AUDITORIA DE EXISTENCIAS
INTEGRANTES: Gil Santa Cruz Rosario Rafael Pinedo Neiber Fernández Guevara Milagros León Alberca Yoli
ESCUELA DE CONTABILIDAD
AUDITORIA II
Introducción El objeto de la auditoría es verificar la identidad de los valores contables expresados en el balance y de las existencias reales contenidas en los almacenes de la empresa o propiedad de la compañía, así como verificar la política de gestión de las mismas y los criterios de dotación de provisiones para depreciación. El auditor deberá poner especial énfasis en la obtención de evidencia relativa a la determinación del valor de adquisición de las existencias compradas y del coste de producción de los productos elaborados por la empresa para sí misma o por encargo. AUDITORIA DE EXISTENCIAS I. CONCEPTO: Este rubro se deberá mostrar el total de bienes o artículos producidos o comprados, que tienen relación directa con el giro comercial de la empresa, con rotación efectiva dentro del período anual. Los productos que no cumplan con la definición anterior deberán ser clasificados en el rubro "Otros Activos Fijos u Otros". II. COSTO DE VENTA: El costo de las existencias incluye todos los costos derivados de la compra, los costos de conversión y otros costos incurridos (costos directos e indirectos). Están excluidos: a) Los costos de almacenamiento posteriores a la terminación del producto. b) Las pérdidas anormales por desperdicios o mermas. c) Los costos indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a las existencias su conducción y ubicación actual, y d) Los costos de comercialización. III. CONCEPTO DE INVENTARIO Los inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios. Otro concepto que vale la pena destacar es el siguiente: “Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y inventarios vendidos como tales”. Los
representan los costos acumulados por la adquisición o producción de materias primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse. Los inventarios incluyen los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de fabricación y materiales que se espera que sean utilizados o consumidos en la producción.
IV. IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS Los activos corriente más importante en el balance general de la mayoría de las compañía son el efectivo, las cuenta por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. Si la producción y la entrega de los productos fuera instantánea, no habría necesidad de inventarios salvo como una protección contra los cambios en los precios. A pesar de las maravillas de las computadoras, la automatización y la administración científica, los procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapidez que permita evitar la necesidad de los inventarios. Estos deben mantenerse para poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de abastecimiento.
V. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS. La importancia fundamental de la auditoria de inventario es que estos son un factor determinante en el cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas. Constituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance carecerían de razonabilidad. La auditoría de inventario es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles pérdidas. VI. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR La responsabilidad del auditor en la auditoria de inventarios puede resumirse en cuatro etapas: A) Verificación del sistema de control interno y registro de los inventarios. Aquí se deberá evaluar los controles y organización
de los departamentos de compras, fabricación, contabilidad, almacenaje y despacho. Deberá efectuarse una verificación matemática de los resúmenes de inventario así como establecer el flujo de información que lleva a la contabilización de los inventarios. Es importante realizar en esta etapa una evaluación del personal que interviene en las fases de trabajo que afectan los inventarios.
B) Comprobación de las cantidades físicas de inventario. Evaluación del control interno sobre el inventario físico, de los procedimientos empleados en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por último la razonabilidad del dato de los registros contables con el real. C) Verificación de los métodos de valuación de inventarios utilizados. Deberá observarse que el método empleado este de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que hayan sido aplicado consistentemente. El auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el mercado, la competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto. D) Análisis de la adecuada determinación de costos. Se deberá estudiar el sistema de acumulación de costos empleado por la empresa, que se haya utilizado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el más adecuado de acuerdo con las características de la compañía que se está evaluando. Al estudiar la acumulación del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los elementos del costo especialmente en casos especiales como la capitalización de intereses cuando existan activos elegibles. VII. DEFINICION DE EXISTENCIAS Conforme la contabilidad podemos considerar a las existencias como los bienes tangibles, con la posibilidad de ser almacenables, que las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo para la obtención de productos finales, o bien para el mantenimiento de los equipos productivos. De una manera más general, podríamos definirlas como los bienes de propiedad de la empresa destinados a la venta o a su transformación e incorporación al proceso productivo. Su característica principal es la movilidad o rotación a lo largo del ciclo económico de la empresa.
