizar dentro de un mismo libro de trabajo. En este epígrafe se tratarán los aspectos relativos a
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las referencias externas, es decir, referencias referencias de rangos de hojas de cálculo entre los distintos libros. A las referencias externas también se les denomina vínculos. Las referencias externas también se conocen conocen como vínculos, ya que si se modifica el contenido de la celda en el libro referenciado, automáticamente se actualizarán los datos en el libro en el que se ha h a insertado la referencia externa. Por defecto, al utilizar referencias externas el tipo de referencia de la celda se marca como absoluto, pero se puede modificar en función de las necesidades de los cálculos que se deseen realizar.
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