VIII. CLASIFICACION DE LAS EXISTENCIAS Los materiales se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, entre los que destacamos: Según criterio contable: Materias Primas. Son los elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final de la empresa, objeto de actividad. Elementos y conjuntos incorporables. Son los que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final, pero que no son la base de dicho producto; se añaden a la materia prima en una fase posterior del proceso productivo. Se fabrican normalmente fuera de la empresa y se obtienen para incorporarlos a la producción sin someterlos a transformación. Materiales para el consumo y reposición. Son los destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad estructural de la misma. Tienen fines de reparación y prevención de roturas o desgastes de los equipos. Productos en proceso o en curso. Son aquellos materiales que al finalizar el ejercicio económico se encuentran en proceso de producción en algún centro de actividad de la empresa. Productos Semi-terminados. Son los que al finalizar el ejercicio económico se encuentran aún sin terminar y están pendientes de pasar por algún proceso de terminación o acabado de la empresa. Productos Terminados. Son los productos finales del proceso productivo. Mercaderías. Son las existencias de las empresas comerciales, es decir, productos que se adquieren en el exterior y son revendidos posteriormente sin sufrir transformaciones Según criterio de imputación a la determinación del costo: Materiales directos. Son aquellos que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que pueden indentificarse de forma fácil con un producto determinado. Si fabricamos sillas, la madera sería un ejemplo de este tipo de materiales. Materiales Indirectos. Son lo que se destinan y utilizan para la fabricación de los diferentes productos, pero no pueden ser identificados directamente con ellos. Su imputación al costo de los productos se realiza a través de diversos criterios de reparto. En el
ejemplo de las sillas, serían materiales de este tipo el pegamento o las lijas utilizadas. Según criterio de capacidad de almacenamiento. Materiales Almacenables. Son aquellos que sufren un desfase temporal entre el momento de su recepción y su utilización en el proceso productivo. Dentro de este grupo podemos incluir todos los elementos, excepto los de suministro continuado. Materiales No Almacenables. Son los que no gozan de la característica de poder almacenarse en lugares físicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energéticos, como son la electricidad, el gas natural, etc., que se consideran contablemente como suministros.
IX. Objetivos de la auditoria Los objetivos de la auditoría de inventarios son los siguientes: Llegar a determinar que las cantidades a los saldos que figuran en el balance, existen. No se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas ellas son de propiedad de la empresa Recurso físico periódico Inventarios permanentes Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados con uniformidad y correctamente en el balance Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada en los casos. Partidas de lento movimiento obsoletas o dañadas Partidas cuyo valor neto de realización o intercambio sea inferior al costo Contratos a largo plazo Comprobar que la totalidad de las mismas estén adecuadamente registradas. Verificar que sean propiedad de la empresa. Comprobar que contengan solamente artículos o materiales en buenas condiciones de consumo y de venta, y en su caso, identificar aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento. Comprobar su correcta valoración, reconociendo en su caso, la pérdida de valor. o o
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Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicación de los sistemas y métodos de valoración. Determinar los gravámenes que existan. Comprobar su adecuada revelación y presentación en las cuentas anuales.
X. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO Actividades desarrolladas: descripción, proceso de actividad, centros de actividad. Producción: tipos de productos, productos principales, proceso productivo, capacidad de producción, estacionalidad, subcontratación o externalización de procesos. Distribución y venta: sistema de distribución, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos. Localización de las existencias y almacenes: tipología de existencias, sistema de control de almacén (permanente e inventario físico), ubicación física. Sistema de costes: bases y criterios para la valoración de los productos en existencia. XI. FACTORES DE RIESGO INHERENTE Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia física para facilitar la identificación del producto. La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difícil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o están sujetos a una estimación significativa. Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario. Los productos en existencia son susceptibles a la pérdida o hurto. La cantidad de productos en existencia es alta. Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios. Los productos son vendidos normalmente en base condicional. El nivel de rotación de los productos es bajo. Existen productos que por su tipología puedan estar sometidos a cambios en el consumo. La fabricación de productos terminados es un proceso complejo. La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de que el producto sea despachado.
Existen productos en curso de fabricación significativos. Hay existencias significativas en poder de terceros (p. ej. almacenes de depósito). Existen almacenes en varias localidades. Existen productos en instalaciones de partes vinculadas. La valoración de las existencias es un proceso complejo. La valoración de las existencias está sujeta a estimaciones significativas. Hay existencias en países extranjeros, las cuales son valoradas en moneda extranjera. Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia física para facilitar la identificación del producto La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difícil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o están sujetos a una estimación significativa Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario
XII.
FACTORES DE CONTROL INTERNO Existe inventario permanente de mercancías. Se realiza inventario físico al cierre del ejercicio. inventario físico está organizado y planificado El adecuadamente. Existe un proceso de conciliación entre el inventario permanente y el inventario físico al cierre. Existe atribución de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados empleados del almacén. Existe un proceso de emisión y aprobación de órdenes de compra. Existe un proceso de comprobación por los encargados de almacén de las cantidades recibidas con los albaranes de entrada (informes de recepción, etc.).Existe inventario permanente
XIII.
PRESENCIA EN RECUENTO FÍSICO DE EXISTENCIA
NORMA TÉCNICA DE AUDITORÍA Evidencia de auditoría. Consideraciones adicionales en determinadas áreas” (Resolución del I.C.A.C. de 19 de septiembre de 2003) El objeto de esta norma es complementar las normas y criterios contenidos en las Normas Técnicas de Auditoría para la obtención de evidencia adecuada de auditoría en los siguientes aspectos: Presencia en el recuento físico de existencias. Indagación sobre litigios y reclamaciones. Valoración y desglose de inmovilizaciones financieras “
Los sistemas de control interno de las entidades establecen normalmente procedimientos que requieren el recuento físico de las existencias al menos una vez al año, como base para la preparación de las cuentas anuales o como medida para asegurar la fiabilidad de los registros de inventario permanente. Cuando los inventarios sean significativos en el contexto de las cuentas anuales, el auditor debe obtener evidencia adecuada y suficiente de su existencia efectiva y de las condiciones en que se encuentran, presenciando físicamente su recuento, a menos que ello le fuera imposible. Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias en la fecha programada a causa de circunstancias imprevisibles, el auditor debe efectuar o presenciar algunos recuentos físicos en una fecha alternativa y, cuando fuera necesario, realizar pruebas de las transacciones que hubieran tenido lugar entre ambas fechas. Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores tales como la naturaleza y la ubicación, el auditor debe considerar si la realización de procedimientos alternativos le permiten obtener la evidencia de auditoría adecuada y suficiente respecto a la existencia y condición de las existencias físicas que le permitan concluir que no es necesario introducir en su informe de auditoría una limitación al alcance a este respecto. Para planificar su asistencia al inventario físico de las existencias o la aplicación de procedimientos alternativos, el auditor toma en cuenta diversos factores, tales como: La naturaleza de los sistemas contables y de control interno, utilizados por la entidad con respecto a las existencias.
El riesgo de auditoría y la importancia relativa del área de existencias. La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad para la realización del inventario. El momento en que se realiza el inventario físico. Los lugares en los que se lleva a cabo. Si se requiere el apoyo de un experto.
Si el número de unidades en existencias se determina mediante recuento físico al cierre del ejercicio o rotativamente durante el mismo, el auditor normalmente presenciará los procedimientos de recuento y realizará pruebas de los mismos. Si la entidad utiliza procedimientos para estimar las cantidades físicas, por ejemplo, una pila de carbón, el auditor debe quedar razonablemente satisfecho de la fiabilidad de tales procedimientos. Cuando las existencias estén situadas en diferentes emplazamientos, el auditor decide a cuál de ellos considera adecuado acudir, teniendo en cuenta la importancia relativa de las correspondientes existencias y la evaluación del riesgo de auditoría de los diferentes ubicaciones. Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario físico establecidas por la entidad para: La aplicación de los procedimientos de control establecidos, tales como la recogida y seguimiento de las tarjetas de recuento utilizadas y en blanco, o los relativos a la necesidad de realizar un segundo recuento para ciertas partidas. La determinación del grado de avance de los productos en curso de fabricación, así como de la identificación del tratamiento dado a las existencias de lento movimiento, obsoletas y deterioradas o de las que fueran propiedad de terceros (por ejemplo, en depósito). Verificar si se han previsto controles adecuados del movimiento de existencias entre diferentes almacenes y dentro del propio almacén, así como sobre el corte de operaciones de entradas y salidas de existencias a la fecha del inventario físico. Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos establecidos por la entidad, el auditor observa el desarrollo del inventario por parte del personal de la entidad y realiza un
muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el auditor comprueba la integridad y la corrección de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a partir de las hojas de recuento como de las propias existencias físicas y determina en qué medida necesita retener copia de las hojas de recuento para comprobación posterior con el listado final de existencias. El auditor también tiene en cuenta los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de los movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y después del recuento físico, al objeto de poder comprobar en un momento posterior su correcta contabilización. Por razones prácticas, el inventario físico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del ejercicio. Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para determinar los saldos de cierre del ejercicio, el auditor evalúa, además, si la entidad analiza las causas de las diferencias significativas que puedan producirse entre el inventario físico y los datos registrados en el inventario permanente y si se practican los oportunos ajustes contables. El auditor comprueba que en el listado final del inventario se refleja adecuadamente el resultado de los recuentos físicos. Cuando hay existencias bajo custodia y control de terceros, el auditor normalmente obtiene confirmación directa de ellos en cuanto a la cantidad y condición física de las existencias que están en esa situación. Dependiendo de la importancia relativa de las existencias depositadas, el auditor puede también plantearse: La integridad e independencia del tercero en cuestión. Presenciar el inventario físico, o encargar a otro auditor que lo haga por el Obtener un informe de otro auditor sobre los sistemas contables y de control interno establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado recuento y custodia de las existencias. Verificar la documentación de las existencias en poder de terceros, tal como justificantes de recepción en almacén, u obtener confirmaciones de las existencias que hubieran sido entregadas como garantía de alguna operación.
